BAB III PEMBAHASAN
C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik
Pada pembahasan ini ruang lingkup efisisensi kerja dibahas dalam 2 cakupan efisiensi yaitu, efisiensi waktu dan efisiensi tata ruang. Dimana dua pembahasan tersebut saling berhubungan dalam penerapan efisiensi kerja pada bagian tata usaha.
1. Efisiensi Waktu
Pemakaian waktu pada Kantor Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari penyusunan rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Kantor Akademik Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal. Dan kedisiplinan kerja dalam organisasi
sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti peraturan yang menjadi tanggung jawab setiap pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan.
Prosedur disiplin pada Fakultas Ekonomi USU adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan yang telah dirancang sedemikan rupa agar para pegawai taat pada peraturan yang ada. Apabila prosedur yang telah ada tidak diikuti, maka pimpinan telah membuat sanksi kepada setiap pegawai yang tidak mengikuti peraturan.Pada Fakultas Ekonomi USU jam kerja dimulai pada pukul 08.15 wib sampai pukul 14.00 wib. Prosedur jam masuk kerja pegawai telah ditetapkan Fakultas Ekonomi USU adalah mengenai absensi pegawai, dimana setiap pegawai diharuskan menandatangani daftar hadir yang berada dibagian kepegawaian untuk menbantu pimpinan mengetahui apakah pegawainya (bawahannya) hadir dan mengikuti prosedur yang ada. Apabila setelah pukul 08.15wib masih ada pegawai yang belum hadir ataupun tidak menandatangani daftar hadir, maka absensi sudah berada diruangan pimpinan (PD II), dan selesai jam kerja pegawai pada pukul 14.00wib, pegawai juga harus menandatangani absensi keluar, maka dari absensi tersebut pimpinan dapat mengetahui siapa pegawainya yang terlambat dan yang tidak hadir. Dan bagi pegawai yang tidak hadir secara berturut hari maksimal 3 hari berturut, maka pimpinan memberikan sanksi terhadap pegawainya yaitu mengirimkan surat panggilan terhadap pegawainnya, agar segera menghadap pimpinan untuk memberikan penjelasan
terhadap ketidakhadirannya. Karena absensi kehadiran setiap pegawai sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai.
Untuk itu para pegawai hendaknya menerapkan jiwa kedisiplinan pada dirinya agar setiap pekerjaan yang dikerjakan mencapai hasil yang maksimal. Karena tujuan kedisiplinan adalah untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja,dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.
Manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah : a. Membantu pekerjaan jadi lebih cepat terselesaikan.
b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang bermalas-malasan. 2. Efisiensi Tata Ruang
Pemakaian ruang selalu berkaitan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan dikantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Tata ruang adalah ”penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran biaya yang layak” (Terry,1973).
Pada ruang kantor terdapat beberapa macam Tata Ruang Kantor, yang pada dasarnya terdiri dari 4 macam yaitu,
a. Tata ruang kantor berkamar (cubicle Type Offices) b. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan offices) c. Tata ruang kantor berhias (Landscape Offices).
Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan secara tertib dan lancar. Sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabunganantara bentuk tata ruang kantor berkamar, tataruang kantor terbuka dan tata ruang kantorberhias.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :
Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah Efisisensi karena pengertian Efisiensi pada perinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang di peroleh dengan kegiatan yang di lakukan serta sumber-sumber dan waktu yang di pergunakan.
B. Saran
Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan.Seharusnya tiap pegawai mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.
Contoh melihat pentingnya perilaku yang sering menunjukkan ketidakdisiplinan atau melanggar peraturan terlihat dari tingkat absensi yang tinggi, penyalahgunaan waktu istirahat dan makan siang, meninggalkan pekerjaan tanpa ijin, berpura-pura sakit, merokok pada waktu terlarang dan perilaku
2. Peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.
Contoh peralatannya seperti komputer yang spesifikasinya sesuai dengan yang dibutuhkan dan digunakan untuk pengetikan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting, Telepon yang digunakan untuk menghubungi ruangan yang satu ke ruangan yang lain, mesin fotocopy untuk memperbanyak file-file yang diperlukan.
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan itu Dr. Teuku Iskandar
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitasnsyiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
b. meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas,
d. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya,
e. meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional, b. menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.
2.2 Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
2.3 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Berikut ini Struktur Organisasi Fakultas Ekonomin Usu :
Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
2.4 Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Pendidikan Rektor dan Pembantu Rektor Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas
1. Bagian Pendidikan/Akademik Tugasnya adalah :
a. menyusun program kerja tahunan Sub Bagian,
b. menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat,
c. menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
d. menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat, e. mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
f. mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
g. memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat,
h. melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat,
i. menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian,
a. Sub Bagian Akademik/Pendidikan Tugasnya adalah :
a. menyusun program kerja tahunan Bagian,
b. menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat,
c. menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi,
d. menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik,
e. mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa,
f. mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas, g. melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik,
h. menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa,
2. Struktur Organisasi pada bagian Akademik/ Pendidikan
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Bagian Akademik/ Pendidikan Fakultas Ekonomi USU Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Gambar2. 2Struktur Organisasi Bagian Akademik/ Pendidikan Fakultas Ekonomi Sumber: Buku Pedoman USU dan InformasiFakultasEkonomi USU
Gambar 2.2
Plt Dekan :
Drs.H.Arifin Lubis,MM,Ak
Pembantu Dekan II:
Drs. Arifin Lubis, MM
Pembantu Dekan III:
Ami Dilham SE,Msi Pembantu Dekan I :
Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,AK
Kasubbag.Akademik :
Fepty Aniar,SE
Staf Akademik:
• Bagian Sekretaris : Fepty Aniar,SE
• Bagian Persiapan Wisuda : T.Sugondo,SE,MSi
• Bagian Nilai Akademik Dep.Manajemen : Rostati,SE
• Bagian Nilai Akademik Dep.Akuntansi : Dameria U Berutu,SE
• Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto
• Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Akutansi : Sodali,SE
• Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Keuangan : Syafarida
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai semua itu. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :
a. melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa,
b. mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa,
c. mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa,
d. mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik,
e. menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi,
f. mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
g. mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.
2.6 Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran
2012/2013,
b. merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2012/2013.
c. penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap,
d. pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada Tahun Ajaran 2012/2013 antara lain :
a. menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik,
b. melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiawa,
c. menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik, .
d. mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,penelitian dan pengabdian masyarakat,
e. mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian, f. mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasuk informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.
Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya. Setiap kantor pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya. Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi.Sebagaimana defenisi yang dikembangkan bahwa administrasi
merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilih-pilih menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).
Efisiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesaian tugas/pekerjaan. Salah satu dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana,
dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.
Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup panjang dan continue yang disertai dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin. Usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari
hasil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Kapasitas memori komputer pada ruang Akademik sudah sangat tidak memadai untuk penyimpanan data.
2. Pada kantor Akademik tidak tersedia satu unit telephon, padahal telephon sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor akademik, sehingga memperlama hubungan kerja apabila ada keperluan untuk menghubungi para pekerja di luar kantor akademik.
Berdasarkan uraian di atas maka perlu adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan dari dalam ruangan Akademik maupun dari luar ruangan Akademik. Maka dengan tersedianya fasilitas yang lengkap dan memadai