RENCANA STRATEGIS (RENSTRA) TAHUN

(1)

1 DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN PONOROGO

Jalan Ir. H. Juanda No 172 Ponorogo 63418 Telp (0352) 3574845

RENCANA STRATEGIS (RENSTRA)

TAHUN 2021 - 2026

(2)

Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 - 2026

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT. atas berkat dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan Rencana Strategis (Renstra-PD) Perangkat Daerah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 - 2026.

Renstra-PD ini sebagai pedoman untuk melaksanakan program dan kegiatan selama 5 (lima) tahun kedepan yang mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 - 2026 sebagai perwujudan dari Visi dan Misi Kepala Daerah Terpilih.

Kami menyadari dokumen ini masih jauh dari sempurna, oleh karenanya kami mengharapkan masukan dari semua pihak dalam rangka menuju ke arah perbaikan selanjutnya.

Kami berharap Rencana Strategis Perangkat Daerah (Renstra- PD) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2016 - 2021 ini dapat menjadi acuan pencapaian kinerja dalam penyelengaraan tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo.

Ponorogo, Oktober 2021

KEPALA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN PONOROGO

DEWI WURI HANDAYANI, S.Sos Pembina Utama Muda NIP.19690118 198903 2 003

(3)

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Landasan Hukum ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan ... 4

1.4. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT DAERAH ... 7

2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Perangkat Daerah ... 7

2.2 Sumber Daya Perangkat Daerah ... 21

2.3 Kinerja Pelayanan Perangkat Daerah ... 28

2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Perangkat Daerah ... 31

BAB III PERMASALAHAN DAN ISU-ISU STRATEGIS PERANGKAT DAERAH ... 33

3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan Perangkat Daerah ... 33

3.2 Telaahan Visi Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih ... 34

3.3 Telaahan Renstra K/L dan Renstra ... 38

3.3 Telaahan Rencana Tata Ruang Kajian Lingkungan Hidup Strategis ... 41

3.4 Penentuan Isu-Isu Strategis ... 42

BAB IV TUJUAN DAN SASARAN ... 43

4.1 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Perangkat Daerah ... 43

BAB V STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN ... 46

BAB VI RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN ... 49

(4)

iv

BAB VII KINERJA PENYELENGGARAAN BIDANG URUSAN ... 60 BAB VIII PENUTUP ... 62 LAMPIRAN

(5)

Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 -2026

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rencana Strategis (Renstra) Perangkat Daerah adalah dokumen perencanaan dinas yang merupakana penjabaran secara teknis dari Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kepala Daerah yang terpilih dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sesuai dengan urusan yang menjadi tugas pokok dan fungsi Perangkat Daerah tersebut. Rencana Strategis menjadi acuan bagi Perangkat Daerah dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi layanan terhadap masyarakat yang menjabarkan tujuan, sasaran, program kegiatan, target kinerja perangkat daerah.

Perencanaan strategis perlu melibatkan para pemangku kepentingan dan isu-isu strategis yang berkembang untuk merumuskan tujuan dan sasaran Perangkat Daerah sehingga dokumen yang dihasilkan dapat mewadahi seluruh kepentingan pemangku kepentingan sesuai dengan fungsi Perangkat Daerah.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo adalah dinas yang membantu tugas Bupati Ponorogo dalam 2 (dua) urusan sekaligus yaitu urusan perpustakaan dan urusan kearsipan.

Untuk melaksanakan 2 (dua) fungsi tersebut, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo perlu menyusun Rencana Strategis Tahun 2021 – 2026 sebagai dokumen stratetgis dalam pelaksanaan tugasnya selama periode 5 (lima) tahun ke depan yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo.

Dalam upaya memenuhi tuntunan reformasi, Pemerintah secara berkelanjutan dituntut untuk melakukan perubahan paradigma dalam pelayanan publik. Untuk memenuhi agenda reformasi dan menciptakan kondisi yang demikian, perlu adanya suatu pranata yang terukur yaitu melakukan reformasi birokasi dan diperlukan capaian kinerja yang komprehensif dan akuntabel. Sesuai

(6)

2

yang diamanatkan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah.

Adapun peran Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo dalam membantu program-program Kepala Daerah adalah Meningkatkan Minat Baca Masyarakat untuk mendukung Misi Kedua Bupati terpilih yaitu “ Mewujudkan Kesejahteraan Masyarakat melalui Peningkatan Pelayanan Dasar, Pemberdayaan Masyarakat dan Pembangunan Budaya ” dan Meningkatkan Tertib Penyelenggaraan Kearsipan untuk Misi Keempat Bupati yaitu “ Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Amanah, Tangkas dan Responsif ”.

Hal ini digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan rumusan strategi yang dipilih agar lebih terarah dalam mencapai tujuan dan sasaran dari waktu ke waktu selama 5 (lima) tahun atau dari tahun 2021 – 2026.

1.2. Landasan Hukum

Rencana Strategis (Renstra) Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 – 2026 disusun atas dasar :

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);

3. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Nomor 4389);

4. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara ( Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 66);

(7)

3

5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);

6. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);

7. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);

8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah kedua kali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 310);

9. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Nasional (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 33);

10. Peraturan Daerah Kabupaten Ponorogo Nomor : 06 Tahun 2016 tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Ponorogo;

11. Peraturan Bupati Ponorogo Nomor 80 Tahun 2016 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo.

12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Daerah tentan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan

(8)

4

Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, renca Pembangunan Jangka Menengah Daerah dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Tahun 2017 Nomor 1312);

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1. Maksud

Perumusan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo dimaksudkan sebagai penjabaran secara operasional Visi dan Misi Bupati Ponorogo yang terpilih, yang digambarkan dalam bentuk Tujuan, Sasaran, Program dan Kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo selama 5 (lima) tahun sesuai masa periode kepemimpinan Bupati Ponorogo.

1.3.2. Tujuan

Tujuan Renstra yang disusun oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo ini adalah :

a. Menerjemahjan Visi, Misi Bupati Ponorogo terpilih ke dalam tujuan, sasaran pembangunan daerah selama 5 (lima) tahun sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo;

b. Merumuskan gambaran umum kondisi pelayanan yang akan dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo sebagai penjabaran Visi, Misi Bupati Ponorogo.

c. Merumuskan gambaran ketersediaan anggaran yang dapat dibelanjakan dalam rangka pelaksanaan program dan kegiatan disertai capaian yang diinginkan selama 5 (lima) tahun kedepan;

d. Menetapkan berbagai program dan kegiatan prioritas yang disertai dengan indikasi pagu anggaran dan target indikator yang akan dilaksankana selama periode RPJMD berkenaan.

(9)

5

1.4. Sistematika Penulisan

Rencana Strategis (Renstra) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun 2021 – 2026 disusun dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I. PENDAHULUAN, berisi : 1.1. Latar Belakang 1.2. Landasan Hukum 1.3. Maksud dan Tujuan 1.4. Sistematika Penulisan

BAB II. GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT DAERAH, berisi : 2.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Perangkat

Daerah

2.2. Sumber Daya Perangkat Daerah 2.3. Kinerja Pelayanan Perangkat Daerah

2.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Perangkat Daerah

BAB III. PERMASALAHAN DAN ISU-ISU STRATEGIS PERANGKAT DAERAH, berisi

3.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan Perangkat Daerah

3.2. Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih

3.3. Telaahan Renstra K/L dan Renstra

3.4. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis

3.5. Penentuan Isu-Isu Strategis BAB IV. TUJUAN DAN SASARAN, Berisi :

4.1 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Perangkat Daerah

BAB V. STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN

BAB VI. RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN

(10)

6

BAB VII. KINERJA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN

BAB VII KINERJA PENYELENGGARAAN BIDANG URUSAN BAB VIII PENUTUP

(11)

7

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT DAERAH

2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Perangkat Daerah

Berdasarkan Peraturan Bupati Ponorogo Nomor 80 Tahun 2016 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo, bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan kabupaten, dan tugas pembantuan di bidang perpustakaan dan kearsipan.

Dalam melaksanakan tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo mempunyai fungsi :

1. Perumusan kebijakan urusan perpustakaan dan kearsipan;

2. Pelaksanaan kebijakan urusan perpustakaan dan kearsipan;

3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan perpustakaan dan kearsipan;

4. Pelaksanaan administrasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;

dan

5. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh bupati terkait dengan tugas dan fungsinya.

Susunan Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo, terdiri dari :

1. Kepala Dinas 2. Sekretariat

3. Bidang Perpustakaan 4. Bidang Kearsipan

5. Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan 6. Kelompok Jabatan Fungsional

Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

(12)

8

Bidang dipimpin oleh Kepala Bidang yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dan secara tehnis administrastif mendapat pembinaan dari Sekretaris Dinas.

Kelompok Jabatan Fungsional merupakan tenaga professional keahlian di bidang Perpustakaan dan Kearsipan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab pada Kepala Dinas.

Berikut tugas pokok dan fungsi susunan organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo :

1. Kepala Dinas

a. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan daerah.

b. Dalam melaksanakan tugas pokok tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai fungsi :

1. perumusan kebijakan teknis pelaksanaan perpustakaan dan kearsipan daerah;

2. pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan;

3. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan perpustakaan dan kearsipan daerah;

4. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;

5. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2. Sekretariat

a. Sekretariat mempunyai tugas koordinasi penyusunan program, evaluasi dan pelaporan, administrasi umum, administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga Dinas.

b. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi :

1. menyusun rencana dan program kerja kesekretariatan;

(13)

9

2. mengkoordinasikan rencana kegiatan Dinas dalam menyusun program kerja;

3. mengkoordinasikan Kepala Sub Bagian;

4. menilai prestasi kerja bawahan;

5. membimbing dan memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan;

6. melakukan koordinasi dengan para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian;

7. melaksanakan dan mengawasi kegiatan pengelolaan urusan umum dan kepegawaian, penyusunan program, dan keuangan Dinas;

8. merangkum laporan Sekretariat dan Bidang berkaitan dengan keuangan, kepegawaian, dan barang;

9. menyusun langkah penyempurnaan kegiatan;

10. melaksanakan sistem pengendalian intern;

11. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan;

12. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas.

Sekretariat terdiri dari :

a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

b. Sub Bagian Keuangan, Penyusunan Program dan Pelaporan Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Dinas.

a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat yang berkenaan dengan kegiatan umum dan kepegawaian.

Dalam melaksanakan tugas, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :

(1) melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat surat, penggandaan naskah-naskah dinas, kearsipan dinas;

(14)

10

(2) menyelenggarakan urusan rumah tangga dan keprotokolan;

(3) melaksanakan tugas di bidang hubungan masyarakat;

(4) mempersiapkan seluruh rencana kebutuhan kepegawaian mulai penempatan formasi, pengusulan dalam jabatan, usulan pensiun, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, kenaikan pangkat, DP-3, DUK, Sumpah / Janji Pegawai, Gaji Berkala, kesejahteraan, mutasi dan pemberhentian pegawai, diklat, ujian dinas, izin belajar, pembinaan kepegawaian dan disiplin pegawai, menyusun standar kompetensi pegawai, tenaga teknis dan fungsional dan menyelenggarakan tata usaha kepegawaian lainnya.

(5) melakukan penyusunan kebutuhan perlengkapan, pengadaan dan perawatan, pengamanan, usulan penghapusan aset serta menyusun laporan pertanggungjawaban atas barang-barang inventaris;

(6) pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.

b. Sub Bagian Keuangan, Penyusunan Program dan Pelaporan Sub Bagian Keuangan dan Penyusunan Program dan Pelaporan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas pokok Sekretariat yang berkenaan dengan urusan keuangan, penyusunan program dan pelaporan.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Keuangan dan Penyusunan Program dan Pelaporan, menyelenggarakan fungsi :

1. menghimpun data dan menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program;

2. melaksanakan pengolahan data;

3. melaksanakan perencanaan program;

4. menyiapkan bahan penataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan perundang-undangan;

5. menghimpun data dan menyiapkan bahan penyusunan program anggaran;

6. melaksanakan monitoring dan evaluasi;

(15)

11

7. melaksanakan penyusunan laporan;

8. melaksanakan pengelolaan keuangan termasuk pembayaran gaji pegawai;

9. melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan;

10. menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan keuangan;

11. pelaksanakan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.

3. Bidang Perpustakaan

a. Bidang Perpustakaan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi Dinas dalam lingkup pengelolaan perpustakaan dan pembinaan, pengembangan kepustakaan.

b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Perpustakaaan mempunyai fungsi :

1. menyusun rencana dan program kerja Bidang;

2. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Seksi;

3. mengkoordinasikan para Kepala Seksi;

5. melaksanakan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan;

6. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan perpustakaan;

7. menyelenggarakan kajian dan pengembangan sumber daya perpustakaan;

8. menyelenggarakan kajian produk hukum perpustakaan;

9. melaksanakan kerjasama dengan instansi terkait atas pelaksanaan ketentuan tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya rekam serta pedoman dan peraturan lainnya;

10. melaksanakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka;

(16)

12

11. melaksanakan inventarisasi, pengolahan karya cetak dan karya rekam serta melestarikan terbitan daerah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat;

12. melaksanakan penyusunan dan penataan koleksi deposit, bibliografi daerah, karya cetak dan karya rekam, indeks artikel majalah, serta literatur sekunder lainnya;

13. melaksanakan pemasyarakatan jabatan fungsional pustakawan, penilaian angka kredit dan akreditasi jabatan fungsional pustakawan;

15. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan

Bidang Perpustakaan terdiri dari :

a. Seksi Pembinaan Perpustakaan dan b. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.

a. Seksi Pembinaan Perpustakaan

Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Bidang Perpustakaan yang berkenaan dengan pembinaan perpustakaan dan tenaga kepustakaan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai fugsi : 1. Menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan teknis

Pembinaan Perpustakaan;

2. Pelaksanaan pengkajian bahan kebijakan teknis dan pedoman pembinaan perpustakaan;

3. Pelaksanaan pemberian dukungan perencanaan dan penyelenggaraan pembinaan sumber daya, pemasyarakatan budaya baca dan kelembagaan perpustakaan;

(17)

13

4. Pelaksanaan pemberian dukungan kerja sama bidang sumberdaya, pemasyarakatan perpustakaan dan kelembagaan perpustakaan;

5. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan teknis pengelola perpustakaan dan fungsional pustakawan;

6. Pelaksanaan pengkajian akreditasi perpustakaan dan sertifikasi pustakawan;

7. Pelaksanaan pengembangan jabatan fungsional pustakawan;

8. Pelaksanaan penyelenggaraan jaringan perpustakaan;

9. Pelaksanaan penilaian dan penetapan angka kredit jabatan fungsional pustakawan;

10. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang Pembinaan Perpustakaan;

11. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Atasan.

b. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok Bidang Perpustakaan yang berkenaan dengan pengelolaan perpustakaan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai fungsi :

1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan koleksi perpustakaan dan kebijakan teknis preservasi koleksi perpustakaan;

2. Pelaksanaan pengkajian bahan kebijakan teknis pedoman pengolahan bahan dan koleksi perpustakaan;

3. Pelaksanaan penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan koleksi perpustakaan;

4. Pelaksanaan pemberiaan dukungan kegiatan deposit, preservasi dan pengolahan bahan dan koleksi perpustakaan;

5. Pelaksanaan pemberian dukungan kerjasama dan pelestarian koleksi;

(18)

14

6. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, penjilidan, reproduksi bahan pustaka;

7. Pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam;

8. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang pengelolaan perpustakaan;

9. Pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.

4. Bidang Kearsipan

a. Bidang Kearsipan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi Dinas dalam lingkup pengelolaan arsip dan pembinaan, pengawasan dan pengembangan kearsipan.

b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Bidang Kearsipan mempunyai fungsi :

1. menyusun rencana kegiatan bidang kearsipan;

2. mengkoordinasikan pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan arsip;

3. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Seksi;

4. mengkoordinasikan para Kepala Seksi;

6. melaksanakan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian serta pembinaan dan pengembangan semua jenis kearsipan;

7. melaksanakan kerjasama antara instansi dan lembaga terkait dalam rangka pembinaan kearsipan;

8. menyelenggarakan kajian dan pengembangan sumber daya kearsipan;

9. menyelenggarakan kajian produk hukum kearsipan;

10. melaksanakan pengelolaan dan inventarisasi kearsipan;

11. melaksanakan penilaian angka kredit arsiparis;

(19)

15

13. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan

Bidang Kearsipan terdiri dari : a. Seksi Pengelolaan Arsip dan

b. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan.

Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.

a. Seksi Pengelolaan Arsip

Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang kearsipan yang berkenaan dengan pengelolaan kearsipan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :

1. melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Pengelolaan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas;

2. melakukan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pengelolaan arsip;

3. melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pengelolaan arsip;

4. melakukan penerimaan arsip hasil penyerahan dan pelaksanaan akuisisi arsip;

5. melakukan pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis inaktif;

6. melakukan pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan dan atau penyelamatan arsip statis;

7. melakukan fasilitasi pengolahan, penataan dan pemusnahan arsip pada perangkat daerah;

8. melakukan pemeliharaan, perawatan dan penyelamatan data base kearsipan;

9. melakukan fasilitasi digitalisasi arsip;

(20)

16

10. melakukan fasilitasi alih media arsip;

11. melakukan fasilitasi restorasi arsip;

12. melakukan fasilitasi akses bahan arsip elektronik;

14. melakukan penilaian arsip dan menentukan masa retensi arsip sesuai pedoman dan petunjuk teknisnya ;

15. melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Seksi Pengelolaan Arsip; dan

16. pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.

b. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan.

Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang kearsipan yang berkenaan dengan pembinaan dan pengembangan kearsipan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai fungsi:

1. melakukan penyusunan rencana kerja kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas;

2. melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pembinaan dan pengembangan kearsipan;

3. melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai pembinaan dan pengembangan kearsipan;

4. melakukan sosialisasi kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis bidang kearsipan;

5. melakukan penelitian, pengkajian dan pengembangan kearsipan;

(21)

17

6. melakukan penyusunan pola pembinaan dan pengembangan arsiparis dan SDM pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Daerah;

7. melakukan bimbingan teknis dan asistensi kearsipan 8. melakukan penyusunan jadwal retensi arsip;

9. melakukan kegiatan pemasyarakatan dan penyuluhan kearsipan;

10. melakukan pengawasan/supervisi tata kearsipan;

11. melakukan pembinaan dan pengembangan sarana dan prasarana kearsipan;

12. melakukan monitoring , evaluasi dan pelaporan kegiatan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan;

13. melaksanakan tugas-tugas lain sesuai bidang tugasnya yang diberikan oleh atasan langsung dan Kepala Dinas.

5. Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

a. Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Keasripan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi Dinas dalam lingkup layanan dan informasi perpustakaan dan kearsipan.

b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai fungsi :

1. menyusun rencana dan program kerja Bidang;

2. mengkoordinasikan program kerja masing-masing seksi;

3. mengkoordinasikan para kepala seksi;

5. penyusunan rencana dan program kegiatan bidang layanan dan informasi perpustakaan dan kearsipan;

6. penyiapan perumusan kebijakan teknis bidang layanan sirkulasi, referensi serta multimedia untuk perpustakaan dan kearsipan;

(22)

18

7. pengintegrasian sistem, pengolahan dan pemanfaatan di bidang layanan sirkulasi dan referensi serta multimedia untuk perpustakaan dan kearsipan;

8. pelayanan konsultasi teknis layanan dan informasi perpustakaan dan kearsipan;

9. pelaksanaan pemberian pelayanan rujukan dan penelusuran informasi bahan pustaka dan arsip;

10. pelaksanaan layanan kearsipan, akses informasi dan atau peminjaman arsip;

15. pelaksanaan kerja sama bidang perpustakaan dan kearsipan;

16. penyiapan standar pelayanan minimal dibidang perpustakaan dan kearsipan;

15. penyiapan standar operasional prosedur bidang layanan perpustakaan dan kearsipan;

16. melaksanakan pelayanan dan menginformasikan pelestarian bahan pustaka;

17. pelaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan

18. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala dinas.

Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, terdiri dari :

a. Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan, dan b. Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan.

(23)

19

Seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.

a. Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan

Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan yang berkenaan dengan perpustakaan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Seksi Layanan dan Informasi Perpustakaan mempunyai fungsi : 1. Pemberian jasa informasi perpustakaan (layanan sirkulasi

dan referensi);

2. menyiapkan bahan layanan sirkulasi;

3. menyiapkan bahan layanan referensi;

4. menyiapkan bahan kerja sama layanan perpustakaan;

5. menyiapkan bahan pengembangan otomasi perpustakaan, pelayanan dan penelusuran bahan pustaka;

6. penyelenggaraan pemasyarakatan budaya baca;

7. pelaksanaan layanan dan informasi bahan pustaka yang dilestarikan;

8. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas bidang layanan dan informasi perpustakaan;

9. pelaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung dan kepala dinas.

b. Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan

Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan mempunyai fungsi :

1. melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Layanan dan Informasi Kearsipan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas;

(24)

20

2. melakukan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai layanan dan informasi kearsipan;

3. melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis mengenai layanan dan informasi kearsipan;

4. melakukan layanan kearsipan, permohonan akses informasi dan atau peminjaman arsip;

5. melakukan penelusuran arsip;

6. melakukan penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip;

7. melakukan kegiatan promosi dan publikasi dalam rangka penyebaran informasi arsip;

8. melakukan penyediaaan bahan atau informasi program kegiatan layanan informasi kearsipan pada pengelola website;

9. melakukan kegiatan penyediaan jaringan informasi kearsipan;

10. melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan seksi Layanan dan Informasi Kearsipan;

11. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung dan kepala dinas.

6. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

Sesuai dengan pasal 3 Peraturan Bupati Kabupaten Ponorogo Nomor : 80 Tahun 2016 tentang Uraian Tugas Dan Fungsi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo, maka Susunan Organisasi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo adalah sebagai berikut (Struktur Organisasi terlampir) :

1). Kepala Dinas;

2). Sekretaris Dinas;

3). Kepala Bidang Perpustakaan;

4). Kepala Bidang Kearsipan;

(25)

21

5). Kepala Bidang Layanan dan Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

6). Kelompok Jabatan Fungsional.

2.2. Sumber Daya Perangkat Daerah

1. Sumber Daya Manusia

Untuk mengemban tugas pokok dan fungsi sebagaimana diuraikan di atas, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo didukung personil sebanyak 35 orang, terdiri dari :

a) Berdasarkan Kelompok Jabatan

No. Kelompok Jabatan Jumlah

(Orang) Persentase 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Eselon II Eselon III Eselon IV

Jabatan Fungsional Tertentu Jabatan Fungsional Umum Non PNS

1 3 5 10 11 5

2,86%

8,57%

14,28%

28,57%

31,42%

14,28%

Jumlah 35 100,00%

b) Berdasarkan Tingkat Pendidikan

No. Tingkat Pendidikan Jumlah

(Orang) Persentase a.

1.

2.

3.

4.

b.

1.

2.

3.

PNS

Pasca Sarjana (S2) Sarjana (S1/D4) Diploma (D3/ D2)

SLTA Non PNS D2 SLTA SD

1 16

8 5

1 3 1

2,86%

45,71%

22,86%

14,28%

2,86%

8,57%

2,86%

Jumlah 35 100,00%

c) Berdasarkan Usia

(26)

22

No. Rentang Usia Jumlah

(Orang) Persentase a.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

b.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

PNS

26 s.d 30 tahun 31 s.d 35 tahun 36 s.d 40 tahun 41 s.d 45 tahun 46 s.d 50 tahun 51 s.d 55 tahun 56 s.d 60 tahun Non PNS

21 s.d 25 tahun 26 s.d 30 tahun 31 s.d 35 tahun 36 s.d 40 tahun 41 s.d 45 tahun 46 s.d 50 tahun 51 s.d 55 tahun 56 s.d 60 tahun

3 3 4 6 4 8 2

1

1 1 1

1

8,57%

11,42%

17,14%

11,42%

22,85%

5,71%

2,86%

Jumlah 35 100,00%

d) Berdasarkan Golongan Kepangkatan

No. Kepangkatan Jumlah

(Orang) Persentase 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

Pembina Utama Muda / IV-c Pembina Tingkat I / IV-b Pembina / IV-a Penata Tk. I / III-d Penata / III-c Penata Muda Tk. I / III-b Penata Muda / III-a Pengatur Tk. I / II-d Pengatur / II-c

Pengatur Muda TK. I/ II-b

1 1 2 2 6 1 10

1 4 2

2,86%

5,71%

17,14%

2,86%

28,57%

2,86%

11,42 5,71%

Jumlah 30 100,00%

(27)

23

Berdasarkan data tentang SDM di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo yang tersaji tersebut diatas, maka bisa disimpulkan bahwa :

1. Dari segi tingkat pendidikan menunjukkan bahwa kualitas SDM pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo cukup untuk mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi, karena sebesar 71,43% tediri dari lulusan Diploma dan Sarjana.

2. Dari segi kualifikasi pendidikan menunjukkan bahwa SDM Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan dirasa masih kurang mampu melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan perpustakaan dan kearsipan, karena dari jumlah pegawai yang ada 5 orang yang berlatar pendidikan Ilmu Perpustakaan dan berpendidikan Ilmu Kearsipan sebanyak 4 orang.

3. Dari segi golongan kepangkatan menunjukkan bahwa pegawai pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo sudah cukup mampu untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi, karena 23 orang (80,01 %) dari jumlah yang ada, minimal golongan III.

4. Dari segi jumlah pegawai, menunjukkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo kekurangan pegawai, karena hanya berjumlah 35 orang ( PNS : 30 orang , dan Non PNS : 0 orang), sehingga ada beberapa pegawai yang kelebihan beban kerja, serta ada 4 pejabat yang kosong sehingga memperlambat proses kerja.

5. Dari segi usia, menunjukan bahwa pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo yang mencapai usia diatas 50 tahun sebanyak 10 orang dengan persentase sebesar 28,56%. Ini berarti sepertiga dari seluruh pegawai sudah mendekati masa pensiun. Hal ini bisa memicu kurangnya produktifitas dalam bekerja.

Dari 5 kesimpulan tersebut diatas, untuk bisa mencapai target yang telah ditetapkan, diperlukan adanya tambahan 4 pejabat untuk memenuhi jabatan yang sedang kosong, pegawai

(28)

24

dengan kualifikasi pendidikan Perpustakaan dan Kearsipan yang memadai, tenaga fungsional umum dan tenaga teknis lain (pengadministrasi keuangan) yang berusia relatif masih muda.

2. Sarana Prasarana

Sebagai penunjang operasional kelembagaan, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo ditunjang dengan sarana dan prasarana berupa tanah, bangunan gedung, alat transportasi, peralatan dan perlengkapan kantor. Adapun inventaris dinas sampai dengan tahun 2021 adalah sebagai berikut :

NO NAMA BARANG JUMLAH KET

1. Tanah 2 bidang

2. Bangunan Gedung 2 gedung

3. Depo Arsip 1 gedung

4. Buku 15.394 judul/

28.726 eks

5. Rak buku 17 buah

6. Rak display 1 buah

7. Rak tas 1 buah

8. Rak koran 1 buah

9. Rak katalog 1 buah

10. Lemari 2 buah

11. Filing kabinet 9 buah

12. Meja baca 8 buah

13. Meja kerja 26 buah

14. Meja sirkulasi 1 buah 15. Meja study carel 1 buah

16. Meja komputer 1 buah

17. Kursi pejabat 2 buah

18. Kursi baca 26 buah

19. Kursi kerja 33 buah

(29)

25

20. Kursi tamu 2 set

20. Komputer PC 19 buah 2 rusak

21. Printer 13 buah 4 rusak

22. Laptop / Notebook 10 buah 3 rusak

23. Fax 2 buah 1 rusak

24. Camera 2 buah 1 rusak

25. Barcode 2 buah

26. Mobil Perpustakaan

Keliling 2 unit

27. Mobil Dongen Keliling 1 unit

28. Mobil dinas 3 unit

29. Sepeda motor dinas 7 unit

30. AC Split 21 unit

31. TV 2 unit

32. Kipas angin 6 buah 2 rusak

33. Jam dinding 8 buah 1 rusak

34. Papan pengumuman 1 buah

35. Papan data 2 buah

36. Papan struktur

organisasi 1 buah

37. Papan struktur

organisasi 1 buah

38. Mesin ketik manual 1 buah Rusak

39. Mesin Foto copy 1 buah Rusak

40. LCD Proyektor + layar 1 unit

41. Brankas 1 unit

42. Lemari besi/metal 4 unit

43. Lemari kayu 8 buah

44. Handycam 1 buah

45. Lemari Es 1 unit

46. Kompor Gas 1 unit

47. Tabung Gas 1 set

48. Alat Pemadam 8 buah

(30)

26

Berdasarkan data sarana dan prasarana tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa :

1. Perlu penambahan Koleksi bahan pustaka, dengan bertambahnya tahun, berkembangnya teknologi dan informasi tidak sebanding dengan bertambahnya koleksi bahan pustaka, ini terlihat dari besaran penambahan pengadaan koleksi bahan pustaka relatif kecil.

2. Peralatan yang ada kurang optimal dalam menunjang operasional kegiatan rutin kantor. Terutama Komputer, Scanner, Printer dan instalasi jaringan internet. Hal ini mengingat semakin majunya perkembangan teknologi terutama teknologi digital, dengan demikian Dinas ini dituntut untuk dapat bersaing dalam hal pelayanan kepada masyarakat. Dalam hal ini perpustakaan dan kearsipan terus mengembangkan sistem otomasi, sehingga banyak diperlukan sarana dan prasarana penunjang seperti yang tersebut diatas.

3. Jumlah mobil perpustakaan keliling hanya 2 dan yang 1 kondisinya tidak memadai untuk menjangkau lokasi yang jauh, sehingga pelayanan perpustakaan keliling kurang optimal. Pada tahun 2020 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mendapatkan Mobil Dongeng Keliling dari program CSR Bank Jatim. Meskipun berlabelkan Mobil Dongeng Keliling, Mobil ini dapat digunakan untuk sarana perpustakaan keliling. Didalamnya terdapat beberapa koleksi bahan pustaka yang cukup.

4. Perlu adanya penambahan meubeler (meja/ kursi pengunjung) untuk pemustaka dan pegawai administrasi. Mengingat kondisi meubeler yang kurang dan sudah usang. Khusus untuk meja/

kursi pengunjung akan lebih ideal jika meja kursi tidak dari kayu. Bisa menggunakan sofa yang nyaman agar para pengunjung betah berada di Perpustakaan,

5. Perlu penambahan sarana dan prasarana pengelolaan arsip.

6. Perlu penambahan Depo Arsip, mengingat semakin lama dokumen/arsip yang dikelola semakin banyak seiringan dengan meningkatnya pemahaman masyarakat tentang penting nya suatu dokumen/arsip.

(31)

27

3. Sumber Daya Lainnya

Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah penerapan teknologi informasi pada pekerjaan administratif di perpustakaan agar lebih efektif dan efisien. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya.

Ekses penerapan sistem otomasi perpustakaan langsung dapat dimanfaatkan oleh pengelola dan pemustaka, yaitu : manajemen pengadaan bahan pustaka (aquisition management) , pengolahan bahan pustaka atau katalogisasi, layanan informasi (information services), layanan sirkulasi, temu balik informasi (information retrieval) atau OPAC (Online Public Access Catalog).

Di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo, penerapan sistem otomasi perpustakaan yang sudah digunakan adalah Integrated Library System (INLIS) , yang meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Pengolahan

Pengolahan yang sudah dilakukan meliputi kegiatan inventarisasi koleksi dan pembuatan katalog.

b. Temu Kembali Informasi

Sistem temu kembali informasi yang dilakukan adalah dengan menggunakan Online Public Access Catalog (OPAC) yang sudah terintegrasi di system otomasi. Sehingga memudahkan dalam pencarian judul/subyek buku.

c. Pengelolaan Anggota

Pengelolaan anggota bisa dilakukan dengan system otomasi sehingga data lebih akurat dan lengkap. Kedepannya dengan semakin lengkapnya sarana/prasarana, pendaftaran anggota bisa dilakukan secara online.

d. Statistik

Statistik yang sudah tersedia adalah manajemen pelaporan yang terintegrasi di system otomasi, misalnya : meliputi statistic

koleksi anggota , peminjaman.

e. Arsip berbasis e-arsip

(32)

28

Sistem komputersisasi dalam penyimpanan berbasis data, sehingga akan lebih mudah dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

f. Depo Arsip

Penyimpanan arsip yang aman, tertib dan modern.

2.3. Kinerja Pelayanan Perangkat Daerah

Kinerja Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo diukur daru tingkat pencapaian kinerja berdasarkan sasaran/target Renstra periode sebelumnya, kinerja ini menurut indikator kinerja urusan wajib dan/atau indikator kinerja pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo.

Capaian kinerja melalui pelaksanaan renstra periode Tahun 2016 – 2020 diperoleh realisasi sebagaimana tabel berikut :

(33)

Tabel T-C.23

Pencapaian Kinerja Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo

Tahun 2016 - 2020

No

Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi Perangkat

Daerah

Target

NSPK Target IKK

Target Indikator

Lainnya

Target Renstra Perangkat Daerah

Tahun Ke- Realisasi Capaian Tahun Ke- Rasio Capaian pada Tahun Ke-

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20)

1 Jumlah pengunjung

perpustakaan 7.000 7.10

0 7.200 - - 2.132 4.165 3.930 - - 30,46

% 58,66

% 54,58

% 298,59

% -

2 Jumlah

perpustakaan desa/

kelurahan/ sekolah

30 30 30 - - 30 30 30 - - 100% 100% 100% 100% -

3 Indeks Minat Baca

Masyarakat - - - 40% 40% - - - 40,78

% 42,3 % - - - 101,95

% 105,75

% 4 Indeks Kepuasan

Masyarakat 69,50% 70% 71% 78% 78% 70% 71,18

% 72,39

% 78,50

% 80,53

% 100,72

% 101,69

% 101,96

% 100,64

% 103,24

%

5

Persentase jumlah OPD yang

menyelenggarakan kearsipan secara baku

70% 70% 80% 40% 50% 6% 12% 47% 51% 55% 8,57% 17,14

% 58,75

% 127,50

% 110,00

%

(34)

Tabel T-C.24

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo

Tahun 2016 - 2020

Uraian Anggaran pada Tahun Ke- Realisasi Anggaran pada Tahun Ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-

Rata-rata Pertumbuhan

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Anggaran Realisasi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)

Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo

Rp 881.125.

000

Rp 869.016.

000

Rp 1.108.894.

150

Rp 670.467.

564

Rp 859.570.

247

Rp 851.747.

253

Rp 1.059.674.

010

Rp 621.485.

149

97,55% 98,01% 95,56% 92,69% 41% 41%

(35)

31

2.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Perangkat Daerah

2.4.1. Tantangan

Tantangan pengembangan pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo selama 5 (lima) tahun kedepan dapat digambarkan seperti di bawah ini :

 Terpenuhinya kuantitas dan kualitas SDM di Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Ponorogo, sehingga tidak ada lagi karyawan/karyawati yang kelebihan beban kerja.

 Terpenuhinya tenaga pustakawan dan Arsiparis secara kuantitas dan kualitas, sehingga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo bisa berkembang sesuai harapan.

 Terpenuhinya sarana dan prasarana yang memadai untuk penunjang tugas dan fungsi, yang mendukung dan memperlancar kinerja karyawan/karyawati yang berdampak pada penyelesaian pekerjaan tepat waktu.

 Tersedianya ruang baca yang representative, sehingga pemustaka interes berkunjung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo

 Bertambahnya sarana mobil perpustakaan keliling sehingga pelayanan mobil perpustakaan keliling bisa optimal.

 Bertambahnya pemahaman masyarakat akan adanya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di Kabupaten Ponorogo.

 Bertambahnya pemahaman masyarakat dan aparatur pemerintah akan arti pentingnya nilai sebuah arsip, sebagaimana yang tertuang dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009.

 Tersedianya Record Center yang layak sebagai tempat penyimpanan seluruh arsip yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo.

(36)

32

2.4.2. Peluang

Adapun peluang pengembangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di Kabupaten Ponorogo adalah sebagai berikut :

1. Keseluruhan masyarakat Kabupaten Ponorogo .

2. Peningkatan jumlah ketersediaan bahan pustaka yang diproduksi, baik cetak maupun elektronik.

3. Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi.

4. Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), salah satunya sangat diperlukan penyiapan SDM berkualitas.

5. Semakin meningkatnya jasa perpustakaan dalam pemenuhan kebutuhan informasi khususnya terhadap pelajar, mahasiswa dan tenaga pendidik.

6. Pemerintah Kabupaten Ponorogo memiliki banyak SKPD, organisasi masyarakat, lembaga pendidikan dan dunia usaha yang semuanya merupakan pencipta arsip.

7. Dinamisnya kegiatan di setiap SKPD, organisasi masyarakat, lembaga pendidikan dan dunia usaha, tentunya juga akan meningkatnya volume penciptaan arsip.

8. Prasarana depo arsip yang masih belum optimal pemanfaatannya, dalam arti masih sanggup menampung arsip dalam jumlah besar.

9. Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dapat meningkatkan pelayanan dan pengelolaan arsip berbasis e-arsip.

(37)

33

BAB III

PERMASALAHAN DAN ISU-ISU STRATEGIS PERANGKAT DAERAH

3.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan Perangkat Daerah

1. Identifikasi Faktor-Faktor Internal

Secara garis besar, permasalahan-permasalah yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo adalah sebagai berikut :

Tabel T-B.35

Pemetaan Permasalahan untuk Penentuan Prioritas dan Sasaran Pembangunan Daerah

No Masalah

pokok Masalah Akar Masalah

(1) (2) (3) (4)

1 Rendahnya minat baca masyarakat

Belum optimalnya pengelolaan perpustakaan

Sarana dan prasarana yang belum memadai

Terbatasnya SDM perpustakaan

Belum adanya perpustakaan yang terakreditasi dan

berstandart nasional Kurangnya dukungan pengambil kebijakan Pemerintah untuk

pengembangan perpustakaan yang lebih ideal

Kurangnya peran

perpustakaan sebagai wadah bagi pegiat literasi dan

komunitas peduli kemajuan pendidikan

Terbatasnya koleksi bahan pustaka cetak maupun elektronik

Belum optimalnya layanan dan informasi perpustakaan

Kurangnya insentif untuk kegiatan perpustakaan keliling diluar hari kerja

Terbatasnya anggaran untuk kegiatan transformasi berbasis inklusi sosial

Ruang layanan dan informasi perpustakaan yang kurang menarik dan kurang nyaman

(38)

34

Belum optimalnya pengelolaan perpustakaan berbasis

teknologi informasi 2 Rendahnya

kesadaran terkait pentingnya tata kelola kearsipan secara baku

Belum optimalnya penyelenggaraan kearsipan

Terbatasnya anggaran untuk kegiatan penyelenggaraan kearsipan

Sarana dan prasarana yang belum memadai

Kurangnya SDM Kearsipan Kurangnya pengetahun tentang kearsipan sehingga hal-hal yang berkaitan dengan arsip kurang diperhatikan Kurangnya pengelolaan arsip berbasis digital

Belum optimalnya layanan dan informasi kearsipan

Kurangnya penelusuran arsip bernilai sejarah

Ruang layanan dan informasi kearsipan yang kurang layak Belum adanya Sistem

Informasi yang mendukung layanan dan informasi

kearsipan beserta SDM yang mumpuni

3.2 Telaahan Visi Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih

Menelaah Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih ditujukan untuk memahami arah pembangunan yang akan dilaksanakan selama kepemimpinan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih untuk mengidentifikasi faktor-faktor penghambat dan pendorong pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo yang dapat mempengaruhi pencapaian Visi dan Misi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah tersebut.

3.2.1 Visi dan Misi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Kabupaten Ponorogo terpilih

Visi-Misi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Kabupaten Ponorogo terpilih periode 2021 – 2021 adalah sebagai berikut :

(39)

35

Visi :

" Mewujudkan Ponorogo HEBAT (Harmonis, Elok, Bergas, Amanah dan Tangkas ”

Misi :

1. Meningkatkan perekonomian daerah berbasis pertanian dan pariwisata;

2. Mewujudkan kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan pelayanan dasar, pemberdayaan masyarakat dan pembangunan budaya;

3. Mewujudkan pembangunan infrastruktur dan lingkungan hidup yang berkualitas dan berkelanjutan;

4. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang amanah, tangkas dan responsif.

Mengingat eratnya kaitan antara Renstra Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo dengan dokumen RPJMD Kabupaten Ponorogo tahun 2021 - 2026, maka dalam penyusunannya harus menjadikan dokumen tesebut sebagai acuan, artinya indikator kinerja Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo harus diarahkan untuk mencapai target kinerja sesuai dengan kewenangan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo yang telah dicantumkan dalam target kinerja RPJMD.

3.2.2 Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan terkait dengan Visi dan Misi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih

Berdasarkan urusan dan kewenangan yang dimiliki, dalam rangka pencapaian Misi Pemerintah Kabupaten Ponorogo, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan memiliki kontribusi untuk mewujudkan Misi dalam RPJMD sesuai dengan urusan yang dimiliki, yaitu :

Misi 2 “ Mewujudkan Kesejahteraan Masyarakat melalui Peningkatan Pelayanan Dasar, Pemberdayaan Masyarakat dan Pembangunan Budaya ”

(40)

36

bertujuan untuk membantu tugas Kepala Daerah yang terpilih dalam meningkatkan minat baca masyarakat di Kabupaten Ponorogo yang sesuai dengan tujuan urusan perpustakaan.

Misi 4 “ Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Amanah, Tangkas dan Responsif ”

bertujuan untuk untuk membantu tugas Kepala Daerah yang terpilih dalam meningkatkan tertib penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Ponorogo yang sesuai dengan tujuan urusan kearsipan.

Sasaran Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah : 1. Meningkatnya Indeks Pembangunan Literasi dan Kegemaran

Membaca di Kabupaten Ponorogo;

2. Meningkatnya Tertib Arsip di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Ponorogo.

Masing-masing Sasaran Strategis ini memiliki beberapa Indikator Kinerja.

1. Sasaran Strategis “Meningkatnya Indeks Pembangunan Literasi dan Kegemaran Membaca di Kabupaten Ponorogo” mempunyai indikator kinerja sebagai berikut :

- Persentase Minat Baca Masyarakat

Indikator ini untuk mengetahui seberapa besar tingkat minat budaya baca masyarakat ponorogo dengan melakukan survey kepada masyarakat oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo.

- Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)

Indikator ini untuk mengetahui tingkat kepuasan masyarakat terhadap Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dalam urusan perpustakaan dan kearsipan, dengan demikian nantinya hasil IKM ini dapat dijadikan acuan bagi dinas untuk lebih meningkatkan kinerja pelayanan bagi masyarakat. Disini dapat diketahui kekurangan maupun kelebihan dari pelayanan, baik itu secara kedinasan maupun personal (SDM) dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

(41)

37

2. Sasaran Strategis “Meningkatnya Tertib Arsip di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Ponorogo” mempunyai indikator kinerja sebagai berikut :

- Prosentase Perangkat Daerah yang menyelenggarakan kearsipan secara baku.

Dari Indikator ini dapat diketahui seberapa besar pemahaman dari Perangkat Kabupaten Ponorogo tentang pentingnya sebuah dokumen/arsip, dimana dokumen/arsip tersebut dapat dijadikan tolok ukur pembangunan suatu daerah, serta menjadi suatu sumber sejarah.

3.2.2 Faktor Penghambat dan Pendorong Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Dengan berpedoman pada RPJMD maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai tugas dan fungsinya bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program dan kegiatan yang berkontribusi dalam menunjang keberhasilan mewujudkan target capaian program prioritas utama. Dalam perjalanan pelaksanaan program dan kegiatan tentunya terdapat faktor penghambat dan pendorong dalam urusan pelayanan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang dijelaskan sebagai berikut :

- Faktor Penghambat : Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia, kualitas layanan, sarana dan prasarana dan pengelolaan teknologi informasi yang belum maksimal

- Faktor Pendorong : Dukungan dana yang ideal, kebijakan pimpinan, dukungan instansi lain/swasta dan kesadaran masyarakat

(42)

38

3.3. Telaahan Renstra K/L dan Renstra Provinsi 3.3.1 Telaahan Renstra K/L

3.3.1.1 Telaahan Renstra Perpustakaan Nasional RI

Sasaran strategis Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang tertuang dalam Rencana Strategis (Renstra) tahun 2020 – 2024 adalah “ Terwujudnya Pembangunan Literasi dan Kegemaran Membaca Masyarakat ”. Sasaran strategis tersebut mempunyai 2 (dua) indikator kinerja yaitu “Nilai Kegemaran Membaca Masyarakat”

dan “Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat”. Indikator kinerja tersebut menjadi acuan tercapai atau tidaknya sasaran strategis yang direncanakan.

Sasaran strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo telah selaras dengan sasaran strategis Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Akan tetapi terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi antara lain :

- Permasalahan Pelayanan PD : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo telah melakukan program dan kegiatan untuk mewujudkan pembangunan literasi dan kegemaran membaca dalam berbagai bentuk meskipun belum maksimal.

- Faktor Penghambat : Globalisasi dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) terutama penggunaan gawai.

- Faktor Pendorong : Tingginya kebutuhan masyarakat terhadap informasi memberikan peluang kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai penyedia informasi melalui bahan bacaan di Perpustakaan Umum Kabupaten Ponorogo. Adanya sarana layanan publik terbaru milik pemerintah (face off Jalan H.O.S. Cokroaminoto) yang dapat dimanfaatkan sebagai sarana promosi perpustakaan dan minat baca. Adanya dukungan dan kerjasama dari banyak pihak dalam pembentukan pojok baca.