BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran
5.2.3 Saran dalam Kaitan Praktis
1. Public Relations diharapkan meningkatkan intensitas penerbitan majalah
internal yakni “ Gema Pelabuhan “ sehingga karyawan pada kantor pusat
PT. Pelindo 1 tidak merasa kekuarangan informasi ( Lack of informations ) akan informasi yang berkaitan dengan kegiatan maupun pencapaian PT. Pelindo 1
2. Kegiatan berupa pertemaun berkala yaitu Sharing session diharapkan lebih banyak diadakan. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang tepat untuk mengedukasi karyawan maupun melatih kreativitas & ide karyawan. 3. Public Relations PT. Pelindo 1 hendaknya mengadakan kegiatan seperti
outbound untuk melatih kerjasama, memupuk solidaritas dan melatih kepemimpinan setiap karyawan.
4. Untuk menciptakan karyawan yang tidak kekurangan informasi, Public Relations hendaknya memperbanyak kuota majalah internal Gema Pelabuhan per divisi
5. Mengingat kegiatan Internal Public Relations PT. Pelindo 1 memiliki pengaruh yang cukup berarti terhadap motivasi karyawan yang bekerja di kantor pusat PT. Pelindo 1, hendaknya Public Relations tetap memperhatikan dan meningkatkan kegiatan Internal Public Relations.
11 2.1 Kerangka Teori
Teori merupakan perangkat yang vital dan menentukan dalam arah sebuah pemecaham masalah dalam penelitian. Peneliti akan mampu memahami, memprediksi dan menjelaskan sebuah permasalahan dengan terlebih dahulu memahami teori yang relevan dengan fenomena terkait. F.N Kerlinger menyatakan teori merupakan serangkaian asumsi, konsep, konstrak, defenisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara menghubungkan antar konsep (Singarimbun, 2008 : 37).
Dalam menyasar masalah dan menemukan penyelesaiannya tidak hanya membutuhkan teori namun juga dibutuhkan kerangka teori. Kerangka teori akan memaparkan setiap masalah melalui sudut pandang teori – teori yang relevan dan berkaitan. Dalam kerangka teori diuraikan tentang pengaliran jalan pikiran menurut kerangka logis atau menurut “logical construct’ (Lubis 1998 : 109). Jadi kerangka teoritis disusun berdasarkan pemikiran logis atau berlandaskan akal sehat yang menjelaskan variabel-variabel dan keterhubungan antara variabel- variabel yang dianggap secara integral menyatukan dinamika dari situasi-situasi yang diselidiki (Silalahi, 2009 : 95).
Adapun teori-teori yang relevan dengan penelitian ini adalah Komunikasi, Teori S-O-R, Organisasi, Komunikasi dalam Organisasi, Public Relations, Teori Motivasi.
2.1.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian sebelumnya mengenai kegiatan internal PR dan motivasi karyawan telah dilakukan oleh Ika Rasidina Daya mahasiswi ilmu Komunikas Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara pada tahun 2010 dengan judul “ Hubungan Kegiatan Internal Public Relations (PR) dengan Motivasi Kerja Karyawan di Head Office (HO) PT Wilmar Group Medan. Populasi dalam penelitian ini adalah karyawan pada golongan 3,4 dan 5 di Head office PT Wilmar Group Medan dan sampel sebanyak 88 orang.
Universitas Sumatera Utara
Data yang diperoleh dianalisis dengan bentuk analisa analisa tabel tunggal dan pengujian hipotesis melalui rumus Koefisien Korelasi Tata Jenjang (Rank Order Correlation Coefficient) oleh Spearman. Untuk melihat kuat lemahnya korelasi kedua variabel digunakan skala Guilford. Kemudian untuk mengetahui besar kekuatan pengaruh variabel X terhadap variabel Y digunakan Uji Determinan Korelasi (Kp). Dari hasil penelitian ditemukan bahwa terdapat hubungan yang tinggi; kuat antara kegiatan internal PR dan motivasi kerja karyawan yakni sebesar 0.746 pada skala Guilford. Sedangkan besar pengaruh yang kegiatan internal PR terhadap motivasi kerja karyawan diperoleh dengan menggunakan rumus Kp=(rs)2 x 100% sebesar 56%. Ini berarti bahwa 56% dari motivasi kerja karyawan dipengaruhi oleh kegiatan internal PR yang dilakukan oleh perusahaan.
Penelitian kedua mengenai pengaruh aktivitas Internal Public Relations terhadap motivasi kerja karyawan ( studi pada Hotel le Grandeur Balikpapan ) telah dilakukan oleh Eka Sari Wahyuni mahasiswi Ilmu Komunikasi, Universitas Muhammadiyah Malang. Populasi dari penelitian ini adalah karyawan hotel Le Grandeur Balikpapan yang berjumlah 291 karyawan. Sedangkan jumlah sampelnya adalah 74 responden (berdasarkan hasil perhitungan rumus dari Slovin ).
Teknik sampling yang digunakan adalah propotionate stratified random sampling, dengan kriteria berdasarkan masa kerja karyawan yang terbagi dalam beberapa interval waktu : Masa kerja 0 – 4 tahun = 25 karyawan, Masa kerja 5 – 8 tahun = 29 Karyawan, Masa kerja 9 – 12 tahun = 20 karyawan. Tehnik pengumpulan data yang digunakan adalah quesioner dan dokumentasi. Sedangkan dalam menganalisa data yang yang diperoleh digunakan analisa regresi linier sederhana dengan rumus Y = a + bX. Dari hasil uji t (uji parsial), diketahui variable aktivitas Internal Public Relations mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap motivasi kerja karyawan, karena t hitung > t tabel yaitu 12,109 > 2,00. Hal ini berarti HO ditolak dan HI diterima. Atau dengan kata lain hipotesis penelitian yang berbunyi ada pengaruh aktivitas Internal Public Relations terhadap motivasi kerja dapat diterima dan hipotesis penelitian yang berbunyi tidak ada pengaruh aktivitas Internal Public Relations terhadap motivasi kerja karyawan ditolak.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja karyawan dapat dipengaruhi secara signifikan oleh faktor Internal Public Relations. Sedangkan besarnya pengaruh variable aktivitas Internal Public Relations terhadap motivasi kerja karyawan sebesar 67,08% (berdasarkan koefisien determinan), sedangkan sisanya yaitu sebesar 32,92 % disebabkan oleh faktorfaktor lain yang tidak diteliti dalam penelitian ini. Berdasarkan hasil perhitungan analisis regresi linier sederhana, peneliti mendapatkan Y = 8,160 + 0,683X. Sehingga dapat diketahui, semakin tinggi aktivitas Internal Public Relations di hotel Le Grandeur Balikpapan maka semakin tinggi juga motivasi kerja karyawan. Karena sumbangan dari variabel aktivitas Internal Public Relations (X) terhadap motivasi kerja karyawan (Y) di hotel Le Grandeur Balikpapan cukup besar, maka pihak manajemen hotel Le Grandeur perlu meningkatkan aktivitas Internal Public Relationsnya.
Penelitian dengan judul Pengaruh aktivitas Employee Relations terhadap motivasi kerja karyawan LPP TVRI pusat Jakarta yang dilakukan oleh Dewi Ristanti Mahasiswi Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercubuana jurusan Public Relations. Jumlah sampel dalam penelitian ini adalah 94 karyawan yang mewakili beberapa direktorat dan merupakan karyawan tetap LPP TVRI Jakarta.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan aktivitas Employee Relations pada LPP TVRI Pusat Jakarta dalam rangka meningkatkan motivasi kerja yang profesional,efektif, berprestasi, dan efisien memberikan pengaruh yang signifikan. Ini dapat dilihat dengan idnikasi adanya pengaruh dengan perhitungan koefisian regresi sebesar Y= 15, 090 + 0,516X, dengan nilai sig (0,000)α (0,05) maka Ho ditolak. Dengan demikian diperoleh kesimpulan bahwa aktivitas Employee Relations yang telah dilakukan mempunyai pengaruh terhadap motivasi kerja karyawan pada LPP TVRI Pusat Jakarta. Penelitian yang menyatakan bahwa Kegiatan Employee Relations memberikan pengaruh sebesar 44,4% terhadap motivasi kerja karyawan, sednagkan 55,6% disebabkan oleh faktor lain diluar variabel Employee Relations .
Universitas Sumatera Utara
2.1.2 Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “ sama “. Communico, communication, atau communicare yang berarti “ membuat sama “ ( to make common ) (Mulyana, 2007:46).
Dalam istilah yang sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian pengertian antarindividu. Manusia sebagai mahluk sosial juga dilandasi dengan kapasitas untuk menyampaikan hasrat, maksud, perasaan, pengetahuan, dan pengalaman orang yang satu kepada orang yang lainnya. Pada pokoknya, komunikasi adalah pusat minat dari situasi perilaku dimana suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada seorang penerima dengan tujuan memengaruhi perilaku si penerima.( Moore,H.frazier,2004:86)
Untuk memahami lebih dalam mengenai proses komunikasi, Harold D Laswell mengatakan bahwa cara terbaik untuk menjelaskan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan berikut: “who, says what, in which channel, to whom, with what effect ?”. Jadi Harold D Laswell menyimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu.
Dari defenisi yang disebutkan oleh Harold D Laswell di atas menunjukkan bahwa proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain. Proses komunikasi ada untuk menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif mensyaratkan adanya pertukaran informasi dan kesamaan makna antara komunikator dan komunikan.
Menurut Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss, komunikasi efektif umumnya ditandai dengan adanya lima hal, yaitu:
1. Pengertian artinya komunikator dan komunikan memberikan makna yang sama terhadap setiap pesan yang disampaikan dan diterima. 2. Kesenangan. Komunikasi efektif akan tercipta jika ada kenyamanan
dan perasaan senang yang tercipta baik pada diri komunikator maupun komunikan.
Universitas Sumatera Utara
3. Mempengaruhi sikap komunikan. Komunikasi efektif juga tercipta ketika komunikan menanggapi pesan dan mempengaruhi sikapnya sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator.
4. Hubungan sosial yang lebih baik. Kesalahpahaman akan menghambat komunikasi yang efektif, sementara hubungan insani yang baik akan tercipta kesepahaman.
5. Komunikan melakukan tindakan yang diingini oleh komunikator
Mc Cosky dan Knap melalui bukunya yang berjudul “An Art to An Interpersonal Communication” mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap situasi (Effendy, 2003:64). Untuk itu, baik komunikan maupun komunikator harus saling memahami secara mendalam agar tercipta komunikasi yang efektif.
Lebih jauh lagi, komunikasi PR merupakan suatu proses yang mencakup suatu pertukaran fakta, pandangan, dan gagasan di antara suatu bisnis atau organisasi tanpa laba dengan publik – publiknya untuk mencapai saling pengertian. Ada tiga butir penting perlu dipertimbangkan : Pertama, komunikasi harus melibatkan dua orang atau lebih, kedua, komunikasi merupakan pertukaran informasi yang bersifat dua arah, dan ketiga, adanya perpindahan gagasan dari benak seseorang kepada benak orang lainnya
2.1.2.1 Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Setiap kegiatan pada umumnya memiliki tujuan, demikian juga dengan komunikasi. Menurut Onong Uchjana Effendy (2003 : 55), fungsi kegiatan komunikasi adalah
1. Menginformasikan (to inform) 2. Mendidik (to educate)
3. Menghibur (to entertain) 4. Mempengaruhi (to influence) Sementara, tujuan komunikasi adalah:
1. Mengubah sikap (to change the attitude)
2. Mengubah opini, pendapat dan pandangan (to change the opinion) 3. Mengubah perilaku (to change the behavior)
Universitas Sumatera Utara
4. Mengubah masyarakat (to change the society)
Demikian PT. Pelindo 1 melalui divisi PR melaksanakan kegiatan komunikasi dengan fungsi agar dapat menginformasikan hal yang perlu untuk diketahui oleh publiknya dengan tujuan untuk mengubah opini, sikap dan perilaku publiknya. Tentunya berubahnya opini, sikap dan perilaku diarahkan untuk mencapai produktivitas yang tinggi melalui motivasi yang diberikan kepada karyawan.
2.1.2.2 Proses Komunikasi
Wilbur Schram pada tahun 1971 menjelaskan bahwasannya komunikasi adalah satu proses timbal balik tentang pertukaran lambang/isyarat untuk mengiformasikan, menginstruksikan, atau membujuk, agar memperoleh pengertian yang sama antara komunikator dan konteks sosial (Wilbur Schram,1971 : 17 )
Gambar 2.1 Proses Komunikasi Efektif
Melalui gambar 2.1, dapat diuraikan mengenai terjadinya proses komunikasi sebagai berikut :
1. Dalam proses komunikasi ada dua faktor yang mempengaruhi kerangka referensi seseorang yaitu lingkungan sosial dan konteks hubungan
2. Setiap penyampaian pesan antara komunikator sangat dipengaruhi oleh masing – masing.
Lingkungan Sosial ( Social Enviroment ) Konteks Hubungan Kerangka Referensi A Kerangka Referensi B P E S A N Encoder Komunikator A Decoder Decoder Komunikator Encoder
Universitas Sumatera Utara
3. Setiap peyampaian pesan antara seseorang berjalan secara timbal balik. Selanjutnya Wilbur Scrham menjelaskan melalui gambar tersebut, terdapat 4 tahap proses komunikasi, yaitu
1. Menarik perhatian untuk komunikasi 2. Penerimaan pesan
3. Penafsiran pesa, dan
4. Setelah memperoleh pesan, maka disimpan untuk digunakan kemudian.
2.1.3 Teori S-O-R
Teori S-O-R sebagai singkatan dari Stimulus-Organism-Response semula berasal dari psikologi. Tetapi kemudian selanjutnya teori ini menjadi teori ilmu komunikasi adalah karena objek materil dari dua bidang ilmu pengetahuan ini sama, yaitu manusia yang jiwanya meliputi komponen-komponen sikap, opini, perilaku, kognisi, afeksi dan konasi.
Menurut teori ini, efek yang ditimbulkan adalah reaksi khusus terhadap stimulus khusus, sehingga seseorang dapat mengharapkan dan memperkirakan kesesuaian antara pesan dan reaksi komunikan (Effendy, 2003:254). Dalam proses perubahan sikap, tampak bahwa sikap dapat berubah hanya jika stimulus yang menerpa benar-benar melebihi semula. Perubahan sikap bergantung pada proses yang terjadi pada individu.
Gambar 2.2 Model Teori S-O-R
• Pesan (Stimulus, S) adalah kegiatan Internal Public Relations
• Komunikan (Organism, O) adalah karyawan yang bekerja di kantor pusat PT. Pelindo 1,Medan
• Efek (Response, R) adalah pengaruh (dalam hal motivasi kerja) yang ditimbulkan melalui kegiatan Internal Public Relations.
Ketika komunikan menaruh perhatian terhadap stimulus atau pesan yang diterimanya, ini berarti bahwa proses komunikasi sedang berlangsung. Jika
Stimulus
Organism : - Perhatian
-Pengertian
-Penerimaan
Universitas Sumatera Utara
komunikan mampu mengerti stimulus atau pesan tersebut dan kemudian menerima dan mengolahnya, maka akan terjadi kesediaan untuk mengubah sikap.
2.1.4 Pengertian Organisasi
Organisasi bukan lagi menjadi sebuah kata yang asing ditelinga kita dewasa ini. Dengan mudah kita dapat menyebutkan beberapa organisasi dan bahkan kita tentunya pernah menjadi anggota sebuah organisasi. Istilah organisasi mengisyaratkan bahwa suatu yang nyata merangkum orang – orang, hubungan – hubungan, dan tujuan – tujuan. Hakekat organisasi dapat dibedakan dalam pandangan objektif dan subjektif dimana pandangan objektif mengatakan bahwa organisasi adalah struktur sedangkan pandangan subjektif mengatakan bahwa organisasi adalah proses.
Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo S.H (Abdurrachman, 1995:45-46) mengatakan bahwa organisasi itu dapat diartikan :
1) Dalam arti dinamis. Organisasi terdiri atas kegiatan-kegiatan memperinci tugastugas dan tanggung jawab secara terperinci, membagi-bagi pekerjaan menjadi bidang-bidang atau kotak-kotak tertentu dan membagikan kepada pejabat-pejabat, memerinci hubungan antara bagian-bagian dan menentukan cara- caranya untuk menempati jabatan-jabatan yang telah ditentukan.
2) Dalam arti statis. Organisasi adalah wadah, rangka dasar daripada manajemen. Tinjauan Prof. Dr. Abdurrachman terhadap organisasi adalah sebagai berikut :
a) Sebagai perkumpulan atau perhimpunan, ikatan atau badan, seperti organisasi politik, organisasi tani, organisasi buruh dan sebagainya.
b) Sebagai rangka strukturil dalam mana pekerjaan dari banyak orang dilakukan untuk merealisasi tujuan bersama. Dengan demikian, organisasi merupakan suatu sistem pembagian pekerjaan, pembagian tugas dan kewajiban antara orang-orang atau groups.
Banyak definisi organisasi yang diutarakan oleh para ahli, dan dari semuanya itu, terdapat unsur-unsur di dalam pengertian organisasi, antara lain :
Universitas Sumatera Utara
b) Adanya persekutuan yang lebih dari dua orang.
c) Adanya pembagian tugas pekerjaan dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan yang sama.
d) Adanya rangka strukturil untuk meletakkan wewenang dan tanggung jawab.
Morgan dan Smircich ( 1980 ) mengatakan ditengah sulitnya menentukan pandangan mana yang benar tentang organisasi diperlukan adanya metafora/pendekatan. Pendekatan merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan organisasi memberikan pandangan mengenai tantangan untuk memahami apa sebenarnya organisasi itu. Menurut Goldhear (Wiryanto, 2005:55), yang namanya organisasi sekurangkurangnya meliputi empat pendekatan, yaitu pendekatan ilmiah, pendekatan hubungan antarmanusia, pendekatan sistem dan pendekatan budaya.
1. Pendekatan Ilmiah : Pendekatan ilmiah menganggap bahwa organisasi harus menggunakan metode ilmiah dalam meningkatkan produktivitas. 2. Pendekatan Hubungan Manusia : Salah satu asumsi dasar dari pendekatan
hubungan antarmanusia adalah kenaikan kepuasan kerja akan mengakibatkan kenaikan produktivitas. Seorang karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif. Oleh karena itu, fungsi manajemen adalah menjaga agarkaryawan terus merasa puas.
3. Pendekatan Sistem : Pendekatan sistem menganggap bahwa kedua faktor, yakni faktor fisik dan psikologis sebagai pendekatan manajemen ilmiah, dan faktor sosial serta psikologis sebagai pendekatan hubungan antarmanusia adalah penting. Setiap faktor mempengaruhi faktor lainnya. Semua harus dipertimbangkan jika menginginkan organisasi dapat berfungsi dengan baik. Dalam pendekatan ini, komunikasi membuat sistem tersebut vital dan tetap hidup.
4. Pendekatan Budaya : Perspektif budaya memandang organisasi dan para pekerjanya memiliki seperangkat nilai-nilai dan tujuan yang sama. Dalam pendekatan budaya, organisasi memiliki nilai, norma dan kultur yang dianut.Nilai dan norma organisasi memahami bagaimana organisasi
Universitas Sumatera Utara
berfungsi, bagaimana organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh anggotanya dalam budaya organisasi tersebut.
2.1.5 Komunikasi Dalam Organisasi
Salah satu kesulitan yang paling sering dirasakan oleh orang – orang didalam organisasi adalah ketika sistem organisasi bersifat kurang personal dan mengekang kreativitas dan produktifitas. Orang – orang didalamnya tidak bisa menangkap dan mengembangkan ide untuk menunjang keberhasilan dalam mencapai target kerja. Kondisi ini menunjukkan bahwa organisasi berada pada titik tidak luwes dan tidak berespon terhadap lingkungan internal dan eksternal. Hal yang dapat mengubah kondisi ini adalah menciptakan komunikasi organisasi yang tepat.
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Di dalam sebuah organisasi, secara khusus fungsi komunikasi meliputi pesan-pesan mengenai pekerjaan, pemeliharaan, motivasi, integrasi dan inovasi. Komunikasi organisasi dapat dilihat sebagai “proses mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan komunikasi yang memungkinkan organisasi berfungsi.”
Terdapat dua dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi perusahaan, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
1. Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen) (Effendy, 2006:122).
Komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal,komunikasi horizontal, dan komunikasi sejajar.
a) Komunikasi vertikal : yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada
Universitas Sumatera Utara
pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi- instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya. Dan di sisi lain, bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan dan sebagainya kepada pemimpin.
b) Komunikasi Horizontal : ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staff dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan – rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu – individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dan mempunyai atasan yang sama.
Namun, R.Wayne Pace dalam buku Komunikasi Organisasi (1993: 171 ) menambahkan bahwa ada yang disebut dengan :
c) Komunikasi sejajar ( sideways communication ) yang berlangsung antar karyawan. misalnya informasi mengenai pekerjaan atau menyangkut kegiatan pendidikan dan pelatihan lainnya. Media komunikasinya adalah berupa pemberitahuan, pengumuman, sampai kepada penggunaan media Humas ( Media of Public Relations ), yaitu seperti buletin, majalah internal, dan news letter.
2. Komunikasi eksternal ialah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi ekternal terdiri dari komunikasi dari organisasi kepada khalayak dan komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
Semakin besarnya struktur organisasi akan membutuhkan arus komunikasi yang besar dan tentunya tercipta hubungan yang hangat dan personal diantara para publik organisasi. Pemikiran ini sejalan dengan apa yang diungkapkan oleh Public Relations Society of America (PRSA) bahwa hubungan yang hangat lahir dari lini komunikasi yang baik yang mengandung pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerjasama tim. Hal ini membawa pemahaman baru bahwa Public Relations merupakan salah satu motor terbaik dalam menciptakan arus komunikasi dalam berbagai hierarki organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Kegiatan Internal Public Relations tergolong dalam komunikasi internal. Sesuai dengan tujuan Internal Public Relations yakni membina hubungan yang harmonis antara publik yang ada di dalam organisasi/perusahaan, yaitu dengan cara membina komunikasi dua arah (antara pimpinan dan karyawan atau antara sesama karyawan) yang bersifat persuasif dan informatif, yang dapat dilaksanakan dengan cara tertulis, yakni menggunakan surat-surat, papers, bulletin, brosur; dengan cara lisan, yakni mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah; dan dengan cara conseling, yakni dengan menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada para karyawan, turut memecahkan masalah-masalah pribadi mereka, atau mendiskusikannya bersama – sama.
Rosady (2003: 57) mengatakan komunikasi Public Relation Internal dapat menjadi komunikasi yang efektif, apabila :
1. Adanya keterbukaan manajemen perusahaan ( open management system ) terhadap para karyawannya
2. Saling menghormati atau menghargai ( mutual appreciation ) antara satu sama lain, baik ia bertindak sebagai pimpinan maupun sebagai bawahan demi tercapainya tujuan utama perusahaan.
3. Adanya kesadaran atau pengakuan dari pihak perusahaan akan nilai – nilai dari arti pentingnya suatu “ komunikasi timbal balik “dengan para karyawannya.
4. Keberadaan seorang Public Relations yang tidak hanya memiliki keterampilan dan berpengalaman sebagai seorang komunikator, mediator, dan hingga persuador.
2.1.5.1 Tujuan Komunikasi Internal Perusahaan
Harold Koontz (Danandjaja, 2011;84) menjelaskan, keberadaan komunikasi dalam organisasi tau perusahaan adalah sebagai aktivitas yang terorganisir dengan tujuan merubah perilaku yang diakibatkan oleh penyampaian informasi yang produktif, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara internal tujun komunikasi dalam organisasi atau perusahaan adalah penting, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
2. Mengembangkan perencanaan agar mereka berprestasi
3. Mengorganisir manusia dan sumber daya dengan secara efisian dan efektif 4. Menyeleksi, mengembangkan, serta menilai anggota organisasi
5. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang mendukung
6. Mengawasi pelaksanaan
2.1.5.6 Fungsi Komunikasi Internal Perusahaan
Michele Tolela Myers & Gail E. Myers (Danandjaja, 2011:86), membagi fungsi komunikasi internal perusahaan berdasarkan dua kategori yaitu : 1) Fungsi Umum, dan 2) Fungsi berdasarkan tingkatan organisasi.
Secara umum fungsi komunikasi internal perusahaan dapat diuraikan kepada tiga hal, yaitu :
1. Produksi dan regulasi 2. Inovasi
3. Sosialisasi dan Pelestarian
Pada tingkatan organisasi, fungsi komunikasi internal terbagi atas tingkatan Manajer – Subordinasi, Tingkatan Subordinasi, dan tingkatan subordinasi – manajer.
Fungsi komunikasi pada tingkatan manajer – subordinasi atau dalam proses komunikasinya disebut dengan “ down the line “ meliputi :
1. Pengarahan pelaksanaan tugas
2. Perancangan pesan komunikasi/informasi untuk menghasilkan pemahaman dalam pelaksanaan tugas
3. Memberikan informasi tentang pelaksanaan prosedur organisasi 4. Memberikan umpan balik tentang pelaksanaan tugas
5. Pengarahan tentang misi yang akan dicapai
Fungsi komunikasi pada tingkatan antar subordinasi atau dalam proses komunikasinya disebut dengan “ horizontal communication “ meliputi :
1. Mendukung pengembangan sosio – emosional di antara kelompok 2. Mengkoordinasikan proses kerja di antara kelompok