REVIEW DAN RENSTRA RENCANA STRATEGIS SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH (RENSTRA SKPD) TAHUN

(1)

REVIEW DAN RENSTRA

RENCANA STRATEGIS

SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH

(RENSTRA – SKPD)

TAHUN 2016 – 2021

PEMERINTAH KABUPATEN PASER

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

KABUPATEN PASER

(2)

PEMERINTAH KABUPATEN PASER

DINAS KEARSIPAN DAN

PERPUSTAKAAN

RENCANA KERJA DAN ANGGARAN

TAHUN ANGGARAN 2019

DOKUMEN PELAKSANAAN ANGGARAN SATUAN KERJA

PERANGKAT DAERAH (DPA SKPD)

(3)

Review dan Revisi Renstra SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan i

KATA PENGANTAR

Perencanaan strategis merupakan sarana manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi masa depan. Dengan demikian rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk kita bekerja menuju 5 tahun ke depan. Perencanaan Strategis adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mendapatkan kejelasan arah dan tujuan suatu organisasi. Dalam perencanaan tersebut dilakukan analisis masalah, identifikasi potensi pemecahan masalah, dan menyusun program dan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Penyusunan Review dan Revisi Rencana Strategis (Renstra) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser mengacu kepada Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD) Pemerintah Kabupaten Paser Tahun 2016-2021. Renstra tersebut menjabarkan visi dan misi kepala daerah terpilih menjadi visi, misi, program dan kegiatan SKPD sesuai dengan tugas pokok dan fungsi sehingga tersedia dokumen perencanaan yang komprehensif.

Review dan Revisi Rencana Strategis (Renstra) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser Tahun 2016-2021 merupakan pedoman pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser untuk 5 (lima) tahun ke depan, yang memuat rencana pembangunan kearsipan dan perpustakaan yang tergambar dalam tujuan, sasaran, strategi, kebijakan, program, dan kegiatan beserta rencana pendanaan disertai dengan indikator dan target capaian.

Dengan tersusunnya renstra tersebut semoga dapat dijadikan panduan dalam penyusunan perencanaan dalam upaya mencapai Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati terpilih periode 2016-2021, khususnya di bidang kearsipan dan perpustakaan.

Tana Paser, Juni 2019 KEPALA,

Hj. HERWATI, SE

Pembina Utama Muda / IV.c NIP. 19601219 198603 2 004

(4)

Review dan Revisi Renstra SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan ii

DAFTAR ISI Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... ii

Daftar Tabel ... iii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Landasan Hukum ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan ... 3

1.4. Sistimatika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN PELAYANAN PERANGKAT DAERAH ... 6

2.1. Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser ... 6

2.2. Sumber Daya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser ... 23

2.3. Kinerja Pelayanan Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser ... 30

2.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser ... 32

BAB III ISU-ISU STRATEGIS ... 36

3.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan ... 36

3.2. Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih ... 42

3.3. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup ... 45

3.4. Penentuan Isu-Isu Strategis ... 45

BAB IV TUJUAN DAN SASARAN ... 47

4.1. Tujuan ... 47

4.2. Sasaran ... 47

BAB V STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN ... 53

BAB VI RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN ... 54

6.1. Program ... 54

(5)

Review dan Revisi Renstra SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan iii

6.3. Indikator Kinerja ... 57

6.4. Kelompok Sasaran... 58

6.5. Pendanaan Indikatif ... 58

BAB VII KINERJA PENYELENGGARAAN BIDANG URUSAN ... 78

BAB VIII PENUTUP ... 79

DAFTAR TABEL Tabel 1 Data SDM Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser………. 23

Tabel 2 Data Aset Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser………. 26

Tabel 3 Pencapaian Kinerja Pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan KabupatenPaser……… 30

Tabel 4 Anggaran dan Realisasi Pendanaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser………. 31

Tabel 5 Analisis SWOT………... 32

Tabel 6 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser Bidang Kearsipan….. 37

Tabel 7 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser Bidang Perpustakaan………. 39

Tabel 8 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser………. 47

Tabel 9 Tujuan dan Sasaran Sesuai Visi Misi………. 49

Tabel 10 Tujuan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sebelum Sesuai Review………. 51

Tabel 11 Sasaran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sebelum dan Sesudah Review………. 51

Tabel 12 Rencana Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaraan, dan Pendanaan Indikatif Dinas……….. 59

Tabel 13 Indikator Kinerja SKPD yang Mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD……… 72

(6)

Review dan Revisi Renstra SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Paser………..……….. 22

Gambar 2 Sistem, Prosedur dan Mekanisme Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Paser ………. 28

Gambar 3 Proses Kegiatan Akuisisi Terhadap Arsip -Inaktif Kacau dari

(7)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Review dan Revisi Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser merupakan dokumen perencanaan yang memuat program–program pembangunan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang bersifat indikatif yang akan dilaksanakan selama 5 (lima) tahun yaitu Tahun 2016 – 2021 yang merupakan penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka

Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Paser Tahun 2016 – 2021 Rencana

strategis (RENSTRA) ini bersifat dokumen perencanaan jangka menengah dan mempunyai peran yang sangat penting terutama dalam penyusunan rencana kerja (RENJA) setiap tahunnya, sebagai dasar penilaian kinerja pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan menjadi acuan dalam menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP).

Rencana Strategis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser 2016-2021, pada hakekatnya merupakan pernyataan komitmen bersama mengenai upaya terencana dan sistematis untuk meningkatkan kinerja serta cara pencapaiannya. Renstra adalah dokumen perencanaan taktis strategis yang menjabarkan potret permasalahan serta indikasi program yang akan dilaksanakan secara berencana dan bertahap melalui sumber pembiayaan APBD Kabupaten Paser dengan mengutamakan kewenangan wajib disusul dengan bidang Iainnya sesuai dengan prioritas dan kebutuhan. Untuk itu Renstra akan menjadi dasar perencanaan tahunan dan penyusunan anggaran pembangunan dan belanja daerah.

Dalam perumusan Renstra, tidak tertutup kemungkinan adanya perubahan atau perbaikan selama jangka waktu lima tahun yang disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan kebijakan yang berlaku. Oleh sebab itu Renstra Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Paser 2016-2021 perlu direview untuk menyesuaikan dengan adanya perubahan regulasi. Review dan Revisi Rencana

Strategi Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra – SKPD) disusun dengan

maksud menyediakan sebuah dokumen perencanaan secara komperhensif yang bertujuan untuk merumuskan Tujuan, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program dan

(8)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 2

Kegiatan Pembangunan sesuai tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan selaras dengan program prioritas Bupati terpilih.

Proses penyusunan dokumen perencanaan tersebut dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan seluruh unsur pelaku kepentingan yang dapat mengantisipasi arah pembangunan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam jangka waktu 5 (lima) tahun kedepan dengan tepat dan jelas serta tetap memperhatikan kebijakan dan program strategis Nasional dan Provinsi.

Rencana strategi ini juga diharapkan dapat membantu pengukuran dan evaluasi kinerja Instansi Pemerintah sebagai bagian tak terpisahkan dari system akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah secara keseluruhan sehingga penyelenggara Pemerintahan dan Pembangunaan dapat berlangsung secara berdayaguna, berhasilguna bersih dan bertanggung jawab.

1.2 LANDASAN HUKUM

Dalam penyusunan Review dan Revisi Renstra Strategi Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra-SKPD), beberapa peraturan dan ketentuan telah digunakan sebagai rujukan antara lain :

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;

2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;

4. Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;

6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59, Tahun 2007 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;

(9)

7. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 86 Tahun 2016 tentang Tata Cara Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Raperda Tentang RPJPD dan RPJMD, serta Tata Cara Perubahan RPJPD, RPJMD, dan RKPD

8. Peraturan Daerah Kabupaten Paser Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah;Peraturan Daerah Kabupaten Paser Nomor 12 tahun 2016 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kabupaten Paser Tahun 2016 – 2021

9. Peraturan Bupati Paser Nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Paser;

10. Peraturan Bupati Paser Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Paser;

11. Peraturan Bupati Paser Nomor 45 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Tugas Dan Fungsi, Susunan Organisasi Dan Tata Kerja Dinas Daerah;

1.3 MAKSUD DAN TUJUAN

Review dan Revisi Rencana Strategi Satuan Kerja Perangkat Daerah

(Renstra – SKPD) sebagai acuan penentuan pilihan program kegiatan tahunan

satuan kerja yang dibahas secara berjenjang dalam rangkaian Forum Musyawarah Perencanaan Pembangunan.

Berdasarkan pertimbangan tersebut maka Rencana Strategi Satuan Kerja

Perangkat Daerah (Renstra – SKPD) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan disusun

dengan maksud dan tujuan antara lain :

1. Menyediakan dokumen sebagai acuan resmi bagi Pemerintah Kabupaten Paser Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam penentuan prioritas program kegiatan tahunan yang akan dibiayai oleh APBN, APBD Provinsi dan APBD Kabupaten.

2. Memberikan gambaran tentang kondisi umum satuan kerja saat ini sehingga dapat memahami arah serta tujuan dan sasaran yang ingin dicapai SKPD. 3. Merupakan pedoman dasar evaluasi dan pengukuran keberhasilan atau

kegagalan pencapaian Tujuan, Sasaran, yang tertuang dalam Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser.

4. Memudahkan Instansi terkait untuk mengetahui program kegiatan yang akan dilaksanakan melalui lintas SKPD secara terpadu, terarah dan terukur.

(10)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 4 1.4 SISTEMATIKA PENULISAN

Review dan Revisi Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra – SKPD) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser disusun dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Menguraikan tentang latar belakang penyusunan Renstra – SKPD,

landasan hukum, maksud dan tujuan serta sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN PELAYANAN SKPD

Menggambarkan tugas pokok, fungsi dan Struktur Organisasi SKPD, Sumber Daya SKPD, Kinerja Pelayanan SKPD (capaian-capaian penting yang telah dihasilkan melalui pelaksanaan Renstra SKPD periode sebelumnya), Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD.

BAB III PERMASALAHAN DAN ISU-ISU STRATEGIS PERANGKAT DAERAH

3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Pelayanan Perangkat Daerah.

Pada bagian ini dikemukakan permasalahan-permasalahan

pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan beserta faktor-faktor yang mempengaruhinya.

3.2 Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala daerah dan wakil kepala daerah terpilih.

Bagian ini mengemukakan apa saja tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang terkait dengan visi, misi, serta program kepala daerah dan wakil kepala daerah terpilih.

3.3 Telaahan Renstra K/L dan Renstra

Bagian ini mengemukakan apa saja faktor-faktor penghambat ataupun faktor-faktor pendorong dari pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang mempengaruhi permasalahan pelayanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan ditinjau dari sasaran jangka menengah Renstra K/L ataupun Renstra Perangkat Daerah provinsi/kabupaten/kota.

(11)

BAB IV TUJUAN DAN SASARAN JANGKA MENENGAH PERANGKAT DAERAH

Pada bagian ini dikemukakan rumusan pernyataan tujuan dan sasaran jangka menengah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.

BAB V STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN

Pada bagian ini dikemukakan rumusan pernyataan strategi dan arah kebijakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam lima tahun mendatang.

BAB VI RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN SERTA PENDANAAN

Pada bagian ini dikemukakan rencana program dan kegiatan, indikator kinerja, kelompok sasaran, dan pendanaan indikatif.

BAB VII KINERJA PENYELENGGARAAN BIDANG URUSAN

Pada bagian ini dikemukakan indikator kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang secara langsung menunjukan kinerja yang akan dicapai Perangkat Daerah dalam lima tahun mendatang sebagai komitmen untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran RPJMD.

(12)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 6 BAB II

GAMBARAN PELAYANAN

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PASER

2.1 TUGAS, FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANISASI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PASER

2.1.1 Tugas dan Fungsi

Tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser berdasarkan Peraturan Bupati Paser Nomor 62 Tahun 2016 tentang rincian tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser, adalah sebagai berikut :

1. Sekretariat

Tugas :

Melaksanakan perencanaan program, kepegawaian, penatausahaan keuangan dan rumah tangga dinas, dan memberikan pelayanan administratif kepada satuan kerja di lingkungan Dinas.

Fungsi :

 Pelaksanaan penetapan penyusunan perencanaan program kegiatan Dinas:

 Pelaksanaan penetapan penyusunan anggaran berbasis kinerja dan penetapan indikator kinerja untuk setiap program/kegiatan;  Pelaksanaan pengelolaan dan penatausahaan keuangan Dinas ;  Pelaksanaan pengelolaan barang milik daerah pada Dinas, yang

meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, pemanfaatan dan pendayagunaan;

 Pelaksanaan pengendalian, evaluasi, pelaporan realisasi program kegiatan dalam rangka akuntabilitas kinerja instansi Pemerintah;  Pelaksanaan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan,

administrasi kepegawaian dan kediklatan;

 Pelaksanaan urusan rumah tangga, komunikasi, informasi, dan dokumentasi; dan

 Pelaksanaan tugas lain yang memiliki relevansi dengan tugas dan fungsi Sekretariat.

(13)

2. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Program

Tugas :

Melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.

Fungsi :

 Pelaksanaan penyusunan rencana program dan kegiatan dinas sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

 Pelaksanaan penyusunan Rencana Kegiatan Anggaran (RKA) Dinas;

 Pelaksanaan penyusunan dan penetapan indikator kinerja untuk setiap program dan kegiatan;

 Pelaksanaan penyusunan pelaksanaan program kegiatan, mengevaluasi dan melaksanakan pelaporan realisasi program dan kegiatan secara Periodik (bulan, triwulanan,semester dan tahunan);  Pelaksanaan penyusunan laporan pelaksanaan program dan kegiatan dalam rangka Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);

 Pelaksanaan pengelolaan data dan informasi sebagai bahan dokumentasi dan publikasi; dan

 pelaksanaan tugas lain yang relevan dengan tugas dan fungsi Subbagian Perencanaan Program.

3. Kepala Sub Bagian Keuangan

Tugas :

Melaksanakan pengelolaan dan menatausahakan keuangan Dinas. Fungsi :

 Pelaksanaan penyusunan anggaran belanja dinas yang meliputi belanja langsung dan tidak langsung, termasuk perubahannya;  Pelaksanaan penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)

dan Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran (DPPA);

 Pelaksanaan penyiapan dokumen Surat Perintah Membayar (SPM);

 Pelaksanaan penelitian kelengkapan Surat Perintah Pembayaran Langsung (SPP-Ls), surat perintah pembayaran uang persediaan

(14)

(SPP-UP), surat perintah Pembayaran Ganti Uang (SPP-GU) dan Surat Perintah Pembayaran Tambah Uang (SPP –TU);

 Pelaksanaan verifikasi Surat Pemintaan Pembayaran (SPP);

 Pelaksanaan pengujian tagihan dan melaksanakan pembayaran atas persetujuan Kepala Dinas selaku Pengguna Anggaran;

 Pelaksanaan pemungutan pajak penghasilan;

 Pelaksanaan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Dinas;  Pelaksanaan pembinaan, fasilitasi dan penatausahaan keuangan

pada unit pelaksana teknis Dinas; dan

 Pelaksanaan tugas lain yang relevan dengan tugas dan fungsi Subbagian Keuangan.

4. Kepala Sub Bagian Umum

Tugas :

Melaksanakan urusan rumah tangga, mengelola barang milik daerah dan administrasi kepegawaian.

Fungsi :

 Pelaksanaan perencanaan kebutuhan barang dan kebutuhan pemeliharaan barang milik Daerah pada Dinas;

 Pelaksanaan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemanfaatan, penatausahaan (pembukuan, inventarisasi dan pelaporan) pengamanan dan pemeliharaan barang milik daerah di lingkungan Dinas;

 Pelaksanaan Analisis Jabatan (ANJAB), pengusulan formasi jabatan fungsional angka kredit dan jabatan fungsional umum, penerapan kualifikasi jabatan, evaluasi pelaksanaan tugas jabatan struktural, dan peningkatan kompetensi PNSD di lingkungan Dinas;  Pelaksanaan penempatan dan pemindahan, kepangkatan,

penggajian, usulan pengangkatan dalam jabatan, pendidikan dan pelatihan, dan pembinaan disiplin, serta peningkatan kesejahteraan PNS di lingkungan Dinas;

 Pelaksanaan penyusunan uraian tugas jabatan fungsional umum/fasilitatif;

(15)

 Pelaksanaan pemantauan dan mengevaluasi pelaksanaan tugas satuan kerja di lingkungan Dinas;

 Pelaksanaan penerapan ketentuan tata naskah dinas, tata kearsipan, pakaian dinas, jam kerja dan perjalanan dinas pegawai di lingkungan Dinas;dan

 Pelaksanaan tugas lain yang relevan dengan tugas dan fungsi Subbagian Umum.

5. Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan

Tugas :

Melaksanakan pengkoordinasian, perumusan penetapan kebijakan dan perencanaan program kegiatan pengembangan kearsipan serta pembinaan.

Fungsi :

 Pelaksanaan perumusan penetapan kebijakan dan perencanaan program kegiatan pengembangan kearsipan serta pembinaan kearsipan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;  Pelaksanaan penetapan perencanaan teknis operasional program

kegiatan pengembangan kearsipan serta pembinaan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis, sistem kearsipan dan jaringan kearsipan di lingkungan Kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional;

 Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan Kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional;

 Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah,Badan Usaha Milik daerah Kabupaten, Kecamatan dan Kelurahan/Desa;

 Pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pemerintah daerah dan pengelolaan arsip statis yang di ciptakan oleh Pemerintah Daerah, BUMD, perusahaan swasta yang kantor usahanya dalam satu Daerah;

(16)

 Pelaksanaaan kegiatan kebijakan pengembangan dan pembinaan kearsipan jabatan fungsional arsiparis di skala kabupaten sesuai kebijakan nasional;

 Pelaksanaan pengkajian kegiatan pengembangan dan pembinaan kearsipan;

 Pelaksanaan pengawasan/supervisi dan pengendalian tugas dan fungsi pelayanan kearsipan perangkat daerah Kabupaten, Kecamatan dan Kelurahan/Desa oleh Seksi Pengembangan Kearsipan dan Pembinaan Kearsipan;

 Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan program kegiatan pengembangan dan pembinaan kearsipan; dan

 Pelaksanaan tugas lain yang memiliki relevansi dengan tugas dan fungsi Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan.

6. Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan

Tugas :

Melaksanakan urusan pengembangan kearsipan. Fungsi :

 Pelaksanaan perumusan penetapan kebijakan dan perencanaan program kegiatan pengembangan kearsipan serta pembinaan kearsipan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;  pelaksanaan penyusunan perencanaan program kegiatan

pengembangan kearsipan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

 pelaksanaan penyiapan bahan dan penyusunan perumusan penetapan kebijakan pengembangan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;  pelaksanaan perencanaan teknis operasional program kegiatan

pengembangan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 pelaksanaan koordinasi dan penyusunan rencana program dan petunjuk teknis dibidang pengembangan kearsipan;

 pelaksanaan rencana koordinasi pembinaan dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain pengembangan kearsipan;

(17)

 pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pengembangan kearsipan;

 pelaksanaan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;  Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan program kegiatan

Seksi Pengembangan Kearsipan;

 pelaksanaan tugas lain yang relevan dengan tugas dan fungsi Seksi Pengembangan Kearsipan.

7. Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan

Tugas :

Melaksanakan urusan pembinaan kearsipan. Fungsi :

 Pelaksanaan penyusunan perencanaan program kegiatan

pembinaan kearsipan sesuai dengan rencana strategis pemerintah daerah;

 Pelaksanaan penyiapan bahan dan penyusunan perumusan

penetapan kebijakan pembinaan kearsipan dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 Pelaksanaan perencanaan teknis operasional program kegiatan

pembinaan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 pelaksanaan kegiatan penyusunan rencana program dan petunjuk

teknis pembinaan kearsipan;

 pelaksanaan koordinasi pembinaan dan kerjasama dengan

lembaga dan instansi lain pembinaan kearsipan;

 pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pembinaan kearsipan;

 pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan

pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun;

 pelaksanaan perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana

yang berkala dan penyelamatan arsip Perangkat Daerah se Kabupaten;

(18)

 pelaksanaan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi

kewenangan daerah yang dinyatakan hilang dalam bentuk pencarian arsip;

 pelaksanaan koordinasi, bimbingan, pembinaan, pengawasan dan

pelaporan terhadap proses perizinan kegiatan pembinaan

kearsipan;

 pelaksanaan penyusunan dan pendataan kegiatan pembinaan

kearsipan;

 pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan program kegiatan

Seksi Pembinaan Kearsipan; dan

 pelaksanaan tugas lain yang relevan dengan tugas dan fungsi

Seksi Pembinaan Kearsipan.

8. Kepala Bidang Akuisisi dan Pengelolaan Kearsipan

Tugas :

Melaksanakan pengkoordinasian, perumusan penetapan kebijakan dan perencanaan program kegiatan akuisisi dan deposit serta pengelolaan dan layanan kearsipan.

Fungsi :

 Pelaksanaan perumusan penetapan kebijakan dan perencanaan

program kegiatan akuisisi dan deposit serta pengelolaan dan layamam kearsipan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

 Pelaksanaan penetapan perencanaan teknis operasional program

kegiatan akuisisi dan deposit serta pengelolaan dan layanan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan

statis di lingkungan Kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional;

 Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan

prasarana kearsipan di lingkungan kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional;

(19)

 Pengelolaan arsip statis perangkat daerah Kabupaten, Badan

Usaha Milik Daerah Kabupaten, Perusahaan Swasta dan perseorangan berskala Kabupaten;

 Pelaksanaaan pengelolaan kearsipan sesuai standar;

 Pelaksanaan pengkajian kegiatan pengembangan sarana dan

prasarana sesuai standar;

 Penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah berdasarkan

kebijakan nasional;

 Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan program kegiatan

akuisisi dan pengelolaan kearsipan; dan

 Pelaksanaan tugas lain yang memiliki relevansi dengan tugas dan

fungsi Bidang Akuisisi dan Pengelolaan Kearsipan.

9. Kepala Seksi Akuisisi dan Deposit

Tugas :

Melaksanakan urusan sistem akuisisi dan deposit. Fungsi :

 Pelaksanaan penyusunan perencanaan program kegiatan akuisisi

dan deposit sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

penetapan kebijakan akuisisi dan deposit sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

akuisisi dan deposit sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan

instansi lain akuisisi dan deposit kearsipan;

 Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian serta informasi

akuisisi dan deposit kearsipan;

 Pelaksanaan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

 Pelaksanaan tugas –tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang

Akuisisi dan Pengelolaan Kearsipan sesuai tugas dan fungsinya;

 Pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan program kegiatan

(20)

 Pelaksanaan tugas lain yang relevan dengan tugas dan fungsi

Seksi Akuisisi dan Deposit.

10. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layana Kearsipan

Tugas :

Melaksanakan urusan sistem pengelolaan dan layanan kearsipan. Fungsi :

pengelolaan dan layanan kearsipan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

penetapan kebijakan pengelolaan dan layanan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

pengelolaan dan layanan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 Pelaksanaan bahan penyusunan rencana program dan petunjuk

teknis pengelolaan dan layanan kearsipan;

instansi lain pengelolaan dan layanan kearsipan;

 Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pengelolaan dan

layanan kearsipan;

 Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian serta informasi

pengelolaan dan layanan kearsipan;

 Pelaksanaan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;

 Pelaksanaan tugas –tugas lain yang diberikan oleh Kepala Seksi

Pengelolaan dan Layanan Kearsipan sesuai tugas dan fungsinya;

Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan;

(21)

11. Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan

Tugas :

Melaksanakan pengkoordinasian, perumusan penetapan kebijakan dan perencanaan program kegiatan pengembangan perpustakaan serta pembinaan perpustakaan.

Fungsi :

program kegiatan pengembangan perpustakaan serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

kegiatan pengembangan kearsipan serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

program;

 Pelaksanaan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan

Sumber Daya Manusia dan pengembangan organisasi

perpustakaan skala Kabupaten sesuai kebijakan nasional;

 Pelaksanaan perumusan perencanaan kegiatan pengembangan

dan pembinaan perpustakaan sesuai peraturan perundang-udangan yang berlaku;

 Pelaksanaan perumusan perencanaan kegiatan pengembangan

perpustakaan serta pembinaan perpustakaan;

 Pelaksanaan pengelolaan perpustakaan tingkat daerah dan

pembudayaan gemar membaca tingkat daerah;

 Penilaian dan penetapan angka kredit pustakawan pelaksana

sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pertama sampai dengan pustakawan muda;

 Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian tugas dan fungsi

pelayanan Pengembangan Perpustakaan dan Pembinaan Perpustakaan;

(22)

pengembangan dan pembinaan perpustakaan; dan

fungsi Bidang Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan.

11. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan

Tugas :

Melaksanakan urusan pengembangan perpustakaan. Fungsi :

pengembangan perpustakaan hutan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

penetapan kebijakan pengembangan perpustakaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

pengembangan perpustakaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

instansi lain kegiatan pengembangan perpustakaan;

 Pelaksanaan kegiatan pembinaan dan pendampingan bimbingan

teknis kegiatan pengembangan perpustakaan;

 Pelaksanaan kegiatan pemantauan, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan kegiatan pengembangan perpustakaan;

 Pelaksanaan pengembangan pemberdayaan kelembagaan dan

fasilitasi masyarakat dalam pengembangan perpustakaan;

Seksi Pengembangan Perpustakaan; dan

(23)

12. Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan

Tugas :

Melaksanakan urusan pembinaan perpustakaan. Fungsi :

pembinaan perpustakaan sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

penetapan kebijakan pembinaan perpustakaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

pembinaan perpustakaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 Pelaksanaan kegiatan pembinaan perpustakaan sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku;

instansi lain kegiatan pembinaan perpustakaan ;

 Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kegiatan pembinaan

kearsipan;

Seksi Pembinaan Perpustakaan; dan

Seksi Pembinaan Perpustakaan

13. Kepala Bidang Akuisisi dan Layanan Pustaka

Tugas :

Melaksanakan pengkoordinasian, perumusan penetapan kebijakan dan perencanaan program kegiatan layanan pustaka dan informasi serta akuisisi dan pengolahan bahan Pustaka.

(24)

Fungsi :

program kegiatan layanan pustaka dan informasi, serta akuisisi dan pengolahan bahan pustaka sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

kegiatan layanan pustaka dan informasi, serta akuisisi dan pengolahan bahan pustaka sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan

perpustakaan skala kabupaten sesuai kebijakan nasional;

 Pelaksanaan penetapan peraturan dan kebijakan layanan pustaka

dan informasi, akuisisi dan pengolahan bahan pustaka;

 Pelaksanaan perumusan perencanaan kegiatan akuisisi dan

layanan pustaka sesuai peraturan perundang-udangan yang berlaku;

 Pelaksanaan perumusan perencanaan kegiatan akuisisi dan

layanan pustaka;

 Pelaksanaan layanan pustaka pengembangan minat baca,

pengolahan bahan pustaka serta pengelolaan perpustakaan sesuai standar yang berlaku;

 Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama layanan dan informasi serta

akuisisi deposit dan pengolahan bahan pustaka;

 Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian tugas dan fungsi

akuisisi dan layanan pustaka;

akuisisi dan layanan pustaka; dan

(25)

14. Kepala Seksi Layanan Pustaka dan Informasi

Tugas :

Melaksanakan urusan layanan pustaka dan informasi. Fungsi :

 Pelaksanaan penyusunan perencanaan program kegiatan layanan

pustaka dan informasi sesuai dengan rencana strategis Pemerintah Daerah;

penetapan kebijakan layanan pustaka dan informasi sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

layanan pustaka dan informasi sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

instansi lain;

 pelaksanaan penyiapan bahan pengawasan dan pengendalian

layanan pustaka dan informasi;

 Pelaksanaan kegiatan penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas layanan pustaka dan informasi;

 Pelaksanaan kegiatan pemantauan, evaluasi dan pelaporan

kegiatan layanan pustaka dan informasi;

Seksi Layanan Pustaka dan Informasi; dan

 pelaksanaan tugas lain yang relevan dengan tugas dan fungsi

Seksi Layanan Pustaka dan Informasi.

15. Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka

Tugas :

(26)

Fungsi :

 Pelaksanaan penyusunan perencanaan program kegiatan akuisisi

dan pengolahan bahan pustakan sesuai dengan rencana strategis pemerintah daerah;

penetapan kebijakan akuisisi dan pengolahan bahan pustaka sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

akuisisi dan pengolahan bahan pustakan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan Pemerintah;

 Pelaksanaan kegiatan akuisisi dan pengolahan bahan pustaka

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;

instansi lain kegiatan akuisisi dan pengolahan bahan pustaka ;

 Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kegiatan akuisisi dan

pengolahan bahan pustaka;

Seksi Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka; dan

Seksi Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka.

2.1.2 Struktur Organisasi

Pembentukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan berdasarkan Peraturan Bupati Kabupaten Paser Nomor 45 Tahun 2016, adapun Struktur Organisasi terdiri dari:

1. Kepala adalah kepala dinas yang membawahi sekretariat dan 4 (empat) bidang yaitu Bidang Akusisi dan Layanan Pustaka, Bidang Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan, Bidang Akuisisi dan Pengelolaan Kearsipan, Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan;

(27)

2. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris yang membawahi 3 (tiga) sub bagian yakni sub bagian perencanaan program, sub bagian keuangan dan sub bagian umum;

3. Kepala Bidang Akusisi dan Layanan Pustaka membawahi 2 (dua) seksi yakni Seksi Layanan Pustaka dan Informasi dan Seksi Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka.

4. Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan membawahi 2 (dua) seksi yakni Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Seksi Pembinaan Perpustakaan;

5. Kepala Bidang Akusisi dan Pengelolan Keasipan membawahi 2 (dua) seksi yakni Seksi Akusisi dan Deposit dan Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan;

6. Kepala Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan membawahi 2 (dua) seksi yakni Seksi Pengembangan Kearsipan dan Seksi Pembinaan Kearsipan;

7. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan juga memiliki / menyediakan jabatan fungsional yaitu Pejabat Fungsional Arsiparis dan Pejabat Fungsional Pustakawan.

(28)

GAMBAR 1 : STRUKTUR ORGANISASI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PASER

KEPALA DINAS SEKRETARIAT SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM SUB BAGIAN

KEUANGAN SUB BAGIANUMUM

BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN KEARSIPAN SEKSI PENGEMBANGAN KEARSIPAN SEKSI PEMBINAAN KEARSIPAN . BIDANG AKUISISI DAN PENGELOLAAN KEARSIPAN SEKSI AKUISISI DAN DEPOSIT SEKSI PENGELOLAAN DAN LAYANAN KEARSIPAN BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN SEKSI PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN SEKSI PEMBINAAN PERPUSTAKAAN . BIDANG AKUISISI DAN LAYANAN PUSTAKA SEKSI LAYANAN PUSTAKA DAN INFORMASI SEKSI AKUISISI DAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

UPTD

_UPTD

(29)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 23 2.2 SUMBER DAYA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

2.2.1 Sumber Daya Manusia (SDM)

Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang telah dibebankan maka perlu didukung sejumlah pegawai dan perlengkapan dengan rincian sebagai berikut :

TABEL 1 : DATA SDM DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB. PASER

No JABATAN L a ki -laki P e re m p u a n J UM L AH

PENDIDIKAN GOLONGAN Diklat/Bimtek

S L T P S L T A _D3 _SI _S2 _I _II _III _IV P T T K e a rsi p a n p e rp u st a ka a n K e u a n g a n K e p e g a w a ia n 1 Pejabat Struktural Kepala Dinas 1 1 1 1 Sekretaris 1 1 1 1 Kabid 2 2 4 2 2 1 3 Kasi/Kasubbag 4 7 11 2 1 5 3 10 1 2 Pejabat Fungsional Pustakawan 1 Arsiparis 1

(30)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 24 No JABATAN L a ki -laki P e re m p u a n J UM L AH

S L T P S L T A _D3 _SI _S2 _I _II _III _IV P T T K e a rsi p a n p e rp u st a ka a n K e u a n g a n K e p e g a w a ia n 3 Staf / Pelaksana Sub Bag Perencanaan 2 2 1 1 1 1 Sub Bag Keuangan 3 3 2 1 1 1 1

Sub Bag Umum 6 2 8 6 2 1 2 5

Bid. Pengembangan & Pembinaan Kearsipan 1 3 4 1 3 1 1 2

Bid. Akusisi & pengelolaan Kearsipan

(31)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 25 No JABATAN L a ki -laki P e re m p u a n J UM L AH

S L T P S L T A _D3 _SI _S2 _I _II _III _IV P T T K e a rsi p a n p e rp u st a ka a n K e u a n g a n K e p e g a w a ia n Bid. Pengembangan & Pembinaan Perpustakaan 3 2 5 2 1 2 1 1 1 2

Bid. Akusisi dan Layanan

Pustaka

4 10 14 10 1 3 5 6 3

Jumlah 22 35 57 24 6 21 6 1 13 21 7 16 1 1

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa Pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan berjumlah 57 orang didominasi lulusan SMA dengan jumlah 24 orang dengan jumlah Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebanyak 42 orang dan jumlah Pegawai Tidak Tetap (PTT) sebanyak 16 orang.

(32)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 26 2.2.2 Asset / Modal

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten paser memiliki berbagai asset/modal berupa:

TABEL 2 : DATA ASET DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB. PASER

No. GEDUNG / PERLENGKAPAN

/PERALATAN KANTOR

JUMLAH /

LUAS KET

1 Gedung Kantor

- Gedung kantor dan

perpustakaan 602,75 M

2 _{Milik Pemda}

- Depo arsip 300 M2 _{Milik Pemda}

2 Perlengkapan dan peralatan

Kantor

_{- Kursi tamu} _{1 Buah} _{Milik Diskarpus}

- Meja Kerja 54 Buah Milik Diskarpus

- Kursi Kerja 60 Buah Milik Diskarpus

_{- Meja Baca (Perpustakaan)} _{25 Buah} _{Milik Diskarpus}

_{- Kursi Baca (Perpustakaan)} _{23 Buah} _{Milik Diskarpus}

- Rak Buku kayu 9 Buah Milik Diskarpus

_{- Rak Arsip} _{65 Buah} _{Milik Diskarpus}

- Komputer 36 Buah Milik Diskarpus

- Roll Opek 1 Buah Milik Diskarpus

_{- Laptop / Note Book} _{14 Buah} _{Milik Diskarpus}

- LCD / In focus 1 Buah Milik Diskarpus

_{- Air Conditioner (AC)} _{18 Buah} _{Milik Diskarpus}

_{- Scaner} _{2 Buah} _{Milik Diskarpus}

- Wirless 2 Buah Milik Diskarpus

(33)

_{- Meja Komputer} _{16 Buah} _{Milik Diskarpus}

- Mesin ketik manual Portable 1 Buah Milik Diskarpus

- Mesin ketik manual standar 1 Buah Milik Diskarpus

_{- Mesin Press} _{1 Buah} _{Milik Diskarpus}

- Camera Film 1 Buah Milik Diskarpus

- Tustel 1 Buah Milik Diskarpus

_{- Lemari Es} _{1 Buah} _{Milik Diskarpus}

3 Alat transportasi

- Roda empat (Operasional

Perpustakaan) 2 Unit Milik Diskarpus

(34)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 28 GAMBAR 2 :

SISTEM, PROSEDUR, DAN MEKANISME DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

MEKANISME PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

MEKANISME PEMINJAMAN INVENTARIS BUKU NOMOR INDUK BUKU KATALOG KLASIFIKASI PUNGGUNG BUKU KELENGKAPAN BUKU PENYAJIAN BUKU DAFTAR ANGGOTA PEMINJAMAN BUKU PENGEMBALIAN BUKU PENGUNJUNG MENGISI BUKU PENGUNJUNG

(35)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 29 GAMBAR 3 :

PROSES KEGIATAN AKUISISI TERHADAP ARSIP IN AKTIF KACAU DARI BADAN/LEMBAGA/DINAS INSTANSI

( PERKA ANRI NO.37 Th.2016 )

ARSIP IN AKTIF KACAU YANG BERADA DI BADAN/LEMBA GA/DINAS/INST ANSI ARSIP PEMILA HAN ARSIP MEMBERKAS

LEMBAR LEPAS PEMBERKASAN

BUKU/M AJALAH BAHAN PENJILID AN DLL PEMIL AHAN MAJALAH BUKU _PENGEL OMPOK AN PER INS INSTSPE RINSTA NSI NON ARSIP PENDAFTAR AN/PENCAT ATAN BUKU PENGELOM POKAN PER JUDUL PEMBUATAN DAFTAR INVENTARIS PENYIMPANA N PADA RAK/ALMARI PENGELOMP OKAN/ PENYELEKSI MENURUT MASALAH PENATAAN SERI DOSIR RUBIK PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF PEMINDAHAN

ARSIP INAKTIF DARI BADAN/EMBAGA/D INAS/INSTANSI KE RECORD CENTER LEMBAGA/DINAS/I NSTANSI YANG BERSANGKUTAN TIDAK DIBERKASKAN

(36)

2.3 KINERJA PELAYANAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PASER

Capaian kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2016 sampai dengan 2021 digambarkan dalam tabel sebagai berikut :

TABEL 3 : REVIEW PENCAPAIAN KINERJA PELAYANAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB.PASER

No.

Indikator Kinerja sesuai dengan tugas dan fungsi

PD

Satuan

Target Renstra Tahun ke- Realisasi Capaian Tahun ke- Ratio Capaian Tahun ke- (dalam %)

2017 2018 2019 2020 2021 2017 2018 2019 2020 2021 2017 2018 2019 2020 2021

1. menerapkan arsip Jumlah PD yang

secara baku PD 8 11 12 12 12 12 12 12 12 12 60% 90% 100% 100% 100% 2. Jumlah arsip yang diselamatkan dan

dilestarikan Arsip 5000 5000 5000 5150 5150 6000 6000 6000 6000 6000 100% 100% 100% 100% 100% 3. Jumlah Pengunjung Perpustakaan dan

Pameran Buku Orang 13000 14000 15000 15750 15750 14000 15400 16940 18634 20497 21% 23% 113% 120% 128% 4. Jumlah Bahan Pustaka yang

tersedia Buku 25280 25280 25280 25280 25280 0 70505 77556 85311 93842 100% 100% 100% 100% 100% 5. Jumlah Bahan _Pustaka Judul _Buku 400 500 500 700 800 800 800 800 800 800 100% 100% 100% 100% 100%

6. Jumlah Desa Yang Memiliki Perpustakaan

Perpustak

(37)

TABEL 4 : ANGGARAN DAN REALISASI PENDANAAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PASER

Uraian Anggaran Pada Tahun Realisasi Anggaran Pada Tahun

Ratio Antara Anggaran dan Realisasi tahun (dalam %) 2016 2018 2019 2020 2021 2016 2018 2019 2020 2021 2016 2018 2019 2020 2021 Belanja Tidak Langsung (BTL) 5,765,210,597 5,245,423,979 5,469,464,000 6,563,356,800 7,876,028,160 4,609,686,437 4,791,669,873 5,750,003,848 6,900,004,617 8,280,005,541 80% 91% 105% 105% 105% Belanja Pegawai 5,765,210,597 5,245,423,979 5,469,464,000 6,563,356,800 7,876,028,160 4,609,686,437 4,791,669,873 5,750,003,848 6,900,004,617 8,280,005,541 80% 91% 105% 105% 105% Belanja Langsung (BL) 1,483,094,050 1,212,606,732 3,489,255,450 4,187,106,540 5,024,527,848 1,156,757,704 1,050,612,094 1,260,734,513 1,512,881,415 1,815,457,698 78% 87% 36% 36% 36% Belanja Pegawai 460,747,000 461,052,132 513,511,100 616,213,320 739,455,984 431,197,194 453,532,697 544,239,236 653,087,084 783,704,500 94% 98% 106% 106% 106% Belanja Barang dan Jasa 938,296,650 720,102,500 1,179,123,550 1,414,948,260 1,697,937,912 694,481,110 565,852,397 679,022,876 814,827,452 977,792,942 74% 79% 58% 58% 58% Belanja Modal 84,050,400 31,452,100 1,796,620,800 2,155,944,960 2,587,133,952 31,079,400 31,227,000 37,472,400 44,966,880 53,960,256 37% 99% 2% 2% 2% Total Belanja 7,248,304,647 6,458,030,711 8,958,719,450 10,750,463,340 12,900,556,008 5,766,444,141 5,842,281,967 7,010,738,360 8,412,886,032 10,095,463,239 80% 90% 78% 78% 78%

(38)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 32 2.4 TANTANGAN DAN PELUANG PENGEMBANGAN PELAYANAN DINAS

KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PASER

Berdasarkan hasil analisa terhadap Renstra K/L dan Renstra SKPD provinsi dapat disimpulkan bahwa tantangan dan tantangan yang saat ini dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah sebagai berikut :

Tabel 5 : Analisis SWOT

INTERNAL

No KEKUATAN No KELEMAHAN

1 Tersedianya peraturan perundang

– undangan di bidang kearsipan dan perpustakaan

1 Sumber daya terutama SDM

kearsipan (Arsiparis) dan

perpustakaan (Pustakawan) yang belum ada.

2 Tersedianya empat instrumen

pokok pengelolaan arsip dinamis

2 Masih rendahnya apresiasi atau

penghargaan pemerintah

terhadap pentingnya arsip bagi

kelanjutan pembangunan dan

pemerintahan.

3 Adanya reformasi birokrasi

pemerintahan yang kuat untuk

meningkatkan pembinaan

lembaga kearsipan serta

mengembangkan, mengelola dan melestarikan kearsipan

3 Tunjangan arsiparis yang relative

kecil juga menjadi pemicu

rendahnya minat untuk menjadi pejabat fungsional arsiparis.

4 Tersedianya sarana dan

prasarana untuk mengoptimalkan

layanan kearsipan dan

perpustakaan.

4 Belum tersedia depo arsip pada

LKD yang sesuai standar nasional DEPO dan sentral arsip inaktif /record centre pada setiap unit

kearsipan yang memadai

sehingga siklus kearsipan tidak

akan berjalan seperti yang

(39)

N

o KEKUATAN No KELEMAHAN

5 Tersedianya anggaran yang minim

namun program kegiatan tetap berjalan.

5 Tidak adanya pembinaan jabatan

fungsional pustakawan dan

arsiparis.

6 Pembinaan kearsipan dan

perpustakaan yang belum

maksimal.

7 Koordinasi yang belum efektif.

8 Terbatasnya sarana infrastruktur

(gedung) dan perangkat lunak

layanan kearsipan dan

perpustakaan.

9 Minimnya anggaran untuk

menunjang pelaksanaan kegiatan.

10 Tidak ada penambahan judul

koleksi bahan pustaka dalam 5 tahun terakhir.

EKSTERNAL

No PELUANG No TANTANGAN

1 Desentralisasi dan OTONOMI

daerah adanya UU No 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, serta UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang mana pasal B ayat (3)

menyatakan bahwa

penyelanggaraan kearsipan menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten / kota.

1 Kurangnya kesadaran tertib arsip

(40)

N

2 Perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi, adanya pembangunan. SIKD dan SIKS oleh ANRI yang akan di

Implementasikan di daerah dan mendapat peluang Pendidikan dan seperangkat alat secara bertahap

2 Adanya fenomena pemusnahan

arsip yang tidak sesuai dengan penyelenggaraan kearsipan

3 Keterbukaan informasi terkait

dengan pernciptaan arsip, setiap pelaksanaan urusan kepala pemerintahan atau kegiatan yang berkaitan dengan kepentingan umum, harus dipertanggung jawabkan.

3 Kurangnya kunjungan pemustaka

4 Tersedia 4 pilar kelola arsip : 4 Kurangnya koleksi bahan pustaka

sehingga menurunkan minat baca

1) Tata Naskah Dinas

2) Klasifikasi Arsip

3) Jadwal retensi Arsip

4) Sistem Klasifikasi Keamanan

dan Akses Arsip

5 Telah diprogramkannya Gerakan

Tertib Arsip Nasional.

5 Mudahnya mengakses teknologi

informasi dan komunikasi

6 Program diklat ANRI dan

Perpustakaan Nasional.

7 Telah tersusunnyaJRA (Jadwal

Retensi Arsip) oleh ANRI untuk penentuan umur arsip sebagai syarat wajib untuk penyusutan arsip di SKPD.

(41)

8 Adanya program SIKD, SIKJ oleh

ANRI untuk Pemerintah Daerah.

N

9 Adanya program SOMASI

Perpustakaan OLEH Badan

Perpustakaan Republik Indonesia.

10 Berkembangnya Informasi Teknologi untuk akses perpustakaan.

11 Tingginya permintaan masyarakat terhadap kebutuhan bahan

perpustakaan secara kualitas dan kuantitas ditandai dengan

tingginya minat penyediaan bahan pustaka untuk pojok baca

12 Terbentuknya perpustakaan umum dan khusus yang membutuhkan pembinaan dan pengembangan

13 Adanya bantuan dana alokasi khusus perpustakaan.

14 Adanya bantuan buku terhadap komunitas dari Badan

Perpustakaan Republik Indonesia.

15 Adanya MOU Perpustakaan Nasional dengan Kementrian Desa.

16 Adanya MOU oleh Perpustakaan Provinsi dengan Dinas Pendidikan Provinsi dalam rangka

pembentukan perpustakaan

(42)

Kecamatan dan Desa.

BAB III

PERMASALAHAN DAN ISU-ISU STRATEGIS PERANGKAT DAERAH

3.1 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI PELAYANAN DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN.

Salah satu fungsi utama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah pelayanan penunjang penyelenggaraan Pemerintah Daerah, dalam hal ini untuk melaksanakan pengelolaan dan bimbingan teknis Kearsipan dan Perpustakaan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Paser.

Dari Tugas Pokok dan Fungsi serta hasil capaian Kinerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dirasakan masih belum optimal, disebabkan adanya permasalahan atau isu-isu yang berkembang. Identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan SKPD Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser secara terperinci dapat dilihat pada tabel 6 dibawah ini.

(43)

(44)

TABEL 6 : IDENTIFIKASI PERMASALAHAN BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB. PASER BIDANG KEARSIPAN

No Aspek Capaian (Kondisi Saat ini) Standar yang Digunakan

Faktor Yang Mempengaruhi

Permasalahan Pelayanan SKPD

Internal (Kewenangan SKPD) Eksternal (Diluar Kewenangan SKPD) -1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 1 Jumlah PD yang menerapkan arsip secara baku 8 PD Indikator Kinerja Kunci (IKK) kearsipan yang mengatakan bahwa seluruh PD harus menerapkan tata kearsipan sesuai peyelenggaraan kearsipan

Kurangnya sosialisasi dan bimtek kearsipan dari LKD kepada PD

Sebagian besar PNS merasa enggan ditugaskan sebagai pengelola arsip pada PD masing-masing sehingga tertib arsip belum sesuai dengan penyelenggaraan kearsipan

Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip oleh para pimpinan PD yang menyebabkan rendahnya tertib arsip

(45)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 39 No Aspek Capaian (Kondisi Saat ini) Standar yang Digunakan

Internal (Kewenangan SKPD) Eksternal (Diluar Kewenangan SKPD) -1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 2 Jumlah arsip yang diselamatkan dan dilestarikan Belum adanya arsiparis Tata kearsipan dimana pengelola arsip diusahakan minimal 2 orang dari masing-masing PD, saat ini ada 45 PD di lingkungan Pemkab Paser ( minimal 90 orang pengelola arsip)

Tidak adanya arsiparis tingkat ahli di kantor perpustakaan dan arsip sebagai penggerak penataan arsip di kab. Paser

Kurangnya minat dan kesadaran oleh para pengelola arsip ditiap-tiap PD untuk melakukan penataan arsip Kurangnya perhatian pimpinan terhadap peningkatan SDM yang menangani Kearsipan di PD

Terbatasnya pengelola arsip di LKD yang mengikuti Bimtek IT kearsipan

Belum ada pengelola arsip PD yang pernah mengikuti Bimtek IT kearsipan

Masih rendahnya layanan di bidang kearsipan khususnya yang berbasis IT

(46)

TABEL 7 : IDENTIFIKASI PERMASALAHAN BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KAB. PASER BIDANG PERPUSTAKAAN

No Aspek Capaian (Kondisi Saat ini) Standar yang Digunakan

Permasalahan Pelayanan SKPD Internal (Kewenangan SKPD) Eksternal (Diluar Kewenangan SKPD) -1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 1 Jumlah Kunjungan Perpustakaan dan Pameran Buku Jumlah pegunjung sampai tahun 2018 sebanyak 14.863 Orang SPM jumlah pengunjung Badan Perpustakaan Provinsi (1000-1200 orang perhari) atau ± 432.000 pertahun

Belum adanya perpustakaan electronik (e-library)

Minat baca dan apresiasi masyarakat terhadap Perpustakaan masih sangat rendah.

Tingkat pengunjung perpustakaan yang masih relatif rendah

Ruang baca yang sempit dan panas Mudahnya akses Teknologi informasi didapatkan sehingga orang engan ke perpustakaan Tingkat pengunjung perpustakaan yang masih relatif rendah 2 Jumlah Bahan Pustaka yang tersedia Jumlah buku yang ada di perpustakaa n daerah sampai tahun 2018 Jumlah koleksi bahan pustaka Badan Perpustakaan Provinsi (± 200.000

Koleksi buku yang ada di Perpusda masih terbatas dan merupakan reverensi lama

Belum adanya E Book guna menambah

reverensi bahan pustaka

Masih rendahnya layanan di bidang perpustakaan khususnya yang berbasis IT

(47)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 41 sebanyak 70.505 eksemplar eksemplar) No Aspek Capaian (Kondisi Saat ini) Standar yang Digunakan

Internal (Kewenangan SKPD) Eksternal (Diluar Kewenangan SKPD) -1 -2 -3 -4 -5 -6 -7 3 Jumlah Bahan Pustaka/Koleksi Bahan Pustaka Jumlah judul buku sampai tahun 2018 sebanyak 25.395 judul Jumlah judul bahan pustaka Badan Perpustakaan Provinsi ( 1/3 dari koleksi bahan pustaka atau (± 67.000)

Tidak adanya penambahan bahan pustaka dengan judul-judul terbaru

Tidak terakomodirnya anggaran penambahan bahan pustaka

Masih rendahnya layanan di bidang perpustakaan khususnya yang berbasis IT

(48)

Review dan Revisi Renstra-SKPD Tahun 2016-2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 42 4 Jumlah Desa Yang Memiliki Perpustakaan Sampai akhir tahun 2018, jumlah perpustakaan yang ada di kabupaten Paser sebanyak 111 yang terdiri dari perpusda, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan desa SPM jumlah Perpustakaan yang telah dibina dan dikembangkan oleh Badan Perpustakaan Provinsi (1.932 unit perpustakaan) Belum maksimalnya pembentukan perpustakaan desa/kelurahan oleh perpustakaan daerah

Minimnya anggaran pada perpustakaan daerah dalam rangka

pembentukan perpustakaan desa

Jumlah perpustakaan yang masih relatif rendah

(49)

Dari identifikasi tabel diatas dapat diketahui bahwa permasalahan atau isu-isu strategis yang berkembang di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah : 1. Rendahnya layanan Kearsipan

Dibidang layanan kearsipan hingga saat ini program aplikasi “SIMaRDI”

(sistem Manajemen Arsip Dinamis) hanya bersifat offline dan belum dapat di online kan ke seluruh PD dikarenakan :

 Terbatasnya pengelola arsip di LKD yang mengikuti Bimtek IT kearsipan  Belum ada pengelola arsip PD yang pernah mengikuti Bimtek IT kearsipan.

2. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip oleh para pimpinan PD yang menyebabkan rendahnya tertib arsip PD

Sampai saat ini dari 45 PD hanya ada 12 PD yang menerapkan arsip dengan penyelenggaraan kearsipan dikarenakan :

 Kurangnya sosialisasi dan bimtek kearsipan dari LKD kepada PD

 Sebagian besar PNS merasa enggan ditugaskan sebagai pengelola arsip pada PD masing-masing

 Tidak adanya arsiparis tingkat ahli di kantor perpustakaan dan arsip sebagai penggerak penataan arsip di Kab. Paser

 Kurangnya minat dan kesadaran oleh para pengelola arsip ditiap-tiap PD untuk melakukan penataan arsip

3. Tingkat Pengunjung Perpustakaan dan jumlah perpustakaan yang masih relatif rendah.

Dari data capaian gambaran pelayanan PD bahwa jumlah pengunjung perpustakaan pada tahun 2015 di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah 8.325 Orang, suatu angka yang kecil jika dibandingkan dengan beberapa Kabupaten/Kota yang ada di Provinsi Kalimantan Timur apalagi jika dibandingkan dengan jumlah pengunjung di Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :

 Ruang baca yang sempit dan panas

 Belum adanya aplikasi E-Library sehingga rendahnya kunjungan pemustaka  Fasilitas internet yang terbatas

 Minat baca dan apresiasi masyarakat terhadap Perpustakaan masih sangat rendah

 Mudahnya akses Teknologi informasi didapatkan sehingga orang engan ke perpustakaan