DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran. Mitra Wacana Media, Jakarta.
Fathoni, Abdurrahmat, 2006. Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran.Mandar Maju, Bandung.
Sekaran, Uma, 2006. Research Methods For Business. Salemba Empat, Jakarta.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengaturan Efisiensi Kerja
1. Pengertian Efisiensi Kerja
Efisiensi adalah usaha pada produksi untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun pada gejala yang dapat merugikan. Efisiensi dalam prinsipnya adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan. Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuan yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendak jaraknya.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk setiap pekerjaan kantor dari yang sulit sampai pekerjaan kantor yang sangat mudah, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu. Oleh karena itu cara bekerja yang efisien hendaknya perlu dipraktekkan dan diterapkan agar jiwa efisiensi benar-benar dapat dimilik.
2. Manfaat Efisiensi Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari efisiensi kerja adalah :
a. efisiensi Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan kerja yang nyata,
b. melalui Efisiensi Kerja maka setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan stabil dan fleksibel,
c. efisiensi Kerja sangat bermanfaat baik untuk semua pihak yang berkepentingan dan untuk dapat dijadikan pedoman kerja dan juga dapat dijadikan penerapan bagi setiap ruang kantor.
3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja
Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah di uaraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi syarat-syarat sabagai berikut
untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
b. Ekonomis
untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan,waktu dan ruangan telah tercapai dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya.
c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan
Yakni untuk membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepa-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.
d. Pembagian kerja yang nyata
Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas, oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.
e. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
f. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan.
Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.
4. Prinsip-prinsip yang mempengaruhi efisiensi kerja
a. Bentuk dan susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik agar dapat membantu untuk tidak terlalu merasa lelah, dapat menghemat waktu, tenaga dan usaha. Untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L dan U dengan tempat mesin tik yang atau komputer sebelah kiri.
b. Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.
c. Letakkan benda-benda yang sering dipergunakan diatas meja, dan segera kembalikan ketempatnya semula semua peralatan atau berkas yang tidak diperlukan lagi, agar demikian meja tetap kelihatan rapi dan dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya
5. Sumber Efisiensi Kerja
Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal dan fikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur yang melekat pada manusia adalah : Kesadaran, Keahlian, Disiplin...
a. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi ini. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.
b. Keahlian
c. Disiplin
Kedua unsur termaksud belum menjamin akan hasil kerja yang baik, apabila tidak disertai dengan kedisiplinan.Oleh karena itu, efisiensi termasuk dalam faktor waktu,sedangkan disiplin mengandung faktor waktu, maka antara efisiensi dan disiplin jelas sangat erat hubungannya. Karena itu, maka disiplin adalah suatu unsur penting dalam efisiensi. Karena ketiga unsur tersebut harus menyertai manusia dalam kegiatan usahanya.
6. Asas-asas Efisensi Kerja
Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja, sebagai berikut : Asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas penghematan, asas penghapusan, asas penggabungan...
a. Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
b. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudan dan ringan.
c. Asas Penghematan
d. Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai
e. Asas Penggabungan
B. Pengaturan Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pelayanan akademik terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya adalah suatu tujuan pokok. pengertian Akademik adalah akademik adalah penetapan awal (base line) mutu akademik, untuk memulai melaksanakan suatu proses akademik dalam sistem penjaminan mutu. Setiap standar mutu akademik yang telah ditetapkan, akan dilakukan audit kepatuhan terhadap implementasinya.
Akademik menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam kegiatan, yaitu : Transkip nilai, Legalisir Ijazah, Ujian khusus,Khs bersih, Perbaikan kartu rencana studi (PKRS), Informasih alumni……….
1. Transkip Nilai
Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelahitu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kasubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.
2. Legalisir Ijazah
3. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.
3. Nilai minimum D
4. Lampiran nilai Tugas Akhir 5. Fotocopy SPP
6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
4. KHS Bersih
Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.
5. Perbaikan Kartu Rencana Studi (PKRS)
Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.
6. Informasi Alumni
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit Akademik. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dan dalam Akademik, sehingga Akademik dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat,
c. melakukan administrasi akademik,
d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,
e. menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum, f. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas,
g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas,
Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :
1. memberikan pertimbangan kepada mahasiswa yang dibimbingnya dalam memilih matakuliah yang akan diambil untuk semester yang akan berlangsung,
2. memberikan pertimbangan kepada mahasiswa yang dibimbingnya tentang jumlah kredit yang akan di ambil,
3. mengikuti perkembangan studi mahasiswa yang dibimbing untuk memberikan bimbingan dalam memecahkan masalah yang dihadapi,
4. mencegah kemungkinan DO sedini mungkin.
C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pada pembahasan ini ruang lingkup efisisensi kerja dibahas dalam 2 cakupan efisiensi yaitu, efisiensi waktu dan efisiensi tata ruang. Dimana dua pembahasan tersebut saling berhubungan dalam penerapan efisiensi kerja pada bagian tata usaha.
1. Efisiensi Waktu
sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti peraturan yang menjadi tanggung jawab setiap pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan kewenangan, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan.
terhadap ketidakhadirannya. Karena absensi kehadiran setiap pegawai sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai.
Untuk itu para pegawai hendaknya menerapkan jiwa kedisiplinan pada dirinya agar setiap pekerjaan yang dikerjakan mencapai hasil yang maksimal. Karena tujuan kedisiplinan adalah untuk mengkoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja,dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur.
Manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah : a. Membantu pekerjaan jadi lebih cepat terselesaikan.
b. Pada jam kerja pegawai tidak ada yang bermalas-malasan. 2. Efisiensi Tata Ruang
Pemakaian ruang selalu berkaitan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan dikantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu efisiensi kerja.
Pada ruang kantor terdapat beberapa macam Tata Ruang Kantor, yang pada dasarnya terdiri dari 4 macam yaitu,
a. Tata ruang kantor berkamar (cubicle Type Offices) b. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan offices) c. Tata ruang kantor berhias (Landscape Offices).
Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan secara tertib dan lancar. Sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :
Penerapan Efisiensi Kerja pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah Efisisensi karena pengertian Efisiensi pada perinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang di peroleh dengan kegiatan yang di lakukan serta sumber-sumber dan waktu yang di pergunakan.
B. Saran
Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Kedisiplinan di Fakultas Ekonomi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan.Seharusnya tiap pegawai mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi agar tercapai maksud dan tujuan kerja.
Contoh melihat pentingnya perilaku yang sering menunjukkan ketidakdisiplinan atau melanggar peraturan terlihat dari tingkat absensi yang tinggi, penyalahgunaan waktu istirahat dan makan siang, meninggalkan pekerjaan tanpa ijin, berpura-pura sakit, merokok pada waktu terlarang dan perilaku
2. Peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan itu Dr. Teuku Iskandar
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitasnsyiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
b. meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas,
d. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya,
e. meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional, b. menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.
2.2 Jenis Usaha / Kegiatan
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
2.3 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
2.4 Job Description
1. Bagian Pendidikan/Akademik Tugasnya adalah :
a. menyusun program kerja tahunan Sub Bagian,
b. menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat,
c. menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
d. menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat, e. mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
f. mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
g. memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat,
h. melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat,
i. menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian,
a. Sub Bagian Akademik/Pendidikan Tugasnya adalah :
a. menyusun program kerja tahunan Bagian,
b. menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat,
c. menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi,
d. menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik,
e. mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa,
f. mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas, g. melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan
pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik,
h. menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa,
2. Struktur Organisasi pada bagian Akademik/ Pendidikan
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Bagian Akademik/ Pendidikan Fakultas Ekonomi USU Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU
Gambar2. 2Struktur Organisasi Bagian Akademik/ Pendidikan Fakultas Ekonomi Sumber: Buku Pedoman USU dan InformasiFakultasEkonomi USU
Gambar 2.2
Plt Dekan :
Drs.H.Arifin Lubis,MM,Ak
Pembantu Dekan II:
Drs. Arifin Lubis, MM
Pembantu Dekan III:
• Bagian Sekretaris : Fepty Aniar,SE
• Bagian Persiapan Wisuda : T.Sugondo,SE,MSi
• Bagian Nilai Akademik Dep.Manajemen : Rostati,SE
• Bagian Nilai Akademik Dep.Akuntansi : Dameria U Berutu,SE
• Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto
• Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Akutansi : Sodali,SE
• Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Keuangan : Syafarida
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai semua itu. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :
b. mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa,
c. mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa,
d. mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik,
e. menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi,
f. mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat,
g. mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
h. mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.
2.6 Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran
2012/2013,
c. penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap,
d. pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada Tahun Ajaran 2012/2013 antara lain :
a. menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik,
b. melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiawa,
c. menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik, .
d. mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,penelitian dan pengabdian masyarakat,
e. mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian, f. mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Definisi kantor pada umumnya adalah tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Pada setiap kantor akan ditemukan ”unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan ”unsur kerja” yang meliputi sumber daya insani, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasuk informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien.
merupakan keseluruhan proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan, khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi, pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang penting dan tidak penting dipilih-pilih menjadi beberapa prioritas yang terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang dengan prioritas yang semestinya.
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efisiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (Output) dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan (Input).
dan tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan ”wajah” mekanisme kerja sebuah organisasi tertentu.
Efisiensi merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, tetapi membutuhkan waktu yang cukup panjang dan continue yang disertai dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dapat dilihat dengan menganalisis ”Tingkat Efisiensi”nya dengan menggunakan suatu indikator kinerja.
hasil yang lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Maka dari itu keefisienan kerja sangat perlu diterapkan agar memudahkan pekerjaan kantor, maka tujuan efisiensi pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut.
Masalah yang dijumpai dalam pekerjaan kantor di Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Kapasitas memori komputer pada ruang Akademik sudah sangat tidak memadai untuk penyimpanan data.
2. Pada kantor Akademik tidak tersedia satu unit telephon, padahal telephon sangat mempermudah untuk berkomunikasi kepada orang lain di luar kantor akademik, sehingga memperlama hubungan kerja apabila ada keperluan untuk menghubungi para pekerja di luar kantor akademik.
Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan sehari-hari.
1.2 Perumusan Masalah
Apakah semua aktivitas bagian Akademik Fakultas Ekonomi Usu, telah dilaksanakan secara Efisiensi?
Akademik Fakultas Ekonomi Usu, telah dilaksanakan Efisoiensi. Karena pengertian Efisiensi pada perinsipnya merupakan perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang di lakukan serta sumber-sumber dan waktu yang di pergunakan.
1.3 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor Akademik untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1.4 Jadwal Kegiatan
1.5 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI FAKULTAS EKONOMI USU
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
TUGAS AKHIR
EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
HARIATI NOVITA PSB 082101190
PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : HARIATI NOVITA PSB
NIM : 082101190
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, ………….. 2013
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : HARIATI NOVITA PSB
NIM : 082101190
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir,
NIP. 19600302 198601 1 001 Drs. Hasan Sakti Siregar M.Si,Ak
Tanggal : ... 2013 Ketua Prodi Diploma III Keuangan,
NIP. 19600302 198601 1 001 Drs. Hasan Sakti Siregar M.Si,Ak
Tanggal : ... 2013 Dekan Plt Fakultas Ekonomi USU,
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulilah penulis ucapkan kehadirat ALLAH SWT karena atas berkah,
rahmat, dan hidayahNya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan tugas akhir yang
berjudul “Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra
Utara.” ini, mana merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan
program Diploma III Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Secara khusus, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga kepada
Ayahanda Makmur Pasaribu,Ibunda Nursaniyah dan Ibu yanti pasaribu.Karena atas
dukungan mereka, dan yang terpenting Do’a dari mereka serta curahan kasih sayang
yang telah penulis dapatkan, membuat penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Juga tak lupa kepada saudara-saudaraku, terima kasih banyak atas perhatian dan
semangat yang telah kalian berikan.
Dalam proses penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs.H.Arifin Lubis,MM,Ak selaku Plt Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar,M.Si,Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III
3. Bapak Drs.Hasan Sakti Siregar, M,Si,Ak selaku Dosen pembimbing Tugas Akhir
Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan dosen
pembimbing yang telah memberikan waktu, pemikiran, dan pengarahannya kepada
penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Bapak dan ibu staf pengajar serta para pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
5. Kepada Ogek ed,Cek adek,Ito,Idruz terimah kasih banyak dukungannya.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, maka dari
pada itu penulis meminta maaf apabila ada kesalahan. Dengan kerendahan hati penulis
juga berharap kiranya tugas akhir ini dapat berguna bagi kita semua.
Akhirnya, penulis berserah diri kepada ALLAH SWT yang selalu senantiasa
melimpahkan petunjukNya dan memberikan perlindungan kepada kita semua. Amin.
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ………. ... 5
1.3 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian……… ... 5
1.4 Jadwal Kegiatan ... 6
1.5 Sistematika Penelitian ... 7
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
2.1 Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8
2.2 Jenis Usaha / Kegiatan ... 10
2.3 Struktur Organisasi ... 11
2.5 Kinerja Usaha Terkini ... 17
2.6 Rencana Kegiatan ... 18
BAB III PEMBAHASAN ... 20
A. Pengaturan Efisiensi Kerja ... 20
1. Pengertian Efisiensi Kerja ... 20
2. Manfaat Efisiensi Kerja ... 21
3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja ... 21
4. Prinsip-prinsip yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ... 23
5. Sumber Efisiensi Kerja ... 24
6. Asas-asas Efisiensi Kerja ………... 25
B. Pengaturan Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. ... 27
C. Ruang Lingkup Efisiensi Kerja Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 34
A. Kesimpulan ... 34
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi ... 13
