Bab V. Kesimpulan Dan Saran
B. Saran
1. Surat Masuk
a. Buku Agenda Surat Masuk Isi dari buku agenda ini adalah
1. Tanggal dan Nomor Surat : mencatat tanggal penerimaan surat 2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat 3. Tujuan Surat : mencatat tujuan surat
4. Asal Surat : mencatat pengirim surat 5. Nomor Surat : mencatat nomor surat 6. Tanggal Surat : mencatat tanggal surat 7. Perihal Surat : mencatat perihal surat 8. Keterangan : mencatat data tambahan b. Buku Ekspedisi
Isi dari buku ekspedisi ini adalah
1. Tgl. Penyampaian : mencatat tanggal penyampaian surat
2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat 3. Nomor Surat dan Perihal : mencatat nomor dan hal surat 4. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat 5. Penerima : mencatat nama dan paraf penerima
(Nama dan Paraf) surat 29
6. Penerima : mencatat tanggal penerimaan surat (Tanggal)
c. Lembar Disposisi
Lembar Disposisi adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis disposisi atau arahan pimpinan dan untuk mengendalikan serta mengarahkan pemrosesan surat masuk dalam suatu unit kerja. Pemberian dan pencatatan lembar disposisi dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolahan.
2. Surat Keluar
a. Buku Agenda Surat Keluar Isi dari buku agenda ini adalah
1. Nomor Urut : mencatat nomor urut surat
2. Nomor Surat : mencatat nomor dan tanggal surat dikirim 3. Perihal : mencatat pokok surat
4. Tanggal Surat : mencatat tanggal pengiriman surat 5. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat 6. Keterangan : mencatat data tambahan b. Buku Ekspedisi Surat Keluar
1. Nomor Urut : diisi dengan nomor urut surat yang
akan dikirim
2. Tanggal Penyampaian : diisi dengan tanggal penyampaian
surat
3. Nomor Surat : diisi dengan nomor surat
4. Perihal : diisi dengan perihal pokok surat 5. Nama dan Paraf : diisi dengan nama dan paraf
pengirim yang tertera pada surat
6. Tanggal : diisi dengan tanggal terima surat 7. Keterangan : diisi dengan data tambahan
a. Penerimaan Surat, meliputi :
1. Surat masuk yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk. 2. Bila menerima surat melalui pos, sebaiknya diteliti dahulu alamat
tersebut benar atau salah.
3. Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju. 4. Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.
5. Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat. 6. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima
7. Mengarahkan surat kepada pimpinan, bila berkaitan dengan kebijakan.
8. Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolahan, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.
( Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79 ) b. Pencatatan dan Pendistribusian Surat
1. Mencatat surat biasa atau rahasia pada buku agenda surat masuk, untuk surat rahasia hanya dicatat identitas yang tercantum di amplop surat (misal : asal surat/pengirim, nomor surat, dan tujuan surat),
2. Mencatat dan melengkapi surat yang ditujukan kepada Direksi dengan melampirkan lembar disposisi rangkap 2 (dua),
3. Menyampaiakan surat yang telah dicatat kepada unit pengolahan, 4. Menyampaikan surat kepada unit pengolahan dengan sarana Buku
Ekspedisi,
5. Menerima kembali Buku Ekspedisi yang telah diparaf oleh unit pengolahan sebagai bukti bahwa surat telah diterima atau disampaikan.
2. Pada Unit Pengolahan
a. Menerima surat dari unit kearsipan,
b. Memeriksa kelengkapan surat dan alamat unit pengolahan tujuan surat,
d. Menyampaiakan surat beserta lembar disposisi rangkap 2 (dua) kepada pimpinan Unit Pengolahan,
e. Surat beserta lembar disposisi pertama disampaikan kepada unit pengolahan yang harus menindaklanjuti, lembar disposisi kedua disimpan oleh bagian Tata Usaha Unit Pengolahan.
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan
ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK RAHASIA
Mulai UK Penerima UK Pemilahan Surat Untuk Direksi ? UK Pembukaan UP Pencatatan UK Pengarahan dan Distribusi UP Tindak Lanjut Surat UP Arsip Selesai
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan Mulai UK Penerima UK Pemilahan UP Pencatatan UK Pengarahan dan Distribusi Dalam Keadaan Tertutup UP Tindak Lanjut Surat UP Arsip Selesai
1. Pada Unit Pengolahan
a. Surat keluar yang merupakan jawaban atau tindak lanjut maupun inisiatif instansi, dikonsep oleh Unit Pengolahan,
b. Konsep yang telah diketik oleh Unit Pengolahan disampaikan kepada pejabat yang menandatangani surat dilampiri dengan lembar verbal (apabila terkait dengan kebijakan),
c. Surat keluar dimintakan nomor dan disampaikan ke Unit Kearsipan untuk dikirim,
d. Pertinggal surat disimpan pada Unit Pengolah. 2. Pada Unit Kearsipan
a. Memberikan nomor surat keluar (ekstern),
b. Membubuhkan stampel cap jabatan atau stempel instansi pada surat yang akan dikirim,
c. Mengirimkan surat keluar ke alamat yang dituju.
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan
Mulai
UP Penyusunan Konsep Surat Dinas
UP Penandatanganan Surat UK Penomoran UK Pencatatan UK Distribusi UP Arsip Selesai UP Melampirkan Lembar Verbal Untuk Kebijakan Persetujuan
1. Pengurusan Surat Masuk Rahasia
a. Surat rahasia dapat diketahui dari tulisan atau kode rahasia yang tertera pada amplop surat atau nomor surat.
b. Nomor, asal dan tujuan surat rahasia dicatat pada buku agenda. c. Surat rahasia disampaikan kepada Unit Pengolahan dalam keadaan
tertutup.
d. Penyampaian pada Unit Pengolahan menggunakan buku ekspedisi. 2. Pengurusan Surat Keluar Rahasia
a. Surat Rahasia diproses pada Unit Pengolahan.
b. Nomor surat rahasia diberi kode “R” atau tulisan “RAHASIA” pada amplop.
c. Surat rahasia dicatat pada buku agenda surat keluar kecuali untuk kolom Perihal Surat tidak perlu diisi.
d. Surat Rahasia dikirim ke alamt surat dengan menggunakan amplop ganda (sehingga tidak teridentifikasi bahwa surat yang dikirim bersifat rahasia)
3. Pemberian Tanda Kerahasiaan
Surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui orang lain selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh orang yang tidak berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau penerima surat tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau SR. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak boleh diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara (keamanan negara). Cara pengirimanyapun menggunakan 2 (dua) buah amplop. Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem. Kemudian dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan tidak dilem. ( Nanang Kustiawan ; 2003 ; 9-13, 46-61 )
Surat rahasia tidak boleh diketahui oleh orang lain atau pihak tertentu yang tidak berhak mengetahuinya, untuk itu agar diperhatikan hal hal sebagai berikut :
a. Konsep surat rahasia harus dijaga keamanannya. b. Tujuan (jabatan dan alamat) harus jelas.
c. Tembusan (hanya bila sangat diperlukan) yang mempunyai hubungan atau kepentingan dengan materi. Setiap tembusan harus dicantumkan copy keberapa dari asli.
d. Surat tidak dibenarkan untuk digandakan atau disalin untuk menghindari manipulasi data atau fakta (kecuali atas izin yang berwenang atau izin sumber aslinya)
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan
Mulai
UP Penyusunan Konsep Surat Dinas
UP Penandatanganan Surat UK Pencatatan UK Distribusi UP Arsip Selesai UP Melampirkan Lembar Verbal Persetujuan UP Penyampulan Surat UK Penomoran
Dari definisi diatas telah dijabarkan dan dijelaskan tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta. Dalam setiap bulannya surat yang masuk ataupun surat yang keluar pada perusahaan ini tidak sedikit. Setiap hari pasti ada surat-surat yang masuk ataupun keluar. Berikut ini penulis akan menjabarkan data tentang jumlah rata-rata surat yang masuk ataupun surat yang keluar setiap bulannya selama tahun 2009.
Tabel IV. 1
Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar Tahun 2009 NO BULAN SURAT MASUK SURAT KELUAR JUMLAH 1. Januari 371 162 533 2. Februari 364 123 487 3. Maret 410 279 689 4. April 252 79 331 5. Mei 253 108 361 6. Juni 301 133 434 7. Juli 246 107 353 8. Agustus 300 76 376 9. September 240 90 330 10. Oktober 292 129 421 11. November 260 108 368 12. Desember 341 78 419 Jumlah Total 3630 1472 5102
(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)
Berdasarkan data tabel diatas dapat diketahui jumlah surat yang masuk atau yang keluar setiap bulannya selama tahun 2009. Surat masuk pada setiap bulannya lebih banyak dibandingkan dengan surat yang keluar. Selama tahun 2009 perusahaan ini menerima surat masuk sebanyak 3630 surat, dan mengurusi surat
keluar sebanyak 1472 surat. Jadi jumlah keseluruhan kepengurusan surat yang ada pada perusahaan ini adalah sebanyak 5102 surat.
2. Pengklasifikasian Surat
Menurut data yang sudah dijabarkan diatas, penerimaan surat masuk pada perusahaan ini cukup banyak dalam setiap bulannya. Setiap surat yang masuk itu bermacam-macam jenis dan tujuannya serta berbeda pula pengirimnya. Untuk itu PT. Angkasa Pura I Surakarta memiliki standar pengklasifikasian dan pengagendaan surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar. Berikut akan dijabarkan tentang kode yang digunakan oleh pengelola surat pada Divisi Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I Surakarta, kode pengadaan atau kode buku agenda tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kode Buku “A” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal dari Dinas Perhubungan.
b. Kode Buku “B” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal dari Instansi Pemerintah.
c. Kode Buku “C” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal dari BUMN (misal : BRI, BNI, TELKOM, PERTAMINA).
d. Kode Buku “D” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal dari Perusahaan AirLine (misal : Garuda, AirAsia, Sriwijaya, LionAir).
e. Kode Buku “E” : Digunakan untk mencatat surat masuk yang berasal dari Perusahaan Perorangan atau Instansi Swasta. f. Kode Buku “F” : Digunakan untuk mencata surat masuk yang berasal
dari anggota Angkasa Pura (missal : KOKAPURA). g. Kode Buku “PKL”: Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berisi
tentang pengajuan permohonan PKL di bandara.
Jadi setelah melihat penjabaran tentang pengklasifikasian diatas sudah jelas setiap surat yang masuk pada perusahaan ini dipisahkan dalam penulisan buku
agenda menurut asal surat. Penulisan kode diletakkan pada lembar disposisi dibagian pojok kanan atas, dan ditulis dengan menggunakan pulpen bertinta hitam dengan huruf kapital. Setiap petugas yang menangani kepengurusan surat pasti memiliki catatan tentang pengklasifikasian surat seperti yang tertulis diatas. Untuk mempermudah pencariannya, pada sampul depan buku agenda juga ditulis kode yang yang dimaksud.
Selain tentang pengklasifikasian surat masuk yang telah dijabarkan diatas, PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo memiliki standar dalam pengagendaan surat yang berdasar dari Standar Operasional Pengelolaan Arsip atau Dokumen. Pengagendaan surat pada perusahaan ini didasarkan pada perihal surat. Pengagendaan ditulis dalam lembar disposisi pada bagian nomor yang terletak dibagian pojok kiri atas. Adapun penjabaran kode pengagendaan surat tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kode “DL” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kediklatan.
b. Kode “HK” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Hukum.
c. Kode “HM” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Hubungan Masyarakat.
d. Kode “KP” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kepegawaian.
e. Kode “KU” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Keuangan.
f. Kode “LB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Penelitian dan Pengembangan.
g. Kode “OM” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Organisasi dan Metode.
h. Kode “PG” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Pengawasan.
j. Kode “RT” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kerumahtanggaan.
k. Kode “TI” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Teknologi Informasi.
l. Kode “TU” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Ketatausahaan
m. Kode “KB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Pengembangan Komersial dan Bisnis.
n. Kode “OB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Operasi Bandar Udara.
o. Kode “OP” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Operasi Lalu Lintas Penerbangan.
p. Kode “TK” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan urusan Teknik Bandara.
Berdasar data diatas, maka kepengurusan surat baik itu cara pengklasifikasian ataupun pengagendaan surat sangat terperinci, sehingga memudahkan pencarian apabila surat itu dibutuhkan kembali. Setelah penulisan agenda surat, maka tidak boleh lupa dicantumkan huruf “J”. Huruf “J” tersebut adalah kode wilayah untuk Angakasa Pura I Surakarta. Selanjutnya barulah diisi dengan nomor agenda sesuai dngan buku agenda yang berkaitan, setelah menulis nomor urut barulah ditulis tahun pembuatannya. Contoh penulisannya adalah sebagai berikut
Contoh : KU / J. 55 / 2010
Tidak jauh berbeda dengan prosedur yang ada pada surat masuk, pada surat keluar juga diperlukan pengklasifikasian dan pengagendaan surat. Tetapi cara yang digunakan lebih mudah dibandingkan dengan surat masuk. Buku agenda surat keluar ini hanya ada 2 (dua jenis) yaitu:
1. Buku Agenda Surat Keluar Biasa 2. Buku Agenda Surat Pengantar
Surat keluar dalam penambahan nomor surat didasarkan pada jenis surat tersebut, apabila surat keluar tersebut termasuk surat keluar biasa maka penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada pada buku agenda Surat Keluar. Tetapi jika surat keluar tersebut termasuk surat pengantar maka dalam penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada pada buku agenda Surat Pengantar. Dalam penulisan nomor surat keluar ini berbeda dengan surat masuk pada lembar disposisi. Sebelum ditulis nomor urut surat keluar, ditulis terlebih dahulu inisial perusahaan (AP.I yaitu singkatan dari Angkasa Pura I), setelah itu ditulis jenis pengagendaan surat tersebut, kemudian tahun pembuatan surat, dan yang terakhir kode dari bandara yaitu “GMJ-B” (GM adalah General Manajer, J adalah kode untuk Angkasa Pura I Surakarta, sedangkan B adalah kode untuk bandara Adi Soemarmo). Contoh penulisannya adalah sebagai berikut
Contoh : AP.I 1555 / DL / 2010 / GMJ-B
Dalam pembuatan surat keluar, yang membuat tidak harus ditangani oleh orang tertentu saja. Tetapi dapat dibuat oleh setiap pegawai dengan mengetahui atau dengan persetujuan dari atasan. Jadi walaupun perusahaan ini memiliki pegawai yang secara khusus menangani prosedur surat masuk dan keluar, tetapi dalam pengetikan dan pengecapan stempel perusahaan dapat dilakukan oleh pegawai yang lain. Tetapi dalam penomoran surat tetap ditangani oleh pegawai yang khusus menangani pengurusan surat.
3. Penggunaan Fasilitas Kantor
Dalam prosedur pengelolaan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura I Bandar Udara Adi Soemarmo tidak luput dari adanya fasilitas yang menunjang pekerjaan tersebut. Adapun fasilitas yang disediakan tersebut antara lain :
a. Meja Tulis
Diperlukan sebagai tempat untuk melakukan aktifitas kerja. b. Rak Surat
c. Gunting
Untuk membuka surat yang masuk agar tidak merusak isi surat apabila amplop surat tersebut sulit dibuka secara manual.
d. Komputer
Digunakan untuk membuat surat keluar, ataupun sebagai alat kerja pegawai dalam menyusun laporan.
e. Printer
Untuk mencetak apa yang sudah dikerjakan pada komputer. f. Mesin Ketik Manual
Biasanya digunakan dalam pengetikan alamat surat yang ada pada amplop luar.
g. Mesin Foto Copy
Digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan. h. Stampel
Digunakan sebagai cap bila dibutuhkan atau bila ada tanda tangan dari pihak yang berwenang baru kemudian diberi stampel pada bagian kiri tandatangan. i. Almari Arsip
Digunakan sebagai tempat penyimpanan surat-surat yang telah terproses menurut kode dalam pengagendaan.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, prosedur pengelolaan surat baik itu surat masuk ataupun surat keluar telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan standar pengelolaan dokumen yang berlaku. Sehingga dalam pencarian arsip dari surat yang telah beredar atau diproses dapat diketemukan dengan mudah karena ditangani dengan rapi dan terperinci. 2. Fasilitas yang diberikan pihak perusahaan juga sudah baik dalam
menunjang kegiatan pengelolaan surat.
3. Pegawai yang ada pada Divisi Personalia dan Umum ini terampil dalam menangani pengelolaan surat, sehingga surat yang masuk dan keluar setiap harinya dapat ditangani dengan baik, sehingga memudahkan dalam pencarian.
Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan diatas, maka kepengurusan surat pada Divisi Personali dan Umum PT. Angkasa Pura I Surakarta Surakarta telah dilaksanakan dengan baik dan lancar.
B. Saran
Dalam kesempatan ini penulis akan menyampaiakan saran-saran yang bersifat membangun, dan mungkin saja dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam kepengurusan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura I sehingga dapat menjadi lebih baik lagi.
1. Seharusnya dalam pencatatan surat masuk ataupun surat keluar, bukan hanya dicatat dalam buku agenda saja, tetapi juga dicatat dalam komputer secara bertahap dan teratur. Hal itu dilakukan apabila dalam pencarian data yang diperlukan dapat dilakukan dengan teknologi agar lebih cepat dari pada dengan manual.
2. Untuk lebih meningkatkan kemampuan pegawai dalam penggunaan teknologi yang secara khusus menangani pengurusan surat, maka sebaiknya diadakan pelatihan khusus atau diklat dalam bidang teknologi.
DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Penerbit Kanisius.
Kustiawan, Nanang. 2003. Membuat Surat Dinas atau Resmi. Surabaya : Pustaka Media.