3. Penggerak perubahan Anderson dan Anderson
2.3.2. Restrukturisasi Organisasi
Desentralisasi memerlukan pembaruan dalam manajemen pemerintah. Pembaruan ini adalah suatu penataan ulang manajemen pemerintah guna memenuhi tuntutan publik serta tantangan dalam upaya meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Pembaruan itu sendiri dapat dilihat dari apa yang dirumuskan oleh Osborne dan Plastrik (1997:16-17) berikut: “Pembaruan adalah transformasi sistem dan organisasi pemerintah secara fundamental guna menciptakan peningkatan dramatis dalam efektivitas, efisiensi dan kemampuan mereka untuk melakukan inovasi. Transformasi ini dicapai dengan mengubah tujuan, sistem intensif, pertanggungjawaban, struktur dan sistem budaya organisasi pemerintah”. Berdasarkan rumusan tersebut, pembaruan berkaitan dengan restrukturisasi organisasi dan sistem pemerintah dengan mengubah tujuan, insentif, akuntabilitas, distribusi kekuasaan dan budaya mereka.
Dengan demikian, pembaruan adalah menciptakan organisasi dan sistem pemerintah yang terus menerus berinovasi, yang secara kontinu memperbaiki kualitas mereka, tanpa mendapat tekanan dari pihak luar, sehingga organisasi harus selalu mengadakan re-evaluasi terhadap situasi perubahan lingkungan yang terjadi. Perubahan
lingkungan terjadi setiap saat karena adanya kompetisi ditingkat nasional, regional bahkan global. Semuanya mengharuskan adanya perubahan. Perubahan berarti restrukturisasi yang menyangkut sumber daya dan kemampuan dalam menciptakan nilai dan meningkatkan kepercayaan stake holders sebagaimana disampaikan Jones Gareth R.: 1995) berikut: “Organizational change typically involves the restructuring of human resources, functional resources, technological capabilities and organizational abilities”.
Sementara menurut Francis J. Gouillart dan James N. Kelly, restrukturisasi mencakup tiga hal yaitu: membangun suatu model ekonomi (construct an economic model); meredisain infrastruktur fisik (align the physical infrastructure); dan meredisain arsitek pekerjaan (redesign the work architecture). Salah satu tujuan utama restrukturisasi adalah organisasi menjadi ramping dan sehat.
Untuk itu, restrukturisasi organisasi perlu menjadi isu utama dan komitmen bersama dari semua stakeholder baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah pada khususnya yang lebih banyak memiliki fungsi rowing atau fungsi operasional dan pelayanan kepada masyarakat, sehingga format organisasi pemerintah yang paling mutakhir akan mendukung terciptanya kinerja pemerintah yang optimal.
Mengapa restrukturisasi organisasi perlu dilakukan? Lee G. Bolman (1997) dalam buku “Reframing Organization” menyebutkan beberapa faktor yang menyebabkan suatu organisasi memerlukan penataan, antara lain:
1. Perubahan lingkungan
Perubahan lingkungan, misalnya lingkungan sosial, dari masyarakat yang pasif menjadi masyarakat yang aktif dan kritis, perlu direspons dengan bentuk organisasi yang mampu
ekonomi yang menimpa negara kita, seharusnya diikuti dengan pengurangan unit-unit yang membutuhkan pembiayaan (spending units) dan memperkuat unit-unit yang menghasilkan dana (earning units).
2. Perkembangan teknologi
Perkembangan teknologi, misalnya di bidang teknologi informasi, akan membawa pengaruh terhadap kualitas dan besaran organisasi. Data processing yang dulu dilakukan secara manual oleh banyak tenaga manusia, saat ini sudah dapat dilakukan dengan mengoptimalkan sistem informasi yang computerized dengan sedikit manusia tetapi dengan kualitas yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih akurat.
3. Perkembangan Organisasi
Berkembanganya proses desentralisasi seiring dengan perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan, akan mengakibatkan berkurangnya beban di tingkat pusat dan bertambahnya beban di tingkat lokal. Hal ini memerlukan redesign organisasi dengan merampingkan organisasi di tingkat pusat serta mengembangkan dan memberdayakan organisasi di tingkat lokal. Di samping itu, kewenangan, tanggung jawab, mekanisme kerja, dan segala aspek yang terkait perlu diatur kembali.
4. Perubahan kehidupan politik
Perubahan konstelasi politik maupun rejim akan mengakibatkan perubahan harapan dan prioritas program yang harus dilaksanakan oleh pemerintah daerah. Perubahan tersebut biasanya juga akan membawa perubahan peran para aktor politik dalam kelembagaan birokrasi. Prioritas program dan perubahan peran aktor politik tersebut akan berpengaruh pada model dan besaran organisasi. 5. Perubahan kepemimpinan
Kepemimpinan baru seringkali membawa visi baru yang berbeda dengan visi pemimpin sebelumnya. Visi tersebut, bersama dengan
kebijakan lain, akan diterjemahkan menjadi misi organisasi dan akan dirumuskan ke dalam fungsi-fungsi dengan berbagai strategi pelaksanaanya, untuk kemudian disusun struktur organisasi.
Selanjutnya Miftah Toha (2008) menyampaikan, bahwa terhadap tuntutan masyarakat akan demokratisasi, transparansi, dan akuntabilitas pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan publik, secara internal perlu diikuti dengan adanya reformasi terhadap organisasi publik diantaranya melalui penyesuaian visi dan misi dan penyesuain atau penataan kembali struktur organisasi.
Sesuai dengan prinsip penataan organisasi, maka setelah visi dan misi dirumuskan tugas berikutnya adalah membagi berbagai tugas untuk dapat mencapai visi dan misi tersebut dalam unit-unit organisasi yang sudah ada (misalnya dinas, badan dan kantor pada organisasi perangkat daerah) sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi tersebut. Dalam pembagian tugas untuk mewujudkan visi dan misi ini dapat diikuti dua prinsip (Toha, 2008), yaitu: Pertama, berbagai tugas harus terdistribusi habis ke dalam unit-unit organisasi yang sudah ada; Kedua, untuk keperluan efisiensi beberapa unit organisasi yang sudah ada dapat digabungkan (merger); Ketiga, membentuk unit-unit baru apabila ada tugas-tugas baru yang harus dilakukan sebagai upaya memenuhi tuntutan masyarakat yang tidak mungkin dilakukan oleh unit-unit yang sudah ada.
Dalam pelaksanaannya, penggabungan dan pembentukan unit-unit yang baru tersebut memerlukan kajian yang dilakukan secara hati-hati dengan pertimbangan agar: Pertama, tidak melanggar prinsip efektivitas dan efisiensi. Kedua, tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang ada. Agar dapat memenuhi dua syarat pokok tersebut, sebelum restruktrurisasi organisasi dilakukan menurut Miftah Toha (2008) perlu dilakukan kajian akademis untuk dapat memastikan
bahwa rancangan penataan atau restrukturisasi organisasi dapat diimplemenatsikan dengan baik.
Berkaitan dengan prinsip penataan organisasi, Cushway dan Lodge (1993) menyampaikan bahwa secara umum organisasi dapat dikatakan sebagai sebuah sistem terbuka, yang berarti bahwa organisasi itu merupakan serangkaian kegiatan yang mempunyai tujuan umum dan untuk itulah terdapat keluaran dan masukan. Organisasi dibentuk untuk suatu tujuan atau untuk mencapai suatu misi tertentu. Oleh karena itu, organisasi hendaknya disusun berdasarkan visi dan misi yang jelas. Selanjutnya desain struktur organisasinya disusun berdasarkan kebutuhan nyata dan mengikuti strategi dalam pencapaian visi dan misi organisasi yang telah ditetapkan (structure follows strategy). Kelembagaan yang seperti itu selanjutnya diisi oleh sumber daya manusia yang kompeten dengan mekanisme, sistem dan prosedur yang efisien. Untuk itu, dalam kaitan dengan struktur organisasi Cushway dan Lodge menyatakan bahwa sebuah struktur yang baik memang dapat memperbaiki efektivitas organisasi, tetapi struktur yang paling baik pun tidak akan berjalan dengan baik kecuali orang-orang di dalam organisasi itu dimotivasi dan diberi pelatihan dengan baik.
Prinsip-prinsip pokok menata struktur organisasi yang baik dapat secara luas dijelaskan sebagai berikut (Cushway dan Lodge,1993: 67):
1. Struktur harus mengikuti strategi. Organisasi dan berbagai komponennya harus secara terpisah dan secara bersama-sama menunjang sasaran dan tujuan organisasi.
2. Berbagai bagian struktur itu harus dibagi ke dalam kawasan-kawasan khusus. Hal ini berarti kawasan-kawasan-kawasan-kawasan kegiatan yang terpisah harus dikelompokkan menjadi satu sehingga ada satu pemusatan pada tujuan tertentu dan sebuah pemusatan pengalaman
dan keahlian. Pada umumnya spesialisasi semacam ini didasarkan pada fungsi-fungsi yang berbeda dalam organisasi.
3. Jumlah tingkat dalam struktur, harus sesedikit mungkin. Semakin banyak jumlah jenjang pada struktur itu, semakin banyak masalah komunikasi dari puncak ke bawah, masalah pembuatan keputusan dan masalah koordinasi serta pengendalian.
4. Rentang kendali, yaitu jumlah bawahan yang langsung dibawahi, akan beragam tergantung pada sifat pekerjaan dan organisasi. Rentang kendali seharusnya tidak terlampau sempit atau terlampau lebar untuk memungkinkan manajemen yang efektif. Rentang kendali akan sangat beragam tergantung pada jenis pekerjaan yang ditangani.
5. Terdapat kejelasan pertanggungjawaban, yaitu terdapat kejelasan tentang kepada siapa masing-masing pemegang jabatan harus melapor dan siapa yang mempunyai wewenang mengambil keputusan.
6. Setiap jabatan dalam struktur harus memiliki peran yang jelas dan memberi nilai tambah pada cara organisasi itu berfungsi.
7. Derajat sentralisasi atau desentralisasi organisasi perlu ditentukan. 8. Struktur harus dirancang untuk menghadapi berbagai perubahan
lingkungan.
Selanjutnya Cushway dan Lodge, juga menyampaikan bahwa maksud utama struktur adalah memastikan bahwa organisasi dirancang dengan cara yang paling baik untuk mencapai saran dan tujuannya. Sebuah struktur organisasi dibuat untuk mencapai sejumlah tujuan. Tujuan tersebut diantaranya adalah:
1. Menunjang strategi organisasi. Struktur harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan pencapaian sasaran dan tujuan organisasi. Strategi akan menjadi salah satu pokok yang menentukan struktur.
3. Mengadakan persiapan pembagian tugas dan pertanggungjawaban yang efektif antara perorangan dan kelompok.
4. Memastikan koordinasi kegiatan organisasi yang efektif dan menggambarkan proses pembuatan keputusan.
5. Mengembangkan dan menggambarkan garis-garis komunikasi ke atas, ke bawah dan ke seluruh organisasi.
6. Memungkinkan pemantauan dan peninjauan kegiatan-kegiatan organisasi secara efektif.
Berdasarkan pemikiran tersebut, maka terdapat sejumlah teknik untuk menganalisis struktur organisasi. Tujuan dasarnya adalah menentukan apakah:
1. struktur yang ada sesuai dengan kebutuhan organisasi; 2. struktur itu menunjang misi dan strategi;
3. strukur itu memberikan pengelompokkan fungsi yang paling logis dan cost effective;
4. struktur itu mendayagunakan sumber daya manusia di dalam organisasi sebaik-baiknya.
Untuk itulah ketika menata dan membuat analisis organisasi sebagaimana dikemukakan Cushway dan Derek Lodge dalam buku “Organizational Behaviour and Design”, terdapat tiga faktor yang perlu diperhatikan begitu misi dan strategi yang jelas telah ditetapkan. Adapun ketiga faktor tersebut adalah: