B. METODE ANALISIS( ASSE SME NT TOOLS )
B.3 ROOT CAUSE ANALY SI S (RCA)
Analisis Akar Masalah/ Root Cause Analysis atau RCA adalah salah satu alat yang digunakan sebagai salah satu metode problem solving yang berfungsi untuk mengidentifikasi akar masalah (root causes) dari masalah
yang terjadi dalam operasional. RCA digunakan pada band warna kuning dan merah atau kejadian yang masuk katgori sentinel di rumah sakit.
Praktek RCA fokus pada identifikasi akar masalah dan bagaimana cara memperbaikinya, sehingga masalah akan tuntas secara menyeluruh dan tidak akan kembali terjadi.
Tabel Langkah Pelaksanaan RCA no langkah - langkah keterangan 1 Identifikasikan masalah yang
2. Tentukan tim investigator
a. jumlah anggota tim kira-kira 3-4 orang
b. Diperlukan keterampilan anggota tim dalam mengidentifikasi masalah
c. Idealnya satu tim RCA terdiri dari
1) orang yang expert dalam investigasi insiden dan analisis 2) external expert
3) Senior Management Expert 4) Senior Clinical Expert 3. Kumpulkan data
Data untuk melakukan RCA dapat diperoleh dengan cara :
a. Observasi langsung yaitu kunjungan langsung untuk mengetahui keadaan, posisi, hal-hal yang berhubungan dengan insiden.
b. Dokumentasi berguna untuk mengetahui apa yang terjadi sesuai dengan data, observasi dan inspeksi
4. Petakan kronologi kejadian
Jenis kronologis yang dapat dipakai terhadap suatu masalah adalah sebagai berikut :
a. Kronologi Narasi
1) Penulisan cerita apa yang terjadi berdasarkan tanggal dan waktu
2) Dapat dipakai untuk kejadian yang sederhana dan tidak kompleks ( sederhana )
3) Tidak tepat digunakan jika masalah tersebut melibatkan banyak pihak
b. Timeline
1) Metode untuk menelusuri rantai insiden secara kronologois
2) Memungkinkan investigator untuk menemukan bagian dalam proses dimana masalah terjadi
beberapa CMP, untuk itu harus dilakukan identifikasi pada setiap CMP yang muncul dari permasalahan.
Prinsip dasar mengidentifikasi CMP adalah :
a. Pelayanan yang menyimpang dari standar pelayanan yang ditetapkan
b. Penyimpangan memberikan dampak langsung atau tidak langsung pada masalah
Tehnik yang digunakan untuk mengungkapkan CMP adalah dengan cara melakukan brainstorming dan brainwritting yang dikemukakan pada saat rapat dengan tim RCA.
Tabel Contoh kasus kegagalan operasi : salah lokasi CMP
Dokter konsultan tidak melihat pasien sebelum tindakan operasi
Kegagalan untuk mendokumentasikan perencanaan tindakan dalam catatan anastesi
3) Jika jawaban-jawaban tersebut tidak membantu identifikasi sumber masalah, tanyakan ‘mengapa?’ sekali lagi dan tulislah jawabannya.
4) Kembalilah kepada langkah 3 hingga tim sepakat bahwa mereka telah menemukan akar permasalahan. Proses ini mungkin membutuhkan lima atau lebih pertanyaan ‘mengapa?
2. Fish bone analysis
Langkah menggunakan Fish bone diagram adalah sebagai berikut :
1) Buatlah sebuah diagram tulang ikan
2) Isikan sebagai berikut pada masing-masing bagian: 1. Pada Kotak dengan diberi label no. 1, isikanlah isu/keadaan yang menjadi masalah yang akan diteliti. Contoh: Kita akan mencari sebab gagalnya proyek skala nasional. Maka
lagi penyataan yang dapat menyebabkan isu utama dalam fishbone diagram ini.
5) Analisis semua pernyataan yang sudah ada, diskusikan dalam kelompok.
6) Urutkanlah pernyataan yang dianggap sebagai penyebab paling utama dari masalah yang ada sampai kepada pernyataan yang paling dianggap bukan penyebab utama. Hilangkanlah beberapa statemen yang setelah didiskusikan dianggap layak dibuang dan bukan merupakan bagian penyebab isu atau masalah yang ada.
7) Analisis solusi-solusi dari urutan pernyataan sebab tersebut, maka diperoleh urutan-urutan prioritas penyelesaian masalah.
7. Rekomendasi dan rencana tindak lanjut
1) Proses yang beresiko tinggi meliputi i. Proses baru.
Misalnya: staf mengoperasikan alat atau instrumen medis yang baru.
ii. Proses yang sedang berjalan.
Misalnya: proses pengadaan, penyimpanan & distribusi tabung gas medis (O2, N2O).
iii. Proses klinis.
Misalnya: proses pengambilan darah di laboratorium. iv. Proses non klinis.
Misalnya: mengkomunikasikan hasil laborat
2) Proses yang beresiko tinggi biasanya memiliki satu atau lebih karakteristik
i. Variabel individu
Diperlukan : SPO, Protokol atau Clinical Pathways untuk membatasi pengaruhdari variabel ini
iv. Tightly Coupled (Keterkaitan yang erat)
Perpindahan satu langkah ke langkah lain dalam waktu berurutan tanpa jeda sehingga seringkali baru disadari terjadi penyimpangan pada langkah berikutnya. Misal : NORUM.
Keterlambatan dalam suatu langkah akan mengakibatkan gangguan pada seluruh proses.
kekeliruan dalam suatu langkah akan menyebabkan penyimpangan pada langkah berikut (cascade of failure)
Kesalahan biasanya terjadi pada perpindahan langkah atau adanya langkah yang terabaikan
Sangat tergantung pada pendidikan dan pelatihan yang memadai sesuai dengan tugas dan fungsinya.
vi. Kultur garis komando ( Hierarchical culture)
Suatu proses akan menghadapi resiko kegagalan lebih tinggi dalam unit kerja dengan budaya hirarki dibandingkan dengan unit kerja yang budayanya berorientasi tim. Hal ini karena Staf enggan berkomunikasi & berkolaborasi satu dengan yang lain dan perawat enggan bertanya kepada dokter atau petugas farmasi tentang medikasi, dosis serta elemen perawatan lainnya.
vii. Keterbatasan waktu
Proses yang memiliki keterbatasan waktu cenderung meningkatkan resiko kegagalan
Orang yang tidak tahu proses (who is not at all familiar with the process) tapi memiliki analytical skill.
Beberapa karakter seperti : orang yang memiliki kewenangan memutuskan, orang yang penting untuk penerapan perubahan yang mungkin diperlukan, pemimpin yang memiliki
pengetahuan-dipercaya-dihormati, orang dengan pengetahuan yang sesuai.
Memiliki pengetahuan tentang proses yang akan dianalisis ( subject matter/ process expert ) & komitmen pada “ performance improvement ”
Orang yang memiliki ”crititcal thinking ” saat perubahan akan dilaksanakan
ii. Jumlahnya tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4-8 orang) 2) Pembagian peran tim
Petugas yang menguasai dan ahli dalam bidang yang dianalisis.
Dengan keahliannya diharapkan memberikan masukan berupa perubahan proses.
iv. Perwakilan dari disiplin ilmu terkait.
v. Notulen
Bertanggung jawab mencatat dan membagikan notulen.
Fungsi notulen bisa dirangkap oleh anggota secara bergantian. Fungsi notulis dapat menghambat kemampuannya dalam mengemukakan pendapat, sehingga perlu bergantian.
Membuat dokumentasi. 2. Diagram / membuat alur proses
Mapping Process juga dikenal sebagai Flowchart, menggambarkan semua langkah dalam proses.Mapping Process membantu Tim
a. Detailed Map
Process Map paling umum digunakan adalah detailed procces map.
b. High-Level.
d. Swin lane
Memperlihatkan orang/fungsi yang dilakukan dalam process map dengan detil
slip & etiket etiket berbeda dg resep
obat, salah harga, terapi irasional
Dampak pada pengunjung :
-Dampak pada staf : komplain pasien, sangsi atasan
Peralatan / fasilitas :
-Charge slip & etiket buram
Dampak pada pasien : salah minum obat
Dampak pada pengunjung :
-Dampak pada staf : komplain dari pasien
4. Prioritaskan modus kegagalan
Prioritas modus kekagalan digunakan untuk mengkalkulasi kritisnya keadaan sebagai suatu risk priority number (RPN) atau disebut Criticality Index (CI) berdasarkan derajat Severity,Probability dan
Tabel Nilai Severity
Rate
Deskripsi Definisi1 Dampak minor atau tidak ada
Tidak akan disadari oleh orang yang mengalami dan tidak mempengaruhi proses
2
3 Dapat mempengaruhi orang yang
mengalami dan akan sedikit berpengaruh pada proses.
4
5 Dampak moderat Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami & menyebabkan dampak serius pada proses.
6 Cedera ringan Akan berpengaruh pada orang dan menyebabkan dampak serius pada proses.
2
3 Kemungki
nan rendah
1 dalam 5.000
Mungkin, tapi tidak diketahui datanya, kondisi terjadi dalam kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya rendah
4 5 Kemungki nan moderat 1 dalam 200
Didokumentasikan, tetapi jarang, kondisi tersebut memiliki kemungkinan cukup besar terjadi
6
7 Kemungki
nan tinggi
1 dalam 100
Didokumentasikan & sering, kondisi tersebut terjadi sangat teratur dan / selama jangka waktu yang wajar.
8
9 Yakin
terjadi
1 dalam 20 Didokumentasikan, hampir pasti, kondisi tersebut pasti akan terjadi selama periode panjang yang spesifik untuk langkah / hubungan tertentu
Rate Deskripsi kemungkinan Definisi 6
7 Kemungkinan tinggi
2 dari 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah
8
9 Hampir pasti
tidak terdeteksi
0 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya serius
10 Tidak ada upaya deteksi
Tidak ada mekanisme deteksi atau proses baru
Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan prioritas tindakan.Jika modus kegagalan menggunakan RPN, mungkin dapat memilih “cut off point” untuk menentukan prioritas.Nilai dibawah cutoff point tidak memerlukan tindakan segera kecuali tersedia waktu.Nilai di
Dampak pada staf: komplain dari pasien
Saat cut of point atau target RPN ditentukan 150maka dibawah 150 resiko diterima oleh rumah sakit.Diatas atau sama dengan 150 maka resiko akan di kontrol atau dieleminasi dengan rencana tindak lanjut.
5. Identifikasi akar masalah modus kegagalan
Dalam konteks FMEA, RCA digunakan untuk menganalisis kemungkinan salah dalam Proses dan sistem.Desainnya adalah bagaimana kegagalan dimasa datang bisa dicegah. Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus di proteksi terhadap dampak kegagalan tersebut atau dampak di mitigasi. Alat bantu yang bisa digunakan untuk analisis akar penyebab.
b. Belajar dari rumah sakit lain dalam mengatasi masalah untuk problem yang sama.
c. Berkomitmen untuk mencapai berubahan baru dalam cara pandang baru.
Strategi Redesain
a. Desain atau desain ulang proses untuk eleminasi peluang terjadinya kegagalan (mencegah terjadinya kegagalan).
b. Mencegah kegagalan sampai ke pasien dg meningkatkan deteksi kegagalan.
c. Fokus pada mitigasi dampak kesalahan yang sampai ke pasien. 7. Analisis dan uji coba proses yang baru
a. Panduan Analisis.
i. Bagaimana proses baru tersebut dapat diterapkan.
ii. Kapan proses yg baru akan diterapkan
iii. Buat visi dan strategi
iv. Komunikasikan visi yang berubah. b. Strategi pemantauan.
i. Dokumentasikan seluruh hasil proses yang baru, masukkan ke dalam prosedur (sehingga menjadi standar baru).
ii. Berikan training dan sosialisasi menyeluruh.
iii. Jaga kestabilan proses selama beberapa waktu untuk memastikan kekonsistenannya.
Tabel Contoh Implementasi dan Pemantauan Hasil Kegiatan Tindakan yg diambil PIC (penanggu ng jawab) Datelin e (Batas waktu) S O D RP N
f. Lakukan pengukuran S, O dan D kembali setelah tindak lanjut dilakukan.
g. Hitung kembali nilai RPN baru.
h. Jika nilai RPN sudah mencapai target maka cari kembali nilai RPN yang masih diatas target.