BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN
A. Peranan Fasilitas Kerja
Fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan efektifitas di Perguruan Tinggi Negeri. Fungsi peralatan memberikan kemudahan dalam melakukan suatu pekerjaan, agar tercapai efektifitas kerja. Tidak dapat disangkal lagi, bahwa fasilitas berupa peralatan kerja sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja Perguruan Tinggi Negeri, mempermudah pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan tugas – tugas rutin dan insidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan berbagai macam tugas kantor.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai. Dengan menggunakan fasilitas kerja untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas serta ketepatan waktu pekerjaan tugas – tugas pegawainya. Berbagai fasilitas dan peralatan mempunyai fungsi yang beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan keefektifan dan keefesienan dalam melakukan pekerjaan. Dengan demikian penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dengan pencapain tujuan Perguruan Tinggi Negeri.
Fasilitas kerja merupakan salah satu pendorong untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak cepat dalam melakukan sebuah pekerjaan, oleh sebab itu
setiap fasilitas kantor yang disediakan harus dapat dikuasai oleh pegawai. Peranan fasilitas sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan pegawai dalam mengerjakan seluruh pekerjaan kantor.
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas (Situmorang, 2007) yaitu : 6. Mendukung tujuan organisasi melalui peningkatan material handling dan
penyimpanan
7. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif 8. Meminimalkan investasi modal
9. Mempermudah pemeliharaan
10.Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja
Penggunaan perlengkapan dan mesin – mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas – fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efesiensi kantor.
Dalam memilih mesin kantor perlu diperhatikan hal – hal sebagai berikut (Moekijat, 1989) :
1. Mesin yang akan dipakai harus benar – benar diperlukan 2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan 4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
5. Mutu mesin harus benar – benar baik
6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
8. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah
10.Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
11.Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan
Keuntungan mesin – mesin kantor (Moekijat, 1989) adalah :
1. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian tenaga kerja dapat dipindahkan melakukan pekerjaan yang lain
2. Menghemat waktu
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
4. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode – metode tertulis 5. Pekerjaan kelihatan lebih baik
6. Mencegah adanya penggelapan
7. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan
8. Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat
Keruginan mesin – mesin kantor (Moekijat, 1989) adalah :
1. Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi
2. Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah tinggi
4. Beberapa mesin harganya sangat mahal
5. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin
Peralatan kantor yang baik menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, dan menambah kesehatan dan efesiensi pegawai.
Faktor – faktor yang perlu diperhatikan bila membeli peralatan kantor (Moekijat, 1989) adalah :
1. Harus menghemat ruang lantai 2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah – pindahkan
4. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk dapat dibersihkan 5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan 6. Keawetan, peralatan dari logam lebih awet daripada peralatan yang terbuat
dari kayu
7. Resiko kebakaran, peralatan dari logam adalah lebih baik daripada peralatan dari kayu terhadap bahaya kebakaran
Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swsta. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang – ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena
memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya kesalahan.
B. Jenis – jenis Fasilitas Kerja Yang Terdapat di Diploma III Fakultas Ekonomi USU
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu efektifitas kerja para pegawai Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Beberapa fasilitas kerja yang terdapat pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Komputer dan Perangkatnya
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas – tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efesien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas – tugas pegawai di kantor.
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 3 fasilitas komputer yang disediakan. Yaitu pada jurusan keuangan, akuntansi, dan kesekretariatan. Kegunaan komputer pada jurusan adalah untuk mengetik atau membuat arsip – arsip atau dokumen – dokumen mahasiswa Diploma yang penting
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat – surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data – data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 3 buah mesin printer. Yaitu pada jurusan keuangan, akuntansi, dan kesekretariatan. Kegunaan printer pada Diploma 3 yaitu untuk mencetak hasil – hasil ketikan berupa dokumen yang telah dibuat sebelumnya
3. Filling Cabinet
Filling Cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk persegi panjang yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas – berkas atau arsip – arsip.
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 5 filling cabinet. Yang digunakan untuk menyimpan berkas – berkas mahasiswa, maupun arsip – arsip yang penting
4. Lemari Besi
Lemari tempat menyimpan surat – surat berharga, dokumen penting, berbahan dari besi, berpintu 2, dan tidak mudah terbakar. Sangat aman dalam menyimpan dokumen – dokumen yang penting.
Pada Dipoma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki 3 lemari besi. Yang berguna untuk menyimpan skripsi – skripsi mahasiswa. Dan dokumen penting lainnya.
5. Lemari Kaca
Pada Diploma III Universitas Sumatera Utara terdapat 2 lemari kaca. Lemari kaca yang terdapat pada Diploma III adalah untuk menyimpan skripsi – skripsi mahasiswa Diploma III
6. Meja
Pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 7 meja. Yang terdiri dari 4 meja kaca yang berfungsi sebagai meja kerja, dan 3 meja komputer.
7. Kursi
Pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 8 kursi. 3 diantaranya adalah kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara yang lainnya adalah kursi untuk tamu.
C. Efektifitas
Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (H. Emerson). Oleh sebab itu dalam melakukan suatu pekerjaan harus mempunyai suatu sasaran yang akan dicapai, dan
melaksanakan pekerjaan itu dengan seefektif mungkin agar sasaran dapat tercapai dengan baik.
William H. Leffingwell, yang menurut Odgers (2005) dinobatkan sebagai Bapak Manajemen Perkantoran. Dia mengembangkan 5 prinsip untuk bekerja secara efektif (Leffingwell, 1950) dalam (Sukoco, 2007), yaitu :
1. Perencanaan Kerja. Setiap manajer administrasi harus merencanakan pekerjaannya. Bagaimana, kapan ,dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan juga dijelaskan dalam perencanaan tersebut.
2. Penjadwalan Kerja. Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, manajer dapat mengkoordinasikan usaha yang dilakukan pekerja, mesin, dan informasi dalam sebuah jadwal kerja
3. Pelaksanaan Kerja. Sistem operasi, prosedur, penyimpanan arsip, dan metode yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan. Untuk itu, pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan akurat.
4. Pengukuran Kerja. Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik berdasarkan kuantitatif maupun kualitatif manajemen administrasi akan dapat memberikan pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun karyawan.
5. Menggaji Pekerja. Hal yang terpenting adalah bagaimana manajer menyeleksi, melatih, memotivasi, mengompensasi, mempromosikan pekerja agar motivasi mereka tetap tinggi.
Tingkat efektifitas penggunaan teknologi perkantoran, efesiensi proses kerja, dan kenyaman lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan.
Beberapa gabungan teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai yang disarikan dari pendapat Gomez – Mejia dkk (2004), Quible (2001), Robbins (2003) dalam (Sukoco, 2007). Yaitu :
1. Pembagian Kerja. Pembagian kerja adalah teknik dimana dua orang berbagi pekerjaan yang mana pada dasarnya merupakan satu pekerjaan yang utuh. Gaji tiap orang dan keuntungan yang lain dibagi berdasarkan jumlah kontribusi tiap orang pada pekerjaan yang dimaksud.
2. Penyederhanaan Kerja. Teknik ini menghilangkan tugas yang membosankan dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi pekerjaan yang dibebankan.
3. Rotasi Kerja. Teknik ini akan memberikan kesempatan bagi pegawai untuk selalu mengembangkan diri dan memperluas pengetahuannya akan pekerjaan yang terdapat di kantor.
4. Peningkatan Kerja. Teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkan tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjaan mereka serta memberikan kesempatan untuk merencanakan pekerjaan yang akan mereka lakukan.
5. Partisipasi Karyawan. Cara yang efektif lainnya adalah melibatkan pegawai dalam proses pengambilan keputusan, dimana teknik ini dikenal sebagai manajemen partisipasi. Manajemen harus mempertimbangkan semua masukan dan saran yang diberikan bawahannya sebelum mengambil keputusan. Karyawan harus diyakinkan bahwa masukan mereka berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
6. Komunikasi. Teknik efektif yang lain adalah meningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan, dimana kritik dan saran merupakan bagian penting dari proses tersebut.
Selain itu keefektifan kerja seorang pegawai selain dari fasilitas kerja yang diberikan juga berpengaruh pada lingkungan tempat para pegawai bekerja. Karena apabila fasilitas yang diberikan lengkap tetapi suasana lingkungan tempat bekerja kurang baik, maka para pegawai tidak akan dapat bekerja secara efektif maupun efesien.
Salah satu fasilitas yang harus diberikan berkaitan dengan lingkungan pekerjaan adalah :
1. Sistem Pencahayaan
Quible (2001) dalam (Sukoco, 2007) menjelaskan bahwa ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan dikantor, yaitu :
a. Cahaya alami, cahaya yang berasal dari sinar matahari.
b. Cahaya fluorescent, cahaya yang dengan tingkat terang yang mirip dengan cahaya yang alami.
c. Cahaya incandescent, cahaya yang kadangkala digunakan untuk membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area.
2. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor (Quible, 2001) dalam (Sukoco, 2007), yaitu :
a. Kombinasi warna, misalnya dalam mencampur warna primer dengan kuning, merah, dan biru akan menghasilkan warna sekunder
b. Efek cahaya pada warna, karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spectrum yang berbeda, sistem pencahayaan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya.
c. Nilai pemantulan warna, beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. Beberapa area pada perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibandingkan yang lain.
d. Dampak dari warna, warna seringkali mempengaruhi mood. Warna sejuk, biru, hijau dan violet menghailkan mood yang tenang.
Warna – warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh yang ringan.
3. Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktifitas pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi. Beberapa teknik dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor (Quible, 2001) dalam (Sukoco, 2007), yaitu :
a. Konstruksi yang sesuai, jumlah kebisingan pada perkantoran dapat dikontrol dengan menggunakan teknik konstruksi bangunan yang efektif.
b. Penggunaan material peredam suara,
c. Alat peredam suara, beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol suara perkantoran. Alat peredam suara dapat diletakkan pada beberapa mesin di perkantoran.
4. Udara
Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara didalam kantor. Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur,
kelembapan, vertilasi, serta kebersihan udara (Damato dan Richter, 2003) dalam (Sukoco, 2007).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian-uraian pada bab-bab terdahulu, penulis mengambil kesimpulan dari Perguruan Tinggi Negeri yang diteliti bahwa fasilitas kerja yang tersedia pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat mendukung efektifitas kinerja pegawai. Hal ini dapat dilihat dari Fasilitas yang sudah tergolong lengkap. Sehingga dapat mendorong pekerjaan pegawai dalam mencapai efektifitas kerja, tercapainya efektifitas kerja berarti meningkatkan kinerja pegawai serta dapat meningkatkan pelayanan dan kualitas kerja yang baik. Fasilitas kantor yang ada, benar-benar digunakan untuk memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, sehingga tercapai efisiensi baik itu tenaga maupun waktu.
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :
1. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Misalnya :
a. Fasilitas Telepon yang mana fasilitas ini sangat kurang, seharusnya telepon dapat disediakan di setiap ruang jurusan.
b. Adanya pendingin ruangan (AC), seharusnya kenyamanan di tempat kerja perlu ditingkatkan, dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan mampu memotivasi pegawai dalam malaksanakan kewajibannya.
2. Pemenuhan terhadap fasilitas kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang lebih serius sehingga dapat menimbulkan motivasi tersendiri kepada pegawai untuk bekerja lebih baik lagi.
3. Perencanaan fasilitas baik berupa penambahan fasilitas ataupun perbaikan harus dilakukan dengan baik dengan memperhatikan fase-fase perencana peralatan
DAFTAR PUSTAKA
Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.
Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.
Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.
Situmorang, Syafrizal Helmi, 2007. Studi Kelayakan Bisnis, Buku I, USU Press, Medan.