UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
PERANAN FASILITAS KERJA TERHADAP EFEKTIFITAS KERJA PEGAWAI DIPLOMA III PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
HANNA LORINA 072101092
DIPLOMA III KEUANGAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum. Wr. Wb
Dengan mengucapkan puji dan syukur, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan.
Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini jauh dari kesempurnaan dan masih banyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
1. selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan
memberikan bimbingan dari awal hingga selesainya tugas akhir ini.
2. Kedua orangtuaku yang tercinta Harlond, SH dan Lenggana Nasution , SH
yang telah mendidik dan mengasuh penulis dengan penuh kasih sayang
serta berkat doa Beliau pula penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Ketiga adikku yang tersayang Raissa Evelia, Muhammad Daffa, dan
Ramadina Azzahra atas semua perhatian dan dorongannya.
4. Kepada Sahabat- sahabat terbaikku mulai dari kita kuliah winda, mita,
atun, noni, febri, fika, lili, ratna, ika, suryani, kak lora, dan semua
anak-anak HMI PAAP USU. Kepada semua temen-temen D3 Keuangan
stambuk 2007 khususnya teman-teman sekelasku Goup B terima kasih
atas semua motivasi dan dorongannya, tetap semangat dan terima kasih
untuk kebersamaannya selama hampir 3 tahun ini. Kalian yang terbaik
Mudah-mudahan Allah SWT memberikan balasan atas kebaikan yang
diberikan kepada penulis. Amien
Medan, Februari 2010
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penulisan ... 5
2. Laporan Penulisan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Peranan Fasilitas Kerja ... 20
B. Jenis-Jenis Fasilitas Kerja Yang Terdapat di Diploma III Fakultas
Ekonomi USU ... 24
C. Efektifitas ... 26
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 32
B. Saran ... 32
DAFTAR TABEL
Halaman
Gambar 1.1 Jadwal Kegiatan...
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk
bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi disegala bidang, dalam
menghadapi perkembangan tersebut tentu saja diperlukan fasilitas dan peralatan
dalam kesiapan sarananya. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah
maupun instansi swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas
atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil
kerja yang optimal. Dengan itu, diperlukan kesiapan dalam mengoperasikan
fasilitas atau peralatan kerja tersebut.
Pengembangan sumber daya manusia dapat meningkatkan produktifitas
pegawai sehingga dapat membentuk tenaga kerja yang produktif, terampil, dan
profesional yang bekerja secara efektif dan efesien. Produktifitas sering pula
dikaitkan dengan cara sistem yang efesien, sehingga proses produksi berlangsung
tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala
implikasinya, terutama implikasi biaya. Dan merupakan hal yang logis dan tepat
apabila peningkatan produktifitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang
Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strateginya.
Fasilitas adalah sarana dan prasarana untuk melancarkan dan memberikan
kemudahan suatu pekerjaan. Kerja adalah kegiatan melakukan sesuatu. Fasilitas
memudahkan suatu kegiatan atau aktifitas. Sebuah lembaga perusahaan atau
instansi, harus menyediakan fasilitas kerja yang lengkap.
Suatu Perguruan Tinggi Negeri harus membuat perencanaan fasilitas
dengan baik, agar fasilitas yang dipilih sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan
fasilitas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum dan sesudah operasi.
Secara umum perencanaan fasilitas mempunyai beberapa fungsi seperti
menunjang kegiatan produksi, menggunakan tenaga kerja, peralatan dan ruang
serta energi secara efektif, meminimalkan investasi modal, mempermudah
pemeliharaan, meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja.
Penggunaan fasilitas yang efisien dan efektif akan mampu mempermudah
pelaksanaan pekerjaan pegawai, sehingga kinerja Perguruan Tinggi Negeri akan
dapat mewujudkan tujuannya.
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas (Situmorang, 2007) yaitu :
1. Menunjang tujuan organisasi melalui peningkatan material handling dan
penyimpanan
2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif
3. Meminimalkan investasi modal
4. Mempermudah pemeliharaan
5. Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya pada
bagian Diploma III, menggunakan berbagai macam fasilitas kerja untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyebabkan peningkatan
efektifitas kerja secara terus – menerus. Fasilitas kerja yang terdapat pada
Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sarana kantor,
yang terdiri dari komputer, printer, mesin tik, lemari, filling cabinet.
Dengan adanya fasilitas kerja yang lengkap pada Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan efektifitas kerja
pegawai. Dengan meningkatnya efektifitas kerja pegawai menyebabkan kinerja
Perguruan Tinggi Negeri meningkat. Kinerja pegawai yang meningkat dapat
dilihat dari cara kerja atau prosedur yang cepat. Prosedur yang cepat karena
pegawai memberikan pelayanan yang baik. Pelayanan yang baik dari pegawai
didukung oleh adanya fasilitas kerja.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis memilih judul “PERANAN
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas maka
dapat dirumuskan permasalahan penelitian sebagai berikut, “Apakah fasilitas yang
tersedia pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terhadap
efektifitas kerja pegawai”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini, antara lain :
1. Untuk mengetahui peranan fasilitas kerja yang tersedia, dapat
meningkatkan efektifitas kerja pegwai Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Mengidentifikasi fasilitas – fasilitas dominan yang mempengaruhi kerja
pegawai Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penulisan Tugas Akhir dari penelitian yang penulis lakukan
adalah :
1. Bagi Fakultas Ekonomi
Memberikan bahan masukan kepada Perguruan Tinggi Negeri dalam
2. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan penulis mengenai peranan fasilitas
kerja dalam meningkatkan produktifitas pegawai
E. Sistematika Penulisan 1. Jadwal penulisan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk
lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
NO. KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan
Dalam kegiatan pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian selama
beberapa minggu mulai tanggal 01 Februari s/d 09 Februari 2010 di bagian
2. Laporan Penulisan
Tugas Akhir yang penulis kerjakan, dibagi menjadi empat bagian yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan
tujuan penelitian, rencana penulisan yang mencakup jadwal survei dan rencana isi.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini meliputi sejarah singkat Instansi, struktur organisasi dan personalia,
job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Pada bab ini penulis menjelaskan hasil penelitian mengenai segala sesuatu
yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir. Pembahasan berupa fasilitas kerja,
peranan fasilitas kerja terhadap efektifitas kerja pegawai Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP
Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan
saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang
dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar
Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun
1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan
sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dn internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
Sumber : FE USU - 2010
Gambar 2.1
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiwaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-
norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
d. Wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN
A. Peranan Fasilitas Kerja
Fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan
efektifitas di Perguruan Tinggi Negeri. Fungsi peralatan memberikan kemudahan
dalam melakukan suatu pekerjaan, agar tercapai efektifitas kerja. Tidak dapat
disangkal lagi, bahwa fasilitas berupa peralatan kerja sangat diperlukan dalam
membina prosedur dan tata kerja Perguruan Tinggi Negeri, mempermudah
pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan
tugas – tugas rutin dan insidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan
berbagai macam tugas kantor.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu berusaha
meningkatkan mutu kerja pegawai. Dengan menggunakan fasilitas kerja untuk
meningkatkan efesiensi dan efektifitas serta ketepatan waktu pekerjaan tugas –
tugas pegawainya. Berbagai fasilitas dan peralatan mempunyai fungsi yang
beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan
keefektifan dan keefesienan dalam melakukan pekerjaan. Dengan demikian
penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dengan pencapain tujuan
Perguruan Tinggi Negeri.
Fasilitas kerja merupakan salah satu pendorong untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan efesien. Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut
setiap fasilitas kantor yang disediakan harus dapat dikuasai oleh pegawai. Peranan
fasilitas sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan pegawai dalam
mengerjakan seluruh pekerjaan kantor.
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas (Situmorang, 2007) yaitu :
6. Mendukung tujuan organisasi melalui peningkatan material handling dan
penyimpanan
7. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif
8. Meminimalkan investasi modal
9. Mempermudah pemeliharaan
10.Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja
Penggunaan perlengkapan dan mesin – mesin merupakan salah satu aspek
yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas – fasilitas yang cocok
memberikan bantuan yang besar kepada efesiensi kantor.
Dalam memilih mesin kantor perlu diperhatikan hal – hal sebagai berikut
(Moekijat, 1989) :
1. Mesin yang akan dipakai harus benar – benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
5. Mutu mesin harus benar – benar baik
6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
8. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan
mudah
10.Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
11.Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan
Keuntungan mesin – mesin kantor (Moekijat, 1989) adalah :
1. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian tenaga kerja dapat
dipindahkan melakukan pekerjaan yang lain
2. Menghemat waktu
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan
4. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode – metode tertulis
5. Pekerjaan kelihatan lebih baik
6. Mencegah adanya penggelapan
7. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah
mutu pekerjaan
8. Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat
Keruginan mesin – mesin kantor (Moekijat, 1989) adalah :
1. Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan
tinggi
2. Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah tinggi
4. Beberapa mesin harganya sangat mahal
5. Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin
Peralatan kantor yang baik menghemat gerak pegawai, membantu
pengawasan pegawai, dan menambah kesehatan dan efesiensi pegawai.
Faktor – faktor yang perlu diperhatikan bila membeli peralatan kantor
(Moekijat, 1989) adalah :
1. Harus menghemat ruang lantai
2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah – pindahkan
4. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk dapat dibersihkan
5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
6. Keawetan, peralatan dari logam lebih awet daripada peralatan yang terbuat
dari kayu
7. Resiko kebakaran, peralatan dari logam adalah lebih baik daripada
peralatan dari kayu terhadap bahaya kebakaran
Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus
ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu
instansi pemerintah maupun swsta. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu
instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan
secara berulang – ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama,
memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya
kesalahan.
B. Jenis – jenis Fasilitas Kerja Yang Terdapat di Diploma III Fakultas Ekonomi USU
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai
dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu efektifitas kerja para
pegawai Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Beberapa fasilitas kerja yang terdapat pada Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Komputer dan Perangkatnya
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk
mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk
menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk
mengerjakan tugas – tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang
efektif dan efesien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk
mendukung tugas – tugas pegawai di kantor.
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 3 fasilitas komputer yang disediakan. Yaitu pada jurusan
keuangan, akuntansi, dan kesekretariatan. Kegunaan komputer pada
jurusan adalah untuk mengetik atau membuat arsip – arsip atau dokumen
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil
pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat – surat yang
diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan
diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data – data dapat
diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 3 buah mesin printer. Yaitu pada jurusan keuangan, akuntansi,
dan kesekretariatan. Kegunaan printer pada Diploma 3 yaitu untuk
mencetak hasil – hasil ketikan berupa dokumen yang telah dibuat
sebelumnya
3. Filling Cabinet
Filling Cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk persegi panjang yang
diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas – berkas
atau arsip – arsip.
Pada bagian Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 5 filling cabinet. Yang digunakan untuk menyimpan berkas –
berkas mahasiswa, maupun arsip – arsip yang penting
4. Lemari Besi
Lemari tempat menyimpan surat – surat berharga, dokumen penting,
berbahan dari besi, berpintu 2, dan tidak mudah terbakar. Sangat aman
Pada Dipoma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki
3 lemari besi. Yang berguna untuk menyimpan skripsi – skripsi
mahasiswa. Dan dokumen penting lainnya.
5. Lemari Kaca
Pada Diploma III Universitas Sumatera Utara terdapat 2 lemari kaca.
Lemari kaca yang terdapat pada Diploma III adalah untuk menyimpan
skripsi – skripsi mahasiswa Diploma III
6. Meja
Pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 7
meja. Yang terdiri dari 4 meja kaca yang berfungsi sebagai meja kerja, dan
3 meja komputer.
7. Kursi
Pada Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 8
kursi. 3 diantaranya adalah kursi yang digunakan untuk kerja pegawai,
sementara yang lainnya adalah kursi untuk tamu.
C. Efektifitas
Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya (H. Emerson). Oleh sebab itu dalam melakukan
melaksanakan pekerjaan itu dengan seefektif mungkin agar sasaran dapat tercapai
dengan baik.
William H. Leffingwell, yang menurut Odgers (2005) dinobatkan sebagai
Bapak Manajemen Perkantoran. Dia mengembangkan 5 prinsip untuk bekerja
secara efektif (Leffingwell, 1950) dalam (Sukoco, 2007), yaitu :
1. Perencanaan Kerja. Setiap manajer administrasi harus merencanakan
pekerjaannya. Bagaimana, kapan ,dan dimana pekerjaan itu harus
dilakukan juga dijelaskan dalam perencanaan tersebut.
2. Penjadwalan Kerja. Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, manajer
dapat mengkoordinasikan usaha yang dilakukan pekerja, mesin, dan
informasi dalam sebuah jadwal kerja
3. Pelaksanaan Kerja. Sistem operasi, prosedur, penyimpanan arsip, dan
metode yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan.
Untuk itu, pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan akurat.
4. Pengukuran Kerja. Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik
berdasarkan kuantitatif maupun kualitatif manajemen administrasi akan
dapat memberikan pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun
karyawan.
5. Menggaji Pekerja. Hal yang terpenting adalah bagaimana manajer
menyeleksi, melatih, memotivasi, mengompensasi, mempromosikan
Tingkat efektifitas penggunaan teknologi perkantoran, efesiensi proses
kerja, dan kenyaman lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau
tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas
yang dibebankan.
Beberapa gabungan teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai yang
disarikan dari pendapat Gomez – Mejia dkk (2004), Quible (2001), Robbins
(2003) dalam (Sukoco, 2007). Yaitu :
1. Pembagian Kerja. Pembagian kerja adalah teknik dimana dua orang
berbagi pekerjaan yang mana pada dasarnya merupakan satu pekerjaan
yang utuh. Gaji tiap orang dan keuntungan yang lain dibagi berdasarkan
jumlah kontribusi tiap orang pada pekerjaan yang dimaksud.
2. Penyederhanaan Kerja. Teknik ini menghilangkan tugas yang
membosankan dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan
nilai tambah bagi pekerjaan yang dibebankan.
3. Rotasi Kerja. Teknik ini akan memberikan kesempatan bagi pegawai
untuk selalu mengembangkan diri dan memperluas pengetahuannya akan
pekerjaan yang terdapat di kantor.
4. Peningkatan Kerja. Teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan
hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai
mendapatkan tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas
pekerjaan mereka serta memberikan kesempatan untuk merencanakan
5. Partisipasi Karyawan. Cara yang efektif lainnya adalah melibatkan
pegawai dalam proses pengambilan keputusan, dimana teknik ini dikenal
sebagai manajemen partisipasi. Manajemen harus mempertimbangkan
semua masukan dan saran yang diberikan bawahannya sebelum
mengambil keputusan. Karyawan harus diyakinkan bahwa masukan
mereka berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
6. Komunikasi. Teknik efektif yang lain adalah meningkatkan kuantitas dan
kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan, dimana kritik dan
saran merupakan bagian penting dari proses tersebut.
Selain itu keefektifan kerja seorang pegawai selain dari fasilitas kerja yang
diberikan juga berpengaruh pada lingkungan tempat para pegawai bekerja. Karena
apabila fasilitas yang diberikan lengkap tetapi suasana lingkungan tempat bekerja
kurang baik, maka para pegawai tidak akan dapat bekerja secara efektif maupun
efesien.
Salah satu fasilitas yang harus diberikan berkaitan dengan lingkungan
pekerjaan adalah :
1. Sistem Pencahayaan
Quible (2001) dalam (Sukoco, 2007) menjelaskan bahwa ada 4 jenis
cahaya yang dapat digunakan dikantor, yaitu :
a. Cahaya alami, cahaya yang berasal dari sinar matahari.
b. Cahaya fluorescent, cahaya yang dengan tingkat terang yang mirip
c. Cahaya incandescent, cahaya yang kadangkala digunakan untuk
membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian
pada beberapa area.
2. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang
mempunyai dampak penting bagi pegawai. Beberapa faktor yang dapat
dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor
(Quible, 2001) dalam (Sukoco, 2007), yaitu :
a. Kombinasi warna, misalnya dalam mencampur warna primer
dengan kuning, merah, dan biru akan menghasilkan warna
sekunder
b. Efek cahaya pada warna, karena berbagai jenis cahaya buatan
mempunyai spectrum yang berbeda, sistem pencahayaan pada
kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna.
Sumber cahaya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan
spektrumnya.
c. Nilai pemantulan warna, beberapa warna memiliki nilai
pemantulan yang berbeda. Beberapa area pada perkantoran
membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang
dibandingkan yang lain.
d. Dampak dari warna, warna seringkali mempengaruhi mood. Warna
Warna – warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan
pengaruh yang ringan.
3. Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus
dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktifitas pegawai yang
diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak
diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan
terjadi. Beberapa teknik dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan
pada ruang kantor (Quible, 2001) dalam (Sukoco, 2007), yaitu :
a. Konstruksi yang sesuai, jumlah kebisingan pada perkantoran dapat
dikontrol dengan menggunakan teknik konstruksi bangunan yang
efektif.
b. Penggunaan material peredam suara,
c. Alat peredam suara, beberapa alat peredam suara sering digunakan
untuk mengontrol suara perkantoran. Alat peredam suara dapat
diletakkan pada beberapa mesin di perkantoran.
4. Udara
Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik
dan psikologis pegawai adalah kondisi udara didalam kantor. Beberapa
kelembapan, vertilasi, serta kebersihan udara (Damato dan Richter, 2003)
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah menganalisa dan mengevaluasi uraian-uraian pada bab-bab
terdahulu, penulis mengambil kesimpulan dari Perguruan Tinggi Negeri yang
diteliti bahwa fasilitas kerja yang tersedia pada Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah dapat mendukung efektifitas kinerja pegawai.
Hal ini dapat dilihat dari Fasilitas yang sudah tergolong lengkap. Sehingga dapat
mendorong pekerjaan pegawai dalam mencapai efektifitas kerja, tercapainya
efektifitas kerja berarti meningkatkan kinerja pegawai serta dapat meningkatkan
pelayanan dan kualitas kerja yang baik. Fasilitas kantor yang ada, benar-benar
digunakan untuk memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, sehingga tercapai
efisiensi baik itu tenaga maupun waktu.
B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada Diploma III Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut :
1. Untuk mendapatkan suatu hasil kerja yang baik seharusnya diimbangi dengan
pemenuhan fasilitas kerja yang baik pula. Misalnya :
a. Fasilitas Telepon yang mana fasilitas ini sangat kurang, seharusnya telepon
b. Adanya pendingin ruangan (AC), seharusnya kenyamanan di tempat kerja
perlu ditingkatkan, dengan menjadikan ruang yang sejuk dan nyaman dan
mampu memotivasi pegawai dalam malaksanakan kewajibannya.
2. Pemenuhan terhadap fasilitas kerja hendaknya mendapatkan perhatian yang
lebih serius sehingga dapat menimbulkan motivasi tersendiri kepada pegawai
untuk bekerja lebih baik lagi.
3. Perencanaan fasilitas baik berupa penambahan fasilitas ataupun perbaikan
harus dilakukan dengan baik dengan memperhatikan fase-fase perencana
DAFTAR PUSTAKA
Anoraga, Pandji, 2000. Manajemen Bisnis, Rineka Cipta, Jakarta.
Moekijat, 1989. Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.
Munir Sukoco, Badri., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta.
Situmorang, Syafrizal Helmi, 2007. Studi Kelayakan Bisnis, Buku I, USU Press, Medan.
