01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Kegiatan proses penerimaan tenaga pendidik.
Tujuan 1. Tertibnya mekanisme layanan penerimaan tenaga pendidik
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan tenaga pendidik
3. Terkendalinya dokumen yang lengkap untuk mendukung layanan penermaan tenaga pendidik
Ruang lingkup Penerimaan tenaga pendidik dilakukan di lingkungan Universitas Citra Bangsa dan Biro Psikologi
Daftar istilah 1. Wawancara adalah percakapan 2 oranga atau lebih dan berlangsung antara pewawancara dengan tujuan untuk mendapatkan informasi dengan melontarkan pertanyaan
2. Micro teaching adalah kegiatan simulasi mengajar
3. Biro Psikologi adalah biro yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan psikologis calon tenaga pendidik
Prosedur 1. Adanya permohonan tenaga pendidik oleh Ketua Program Studi berikut persyaratan yang diperlukan;
2. Seleksi lamaran masuk ke Universitas Citra Bangsa yang sesuai dengan criteria yang dibutuhkan, atau sesuai dengan diSOPsisi Pembantu Ketua II Bidang Administrasi Keuangan & Umum;
3. Membuat surat panggilan kepada pelamar untuk jadwal wawancara;
4. Interview pelamar/calon tenaga pendidik oleh bagian kepegawaian;
5. Microteaching dengan team penilai/dosen dari program studi dengan audiens beberapa mahasiswa program studi pengusul;
6. Interview dengan Ketua Program Studi;
7. Surat Pengantar tes psikologi ke biro psikologi yang telah ditunjuk;
8. Keputusan penerimaan atau penolakan calon tenaga pendidik berdasarkan hasil wawancara, microteaching, dan psikotest secara keseluruhan oleh Warek II Bidang Administrasi Keuangan & Umum dengan bagian kepegawaian atau bagian lain yang terkait;
9. Konfirmasi hasil keputusan kepada calon tenaga pengajar melalui telepon/surat
Unit terkait 1. Program Studi/Unit 2. Kepegawaian
3. Bidang Administrasi Keuangan dan Umum
MULAI
Adanya permohonan tenaga pendidik oleh Ketua Program Studi berikut persyaratan yang diperlukan
Seleksi lamaran masuk ke UCByang sesuai dengan criteria yang dibutuhkan, atau sesuai dengan disposisi Pembantu
Ketua II Bidang Administrasi Keuangan & Umum
Membuat surat panggilan kepada pelamar untuk jadwal wawancara
Interview pelamar/calon tenaga pendidik oleh bagian kepegawaian
Microteaching dengan team penilai/dosen dari program studi dengan audiens beberapa mahasiswa program studi pengusul
Interview dengan Ketua Program Studi
Surat Pengantar tes psikologi ke biro psikologi yang telah ditunjuk
Keputusan penerimaan atau penolakan calon tenaga pendidik berdasarkan hasil wawancara, microteaching, dan
psikotest secara keseluruhan oleh pembantu ketua II Bidang Administrasi Keuangan & Umum dengan bagian
kepegawaian atau bagian lain yang terkait
Konfirmasi hasil keputusan kepada calon tenaga pengajar melalui
telepon/surat
SOP
PENGAJUAN ALAT INVENTARIS LABORATORIUM No. Dok:
FR-SOP/STD.A/16/R1
Revisi : 1 Hal : 1
Tanggal disusun:
01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Merupakan proses pengajuan alat laboratorium yang dibutuhkan untuk kegiatan praktik laboratorium
Tujuan Memfasilitasi dosen dan mahasiswa untuk melakukan pembelajaran di laboratorium
Ruang lingkup Kegiatan di lingkungan Universitas Citra Bangsa
Daftar istilah Alat inventaris laboratorium adalah instrument yang digunakan sebagai media pembelajaran yang tidak habis digunakan berulang-ulang
Prosedur 1. Pengajuan alat inventaris dilakukan di awal tahun akademik
2. Program studi mengajukan kebutuhan alat untuk praktikum ke UNIT laboratorium pada awal tahun akademik
3. Ka. Unit laboratorium menginventarisir alat yang dibutuhkan 4. Ka. Unit Laboratorium mengajukan alat ke Warek I dan Warek II 5. Warek I dan Warek II memberikan penilaian dan diputuskan disetujui
(lanjut poin 7); atau tidak disetujui (lanjut poin 6) 6. Ka. Unit Laboratorium melakukan revisi pengajuan alat
7. Ka. Unit Laboratorium mengajukan anggaran ke Bagian Keuangan 8. Ka. Unit Laboratorium melakukan pengadaan alat sesuai dengan
kebutuhan Unit terkait 1. Program Studi
2. Bidang Akademik
3. Bidang Administrasi Keuangan dan Umum
tidak
disetujui disetujui
MULAI
Pengajuan alat inventaris dilakukan di awal tahun akademik
Program studi mengajukan kebutuhan alat untuk praktikum ke Ka.Unit laboratorium pada awal tahun akademik
Ka.Unit laboratorium menginventarisir alat yang dibutuhkan
Ka.Unit Laboratorium mengajukan alat ke Puket I dan Puket II
Ka.Unit Laboratorium melakukan revisi
pengajuan alat
Ka.Unit Laboratorium mengajukan anggaran ke
Bagian Keuangan
Ka.Unit Laboratorium melakukan pengadaan alat sesuai dengan kebutuhan
Warek I dan Warek II memberikan
penilaian dan diputuskan
SOP
PENGAJUAN BAHAN HABIS PAKAI (BHP) No. Dok:
FR-SOP/STD.A/17/R1
Revisi : 1 Hal : 1
Tanggal disusun:
01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Merupakan kegiatan pengajuan bahan habis pakai yang digunakan pada saat praktik laboratorium
Tujuan Memfasilitasi dosen dan mahasiswa untuk melakukan kegiatan praktikum dalam rangka tercapainya kompetensi akademik
Ruang lingkup Kegiatan berada di lingkungan Universitas Citra Bangsa
Daftar istilah Bahan habis pakai adalah media yang digunakan untuk kebutuhan pembelajaran, yang penggunaannya habis dalam satu kali pemakaian Prosedur 1. Program studi memberikan list mata kuliah yang memiliki muatan
praktikum ke Ka. Unit laboratorium di awal semester
2. Ka. Unit laboratorium menginventarisir alat dan bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan praktikum selama satu semester
3. Ka. Unit Laboratorium mengajukan bahan yang dibutuhkan ke Warek I 4. Warek I memberikan penilaian dan diputuskan disetujui (lanjut poin 6);
atau tidak disetujui (lanjut poin 5)
5. Ka. Unit Laboratorium melakukan revisi pengajuan
6. Ka. Unit Laboratorium mengajukan anggaran ke Bagian Keuangan 7. Ka. Unit Laboratorium melakukan pengadaan bahan yang dibutuhkan
sesuai dengan jumlah mahasiswa dan prasat
8. Bilamana bahan praktikum telah habis sebelum kegiatan PBM pada semester yang bersangkutan berakhir, maka Ka. Unit laboratorium melakukan pengajuan pengadaan bahan yang dibutuhkan ke Warek I (pengajuan disetujui lanjut poin 6 dan 7)
Unit terkait 1. Program Studi 2. Bidang Akademik
3. Bidang Administrasi Keuangan dan Umum
tidak
disetujui disetujui
MULAI
Program studi memberikan list mata kuliah yang memiliki muatan praktikum ke Ka. Unit laboratorium di awal
semester
Ka. Unit laboratorium menginventarisir alat dan bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan praktikum selama satu
semester
Ka. Unit Laboratorium mengajukan bahan yang dibutuhkan ke Waket I
Ka. Unit Laboratorium mengajukan alat ke Warek II
Ka. Unit Laboratorium melakukan revisi
pengajuan
Ka. Unit Laboratorium mengajukan anggaran ke
Bagian Keuangan
Ka. Unit Laboratorium melakukan pengadaan bahan yang dibutuhkan sesuai
dengan jumlah mahasiswa dan prasat Warek II
memberikan penilaian dan
diputuskan
SOP
PEMELIHARAAN ALAT DAN BAHAN LABORATORIUM No. Dok:
FR-SOP/STD.A/18/R1
Revisi : 1 Hal : 1
Tanggal disusun:01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Merupakan kegiatan memelihara dan mempertahankan kelayakan alat dan bahan yang digunakan dalam kegiatan praktik laboratorium
Tujuan 1. Tertibnya kegiatan pemeliharaan alat dan bahan secara rutin 2. Menjaga peralatan laboratorium agar selalu siap pakai Ruang lingkup Pengecekan kelayakan alat dan bahan
Daftar istilah 1. Bahan habis pakai adalah media yang digunakan untuk kebutuhan pembelajaran, yang penggunaannya habis dalam satu kali pemakaian 2. Alat adalah media pembelajaran di laboratorium berupa phantom, alat
kesehatan, instrumen logam, instrumen digital, dan lain-lain
Prosedur 1. Pemeliharaan dan pengecekan peralatan dan ruang laboratorium dilakukan setiap kegiatan praktikum berakhir
2. Kegiatan pemeliharaan peralatan laboratorium yang sifatnya rutin dilakukan setiap 3 bulan sekali untuk phantom dan instrument, sedangkan untuk alat-alat yang sifatnya digital dan elektrik dilakukan kalibrasi setiap akhir semester
3. Alat peraga berupa phantom dengan bahan karet dan silikon dibersihkan dengan cara dilap dengan menggunakan kain basah kemudian dikeringkan dan diberi bedak
4. Alat peraga berupa phantom dengan bahan kayu dibersihkan dengan cara dilap dengan air sabun, kemudian dilap dengan air bersih, lalu dikeringkan 5. Alat instrument logam dibersihkan dengan cara dilap dengan
menggunakan kain basah lalu dikeringkan
6. Alat elektrik dibersihkan setiap kali selesai digunakan dengan cara dilap dengan mengggunakan kain basah lalu dikeringkan
7. Mikroskop dibersihkan dengan menggunakan alcohol dan minyak xylol setiap kali selesai digunakan
8. Alat digital dibersihkan dengan cara dilap dengan menggunakan kain yang lembab kemudian dikeringkan setiap kali selesai digunakan
9. Stock opname untuk bahan habis pakai dilakukan sebulan sekali setiap akhir bulan
10. Stock opname untuk alat inventaris dilakukan per tiga bulan sekali di akhir bulan ketiga
Unit terkait 1. Program Studi 2. Bidan Akademik
MULAI
Pemeliharaan dan pengecekan peralatan dan ruang laboratorium dilakukan setiap kegiatan praktikum berakhir
Kegiatan pemeliharaan peralatan laboratorium yang sifatnya rutin dilakukan setiap 3 bulan sekali untuk phantom dan instrument, sedangkan untuk
alat-alat yang sifatnya digital dan elektrik dilakukan kalibrasi setiap akhir semester
Alat peraga berupa phantom dengan bahan kayu dibersihkan dengan cara dilap dengan air sabun, kemudian dilap dengan air bersih, lalu dikeringkan
Alat instrument logam dibersihkan dengan cara dilap dengan menggunakan kain basah lalu dikeringkan
Alat elektrik dibersihkan setiap kali selesai digunakan dengan cara dilap dengan mengggunakan kain basah lalu dikeringkan
Alat digital dibersihkan dengan cara dilap dengan menggunakan kain yang lembab kemudian dikeringkan setiap kali selesai digunakan
Stock opname untuk bahan habis pakai dilakukan sebulan sekali setiap akhir bulan
Stock opname untuk alat inventaris dilakukan per tiga bulan sekali di akhir
bulan ketiga
Alat peraga berupa phantom dengan bahan karet dan silikon dibersihkan dengan cara dilap dengan menggunakan kain basah kemudian dikeringkan
dan diberi bedak
SOP
PENGGUNAAN ALAT LABORATORIUM No. Dok:
FR-SOP/STD.A/19/R1
Revisi : 1 Hal : 1
Tanggal disusun:01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Merupakan kegiatan dalam mempergunakan alat di laboratorium Tujuan Tertibnya mekanisme administrasi penggunaan alat di laboratorium Ruang lingkup Kegiatan meliputi penggunaan alat laboratorium di lingkungan Universitas
Citra Bangsa
Daftar istilah 1. Laboratorium adalah ruang atau tempat belajar mengajar yang dapat menghasilkan pengalaman belajar, dimana mahasiswa berinteraksi dengan alat dan bahan untuk mengobservasi gejala yang dapat diamati secara langsung dan membuktikan sendiri sesuatu yang dipelajari.
2. Praktikum adalah praktik yang dilaksanakan di laboratorium ataupun ruang kelas dengan menggunakan alat peraga
Prosedur 1. Peralatan laboratorium dapat digunakan untuk menunjang kegiatan pembelajaran di ruang laboratorium, ruang kelas, atau di lapangan untuk kegiatan praktikum PBM, Praktik Mandiri, dan Ujian Praktik, Penelitian dan PkM
2. Dosen dan atau mahasiswa dapat menggunakan peralatan laboratorium setelah mengisi format peminjaman alat dengan lengkap
3. Peminjaman peralatan laboratorium yang dilakukan secara lisan tidak akan dilayani
4. Dosen dan atau mahasiswa yang akan menggunakan peralatan laboratorium untuk kegiatan praktik lapangan dan dalam jangka waktu yang lama, harus membawa surat pengantar atau surat keterangan dari prodi yang ditandatangani oleh kaprodi
5. Peralatan laboratorium yang telah selesai digunakan, dikembalikan dalam keadaan bersih dan dengan jumlah yang sama.
6. Peralatan laboratorium yang dikembalikan dalam keadaan terlambat, dikenai denda Rp.1.000,-/hari
7. Peralatan laboratorium yang dikembalikan dalam keadaan rusak atau hilang, diganti oleh peminjam dengan jenis dan jumlah yang sama maksimal satu minggu
8. Peralatan laboratorium dianggap sudah dikembalikan jika ada tandatangan staf laboratorium di format peminjaman
Unit terkait 1. Program Studi 2. Bidang Akademik
MULAI
Peralatan laboratorium dapat digunakan untuk menunjang kegiatan pembelajaran di ruang laboratorium, ruang kelas, atau di lapangan untuk kegiatan praktikum
PBM, Praktik Mandiri, dan Ujian Praktik, Penelitian dan PkM.
Dosen dan atau mahasiswa dapat menggunakan peralatan laboratorium setelah mengisi format peminjaman alat dengan lengkap
Peminjaman peralatan laboratorium yang dilakukan secara lisan tidak akan dilayani
Peralatan laboratorium yang telah selesai digunakan, dikembalikan dalam keadaan bersih dan dengan jumlah yang sama.
Peralatan laboratorium yang dikembalikan dalam keadaan terlambat, dikenai denda Rp.1.000,-/hari
Peralatan laboratorium yang dikembalikan dalam keadaan rusak atau hilang, diganti oleh peminjam dengan jenis dan jumlah yang sama
maksimal satu minggu
Peralatan laboratorium dianggap sudah dikembalikan jika ada tandatangan staf
laboratorium di format peminjaman
Dosen dan atau mahasiswa yang akan menggunakan peralatan laboratorium untuk kegiatan praktik lapangan dan dalam jangka waktu
yang lama, harus membawa surat pengantar atau surat keterangan dari prodi yang ditandatangani oleh kaprodi
SOP
PENGAJUAN ANGGARAN PBM No. Dok:
FR-SOP/STD.A/20/R1
Revisi : 1 Hal : 1
Tanggal disusun:
01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Proses ajuan terhadap anggaran yang dibutuhkan untuk keperluan proses belajar mengajar selama satu tahun akademik
Tujuan 1. Tertibnya layanan sirkulasi anggaran Universitas Citra Bangsa 2. Mengatur tata cara pengajuan anggaran PBM
Ruang lingkup 1. Kegiatan pembelajaran di kelas/tatap muka dan laboratorium 2. Kegiatan UTS dan UAS
3. Kegiatan ujian praktikum
Daftar istilah Form kasbon adalah formulir yang harus diisi oleh unit setiap pengeluaran kas kecil
Prosedur 1. Program studi menyusun anggaran kegiatan untuk semester berjalan dan berkoordinasi dengan koordinator keuangan masing-masing program studi
2. Anggaran diajukan ke Bagian Akademik dilampiri dengan proposal kegiatan untuk diverifikasi dan ditandatangani oleh Warek I Bidang Akademik
3. Warek I Bidang Akademik memeriksa proposal yang diajukan oleh program studi: (1) bila ada kekurangan/ketidaktepatan/ketidaksesuaian kegiatan proposal dikembalikan disertai alasan; (2) bila disetujui proposal diteruskan ke Warek II Bidang Keuangan
4. Warek II Bidang Keuangan memeriksa anggaran yang diajukan oleh program studi: 1) bila tidak disetujuan, anggaran dikembalikan disertai alasan; (2) bila disetujui proposal beserta anggaran diajukan ke Ketua Universitas Citra Bangsa
5. Rektor memberikan tanda tangan pada anggaran yang telah disetujui 6. Anggaran yang telah disetujui oleh Rektordiajukan ke Bagian Keuangan
selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan 7. Anggaran dicairkan merujuk pada SOP Kas Kecil
8. Pertanggungjawaban anggaran kegiatan PBM selambat-lambatnya 1 bulan setelah pencairan dana
Unit terkait 1. Rektor 2. Warek I 3. Warek II
4. Ketua/Sekretaris Program Studi 5. Bagian Keuangan
6. Bagian Akademik
7. Administrasi Program Studi
MULAI
Program studi menyusun anggaran kegiatan untuk semester berjalan dan berkoordinasi dengan koordinator keuangan masing-masing program studi
Anggaran diajukan ke Bagian Akademik dilampiri dengan proposal kegiatan untuk diverifikasi dan ditandatangani oleh Warek I Bidang Akademik
Rektor memberikan tanda tangan pada anggaran yang telah disetujui
Anggaran yang telah disetujui oleh Rektor diajukan ke Bagian Keuangan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan
Anggaran dicairkan merujuk pada SPO Kas Kecil bila ada kekurangan/
ketidaktepatan/
ketidaksesuaian kegiatan proposal dikembalikan
disertai alasan
Warek I Bidang Akademik memeriksa proposal yang diajukan
oleh program studi
bila disetujui proposal diteruskan ke Warek II
Bidang Keuangan
bila tidak disetujuan, anggaran dikembalikan
disertai alasan
Warek II Bidang Keuangan memeriksa anggaran yang diajukan
oleh program studi
bila disetujui proposal beserta anggaran diajukan ke Rektor
Mandiri Kupang
Pertanggungjawaban anggaran kegiatan PBM selambat-lambatnya 1 bulan setelah pencairan dana
SOP
REALISASI PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN No. Dok:
FR-SOP/STD.D/11/R1
Revisi : 1 Hal : 1
Tanggal disusun:
01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Proses ajuan terhadap anggaran yang dibutuhkan untuk keperluan proses belajar mengajar selama satu tahun akademik
Tujuan 1. Tertibnya layanan flow cash keuangan Universitas Citra Bangsa 2. Mengatur tata cara laporan pertanggungjawaban keuangan Ruang lingkup 1. Biaya operasional kegiatan
2. Biaya pengadaan dan pemeliharaan barang
Prosedur 1. Pemohon membuat laporan pertanggungjawaban kas keluar dilampiri dengan bukti kuitansi
2. Bagian Akuntansi memeriksa kelengkapan kuitansi dan membuat jurnal adjustment dan diperiksa kembali oleh Ka. Bag. Keuangan
3. Laporan kas keluar ditandatangani oleh Warek II dan Rektor 4. Laporan kas keluar diarsipkan
Unit terkait 1. Rektor 2. Warek II
3. Bagian Keuangan 4. Pemohon
MULAI
SELESAI
Pemohon membuat laporan pertanggungjawaban kas keluar dilampiri dengan bukti kuitansi
Bagian Akuntansi memeriksa kelengkapan kuitansi dan membuat jurnal adjustment dan diperiksa kembali oleh Ka.
Bag. Keuangan
Laporan kas keluar ditandatangani oleh Warek II dan Rektor
Laporan kas keluar diarsipkan
SOP
PEMBELIAN SARANA DAN PRASARANA No. Dok:
FR-SOP/STD.A/22/R1
Revisi : 1 Hal : 1
Tanggal disusun:
01 Juli 2017 Tanggal Revisi:
01 Agustus 2020 Tanggal Diberlakukan : 1 September 2020
Disahkan oleh:
Pengertian Layanan pengeluaran anggaran untuk keperluan pembelian sarana dan prasarana
Tujuan 1. Tertibnya layanan flow cash keuangan Universitas Citra Bangsa 2. Mengatur tata cara pembelian sarana dan prasarana
Ruang lingkup Berlaku untuk semua sarana prasarana di lingkungan Universitas Citra Bangsa Prosedur 1. Program studi membuat surat permintaan barang/aktiva secara tertulis
ditujukan ke Warek II
2. Warek II melakukan verifikasi: (1) bila tidak disetujui, penolakan disampaikan pada program studi disertai alasan; (2) bila perlu direvisi, pengajuan anggaran diserahkan kembali kepada Bagian Perlengkapan; (3) disetujui
3. Anggaran yang telah diverifikasi diajukan ke Rektoruntuk ditandatangani 4. Anggaran yang telah ditandatangani diajukan ke Bagian Keuangan
selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pencairan dana
5. Apabila kebutuhan dana pembelian aktiva besar, disesuaikan dengan cashflow yang ada dengan cara membagi menjadi beberapa termin pembayaran
Unit terkait 1. Rektor 2. Warek II
3. Bagian Keuangan 4. Pemohon
MULAI
SELESAI
Program studi membuat surat permintaan barang/aktiva secara tertulis ditujukan ke Warek II
Anggaran yang telah diverifikasi diajukan ke Rektor untuk ditandatangani
Anggaran yang telah ditandatangani diajukan ke Bagian Keuangan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pencairan dana
Apabila kebutuhan dana pembelian aktiva besar, disesuaikan dengan cashflow yang ada dengan cara membagi menjadi beberapa termin
pembayaran bila tidak disetujui,
penolakan disampaikan pada program studi
disertai alasan
Warek II melakukan verifikasi
bila perlu direvisi, pengajuan anggaran
diserahkan kembali kepada Bagian
Perlengkapan Disetujui
SOP
PEMBAYARAN HONOR DOSEN No. Dok:
FR-SOP/STD.A/23/R1