RENCANA STRATEGIS (RENSTRA) PERUBAHAN TAHUN

(1)

PEMERINTAH KOTA BATAM

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

RENCANA STRATEGIS

(RENSTRA) PERUBAHAN

TAHUN 2016-2021

(2)

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Landasan Hukum 1.3 Maksud dan Tujuan 1.4 Sistematika Penulisan

BAB II GAMBARAN PELAYANAN OPD

2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi OPD.

2.2 Sumber Daya OPD.

2.3 Kinerja Pelayanan OPD .

2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan OPD

BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI 3.1 Analisa Permasalahan dan Isu-Isu Strategis

BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN 4.1 Visi dan Misi OPD

4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah OPD 4.3 Strategi dan Kebijakan

BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF

BAB VI INDIKATOR KINERJA OPDYANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD

(3)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, bahwa perencanaan pembangunan daerah disusun secara berjangka meliputi rencana pembangunan jangka panjang (RPJP) Daerah untuk jangka waktu 20 tahun, rencana pembangunan jangka menengah (RPJM) Daerah dan Rencana Strategis (Renstra) OPD untuk jangka waktu 5 tahun, dan rencana pembangunan tahunan yang selanjutnya disebut Rencana Kerja Pembangunan (RKP) Daerah dan Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renja OPD).

Sebagaimana amanat tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam wajib menyusun Perubahan Rencana Strategis (Renstra) sesuai kewenangan dan tugas pokok dan fungsinya. Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam disusun berdasarkan RPJMD Kota Batam Periode 2016-2021.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam adalah Salah satu OPD penyelenggara yang memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa yang merupakan identitas dan harkat sebuah bangsa karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa serta potensi keberadaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan memiliki peran dalam peningkatan kecerdasan anak terutama anak-anak hinterland melalui membaca dan juga memiliki peran sebagai Pembina bagi pustakawan dan arsiparis di lingkungan pemerintah Kota Batam.

Kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam merupakan kegiatan yang mampu mendorong masyarakat madani yang cerdas dan dapat berperan dalam proses membentuk masyakat yang berwawasan luas Selain itu Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Batam adalah salah satu pilar utama dalam perlindungan dan menyelamatan memori daerah yang harus memperoleh

(4)

kesempatan utama, dukungan, perlindungan dan pengembangan seluas- luasnya sebagai wujud nyata dalam pengembangan anak bangsa dan penghargaan terhadap memori sebuah bangsa.

Keberadaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bukan berarti tanpa masalah.

Menurut data yang dihimpun oleh Sub Bagian Program dan Keuangan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam, permasalahan yang dihadapi berkaitan dengan pengelolaan yang kurang professional. Hal tersebut dikarenakan terbatasnya sarana dan prasarana serta masih kurangnya SDM yang berkualitas. Melihat permasalahan yang dihadapi tersebut,. Dinas Perpustakan dan Kearsipan Kota Batam harus memilki program dalam meningkatkan minat baca masyarakat yang tertuang dalam Perubahan Rencana Strategis (RENSTRA).

Perubahan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam Tahun 2016 -2021 mempunyai nilai strategis dalam memberikan arah dan sekaligus menjadi acuan bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam mewujudkan kota madani yang berwawasan dan sebagai memori kolektif bangsa khususnya Daerah Kota Batam. Perubahan Renstra Tahun 2016 - 2021 juga merupakan dokumen perencanaan pembangunan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk periode lima (5) tahun yang akan datang, yang dijabarkan kedalam Visi, Misi, Tujuan, Strategi, Kebijakan,Program dan Kegiatan pembangunan yang disusun sesuai dengan tugas dan fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam.

Penyusunan Perubahan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam Tahun 2016 – 2021 berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Batam dilakukan dengan melihat hasil kegiatan pembangunan yang dicapai pada lima tahun sebelumnya (periode 2011-2016), fenomena yang ada, isu strategis yang dihadapi serta mempertimbangkan kajian strategis sebagai bentuk upaya menjaga keberlanjutan capaian kinerja OPD yang baik, serta rumusan kegiatan penting yang belum terlaksana untuk dilaksanakan pada periode selanjutnya. Perubahan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam menjadi acuan dalam penyusunan Rencana Kerja (Renja) tahunan, dan merupakan dasar evaluasi

(5)

1.2. Landasan Hukum

Landasan Hukum Penyusunan Perubahan Rencana Straregis (RENSTRA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam mengacu pada :

1. Undang-Undang No. 25 Tahun 2004, tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;

2. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;

3. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ;

4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014, tentang Pemerintahan Daerah;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;

6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara, Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah ;

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;

8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata cara Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana PembangunanJangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah ;

9. Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 2 Tahun 2013 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kota Batam Tahun 2005 - 2025 ;

(6)

10. Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2016 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kota Batam Tahun 2016 - 2021 ;

11. Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 10 Tahun 2016 tentang Organisasi Perangkat Daerah ;

1.3. Maksud dan Tujuan

Perubahan Renstra OPD ini merupakan dokumen perencanaan lima tahunan Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagai penjabaran dari RPJM Daerah dan mengacu pada RPJPD Kota Batam, yang memuat Visi, Misi, Tujuan, Strategi, Kebijakan, Program dan Kegiatan Pembangunan yang disusun sesuai dengan tugas dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah dan bersifat indikatif.

Adapun tujuan Penyusunan Perubahan Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam adalah :

1. Menetapkan visi, misi, strategi dan kebijakan yang akan dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam dalam kurun waktu lima tahun yang akan datang.

2. Menjadi pedoman bagi penyusunan Renja OPD, yang memuat kebijakan, program dan kegiatan pembangunan, baik yang dilaksanakan langsung oleh pemerintah daerah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat.

3. Mewujudkan perencanaan kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam yang sinergis, terpadu dan konsisten serta berkesinambungan dengan perencanaan pembangunan daerah.

4. Memberikan arah atas kesinambungan antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam.

5. Meningkatkan kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam dalam kurun waktu 5 (lima) tahun kedepan (2016-2021) sehingga mampu untuk mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan.

6. Menjaga konsistensi perencanaan dan pemilihan program serta prioritas kegiatan sehingga mengarah pada visi misi yang telah ditentukan.

(7)

7. Sebagai alat ukur pencapaian kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam

1.4. Sistematika Penulisan

Sistimatika penulisan renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah : BAB I PENDAHULUAN

Memuat Latar Belakang, Landasan Hukum, Maksud dan Tujuan dan Sistematika Penulisan

BAB II GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT OPD

Memuat Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi OPD, Sumber Daya OPD, Kinerja Pelayanan OPD dan Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan OPD

BAB III PERMASALAHAN DAN ISU-ISU STRATEGIS OPD

Memuat Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan OPD, Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih, Telaahan Renstra K/L dan Renstra Provinsi/Kabupaten/Kota, Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis, Penentuan Isu-isu Strategis

BAB IV TUJUAN DAN SASARAN

Memuat Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah OPD

BAB V STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN

Memuat Tabel Tujuan, sasaran, Arah Strategi dan Kebijakan OPD dan Tabel Relevansi dan Konsistensi antar Pernyataan Visi dan Misi RPJMD OPD

BAB VI RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN

Memuat Tabel Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran, dan Pendanaan Indikatif OPD.

(8)

BAB VII KINERJA PENYELENGGARAAN BIDANG URUSAN

Memuat Tabel Indikator Kinerja OPD yang mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD

BAB VIII P E N U T U P

(9)

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN OPD

2.1. Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam dibentuk berdasarkan : a. Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 7 Tahun 2001

b. Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kota Batam Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 12 Tahun 2007 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kota Batam, Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi OPD Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam adalah :

Melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan serta melaksanakan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana tersebut diatas, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam mempunyai Fungsi :

1. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas pokok melakukan penyusunan dan pelaksanaan urusan pemerintahan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan serta tugas lain yang diberikan Walikota.

2. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pasal ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai fungsi :

a. Penyusunan dan pelaksanaan program kerja bidang Perpustakaan dan Kearsipan;

b. Perumusan kebijakan teknis bidang pengelolaan Perpustakaan dan Kearsipan;

c. Pelaksanaan pelestarian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam daerah;

d. Penyelenggaraan urusan Pemerintah dan pelayanan umum di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;

(10)

e. Pelaksanaan kerjasama perpustakaan dan kearsipan dengan instansi lain;

f. Pelaksanaan pembinaan pengelolaan arsip statis dilingkungan pemerintah daerah;

g. Pelaksanaan layanan jasa kearsipan bagi perangkat daerah;

h. Pengeloaan arsip statis yang telah diakusisi;

i. Pelaksanaan pengendalian dan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan dilingkungan pemerintah kota;

j. Pelaksanaan pembentukan jaringan informasi arsip statis dilingkungan pemerintah kota;

k. Pembinaan tenaga fungsional pustakawan dan arsiparis dilingkungan pemerintah kota;

l. Pengelolaan urusan ketatausahaan kantor;

m. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam merupakan OPD dengan SOTK baru yang dulunya adalah Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Batam, kemudian berdasarkan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 10 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi dan Tata kerja Dinas Daerah Kota Batam, maka SOT Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam terdiri dari :

1. Kepala Dinas ( Esselon II b)

2. Sekretaris ( Esselon III a)

- Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian ( Esselon IV a) - Kepala Subbagian Program dan Keuangan ( Esselon IV a) 3. Kepala Bidang Layanan dan Pelestarian ( Esselon III b) - Kepala Seksi Layanan Perpustakaan ( Esselon IV a) - Kepala Seksi Pelestarian Bahan Pustaka ( Esselon IV a) - Kepala Seksi Non Naskah ( Esselon IV a) 4. Kepala Bidang Pengolahan dan Pembinaan ( Esselon III b) - Kepala Seksi Pengadaan Bahan Pustaka ( Esselon IV a) - Kepala Seksi Pengolahan Bahan Pustaka ( Esselon IV a) - Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan ( Esselon IV a) 5. Kepala Bidang Kearsipan ( Esselon III b)

(11)

- Kepala Seksi Penataan dan Pengelolaan ( Esselon IV a) - Kepala Seksi Pelestarian ( Esselon IV a)

GAMBAR...

STRUKTUR ORGANISASI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

SEKSI LAYANAN DAN PEMBINAAN

SEKSI PENATAAN DAN PENGELOLAAN

SEKSI NON NASKAH SEKSI PELESTARIAN

BIDANG PELESTARIAN DAN KEPUSTAKAAN

BIDANG PENGOLAHAN DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN

BIDANG KEARSIPAN

SEKSI LAYANAN PERPUSTAKAAN

SEKSI PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA

SEKSI PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

SEKSI PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

SEKSI PEMBINAAN PERPUSTAKAAN KEPALA DINAS

S E K R E T A R I S

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

SUB BAGIAN PROGRAM DAN KEUANGAN

PROGRAM

(12)

Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

(1) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Dinas.

(2) Kepala Dinas mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, merumuskan, membina, mengendalikan, mengkoordinasikan dan mempertanggungjawabkan kebijakan teknis pelaksanaan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan daerah sesuai dengan kewenangannya.

(3) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Dinas mempunyai fungsi:

a. Perumusan kebijakan teknis di Bidang Pelestarian dan Kepustakaan, Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan, Bidang Kearsipan.

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum Bidang Pelestarian dan Kepustakaan, Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan, Bidang Kearsipan.

c. Pembinaan dan pelaksanaan di Bidang Pelestarian dan Kepustakaan, Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan, Bidang Kearsipan.

d. Pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan laporan kegiatan Dinas.

(4) Uraian tugas Kepala Dinas adalah sebagai berikut:

a. Menetapkan rencana dan program kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan kebijakan umum daerah sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan

(13)

teknis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang meliputi Sekretariat, Bidang Pelestarian dan Kepustakaan , Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan, Bidang Kearsipan, Unit Pelaksana Teknis serta Kelompok Jabatan Fungsional.

c. Membagi tugas dan mengarahkan sasaran kebijakan kepada bawahan sesuai dengan program yang telah ditetapkan agar pekerjaan berjalan lancar.

d. Membina bawahan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan cara memberikan reward and punishment untuk meningkatkan produktivitas kerja.

e. Mengevaluasi pelaksanaan kebijakan operasional dengan cara membandingkan pelaksanaan tugas dengan rencana program dan sasaran sesuai ketentuan perundangan agar diperoleh hasil yang maksimal.

f. Menetapkan penyusunan data dan informasi bahan penetapan Rencana Kerja Daerah yang meliputi: Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD), Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana Kerja (RENJA) serta rencana kerja lainnya sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.

g. Menetapkan penyusunan data dan informasi bahan penetapan Laporan Kinerja Daerah yang meliputi : Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban (LKPJ), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Informasi Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (ILPPD), Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan laporan lainnya sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-Undangan.

h. Menyelenggarakan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan (SPIP) dan program Reformasi Birokrasi di lingkungan pekerjaannya.

i. Merumuskan dan menetapkan target rencana pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) urusan wajib Pemerintahan

(14)

urusan Komunikasi dan Informatika berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-Undangan.

j. Menandatangani konsep naskah dinas sesuai dengan kewenangannya dalam lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

k. Merumuskan dan menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) di lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

l. Menyelenggarakan monitoring dan pembinaan pelaksanaan penyelesaian administrasi penataan organisasi, kelembagaan dan peningkatan kapasitas sumber daya aparatur Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

m. Menyelenggarakan monitoring dan pembinaan pelaksanaan produk hukum lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

n. Mengendalikan pemanfaatan dan pengelolaan sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan tugas-tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kepada para Kepala Bidang.

o. Mengendalikan pemanfaatan dan pengelolaan keuangan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

p. Menetapkan Bendaharawan Pengeluaran, Pemegang Barang, Pengurus Barang, Penatausahaan Keuangan, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, Pembantu Bendahara Pengeluaran sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah di lingkungan Dinas

q. Menyelenggarakan pemanfaatan teknologi informasi dalam tata kelola Pustaka dan kearsipan;

r. Melaporkan Akuntabilitas Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

s. Menyelenggarakan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat.

t. Mengesahkan laporan pelaksanaan kebijakan di Bidang Pelestarian dan Kepustakaan , Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan, Bidang Kearsipan sebagai bahan

(15)

pertanggungjawaban kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

u. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas- tugas di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

v. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

(5) Dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan uraian tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2),(3),(4), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan terdiri dari:

a. Sekretariat.

b. Bidang Pelestarian dan Kepustakaan

c. Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan d. Bidang Kearsipan

e. Kelompok Jabatan Fungsional

Paragraf 2 Sekretariat

Pasal 4 (1) Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris.

(2) Sekretaris mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam memimpin, membina, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas di bidang pengelolaan dan pelayanan kesekretariatan yang meliputi pengelolaan umum dan kepegawaian, pengkoordinasian penyusunan program dan anggaran, pengelolaan keuangan dan aset serta pengkoordinasian tugas-tugas dibidang.

(16)

(3) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sekretaris mempunyai tugas:

a. Pelaksanaan pengkoordinasian penyusunan program dan rencana kerja Dinas.

b. Pelaksanaan pengkoordinasian penyusunan pelaporan kegiatan Dinas.

c. Pelaksanaan pengkoordinasian pengelolaan dan pelayanan administrasi kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum dan kepegawaian, program dan anggaran serta keuangan dan aset.

d. Pelaksanaan penginventarisasian, penyusunan dan pengkoordinasian penatausahaan proses penanganan pengaduan.

e. Pelaksanaan pengkoordinasian penyelenggaraan tugas-tugas bidang.

f. Pembinaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan kesekretariatan.

g. Pemprosesan administrasi perizinan/rekomendasi.

(4) Uraian tugas Sekretaris adalah sebagai berikut :

a. Merumuskan program dan rencana kerja kesekretariatan berdasarkan kebijakan operasional Dinas sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Merumuskan penyusun kebijakan administratif kesekretariatan Dinas.

c. Menyelenggarakan pembinaan dan pengkoordinasian pengelolaan kepegawaian berkaitan dengan analisa rencana kebutuhan, kualifikasi, kompetensi dan seleksi pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

d. Melaksanakan pengkoordinasian penyusunan program, rencana kerja, dan pelaporan penyelenggaraan tugas-tugas di Bidang.

(17)

e. Melaksanakan pembinaan dan pengkoordinasian pengelolaan keuangan dan aset Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

f. Menyelenggarakan pengkoordinasian, pengelolaan pendokumentasian dan kearsipan peraturan perundang- undangan, surat menyurat, pengelolaan perpustakaan, protokol serta dan hubungan masyarakat.

g. Menyelenggarakan pengkoordinasian penyusunan data dan informasi bahan penetapan Rencana Kerja Daerah di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang meliputi: Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD), Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana Kerja (RENJA) serta rencana kerja Badan lainnya sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang- undangan.

h. Menyelenggarakan pengkoordinasian penyusunan data dan informasi bahan penetapan Laporan Kinerja Daerah di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang meliputi : Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban (LKPJ), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Informasi Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (ILPPD), Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan laporan lainnya sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-Undangan.

i. Mengendalikan pelaksanaan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan (SPIP) dan program Reformasi Birokrasi di lingkungan pekerjaannya.

j. Memeriksa, memaraf dan/atau menandatangani konsep naskah dinas sesuai dengan kewenangannya sesuai Tata Naskah Dinas.

k. Pengendalian pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada bidang-bidang di lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

l. Menyelenggarakan pembinaan Jabatan Fungsional.

(18)

m. Membuat telaahan staf sebagai bahan perumusan kebijakan kesekretariatan.

n. Melakukan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat.

o. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas kesekretariatan sebagai bahan pertanggung jawaban kepada atasan.

p. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

(5) Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Sekretariat terdiri dari :

a. Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan.

b. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Pasal 5

(1) Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian.

(2) Kepala Sub Bagian Perencanaan Program dan keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat lingkup perencanaan program.

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan mempunyai fungsi:

a. Penyusunan rencana dan program pengelolaan administrasi kerja dan administrasi keuangan Dinas.

b. Pelaksanaan pengendalian program meliputi kegiatan penyiapan bahan penyusunan rencana kegiatan Dinas, koordinasi penyusunan rencana, program dan Keuangan Dinas

(19)

serta koordinasi pengendalian program serta pengelolaan, pengendalian keuangan serta menyusun laporan keuangan, dan c. Evaluasi dan pelaporan lingkup pengelolaan administrasi

program kerja Dinas.

(4) Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan adalah sebagai berikut:

a. Menyiapkan bahan untuk menyusun rencana program kerja dan kegiatan pada lingkup Sub Bagian Perencanaan Program berbasis kinerja sesuai dengan lingkup dan tugasnya.

b. Membagi tugas kepada bawahan berdasarkan rumusan tugas pokok dan fungsi serta potensi bawahan agar pekerjaan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

c. Mengarahkan tugas kepada bawahan berdasarkan program kerja di Sub Bagian Perencanaan Program dan keuangan agar sasaran tetap terfokus.

d. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan pelaksanaan tugas Sub Bagian Perencanaan Program dan keuangan.

e. Menyusun bahan kebijakan operasional Program sebagai pedoman pelaksanaan Program dan Kegiatan serta mengatur mengendalikan kegiatan administrasi keuangan yang meliputi perencanaan pelaksanaan dan evaluasi serta pelporan pengelolaan keuangan Dinas.

f. Menyiapkan bahan analisis, pengumpulan, penyajian dan pelayanan data serta pengelolaan sistem informasi pembangunan dan menyiapkan bahan konsep naskah dinas urusan keuangan sesuai petunjuk dari pimpinan di lingkungan Dinas.

g. Menyiapkan bahan dan menyusun Rencana Anggaran untuk Belanja Tidak Langsung dan Belanja Langsung pada Dinas.

h. Melaksanakan proses pengelolaan keuangan serta pembukuan untuk pendapatan yang di bantu oleh bendahara penerima.

(20)

d. Menyiapkan bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain.

i. Mengkompilasi, penyusun program dan kegiatan administasi umum dan publik, serta bekerjasama dengan bidang-bidang dan unit terkait untuk mengkoordinasikan, mengusulkan dan merevisi kegiatan dan program sesuai kebutuhan Dinas.

j. Menyusun dan menganalisis bahan, data dan informasi dalam rangka penyelenggaraan Musyawarah Perencanaan Pembangunan Daerah untuk penyusunan dokumen Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD), Rencana Strategis (Renstra) OPD, Rencana Kerja (Renja) OPD, serta Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Walikota.

k. Menyusun dan melaksanakan analisis bahan, data dan informasi dalam penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) dan Informasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (IPPD) Dinas

l. Menganalisis bahan perumusan program prioritas Dinas sebagai bahan perencanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja.

m. Memberikan saran dan bahan pertimbangan kepada Sekretaris yang berkaitan dengan tugas Sub Bagian perencanaan program sebagai bahan pengambilan keputusan/kebijakan.

n. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan penyusunan program kerja Dinas sesuai dengan Kebijakan Kepala Dinas.

o. Menyusun dan/atau mengoreksi bahan penyusunan program kerja Dinas dan membuat laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kebijakan Kepala Badan.

p. Melaksanakan proses pengelolaan keuangan serta pembukuan untuk belanja pengeluaran.

q. Melaksanakan proses akuntansi dan pelaporan penatausahaan

(21)

r. Memantau kegiatan pemeriksaan dan penelitian kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan (SPP-UP), Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang (SPP-GU), Surat Permintaan Pembayaran Tambahan Uang (SPP-TU), Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

s. Menyusun dan/atau mengoreksi bahan penyusunan laporan keuangan Dinas sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

t. Menyiapkan bahan pelaksanaan penyelesaian tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah di lingkungan Dinas.

u. Menyiapkan bahan usulan Bendaharawan Pengeluaran, Pemegang Barang, Penatausahaan Keuangan, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, Pembantu Bendahara Pengeluaran, Sekretaris Kegiatan sesuai dengan Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

v. Melaksanakan tata kelola administrasi Barang Milik Daerah dilingkungan Dinas.

w. Mengonsep dan/atau mengoreksi susunan dan tulisan naskah dinas pada lingkup kewenangannya sesuai dengan Tata Naskah untuk ditandatangani pimpinan.

x. Membuat telaahan staf sebagai bahan kebijakan di lingkup program dan anggaran.

y. Melakukan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Sub Bagian Perencanaan Program.

z. Melakukan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat.

aa. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan mempertanggungjawabkan kepada Sekretaris.

(22)

bb. Melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

Pasal 6

(1) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian.

(2) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok Sekretaris lingkup administrasi umum dan kepegawaian.

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi:

a. penyusunan rencana dan program lingkup administrasi umum dan kepegawaian.

b. pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah Dinas, penataan kearsipan Dinas, penyelenggaraan kerumahtanggaan Dinas, dan pengelolaan perlengkapan.

c. pelaksanaan administrasi kepegawaian yang meliputi kegiatan, penyiapan dan penyimpanan data kepegawaian, penyiapan bahan usulan mutasi, cuti, disiplin, pengembangan pegawai dan kesejahteraan pegawai.

d. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup administrasi umum dan kepegawaian.

(4) Uraian tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebagai berikut :

a. menyusun rencana pelaksanaan kegiatan di bidang umum dan kepegawaian sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. menganalisis bahan kebijakan teknis Sekretaris sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

c. menyusun rencana dan program kerja operasional kegiatan

(23)

d. membagi tugas kepada bawahan berdasarkan rumusan tugas pokok dan fungsi serta potensi bawahan agar pekerjaan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

e. mengarahkan tugas kepada bawahan berdasarkan program kerja di Sub Bagian Umum dan kepegawaian agar sasaran tetap terfokus.

f. memproses penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat- surat, dan pengelolaan dokumentasi serta kearsipan.

g. menyiapkan bahan dan pemeriksaan serta paraf pada penulisan tata naskah dilingkungan Dinas.

h. melaksanakan pelayanan keprotokolan, humas dan rapat-rapat dilingkungan Dinas.

i. melaksanakan pengurusan kerumahtanggaan, keamanan, ketertiban dan kebersihan kantor.

j. melaksanakan pemeliharaan dan perawatan lingkungan kantor, gedung kantor, kendaraan Dinas dan aset lainnya.

k. menyusun administrasi dan penyiapan rencana kebutuhan sarana dan prasarana perlengkapan Dinas. meliputi:

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, inventarisasi dan pencatatan perlengkapan pada Dinas.

l. melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan pendokumentasian peraturan perundang-undangan di lingkungan Dinas.

m. melaksanaan koordinasi dalam menyiapkan bahan pengurusan administrasi kepegawaian yang meliputi : pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan serta dokumentasi data kepegawaian, rencana kebutuhan formasi dan mutasi pegawai, kenaikan pangkat, gaji berkala, pension dan cuti pegawai, kartu pegawai, kartu isteri/kartu suami, Taspen, Taperum, Asuransi Kesehatan Pegawai, Absensi, Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga, izin belajar dan tugas belajar, ujian dinas/ujian penyesuaian ijazah, ijin penceraian, pengelolaan administrasi

(24)

n. menyusun dan menyiapkan bahan usulan pegawai untuk mengikuti pendidikan/pelatihan struktural, teknis dan fungsional di lingkungan Dinas.

o. melaksanakan fasilitasi pembinaan umum kepegawaian yang meliputi : analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, pengkajian kompetensi dan kualifikasi jabatan, rencana kebutuhan dan pengembangan karier serta disiplin pegawai.

p. Melaksanakan pengkoordinasian administrasi penyusunan penilaian prestasi kerja pegawai, daftar nominatif pegawai dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK).

q. mengonsep dan/atau mengoreksi susunan dan tulisan naskah dinas pada lingkup kewenangannya sesuai dengan Tata Naskah untuk ditandatangani pimpinan.

r. membuat telaahan staf sebagai bahan kebijakan di bidang administrasi umum dan kepegawaian.

s. melakukan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

t. melakukan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat.

u. menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta penyajian data hasil kegiatan Sub Bagian Umum dan kepegawaian.

v. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan mempertanggungjawabkan kepada Sekretaris.

w. melaksanakan tugas lain dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

Paragraf 3

Bidang Pelestarian dan Kepustakaan

Pasal 8

(25)

(1) Bidang Pelestarian dan Kepustakaan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang.

(2) Kepala Pelestarian dan Kepustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas lingkup Bidang Pelestarian dan Kepustakaan .

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Bidang Pelestarian dan Kepustakaan mempunyai fungsi:

a. penyusunan rencana dan program lingkup Pelestarian dan Kepustakaan .

b. penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Pelestarian dan Kepustakaan .

c. Penyelenggaraan pelayanan publik dan administrasi urusan pemerintahan daerah lingkup Pelestarian dan Kepustakaan, dan d. pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

Pelestarian dan Kepustakaan.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Bidang Pelestarian dan Kepustakaan mempunyai tugas:

a. merumuskan rencana program kerja dan kegiatan di Bidang Pelestarian dan Kepustakaan yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. Merumuskan rencana dan mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis di Bidang Pelestarian dan Kepustakaan .

c. merumuskan penyusunan penetapan kinerja Bidang Pelestarian dan Kepustakaan .

d. menjelaskan, membimbing dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan rencana program yang telah ditetapkan agar program dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

e. Perumusan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan

(26)

f. merumuskan pelayanan jasa perpustakaan dan informasi layanan kerjasama perpustakaan dan otomasi, layanan bibliografi dan literatur.

g. Melaksanakan silang layanan antar perpustakaan.

h. Melaksanakan Pelestarian Naskah Kuno dan koleksi budaya etnis nusantara

i. mengoreksi susunan dan tulisan naskah dinas pada lingkup kewenangannya sesuai dengan Tata Naskah untuk ditandatangani pimpinan.

j. merumuskan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Bidang Pelestarian dan Kepustakaan . k. melaksanakan hubungan kerja fungsional dengan OPD,

Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat

l. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan di Bidang Pelestarian dan Kepustakaan . m. melaksanakantugas lain dari atasan sesuai tugas pokok dan

fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

(5) Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (4), Bidang Pelestarian dan Kepustakaan terdiri dari :

a. Seksi Layanan Perpustakaan b. Seksi Pelestarian Bahan Pustaka c. Seksi Non Naskah

Pasal 9

(1) Seksi Layanan Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi.

(2) Kepala Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pelestarian dan

(27)

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai fungsi:

a. penyusunan program dan rencana kerja lingkup Seksi Layanan Perpustakaan

b. penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Seksi Layanan Perpustakaan.

c. pelaksanaan pengendalian lingkup Seksi Layanan Perpustakaan, dan

d. pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Seksi Layanan Perpustakaan.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Kepala Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas:

a. memproses dan menyusun bahan rencana program kerja dan kegiatan serta mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis Seksi Layanan Perpustakaan yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. memproses dan menyusun penetapan kinerja Seksi Layanan Perpustakaan.

c. merancang dan menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan Seksi Layanan Perpustakaan.

d. menjelaskan dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan rencana program yang telah ditetapkan agar program dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

e. Melaksanakan layanan sirkulasi, referensi/rujukan, ekstensi dan layanan multimedia.

f. mengonsep dan/atau mengoreksi susunan dan tulisan naskah dinas pada lingkup kewenangannya sesuai dengan Tata Naskah untuk ditandatangani pimpinan.

g. menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Seksi Layanan Perpustakaan.

h. melaksanakan hubungan kerja fungsional dengan OPD,

(28)

i. menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta penyajian data hasil kegiatan Seksi Layanan Perpustakaan.

j. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan Seksi Layanan Perpustakaan.

k. melaksanakan tugas lainnya dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

Pasal 10

(1) Seksi Pelestarian Bahan Pustaka dipimpin oleh seorang Kepala Seksi.

(2) Kepala Seksi Pelestarian Bahan Pustaka mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pelestarian dan Kepustakaan .

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pelestarian Bahan Pustaka mempunyai fungsi:

a. penyusunan program dan rencana kerja lingkup Pelestarian Bahan Pustaka penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Pelestarian Bahan Pustaka.

b. pelaksanaan pengendalian lingkup Pelestarian Bahan Pustaka, dan

c. pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Pelestarian Bahan Pustaka.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Seksi Pelestarian Bahan Pustaka mempunyai tugas:

a. memproses dan menyusun bahan rencana program kerja dan kegiatan serta mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis Seksi Pelestarian Bahan Pustaka yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. memproses dan menyusun penetapan kinerja Pelestarian Bahan Pustaka.

(29)

c. merancang dan menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan Pelestarian Bahan Pustaka.

e. Melaksanakan pencarian, penghimpunan, pelestarian (konservasi) bahan pustaka;

g. menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Seksi Pelestarian Bahan Pustaka.

h. melaksanakan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat

i. menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta penyajian data hasil kegiatan Seksi Pelestarian Bahan Pustaka.

j. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan Seksi Pelestarian Bahan Pustaka.

Pasal 11

(1) Seksi Non Naskah dipimpin oleh seorang Kepala Seksi.

(2) Kepala Seksi Non Naskah mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pelestarian dan Kepustakaan .

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Non Naskah mempunyai fungsi:

a. penyusunan program dan rencana kerja lingkup Non Naskah penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Non Naskah.

b. pelaksanaan pengendalian lingkup Non Naskah, dan

(30)

c. pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Non Naskah.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Kepala Seksi Non Naskah mempunyai tugas:

a. memproses dan menyusun bahan rencana program kerja dan kegiatan serta mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis Seksi Non Naskah yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. memproses dan menyusun penetapan kinerja Seksi Non Naskah

c. merancang dan menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan Seksi Non Naskah menjelaskan dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan rencana program yang telah ditetapkan agar program dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

d. mengumpulkan Naskah-Naskah Kuno.

e. mengumpulkan terbitan-terbitan tentang Daerah.

f. mengumpulkan Naskah-Naskah Langka.

g. mengonsep dan/atau mengoreksi susunan dan tulisan naskah dinas pada lingkup kewenangannya sesuai dengan Tata Naskah untuk ditandatangani pimpinan.

h. menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Seksi Non Naskah.

i. melaksanakan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat

j. menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta penyajian data hasil kegiatan Seksi Non Naskah.

k. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan Seksi Non Naskah.

l. melaksanakan tugas lainnya dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

(31)

Paragraf 4

Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan

Pasal 12

(1) Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang.

(2) Kepala Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas lingkup Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan mempunyai fungsi:

a. penyusunan rencana dan program lingkup Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

b. penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

c. Penyelenggaraan pelayanan publik dan administrasi urusan pemerintahan daerah lingkup Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan, dan

d. pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas:

a. merumuskan rencana program kerja dan kegiatan di Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan

yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

(32)

b. merumuskan rencana dan mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis di Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

c. merumuskan penyusunan penetapan kinerja Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan

d. menjelaskan, membimbing dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan rencana program yang telah ditetapkan agar program dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

e. Pengelolaan karya cetak dan karya rekam

f. Perumusan penilaian dan penetapan angka kredit pustakawan pelaksana sampai dengan pustakawan penyedia dan pustakawan pertama sampai dengan pustakawan muda.

g. merumuskan upaya peningkatan minat dan budaya baca melalui promosi perpustakaan, penyuluhan dan bimbingan tentang pemanfaatan dan penggunaan perpustakaan dokumentasi dan informasi.

h. mengoreksi susunan dan tulisan naskah dinas pada lingkup kewenangannya sesuai dengan Tata Naskah untuk ditandatangani pimpinan.

i. merumuskan Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

j. melaksanakan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat

k. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan di Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

l. melaksanakantugas lain dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

(1) Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (4), Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan terdiri dari :

(33)

a. Seksi Pengadaan Bahan Pustaka b. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka c. Seksi Pembinaan Perpustakaan

Pasal 13

(1) Seksi Pengadaan Bahan Pustaka dipimpin oleh seorang Kepala Seksi.

(2) Kepala Seksi Pengadaan Bahan Pustaka mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pengolahan dang Pembinaan Perpustakaan.

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pengadaan Bahan Pustaka mempunyai fungsi:

a. penyusunan program dan rencana kerja lingkup Pengadaan Bahan Pustaka.

b. penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Pengadaan Bahan Pustaka.

c. pelaksanaan pengendalian lingkup Pengadaan Bahan Pustaka, dan

d. pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Pengadaan Bahan Pustaka.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Kepala Seksi Pengadaan Bahan Pustaka mempunyai tugas:

a. memproses dan menyusun bahan rencana program kerja dan kegiatan serta mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis Seksi Pengadaan Bahan Pustaka yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. memproses dan menyusun penetapan kinerja Seksi Pengadaan Bahan Pustaka.

c. merancang dan menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan Pengadaan Bahan Pustaka.

(34)

e. melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.

g. menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Seksi Pengadaan Bahan Pustaka.

i. menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta penyajian data hasil kegiatan Seksi Pengadaan Bahan Pustaka.

j. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan Seksi Pengadaan Bahan Pustaka.

Pasal 14

(1) Seksi Pengolahan Bahan Pustaka dipimpin oleh seorang Kepala Seksi.

(2) Kepala Seksi Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai fungsi:

a. penyusunan program dan rencana kerja lingkup Pengolahan Bahan Pustaka.

b. penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Pengolahan

(35)

c. pelaksanaan pengendalian lingkup Pengolahan Bahan Pustaka, dan

d. pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Pengolahan Bahan Pustaka.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Seksi Pengolahan Bahan Pustaka mempunyai tugas:

a. memproses dan menyusun bahan rencana program kerja dan kegiatan serta mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis Seksi Pengolahan Bahan Pustaka yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. memproses dan menyusun penetapan kinerja Seksi Pengolahan Bahan Pustaka.

c. merancang dan menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan Pengolahan Bahan Pustaka.

e. Melaksanakan inventarisasi pengolahan karya cetak dan karya rekam serta melestarikan terbitan daerah untuk dimanfaatkan oleh masyarakat.

g. menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Seksi Pengolahan Bahan Pustaka.

i. menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta penyajian data hasil kegiatan Seksi Pengolahan Bahan Pustaka.

j. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan Seksi Pengolahan Bahan Pustaka.

(36)

Pasal 15

(1) Seksi Pembinaan Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi.

(2) Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang Pengolahan dan Pembinaan Perpustakaan.

(3) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai fungsi:

a. penyusunan program dan rencana kerja lingkup Pembinaan Perpustakaan.

b. penyusunan petunjuk teknis operasional lingkup Pembinaan Perpustakaan.

c. pelaksanaan pengendalian lingkup Pembinaan Perpustakaan, dan

d. pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup Pembinaan Perpustakaan.

(4) Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas:

a. memproses dan menyusun bahan rencana program kerja dan kegiatan serta mengkaji bahan perumusan kebijakan umum dan teknis Seksi Pembinaan Perpustakaan yang berbasis kinerja sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b. memproses dan menyusun penetapan kinerja Seksi Pembinaan Perpustakaan.

c. merancang dan menyiapkan bahan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan Seksi Pembinaan Perpustakaan.

(37)

e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap perpustakaan khusus/instansi, perguruan tinggi, sekolah dan perpustakaan umum (kecamatan, desa dan rumah ibadah).

f. Melaksanakan analisa, pembinaan dan bimbingan sumber daya manusia dibidang perpustakaan.

g. Melaksanakan kerjasama antar instansi dan lembaga terkait.

h. Melaksanakan upaya peningkatan minat dan budaya baca melalui promosi perpustakaan, penyuluhan dan bimbingan tentang pemanfaatan dan penggunaan perpustakaan dokumentasi dan informasi serta pembentukan sudut baca masyarakat.

i. mengonsep dan/atau mengoreksi susunan dan tulisan naskah dinas pada lingkup kewenangannya sesuai dengan Tata Naskah untuk ditandatangani pimpinan.

j. menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan Publik (SPP), dan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) pada lingkup Seksi Pembinaan Perpustakaan.

k. melaksanakan hubungan kerja fungsional dengan OPD, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat

l. menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta penyajian data hasil kegiatan Seksi Pembinaan Perpustakaan.

m. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menyusun pelaporan tugas dan kegiatan Seksi Pembinaan Perpustakaan.

n. melaksanakan tugas lainnya dari atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

2.2. Sumber Daya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana tersebut diatas, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam, perlu didukung oleh

(38)

Sumber Daya Manusia Aparatur yang cukup handal dan profesional dalam melaksanakan tugastugas dibidang perpustakaan, dan kearsipan khususnya dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Sumber daya manusia yang ada saat ini pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam .Jumlah Pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam berjumlah 31orang sebagai berikut :

Tabel 1.1

Data Pegawai Berdasarkan Gender Tahun 2018

No Jenis Kelamin Jumlah %

1 Laki-laki 10 32.26

2 Perempuan 21 67.74

Jumlah 31 100

Jumlah laki-laki dan perempuan menunjukkan bahwa pekerjaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang banyak berhubungan dengan pelayanan dapat dikerjakan oleh laki-laki maupun perempuan, tidak mengutamakan pada jenis kelamin tertentu. Dengan komposisi gender yang ada menunjukkan bahwa laki-laki dan perempuan mempunyai kesempatan yang sama dalam meniti karir di instansi tersebut.

(39)

Tabel 1.2

Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Tahun 2018

No Pendidikan

Status Kepegawaian

Jumlah %

PNS CPNS THD

1 SD 0 0 0 0 0

2 SMP 0 0 0 0 0

3 SMU 8 0 0 8 25.81

4 Diploma 5 0 1 6 19.34

5 S1 14 0 0 14 45.16

6 S2 4 0 0 4 12.90

Jumlah 31 0 1 31 100

Dilihat dari tabel berdasarkan tingkat pendidikan tersebut diatas, jenjang pendidikan pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bervariasi dengan komposisi S1 45.16% dan S2 12.90%, Diploma sebanyak 19.34%, dan SMU sebanyak 25.81%. Sebenarnya dengan tingkat kualifikasi pendidikan tersebut diatas tidak mengganggu proses pekerjaan yang kebanyakan adalah berhubungan dengan pelayanan dan administrasi, tetapi idealnya perlu peningkatan kualitas pegawai baik melalui jenjang pendidikan formal maupun pelatihan dan bimbingan teknis sehingga kapasitas pegawai dapat diandalkan yang akhirnya dapat memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.

(40)

Tabel 1.3

Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Golongan Tahun 2018

No Golongan

Status Kepegawaian

Jumlah %

PNS CPNS

1 Gol I 0 - 0 0

2 Gol II 7 - 7 22.58

3 Gol III 16 - 16 51.61

4 Gol IV 8 - 8 25.81

Jumlah 31 - 31 100

Berdasarkan tabel 1.3 pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan golongan terdiri atas golongan II sebanyak 22.58%, golongan III sebanyak 51.61% dan golongan IV sebanyak 25.81%. Sedangkan pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan tingkat esselon yaitu esselon III/a sebanyak 1 orang , eselon IV/b 3 orang dan esselon IV/a sebanyak 11 orang

Di samping pendidikan formal, beberapa pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga telah mengikuti pendidikan struktural yaitu Diklatpim IV sebanyak 1 orang, data selengkapnya dapat dilihat pada tabel 1.4 berikut:

(41)

Tabel 1.4

Jumlah Pegawai yang Telah Mengikuti Pendidikan Struktural Tahun 2018

No Tingkat Diklatpim Jumlah

1 I -

2 II 1

3 III 2

4 IV 11

Jumlah 14

2.3. Kinerja Pelayanan OPD .

Kondisi Pelayan OPD saat ini, Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selama lima tahun dapat dilihat sebagaimana berikut :

1). Data Jumlah Pengunjung

NO TAHUN KATEGORI

PENGUNJUNG

JENIS KELAMIN

TOTAL

L P

1 2011

PELAJAR 574 859

41.640

SWASTA 860 261

MAHASISWA 364 379

PNS 473 394

2 2012

PELAJAR 778 835

55.250

SWASTA 749 610

MAHASISWA 622 655

PNS 628 648

3 2013 PELAJAR 607 749

45.270

SWASTA 456 508

(42)

PNS 476 535

4 2014

PELAJAR 607 749

46.950

SWASTA 456 508

MAHASISWA 662 644

PNS 484 585

5 2015

PELAJAR 718 874

57.010

PELAJAR 574 859

SWASTA 860 261

MAHASISWA 364 379

2). Data Koleksi Buku URAIAN SATUAN

TAHUN

2011 2012 2013 2014 2015 2016 Buku Umum Eksemplar 675 480 828 678 400 637

Buku Pendidikan Eksemplar - - 375 535 300 589 Buku Referensi Eksemplar 40 67 48 200 150 118

2). Data Judul Buku

URAIAN SATUAN

TAHUN

2011 2012 2013 2014 2015 2016 Koleksi Perpustakaan Judul 9.181 9.402 9.719 10.297 12.345 545

Sebagaimana Tabel diatas bahwa perkembangan pencapaian Kinerja sesuai dengan data yang tersedia menunjukkan kecenderungan kinerja yang dicapai adalah baik. Hal ini terlihat dari kinerja yang meningkat dari tahun ke tahun. Namun peningkatan tersebut masih belum optimal untuk mendorong tumbuh kembangnya Minat Baca Masyarakat.

Sedangkan dalam bidang Kearsipan selama ini masih pasif dalam

(43)

penyimpanan arsip yang baik. Jadi fungsi bagian kearsipan adalah membina ASN Arsiparis di lingkungan OPD yang ada. Bukan berarti fungsi Kearsipan sendiri dikesampingkan karena arsip memiliki dasar sebagai jati diri suatu OPD dan merupakan tombak dari admistratif suatu daerah.

Untuk saat ini Bagian Kearsipan masih menyimpan dan merawat beberapa arsip penting, Arsip yang dipelihara adalah sebanyak 463 arsip.

Beberapa arsip tersebut antara lain:

 Arsip Pilkada pemilihan Walikota dan Wakil Walikota Tahun 2006,

 Rekapitulasi Pilkada Walikota dan Wakil Walikota Tahun 2006 dari 12 Kecamatan,

 Arsip Dokumen dan Surat dan berkas pendukung persyaratan bakal calon Walikota/Wakil Walikota Tahun 2005,

 Berkas formulir persyaratan bakal calon Walikota/Wakil Walikota Tahun 2006

 Arsip Nama-nama saksi pasangan calon walikota dan wakil walikota tahun 2006

 Surat Keputusan Kelompok penyelenggara pemungutan suara (KPPS) tahun 2006

 Profil Kecamatan se-Kota Batam

 Data RT- RW Kecamatan se-Kota Batam

 Arsip Foto-foto Tempo Dulu yang di Repro dari ANRI

 Surat-surat Perjanjian Antara Kesultanan Riau Dengan Pemerintahan VOC dan Hindia Belanda 1984-1909

 Repro-repro Arsip dari OPD

 Peta Wilayah Kecamatan se Kota Batam

(44)

 CD yang berisikan Data – data Kegiatan dan Foto-Foto penting

Kondisi Pelayan OPD saat ini, Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selama lima tahun dapat dilihat sebagaimana berikut :

Tabel 2.1

Pencapaian Kinerja Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam

No. Indikator Kinerja

Tar get SP M

Targ et Indik

ator

Target Renstra OPD Tahun ke- Realisasi Capaian Tahun ke-

Rasio Capaian Tahun ke-

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2016 2017 2018 2016 2017 2018

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1

Jumlah Pengunjun g dalam satu Tahun

- - 5% 5% 6% 7% 8% 9% 5% 10,42% - 2.8%

2

Arsiparis yang dibina di setiap OPD

- - - 8 8 8 8 8 - 14 - - 6%

(45)

Tabel 2.2

Anggaran dan realisasi Pendanaan Pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batam

No. Urusan/Program/Indikator Kinerja

Target Anggaran Renstra OPD Tahun ke- Realisasi Anggaran Tahun ke- Rasio Capaian Tahun ke- Rata – rata Pertumbuhan

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2016 2017 2018 2016 2017 2018 Anggaran Realisasi

Peningkatan Pelayanan Keuangan Daerah

Peningkatan Pelayanan Administrasi Perkantoran

809.062.000 1.500.000.000 1.600.000.000 1.650.000.000 1.700.000.000 324.543.410 653.797.398,- 353.115.521

Pembangunan, Peningkatan dan Pengadaan Fasilitas sarana

dan Prasarana Perkanoran Pemerintahan

Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

278.178.000 1.000.000.000 800.000.000 800.000.000 800.000.000

Urusan Meningkatkan Akses dan Kualitas Layanan Perpustakaan dan Kearsipan Kepada

Masyarakat Program Pengembangan

Budaya baca dan Pembinaan Perpustakaan

- Jumlah Pengunjung dalam satu Tahun - Jumlah Peminat yang

mengikuti Lomba 103.340.000 400.000.000 500.000.000 600.000.000 700.000.000 89.628.400 100.040.000 61.066.500

- Jumlah Kelurahan dalam cakupan

47.550.000 250.000.000 350.000.000 450.000.000 500.000.000 69.595.000 33.000.000 46.800.000 - Jumlah Pengelolaa