Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
6
BAB VII. KINERJA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN
BAB VII KINERJA PENYELENGGARAAN BIDANG URUSAN BAB VIII PENUTUP
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
7
BAB II
GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT DAERAH
2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Perangkat Daerah
Berdasarkan Peraturan Bupati Ponorogo Nomor 80 Tahun 2016 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo, bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan kabupaten, dan tugas pembantuan di bidang perpustakaan dan kearsipan.
Dalam melaksanakan tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo mempunyai fungsi :
1. Perumusan kebijakan urusan perpustakaan dan kearsipan;
2. Pelaksanaan kebijakan urusan perpustakaan dan kearsipan;
3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan perpustakaan dan kearsipan;
4. Pelaksanaan administrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
dan
5. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh bupati terkait dengan tugas dan fungsinya.
Susunan Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo, terdiri dari :
1. Kepala Dinas 2. Sekretariat
3. Bidang Perpustakaan 4. Bidang Kearsipan
5. Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan 6. Kelompok Jabatan Fungsional
Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
8
Bidang dipimpin oleh Kepala Bidang yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dan secara tehnis administrastif mendapat pembinaan dari Sekretaris Dinas.
Kelompok Jabatan Fungsional merupakan tenaga professional keahlian di bidang Perpustakaan dan Kearsipan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab pada Kepala Dinas.
Berikut tugas pokok dan fungsi susunan organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo :
1. Kepala Dinas
a. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan daerah.
b. Dalam melaksanakan tugas pokok tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai fungsi :
1. perumusan kebijakan teknis pelaksanaan perpustakaan dan kearsipan daerah;
2. pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan;
3. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan perpustakaan dan kearsipan daerah;
4. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
5. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2. Sekretariat
a. Sekretariat mempunyai tugas koordinasi penyusunan program, evaluasi dan pelaporan, administrasi umum, administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga Dinas.
b. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi :
1. menyusun rencana dan program kerja kesekretariatan;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
9
2. mengkoordinasikan rencana kegiatan Dinas dalam menyusun program kerja;
3. mengkoordinasikan Kepala Sub Bagian;
4. menilai prestasi kerja bawahan;
5. membimbing dan memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan;
6. melakukan koordinasi dengan para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian;
7. melaksanakan dan mengawasi kegiatan pengelolaan urusan umum dan kepegawaian, penyusunan program, dan keuangan Dinas;
8. merangkum laporan Sekretariat dan Bidang berkaitan dengan keuangan, kepegawaian, dan barang;
9. menyusun langkah penyempurnaan kegiatan;
10. melaksanakan sistem pengendalian intern;
11. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;
12. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.
Sekretariat terdiri dari :
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
b. Sub Bagian Keuangan, Penyusunan Program dan Pelaporan Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Dinas.
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat yang berkenaan dengan kegiatan umum dan kepegawaian.
Dalam melaksanakan tugas, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :
(1) melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat surat, penggandaan naskah-naskah dinas, kearsipan dinas;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
10
(2) menyelenggarakan urusan rumah tangga dan keprotokolan;
(3) melaksanakan tugas di bidang hubungan masyarakat;
(4) mempersiapkan seluruh rencana kebutuhan kepegawaian mulai penempatan formasi, pengusulan dalam jabatan, usulan pensiun, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, kenaikan pangkat, DP-3, DUK, Sumpah / Janji Pegawai, Gaji Berkala, kesejahteraan, mutasi dan pemberhentian pegawai, diklat, ujian dinas, izin belajar, pembinaan kepegawaian dan disiplin pegawai, menyusun standar kompetensi pegawai, tenaga teknis dan fungsional dan menyelenggarakan tata usaha kepegawaian lainnya.
(5) melakukan penyusunan kebutuhan perlengkapan, pengadaan dan perawatan, pengamanan, usulan penghapusan aset serta menyusun laporan pertanggungjawaban atas barang-barang inventaris;
(6) pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.
b. Sub Bagian Keuangan, Penyusunan Program dan Pelaporan Sub Bagian Keuangan dan Penyusunan Program dan Pelaporan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas pokok Sekretariat yang berkenaan dengan urusan keuangan, penyusunan program dan pelaporan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Keuangan dan Penyusunan Program dan Pelaporan, menyelenggarakan fungsi :
1. menghimpun data dan menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program;
2. melaksanakan pengolahan data;
3. melaksanakan perencanaan program;
4. menyiapkan bahan penataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan perundang-undangan;
5. menghimpun data dan menyiapkan bahan penyusunan program anggaran;
6. melaksanakan monitoring dan evaluasi;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
11
7. melaksanakan penyusunan laporan;
8. melaksanakan pengelolaan keuangan termasuk pembayaran gaji pegawai;
9. melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan;
10. menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan keuangan;
11. pelaksanakan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.
3. Bidang Perpustakaan
a. Bidang Perpustakaan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi Dinas dalam lingkup pengelolaan perpustakaan dan pembinaan, pengembangan kepustakaan.
b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Perpustakaaan mempunyai fungsi :
1. menyusun rencana dan program kerja Bidang;
2. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Seksi;
3. mengkoordinasikan para Kepala Seksi;
4. menilai prestasi kerja bawahan;
5. melaksanakan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan;
6. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan perpustakaan;
7. menyelenggarakan kajian dan pengembangan sumber daya perpustakaan;
8. menyelenggarakan kajian produk hukum perpustakaan;
9. melaksanakan kerjasama dengan instansi terkait atas pelaksanaan ketentuan tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya rekam serta pedoman dan peraturan lainnya;
10. melaksanakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
12
11. melaksanakan inventarisasi, pengolahan karya cetak dan karya rekam serta melestarikan terbitan daerah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat;
12. melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi deposit, bibliografi daerah, karya cetak dan karya rekam, indeks artikel majalah, serta literatur sekunder lainnya;
13. melaksanakan pemasyarakatan jabatan fungsional pustakawan, penilaian angka kredit dan akreditasi jabatan fungsional pustakawan;
14. melaksanakan sistem pengendalian intern;
15. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
16. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.
Bidang Perpustakaan terdiri dari :
a. Seksi Pembinaan Perpustakaan dan b. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.
a. Seksi Pembinaan Perpustakaan
Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Bidang Perpustakaan yang berkenaan dengan pembinaan perpustakaan dan tenaga kepustakaan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai fugsi : 1. Menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan teknis
Pembinaan Perpustakaan;
2. Pelaksanaan pengkajian bahan kebijakan teknis dan pedoman pembinaan perpustakaan;
3. Pelaksanaan pemberian dukungan perencanaan dan penyelenggaraan pembinaan sumber daya, pemasyarakatan budaya baca dan kelembagaan perpustakaan;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
13
4. Pelaksanaan pemberian dukungan kerja sama bidang sumberdaya, pemasyarakatan perpustakaan dan kelembagaan perpustakaan;
5. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan teknis pengelola perpustakaan dan fungsional pustakawan;
6. Pelaksanaan pengkajian akreditasi perpustakaan dan sertifikasi pustakawan;
7. Pelaksanaan pengembangan jabatan fungsional pustakawan;
8. Pelaksanaan penyelenggaraan jaringan perpustakaan;
9. Pelaksanaan penilaian dan penetapan angka kredit jabatan fungsional pustakawan;
10. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang Pembinaan Perpustakaan;
11. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Atasan.
b. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok Bidang Perpustakaan yang berkenaan dengan pengelolaan perpustakaan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai fungsi :
1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan koleksi perpustakaan dan kebijakan teknis preservasi koleksi perpustakaan;
2. Pelaksanaan pengkajian bahan kebijakan teknis pedoman pengolahan bahan dan koleksi perpustakaan;
3. Pelaksanaan penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan koleksi perpustakaan;
4. Pelaksanaan pemberiaan dukungan kegiatan deposit, preservasi dan pengolahan bahan dan koleksi perpustakaan;
5. Pelaksanaan pemberian dukungan kerjasama dan pelestarian koleksi;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
14
6. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, penjilidan, reproduksi bahan pustaka;
7. Pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam;
8. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang pengelolaan perpustakaan;
9. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.
4. Bidang Kearsipan
a. Bidang Kearsipan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi Dinas dalam lingkup pengelolaan arsip dan pembinaan, pengawasan dan pengembangan kearsipan.
b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Kearsipan mempunyai fungsi :
1. menyusun rencana kegiatan bidang kearsipan;
2. mengkoordinasikan pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan arsip;
3. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Seksi;
4. mengkoordinasikan para Kepala Seksi;
5. menilai prestasi kerja bawahan;
6. melaksanakan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pembinaan dan pengembangan semua jenis kearsipan;
7. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan kearsipan;
8. menyelenggarakan kajian dan pengembangan sumber daya kearsipan;
9. menyelenggarakan kajian produk hukum kearsipan;
10. melaksanakan pengelolaan dan inventarisasi kearsipan;
11. melaksanakan penilaian angka kredit arsiparis;
12. melaksanakan sistem pengendalian intern;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
15
13. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
14. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.
Bidang Kearsipan terdiri dari : a. Seksi Pengelolaan Arsip dan
b. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan.
Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.
a. Seksi Pengelolaan Arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang kearsipan yang berkenaan dengan pengelolaan kearsipan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :
1. melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Pengelolaan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas;
2. melakukan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pengelolaan arsip;
3. melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pengelolaan arsip;
4. melakukan penerimaan arsip hasil penyerahan dan pelaksanaan akuisisi arsip;
5. melakukan pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis inaktif;
6. melakukan pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan dan atau penyelamatan arsip statis;
7. melakukan fasilitasi pengolahan, penataan dan pemusnahan arsip pada perangkat daerah;
8. melakukan pemeliharaan, perawatan dan penyelamatan data base kearsipan;
9. melakukan fasilitasi digitalisasi arsip;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
16
10. melakukan fasilitasi alih media arsip;
11. melakukan fasilitasi restorasi arsip;
12. melakukan fasilitasi akses bahan arsip elektronik;
14. melakukan penilaian arsip dan menentukan masa retensi arsip sesuai pedoman dan petunjuk teknisnya ;
15. melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Seksi Pengelolaan Arsip; dan
16. pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.
b. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan.
Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang kearsipan yang berkenaan dengan pembinaan dan pengembangan kearsipan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai fungsi:
1. melakukan penyusunan rencana kerja kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas;
2. melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pembinaan dan pengembangan kearsipan;
3. melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pembinaan dan pengembangan kearsipan;
4. melakukan sosialisasi kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis bidang kearsipan;
5. melakukan penelitian, pengkajian dan pengembangan kearsipan;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
17
6. melakukan penyusunan pola pembinaan dan pengembangan arsiparis dan SDM pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Daerah;
7. melakukan bimbingan teknis dan asistensi kearsipan 8. melakukan penyusunan jadwal retensi arsip;
9. melakukan kegiatan pemasyarakatan dan penyuluhan kearsipan;
10. melakukan pengawasan/supervisi tata kearsipan;
11. melakukan pembinaan dan pengembangan sarana dan prasarana kearsipan;
12. melakukan monitoring , evaluasi dan pelaporan kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan;
13. melaksanakan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.
5. Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
a. Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Keasripan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi Dinas dalam lingkup layanan dan informasi perpustakaan dan kearsipan.
b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai fungsi :
1. menyusun rencana dan program kerja Bidang;
2. mengkoordinasikan program kerja masing-masing seksi;
3. mengkoordinasikan para kepala seksi;
4. menilai prestasi kerja bawahan;
5. penyusunan rencana dan program kegiatan bidang layanan dan informasi perpustakaan dan kearsipan;
6. penyiapan perumusan kebijakan teknis bidang layanan sirkulasi, referensi serta multimedia untuk perpustakaan dan kearsipan;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
18
7. pengintegrasian sistem, pengolahan dan pemanfaatan di bidang layanan sirkulasi dan referensi serta multimedia untuk perpustakaan dan kearsipan;
8. pelayanan konsultasi teknis layanan dan informasi perpustakaan dan kearsipan;
9. pelaksanaan pemberian pelayanan rujukan dan penelusuran informasi bahan pustaka dan arsip;
10. pelaksanaan layanan kearsipan, akses informasi dan atau peminjaman arsip;
11. pelaksanaan pemberian pelayanan rujukan dan penelusuran informasi bahan pustaka dan arsip;
12. pelaksanaan layanan kearsipan, akses informasi dan atau peminjaman arsip;
13. pelaksanaan pemberian pelayanan rujukan dan penelusuran informasi bahan pustaka dan arsip;
14. pelaksanaan layanan kearsipan, akses informasi dan atau peminjaman arsip;
15. pelaksanaan kerja sama bidang perpustakaan dan kearsipan;
16. penyiapan standar pelayanan minimal dibidang perpustakaan dan kearsipan;
15. penyiapan standar operasional prosedur bidang layanan perpustakaan dan kearsipan;
16. melaksanakan pelayanan dan menginformasikan pelestarian bahan pustaka;
17. pelaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan
18. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala dinas.
Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, terdiri dari :
a. Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan, dan b. Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan.
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
19
Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.
a. Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan
Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan yang berkenaan dengan perpustakaan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan mempunyai fungsi : 1. Pemberian jasa informasi perpustakaan (layanan sirkulasi
dan referensi);
2. menyiapkan bahan layanan sirkulasi;
3. menyiapkan bahan layanan referensi;
4. menyiapkan bahan kerja sama layanan perpustakaan;
5. menyiapkan bahan pengembangan otomasi perpustakaan, pelayanan dan penelusuran bahan pustaka;
6. penyelenggaraan pemasyarakatan budaya baca;
7. pelaksanaan layanan dan informasi bahan pustaka yang dilestarikan;
8. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang layanan dan informasi perpustakaan;
9. pelaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung dan kepala dinas.
b. Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan
Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan mempunyai fungsi :
1. melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
20
2. melakukan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai layanan dan informasi kearsipan;
3. melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai layanan dan informasi kearsipan;
4. melakukan layanan kearsipan, permohonan akses informasi dan atau peminjaman arsip;
5. melakukan penelusuran arsip;
6. melakukan penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip;
7. melakukan kegiatan promosi dan publikasi dalam rangka penyebaran informasi arsip;
8. melakukan penyediaaan bahan atau informasi program kegiatan layanan informasi kearsipan pada pengelola website;
9. melakukan kegiatan penyediaan jaringan informasi kearsipan;
10. melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan seksi Layanan dan Informasi Kearsipan;
11. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung dan kepala dinas.
6. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
Sesuai dengan pasal 3 Peraturan Bupati Kabupaten Ponorogo Nomor : 80 Tahun 2016 tentang Uraian Tugas Dan Fungsi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo, maka Susunan Organisasi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo adalah sebagai berikut (Struktur Organisasi terlampir) :
1). Kepala Dinas;
2). Sekretaris Dinas;
3). Kepala Bidang Perpustakaan;
4). Kepala Bidang Kearsipan;
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
21
5). Kepala Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
6). Kelompok Jabatan Fungsional.
2.2. Sumber Daya Perangkat Daerah
1. Sumber Daya Manusia
Untuk mengemban tugas pokok dan fungsi sebagaimana diuraikan di atas, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo didukung personil sebanyak 35 orang, terdiri dari :
a) Berdasarkan Kelompok Jabatan
No. Kelompok Jabatan Jumlah
(Orang) Persentase 1.
Jabatan Fungsional Tertentu Jabatan Fungsional Umum Non PNS
b) Berdasarkan Tingkat Pendidikan
No. Tingkat Pendidikan Jumlah
(Orang) Persentase a.
Pasca Sarjana (S2) Sarjana (S1/D4)
c) Berdasarkan Usia
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
22
No. Rentang Usia Jumlah
(Orang) Persentase a.
d) Berdasarkan Golongan Kepangkatan
No. Kepangkatan Jumlah
(Orang) Persentase 1.
Pembina Utama Muda / IV-c Pembina Tingkat I / IV-b
Pengatur Muda TK. I/ II-b
1
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
23
Berdasarkan data tentang SDM di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo yang tersaji tersebut diatas, maka bisa disimpulkan bahwa :
1. Dari segi tingkat pendidikan menunjukkan bahwa kualitas SDM pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo cukup untuk mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi, karena sebesar 71,43% tediri dari lulusan Diploma dan Sarjana.
2. Dari segi kualifikasi pendidikan menunjukkan bahwa SDM Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan dirasa masih kurang mampu melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan perpustakaan dan kearsipan, karena dari jumlah pegawai yang ada 5 orang yang berlatar pendidikan Ilmu Perpustakaan dan berpendidikan Ilmu Kearsipan sebanyak 4 orang.
3. Dari segi golongan kepangkatan menunjukkan bahwa pegawai pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo sudah cukup mampu untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi, karena 23 orang (80,01 %) dari jumlah yang ada, minimal golongan III.
4. Dari segi jumlah pegawai, menunjukkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo kekurangan pegawai, karena hanya berjumlah 35 orang ( PNS : 30 orang , dan Non PNS : 0 orang), sehingga ada beberapa pegawai yang kelebihan beban kerja, serta ada 4 pejabat yang kosong sehingga memperlambat proses kerja.
5. Dari segi usia, menunjukan bahwa pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo yang mencapai usia diatas 50 tahun sebanyak 10 orang dengan persentase sebesar 28,56%. Ini berarti sepertiga dari seluruh pegawai sudah mendekati masa pensiun. Hal ini bisa memicu kurangnya produktifitas dalam bekerja.
Dari 5 kesimpulan tersebut diatas, untuk bisa mencapai target yang telah ditetapkan, diperlukan adanya tambahan 4 pejabat untuk memenuhi jabatan yang sedang kosong, pegawai
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
24
dengan kualifikasi pendidikan Perpustakaan dan Kearsipan yang memadai, tenaga fungsional umum dan tenaga teknis lain (pengadministrasi keuangan) yang berusia relatif masih muda.
2. Sarana Prasarana
Sebagai penunjang operasional kelembagaan, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo ditunjang dengan sarana dan prasarana berupa tanah, bangunan gedung, alat transportasi, peralatan dan perlengkapan kantor. Adapun inventaris dinas sampai dengan tahun 2021 adalah sebagai berikut :
NO NAMA BARANG JUMLAH KET
1. Tanah 2 bidang
2. Bangunan Gedung 2 gedung
3. Depo Arsip 1 gedung
4. Buku 15.394 judul/
28.726 eks
5. Rak buku 17 buah
6. Rak display 1 buah
7. Rak tas 1 buah
8. Rak koran 1 buah
9. Rak katalog 1 buah
10. Lemari 2 buah
11. Filing kabinet 9 buah
12. Meja baca 8 buah
13. Meja kerja 26 buah
14. Meja sirkulasi 1 buah 15. Meja study carel 1 buah
16. Meja komputer 1 buah
17. Kursi pejabat 2 buah
18. Kursi baca 26 buah
19. Kursi kerja 33 buah
Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026
25
20. Kursi tamu 2 set
20. Komputer PC 19 buah 2 rusak
21. Printer 13 buah 4 rusak
22. Laptop / Notebook 10 buah 3 rusak
23. Fax 2 buah 1 rusak
24. Camera 2 buah 1 rusak
25. Barcode 2 buah
26. Mobil Perpustakaan
Keliling 2 unit
27. Mobil Dongen Keliling 1 unit
28. Mobil dinas 3 unit
29. Sepeda motor dinas 7 unit
30. AC Split 21 unit
31. TV 2 unit
32. Kipas angin 6 buah 2 rusak
33. Jam dinding 8 buah 1 rusak
34. Papan pengumuman 1 buah
35. Papan data 2 buah
36. Papan struktur
organisasi 1 buah
37. Papan struktur
organisasi 1 buah
38. Mesin ketik manual 1 buah Rusak
39. Mesin Foto copy 1 buah Rusak
40. LCD Proyektor + layar 1 unit
41. Brankas 1 unit
41. Brankas 1 unit