PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)
BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
S U R A K A R T A
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Ayu Sekar Sari
D 1507086
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
PERSETUJUAN
Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Pembimbing
Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si
PENGESAHAN
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)
BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
S U R A K A R T A
Disusun Oleh :
AYU SEKAR SARI
D1507086
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Tanggal :
Tim Penguji Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Dra. Sudaryanti M.Si ………. 2. Penguji 2 Drs. Herwan Parwiyanto S.Sos M.Si ……….
Mengetahui,
Dekan, Ketua Program
Drs. Supriyadi SN, SU Drs. Sakur, MS.
MOTTO
Ø Menunda sesuatu merupakan awal dari sebuah kegagalan.
Ø Dicintai secara mendalam oleh seseorang memberi kita kekuatan, mencintai
secara mendalam memberi kita keberanian.
Ø Hidup adalah perjuangan, siapa yang mencari akan mendapat,
Siapa yang berusaha akan berhasil,
Dan ……
Siapa yang malas akan hancur.
(Ki Hajar Dewantoro)
Ø Sahabat menaruh kasih setiap waktu dan menjadi saudara dalam
kesukaran.
Penulisan Tugas Akhir ini Penulis Persembahkan kepada :
ü Bapak dan Ibu, atas doa dan kasih sayangnya.
ü Adikku tersayang.
ü Seluruh keluarga besar, ini bukti kesungguhanku dalam
belajar.
ü Mas Yanu, yang selalu mendukungku.
ü Sahabatku : Wira, Lulu, Ayu, Anis, Ana, Agung. ü Almamaterku.
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan ijin penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian syarat dalam memperoleh sebutan Profesional Ahli Madya di Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Drs. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir.
3. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir yang selama ini telah banyak memberikan sarana dan meluangkan waktunya, membimbing penulisan Tugas Akhir.
4. Drs. Sakur, MS. selaku Pembimbing Akademis yang selama ini telah membimbing penulis.
5. Bapak Andri Iskandri, selaku General Manager PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan kerja praktek (magang).
6. Seluruh staff kantor bagian Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I yang telah memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 7. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan sarana selama
pembuatan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penulis.
DAFTAR ISI
Motto ……….. iv
F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ………. 11
1. Pengurusan Surat Di Unit Kearsipan ……… 11
2. Pengurusan Surat Di Unit Pengelolaan ……… 12
G. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ……….... 14
1. Pengurusan Di Tata Usaha Unit Pengolah ………...……… 14
2. Pengurusan Surat Keluar Di Unit Kearsipan ……… 15
H. Metode Pengamatan ……….. 16
Bab III. Deskripsi Lokasi A. Sejarah Berdirinya Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ……… 19
C. Visi Dan Misi Perusahaan ………. 24
D. Tujuan Perusahaan ………... 25
E. Data Pegawai Perusahaan ……….. 25
Bab IV. Pembahasan 1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar ……….. 29
A. Ketentuan Umum ………. 29
B. Sarana Pengelolaan Surat ………. 30
C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ………... 31
D. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ………... 35
E. Prosedur Pengurusan Rahasia ……….. 37
2. Pengklasifikasian Surat ……….. 41
3. Penggunaan FasilitasKantor ………... 44
Bab V. Kesimpulan Dan Saran A. Kesimpulan ……… 46
B. Saran ……….. 46
Daftar Pustaka ……… 48
DAFTAR TABEL Tabel III.I Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai ………. 25
III.4 Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan ………. 27 Tabel IV.1 Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar ………. 40
DAFTAR GAMBAR
Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk Rahasia ………...……….. 34 Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar ………. 36 Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar Rahasia ……… 39
ABSTRAK
dimulai dengan pengklasifikasian surat, pemberian nomor, mendisposisikan surat, pencatatan surat,dan pengarsipan. Surat merupakan sesuatu yang sangat penting karena surat merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid, dan otentik.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif, yaitu dengan menggambarkan mengenai surat menyurat yang dilakukan pada bagian Personalia dan Umum. Sumber data dalam pengamatan ini adalah melalui wawancara, serta sumber data sekunder melalui buku-buku yang mendukung dalam pengamatan. Tehnik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan studi pustaka.
Prosedur pengelolaan surat masuk adalah surat yang diterima petugas personalia, kemudian disortir, dipisahkan antara surat biasa dengan surat rahasia. Jika surat biasa, maka surat tersebut dapat langsung dibuka dan dikeluarkan , kemudian disampaikan kepada pimpinan dengan menggunakan lembar disposisi untuk memberikan instruksi. Setelah dikembalikan kepada bagian personalia, maka akan dilakukan tindak lanjut terhadap surat tersebut. Prosedur pengelolaan surat keluar adalah konsep surat yang berupa ketikan kemudian diajukan kepada kepala bagian untuk dimintakan persetujuan. Selanjutnya surat tersebut dapat dimintakan tanda tangan pimpinan. Kemudian dibawa kebagian personalia untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor, distempel kemudian dilipat dan dimasukkan kedalam amplop dan dikirimkan melalui jasa pos ke alamat yang dituju.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan atau instansi pemerintah atau swasta memiliki prosedur pengelolaan surat. Sejauh ini pengelolaan surat masih dianggap sebagai hal yang mudah dan sederhana untuk dilakukan. Ada juga orang yang meremehkan pekerjaan tersebut. Tetapi dalam kenyataannya proses pengelolaan surat tidak seperti apa yang dipikirkan orang sebelumnya. Apabila kita mempelajari lebih dalam tentang pengelolaan surat, itu merupakan suatu pekerjaan yang membutuhkan ketelitian. Tidak banyak orang dapat melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik dan mengklasifikasikan dengan benar. Adapun macam kegiatan yang ada dalam pengelolaan surat diantaranya adalah menerima surat, pengagendaan surat, penyimpanan surat (arsip), dan pemeliharaan surat. Prosedur pengelolaan surat harus dilaksanakan secara terpadu dan terprogram diseluruh unit pengelolaan yang terkait.
Dalam pengelolaan surat dibutuhkan seorang pegawai yang secara khusus menangani tentang urusan surat serta pengelolaannya. Baik itu surat masuk atau surat keluar, serta fax masuk ataupun fax keluar. Maka dari itu perlu adanya pegawai yang benar-benar mengerti tentang prosedur pengklasifikasian surat-surat tersebut. Biasanya pihak perusahaan menempatkan 1 atau 2 orang pegawai di bagian personalia yang khusus menangani tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Tujuannya agar surat yang masuk dapat diagendakan sebelum disampaikan kepada atasan. Pada surat keluar hal itu berguna untuk dapat menambahkan nomor surat kemudian dicatat dalam buku khusus yang berisi tentang surat keluar.
menganggap remeh. Biasanya orang-orang seperti itu belum memahami dan mengerti tentang prosedur pengelolaan surat. Banyak anggapan bahwa surat hanyalah sesuatu yang diterima dari instansi atau perusahaan lain kemudian memahami isi dari surat tersebut. Selebihnya surat tidak memiliki fungsi atau nilai yang lain lagi. Tetapi yang sebenarnya terjadi bukanlah seperti itu. Surat masuk ataupun surat keluar pasti memiliki nilai yang lebih. Maka dari itu pada setiap perusahaan atau organisasi diperlukan adanya pegawai yang secara khusus menangani pengelolaan surat. Fungsinya agar surat itu sendiri tidak diremehkan atau dianggap sebagai hal yang sederhana tanpa ada penanganan selanjutnya.
Sebuah surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar pasti memiliki manfaat yang sangat besar. Hal itu menjadikan surat menjadi sesuatu yang sangat penting bagi perusahaan. Maka dalam pengklasifikasian surat, pengagendaan surat, penyimpanan surat dan pemeliharaan surat haruslah berdasar pada prosedur pengelolaan surat yang berlaku. Surat itu merupakan sesuatu yang penting. Maksudnya adalah surat memiliki nilai yang sangat penting dan surat merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid, dan otentik. Maka dari itu surat tersebut harus dapat dikelola dengan baik dan benar. Artinya dalam pengelolaan surat yang akan dilakukan harus dapat disajikan secara cepat, tepat, dan lengkap. Tujuannya untuk mendukung kelancaran kegiatan sehari-hari dalam suatu perusahaan atau organisasi.
orang pegawai yang dikhususkan menangani surat dari surat itu masuk hingga surat itu disimpan.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam pengamatan ini adalah
“ Bagaimanakah Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT.ANGKASA PURA I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ? “
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan dari pengamatan ini adalah : 1. Tujuan Operasional
Untuk mangetahui tentang pengelolaan operasional tentang surat masuk atau surat keluar pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Agar bermanfaat dan berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan, baik sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam melaksanakan pengelolaan surat pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
3. Tujuan Individual
Sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Adapun manfaat yang ada dari pengamatan ini adalah : 1. Bagi Penulis
Penulis dapat lebih mengetahui secara mendalam tentang pengelolaan surat baik itu surat masuk atau surat keluar.
Instansi dapat menerapkan sistem penyimpanan surat dan pemeliharaan surat dengan menerapkan teori dari beberapa pendapat ilmuan dan pemerintah tentang prosedur pengelolaan surat
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Surat
Ada beberapa definisi tentang surat, diantaranya adalah
1. Surat adalah suatu pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir. ( J. Wajong ; 1962 ; 37 )
2. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau berita.
( Basir Barthos ; 1990 ; 36 )
3. Surat adalah alat komunikasi yang dibuat atau diterima oleh petugas unit dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. ( Ida Nuraida ; 2008 ; 73 )
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan Surat adalah suatu pernyataan yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang berasal dari suatu instansi kepada instansi yang lain yang berguna untuk menyampaikan suatu berita.
B. Fungsi Surat
Adapun fungsi dari surat adalah sebagai berikut : 1. Wakil dari pengirim atau penulis,
2. Bahan pembuktian,
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, 4. Alat pengukur kegiatan organisasi,
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
C. Syarat Surat Yang Baik
Surat dapat dikatakan baik dan sempurna apabila meliputi dari beberapa hal sebagai berikut :
1. Obyektif dan bukan subyektif, 2. Sistematis dalam susunan isi surat, 3. Singkat, tidak bertele-tele,
4. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa, 5. Lengkap isinya,
6. Sopan, dan
7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dsb.). Untuk dapat memenuhi dan menghasilkan surat yang baik seperti pada syarat diatas, maka penulisnyapun perlu memenuhi persyaratan, antara lain :
1. Menguasai permasalah, 2. Menguasai bahasa tertulis
3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat. ( Basir Barthos ; 1990 ; 36 )
D. Macam-Macam Surat
Surat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu : 1. Surat Berdasarkan Isinya
a. Surat Dinas yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat oleh instansi swasta maupun pemerintah.
b. Surat Pribadi yaitu surat yang ditulis dengan tujuan berkenalan secara resmi atau untuk keperluan kedinasan.
c. Surat Niaga yaitu surat yang memuat persoalan bisnis atau perdagangan yang ditulis sesuai dengan perusahaan yang terkait.
d. Surat Sosial yaitu surat yang dibuat oleh lembaga sosial dengan maksud kedinasan.
e. Telegram yang terdiri dari telegram melalui telegraf atau telegram melalui surat (dengan diantar kurir).
f. Surat Pengantar yaitu surat berbentuk daftar yang digunakan untuk mengirim sesuatu bersama surat itu. Surat pengantar pada umumnya disebut sebagai surat jalan.
2. Surat Berdasarkan Keamannya
a. Surat Rahasia yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui orang lain selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh orang yang tidak berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau penerima surat tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau SR. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak boleh diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara (keamanan negara). Cara pengirimanyapun menggunakan 2 (dua) buah amplop. Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem. Kemudian dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan tidak dilem.
b. Surat Biasa yaitu surat yang jika isinya diketahui oleh orang lain tidak akan berakibat merugikan pengirim atau penerima surat.
3. Surat Yang Ditinjau Dari Jumlah Penerimaannya
a. Surat Biasa yaitu surat yang dikirim kepada seseorang kepada seorang pejabat atau organisasi.
b. Surat Edaran yaitu surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
c. Surat Pengumuman yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat yanag namanya sulit dituliskan satu per satu.
E. Penulisan Surat
sebuah surat yang baik dan benar. Surat yang kita tulis atau kita terima dari perusahaan atau instansi lain pada umumnya dibagi menjadi beberapa bagian, antara lain adalah :
1. Kepala Surat
Kepala surat sering disebut dengan Kop Surat. Surat yang memiliki Kop Surat biasanya surat yang berasal dari instansi atau lembaga baik pemerintah atau swasta. Tujuannya adalah memberi informasi tentang identitas perusahaan(nama dan alamat perusahaan).
Contoh :
PT. ALFIRA PRESSINDO Jl. Margo Mulyo No.36 Surabaya Tlp. 031- 687785 Fax. 031- 777667 2. Nomor Surat
Setiap surat resmi, baik itu surat masuk atau surat keluar pasti memiliki nomor surat. Sebab nomor dalam surat resmi sangat berguna, diantaranya adalah :
1. memudahkan mencari arsip surat itu kembali, 2. memudahkan penyimpanannya,
Contoh :
12 Agustus 2002 (jika memakai Kop Surat) Surakarta, 12 Agustus 2002 (jika tidak memakai Kop Surat)
4. Lampiran
Lampiran yang dimaksud disini adalah lembaran selain surat utama yang disertakan, misalnya daftar riwayat hidup, daftar harga, brosur, pengumuman, dsb. Lampiran harus diterangkan pada awal surat. Penulisan lampiran biasa disingkat “Lamp”. Kemudian diikuti titik dua dan diisi dengan berapa banyak lampiran yang disertakan.
Contoh :
Lamp. : 5 (lima) lembar. 5. Hal atau Perihal
Dalam setiap surat dinas atau resmi sebaiknya dicantumkan pokok surat atau sering disebut “Hal atau Perihal”, penulisanya sangat berguna bagi penerima surat tersebut. Karena penerima akan dengan cepat mengetahui inti tujuan dari surat tersebut. Penulisan hal atau perihal biasanya terletak dibawah lampiran.
Contoh :
Lamp :
Hal. : Permohonan Magang 6. Alamat Surat
alamat surat pasti diawali dengan “Kepada atau Kepada Yth.“. Namun ada pula yang hanya menggunakan “Yth” saja.
Contoh :
Kepada Yth.
Kepala Direktorat Jendral Pajak Jln. Manggarai 98 Jakarta Pusat
Atau Kepada
Yth. Bapak Mentri Pendidikan Nasional Jln. WR. Supratman 10 Jakarta Pusat 7. Salam Pembuka
Dalam penulisan surat jangan lupa diawali dengan salam pembuka. Hal itu berguna menekankan kesan sopan.
Contoh :
- Dengan hormat,
- Assalamualaikum, Wr, Wb. 8. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka disebut juga dengan kata pendahuluan. Kalimat ini ditulis setelah salam pembuka. Tujuannya adalah sebagai pengantar isi surat. Oleh karena itu perlu digunakan kalimat yang bisa menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembaca untuk mengetahui dengan segera maksud dari surat yang dikirim.
Contoh :
Dengan ini kami membaritahukan bahwa ……..
Paragraf pembuka yang dibuat sebagai jawaban atau balasan surat yang telah diterima adalah
Contoh :
Paragraf ini memuat tentang sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dsb. Isi surat harus singkat, jelas, dan sopan. Hindari kata-kata yang tidak umum dan sulit dipahami isi dan maksud surat tersebut. Sebab jika menggunakan kalimat atau kata yang asing, dikhawatirkan tidak akan dapat dimengerti oleh pembaca atau penerima.
10.Paragraf Penutup
Dalam penulisan surat, jika teedapat peragraf pembuka, lalu disambung dengan paragraph isi, maka haruslah diikuti pula dengan paragraph penutup. Tanpa paragraph penutup, maka surat tidaklah lengkap. Karena paragraf penutup merupakan kunci dari isi surat. Dengan adanya paragraph penutup berarti pembicaraan atau maksud dari surat tersebut telah selasai.
Contoh :
- Sekian surat dari saya, terima kasih atas kebijaksanaan bapak. - Kami harap hal ini mendapat perhatian saudara sepenuhnya, dan
untuk ini tidak lupa kami ucapkan terima kasih. 11.Tanda Tangan Pengirim
Dalam pembuatan surat haruslah ditandatangani oleh pembuatnya. Surat baru dianggap sah apabila telah diberi tandatangan oleh seseorang yang berwenang untuk itu. Surat menjadi tidak sah apabila tandatangan itu diisi oleh orang lain yang tidak memiliki kewenangan. Tandatangan dibubuhkan tepat dibawah salam penutup pada kalimat “Hormat Saya“. Pada bagian bawah dari tandatangan ditulis nama lengkap pengirim surat. Dalam penulisan nama lengkap dibagian bawah tandatangan tidak perlu diberi tanda kurung. Begitu pula dengan huruf kapital atau diberi garis bawah, karena semuanya itu menyalahi aturan yang berlaku.
Contoh :
Dalam pembuatan surat seringkali disertai dengan tembusan. Hal ini dilakukan jika surat yang dibuat tersebut ditujukan selain kepada satu alamat atau kepada beberapa alamat. Biasanya tembusan surat diberikan kepada beberapa kantor atau beberapa bagian, disamping sebagai arsip. Jika memang menggunakan tembusan, maka perlu ditambahkan tembusan.
Contoh :
Tembusan :
1. Kepala Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Tengah 2. Ketua SPSI Wilayah Jawa Tengah
3. Arsip. ( Nanang Kustiawan ; 2003 ; )
F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang masuk kedalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun intern pihak perusahaan tersebut.
Kegiatan dalam penanganan surat masuk dapat dilihat dalam contoh berikut :
1. Pengurusan Surat Di Unit Kearsipan
a. Penerimaan Surat
· Surat masuk yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk. · Bila menerima surat melalui pos, sebaiknya diteliti dahulu alamat
tersebut benar atau salah.
· Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.
· Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.
· Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat. · Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima. b. Pengarahan Surat
· Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolahan, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.
c. Penilaian Surat
Menentukan surat penting, surat rahasia, dan surat biasa. d. Pencatatan Surat
· Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan lembar disposisi. Sebelum didistribusikan, surat dicatat pada peredaran naskah, atau dicatat pada sebuah surat yang terdiri dari kolom-kolom yang berisi no.urut, no.agenda, no.takah, kepada pihak mana surat tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan, dan waktu surat tersebut dikembalikan.
· Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat tiga rangkap dengan warna yang berbeda.
· Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.
· Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.
e. Penyimpanan Surat
· Surat masuk yang telah mendapat tanggapan dari pimpinan dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan kedalam takah yang sesuai dengan kode klasifikasi arsip.
· Bila surat masuk sudah dikembalikan dengan lembar disposisi untuk diteruskan kepada pejabat lain, maka sebelum surat tersebut dikirim harus dicatat dahulu pada buku agenda surat masuk untuk dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.
· Setelah surat ditanggapi kemudian dimasukan kembali kedalam takah yang sesuai dengan kode pengklasifikasian arsip dan bila surat tersebut diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar dapat dilihat dalam buku agenda surat masuk.
f. Penyampaian Surat
- Menahan kartu kendali pertama sebagai buku agenda.
- Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga kepada tata usaha atau unit pengolahan.
- Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima.
· Surat Biasa
- Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha.
- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima.
· Surat Rahasia
- Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta kedua lembar pengantar kepada tata usaha.
- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima.
2. Pengurusan Surat Di Unit Pengolahan
a. Penerimaan Surat
o Tata usaha menerima surat penting, surat rahasia, dan surat biasa. o Tata Usaha memberi paraf pada kartu kendali kedua, dan lembar
pengantar kedua.
o Tata usaha menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar pengantar pertama pada tempat masing-masing.
b. Penyampaian Surat Kepada Pimpinan
o Tata usaha melampirkan lembar disposisi untuk surat penting, surat rahasia, dan surat biasa masing-masing dibuat dua rangkap.
o Tata Usaha menyampaikan surat-surat tersebut beserta lembar disposisi kepada pimpinan.
c. Penyampaian Surat Kepada Pelaksana
o Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah diparaf pelaksana dan menyimpan dalam Tickler File menurut tanggal penyelesaian.
G. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau antarbagian dalam instansi atau perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi atau perusahaan lain atau kebagian lain dalam suatu instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat ekstern dapat ditujukan kepada pihak ekstern maupun intern dalam suatu instansi atau perusahaan.
Kegiatan penanganan surat keluar itu meliputi :
1. Pengurusan di Tata Usaha Unit Pengolah
a. Penyiapan Konsep
Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau oleh staf yang ditunjuk.
b. Pengelompokan
Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat penting, surat rahasia, dan surat biasa
c. Pencatatan
o Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari kolom : no.agenda, tanggal surat, no.surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat tersebut.
o Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat dilaksanakandan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan kemudian surat siap untuk dikirim.
o Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan.
o Mencatat surat penting pada kartu kendali.
o Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar. d. Penyampaian/Pengiriman/Pendistribusian
- Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali pertama dan kedua kepada unit kearsipan
- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.
o Penyampaian Surat Biasa
o Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar pertama dan kedua pada unit kearsipan.
- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan. - Menyimpan lembar pengantar pertama.
o Penyampaian Surat Rahasia
- Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan menyampaikan pada lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan.
- Menyimpan lembar pengantar pertama.
- Menyimpan lembar kartu kendali pertama, kedua dan lembar pengantar kedua.
2. Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan
a. Penerimaan
- Menerima dan memeriksa surat keluar, dan kelengkapan surat tersebut dari tata usaha.
- Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah. - Menyimpan kartu kendali pertama, kedua dan lembar pengantar
kedua. b. Pengiriman
- Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan kedalam amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat pengantar.
( Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79 )
H. Metode Pengamatan
Metode pengamatan ini terdiri dari beberapa bagian, diantaranya adalah : 1. Lokasi Pengamatan
Sesuai dengan tempat dimana pengamatan ini dilakukan pada tempat magang maka pengamatan ini mengambil lokasi divisi Personalia dan Umum pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
Secara garis besar divisi ini menangani kepengurusan surat-surat yang masuk ataupun keluar serta pengelolaan arsip perusahaan. Alur kerja divisi Personalia dan Umum ini berhubungan langsung dengan kantor pimpinan perusahaan yaitu General Manager. Karena surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan pasti akan melalui personalia untuk diberi lembar disposisi dan diklasifikasikan menurut prosedur yang berlaku pada perusahaan tersebut. Selain itu semua surat yang akan dikirimkan keluar pasti melalui personalia pula karena untuk menambahkan nomor surat dan stempel perusahaan.
2. Jenis Pengamatan
Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif, yaitu mendiskripsikan, memaparkan, menganalisa, sejumlah data yang ada di PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
3. Sumber Data
Sumber data yang diperoleh penulis dalam pengamatan ini adalah : a. Data Primer
Dalam pengamatan ini yang menjadi sumber data adalah Devisi Personalia dan Umum.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung melalui buku-buku dan keterangan lainnya yang berupa Profil perusahaan.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi langsung melalui magang atau praktek kerja nyata dilapangan di kantor PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
b. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil maupun yang diperoleh dibidang kearsipan
c. Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan keterangan.
5. Validitas Data
Validitas adalah alat pengumpulan data yang menurut beberapa ahli, diantaranya seperti Anastasi (1973) dan Nunnally (1979) dalam buku yang ditulis oleh Husein Umar, dapat digolongkan kedalam beberapa jenis, yaitu seperti : Validitas Konstruk, Validitas Isi, Validitas Prediktif. Pengamatan yang dilakukan pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo adalah Validitas Konstruk. Karena konsep yang akan diriset diuraikan hingga jelas konstruksi atau kerangkanya. Kerangka suatu konsep dapat digunakan dalam 3 cara, yaitu :
1. Mencari definisi konsep yang dikemukakan para ahli yang ditulis dalam literatur. Definisi ini biasanya berisi tentang kerangka konsep tersebut.
3. Jika para ahlipun tidak dapat ditemukan konsep yang dimaksud, maka periset dapat menanyakan definisi konsep kepada calon responden atau orang-orang yang memiliki karateristik yang sama dengan responden, yaitu dengan membagikan kuesioner.(Husein Umar ; 2004 ; 79-80) 6. Teknik Analisis Data
Analisis yang digunakan dalam pengamatan ini adalah menggunakan metode analisis interaktif. Yaitu dimana reduksi data dan sajian data harus disusun pada waktu penelitian sudah mendapat unit dari sejumlah unit yang diperlukan dalam penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti memulai melakukan usaha untuk menarik kesimpulan atau verifikasi berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi data maupun sajian datanya. Bila kesimpulan dirasa kurang mantap karena kurangnya rumusan dalam reduksi maupun sajian data, maka peneliti wajib kembali melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mencari pendukung kesimpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data. Dalam keadaan ini tampak bahwa peneliti mengakhiri proses pelaksanaan penelitiannya dan menyusun laporan, kegiatan pendalaman data kelapangan studinya dilakukan untuk menjamin mantapnya hasil akhir penelitian. Namun semuanya itu sangat tergantung dari mantapnya keyakinan peneliti terhadap apa yang telah diperoleh selama dalam perjalanan penelitiannya.
(HB. Sutopo ; 2002 ; 96)
Pengumpulan Data
Sajian Data
Penarikan Kesimpulan Atau Verifikasi
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Sejarah Berdirinya Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta pada zaman penjajahan merupakan lapangan terbang darurat yang terletak disebelah barat kota Surakarta(14 km). Dibangun pada tahun 1940 oleh pemerintah Belanda dan dengan masukan bala tentara Jepang. Lapangan terbang tersebut dihancurkan oleh Belanda serta dibangun kembali oleh pemerintah Jepang pada tahun 1942 yang digunakan sebagai basis militer penerbangan Angkatan Udara ( Kaigun- Bokusha ). Setelah Proklamasi kemerdekaan RI pada tanggal 17 Agustus 1945 kesanggupan dan kemampuan menyelenggarakan penerbangan dimanifestasikan dalam bentuk organisasi yang dinamakan “ Penerbangan Surakarta “ berubah menjadi “ Pangkalan Udara Panasan “ dimana kegiatan penerbangan hanya diperuntukan penerbangan militer.
Menjelang konfrensi PATA tahun 1974 fasilitas pelabuhan udara keselamatan penerbangan ditingkatkan sehingga dapat dimanfaatkan untuk melayani penerbangan komersil disamping militer. Penerbangan komersial secara resmi dibuka sejak 23 April 1974 dan dilayani oleh perusahaan penerbangan PT. Garuda dengan route Jakarta – Solo – Jakarta, 3 kali dalam seminggu.
Dengan semakin meningkatnya arus penumpang dan barang maka frekuensi penerbangan ditingkatkan pula menjadi lima kali lipat setiap harinya. Disamping peningkatan frekuensi penerbangan, kemampuan Bandar Udara Adi Soemarmo juga ditingkatkan sehingga mampu untuk melayani operasi penerbangan DC.09 atau sejenisya. Penerbangan perdana DC.09 ke atau dari Bandara Adi Soemarmo diresmikan oleh Mentri Perhubungan pada tanggal 9 Agustus 1986.
Sesuai kebijakan pemerintah untuk meningkatkan pelayanan kepada wisatawan dalam bentuk kemudahan-kemudahan angkutan udara, departemen perhubungan telah menetapkan Bandar Udara Adi Soemarmo untuk meningkatkan pelayanan disamping melayani penerbangan domestik juga dapat melayani penerbangan internasional. Kebijakan pemerintah tersebut ditetapkan dengan Surat Keputusan Mentri Perhubungan NO.KP2/AU.005/PHB-89 tanggal 31 Maret 1989 dan Mentri Kehakiman NO.M.04-um.01.00 tahun 1989 tanggal 10 April 1989. Penerbangan perdana Singapore – Jakarta – Solo PP diresmikan pada tanggal 1 Mei 1989 dan dilayani oleh PT. Garuda Indonesia.
Dengn berbagai keunggulan yang dimiliki Bandar Udara Adi Soemarmo diharapkan mempunyai prospek cerah untuk dapat dikembangkan pada masa mendatang. Oleh karena itu manajemen Bandar Udara Adi Soemarmo memproyeksikan bandara ini sebagai The Premier Air Gateway of Central Java and Yogyakarta, terutama untuk kegiatan pariwisata, industri dan perdagangan. Bandara ini sangat strategis, karena berada didekat kota Surakarta yang sejak jaman Hindia Belanda dikenal sebagai salah satu pusat pertumbuhan Industri dan perdagangan dijalur selatan Pulau Jawa. Selain itu Bandar Udara Adi Soemarmo terletak hanya 60 km dari kota Yogyakarta yang merupakan kota tujuan wisata kedua setelah Pulau Bali serta 100 km dari kota Semarang yang merupakan kota industri dan perdagangan ketiga setelah Jakarta dan Surabaya. Pada tanggal 7 Maret 2009, terminal baru Bandar Udara Adi Soemarmo diresmikan oleh Presiden RI Bapak Susilo Bambang Yudhoyono. Terminal yang terdiri atas tiga lantai tersebut dibangun diatas lahan seluas 13.000 m2 dan menelan biaya sebesar 58 milyar rupiah.
B. Profil Perusahaan
Nama Perusahaan : Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo
Tahun Berdiri : 1946
Telepon : (0271) 780715, 780400
Email : soc@angkasapura1.co.id
Faximile : (0271) 780058
Alamat : Bandara Adi Soemarmo Tromol Pos 800, 57108
Klasifikasi Bandara : Kelas IIA
Jam Operasi : 12 Jam
Terminal : 1. Domestik 2. Internasional
Pengamanan : X-Ray, Walk Trough, Hand Metal Detector
Transportasi : Taxi
Pelayanan Umum : BANK, Konsesioner, Telepon Umum
STRUKTUR ORGANISASI
PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)
BANDAR UDARA ADI SOEMARMO – SURAKARTA
GENERAL MANAGER
MANAGER KEU, KOM & UMUM
HERDIYANTO, SE.
MCS. RINI SRI RAHAYU, SE. NIP. 9261298 - M
Menurut struktur organisasi diatas, dijelaskan pula beberapa tugas yang dimiliki oleh para pimpinan yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo, diantaranya adalah :
1. General Manager
General Manager mempunyai tugas antara lain :
a. Mengendalikan seluruh kegiatan jasa pelayanan operasi lalu lintas udara dan bandara.
b. Mengendalikan kegiatan pemeliharaan fasilitas teknik bandara. c. Mengendalikan kegiatan pelayanan komersial dan pengembangan
usaha bandara.
d. Mengendalikan kegiatan pengelolaan keuangan, personalia dan administrasi.
2. Airport Duty Manager (ADM)
Airport Duty Manager (ADM) disebut juga Office In Charge (OIC). Merupakan staf fungsional yang memiliki fungsi untuk menanggulangi masalah pelayanan dan kebandarudaraan selama berlangsungnya kegiatan pelayanan operasi bandara, dan menjalankan tugasnya secara bergiliran. Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, Airport Duty Manager (ADM) bertanggung jawab kepada General Manager.
3. Kepala Unit Pengadaan
Kepala Unit Pengadaan bertugas menangani pengadaan dan pemesanan kupon PJP2U. Kepala Unit Pengadaan ini juga bertanggung jawab kepada General Manager.
4. Divisi Operasi dan Teknik a. Kedudukan
Divisi Operasi dan Teknik berada dibawah General Manager dan ASMAN ELEKTRO & LISTRIK
dan pelaksanaan kegiatan Divisi Operasi dan Teknik dipimpin oleh seorang Manager Operasional dan Teknik (MOT).
b. Fungsi Divisi Operasi dan Teknik
Divisi Operasi dan Teknik memiliki beberapa fungsi diantaranya adalah :
1. mengelola pelayanan operasi lalu lintas penerbangan (air traffic service).
2. pelayanan operasi bandar udara (airport service). 3. penyediaan fasilitas teknik umum.
4. penyediaan peralatan elektronika dan listrik di bandara sesuai ketentuan yang berlaku.
C. Visi dan Misi Perusahaan
Adapun visi dan misi yang dimiliki oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo adalah sebagai berikut :
1. Visi Perusahaan
a. Menjadi perusahaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan penerbangan, pemerintah, mitra kerja, pemegang saham, masyarakat dan karyawan sejajar dengan perusahaan sejenis dikawasan Asia Pasific.
b. Menjadi perusahaan yang efisien, proaktif, mengandalkan system dan prosedur, serta selalu berkomitmen terhadap kualitas pelayanan. 2. Misi Perusahaan
a. PT. Angkasa Pura I adalah perusahaan penyelenggara fasilitas bandara, jasa property serta konsultasi kebandarudaraan yang dapat diandalakan dikawasan Asia Pasific.
pelayanan dengan kualitas tinggi kepada perusahaan penerbangan, penumpang, mitra usaha, dan masyarakat pengguna jasa lainnya.
D. Tujuan Perusahaan
Adapun tujuan yang dimiliki oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan manfaat perusahaan bagi stakeholder dengan perusahaan pelayanan jasa lalu lintas udara dan jasa bandar udara yang berkualitas tinggi dan efisien.
2. Agar manajemen dapat memiliki informasi yang dapat digunakan sebagai pedoman yang terukur dan terstruktur dalam melaksanakan kegiatan perusahaan dalam jangka waktu 5 (lima) tahun.
(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)
E. Data Pegawai PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi
Soemarmo Surakarta
Tabel III . 1
Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai
Tahun 2009
(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)
No Status Pegawai Jumlah
1. Pegawai Perusahaan 121
2. PNS Di Perbantukan 27
3. ABRI Di Tugaskan 1
4. Honorer 1
Dari tabel diatas kita dapat mengetahui jumlah keseluruhan pegawai operasional yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta adalah 150 pegawai. Dengan pembagian menurut tabel diatas pegawai utama perusahaan ini berjumlah 121 pegawai. Selain itu yang dimaksud PNS Di Perbantukan disini diambil dari instansi pemerintahan yang ada seperti Dinas Imigrasi, Dinas Bea dan Cukai. Sedangkan ABRI Di Tugaskan biasanya diambil dari Pangkalan TNI AU, dan bertugas membantu kinerja petugas keamanan bandara. Pegawai Honorer juga termasuk dalam pegawai PT. Angkasa Pura tetapi yang belum menjadi pegawai tetap.
Semua pegawai diluar pegawai utama perusahaan diambil agar dapat membantu pelaksanaan kinerja pelayanan dan fasilitas yang disediakan oleh pihak perusahaan Bandara Adi Soemarmo.
(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)
Tabel III. 3
Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin
Tahun 2009
No Status Pegawai L P Jumlah
1. Pegawai Perusahaan 93 28 121
2. PNS Di Perbantukan 25 2 27
3. ABRI Di Tugaskan 1 0 1
4. Honorer 0 1 1
Jumlah Total 119 31 150
(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)
Data tabel diatas menjelaskan tentang penggolongan pegawai berdasarkan jenis kelamin. Sebagian besar pegawai PT. Angkasa Pura adalah laki-laki dengan jumlah keseluruhan 119 pegawai. Kemudian untuk karyawan perempuannya berjumlah 31 pegawai. Perusahaan ini memiliki pegawai yang sebagian besar laki-laki, hal itu mungkin karena dalam pelaksanaan kesehariannya membutuhkan tenaga operasional lapangan untuk meningkatkan kualitas bandara, maka dari itu perusahaan ini lebih banyak membutuhkan pegawai laki-laki dibandingkan pegawai perempuannya.
Tabel III. 4
Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan
Tahun 2009
No. Tingkat Pendidikan Jumlah
1. SD 2
3. SLTA 78
4. D I 0
5. D II 23
6. D III 16
7. S I 30
Jumlah Total 150
(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)
BAB IV
PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada PT. Angkasa Pura I Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, prosedur kepengurusan surat yang ada pada Divisi Personalia dan Umum sangatlah penting demi kelancaran kegiatan yang ada pada perusahaan ini. Pengelolaan surat dari mulai surat itu masuk sampai surat itu diarsipkan ditangani oleh divisi ini. Divisi Personalia dan Umum ini bertugas menyimpan, merawat serta menangani langsung proses keadministrasian kearsipan pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
Berikut ini adalah penjabaran tentang data-data yang diperoleh penulis pada saat melakukan pengamatan dan magang pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, diantaranya adalah :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Divisi Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO)
2. Pengklasifikasian Surat Menurut Buku Pedoman Angkasa Pura 3. Penggunaan Fasilitas Kantor
Untuk lebih jelasnya maka penulis akan menguraikan satu persatu uraian hal-hal yang sudah disebutkan diatas.
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Sentralisasi dalam penerimaan, penomoran, pengiriman dan pengendalian surat extern atau intern yang dilakukan oleh Unit Kearsipan.
b. Desentralisasi dalam pembuatan dan pemrosesan surat dapat dilakukan oleh masing-masing Unit Pengelolaan
c. Desentralisasi dalam penomoran surat intern (nota dinas) dimasing-masing Unit Pengelolaan.
2. Tujuan Kepengurusan Surat
Tujuan kepengurusan surat yaitu menyampaikan informasi secara cepat, tepat dan aman ketempat tujuan alamat surat secara efektif dan efisien.
B. Sarana Pengelolaan Surat
1. Surat Masuk
a. Buku Agenda Surat Masuk Isi dari buku agenda ini adalah
1. Tanggal dan Nomor Surat : mencatat tanggal penerimaan surat 2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat 3. Tujuan Surat : mencatat tujuan surat
4. Asal Surat : mencatat pengirim surat 5. Nomor Surat : mencatat nomor surat 6. Tanggal Surat : mencatat tanggal surat 7. Perihal Surat : mencatat perihal surat 8. Keterangan : mencatat data tambahan b. Buku Ekspedisi
Isi dari buku ekspedisi ini adalah
1. Tgl. Penyampaian : mencatat tanggal penyampaian surat
2. Nomor Agenda : mencatat nomor agenda surat 3. Nomor Surat dan Perihal : mencatat nomor dan hal surat 4. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat 5. Penerima : mencatat nama dan paraf penerima
6. Penerima : mencatat tanggal penerimaan surat (Tanggal)
c. Lembar Disposisi
Lembar Disposisi adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis disposisi atau arahan pimpinan dan untuk mengendalikan serta mengarahkan pemrosesan surat masuk dalam suatu unit kerja. Pemberian dan pencatatan lembar disposisi dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolahan.
2. Surat Keluar
a. Buku Agenda Surat Keluar Isi dari buku agenda ini adalah
1. Nomor Urut : mencatat nomor urut surat
2. Nomor Surat : mencatat nomor dan tanggal surat dikirim 3. Perihal : mencatat pokok surat
4. Tanggal Surat : mencatat tanggal pengiriman surat 5. Tujuan Surat : mencatat alamat tujuan surat 6. Keterangan : mencatat data tambahan b. Buku Ekspedisi Surat Keluar
1. Nomor Urut : diisi dengan nomor urut surat yang
akan dikirim
2. Tanggal Penyampaian : diisi dengan tanggal penyampaian
surat
3. Nomor Surat : diisi dengan nomor surat
4. Perihal : diisi dengan perihal pokok surat 5. Nama dan Paraf : diisi dengan nama dan paraf
pengirim yang tertera pada surat
6. Tanggal : diisi dengan tanggal terima surat 7. Keterangan : diisi dengan data tambahan
a. Penerimaan Surat, meliputi :
1. Surat masuk yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk. 2. Bila menerima surat melalui pos, sebaiknya diteliti dahulu alamat
tersebut benar atau salah.
3. Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju. 4. Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.
5. Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat. 6. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima
7. Mengarahkan surat kepada pimpinan, bila berkaitan dengan kebijakan.
8. Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolahan, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.
( Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79 ) b. Pencatatan dan Pendistribusian Surat
1. Mencatat surat biasa atau rahasia pada buku agenda surat masuk, untuk surat rahasia hanya dicatat identitas yang tercantum di amplop surat (misal : asal surat/pengirim, nomor surat, dan tujuan surat),
2. Mencatat dan melengkapi surat yang ditujukan kepada Direksi dengan melampirkan lembar disposisi rangkap 2 (dua),
3. Menyampaiakan surat yang telah dicatat kepada unit pengolahan, 4. Menyampaikan surat kepada unit pengolahan dengan sarana Buku
Ekspedisi,
5. Menerima kembali Buku Ekspedisi yang telah diparaf oleh unit pengolahan sebagai bukti bahwa surat telah diterima atau disampaikan.
2. Pada Unit Pengolahan
a. Menerima surat dari unit kearsipan,
b. Memeriksa kelengkapan surat dan alamat unit pengolahan tujuan surat,
d. Menyampaiakan surat beserta lembar disposisi rangkap 2 (dua) kepada pimpinan Unit Pengolahan,
e. Surat beserta lembar disposisi pertama disampaikan kepada unit pengolahan yang harus menindaklanjuti, lembar disposisi kedua disimpan oleh bagian Tata Usaha Unit Pengolahan.
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan
ALUR PENGURUSAN SURAT MASUK RAHASIA
Mulai
UK Penerima
UK Pemilahan
Surat Untuk Direksi ?
UK Pembukaan
UP Pencatatan
UK Pengarahan dan Distribusi
UP Tindak Lanjut Surat
UP Arsip
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan
Mulai
UK Penerima
UK Pemilahan
UP Pencatatan
UK Pengarahan dan Distribusi
Dalam Keadaan Tertutup
UP Tindak Lanjut Surat
UP Arsip
1. Pada Unit Pengolahan
a. Surat keluar yang merupakan jawaban atau tindak lanjut maupun inisiatif instansi, dikonsep oleh Unit Pengolahan,
b. Konsep yang telah diketik oleh Unit Pengolahan disampaikan kepada pejabat yang menandatangani surat dilampiri dengan lembar verbal (apabila terkait dengan kebijakan),
c. Surat keluar dimintakan nomor dan disampaikan ke Unit Kearsipan untuk dikirim,
d. Pertinggal surat disimpan pada Unit Pengolah. 2. Pada Unit Kearsipan
a. Memberikan nomor surat keluar (ekstern),
b. Membubuhkan stampel cap jabatan atau stempel instansi pada surat yang akan dikirim,
c. Mengirimkan surat keluar ke alamat yang dituju.
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan
Mulai
UP Penyusunan Konsep Surat Dinas
UP Penandatanganan Surat
UK Penomoran
UK Pencatatan
UK Distribusi UP Arsip
Selesai UP Melampirkan
Lembar Verbal Untuk Kebijakan
1. Pengurusan Surat Masuk Rahasia
a. Surat rahasia dapat diketahui dari tulisan atau kode rahasia yang tertera pada amplop surat atau nomor surat.
b. Nomor, asal dan tujuan surat rahasia dicatat pada buku agenda. c. Surat rahasia disampaikan kepada Unit Pengolahan dalam keadaan
tertutup.
d. Penyampaian pada Unit Pengolahan menggunakan buku ekspedisi. 2. Pengurusan Surat Keluar Rahasia
a. Surat Rahasia diproses pada Unit Pengolahan.
b. Nomor surat rahasia diberi kode “R” atau tulisan “RAHASIA” pada amplop.
c. Surat rahasia dicatat pada buku agenda surat keluar kecuali untuk kolom Perihal Surat tidak perlu diisi.
d. Surat Rahasia dikirim ke alamt surat dengan menggunakan amplop ganda (sehingga tidak teridentifikasi bahwa surat yang dikirim bersifat rahasia)
3. Pemberian Tanda Kerahasiaan
Surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui orang lain selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh orang yang tidak berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau penerima surat tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau SR. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak boleh diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara (keamanan negara). Cara pengirimanyapun menggunakan 2 (dua) buah amplop. Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem. Kemudian dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan tidak dilem. ( Nanang Kustiawan ; 2003 ; 9-13, 46-61 )
Surat rahasia tidak boleh diketahui oleh orang lain atau pihak tertentu yang tidak berhak mengetahuinya, untuk itu agar diperhatikan hal hal sebagai berikut :
a. Konsep surat rahasia harus dijaga keamanannya. b. Tujuan (jabatan dan alamat) harus jelas.
c. Tembusan (hanya bila sangat diperlukan) yang mempunyai hubungan atau kepentingan dengan materi. Setiap tembusan harus dicantumkan copy keberapa dari asli.
d. Surat tidak dibenarkan untuk digandakan atau disalin untuk menghindari manipulasi data atau fakta (kecuali atas izin yang berwenang atau izin sumber aslinya)
UK : Unit Kearsipan UP : Unit Pengelolaan
Mulai
UP Penyusunan Konsep Surat Dinas
UP Penandatanganan Surat
UK Pencatatan
UK Distribusi UP Arsip
Selesai UP Melampirkan
Lembar Verbal
Persetujuan
Dari definisi diatas telah dijabarkan dan dijelaskan tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo Surakarta. Dalam setiap bulannya surat yang masuk ataupun surat yang keluar pada perusahaan ini tidak sedikit. Setiap hari pasti ada surat-surat yang masuk ataupun keluar. Berikut ini penulis akan menjabarkan data tentang jumlah rata-rata surat yang masuk ataupun surat yang keluar setiap bulannya selama tahun 2009.
Tabel IV. 1
Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Tahun 2009
(sumber : Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo)
keluar sebanyak 1472 surat. Jadi jumlah keseluruhan kepengurusan surat yang ada pada perusahaan ini adalah sebanyak 5102 surat.
2. Pengklasifikasian Surat
Menurut data yang sudah dijabarkan diatas, penerimaan surat masuk pada perusahaan ini cukup banyak dalam setiap bulannya. Setiap surat yang masuk itu bermacam-macam jenis dan tujuannya serta berbeda pula pengirimnya. Untuk itu PT. Angkasa Pura I Surakarta memiliki standar pengklasifikasian dan pengagendaan surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar. Berikut akan dijabarkan tentang kode yang digunakan oleh pengelola surat pada Divisi Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I Surakarta, kode pengadaan atau kode buku agenda tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kode Buku “A” : Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berasal dari Perusahaan Perorangan atau Instansi Swasta. f. Kode Buku “F” : Digunakan untuk mencata surat masuk yang berasal
dari anggota Angkasa Pura (missal : KOKAPURA). g. Kode Buku “PKL”: Digunakan untuk mencatat surat masuk yang berisi
tentang pengajuan permohonan PKL di bandara.
agenda menurut asal surat. Penulisan kode diletakkan pada lembar disposisi dibagian pojok kanan atas, dan ditulis dengan menggunakan pulpen bertinta hitam dengan huruf kapital. Setiap petugas yang menangani kepengurusan surat pasti memiliki catatan tentang pengklasifikasian surat seperti yang tertulis diatas. Untuk mempermudah pencariannya, pada sampul depan buku agenda juga ditulis kode yang yang dimaksud.
Selain tentang pengklasifikasian surat masuk yang telah dijabarkan diatas, PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo memiliki standar dalam pengagendaan surat yang berdasar dari Standar Operasional Pengelolaan Arsip atau Dokumen. Pengagendaan surat pada perusahaan ini didasarkan pada perihal surat. Pengagendaan ditulis dalam lembar disposisi pada bagian nomor yang terletak dibagian pojok kiri atas. Adapun penjabaran kode pengagendaan surat tersebut adalah sebagai berikut :
a. Kode “DL” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kediklatan.
b. Kode “HK” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Hukum.
c. Kode “HM” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Hubungan Masyarakat.
d. Kode “KP” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kepegawaian.
e. Kode “KU” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Keuangan.
f. Kode “LB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Penelitian dan Pengembangan.
g. Kode “OM” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Organisasi dan Metode.
h. Kode “PG” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Pengawasan.
j. Kode “RT” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Kerumahtanggaan.
k. Kode “TI” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Teknologi Informasi.
l. Kode “TU” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Ketatausahaan
m. Kode “KB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Pengembangan Komersial dan Bisnis.
n. Kode “OB” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Operasi Bandar Udara.
o. Kode “OP” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan Operasi Lalu Lintas Penerbangan.
p. Kode “TK” : Digunakan untuk menulis surat yang ada hubungannya dengan urusan Teknik Bandara.
Berdasar data diatas, maka kepengurusan surat baik itu cara pengklasifikasian ataupun pengagendaan surat sangat terperinci, sehingga memudahkan pencarian apabila surat itu dibutuhkan kembali. Setelah penulisan agenda surat, maka tidak boleh lupa dicantumkan huruf “J”. Huruf “J” tersebut adalah kode wilayah untuk Angakasa Pura I Surakarta. Selanjutnya barulah diisi dengan nomor agenda sesuai dngan buku agenda yang berkaitan, setelah menulis nomor urut barulah ditulis tahun pembuatannya. Contoh penulisannya adalah sebagai berikut
Contoh : KU / J. 55 / 2010
Tidak jauh berbeda dengan prosedur yang ada pada surat masuk, pada surat keluar juga diperlukan pengklasifikasian dan pengagendaan surat. Tetapi cara yang digunakan lebih mudah dibandingkan dengan surat masuk. Buku agenda surat keluar ini hanya ada 2 (dua jenis) yaitu:
Surat keluar dalam penambahan nomor surat didasarkan pada jenis surat tersebut, apabila surat keluar tersebut termasuk surat keluar biasa maka penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada pada buku agenda Surat Keluar. Tetapi jika surat keluar tersebut termasuk surat pengantar maka dalam penambahan nomor surat dapat diurutkan menurut nomor yang ada pada buku agenda Surat Pengantar. Dalam penulisan nomor surat keluar ini berbeda dengan surat masuk pada lembar disposisi. Sebelum ditulis nomor urut surat keluar, ditulis terlebih dahulu inisial perusahaan (AP.I yaitu singkatan dari Angkasa Pura I), setelah itu ditulis jenis pengagendaan surat tersebut, kemudian tahun pembuatan surat, dan yang terakhir kode dari bandara yaitu “GMJ-B” (GM adalah General Manajer, J adalah kode untuk Angkasa Pura I Surakarta, sedangkan B adalah kode untuk bandara Adi Soemarmo). Contoh penulisannya adalah sebagai berikut
Contoh : AP.I 1555 / DL / 2010 / GMJ-B
Dalam pembuatan surat keluar, yang membuat tidak harus ditangani oleh orang tertentu saja. Tetapi dapat dibuat oleh setiap pegawai dengan mengetahui atau dengan persetujuan dari atasan. Jadi walaupun perusahaan ini memiliki pegawai yang secara khusus menangani prosedur surat masuk dan keluar, tetapi dalam pengetikan dan pengecapan stempel perusahaan dapat dilakukan oleh pegawai yang lain. Tetapi dalam penomoran surat tetap ditangani oleh pegawai yang khusus menangani pengurusan surat.
3. Penggunaan Fasilitas Kantor
Dalam prosedur pengelolaan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura I Bandar Udara Adi Soemarmo tidak luput dari adanya fasilitas yang menunjang pekerjaan tersebut. Adapun fasilitas yang disediakan tersebut antara lain :
a. Meja Tulis
Diperlukan sebagai tempat untuk melakukan aktifitas kerja. b. Rak Surat
c. Gunting
Untuk membuka surat yang masuk agar tidak merusak isi surat apabila amplop surat tersebut sulit dibuka secara manual.
d. Komputer
Digunakan untuk membuat surat keluar, ataupun sebagai alat kerja pegawai dalam menyusun laporan.
e. Printer
Untuk mencetak apa yang sudah dikerjakan pada komputer. f. Mesin Ketik Manual
Biasanya digunakan dalam pengetikan alamat surat yang ada pada amplop luar.
g. Mesin Foto Copy
Digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan. h. Stampel
Digunakan sebagai cap bila dibutuhkan atau bila ada tanda tangan dari pihak yang berwenang baru kemudian diberi stampel pada bagian kiri tandatangan. i. Almari Arsip
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, prosedur pengelolaan surat baik itu surat masuk ataupun surat keluar telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan standar pengelolaan dokumen yang berlaku. Sehingga dalam pencarian arsip dari surat yang telah beredar atau diproses dapat diketemukan dengan mudah karena ditangani dengan rapi dan terperinci. 2. Fasilitas yang diberikan pihak perusahaan juga sudah baik dalam
menunjang kegiatan pengelolaan surat.
3. Pegawai yang ada pada Divisi Personalia dan Umum ini terampil dalam menangani pengelolaan surat, sehingga surat yang masuk dan keluar setiap harinya dapat ditangani dengan baik, sehingga memudahkan dalam pencarian.
Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan diatas, maka kepengurusan surat pada Divisi Personali dan Umum PT. Angkasa Pura I Surakarta Surakarta telah dilaksanakan dengan baik dan lancar.
B. Saran
Dalam kesempatan ini penulis akan menyampaiakan saran-saran yang bersifat membangun, dan mungkin saja dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam kepengurusan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura I sehingga dapat menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Penerbit Kanisius.
Kustiawan, Nanang. 2003. Membuat Surat Dinas atau Resmi. Surabaya : Pustaka Media.
