BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
B. Saran
Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi UPT Pendidikan Kecamatan dalam pengelolaan arsip di atas, maka peneliti dapat memberikan saran sebagai berikut :
1. Pihak UPT Pendidikan mengusulkan kepada Dinas Pendidikan untuk pengadaan tenaga kearsipan. Selain itu, tenaga yang sudah ada perlu ditingkatkan lagi keterampilan dalam hal kearsipan, lembaga dapat mendorong dan memfasilitasi SDM baik dari pendidikan formal, diklat dan seminar.
2. Pihak UPT melakukan usulan kepada Dinas Pendidikan untuk penambahan peralatan kearsipan seperti almari arsip.
DAFTAR PUSTAKA
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media.
Basir Barthos. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Burhan Bungin. (2007). Analisis Data Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT. Raja GrafindoPersada.
Djam’an Satori dan Aan Komariah. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Mardalis. (1995). Metode Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara.
Lexy J. Moleong. (2004). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Nunuk Endang Novianti. (2009). Pengeolaan Surat di SMP Negeri 3 Cimerak Kabupaten Ciamis. Skripsi. FIP-UNY.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Peraturan Pemerintah Repubik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
Riduwan. (2007). Skala Pengukuran Variabel-variabel Penelitian. Bandung : Alfabeta.
Sedarmayanti. (2001). dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen
Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : Alfabeta.
Suharsimi Arikunto. (2002). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka Cipta.
Sularso Mulyono, dkk. (1985). Dasar–dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty Yogyakarta.
Sulistyo Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Tatang M. Amirin. (2009). Subjek Penelitian, Responden dan Informan
(Narasumber) Penelitian. Diakses dari http://tatangmanguny.wordpress.com
Tanggal 22 Maret 2014 pukul 16.00 WIB.
Widjaja A.W. (1993). Administrasi Kearsipan. Edisi Revisi. Jakarta : Rajawali. Zulkifli Alamsyah. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka
DAFTAR PERTANYAAN PENELITIAN
1. Bagaimana proses penerimaan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan?
2. Bagaimana kegiatan pencatatan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan?
3. Bagaimana penyimpanan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan dan asas apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?
4. Bagaimana kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan?
5. Bagaimana kegiatan penyusutan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan?
6. Bagaimana pemusnahan arsip yang dilakukan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan?
7. Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan dalam pengelolaan arsip?
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Informan : Ibu Ummul Chusnah, SS.MT (Informan 1) Jabatan : Kepala UPT
Hari dan Tanggal : Rabu, 11 Juni 2014
Lokasi : UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan
No. Pertanyaan Jawaban
1. Bagaimana proses penerimaan surat yang ada di UPT ini?
Jadi begini mbak, surat-surat yang masuk pertama-tama diterima oleh bagian sekretariat. Pada saat diterima, maka yang dilakukan adalah meneliti kebenaran dari surat tersebut. Kemudian penerima memberikan tanda tangan pada lembar pengantar surat. Setelah itu surat diagendakan dan surat dikirim kepada yang dituju.
2. Bagaimana proses pencatatan surat masuk di UPT?
Surat diterima dengan tanda terima yang ditanda tangani oleh staf UPT, kemudian surat diberi disposisi dan dicatat sesuai isian yang ada di lembar disposisi. Kemudian surat dicatat di buku agenda surat masuk dan di mintakan disposisi Kepala UPT. Lalu surat dicatat disposisinya dan didistribusikan sesuai dengan disposisi.
3. Lha untuk surat keluarnya itu prosesnya seperti apa bu?
Mula-mula surat dibuat oelh sekretaris,setelah dibuat surat dimintakan persetujuan kepada Pimpinan. Kemudian surat diberi nomot indeks dan diagendakan pada buku agenda surat keluar dan diberi nomor keluar sesuai urutannya. Kemudian surat distempel dan dikirim sesuai alamat yang dituju.
4. Sistem apakah yang digunakan UPT untuk menyimpan arsip?
Sistem penyimapanan arsip yang digunakan di kantor kami menurut tanggal masuk arsip mbak. Jadi, kami tinggal memilah-milah arsip-arsip
atau surat berdasarkan tanggal masuknya.
5. Terus untuk asas
penyimpanannya itu menggunakan asas apa bu?
Di kantor kami, pengelolaan arsip diserahkan pada masing-masing unit kerja. Jadi, setiap unit kerja mempunyai kewenangan untuk mengelola arsipnya masing-masing. Sedangkan untuk arsip semua sekolah se-Kecamatan di simpan secara sentralisasi di ruang tersendiri.
6. Bagaimana kegiatan
pemeliharaan arsip agar arsip tidak rusak?
Untuk pemeliharaan kami menyimpan arsip di tempat penyimpanan arsip seperti filling cabinet,
order, dan box file. Sedangkan untuk
menghilangkan bau apek pada arsip yang telah disimpan kami menggunakan kapur barus.
7. Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip?
Begini mbak, untuk menyusutan dan pemusnahan arsip,kami melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah. Mana saja arsip yang perlu dikurangi dan dimusnahkan.
8. Bagaimana pelaksanaan pemusnahan arsip?
Untuk pemusnahan arsip itu dilakukan di Kantor Arsip Daerah. Jadi kita seleksi arsip mana saja yang perlu dimusnahkan dan membuat daftar pertelaannya. Lalu kita koordinasikan dengan Kantor Arsip Daerah untuk dimusnahkan.
9. Apa saja hambatan yang dihadapi UPT dalam kegiatan pengelolaan arsip?
Kami mengalami berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip. Hambatan-hambatan tersebut antara lain seperti masih rendahnya kualitas SDM di bidang kearsipan, rendahnya sarana dan prasarana yang ada, tidak adanya diklat bidang kearsipan serta terlihat pada pegawai kearsipan yang belum ada.
10. Upaya apa yang sudah dilakukan UPT untuk
Untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut, kami mengatasinya dengan cara memanfaatkan
mengatasi hambatan-hambatan tersebut?
sarana dan prasarana yang ada secara maksimal dan sebaik-baiknya.
TRANSKIP WAWANCARA
Nama Informan : Bapak Paimin (Informan 2) Jabatan : Pengelola Arsip
Hari dan Tanggal : Selasa, 17 Juni 2014
Lokasi : UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan
No. Pertanyaan Jawaban
1. Bagaimana proses penerimaan surat yang ada di UPT ini?
Surat-surat yang kami terima kami teliti terlebih dahulu, apakah ada kesalah atau tidak. Sehingga pada saat dilakukan pencatatan nanti tidak menemui kesulitan karena surat yang salah. Setelah itu petugas penerima memberi tanda tangan pada tanda terima surat
2. Bagaimana proses pencatatan surat masuk di UPT?
Surat yang kami terima kami beri lembar disposisi kemudian dicatat dalam buku agenda 3. Lha untuk surat keluarnya itu
prosesnya seperti apa bu?
Begini mbak,untuk surat keluar setelah dibuat kemudian dimintakan persetujuan pimpinan. Setelah memperoleh persetujuan kemudian surat diberi stempel dan nomor surat. Baru surat dikirim keluar sesuai alamat yang dituju
4. Sistem apakah yang digunakan UPT untuk menyimpan arsip?
Kami menyimpan arsip berdasarkan tanggal masuknya. Jadi setiap arsip kami pilah menurut tanggal masuknya arsip ke kantor kami
5. Terus untuk asas
penyimpanannya itu menggunakan asas apa bu?
Asas penyimpanan di kantor kami adalah asas campuran yaitu asas desentralisasi dimana masing-masing unit kerja berwenang untuk mengelola arsipnya sendiri-sendiri. Jadi arsip berada di ruang masing-masing bagian. Sehingga memudahkan masing-masing bagian dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan untuk arsip seluruh sekolah yang ada di Kecamatan Seyegan
di letakkan secara sentralisasi (terpusat) di ruang tersendiri
6. Bagaimana kegiatan
pemeliharaan arsip agar arsip tidak rusak?
Pemeliharaan arsip di kantor kami dilakukan dengan sangat sederhana yaitu dengan memanfaatkan peralatan arsip yang ada seperti
filling cabinet, box file, ordner dan lain-lain.
Selain itu kami memberikan kapur barus agar arsip tidak apek
7. Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip?
Untuk mengurangi penumpukan arsip di masing- masing unit kerja, kami kami melakukan penyusutan yaitu dengan mengurangi arsip yang sudah jarang dan mungkin tidak digunakan lagi. Biasanya penyusutan itu dilakukan setelah arsip berumur 1 tahun
8. Bagaimana pelaksanaan pemusnahan arsip?
Untuk pemusnahan, kami melakukan koorinasi dengan Kantor Arsip Daerah
9. Apa saja hambatan yang dihadapi UPT dalam kegiatan pengelolaan arsip?
Dalam menjalankan tugas, kami juga menghadapi berbagai hambatan yang berupa kurangnya sarana dan pasarana, kurangnya pengetahuan di bidang kearsipan dan tidak adanya petugas khusus bidang kearsipan
10. Upaya apa yang sudah dilakukan UPT untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut?
Untuk mengatasi hambatan tersebut, karena kami tidak memperoleh pendidikan khusus bidang arsiparis, dan dalam pelaksanaan tugas kami berdasarkan pengalaman saja, maka kami selalu saling bertukar pikiran kalau ada hal-hal yang kurang tahu. Kami juga mengusulkan pengadaan pegawai kersipan