Rencana Usaha - PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT

BAB II: PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT

F. Rencana Usaha

Rencana usaha PT Pusri Palembang PPD SUMUT pada tahun 2016 ini adalah menyalurkan pupuk untuk mendukung kegiatan pangan, pupuk bersubsidi, dan tanaman multicultural serta menjalin kerja sama dengan instansi-instansi dan memberikan pelayanan yang lebih baik lagi kepada Perkebunan Swasta, Perkebunan Rakyat, dan Perkebunan Nusantara.

23 BAB III

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI

PALEMBANG PPD SUMUT

A. Pengertian Persediaan dan Pengendalian Intern 1. Persediaan

1.1 Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan harta yang sangat berharga dan penting bagi suatu perusahaan untuk tetap berlangsungnya operasional perusahaan berjalan dengan baik dan tanpa hambatan. Setiap perusahaan baik yang bergerak si bidang manufaktur, perdagangan, maupun perusahaan jasamempunyai persediaan. Perbedaan persediaan untuk masing-masing perusahaan tersebut adalah jenis persediaan. Pada perusahaan dagang, sesuai dengan kegiatannya dimana perusahaan ini melakukan kegiatan membeli barang dagang untuk dijual kembali, maka persediaan utama yang dimiliki berupa persediaan barang dagang, persediaan bahan penolong, serta persediaan perlengkapan kantor. Persediaan adalah nama yang diberikan untuk barang-barang baik yang dibuat atau dibeli untuk dijual kembali dalam bisnis normal.

Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) (2009, PSAK No. 14 Par:3) mendefenisikan persedian sebagai berikut :

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

1) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa.

2) Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut.

3) Dalam bentuk atau perlengkapan untuk digunakan produksi atau pemberian jasa.

Persedian menurut Kieso, Weygant dan Warfield (2007;402) pengertian persediaan adalah “Inventory are asset items held for sale in the ordinary course of business or goods that will be used or consumed in the production of goods to be sold. Kutipan di atas jika diterjemahkan adalah persediaan adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk di jual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan di gunakan atau di konsumsi dalam membuat barang yang akan di jual.

Berdasarkan definisi tersebut diatas dapat diartikan bahwa persediaan adalah unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang dilakukan secara terus menerus di produksi.

Menurut M. Munandar (1991 : 56) bahwa yang dimaksud dengan inventory adalah persediaan barang-barang yang menjadi objek usaha pokok perusahaan, bagi perusahaan perdagangan barang-barang tersebut berupa persediaan barang dagangan, sedangkan bagi perusahaan yang berproduksi (industri) berupah persediaan barang mentah, persediaan bahan pembantu, persediaan barang yang sedang diproses dan persediaan barang jadi.

Menurut Zaki Baridwan (2000:149), menerangkan bahwa pengertian persediaan barang secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk

menunjukkan barang –barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan memproduksi barang-barang yang akan dijual.

Menurut Sofyan Assauri dalam buku Marihot Manullang dan Dearli Sinaga (2005:50), menerangkan bahwa persediaan adalah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal atau persediaan barang-barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam proses produksi.

Menurut John J.Wild, K R.Subramanyam dan Robert F Halsey (2004:265), menerangkan bahwa persediaan (inventory) merupakan barang yang dijual dalam aktivitas operasi normal perusahaan.

Dari defenisi diatas yang telah dikemukakan jelas dapat dikatakan bahwa persediaan merupakan salah satu unsur dari aset yang digunakan untuk kegiatan operasional bisnis perusahaan, dan oleh karena itu perlu dijaga keberadaannya agar dapat tetap bertahan untuk tujuan perusahaan.

1.2 Jenis-Jenis Persediaan

Dalam sumber yang paling penting dalam perusahaan jenis-jenis persediaan akan berbeda sasuai dengan bidang dan kegiatan normal usaha pada perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha terdapat dalam bentuk industri (manufacture) dan perusahaan dagang.

Untuk dapat memahami perbedaan serta keberadaan tiap-tiap jenis persediaan maka dapat dilihat dalam penggolongan persediaan menurut

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Agus Sartono R. (2001:443) menerangkan bahwa jenis persediaan yang ada dalam perusahaan akan tergantung pada jenis perusahaan yaitu :

1. Perusahaan Jasa persediaan yang biasanya timbul seperti persediaaan bahan pembantu atau persediaan habis pakai, yang termasuk didalamnya adalah kertas, karton, stempel, tinta, buku kwitansi, materai.

2. Perusahaan Manufaktur jenis persediaanya meliputi persediaan bahan pembantu, persediaan barang jadi, persediaan barang dalam proses dan persediaan bahan baku.

1.3 Tipe-Tipe Persediaan

Dalam perusahaan industri (manufacture) yang dikemukakan menurut Alvin A. Arens et all (2006 : 306) memiliki berbagai jenis persediaan sebagai berikut :

1) Persedian bahan baku (raw materials) merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh dari sumber-sumber alam dan dapat diperoleh dari perusahaan lain.

2) Suku cadang dan perlengkapan yang dibeli untuk produksi .

3) Persediaan barang dalam proses (work in process) yang juga disebutkan pekerjaan dalam proses sebagian dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dijual.

4) Persediaan barang jadi (finished goods) merupakan barang yang telah selesai diproduksi dan menjadi persediaan perusahaan untuk dijual.

1.4 Faktor-Faktor Persediaan

Meskipun persediaan akan memberikan banyak mamfaat bagi perusahaan, namun perusahaan tetap hati-hati dalam menetukan kebijakan persediaan. Persediaan membutuhkan biaya investasi dan dalam hal ini menjadi tugas bagi manajemen untuk menentukan investasi yang optimal dalam persediaan. Masalah persediaaan merupakan masalah pembelanjaan aktif, dimana perusahaan mengunakan dana yang dimiliki dalam persediaan dengan cara yang seefektif mungkin. Untuk melangsungkan usahanya dengan lancar maka kebanyakan perusahaan merasakan perlunya persediaan. Menurut Bambang Riyanto (2001:74) besar kecilnya persediaan yang dimilki oleh perusahaan ditentukan oleh beberapa faktor antara lain :

1. Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang akan menghambat atau mengganggu jalannya produksi.

2. Volume produksi yang direncanakan, dimana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung kepada volume penjualan yang direncanakan.

3. Besar pembeliaan bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal.

4. Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan diwaktu-waktu yang akan datang.

5. Peraturan-peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

6. Harga pembelian bahan mentah.

7. Biaya penyimpanan dan resiko penyimpanan di gudang.

8. Tingkat kecepatan material menjadi rusak atau turun kualitasnya.

Sedangkan menurut Suyadi Prawirosentono (2001:71) faktor yang mempengaruhi jumlah persediaan adalah :

1.) Perkiraan pemakaian bahan baku

Penentuan besarnya persediaan bahan yang diperlukan harus sesuai dengan kebutuhan pemakaian bahan tersebut dalam satu periode tertentu.

2.) Harga bahan baku

Harga bahan yang diperlukan merupakan faktor laiannya yang dapat mempengaruhi besarnya persediaan yang harus diadakan.

3.) Biaya persediaan

Terdapat beberapa jenis biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku, adapun jenis biaya persediaan adalah biaya pemesanan(order cost) dan biaya penyimpanan bahan di gudang.

4.) Waktu menunggu pesanan (Lead Time)

Adalah waktu antara tenggang waktu sejak pesanan dilakukan sampai dengan saat pesanan tersebut masuk kegudang.

2. Sistem Pengendalian Intern

Sebelum membahas pengertian sistem pengendalian intern ada baiknya terlebih dahulu diberikan pengertian sistem, pengendalian intern dan sistem pengendalian intern.

2.1 Pengertian Sistem

Suatu perusahaan akan beroperasi dengan baik, apabila perusahaan tersebut menggunakan sistem dan prosedur yang baik. Dikatakan baik apabila dapat mempermudah tercapainya tujuan perusahaan tersebut.

Mulyadi menyatakan bahwa: " Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu."

Selanjutnya Widjajanto menyatakan bahwa :"Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output."

Dari kedua defenisi sistem menurut para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu alat yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam menjalankan operasi perusahaan dan merupakan suatu kegiatan atau fungsi utama manajemen perusahaan.

2.2 Pengertian Pengendalian Intern

Dalam suatu perusahaan, pengendalian intern mempunyai peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dimana suatu pengendalian intern yang baik, suatu perusahaan akan selalu mengawasi jalannya operasi dalam pengalaman membuktikan bahwa struktur pengendalian yang baik merupakan suatu langkah yang dapat mengerahkann seluruh aktivitas perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan .

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pentingnya sistem pengendalian intern pada perusahaan saat ini memang sangat membantu dalam mengantisipasi terjadinya penyelewengan atau kecurangan sehubungan dengan aktivitas operasi perusahaan. Banyak para ahli akuntansi yang memberikan pendapat tentang sistem pengendalian intern sesuai dengan persepsi yang diketahuai para ahli tersbut, berikut ini akan disajikan pengertian sistem pengendalian intern dari beberapa ahli.

1) Menurut COSO mendefinisikan sebagai berikut :

Suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen, dan staff untuk menyediakan kebijakan-kebijakan agar tercapainya tujuan.

Selain itu COSO juga mengatakan pengendalian intern merupakan sebuah organisasi, dan merupakan bagian yang integral dari aktivitas dasar manajemen seperti perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan kegiatan.

2) Menurut Hery S.E, M.Si (2008, hal 156) mendefenisikan sebagai berikut:

Pengendalian Internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.

3) Menurut Donald E. Kieso et all (2007, hal 454) :

Pengendalian intern itu mencakup rencana organisasi serta metode-metode terkait dan pengukuran yang diadopsi perusahaan untuk melindungi aset dari pencurian, perampokan, dan penyalahgunaan oleh karyawan dan meningkatkan keakuratan dan kebenaran pencatatan akuntasi.

4) Menurut La Midjan (2001, hal 58) bahwa pengertian sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut :

Meliputi struktur organisasi dan segala cara serta tindakan dalam suatu perusahaan yang saling terkoordinasi dengan tujuan untuk mengamankan harta perusahaan, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi, serta mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan.

5) Menurut Mulyadi (2002, hal 180) berdasarkan Standar Akuntasi Seksi paragraf mendefenisikan :

Pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut, yaitu : keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum, dan peraturan yang belaku, efektivitas dan efisiensi operasi.

6) Menurut Zaki Baridwan(2001, hal 13) bahwa pengendalian intern dalam arti yang luas adalah :

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang di koordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memajukan efisiensi didalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.

Jadi dari beberapa defenisi maka dapat kita simpulkan pengertian pengendalian intern adalah suatu usaha atau sistem sosial yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran untuk menjaga dan mengarahkan jalan perusahaan agar bergerak sesuai dengan tujuan dan program perusahaan dan mendorong efisiensi serta kebijakan manajemen.

2.3 Komponen Pengendalian Internal

Komponen –kompenen yang harus diterapkan dalam pengendalian internal agar dapat efektif dengan baik adalah sebagai berikut :

Menurut “ Model COSO teridiri atas lima komponen kontrol internal “ : 1. Lingkungan Kontrol

2. Penentuan Risiko 3. Aktivitas Kontrol

4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan

Komponen-komponen Sistem Pengendalian Intern COSO : 1) Lingkungan Kontrol

Komponen ini meliputu sikap manajemen di semua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini mencakup: etika, kompetensi, seta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.

2) Penentuan Risiko

Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit iternal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis.

3) Aktivitas Kontrol

Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dahulunya dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggungjawab, dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang berkompeten dan jujur, pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievalausi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.

4) Informasi dan Komunikasi

Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen-manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk mengelola operasinya.

5) Pengawasan

Pengawasan merupakan evaluasi rasioanal yang dinamis atas informasi diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.

Menurut Mulyadi (2001, hal 164) mendefenisikan beberapa komponen yang efektif dalam menjalankan sistem pengendalian intern yaitu :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Mulyadi :

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksankan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian

tanggungjawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otoritas dari manajer fungsi yang memiliki untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki weewang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otoritas atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu pengguna formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan yang baik dan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi.

Prosedur pencatatan yang baikk akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukaan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukkan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

3) Praktis yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggungjawab fungsional dan sistem weewnag dan prosedur pencatatan yang telah diciptakan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainya harus bertanggungjawab oleh pihak yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya

transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

b. Pemeriksaan mendadak (suprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadinya intern check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang

terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.

d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin akan dapat menjaga indenpedensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekonhkolan diantara mereka dapat dihindari.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini ditempuh :

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan dan tanggungjawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangannya.

B. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan

PT PUSRI PPD SUMUT adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan khususnya penyaluran pupuk.. Oleh sebab itu perusahaan harus menerapkan kebijakannya seperti kebijakan dalam persediaan barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan yang dapat mencegah kerugian pada perusahaan. Pupuk yang sudah diolah di Palembang kemudian dikirim ke Belawan melalui kapal dengan brand PT Pusri Sriwidjaja dengan kapasitas pupuk curah 10.000 ton dengan jauhnya perjalanan 3-4 hari. Ketika kapal sudah bersandar di Pelabuhan Belawan proses pengadaan pupuk dilalukan melalui krain dan kemudian dibawa oleh bellconflyer dengan jarak 10m dari pelabuhan ke Kantor PT PUSRI UPP

Belawan yang berada di kawasan pelabuhan tersebut. Kemudian pengemasan dan pengantongan pupuk ditangani oleh bagian pergudangan.

Prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yaitu sebagai berikut : 1) Bagian Penerimaan

a. Bagian penerimaan menerima barang dari pemasok yang disertai dengan surat pengantar dari pemasok.

b. Barang yang dikirim oleh pemasok diperiksa dan dibandingkan antara surat pengantar dari pemasok dengan PO

c. Apabila sudah cocok, maka selanjutnya bagian penerimaan membuat LPB rangkap 3 :

Lembar 1 (satu) untuk bagian pembelian Lembar 2 (dua) untuk bagian gudang

Lembar 3 (tiga) untuk bagian penyimpanan (sebagian arsip )

d. Kemudian barang tersebut diserahkan kepada bagian gudang bersama dengan LPB lembar 2 (dua).

2) Bagian Gudang

a. Bagian gudang penerima barang beserta dengan LPB ketua dari bagian penerimaan.

b. Selanjutnya bagian gudang mencatat penerimaan barang tersebut kedalam kartu gudang berdasarkan LPB lembar kedua.

3) Bagian Pembelian

a. Bagian pembelian menerima LPB lembar 1 (satu) dari bagian penerimaan.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

b. Kemudian bagian pembelian mencatat tanggal penerimaan barang kepada PO.

c. Selanjutnya LPB lembar 1 (satu) diarsipkan menurut tanggal.

Fungsi dokumen-dokumen yang digunakan antara lain : a) Surat Order Penjualan

Dokumen ini berisi mengenai jenis, kuantitas, dan harga dari barang yang akan dijual kepada pelanggan.

b) Surat Order Pengiriman

Dokumen ini yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut.

c) Fungsi Penjualan

Fungsi Penjualan ini bertujuan untuk menerima order dari pelanggan dan mencatatnya dalam Sales Order (SO).

d) Fungsi Gudang

Fungsi ini bertugas untuk menyediakan barang yang akan di keluarkan sesuai dengan yang tertera dalam SO.

e) Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertugas untuk mengecek barang yang akan dikirim ke pelanggan apakah telah sesuai dengan SO, selanjutnya dilakukan pengecekan barang.

Namun aktivitas kontrol PT Pupuk Sriwidjaja PPD Sumut dapat dikatakan belum berjalan dengan baik, karena sistem otorisasi pencatatan

belum diotorisasikan oleh pihak yang berwenang seperti untuk pengeluaran pupuk dari gudang supervisor pengadaan/penjualan sering tidak memberikan tanda tangan persetujuan, supir juga sering tidak menandatangani surat pengiriman barang. Dalam perhitungan fisik persediaan juga hanya dilakukan oleh bagian gudang tidak dengan auditor. Serta peran informasi dan komunikasi kurang efektif sebab kurangnya ketelitian dalam penerimaan dan pengeluaran barang bila terjadi transaksi. Hal ini dapat dilihat dari data-data yang ada pada perusahaan dimana dalam perhitungan stock opname dapat dilihat selisih antar barang yag ada difisik dengan yang ada pada kartu stock berbeda.

Gambar 3.2

Prosedur Pengeluaran Barang Gudang 2

Surat Permintaan Barang

Mengecek Spesifik barang sesuai Permintaan

Menyerahkan Barang Sesuai Permintaan

Membuat Laporan Pengeluaran

Barang

SPB 2

2 Laporan Pengeluaran

Barang

C. Sistem Pencatatan Akuntansi Persediaan

Persediaan merupakan bagian penting dalam proses berjalannya suatu perusahaan. Dikatakan demikian karena persedian terbilang sangat menentukan tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan nantinya. Jika persediaan yang dimiliki sangat memadai, maka bukan tidak mungkin ada harapan keuntungan yang bisa di capai, namun akan sebaliknya, jika persediaan kurang memadai maka akan berdampak pada menurunnya tingkat keuntungan perusahaan bersangkutan. Dan berikut ini ada dua sistem pencatatan untuk persediaan, yaitu:

a) Sistem pencatatan persediaan perpetual (Perpetual Inventory System) b) Sistem pencatatan persediaan periodik (Periodic Inventory System)

1. Sistem Perpetual/Metode Buku

Disebut sistem perpetual karena pencatatan akuntansinya dilakukan secara berkelanjutan (perpetual) baik untuk pencatatan jumlahnya maupun biayanya atau harga pokoknya. Dengan demikian jumlah maupun biaya persediaan dapat diketahui setiap saat. Sistem ini seringkali diterapkan oleh perusahaan yang menjual barang dagangan dengan harga per unit relatif

Dalam dokumen TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT. Oleh : NIBERIA ANGELICA GEA (Halaman 33-64)