TUGAS AKHIR ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT. Oleh : NIBERIA ANGELICA GEA

(1)

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI

PALEMBANG PPD SUMUT

Oleh :

NIBERIA ANGELICA GEA 132102175

DEPARTEMEN D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : NIBERIA ANGELICA GEA

NIM : 132102175

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN

INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT

Tanggal 2016 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

( Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA) NIP. 195111114 198203 1 002

Tanggal 2016 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

( Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA) NIP. 195111114 198203 1 002

Tanggal 2016 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

Prof. Dr. Ramli, SE, MS NIP. 19580602 198803 1 001

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NIBERIA ANGELICA GEA

NIM : 132102175

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA

PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT

Medan, 2016

(NIBERIA ANGELICA GEA) NIM. 132102175

(4)

i

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Penulis Ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat – Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan.

Tugas Akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekkonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: “Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pupuk Pada PT Pupuk Sriwidjaja Palembang PPD SUMUT”.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak, baik itu berupa saran maupun bimbingan. Melalui lembaran ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Ramli,SE, MS Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan juga selaku dosen pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir sehingga dapat diselesaikan dengan baik.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(5)

PT PUSRI PPD SUMUT yang telah memberikan izin magang, memberikan data dan infomasi selama riset dan magang, dan selalu memeberikan motivasi kepada penulis.

5. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta Ayahanda Amsimin Gea dan Ibunda Meriati Zaluchu, dan juga kepada Abang/Kakak saya, Dian William Hut Gea, Ichtiar Testamen Gea, dan Yudika Marcelina Gea yang telah memberikan segalanya kepada saya mulai dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Ekonomi Sumatera Utara. Tak lupa juga saya berterima kasih kepada teman spesial saya yang telah setia menemani dan mendukung penulis dalam melaksanakan kegiatan Magang dan penyelesaian Tugas Akhir.

6. Sahabat-sahabat penulis “Nan jauh di mato”, Putri Ulpa Marpaung yang ada di Bali, Gabriella Lumban Batu yang ada di Kalimantan, Pinta Veronica Gultom yang ada di Palembang, dan buat ke tiga anak Medan Sonya Cempaka Sitanggang, Grace Fiftyrina Sibarani beserta Afrillia Simanjuntak terimakasih atas doa dan semangat yang selalu diberikan kepada penulis.

7. Semua teman seperjuangan di DIII Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan “Baper Goes To Wisuda” Riris Lumban Gaol, Siti Maysarah, Priska Emelia Tarigan, Stevic Beatrix Sinaga dan terkhusus Fenny

(6)

iii

Afrida, dan Selvia Farahdiba yang selalu memberikan dukungan serta bantuan selama magang.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada pembacanya.

Medan, Juni 2016

Penulis

Niberia Angelica Gea NIM. 132102175

(7)

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I: PENDAHULUAN ……….. 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Rencana Penulisan ... 6

1. Jadwal Survey/Observasi ... 6

2. Rencana Isi ... 7

BAB II: PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT ………. 9

A. Sejarah Singkat ... 9

B. Struktur Organisasi ... 16

C. Job Description ... 18

D. Jaringan Usaha ... 21

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Usaha ... 22

BAB III: ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT ………... 23

A. Pengertian Persediaan dan Pengendalian Intern ... 23

B. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan ... 38

(8)

v

C. Sistem Pencatatan Akuntansi Persediaan ... 43

D. Kendala Yang Dihadapi Perusahaan ... 46

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN ... 48

A. Kesimpulan ... 48

B. Saran ... 49

DAFTAR PUSTAKA ... 50

LAMPIRAN... 52

(9)

NO JUDUL HALAMAN Tabel 1.1 Jadwal Survei dan Penyusunan Tugas Akhir ... 6

(10)

vii

DAFTAR GAMBAR

NO JUDUL HALAMAN

Gambar 2.1 Logo PT PUSRI PALEMBANG ... 13

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. PUSRI PPD SUMUT ……….. 17

Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Barang Gudang ……… 41

Gambar 3.2 Prosedur Pengeluaran Barang Gudang ………... 42

(11)

NO JUDUL HALAMAN Lampiran 1 Permohonan Research / Survey ... 52 Lampiran 2 Izin Research / Survey ... 53

(12)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan kehidupan masyarakat mengakibatkan semakin pesatnya kemajuan diberbagai bidang kehidupan terutama di dunia usaha. Hal ini dilihat dengan banyaknya perusahaan yang tumbuh dengan cepat menjadi perusahaan besar dengan bidang usaha yang luas dan struktur organisasi yang kompleks. Dimana pada suatu perusahaan memerlukan kegiatan yang dapat meningkatkan aktivitas operasional perusahaan tersebut. Dan dilihat dari adanya perkembangan serta persaingan yang ketat dalam dunia usaha, baik perdagangan maupun perindustrian, serta adanya peningkatan tuntutan konsumen akan produk atau barang yang dikonsumsi.

Secara umum perusahaan dagang dapat didefinisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak atau perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan operasional perusahaan, memajukan, serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi atau ketingkat yang lebih baik. Salah satu unsur yang paling aktif dalam perusahaan dagang adalah persediaan.

Persediaan merupakan aktiva lancar perusahaan yang berharga berupa barang yang disimpan guna dijual atau dalam produksi barang yang akan

(13)

dijual. Hal ini penting, karena tidak selamanya persediaan barang tidak terpenuhi maka berakibatkan perusahaan akan mengalami kerugian.

Perusahaan yang maju akan selalu menerapkan pengawasan dan pengendalian atas persediaan. Kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efesiensi penggunaan barang persediaan yang optimal guna terjaganya barang tetap stabil dan sesuai dengan kebutuhan pasar. Persediaan yang terlalu banyak atau persediaan yang terlalu sedikit keduanya tidak menguntungkan perusahaan. Kekurangan persediaan berakibatkan dampak pada hasil penjualan tidak memenuhi kebutuhan konsumen . Dan terlalu banyaknya persediaan tersimpan atau diproduksi akan mengalami kerusakan baik penyusutan atau terlalu lama digudang.

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian.

Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada digudang. Untuk itu diperlukan pengendalian internal persediaan yang bertujuan untuk melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian internal ini penting karena perusahaan suka tidak suka menghadapi banyak ancaman yang bisa mengganggu tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi perusahaan. Pengendalian internal persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.

(14)

3

Agar perusahaan dapat bertahan diperlukan upaya penyehatan dan penyempurnaan meliputi penigkatan produktivitas, efesiensi serta efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Menghadapi hal ini, ada berbagai kebijakan dan strategi yang harus diterapkan dan ditingkatkan. Kebijakan yang ditempuh manajemen antara lain adalah meningkatkan pengawasan dalam perusahaan melalui pengendalian intern. Pengendalian intern dapat dilaksanakan terhadap aktivitas-aktivitas perusahaan sehingga dapat tercapainya tujuan. Hal ini juga membentuk pimpinan dalam mengawasi berbagai kegiatan perusahaan. Salah satunya pada proses pengadaan persediaan barang agar berada pada tingkat yang paling menguntungkan yaitu persediaan tersebut dijual untuk mendapatkan keuntungan bagi perusahaan.

Pengendalian internal ini bukanlah berarti memberikan jaminan mutlak bahwa kesalahan atau penyelewengan tidak akan terjadi tetapi pengendalian intern diadakan untuk meminimalkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan dan penyelewengan. Penyelenggaraan suatu pengendalian intern yang memadai merupakan tanggungjawab manajemen berkenaan dengan persediaan barang.

PT PUSRI Palembang PPD Sumut merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pupuk. Memiliki beberapa jenis pelayanan dan penjualan pupuk dibagi beberapa divisi, diantaranya ada divisi keuangan, divisi pemasaran, dan divisi persediaan barang/gudang. Semakin berkembangnya perusahaan maka kegiatan dan masalah yang dihadapi perusahaan semakin kompleks sehingga sulit bagi pimpinan untuk melaksanakan pengawasan/

(15)

mengkoordinir secara langsung terhadap seluruh aktivitas perusahaan.

Sehingga perlu adanya struktur organisasi yang efektif karena tingginya tingkat pengadaan dan penyaluran barang pada perusahaan sangat dikhawatirkan akan terjadi kehilangan ataupun pencurian stok barang.

Menyadari pentingnya pelaksanaan sistem pengendalian intern atas persediaan pada perusahaan untuk mencapai efesiensi dan efektifitas, penulis ingin mengetahui pengetahuan tentang sistem pengendalian intern khususnya pada persediaan barang . Untuk mengetahui sejauh mana perusahaaan menerapkan konsep sistem pengendalian intern tersebut. Berdasarkan alasan inilah maka penulis merasa tertarik untuk mengadakan penelitiaan dengan judul : “Analisis Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pupuk Pada PT PUSRI Palembang PPD SUMUT.”

B.

Permasalahan

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka yang akan menjadi permasalahan yang akan dibahs dalam tugas akhir ini adalah :

1. Bagaimana sistem pengendalian intern persedian pupuk yang diterapkan pada PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT ?

2.

Apakah

sistem pengendalian intern persedian pupuk yang diterapkan sudah berjalan efesien dan efektif pada PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT ?

(16)

5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui dan menganalisis sistem pengendalian intern persediaan pupuk yang diterapkan pada PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT.

2. Untuk mengetahuai sistem pengendalian intern persedian pupuk yang diterapkan sudah berjalan efesien dan efektif pada PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT.

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah :

1. Untuk peneliti, untuk menambah wawasan dan mengembangkan pengetahuan penulis mengenai sistem pengendalian intern persediaan pupuk yang ada dalam perusahaan.

2. Untuk perusahaan, hasil dari penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan pada PT PUSRI Palembang PPD Sumut dalam menangani persediaan yang ada di gudang dan didukung dengan Sistem Pengendalian Intern Persediaan sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai secara optimal.

3. Untuk peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi bagi peneliti yang lain untuk dapat menyempurnakan penelitian selanjutnya, khususnya yang berkaitan dengan masalah sistem pengendalian intern persedian.

(17)

D. Rencana Penelitian

1. Jadwal Survei/ Observasi

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, peneliti membuat jadwal penelitian yang dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri dari nomor, kegiatan dan waktu (Minggu).

Tabel 1.1

Jadwal Survei/Observasi Dan Penyusunan Tugas Akhir

NO KETERANGAN

MARET APRIL MEI JUNI

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Study pendahuluan 2. Pengajuan judul 3. Proyek proposal

4. Pengajuan izin penelitian

5. Pengumpulan data

6. Pengolahan data

7. Analisis data

8. Penyusunan Tugas Akhir

9. Bimbingan Tugas Akhir

10. Pengesahan Tugas Akhir

(18)

7

2. Rencana Isi

Penulis membahas Tugas Akhir ini dalam empat bab, dimana masing- masing bab dibagi lagi atas sub-sub bab agar diperoleh pemahaman yang lebih mendalam . Secara garis besar Tugas Akhir ini berisi :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai latar belakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penelitian.

BAB II : PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai sejarah singkat, struktur organisasi, job description, jaringan usaha, kinerja usaha terkini, serta rencana usaha PT Pusri Palembang PPD SUMUT.

BAB III : ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI

Pada bab ini, penulis akan menguraikan mengenai Pengertian Persediaan dan Pengendalian Intern, Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan, Sistem Pencatatan Akuntansi Persediaan, dan Kendala Yang Dihadapi Perusahaan.

(19)

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

B. Saran

(20)

9 BAB II

PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT

A. Sejarah Singkat

PT Pusri Palembang PPD Sumut Medan ( Persero), atau yang lebih dikenal sebagai PT PUSRI ( Pupuk Sriwidjaja) merupakan Badan Usaha Milik Begara (BUMN) yang bergerak dibidang produksi dan pemasaran pupuk. Secara legal, PT Pusri Palembang PPD sumut Medan resmi didirikan berdasarkan akta Notaris Eliza Pondang nomor 117 tanggal 24 Desember 1959. PT Pusri yang memiliki kantor pusat produksi berkedudukan di Palembang Sumatera Selatan, merupakann produsen pupuk urea pertama di Indonesia.

PT Pusri Palembang telah mengalami dua kali perubahan bentuk badan usaha. Perubahan pertama berdasarkan PP No.22 Tahun 1964 yang mengubah statusnya dari Perseroan Terbatas (PT) menjadi Perusahaan Negara (PN). Perubahan kedua terjadi berdasarkan PP No. 20 Tahun 1969 dan dengan Akte Notaris Soelaman Arjasasmita pada bulan Januari 1970, statusnya dikembalikan ke Perseroan Terbatas.

Aspek permodalan dari PT Pusri juga mengalami perubahan seiring perkembangan industri pupuk di Indonesia. Berdasarkan PP No. 28 tanggal 27 Agustus 1999 ditetapkan bahwa seluruh saham Pemerintah pada industri pupuk PT Pupuk Kujang, PT Iskandar Muda, PT Pupuk Kalimantan Timur

(21)

Tbk, dan PT Petrokimia Gresik sebesar Rp 1.829.290 juta dialihkan kepemilikannya kepada PT Pupuk Sriwidjaja (Persero).

Struktural modal PT Pusri diperkuat lagi dengan adanya pengalihan saham pemerintah sebesar Rp 6 Miliyar di PT. Mega Eltra kepada PT Pusri serta tambahan modal disetor sebesar Rp 728.768 juta dari hasil rekapitalisasi laba ditahan PT Pupuk Kaltim Tbk. Dengan demikian keseluruhan modal disetor dan ditempatkan PT Pusri per 31 Desember 2002 adalah Rp 3.634.768 juta.

PT Pusri merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara(BUMN) dengan pemegang saham tunggal adalah Pemerintah Republik Indonesia.

Hingga sat ini, PT Pusri menunjukkan perkembangan yang cukup baik. Hal ini terbukti dengan telah berdirinya lima buah pabrik urea yang sapat menghasilkan lebih dari 1,5juta ton pupuk urea pertahunnya. Pabrik-pabrik tersebut adalah :

1. PUSRI I selesai dibangun pada tahun 1963 2. PUSRI II selesai dibangun pada tahun 1964 3. PUSRI III selesai dibangun pada tahun 1966 4. PUSRI IV selesai dibangun pada tahun 1977 5. PUSRI V selesai dibangun pada tahun 1922

Untuk memasarkan dan mendistribusikan pupuk tersebut keseluruh wilayah Indonesia, maka PT Pusri membentuk Kantor Pemasaran Daerah (KPD), kantor-kantor perwakilan, serta unit pengantongan umum pupuk (UPP). Kantor Pemasaran Daerah (KPD) yang dibentuk tersebut terdapat

(22)

11

didaerah-daerah antara lain : Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Kalimantan Timur, Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Lampung, Bengkulu, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Kalimantan Selatan/Kalimantan Tengah, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Yogyakarta, Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Timur/ Timor-Timur, Nusa Tenggara Barat, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara, Maluku dan Irian Jaya.

Kantor- kantor perwakilan PT PUSRI terdiri dari : 1. PT. Pupuk Kujang

2. PT. Petrokimia Gresik

3. PT. Pupuk Iskandar Muda dan PT. Asean Aceh Fertilizer 4. PT. Pupuk Kalimantan Timur

5. PT. Pusri Tanjung Priok

Dan Unit Pengantongan Pupuk (UPP) terdapat di : Belawan, Padang, Cilacap, Maneg, Surabaya, dam Ujung Pandang. PT Pusri kantor pemasaran daerah Sumatera Utara yang bertempat di Medan, merupakan salah satu cabang pemasaran yang bertugas untuk menyalurkan pupuk keseluruh wilayah Sumatera Utara. PT Pusri Pemasaran Pusri

Daerah Sumatera Utara (PPD SUMUT) ini berfungsi khususnya dalam menyalurkan pupuk urea hasil produksi dari PT Pusri pusat (yang berkedudukan di Palembang) dan jenis pupuk lainnya yang diproduksi oleh prosedur lain. Hal ini brarti PT Pusri PPD Sumut tidak memproduksi pupuk yang dijualnya tersebut, melainkan hanya sebagai produksi pupuk untuk daerah-daerah di Sumatera Utara.

(23)

Jenis-jenis pupuk yang disalurkan oleh PT Pusri (KPD Sumut) adalah sebagai berikut :

1. Pupuk Urea : Berasal dari PT Pupuk Sriwidjaja pusat di Palembang 2. Pupuk TSP : Berasal dari PT. Petrokimia Gersik

3. Pupuk ZA : Berasal dari PT. Petrokimia Gersik

4. Pupuk KCL : Seluruhnya masih import dari Negeri Canada, Jordania, Jerman serta Rusia.

Pada tahun 2012, Pusri melakukan review terhadap Visi, Misi, Nilai dan Budaya Perusahaan. Proses review ini merupakan penyesuaian atas perubahan posisi perusahaan sebagai anak perusahaan dari PT Pupuk Indonesia (Persero) dan lingkup lingkungan bisnis perusahaan pasca spinoff.

Dasar pengesahan hasil analisa Visi, Misi, Tata Nilai dan Makna perusahaan adalah Surat Keputusan Direksi No. SK/DIR/207/2012 tanggal 11 Juni 2012.

Visi, Misi, Makna dan Logo PT PUPUK SRIWIDJAJA

a. Visi Perusahaan

Menjadi Perusahaan Pupuk Terkemuka Tingkat Regional.

b. Misi Perusahaan

Memproduksi serta memasarkan pupuk dan produk agribisnis secara efisien, berkualitas prima dan memuaskan pelanggan.

c. Makna Perusahaan

PUSRI untuk Kemandirian Pangan dan Kehidupan Yang Lebih Baik.

(24)

13

d. Makna Logo

“Kejayaan dan Kemenangan yang Gilang-Gemilang”. Mengabadikan masa kejayaan dan menentukan cita-cita besar yang harus di raih.

e. Nama Perusahaan

PT Pupuk Sriwidjaja Palembang

Nama Sriwidjaja diabadikan di perusahaan ini untuk mengenang dan mengangkat kembali masa kejayaan kerajaan maritim pertama di Indonesia yang termahsyur di seluruh penjuru dunia. Sebuah penghormatan kepada leluhur yang pernah membuktikan bahwa Indonesia adalah bangsa yang besar. Pendirian pabrik pupuk dengan nama PT Pupuk Sriwidjaja Palembang, adalah warisan yang sekaligus menjadi visi bangsa Indonesia terhadap kekuatan, kesatuan, dan ketahanan wawasan Nusantara.

f. Detail Elemen Visual Logo Perusahaan

Gambar 2.1

Logo PT PUSRI PALEMBANG

Sumber : PT PUPUK SRIWIDJAJA PALEMBANG

(25)

1.

Lambang Pusri yang berbentuk huruf "U" melambangkan singkatan

"Urea". Lambang ini telah terdaftar di Ditjen Haki Dep. Kehakiman

& HAM No.02139.

2.

Setangkai padi dengan jumlah butiran 24 melambangkan tanggal akte pendirian PT Pusri.

3.

Butiran-butiran urea bewarna putih sejumlah 12, melambangkan bulan Desember pendirian PT Pusri.

4.

Setangkai kapas yang mekar dari kelopaknya. Butir kapas yang mekar berjumlah 5 buah Kelopak yang pecah berbentuk 9 retakan ini, melambangkan angka 59 sebagai tahun pendirian PT Pusri (1959).

(26)

15

5.

Perahu Kajang, merupakan legenda rakyat dan ciri khas kota Palembang yang terletak di tepian Sungai Musi. Perahu Kajang juga diangkat sebagai merk dagang PT Pupuk Sriwidjaja.

6.

Kuncup teratai yang akan mekar, merupakan imajinasi pencipta akan prospek perusahaan dimasa datang.

7.

Komposisi warna lambang kuning dan biru benhur dengan dibatasi garis-garis hitam tipis (untuk lebih menjelaskan gambar) yang melambangkan keagungan, kebebasan cita-cita, serta kesuburan, ketenangan, dan ketabahan dalam mengejar dan mewujudkan cita-cita itu.

(27)

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas- batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu perusahaan terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

Adapun dasar pengakatan dan pemberhentian pada PT PUSRI ditetapkan oleh surat keputusan dari pemerintah selaku pemegang saham. Struktur Organisasi PT PUSRI PALEMBANG PPD SUMUT dapat dilihat pada Tabel 2.1. berikut ini.

(28)

17

Gambar 2.2

STRUKTUR ORGANISASI PT. PUPUK SRIWIDJAJA PEMASARAN PUPUK DAERAH SUMUT

Area Manajer Pemasaran Sumut

Staff BPD Staff BPD

Supv. Pengadaan/Penjualan Supv.Adm.

Uumum dan Keuangan

Ass. Supv. Peny.

Angkutan dan Pergudangan

Ass. Supv.

Penjualan

Clerk Sr/Staff

GPP Kota Bangun GPP Kabanjahe

GPP P.Siantar

GPP Rantau Prapat GPP Balige GPP P. Sidempuan

Clerk Sr/Staff

PPK Deli Serdang PPK Tapsel PPK Simalungun

PPK Asahan PPK Taput PPK Tapteng/Nias

PPK Langkat PPK Labuhan batu

PPK Dairi

Koordinator Akuntansi dan

Keuangan

Ass. Supv.

Umum dan Personalia

Clerk Sr/Staff Clerk Sr dan Clerk

Sr I

(29)

C. Job Description

a. Direktur Utama

Tugas dan tanggung jawab Direktur Utama adalah :

1. Memberikan arahan dan mengendalikan kebijakan, visi, misi dan strategi perusahaan.

2. Memimpin para anggota Direksi dalam melaksanakan keputusan Direksi dan mengesahkan semua keputusan Direksi.

3. Mengkoordinasikan pemecahan masalah eksternal perusahaan, kebijakn perencanaan, pengendalian, pencapaian sasaran jangka panjang, kebijakan audit, peningkatan kultur, citra dan tata kelola perusahaan yang baik (GCG).

4. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan pengawasan internal perusahaan.

5. Mewakili perusahaan didalam maupun diluar pengadilan berdasarakan persetujuan anggota Direksi lainnya pada Rapat Direksi.

6. Menunjuk anggota Direksi lain untuk bertindak atas nama Direksi.

7. Menentukan keputusan Direksi, apabila dalam voting pada Rapat Direksi terdapat jumlah suara yang sama banyak antara suara yang setuju dan tidak setuju.

8. Memilah dan memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan segala sesuatu tentang perusahaan.

9. Memberikan arahan atas pengolahan Dana Pensiun PUSRI untuk Program Manfaat Pasti dan Iuran Pasti.

(30)

19

b. Manajer Teknik dan Pengembangan

Tugas dan tanggung jawab Manajer Teknik dan Pengembangan adalah : 1. Merancang strategi pengembangan dan investasi berdasarkan prioritas

. ketersediaan sumber daya, teknologi, dan prospek bisnis.

2. Memimpin dan mengarahkan pelaksanaan kegiatan investasi pengembangan sesuai rencana strategi PUSRI.

3. Memimpin dan mengelolah jasa rancang bangun dan perekayasaan serta jasa teknik lainnya.

4. Mengelolah dan mengawasi perencanaan serta pengendalian pengadaan barang dan jasa.

5. Memimpin dan mengarahkan pengelolaan serta pengembangan aplikasi teknologi informasi yang disesuaikan dengan perkembangan usaha.

6. Memimpin, mengarahkan, dan mengelolah aktivitas perencanaa, sistem manajemen perusahaan, dan manajemen risiko.

7. Memimpin dan mengarahkan pengelolaan armada angkutan kapal pupuk urea dan amonia milik PUSRI yang disesuaikan dengan perkembangan usaha dan bisnis perusahaan.

8. Menetapkan kebijakan pengadaan gas alam dan atau bahan baku lainnya, dan melakukan usaha pengadaan gas alam langsung dari sumber utama (Pemerintah, SKK Migas, PT Pertamina, dan Kontraktor KKS lainnya) sesuai kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang.

(31)

9. Melakukan pembinaan karyawan sesuai peraturan yang berlaku.

10. Memimpin dan mengarahkan sluruh aktivitas dengan memperhatikan aspek-aspek keselamatan dan kesehatan kerja.

c. Manajer Produksi

Tugas dan tanggung jawab Manajer Produksi adalah :

1. Memimpin pengelolaan dan pengendalian kegiatan produksi secara efektif dan efisien dengan mengacu pada pencernaan dan strategi perushaan.

2. Memimpin dan mengawasi pelaksanaan kebijakan Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup ( K3&LH).

3. Melaksanakan koordinasi dengan perusahaan pemasok gas alam untuk kelancaran operasional pabrik.

4. Memimpin dan mengawasi pengelolaan pabrik dan fasilitas pendukung serta pemeliharaan rutin dan pemeliharaan tahunan.

d. Manajer Komersil

Tugas dan tanggung jawab Manajer Komersil adalah :

1. Mengelola dan mengoptimalkan upaya-upaya pemasaran dan penjualan produk-produk yang dihasilkan PUSRI sesuai dengan perencanaan dan strategi yang ditetapkan.

2. Mengelola dan mengoptimalkan upaya-upaya pengadaan, distribusi, dan pergudangan diluar area pabrik.

(32)

21

3. Memimpin dan mengendalikan perdagangan produk-produk luar yang dihasilkan PUSRI, baik melalui kegiatan operasional sendiri maupun kerja sama kemitraan sesuai strategi yang ditetapkan.

4. Megelola dan mengendalikan pelaksanaan pengadaan dan penyaluran pupuk bersubsidi untuk sektor pertanian.

D. Jaringan Usaha

Jaringan usaha PT Pusri Palembang PPD SUMUT adalah untuk menyalurkan pupuk kepada distributor dan untuk membantu distributor dalam meningkatkan kualitas pertanian dan pangan dan mempunyai tiga sektor jaringa yaitu perkebunan, industri dan end user.

E. Kinerja Usaha Terkini

Pada tahun 2016 ini PT Pusri Palembang PPD SUMUT memiliki beberapa buah proyek yang harus dikerjakan baik proyek yang telah berjalan ataupun proyek yang baru berjalan. Setiap aktivitas yang dilakukan di dalam organisasi akan merujuk pada sistem dan prosedur baku yang telah ditetapkan. PT PUSRI Palembang PPD SUMUT memulai kinerja usaha terkini dengan tujuan utama untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional, khususnya di industri pupuk dan kimia lainnya. Selain sebagai produsen pupuk nasional, Pusri juga mengemban tugas dalam melakukan usaha perdagangan, pemberian jasa dan usaha lain yang berkaitan dengan

(33)

industri pupuk. Pusri bertanggung jawab dalam melaksanakan distribusi dan pemasaran pupuk bersubsidi kepada petani sebagai bentuk pelaksanaan Public Service Obligation(PSO) untuk mendukung program pangan nasional

dengan memprioritaskan produksi dan pendistribusian pupuk bagi petani di seluruh wilayah Indonesia. Penjualan pupuk urea non subsidi sebagai pemenuhan kebutuhan pupuk sektor perkebunan, industri, maupun ekspor menjadi bagian kegiatan perusahaan lainnya diluar tanggung jawab pelaksanaan Public Service Obligation(PSO).

F. Rencana Usaha

Rencana usaha PT Pusri Palembang PPD SUMUT pada tahun 2016 ini adalah menyalurkan pupuk untuk mendukung kegiatan pangan, pupuk bersubsidi, dan tanaman multicultural serta menjalin kerja sama dengan instansi-instansi dan memberikan pelayanan yang lebih baik lagi kepada Perkebunan Swasta, Perkebunan Rakyat, dan Perkebunan Nusantara.

(34)

23 BAB III

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN PUPUK PADA PT PUSRI

A. Pengertian Persediaan dan Pengendalian Intern 1. Persediaan

1.1 Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan harta yang sangat berharga dan penting bagi suatu perusahaan untuk tetap berlangsungnya operasional perusahaan berjalan dengan baik dan tanpa hambatan. Setiap perusahaan baik yang bergerak si bidang manufaktur, perdagangan, maupun perusahaan jasamempunyai persediaan. Perbedaan persediaan untuk masing-masing perusahaan tersebut adalah jenis persediaan. Pada perusahaan dagang, sesuai dengan kegiatannya dimana perusahaan ini melakukan kegiatan membeli barang dagang untuk dijual kembali, maka persediaan utama yang dimiliki berupa persediaan barang dagang, persediaan bahan penolong, serta persediaan perlengkapan kantor. Persediaan adalah nama yang diberikan untuk barang-barang baik yang dibuat atau dibeli untuk dijual kembali dalam bisnis normal.

Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) (2009, PSAK No. 14 Par:3) mendefenisikan persedian sebagai berikut :

(35)

1) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa.

2) Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut.

3) Dalam bentuk atau perlengkapan untuk digunakan produksi atau pemberian jasa.

Persedian menurut Kieso, Weygant dan Warfield (2007;402) pengertian persediaan adalah “Inventory are asset items held for sale in the ordinary course of business or goods that will be used or consumed in the production of goods to be sold. Kutipan di atas jika diterjemahkan adalah persediaan adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk di jual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan di gunakan atau di konsumsi dalam membuat barang yang akan di jual.

Berdasarkan definisi tersebut diatas dapat diartikan bahwa persediaan adalah unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang dilakukan secara terus menerus di produksi.

Menurut M. Munandar (1991 : 56) bahwa yang dimaksud dengan inventory adalah persediaan barang-barang yang menjadi objek usaha pokok perusahaan, bagi perusahaan perdagangan barang-barang tersebut berupa persediaan barang dagangan, sedangkan bagi perusahaan yang berproduksi (industri) berupah persediaan barang mentah, persediaan bahan pembantu, persediaan barang yang sedang diproses dan persediaan barang jadi.

Menurut Zaki Baridwan (2000:149), menerangkan bahwa pengertian persediaan barang secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk

(36)

25

menunjukkan barang –barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan memproduksi barang-barang yang akan dijual.

Menurut Sofyan Assauri dalam buku Marihot Manullang dan Dearli Sinaga (2005:50), menerangkan bahwa persediaan adalah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal atau persediaan barang-barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam proses produksi.

Menurut John J.Wild, K R.Subramanyam dan Robert F Halsey (2004:265), menerangkan bahwa persediaan (inventory) merupakan barang yang dijual dalam aktivitas operasi normal perusahaan.

Dari defenisi diatas yang telah dikemukakan jelas dapat dikatakan bahwa persediaan merupakan salah satu unsur dari aset yang digunakan untuk kegiatan operasional bisnis perusahaan, dan oleh karena itu perlu dijaga keberadaannya agar dapat tetap bertahan untuk tujuan perusahaan.

1.2 Jenis-Jenis Persediaan

Dalam sumber yang paling penting dalam perusahaan jenis-jenis persediaan akan berbeda sasuai dengan bidang dan kegiatan normal usaha pada perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha terdapat dalam bentuk industri (manufacture) dan perusahaan dagang.

Untuk dapat memahami perbedaan serta keberadaan tiap-tiap jenis persediaan maka dapat dilihat dalam penggolongan persediaan menurut

(37)

Agus Sartono R. (2001:443) menerangkan bahwa jenis persediaan yang ada dalam perusahaan akan tergantung pada jenis perusahaan yaitu :

1. Perusahaan Jasa persediaan yang biasanya timbul seperti persediaaan bahan pembantu atau persediaan habis pakai, yang termasuk didalamnya adalah kertas, karton, stempel, tinta, buku kwitansi, materai.

2. Perusahaan Manufaktur jenis persediaanya meliputi persediaan bahan pembantu, persediaan barang jadi, persediaan barang dalam proses dan persediaan bahan baku.

1.3 Tipe-Tipe Persediaan

Dalam perusahaan industri (manufacture) yang dikemukakan menurut Alvin A. Arens et all (2006 : 306) memiliki berbagai jenis persediaan sebagai berikut :

1) Persedian bahan baku (raw materials) merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh dari sumber-sumber alam dan dapat diperoleh dari perusahaan lain.

2) Suku cadang dan perlengkapan yang dibeli untuk produksi .

3) Persediaan barang dalam proses (work in process) yang juga disebutkan pekerjaan dalam proses sebagian dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dijual.

(38)

27

4) Persediaan barang jadi (finished goods) merupakan barang yang telah selesai diproduksi dan menjadi persediaan perusahaan untuk dijual.

1.4 Faktor-Faktor Persediaan

Meskipun persediaan akan memberikan banyak mamfaat bagi perusahaan, namun perusahaan tetap hati-hati dalam menetukan kebijakan persediaan. Persediaan membutuhkan biaya investasi dan dalam hal ini menjadi tugas bagi manajemen untuk menentukan investasi yang optimal dalam persediaan. Masalah persediaaan merupakan masalah pembelanjaan aktif, dimana perusahaan mengunakan dana yang dimiliki dalam persediaan dengan cara yang seefektif mungkin. Untuk melangsungkan usahanya dengan lancar maka kebanyakan perusahaan merasakan perlunya persediaan. Menurut Bambang Riyanto (2001:74) besar kecilnya persediaan yang dimilki oleh perusahaan ditentukan oleh beberapa faktor antara lain :

1. Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang akan menghambat atau mengganggu jalannya produksi.

2. Volume produksi yang direncanakan, dimana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung kepada volume penjualan yang direncanakan.

3. Besar pembeliaan bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal.

4. Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan diwaktu-waktu yang akan datang.

5. Peraturan-peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material.

(39)

6. Harga pembelian bahan mentah.

7. Biaya penyimpanan dan resiko penyimpanan di gudang.

8. Tingkat kecepatan material menjadi rusak atau turun kualitasnya.

Sedangkan menurut Suyadi Prawirosentono (2001:71) faktor yang mempengaruhi jumlah persediaan adalah :

1.) Perkiraan pemakaian bahan baku

Penentuan besarnya persediaan bahan yang diperlukan harus sesuai dengan kebutuhan pemakaian bahan tersebut dalam satu periode tertentu.

2.) Harga bahan baku

Harga bahan yang diperlukan merupakan faktor laiannya yang dapat mempengaruhi besarnya persediaan yang harus diadakan.

3.) Biaya persediaan

Terdapat beberapa jenis biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku, adapun jenis biaya persediaan adalah biaya pemesanan(order cost) dan biaya penyimpanan bahan di gudang.

4.) Waktu menunggu pesanan (Lead Time)

Adalah waktu antara tenggang waktu sejak pesanan dilakukan sampai dengan saat pesanan tersebut masuk kegudang.

2. Sistem Pengendalian Intern

Sebelum membahas pengertian sistem pengendalian intern ada baiknya terlebih dahulu diberikan pengertian sistem, pengendalian intern dan sistem pengendalian intern.

(40)

29

2.1 Pengertian Sistem

Suatu perusahaan akan beroperasi dengan baik, apabila perusahaan tersebut menggunakan sistem dan prosedur yang baik. Dikatakan baik apabila dapat mempermudah tercapainya tujuan perusahaan tersebut.

Mulyadi menyatakan bahwa: " Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu."

Selanjutnya Widjajanto menyatakan bahwa :"Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output."

Dari kedua defenisi sistem menurut para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu alat yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam menjalankan operasi perusahaan dan merupakan suatu kegiatan atau fungsi utama manajemen perusahaan.

2.2 Pengertian Pengendalian Intern

Dalam suatu perusahaan, pengendalian intern mempunyai peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dimana suatu pengendalian intern yang baik, suatu perusahaan akan selalu mengawasi jalannya operasi dalam pengalaman membuktikan bahwa struktur pengendalian yang baik merupakan suatu langkah yang dapat mengerahkann seluruh aktivitas perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan .

(41)

Pentingnya sistem pengendalian intern pada perusahaan saat ini memang sangat membantu dalam mengantisipasi terjadinya penyelewengan atau kecurangan sehubungan dengan aktivitas operasi perusahaan. Banyak para ahli akuntansi yang memberikan pendapat tentang sistem pengendalian intern sesuai dengan persepsi yang diketahuai para ahli tersbut, berikut ini akan disajikan pengertian sistem pengendalian intern dari beberapa ahli.

1) Menurut COSO mendefinisikan sebagai berikut :

Suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen, dan staff untuk menyediakan kebijakan-kebijakan agar tercapainya tujuan.

Selain itu COSO juga mengatakan pengendalian intern merupakan sebuah organisasi, dan merupakan bagian yang integral dari aktivitas dasar manajemen seperti perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan kegiatan.

2) Menurut Hery S.E, M.Si (2008, hal 156) mendefenisikan sebagai berikut:

Pengendalian Internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.

3) Menurut Donald E. Kieso et all (2007, hal 454) :

(42)

31

Pengendalian intern itu mencakup rencana organisasi serta metode- metode terkait dan pengukuran yang diadopsi perusahaan untuk melindungi aset dari pencurian, perampokan, dan penyalahgunaan oleh karyawan dan meningkatkan keakuratan dan kebenaran pencatatan akuntasi.

4) Menurut La Midjan (2001, hal 58) bahwa pengertian sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut :

Meliputi struktur organisasi dan segala cara serta tindakan dalam suatu perusahaan yang saling terkoordinasi dengan tujuan untuk mengamankan harta perusahaan, menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi, serta mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan.

5) Menurut Mulyadi (2002, hal 180) berdasarkan Standar Akuntasi Seksi paragraf mendefenisikan :

Pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut, yaitu : keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum, dan peraturan yang belaku, efektivitas dan efisiensi operasi.

6) Menurut Zaki Baridwan(2001, hal 13) bahwa pengendalian intern dalam arti yang luas adalah :

(43)

Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara- cara serta alat-alat yang di koordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memajukan efisiensi didalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.

Jadi dari beberapa defenisi maka dapat kita simpulkan pengertian pengendalian intern adalah suatu usaha atau sistem sosial yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran untuk menjaga dan mengarahkan jalan perusahaan agar bergerak sesuai dengan tujuan dan program perusahaan dan mendorong efisiensi serta kebijakan manajemen.

2.3 Komponen Pengendalian Internal

Komponen –kompenen yang harus diterapkan dalam pengendalian internal agar dapat efektif dengan baik adalah sebagai berikut :

Menurut “ Model COSO teridiri atas lima komponen kontrol internal “ : 1. Lingkungan Kontrol

2. Penentuan Risiko 3. Aktivitas Kontrol

4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan

Komponen-komponen Sistem Pengendalian Intern COSO : 1) Lingkungan Kontrol

(44)

33

Komponen ini meliputu sikap manajemen di semua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusus. Hal ini mencakup: etika, kompetensi, seta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.

2) Penentuan Risiko

Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit iternal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis.

3) Aktivitas Kontrol

Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dahulunya dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggungjawab, dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang berkompeten dan jujur, pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievalausi risikonya untuk organisasi secara keseluruhan.

4) Informasi dan Komunikasi

Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen- manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang

(45)

dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk mengelola operasinya.

5) Pengawasan

Pengawasan merupakan evaluasi rasioanal yang dinamis atas informasi diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.

Menurut Mulyadi (2001, hal 164) mendefenisikan beberapa komponen yang efektif dalam menjalankan sistem pengendalian intern yaitu :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Mulyadi :

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksankan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian

(46)

35

tanggungjawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otoritas dari manajer fungsi yang memiliki untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki weewang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otoritas atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu pengguna formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen

(47)

yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan yang baik dan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi.

Prosedur pencatatan yang baikk akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukaan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukkan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

3) Praktis yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggungjawab fungsional dan sistem weewnag dan prosedur pencatatan yang telah diciptakan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainya harus bertanggungjawab oleh pihak yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya

(48)

37

transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

b. Pemeriksaan mendadak (suprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan- kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadinya intern check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang

terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.

d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin akan dapat menjaga indenpedensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekonhkolan diantara mereka dapat dihindari.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini ditempuh :

(49)

a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan dan tanggungjawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangannya.

B. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Persediaan

PT PUSRI PPD SUMUT adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan khususnya penyaluran pupuk.. Oleh sebab itu perusahaan harus menerapkan kebijakannya seperti kebijakan dalam persediaan barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan yang dapat mencegah kerugian pada perusahaan. Pupuk yang sudah diolah di Palembang kemudian dikirim ke Belawan melalui kapal dengan brand PT Pusri Sriwidjaja dengan kapasitas pupuk curah 10.000 ton dengan jauhnya perjalanan 3-4 hari. Ketika kapal sudah bersandar di Pelabuhan Belawan proses pengadaan pupuk dilalukan melalui krain dan kemudian dibawa oleh bellconflyer dengan jarak 10m dari pelabuhan ke Kantor PT PUSRI UPP

(50)

39

Belawan yang berada di kawasan pelabuhan tersebut. Kemudian pengemasan dan pengantongan pupuk ditangani oleh bagian pergudangan.

Prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yaitu sebagai berikut : 1) Bagian Penerimaan

a. Bagian penerimaan menerima barang dari pemasok yang disertai dengan surat pengantar dari pemasok.

b. Barang yang dikirim oleh pemasok diperiksa dan dibandingkan antara surat pengantar dari pemasok dengan PO

c. Apabila sudah cocok, maka selanjutnya bagian penerimaan membuat LPB rangkap 3 :

Lembar 1 (satu) untuk bagian pembelian Lembar 2 (dua) untuk bagian gudang

Lembar 3 (tiga) untuk bagian penyimpanan (sebagian arsip )

d. Kemudian barang tersebut diserahkan kepada bagian gudang bersama dengan LPB lembar 2 (dua).

2) Bagian Gudang

a. Bagian gudang penerima barang beserta dengan LPB ketua dari bagian penerimaan.

b. Selanjutnya bagian gudang mencatat penerimaan barang tersebut kedalam kartu gudang berdasarkan LPB lembar kedua.

3) Bagian Pembelian

a. Bagian pembelian menerima LPB lembar 1 (satu) dari bagian penerimaan.

(51)

b. Kemudian bagian pembelian mencatat tanggal penerimaan barang kepada PO.

c. Selanjutnya LPB lembar 1 (satu) diarsipkan menurut tanggal.

Fungsi dokumen-dokumen yang digunakan antara lain : a) Surat Order Penjualan

Dokumen ini berisi mengenai jenis, kuantitas, dan harga dari barang yang akan dijual kepada pelanggan.

b) Surat Order Pengiriman

Dokumen ini yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut.

c) Fungsi Penjualan

Fungsi Penjualan ini bertujuan untuk menerima order dari pelanggan dan mencatatnya dalam Sales Order (SO).

d) Fungsi Gudang

Fungsi ini bertugas untuk menyediakan barang yang akan di keluarkan sesuai dengan yang tertera dalam SO.

e) Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertugas untuk mengecek barang yang akan dikirim ke pelanggan apakah telah sesuai dengan SO, selanjutnya dilakukan pengecekan barang.

Namun aktivitas kontrol PT Pupuk Sriwidjaja PPD Sumut dapat dikatakan belum berjalan dengan baik, karena sistem otorisasi pencatatan

(52)

41

belum diotorisasikan oleh pihak yang berwenang seperti untuk pengeluaran pupuk dari gudang supervisor pengadaan/penjualan sering tidak memberikan tanda tangan persetujuan, supir juga sering tidak menandatangani surat pengiriman barang. Dalam perhitungan fisik persediaan juga hanya dilakukan oleh bagian gudang tidak dengan auditor. Serta peran informasi dan komunikasi kurang efektif sebab kurangnya ketelitian dalam penerimaan dan pengeluaran barang bila terjadi transaksi. Hal ini dapat dilihat dari data-data yang ada pada perusahaan dimana dalam perhitungan stock opname dapat dilihat selisih antar barang yag ada difisik dengan yang ada pada kartu stock berbeda.

1

Gambar 3. 1 Prosedur Penerimaan Barang Gudang Surat Order Pembelian Menerima Barang Dari Pemasok SOP 2

4

3

2 Laporan Penerimaan

Barang

(53)

Gambar 3.2

Prosedur Pengeluaran Barang Gudang 2

Surat Permintaan Barang

Mengecek Spesifik barang sesuai Permintaan

Menyerahkan Barang Sesuai Permintaan

Membuat Laporan Pengeluaran

Barang

SPB 2

4

3

2 Laporan Pengeluaran

Barang

(54)

43

C. Sistem Pencatatan Akuntansi Persediaan

Persediaan merupakan bagian penting dalam proses berjalannya suatu perusahaan. Dikatakan demikian karena persedian terbilang sangat menentukan tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan nantinya. Jika persediaan yang dimiliki sangat memadai, maka bukan tidak mungkin ada harapan keuntungan yang bisa di capai, namun akan sebaliknya, jika persediaan kurang memadai maka akan berdampak pada menurunnya tingkat keuntungan perusahaan bersangkutan. Dan berikut ini ada dua sistem pencatatan untuk persediaan, yaitu:

a) Sistem pencatatan persediaan perpetual (Perpetual Inventory System) b) Sistem pencatatan persediaan periodik (Periodic Inventory System)

1. Sistem Perpetual/Metode Buku

Disebut sistem perpetual karena pencatatan akuntansinya dilakukan secara berkelanjutan (perpetual) baik untuk pencatatan jumlahnya maupun biayanya atau harga pokoknya. Dengan demikian jumlah maupun biaya persediaan dapat diketahui setiap saat. Sistem ini seringkali diterapkan oleh perusahaan yang menjual barang dagangan dengan harga per unit relatif mahal dan setiap unit barang dimungkinkan memiliki variasi spesifikasi sesuai dengan keinginan konsumen. Contoh perusahaan yang menerapkan misalnya perusahaan mobil, perusahaan pesawat terbang, mebel, dan peralatan rumah tangga. Sistem perpetual ini juga bisa diterapkan oleh

(55)

perusahaan selain yang dicontohkan di atas dikarena penggunaan wide spreadsheet yang disediakan oleh computer dan penggunaan scanner untuk mengidentifikasi setiap item persediaan.

Menurut Warren, Carl S, James M. Reeve, Philip E. Fess, 2005 perlakuan akuntansi untuk sistem pencatatan persediaan perpetual adalah sebagai berikut:

a. Pembelian barang dagangan akan di debit pada akun persediaan b. Beban angkut pembelian akan di debit pada akun persediaan c. Retur pembelian akan di kredit ke akun persediaan

d. Potongan pembelian akan di kredit ke akun persediaan

e. Beban pokok penjualan atau harga pokok penjualan (Cost of Good Sold) diakui bersamaan dengan pengakuan penjualan dan akun persediaan akan di kredit.

f. Akun persediaan adalah akun pengendali yang didukung dengan buku besar pembantu untuk setiap jenis/item persediaan.

2. Sistem Periodik/Metode Fisik

Disebut sistem periodik karena penghitungan jumlah dan nilai persediaan hanya akan diketahui pada akhir periode saja untuk penyiapan pembuatan laporan keuangan. Setiap terjadi transaksi pembelian barang maupun penjualan barang akun persediaan tidak pernah dimutasi atau tidak pernah didebit jika adapembelian atau dikredit jika ada penjualan. Akun persediaan akan diperbaharui nilainya hanya pada akhir periode saja sebelum penyusunan laporan keuangan melalui penghitungan fisik persediaan (stock opname) di gudang. Saat ini sangat sedikit perusahaan yang menerapkan

(56)

45

system periodik kecuali untuk perusahaan kecil yang menjual barang barang tertentu secara eceran dengan harga yang murah missal permen, korek api, dan lain lain.

Menurut Warren, Carl S, James M. Reeve, Philip E. Fess, 2005 perlakuan akuntansi untuk sistem pencatatan persediaan periodik adalah sebagai berikut:

a) Pembelian barang dagangan akan didebit pada akun pembelian.

b) Tidak ada pencatatan pada akun persediaan.

c) Beban angkut pembelian akan didebit pada akun beban angkut pembelian d) Retur dan potongan pembelian akan dikredit ke akun retur dan potongan

pembelian.

e) Potongan tunai pembelian akun dikredit ke akun potongan tunai pembelian.

f) Beban pokok penjualan atau harga pokok penjualan (Cost of Good Sold) dihitung pada akhir periode setelah melakukan penghitungan fisik dan penilaian persediaan akhir.

Persediaan ditujukan untuk mengantisipasi kebutuhan permintaan. PT PUSRI PPD SUMUT sebagai pemasok pupuk terkhusus urea dengan sistem pengendalian intern persediaan yang dapat memonitor tingkat persediaan secara efektif dan efisien. Hal ini dilakukan agar persediaan yang dimiliki oleh perusahaan dapat dikelola dengan baik sehingga tingkat perputaran persediaan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan perusahaan.

PT PUSRI PPD SUMUT menggunakan metode perpetual fifo sebagai metode pencatatan persediaan pupuk. Dalam metode ini pencatatan mengenai

(57)

jumlah persediaan dilakukan ssecara terus menerus, sehingga jumlah persediaan yang ada setiap saat dapat diketahui. Harga pokok persediaan dan harga pokok penjualan dapat diketahui setiap saat, sehingga pada akhir periode tidak perlu dibuat jurnal penyesuaian. Metode perpetual diperlukan buku pembantu persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga dan barang yang dibeli dan dijual. Dengan buku bantu persediaan setiap saat dapat diketahui sisa persediaan dengan cepat dan mudah. Dokumen bukti yang digunakan oleh PT PUSRI PPD SUMUT dalam pencatatan persediaan yaitu formulir pemesanan barang, laporan penerimaan barang, kartu gudang, formulir pengiriman barang.

D. Kendala Yang Dihadapi Perusahaan

Dalam penilaian hambatan yang berhubungan dengan proses bisnis penerimaan dan pengeluaran pupuk ada dua hambatan/risiko yang dapat terjadi yaitu risiko berasal dari internal (perusahaan) dan risiko yang berasal dari eksternal (perusahaan lain).

Adapun risiko yang berasal dari internal perusahaan yang terjadi di PT Pupuk Sriwidjaja adalah sebagai berikut :

1. Sering terjadinya kehilangan persediaan pupuk

2. Terjadinya kerusakan persediaan barang selama proses peyimpanan di gudang

3. Sering kali terjadi human error

(58)

47

Sedangkan risiko yang berasal dari eksternal perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Kecurangan yang dilakukan oleh pihak supplier

2. Bercampurnya barang dengan barang lainnya dalam satu paket kiriman.

Dan pada saat ini sudah terjadi perubahan sistem pengadaan pupuk dengan berbentuk curah tidak seperti yang dulu masih menggunakan model pupuk yang sudah dikantong duluan dari Palembang.

Dengan perubahan sistem ini, dapat mengecilkan terjadinya risiko atau kerugian. Tetapi ada juga beberapa kendala yang dihadapi yaitu :

1. Keterbatasan persediaan pupuk karena pemerintah lebih mengutamakan pupuk bersubsidi dan ini sudah terjadi selama 2 bulan.

2. Terjadinya kerusakan persediaan barang akibat terlalu lamanya proses peyimpanan di gudang.

3. Serta terjadinya penyusutan barang.