BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.5 Repository dan Grey Literature
Repository merupakan suatu tempat atau ruang dimana sesuatu disimpan. Istilah repository digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa bentuk penyimpanan data dan koleksi digital.
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated. Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short Repository means a place where anything is stored which can later be usedagain.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada suatu pusat tempat dimana data dapat disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara rinci digunakan untuk menyimpan data digital, suatu lokasi dimana e-prints ditempatkan. Repository juga berarti suatu tempat dimana berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository dapat juga mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa dia mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya dapat disimpan dan digunakan kembali.
Selain pendapat di atas, dalam Freedom Foundation USA (2007 : 1) dinyatakan bahwa repository adalah:
A repository is a place where future retrieval. A repository can be:
• A place where data are stored
• A place where specifically digital data are stored
• A site where
• A place where multiple network,
• A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.
• A place to store specimens, includi
• A place where anything is stored for probable reuse
Uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dirawat untuk perolehan kembali di masa depan. Sebuah repository dapat berupa:
• tempat dimana data disimpan
• tempat dimana data digital disimpan
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
• tempat dimana beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan
• penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan
• tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lain
• tempat dimana sesuatu disimpan untuk kemungkinan penggunaan kembali. Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa terdapat kesamaan yaitu mendefinisikan repository sebagai suatu istilah yang mengacu pada tempat penyimpanan dan merawat data, tempat penyimpanan data digital/e-print, tempat penyimpanan beberapa file atau database untuk didistribusikan dalam suatu jaringan komputer, dan tempat dimana sesuatu disimpan dan dapat digunakan kembali.
Repository merupakan hal yang penting bagi suatu universitas dan perguruan tinggi yang membantu dalam mengelola dan menangkap asset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository digital dapat menyimpan material dalam cakupan yang luas untuk berbagai pemakai dan tujuan sehingga dapat mendukung proses pembelajaran, riset, dan administratif.
Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk menangkap, mengidentifikasi, menyimpan, dan temu kembali aset intelektual mereka. Hal ini menambah peluang untuk penggunaan yang efisien dari riset yang ada, meningkatkan peluang untuk menambah pengalaman pembelajaran dan mendorong kerja sama di dalam dan antar disiplin dan kelompok yang berbeda.
Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan data dalam bentuk digital, yang mana merupakan output dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint) ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi/thesis/desertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya.
Adapun tujuan utama memiliki repository adalah:
•to create global visibility for an institution's scholarly research;
•to collect content in a single location;
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
•to store and preserve other institutional digital assets, including unpublished or otherwise easily lost ("grey") literature (e.g., theses or technical reports). (Jain
dan Anurag, 2008 : 4)
Tujuan utama memiliki repository di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut:
• untuk menciptakan hal yang dapat dilihat secara global untuk suatu riset ilmiah institusi
• untuk mengumpulkan isi di dalam penempatan tunggal
• menyediakan akses terbuka untuk hasil riset dari institusi pendidikan
• untuk menyimpan dan memelihara asset digital dari institusi lain, meliputi literatur yang tidak diterbitkan (grey literature, misalnya tesis atau laporan teknis).
Adapun fungsi dari repository adalah:
• Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
• Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan
Structured Knowledge Creation.
• Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di
Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation. (Wicaksono, 2005 : 5)
2.5.2 Grey Literature
2.5.2.1Pengertian Grey Literature
Gray atau Grey literature (literatur kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen- dokumen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, dan terbitan pemerintah. Berbagai penulis memberikan bermacam-macam definisi tentang grey literature.
C.P. Anger dalam Adi (2008 : 65) menyatakan bahwa:
Grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana; dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas. Misalnya: proseding, disertasi, bibliografi, laporan, dan sebagainya.
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
Selain pendapat di atas, Reitz (2004 : 68) dalam Dictionary for Library and Information Science mendefinisikan grey literature sebagai:
Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D. dissertations, master’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature (literatur kelabu) adalah hasil karya tercetak seperti laporan, preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding konferensi, yang tidak mudah tersedia melalui saluran pasar biasa karena mereka tidak pernah diterbitkan secara komersial atau didengar atau dengan buruk didistribusikan.
Sedangkan menurut Virginia Institut of Marine Science (VIMS) (2003 : 1) pengertian grey literature adalah “this term refers to papers, reports, technical notes or other documents produced and published by governmental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publishers”.
Uraian di atas menerangkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang merujuk pada laporan, catatan penelitian, atau dokumen-dokumen yang merupakan hasil atau terbitan badan pemerintah, institusi akademik dan kelompok lainnya yang tidak didistribusikan atau diindeks oleh terbitan komersial.
Selain pendapat di atas, Hirtle dalam Mason (2009 : 1) menyatakan bahwa grey literature adalah “the quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique material which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collections”.
Pendapat Hirtle di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah laporan tercetak, tidak dipublikasikan namun dalam bentuk kertas teratur; termasuk prosiding, hasil konferensi dan bahan unik lainnya untuk menyusun koleksi manuskrip modern.
Berdasarkan keempat pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan koleksi yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, institusi akademik, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, dan lain-lain , baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik.
Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.
2.5.2.2Jenis Dokumen Grey Literature
Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh dibaca ditempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, laporan penelitian, dan pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen grey literature (literatur kelabu).
Beberapa contoh dokumen grey literature lainnya dapat dilihat dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) yang menyatakan bahwa:
Literatur kelabu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor.
Literatur kelabu (grey literature) yang dimaksud adalah: 1. Skripsi, tesis, disertasi
2. Makalah seminar, symposium, konferensi, dsb
3. Laporan Penelitian dan Pengadian kepada masyarakat 4. Laporan lain-lain, Pidato Pengukuhan, dsb
5. Artikel yang Dipublikasikan oleh media masa. 6. Publikasi Internal Kampus
7. Majalah atau Buletin Kampus.
Sedangkan menurut Rompas dalam Huda (2007 : 19) menggolongkan grey literature (literatur kelabu) kedalam:
Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang, laporan-laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literatur kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir.
Dari kedua uraian pendapat di atas jelaslah bahwa dokumen grey literature (literatur kelabu) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, organisasi atau asosiasi yang langka didapat berupa skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, terbitan pemerintah, laporan tahunan, pidato pengukuhan guru besar, dan lain sebagainya.