PENGELOLAAN ARSIP
DI UPT PENDIDIKAN KECAMATAN SEYEGAN KABUPATEN SLEMAN YOGYAKARTA
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Oleh Nur Kasanah NIM 09101244039
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAAN JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi ini benar-benar karya saya sendiri. Sepanjang pengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat yang ditulis atau diterbitkan orang lain kecuali sebaga acuan atau kutipan dengan mengikuti tata penulisan karya ilmiah yang telah lazim.
Tanda tangan dosen penguji yang tertera dalam halaman pengesahan adalah asli. Jika tidak asli, saya siap menerima sanksi ditunda yudisium pada periode berikutnya.
Yogyakarta, Yang menyatakan,
MOTTO
Jadikanlah kegagalan di masa lalu an sekarang sebagai pijakan untuk menuju keberhasilan dan kebahagiaan
PERSEMBAHAN
Karya ini saya persembahan kepada :
♣ Ibu dan Ayah terkasih dan terhormat yang selalu memberi do’a dan kasih sayangnya
PENGELOLAAN ARSIP DI UPT PENDIDIKAN KECAMATAN SEYEGAN KABUPATEN SLEMAN YOGYAKARTA
Oleh Nur Kasanah NIM. 09101244039
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan tentang; (1) pengelolaan arsip di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan, yang meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan penghapusan; dan (2) hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip serta upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut.
Penelitian ini menggunakan metode pendekatan kualitatif, sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan dokumentasi. Uji keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi, uji dependability, uji
confirmability. Sedangkan teknis analisis data yang digunakan adalah analisis data
deskriptif kualitatif model interaktif dari Milles dan Huberman.
Hasil penelitian yang didapat oleh peneliti dapat dipaparkan: 1) Pelaksanaan pengelolaan arsip di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan yang meliputi; a) Prosedur kerja yang terdiri dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan penghapusan. b) Fasilitas kearsipan antara lain (1) Alat penerimaan surat: meja, buku agenda surat masuk dan keluar, lembar disposisi dan buku antaran, (2) Alat penyimpanan surat: almari arsip, filling cabinet, box file dan folder. (3) Alat korespondensi: komputer, kertas, ballpoint, mesin ketik dan printer. c) Penataan ruang kearsipan dimana dalam penataan ruang kearsipan, UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan sangat memperhatikan cahaya, udra dan warna. d) Pegawai kearsipan dimana pegawai arsip tersebut kurang memiliki pengetahuan bidang kearsipan. 2. Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan antara lain: adanya keterbatasan sarana dan prasarana, masih dangkalnya pengetahuan bidang kearsipan dan belum adanya pegawai kearsipan. Upaya-upaya yang dilakukan oleh UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut adalah: pemanfaatan sarana dan prasarana secara maksimal, meningkatkan kualitas SDM pada bidang kearsipan dan pengadaan pegawai kearsipan.
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya, sehingga penyusunan skripsi ini dapat diselesaikan. Penyusunan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam menyelesaikan jenjang pendidikan Strata 1 (S1) pada program studi Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta.
Terselesainya penyusunan skripsi ini adalah berkat dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Rektor Universitas Negeri Yogyakarta, yang telah memberi fasilitas selama saya melaksanakan studi.
2. Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta, yang telah memberi fasilitas selama saya melaksanakan studi.
3. Ketua Jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta, yang telah membantu kelancaran penyusunan proposal skripsi ini.
5. Kepala dan Tata Usaha Unit Pelayanan Teknis Pendidikan Kecamatan Seyegan atas bantuan dan kesediaannya memberikan informasi yang berkaitan dengan penelitian ini.
6. Bapak, Ibu, dan keluargaku yang telah memberikan motivasi untuk menjadi lebih baik.
7. Semua pihak yang telah menyumbangkan pemikiran dan motivasinya yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan kesempurnaan skripsi ini di masa mendatang. Akhir kata, semoga skripsi ini bermanfaat dalam pengembangan wacana ilmu pengetahuan terutama pengembangan ilmu manajemen pendidikan.
Yogyakarta,
DAFTAR ISI
hal
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PERNYATAAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Identifikasi Masalah ... 6
C. Batasan Masalah ... 7
E. Tujuan Penelitian ... 7
F. Manfaat Penelitian ... 8
BAB II KAJIAN TEORI A. Konsep Dasar Arsip ... 9
1. Pengertian Arsip ... 9
2. Fungsi Arsip ... 10
3. Jenis Arsip ... 11
B. Pengelolaan Arsip ... 12
1. Konsep Dasar Pengelolaan Arsip ... 12
2. Daur Hidup Arsip ... 13
3. Proses Pengelolaan Arsip ... 14
C. Fasilitas Pengelolaan Arsip ... 24
1. Kriteria Pemilihan Peralatan ... 24
2. Perlengkapan Penyimpanan ... 25
3. Ruang Arsip ... 28
D. Pengorganisasian Arsip ... 28
1. Sentralisasi ... 29
2. Desentralisasi ... 30
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi ... 31
E. Penelitian yang Relevan ... 32
BAB III METODE PENELITIAN
A. Pendekatan Penelitian ... 35
B. Setting Penelitian ... 35
C. Sumber Data ... 37
1. Informan Penelitian ... 37
2. Objek Penelitian ... 38
D. Teknik Pengumpulan Data ... 38
1. Wawancara ... 39
2. Observasi ... 39
3. Dokumentasi ... 40
E. Instrumen Penelitian ... 40
1. Pedoman Wawancara ... 41
2. Pedoman Observasi ... 41
3. Pedoman Dokumentasi ... 42
F. Uji Keabsahan Data ... 42
1. Triangulasi ... 42
2. Uji Dependability ... 43
G. Teknik Analisis Data ... 43
1. Pengumpulan Data ... 44
2. Reduksi Data ... 45
4. Penarikan Kesimpulan ... 45
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Lembaga ... 46
1. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan ... 46
2. Struktur Organisasi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan ... 47
3. Uraian Tugas Jabatan yang ada di UPT Pendidikan kecamatan Seyegan ... 48
B. Penyajian Data ... 49
1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan ... 49
2. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam Pengelolaan Arsip di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan ... 62
C. Pembahasan ... 63
1. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip ... 63
2. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip ... 70
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 71
B. Saran ... 73
DAFTAR PUSTAKA ... 74
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
hal
Gambar 1. Bagan Kerangka Berpikir ... 33
Gambar 2. Bagan Aanalisis Data ... 44
Gambar 3. Struktur Organisasi UPT Pendidikan Kecaatan Seyegan ... 48
Gambar 4. Alat Penerima Surat ... 51
Gambar 5. Lembar Disposisi ... 52
Gambar 6. Proses Pengurusan Surat Keluar ... 54
Gambar 7. Alat Korespondensi ... 55
DAFTAR LAMPIRAN
hal
Daftar Pertanyaan Penelitian ... 76
Transkip Wawancara ... 77
Agenda Surat Masuk ... 82
Agenda Surat Keluar ... 83
Lembar Disposisi ... 84
Lembar Pengantar Surat ... 85
Peraturan Bupati Sleman Nomor 68 Tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Pelayanan Pendidikan ... 90
Surat Permohonan Izin Penelitian ... 97
Surat Izin Penelitian ... 98
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja (Zulkifli Amsyah, 2003: 8).
dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru; akan diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika menyadari pentingnya arsip, maka arsip akan diperlakukan dan disimpan dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa hindari. Kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 Tahun 1971).
Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya suatu kondisi yang memenuhi standard mutu di bidang administrasi/manajemen terutama di bidang arsip (record management), disamping juga akan mendukung terciptanya efektifitas dan efisiensi suatu organisasi, sebagaimana disyaratkan oleh standard
ISO 15489 tentang Records Management bahwa pengelolaan arsip yang baik akan
memungkinkan organisasi:
1. Melaksanakan kegiatan/bisnis secara teratur, efisien dan dapat dipertanggung-jawabkan.
2. Memberikan pelayanan secara konsisten dan adil.
3. Mendukung dan mendokumentasikan perumusan kebijaksanaan dan proses pengambilan keputusan.
4. Mendukung terciptanya konsistensi, kontinuitas dan produktivitas dalam manajemen dan administrasi.
bencana.
7. Memberikan perlindungan dan dukungan hukum, termasuk manajemen resiko.
8. Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak para pegawai, klien dan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) saat ini maupun masa yang akan datang.
Menurut Sulistyo dan Basuki (2003: 7), pengelolaan arsip merupakan serangkaian kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi yang terekam yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga atau perorangan dalam menjalankan kegiatan. Apabila suatu arsip sudah jarang digunakan maka akan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Lamanya waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi arsip. Bila jatuh waktu, arsip tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen. Bila disimpan permanen namanya berubah menjadi arsip statis.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Tujuan kegiatan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Pasal 2 Undang-Undang No 7 Tahun 1971). Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Sistem pengelolaan arsip yang dipakai dalam suatu lembaga hendaknya dapat memberikan kemudahan dalam setiap aktivitas kantor secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus bisa menjadikan pekerjaan menjadi mudah dan cepat dalam pelaksanaannya. Selain itu, kearsipan diharapkan dapat menghemat sumber daya yang digunakan dari segi biaya, waktu dan tenaga. Dengan pengelolaan yang baik pula maka dalam penemuan kembali suatu arsip akan lebih cepat dari segi waktu dan tidak usah mengeluarkan banyak tenaga untuk menemukannya.
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan oleh penulis, kantor ini masih menemukan kendala dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur, sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga, pikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan di kantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini juga dialami oleh UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan.
Banyak yang menilai bahwa masih ada kantor yang kurang perhatian terhadap perawatan arsip, padahal kerusakan arsip tergolong bencana. Pemerintah provinsi telah memasukkan kerusakan arsip termasuk kategori bencana. Hal itu wajar karena mengingat pentingnya arsip bagi kelangsungan pemerintah.
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, dapat diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut :
2. Minimnya pengetahuan pegawai yang menangani arsip tentang pengelolaan arsip.
3. Kurangnya fasilitas penyimpanan arsip. 4. Belum adanya pegawai khusus kearsipan.
C. Batasan Masalah
Melihat masalah yang ada, dalam penelitian ini peneliti memfokuskan pada: 1. Pengelolaan arsip yang dilaksanakan di UPT Pendidikan Kecamatan
Seyegan.
2. Hambatan-hambatan yang di hadapi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan dalam pengelolaan arsip.
D. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan batasan masalah diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana pengelolaan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan?
2. Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan dalam mengelola arsip?
E. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk memperoleh gambaran tentang : 1. Pengelolaan arsip yang ada di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan.
Kecamatan Seyegan.
F. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diharapkan dn diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Manfaat teoretis
Manfaat teoretis dari penelitian ini yaitu memberikan sumbangan ilmu pengetahuan tentang manajemen pendidikan khususnya dalam hal pengelolaan arsip kependidikan.
2. Manfaat praktis
BAB II KAJIAN TEORI
A. Konsep Dasar Kearsipan 1. Pengertian arsip
Arsip merupakan bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk yang nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Arsip juga merupakan kumpulan surat menyurat yang terjadi karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan sehingga pata tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan selanjutnya.
Menurut Undang – undang No. 7 Tahun 1971 Arsip adalah :
a. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No. 173 Tahun 2001
“Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan atau diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.”
2. Fungsi arsip
Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan dokumen. Sumber informasi arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan membuat keputusan secara cepat, sebagai sumber dokumen dapat dipakai sebagai bahan bukti dan dapat memperlancar pekerjaan, serta alat pengembangan organisasi.
Fungsi arsip menurut Keputusan Gubernur No.173Tahun 2001 meliputi : a. Mendukung proses pengambilan keputusan.
b. Menunjang proses perencanaan. c. Mendukung pengawasan. d. Sebagai alat pembuktian. e. Memori perusahaan/organisasi.
Menurut Sularso Mulyono (1985:6), arsip mempunyai 4 kegunaan yaitu: a. Guna Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.
b. Guna Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sabagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Guna Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang.
d. Guna Ilmu Pengetahuan
3. Jenis arsip
Menurut Sularso Mulyono (1985:9) berdasarkan frekuensi penggunaan arsip dibedakan jenis arsip seperti berikut ini :
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis adalh arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi organisasi. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Arsip aktif (Dinamis aktif)
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
2) Arsip inaktif (Dinamis inaktif)
Arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang. Suatu arsip dapat dipertimbangkan inaktif apabila sudah dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
b. Arsip statis
arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor.
Sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah disampaikan kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik, dan sebagainya). Ada dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu :
a. Arsip otentik
Arsip otentik merupakan arsip arsip yang diatasnya tedrapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapar dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. b. Arsip tidak otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.
B. Pengelolaan Arsip
1. Konsep dasar Pengelolaan Arsip
2. Daur hidup arsip
Dalam manajemen arsip terdapat empat tahap dalam daur hidup arsip menurut Basir Barhos (1989: 4), yaitu :
a. Tahap Penciptaan (Record Creation)
Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.
b. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Mainteance)
Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya. Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proess penyusutannya. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:
1) Mail handling (Pengurusan Surat)
2) Filling (Penataan Berkas)
c. Tahap Penyusutan / Istirahat
Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi:
1) Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan 2) Pemusnahan arsip
3) Penyerahan arsip ke Arsip Nasional RI d. Tahap Penyimpanan
Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip statis (permanen) yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip-arsip ini disimpan di Arsip Nasional RI (ANRI).
3. Proses Pengelolaan Arsip a. Penerimaan Arsip
Kegiatan penerimaan menurut Basir Barthos (1989: 24-29) merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah :
1) Menerima surat.
2) Memeriksa jumlah dan alamat surat.
3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.
4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta kebenaran surat itu sah atau tidak.
5) Meneruskan surat kepada penyortir
pribadi. Dalam penyortiran ini, surat dinas yang bersifat penting dan biasa boleh dibuka. Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia dan pribadi tidak boleh dibuka.
Kemudian surat-surat tersebut disampaikan kepada pihak yang bersangkutan dan jika surat tersebut ditujukan kepada pimpinan maka surat tersebut dilampiri lembar disposisi.
b. Pencatatan Arsip
Sebagaimana diketahui di Indonesia dewasa ini terdapat 3 (tiga) cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan mempergunakan perangkat Buku Agenda, Kartu-Kendali, Takah (Tata Naskah) (Basir Barthos, 1989:205).
1) Prosedur Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dapat dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Pencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Yang dicatat didalam buku agenda hanya surat-surat yang penting dan perlu disimpan lama. Surat keluar dan surat masuk dicatat di dalam satu buku agenda berganda. Halaman sebelah kiri untuk masuk; halaman sebelah kanan untuk surat keluar. Yang saling berhubungan (jawaban) dicatat dalam garis lurus dengan surat yang dihubungi/jawab.
2) Prosedur Kartu Kendali
Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom :
terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi.
b) Kolom kode klasifikasi, yaitu kolom yang diisi dengan tanda tangan atau kode klasifikasi dari masalah yang tergantung dalam surat.
c) Kolom tanggal terima yang diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman surat.
d) Kolom kode klasifikasi, yaitu kolom yang diisi.
e) Kolom hal yang diisi perihal yang terkandung didalam surat.
f) Kolom isi ringkas, yaitu kolom yang diisi tentang isi pokok surat dan macam lampirannya.
g) Kolom dari/kepada, yaitu catatan asal surat (nama, alamat, pejabat/instansi) dan kolom untuk catatan nama pejabat, jabatan unit yang menerima surat. h) Kolom nama pengolah, yaitu bkolom yang diisi nama pejabat unit/satuan
kerja yang harus menangani surat.
i) Kolom pengolah (tanda tangan), yaitu kolom yang diisi oleh pejabat yang harus menangani surat.
j) Kolom catatan, yaitu kolom yang diisi keterangan yang diperlukan termasuk untuk tunjuk silang.
Kartu kendali ini terdiri dari tiga lembar :
a) Kartu kendali lembar pertama berwarna putih b) Kartu kendali lembar kedua berwarna biru
d) Prosedur Tata Naskah
Tata naskah juga memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di dalam naskah.
Terdapat empat macam prosedur yang digunakan dalam pencatatan: a) Agendaris
Suatu sistem pencatatan untuk semua surat yang masuk dan keluar. b) Ekspeditur
Sistem yang berfungsi untuk mencatat semua pengiriman surat-surat yang akan dikirim.
c) Kurir
Suatu sistem yang berfungsi untuk mengirim, menyampaikan, mengantarkan surat-surat.
d) Pengganda
Suatu sistem cara untuk memperbanyak surat/warkat. c. Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2 macam penyimpanan arsip :
1) Prosedur Penyimpanan Sementara
File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang
bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan
2) Prosedur Penyimpanan Tetap
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen yang disimpan memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung pada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filling.
3) Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan warkat agar lebih mudah dalam menyimpan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Adapun sistem penyimpanan arsip menurut Zulkifli Alamsyah (2003:71-149) meliputi :
a) Sistem kronologis
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Dengan sistem kronologis ini pencarian sering harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat diterima melalui Buku Agenda. Tetapi pencarian informasi ini dapat memakan waktu yang lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau dikirim, sehingga dalam proses pencarian harus membalik satu persatu halaman buku agenda.
b) Sistem abjad
Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutanabjad dari kata-tangkap (nama) dari dokumen yang bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu :
1) Nama orang yang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2) Nama badan yang terdiri dari : (a) nama badan pemerintah; (b) nama badan swasta; (c) nama organisasi.
dalam menemukan dokumen. Sistem abjad disebut dengan sistem penyimpanan langsung, artinya untuk mencari warkat pada sistem abjad kita dapat langsung menuju tempat penyimpanan setelah mengetahuinama.
c) Sistem nomor
Sistem penyimpanan dengan sistem nomor hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan warkatnya berdasarkan nama, hanya kalau pada sistem nomor disini nama diganti dengan kode nomor. Sistem nomor disebut juga sistem penyimpanan tidak langsung, karena kita tidak dapat langsung mencari penyimpanan tanpa mengetahui nomor dari suatu nama yang dicari dapat diketahui.
d) Sistem geografis
Sistem geografis merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada penggolongan menurut nama tempat. Adapun nama tempat yang digunakan dapat berupa pembagian umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing seperti pembagian wilayah suatu bank.
e) Sistem subyek
arsip yang berasal dari unit kerja mempunyai subyek sendii-sendiri, dan pada penyimpanan semuanya bergabung menjadi satu.
d. Pemeliharaan Arsip 1) Perawatan Arsip
Perawatan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebabkan oleh serangan-serangan dari luar arsip.
Adapun upaya perawatan dan penjagaan arsip agar terhindar dari hal-hal tersebut diatas menurut Basir Barthos (1989: 58) adalah dengan:
a) Membersihkan ruangan
b) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya c) Penggunaan racun serangga
d) Larangan makan dan merokok e) Membersihkan arsip
f) Memperbaiki arsip-arsip yang rusak/robek 2) Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, dan ke media digital. Pengamanan ini merupakan usaha menjaga arsip agar tidak hilang dan agar isi atau informasi tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip harus mengetahui mana saja arsip yang sangat penting bagi organisasi, mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan sebagainya. Usaha pengamanan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
a) Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia. b) Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip.
c) Diberlakukanya larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.
d) Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian. (Zulkifli Alamsyah; 2003:151).
e. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
masing-masing;
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; 3) Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Kegiatan pengurangan arsip dapat didasarkan suatu pedoman berupa Jadwal Retensi Arsip, frekuensi penggunaan arsip atau ketentuan lain yang menjadi kebijaksanaan pimpinan organisasi. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya, dan dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip/retensi arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan arsip tersebut.
Tujuan Penyusutan arsip adalah sebagai berikut: 1) Mengurangi jumlah arsip;
2) Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi; 3) Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip-arsip yang
mengandung pertanggung jawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan.
Menurut Sedamaryanti (2001:203), langkah-langkah pelaksanaan penyusutan dapat dibagi menjadi 2 ( dua ) yaitu:
1) Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan arsip adalah:
a) Menyiangi yaitu memilih atau mengambil arsip yang tidak berguna, supaya arsip berkurang;
b) Menyiapkan peralatan dan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan;
c) Membuat catatan berupa daftar tentang arsip yang akan disusutkan; d) Arsip yang akan dipindahkan harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja.
2) Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan arsip adalah: a) Memindahkan arsip dari file aktif ke file inaktif
pusat. f. Pemusnahan
Pemusnahan arsip merupakan aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis nilai gunanya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan dirobek, dibakar atau dihancurkan. Zulkifli Alamsyah ( 2003 : 218 ) menyebutkan beberapa langkah prosedur pemusnahan yaitu :
1) Seleksi.
2) Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar penelaahan). 3) Pembuatan berita acara pemusnahan.
4) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi.
B. Fasilitas Pengelolaan Arsip 1. Kriteria Pemilihan Peralatan
Peralatan yang perlu disediakan dalam rangka penyimpanan arsip terutama adalah rak yang sebaiknya terbuat dari baja. Rak ini dibuat hampir setinggi ruangan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang secara vertikal. Jarak antara rak dengan langit-langit sekitar 60cm. Untuk memperkuat dan menstabilkan rak, maka bagian atasnya diikat dengan kawat baja dihubungkan dengan rak lainnya, sehingga semua rak dalam satu ruangan merupakan satu ikatan yang saling memperkuat satu sama lainnya.
Kemudian boks arsip, yaitu kotak yang terbuat dari koran dengan ukuran 37x9x27cm untuk boks besar. Selanjutnya alat pengukur kelembaban udara,pengatur suhu khususnya diruang arsip vital, dan peralatan-peralatan lain seperti penghancur kertas,lori pengangkut arsip dalam jumlah besar,telepon, facsimile, mesin fotocopy dan lain-lain perlu disediakan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi.
Menurut Zulkifli Alamsyah (2003:178) kriteria pemilihan peralatan adalah sebagai berikut:
a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya.
b. Frekuensi penggunaan arsip.
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan.
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif. g. Bentuk organisasi.
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. 2. Perlengkapan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari :
a. Map
Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portable), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner.
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.
d. Filling Cabinet
Filling cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filling cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filling cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing
cabinet, dsb.
e. Almari Arsip
almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertikal lateral (vertikal berderet ke samping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
f. Berkas Kotak (Box file)
Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
g. Rak Sortir
Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing. Fungsinya adalah untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing. h. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan di rak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju ke kanan, dan seterusnya ke bawah.
i. Rotary Filling
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci - laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
k. File yang dapat dilihat (Visible reference record file)
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leaflet, brosur, dan sebagainya. 3. Ruang Arsip
Ruang arsip perlu di atur sedemikian rupa, sehingga kekuatan lantai, dinding, atap atau langit-langit dalam kondisi yang baik, penggunaan ruang untuk peralatan penyimpanan arsip baik rak penyimpanan vertikal maupun rak penyimpanan rak horizontal harus diperhitungkan secara masak. Penggunaan ruangan harus selalu berpegang bahwa setiap jengkal ruang yang ada di pusat arsip harus dapat dimanfaatkan, sehingga efisiensi ruang simpan dapat dijamin.
C. Pengorganisasian Arsip
sentral arsip. Desentralisasi adalah sistem pengolahan arsip dilakukan oleh masing-masing unit kerja sesuai dengan ketentuan organisasi yang bersangkutan atau unit kerja bebas mengolah kearsipannya sesuai dengan kemapuan masing-masing. Kombinasi adalah sistem yang digunakan dalam mengolah arsip untuk menjawab kelemahan sistem sentralisasi dan sistem kombinasi. Sistem ini mengelola arsip menjadi dua bagian, yaitu untuk arsip aktif dikelola dan di tempatkan di unit kerja masing-masing, sedangkan untuk arsip inaktif dikelola di sentral arsip sesuai dengan jadwal pemindahan arsip (JRA).
1. Sentralisasi
“Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil (Sugiarto dan Wahyono, 2005: 22)”. Dengan asas ini maka :
a. Penerimaan dan pengiriman arsip, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya oleh unit Kearsipan.
b. Surat/arsip masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada Unit Kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan.
c. Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien. Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:
c. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.
d. Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan arsip dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah sebagai berikut:
a. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama.
b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
c. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. 2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :
a. Pengolahan, pengarahan, pengendalian arsip dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolahan.
b. Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar, pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif.
c. Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan arsip masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi adalah sebagai berikut:
c. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. Sedangkan kerugian dari desentralisasi adalah:
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian, penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.
Sebelum menentukan penerapan asas-asas pengorganisasian arsip tersebut harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut ini :
3. Jumlah pegawai
4. Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Karena kedua asas (sentralisasi dan desentralisasi) memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, maka pertimbangan-pertimbangan harus dilakukan secara baik sehingga efektifitas dan efisiensi pengelolaan arsip dapat tercapai. Maka jalan keluarnya adalah dapat dilakukan pengorganisasaian dengan asas kombinasi dari sentralisasai dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas itu dapat dihindari.
E.Penelitian yang Relevan
Beberapa hasil penelitian yang relevan dengan penelitian ini adalah:
F. Kerangka Pikir Penelitian
Kerangka pikir dalam penelitian ini dapat digambarkan pada gambar 1 berikut:
Dalam suatu kantor pasti mempunyai serangkaian kegiatan atau aktivitas tertentu untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan yang biasa disebut dengan pekerjaan kantor. Kegiatan kantor meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan penyampaian keterangan baik secara lisan dan juga tertulis. Salah satunya adalah warkat atau arsip. Arsip adalah setiap catatan tertulis, gambar, rekaman yang memuat keterangan-keterangan atau informasi mengenai suatu hal atau persoalan ataupun juga peristiwa yang dibuat orang untuk
[image:49.595.151.471.173.526.2]membantu daya ingat seseorang.
Kearsipan sangat penting bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan, karena kearsipan merupakan salah satu dari kegiatan ketatausahaan yang merupakan unsur dari administrasi. Tujuan dari kearsipan itu sendiri adalah sebagai alat pengingat dan bahan pertanggung jawaban, sehingga diperlukan suatu administrasi kearsipan.
Pelaksanaan pengelolaan arsip dimulai dari terciptanya arsip yang berasal dari surat-surat yang masuk ataupun keluar. Kemudian surat-surat yang diterima tersebut dicatat dan disimpan untuk digunakan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Arsip sebagai sumber informasi atau bahan pengingat tidak hanya cukup disimpan saja tetapi juga memerlukan pemeliharaan agar arsip tersebut tidak rusak. Arsip yang sudah lama disimpan dan sudah tidak digunakan lagi diadakan pengurangan atau bahkan pemusnahan sehingga volume penyimpanan arsip tidak berlebihan.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan Penelitian
Pada penelitian ini peneliti menggunakan pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif adalah penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan, meringkas berbagai kondisi, berbagai situasi/fenomena yang menjadi obyek penelitian (Burhan Bungin, 2007:68). Melalui pendekatan kualitatif peneliti mencari data mengenai pengelolaan arsip yang ada di UPT Seyegan Sleman Yogyakarta. Penelitian ini tidak dimaksudkan untuk melakukan generalisasi terhadap temuan atau pengujian hipotesis dan tidak menguji kebenaran antar variabel, tetapi lebih menekankan pada pengumpulan data untuk mendeskripsikan keadaan/fenomena yang terjadi sesungguhnya.
B. Setting Penelitian
Kecamatan Seyegan yaitu membantu menyelenggarakan fungsi pendidikan dalam Wilayah Kecamatan.
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan penulis, UPT Seyegan merupakan UPT yang ditunjuk sebagai UPT yang paling bagus administrasinya oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman. UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan merupakan UPT Pendidikan yang terletak di pinggiran kota, sehingga terdapat hambatan dalam beberapa kegiatan termasuk dalam kegiatan pengelolaan arsip yang dikarenakan tenaga arsiparisnya yang tidak hanya mengurusi arsip dan minimnya fasilitas yang dimiliki UPT untuk menyimpan arsip.
Dengan dilakukannya penelitian di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan, maka diharapkan ini dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam bidang kearsipan bagi UPT lain. Penelitian ini dilaksanakan selama 6 (enam) bulan, dengan kegiatan sebagai berikut:
1. Penyusunan proposal, dilaksanakan mulai April sampai Mei 2014.
2. Proses perijinan pelaksanaan penelitian, selama 7 (tujuh) hari, yaitu 29 Mei sampai 4 Juni 2014.
C.Sumber Data
1. Informan Penelitian
Informan penelitian merupakan pihak-pihak yang dianggap mampu untuk memberikan sumber informasi mengenai keadaan sebenarnya dari obyek yang diteliti sehingga data yang dihasilkan dapat akurat. Sebagaimana yang dijelaskan oleh Tatang M. Amirin (2009), bahwa informan (narasumber) penelitian adalah seseorang yang memiliki informasi (data) banyak mengenai objek yang sedang diteliti, dimintai informasi mengenai objek penelitian tersebut. Peneliti menetapkan pihak-pihak yang menjadi sumber penelitian terdiri dari key informan (infoman kunci) dan inforan tambahan. Informan kunci dalam penelitian ini adalah bagian administrasi, sedangkan informan tambahan adalah Kepala UPT. Sumber data penelitian ini spontan dapat bertambah pada saat penelitian berlangsung, karena hal yang terpenting dalam penelitian ini bukan banyaknya sumber penelitian yang ada, tetapi informasi yang diperoleh.
2. Objek Penelitian
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah suatu cara yang digunakan untuk mengumpulkan data. Kegiatan mengumpulkan data merupakan pekerjaan yang penting dalam meneliti (Suharsimi Arikunto, 2002: 198). Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi.
1. Wawancara
Wawancara merupakan percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan ini dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberi jawaban atas pertanyaan itu (Lexy J. Moleong, 2004: 115). Teknik wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, yaitu wawancara yang dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara yang memuat garis besar pertanyaan yang akan ditanyakan (Lexy J. Moleong, 2004: 139). Wawancara dalam penelitian ini dilakukan dengan bagian administrasi 1 orang dan 1 Kepala UPT, untuk menggali data mengenai kegiatan pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, perawatan, pengamanan dan penyusutan dalam kegiatan pengelolaan arsip. Personil yang diwawancarai merupakan personil-personil yang terlibat dalam kegiatan pengeloaan arsip di UPT.
2. Observasi
Menurut Mardalis (1995: 63), observasi atau pengamatan digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu pnelitian, merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya sesuatu rangsangan tertentu yang diinginkan, atau suatu studi yang disengaja dan sistematis tentang keadaan/fenomena sosial dan gejala-gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat.
Dalam menggunakan metode observasi cara yang paling efektif adalah melengkapinya dengan format atau blangko pengamatan sebagai instrumen (Suharsimi Arikunto, 2002: 204). Teknik observasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi secara terbuka, dimana pengamat dalam melakukan pengamatan yang diketahui oleh subyek dan untuk mempermudah pengamatan peneliti menggunakan pedoman observasi. Observasi dilakukan dengan cara mengamati pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip yang dilaksanakan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan, beserta kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip.
3. Dokumentasi
buku yang digunakan untuk mencatatan arsip, arsip, catatan informal yang berkaitan dengan arsip dan laporan-laporan kegiatan yang ada di UPT.
E. Instrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif yang menjadi instrumen atau alat penelitian adalah peneliti itu sendiri. Dalam penelitian kualitatif segala sesuatu yang akan dicari masih belum jelas dan pasti masalahnya, sumber datanya, hasil yang diharapkan semuanya belum jelas. Rancangan penelitian masih bersifat sementara dan akan berkembang setelah peneliti memasuki obyek penelitian. Untuk memudahkan peneliti mengumpulkan data, maka peneliti menggunakan instrumen pengumpulan data.
Menurut Suharsimi Arikunto (2002: 101) instrumen pengumpulan data adalah alat bantu yang dipilih dan digunakan oleh peneliti dalam kegiatan pengumpulan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik, dalam arti lebih cermat, lengkap dan sistematis sehingga lebih mudah untuk diolah. Instrumen penelitian yang diartikan sebagai alat bantu merupakan sarana yang diwujudkan dalam benda, misalnya angket (question-naire), daftar cocok
(cheklist) atau pedoman wawancara (interview guide atau interview schedule),
soal tes (yang kadang-kadang hanya disebut tes saja), inventori (inventory), skala
(scala), dan lain sebagainya. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini
Pedoman wawancara digunakan sebagai acuan pada saat wawancara dilakukan sesuai dengan maksud dan tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu, dalam wawancara peneliti menggunakan alat bantu tape recorder dengan maksud dapat membantu peneliti mengingat informasinya yang mungkin lupa dicatat pada saat itu.
b. Pedoman Observasi
Pedoman observasi digunakan sebagai acuan pada saat berlangsungnya observasi, agar observasi yang dilakukan dapat berjalan efektif. Selain itu, dalam observasi peneliti menggunakan alat bantu kamera yang digunakan untuk mendokumentasikan foto kegiatan pengelolaan arsip yang ada di UPT Seyegan. c. Pedoman Dokumetasi
Pedoman dokumentasi digunakan sebagai acuan pencarian/pengumpulan dokumen-dokumen tentang kegiatan pegelolaan arsip.
[image:57.595.109.490.502.715.2]Berikut merupakan kisi-kisi instrumen yang digunakan dalam penelitian manajemen kearsipan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan.
Tabel 1. Kisi-Kisi Instrumen Penelitian
No. Komponen Sumber Data Metode
1. Penerimaan a. Tenaga Administrasi
b. Kepala UPT
a. Wawancara
2. Pencatatan a. Tenaga Administrasi
b. Kepala UPT
a. Wawancara
3. Penyimpanan a. Tenaga Administrasi
b. Kepala UPT
a. Wawancara
b. Dokumentasi
c. Observasi
4. Pemeliharaan
a. Tenaga Administrasi
b. Kepala UPT
a. Wawancara
b. Dokumentasi
c. Observasi
5. Penyusutan a. Tenaga Administrasi
b. Kepala UPT
a. Wawancara
6. Pemusnahan a. Tenaga Administrasi
b. Kepala UPT
a. Wawancara
7. Hambatan yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip
a. Tenaga Administrasi
b. Kepala UPT
F. Uji Keabsahan Data
Uji keabsahan data penelitian kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan triangulasi dan uji dependability confirmability (Sugiyono, 2009:270-277).
1. Triangulasi
Triangulasi dilakukan untuk pengecekan data dari berbagai sumber, berbagai cara dan berbagai waktu. Triangulasi yang peneliti lakukan adalah dengan triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Dalam triangulasi teknik, peneliti menguji kredibilitas data dengan mengecek data kepada sumber yang sama tetapi dengan teknik yang berbeda, misalnya data diperoleh dengan wawancara kemudian peneliti mengecek dengan observasi dan dokumentasi, bila hasilnya berbeda-beda maka peneliti dapat melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data mana yang paling benar. Dalam triangulasi sumber, peneliti mengecek dari berbagai sumber, untuk mengetahui bagaimana kegiatan manajemen kearsipan yang mencakup pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, perawatan, pengamanan, dan penyusutan, maka selain sumber data utamanya adalah tenaga administrasi, sedangkan sumber data pendukungnya adalah kepala UPT.
2. Uji dependability
Uji dependability ditempuh peneliti dengan konsultasi kepada dosen
sehingga proses penelitian jelas. Data yang diperoleh kemudian dianalisis oleh peneliti sehingga menghasilkan suatu kesimpulan.
G. Teknik Analisis Data
Dalam penelitian ini, analisis dilakukan sejak awal kegiatan penelitian sampai akhir penelitian, sehingga terjadi konsistensi analisis data secara keseluruhan. Peneliti mengolah dan menyusun data agar mudah untuk dipahami dan memberi makna dari hasil data yang diperoleh. Teknik analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sedemikian rupa sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data (Lexy J. Moleong, 2004: 103). Penelitian ini menggunakan teknik analisis data deskriptif kualitatif model interaktif dari Milles dan Huberman dalam Djam’an Satori dan Aan Komariah (2009: 38) yang mengemukakan bahwa analisis data penelitian terdiri dari tiga jalur kegiatan pengumpulan data yaitu reduksi data (data
reduction), penyajian data (data display), dan penarikan kesimpulan (conclution
drawing/verifikation).
Gambar 2. Bagan Analisis Data Keterangan :
1. Pengumpulan Data
Langkah pengumpulan data terdiri dari wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Pengumpulan data dilakukan sebelum data yang diperlukan belum memadai dan akan diberhentikan bila data yang diperlukan sudah cukup.
2. Reduksi data
Merupakan proses seleksi pemusatan, penyederhanaan dan abstraksi data yang ada dilapangan. Reduksi ini berlangsung secara terus menerus selama proses penelitian dilakukan.
3. Penyajian data
Pengumpulan data
Reduksi data Penyajian data
Yaitu upaya penyusunan sekumpulan informasi untuk kemudian disajikan dan ditelaah lebih lanjut secara mendalam sehingga nantinya memudahkan dalam pengambilan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
4. Penarikan kesimpulan
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Lembaga
Unit Pelayanan Teknis Pendidikan merupakan unsur pelaksana tugas teknis operasional dan penunjang pada Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Sleman. Keberadaan UPT Pendidikan dibentuk berdasarkan Peraturan Bupati Sleman No. 68 Tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis Pelayanan Pendidikan.
Unit Pelayanan Teknis pendidikan dipimpin oleh seorang Kepala UPT yaitu Ummul Chusnah, SS.MT yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris. Hal ini tertuang dalam Peraturan Bupati Sleman No. 68 Tahun 2009 pasal 3 ayat 1, bahwa UPT Pendidikan merupakan unit pelaksana teknis pada Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga yang dipimpin oleh Kepala UPT yang kedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris.
1. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan
Sejak diberlakukannya Peraturan Bupati Sleman No. 68 Tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis Pelayanan Pendidikan berikut kedudukan, tugas, dan fungsi UPT Pendidikan:
a. Kedudukan
Olahraga yang dipimpin oleh Kepala UPT yang bekedudukan di bawah dan tanggung jawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris.
b. Tugas Pokok
UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan mempunyai tugas pokok sebagai berikut:
1) Membantu Kepala Dinas dalam penyelenggaraan Daerah di bidang Pendidikan.
2) Melaksanakan penyelenggaraan ketatausahaan. c. Fungsi
UPT Pendidikan mempunyai fungsi sebagai pelayanan dan penunjang dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang pendidikan yang meliputi pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan pendidikan.
2. Struktur Organisasi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan
Susunan organisasi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan terdiri dari: a. Kepala UPT;
b. Subbagian Tata Usaha; dan c. Kelompok Jabatan Fungsional.
Gambar 3.
Struktur Organisasi UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan
3. Uraian Tugas Jabatan yang ada di UPT Pendidikan a. Kepala UPT
1) Membantu Kepala Dinas dalam penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang pendidikan.
2) Melaksanakan pembinaan dan pengawasan berbagai kegiatan di bidang pendidikan.
b. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas menyelenggarakan urusan umum, kepegawaian, keuangan, perencanaan, evaluasi, dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas satuan organisasi.
Uraian tugas yang dimaksud adalah:
1) Menyusun rencana kerja Subbagian Tata Usaha; 2) Merumuskan kebijakan teknis ketatausahaan; 3) Menyelanggarakan urusan umum;
KEPALA UPT
Subbagian Tata Usaha
4) Menyelenggarakan urusan kepegawaian; 5) Menyelenggarakan urusan keuangan;
6) Menyelenggarakan urusan perencanaan dan evaluasi;
7) Mengoordinasikan penyelenggaraan tugas satuan organisasi; dan
8) Mengevaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan rencana kerja Subbagian Tata Usaha.
c. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas UPT Pendidikan sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
B. Penyajian Data
1. Pelaksanaan pengelolaan arsip di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan Suatu instansi baik pemerintah maupun swasta dalam melaksanakan kegiatan sudah pasti berhubungan dengan instansi lain maupun dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan instansi. Untuk memperlancar hubungan dan kegiatan instansi tersebut, salah satu sarana penghubungnya adalah dengan surat.
Surat merupakan satu faktor terciptanya arsip. Arsip tercipta melalui beberapa prosedur, yaitu:
a. Penerimaan
“Jadi begini mbak, surat-surat yang masuk pertama-tama diterima oleh bagian sekretariat. Pada saat diterima, maka yang dilakukan adalah meneliti kebenaran dari surat tersebut. Kemudian penerima memberikan tanda tangan pada lembar pengantar surat. Setelah itu surat diagendakan dan surat dikirim kepada yang dituju” (Rabu, 11 Juni 2014).
Hal senada juga diungkapkan oleh informan 2 (Selasa, 17 Juni 2014) yang menyatakan, “Surat-surat yang kami terima kami teliti terlebih dahulu, apakah ada kesalah atau tidak. Sehingga pada saat dilakukan pencatatan nanti tidak menemui kesulitan karena surat yang salah. Setelah itu petugas penerima memberi tanda tangan pada tanda terima surat”.
Pernyataan tersebut sesuai dengan hasil observasi yang dilakukan peneliti pada 19 Juni 2014 di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan, bahwa dalam proses penerimaan surat, surat yang diterima diteliti terlebih dahulu apakah ada yang salah atau tidak. Setelah itu penerima surat menanda tangani lembar pengantar surat sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
Dari keterangan tesebut dapat peneliti jelaskan bahwa sebelum dilakukan pencatatan surat yang masuk, maka surat yang diterima diteliti lebih dahulu mengenai ketepatan alamat, kerahasiaan surat sehingga surat yang diterima benar adanya, kemudian melakukan penandatanganan lembar pengantar sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
Buku agenda
[image:67.595.226.401.82.387.2]Meja Gambar 4. Alat Penerima Surat
2. Pencatatan
Penerimaan dan pencatatan merupakan kegiatan yang sangat berkaitan dalam proses penciptaan arsip. Setelah kegiatan penerimaan, hal selanjutnya adalah mencatat surat-surat yang masuk tersebut. Berikut ini adalah langkah-langkah pencatatan surat masuk di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan yang dikemukakan oleh informan 1 (Rabu, 11 Juni 2014).
b) Surat diberi disposisi dan dicatat sesuai isian yang ada di lembar disposisi berikut.
INDEKS KODE Nomor Urut Tanggal Penyelesaian
Isi ringkas :
Asal Surat
Tanggal Nomor Lampiran
Diajukan/Diteruskan Kepada :
[image:68.595.154.475.135.350.2]Informasi/Instruksi
Gambar 5. Lembar Disposisi
c) Kemudian surat dicatat di buku agenda surat masuk dengan format sebagai berikut.
Tabel 2. Buku Agenda Surat Masuk
d) Kemudian surat disaring mana yang perlu dimintakan disposisi Kepala UPT atau hanya cukup dengan disposisi Sekretaris.
e) Jika surat diberi lembar disposisi, surat dicatat disposisinya kemudian surat didistribusikan sesuai disposisi.
f) Proses pencatatan surat masuk selesai. No.
Urut Lampiran
Alamat Pengirim
SURAT MASUK Nomor
Petunjuk Tanggal Nomor Perihal
1 Dinas
Dikpora DIY
24-2-2014 422/1090 Sosialisasi
[image:68.595.118.507.427.554.2]Hal tersebut diperkuat oleh informan 2 (Selasa, 17 Juni 2014) yang menyatakan bahwa “Surat yang kami terima kami beri lembar disposisi kemudian dicatat daalam buku agenda”.
[image:69.595.107.516.371.475.2]Dari hasil wawancara tersebut dapat peneliti jelaskan bahwa dalam proses pencatatan surat masuk, sebelum surat dicatat dalam buku agenda, terlebih dahulu surat diberi lembar disposisi. Kemudian surat dicatat dalam buku agenda yang kemudian lembar disposisi tersebut diserahkan kepada Kepala UPT untuk dimintakan disposisi. Setelah surat memperoleh disposisi, maka dicatat kembali ke buku agenda. Untuk surat keluar dicatat pada buku agenda surat keluar dengan format sebagai berikut.
Tabel 3. Buku Agenda Surat Keluar ALAMAT
TUJUAN
SURAT KELUAR Nomor
Petunjuk Keterangan
Tanggal Nomor Perihal
Dinas Dikpora Kabupaten Sleman
5-3-2014 86/895 Calon Peserta Workshop Pembinaan KKG SD
895/86
Seperti observasi yang dilakukan peneliti pada tanggal 15 Agustus 2014, pencatatan surat masuk di bagian Sekretariat. Surat yang diterima dicatat oleh seorang staf atau pencatat surat dan diberi lembar disposisi. Surat yang diberi lembar disposisi dimintakan persetujuan pada pimpinan dan dicatat dalam buku agenda.
Sehingga surat keluar juga merupakan salah satu faktor terciptanya arsip. Menurut infoman 1 (Rabu, 11 Juni 2014) pengurusan surat keluar di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan adalah:
a)Surat dibuat oleh sekretaris
b)Surat dimintakan perdetujuan kepada Pimpinan
c)Surat diberi nomor indeks sesuai perincian dan diagendakan pada buku agenda surat keluar kemudian diberi nomor keluar sesuai urutannya. d)Surat distempel dan dikirim keluar sesuai alamat yang dituju.
Hal tersebut dibenarkan oleh informan 2 (Selasa, 17 Juni 2014) yang menyatakan bahwa “Begini mbak, untuk surat keluar setelah dibuat kemudian dimintakan persetujuan pimpinan. Setelah memperoleh persetujuan kemudian surat diberi stempel dan nomor surat. Baru surat dikirim keluar sesuai alamat yang dituju”.
[image:70.595.111.471.472.611.2]Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa proses pengurusan surat keluar di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan dapat digambarkan pada Gambar 6. sebagai berikut.
Gambar 6.
Proses Pengurusan Surat Keluar Keterangan :
a) Surat dibuat.
b) Surat yang telah dibuat dimohonkan persetujuan kepada pimpinan.
c) Setelah disetujui, surat diberi nomor indeks sesuai perincian dan diagendakan di buku agenda surat keluar.
d) Surat diberi stempel.
e) Kemudian surat dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
Alat korespondensi yang digunakan di UPT Pendidikan untuk membuat surat adalah komputer, mesin ketik, printer serta alat-alat tulis seperti kertas, bolpoin dan pensil.
[image:71.595.256.440.305.437.2]Komputer dan printer Gambar 7. Alat Korespondensi 3. Penyimpanan
“Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di kantor kami adalah menurut tanggal penerimaan arsip, karena menurut kami sistem itulah yang paling sederhana dan sesuai dengan kegiatan di kantor kami. Kami tinggal memilah-milahkan arsip-arsip maupun surat yang ada berdasarkan tanggal masuknya”.
Hal senada juga diungkapkan oleh informan 2 (Rabu, 17 Juni 2014), “Kami menyimpan arsip berdasarkan tanggal masuknya. Jadi setiap arsip kami pilah menurut tanggal masuknya arsip ke kantor kami”.
Dari keterangan tersebut diatas, dapat peneliti jelaskan bahwa arsip-arsip yang disimpan berdasarkan tanggal masuknya. Dengan demikian UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan menggunakan sistem tanggal masuk.
Dalam sistem penyimpanan arsip ada beberapa asas yang bisa dijadikan landasan yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan campuran. Asas penyimpanan arsip yang digunakan di UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan adalah asas campuran. Hal ini dikemukakan oleh informan 1 (Rabu, 11 Juni 2014) yaitu:
“Di kantor kami, pengelolaan arsip diserahkan pada masing-masing unit kerja. Jadi, setiap unit kerja mempunyai kewenangan untuk mengelola, memelihara, dan menyimpan arsipnya masing-masing. Selain itu, untuk arsip seluruk sekolah yang ada di Kecamatan Seyegan disimpan secara sentralisasi diruang tersendiri”.
Keterangan yang diperoleh dari informan 2 (Selasa, 17 Juni 2014) juga menyebutkan bahwa:
Dari hasil wawancara tersebut dapat peneliti simpulkan bahwa asas yang digunakan oleh UPT Pendidikan Kecamatan Seyegan adalah asas campuran yaitu gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi.
Salah satu faktor yang penting yang turut menentukan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan adalah penyusunan tempat kerja, alat-alat dan perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Dalam pengelolaan arsip, tentunya membut
