BAB III PEMBAHASAN
3.4 Sarana dan Prasarana Pendukung Terlaksananya
Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai agar Job Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat Job
Description itu sendiri. Dalam hal ini yang paling pertama sekali perlu kita bahas ialah mengenai peralatan. Peralatan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari beberapa unit komputer komplit beserta semua perangkat-perangkatnya, dan ditambah dengan sarana-sarana pendukung lain seperti lemari besi yang berfungsi sebagai alat penyimpan uang dalam bentuk tunai, kalkulator yang berfungsi sebagai alat hitung, lemari yang berfungsisebagai tempat penyimpanan berkas-berkas/arsip keuangan, alat tulis kantor pendukung demi kelancaran aktifitas kerja para pegawai dan lain-lain.
Dalam menjalankan tugas-tugas serta kewenangannya di bidang keuangan dan akuntansi fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa bagian yaitu:
1. Bagian Pembukuan.
2. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang.
3. Bagian Pembayaran (pengeluaran). 4. Bagian Bendahara Gaji
Kedua yaitu mengenai pelatihan, merupakan hal penting bagi para pegawai untuk lebih memahami tugas, fungsi dan tanggungjawab terhadap jabatannya masing-masing. Seyogyanya semua pegawai mesti mengikuti Pra Jabatan selama beberapa minggu sebelum diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Universitas Sumatera Utara yang dilaksanakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Departemen Pendidikan Nasional.
Namun sistem yang ada sudah tidak lagi diterapkan secara keseluruhan. Semua karyawan yang telah diangkat oleh Keputusan Rektor adalah sah, sehingga proses pelatihan yang dilakukan terhadap karyawan baru hanyalah berupa proses adaptasi semata. Seiring berjalannya waktu selama masa beradaptasi diharapkan semua karyawan baru nantinya akan mampu memahami fungsi, tugas dan tanggung jawab secara keseluruhan.
Ketiga yaitu mengenai kondisi ruang kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga merupakan hal yang perlu diperhatikan kenyaman dan kesesuaiannya. Kondisi ruang kerja yang nyaman akan sangat mendukungterlaksananya tugas sebab secara psikologis dapat meningkatkan konsentrasi dan kenyamanan parapegawai yang mana pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas karyawan. Kesesuaian tata ruang kerja pun turut mempengaruhi kinerja sebab dapat mempermudah karyawan dalam menjalankan tugasnya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kondisi tata ruang yang ada cukup efektif. Sebab jika diperhatikan bentuk penataan ruangannya telah disesuaikan dengan fungsi hubungan kerjanya. Ketiga hal tersebutlah yang telah disesuaikan dan dilakukan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka mewujudkan terlaksananya Job Description para pegawai sesuai dengan jabatan, tugas, fungsi, tanggung jawab masing-masing.
3.5 Fungsi Job Description Dalam Menciptakan KinerjaPegawai Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
Pada dasarnya kinerja yang baik adalah kinerja yang mengikuti tata cara atau prosedur sesuai standar yang telah ditetapkan.Akan tetapi didalam kinerja tersebut mesti harus memiliki beberapa kriteria agar meningkatnya produktiitas sehingga apa yang diharapkan instansi tersebut biasa berjalan sesuai apa yang di inginkan.Tentunya itu semua tidaklah muda membalikan telapak tangan akan mesti ada peran langsung ke ikut sertaan dalam manajemen untuk bisa mengkontrol dan memberikan teknik cara agar bagaimana bisa terjaminnya mutu dan kualitas sehingg pegawai bisa dengan mudah bekerja tanpa ada rasa terbebenani dan hubungan antara pihak manajemen dengan bawahan semakin kuat.Tanpa disadari akhir-akhir ini mungkin di setiap instansi ada pihak manajemen yang maunya menang sendiri,akan tetapi pihak manajemen juga tidak bisa menyalahi bawahannya.Untuk dari itulah pihak manajemen terkait mesti turun langsung kelapangan agar bisa melihat bagaimana menciptakan teknik yang baik serta meningkatkan loyalita pegawai terhadap instansi.
Jika suatu atasan menginginkan produktivitas meningkat maka pihak manajemen terkait mesti melakukan adanya perombakan sistem metode kerja,pegawai akan puas dalam bekerja tanpa adanya tekanan yang berdampak pada pisikologis bagi pegawai.Hal demikian akan terjalin hubungan antara manajemen dengan pegawai. Ada beberapa point penting
yang perlu kita ingat dalam upaya menciptakan suasana kerja yang kondusif. Dibawah ini ada 5 kunci dasar dalam mendongkrak kinerja :
1. Kekhususan
Pegawai membutuhkan spesifikasi. Informasi spesifik secara lengkap dengan tata cara pelaksanaan yang baik dan terarah sangat membantu stabilitas kinerja, sekaligus memperbaiki kekurangan. Manajer tak perlu sibuk memandori dan karyawan tahu keinginan instansi, ini menunjang kreativitas.Hal ini bisa dicapai dengan manajemen Job Description (pembagian bidang kerja, tugas pokok dan fungsi, kewenangan, dll) yang baik. Point ini dapat pula diwujudkan dengan penempatan orang yang tepat pada posisi/jabatan yang sesuai bidang keahliannya (right man in the right job) .
2. Konsistensi
Informasi sebaiknya tidak saling bertentangan.Misalnya penilaian berkala baik, tapi penilaian tahunan buruk.Inkonsistensi yang seperti ini dapat meresahkan dan menganggu kinerja.Pada point ini sistem monitoring dan evaluasi instansi harus mempunyai arah capaian/standart kinerja dan target yang jelas. Hal ini akan mempermudah instansi dalam melihat perkembangan kemajuan yang telah dicapai dan data laporan yang akurat. Sehingga dapat menjadi acuan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan yang baik.
3. Waktu yang tepat
Umpan balik sebaiknya segera diberikan, agar pegawai
termotivasimemperbaiki.Kalau kelamaan ada keengganan mengevaluasi. Mereka terlanjur merasa benar dan akan sangat terpukul jika dapat nilai rapor jelek.
4. Komunikasi yang efektif
Manajer harus mampu menciptakan komunikasi efektif untuk menumbuhkan persamaan persepsi dengan pegawai. Jika pernyataan/instruksi manajer tidak dimengerti atau diterima sepotong-sepotong, sasaran tak akan tercapai. Komunikasi efektif sangat berperan vital dalam penciptaan suasana kerja yang sehat.Instruksi atasan yang jelas dan benar harus dapat dipahami oleh pegawai.Pada saat terdapat masalah, harus disecepatnya diselesaikan.Bila terdapat unsur-unsur konflik baik vertikal (Atasan–pegawai) maupun horizontal (sesama pegawai) dalam suatu instansi dibiarkan berlarut, sangat berpotensi mengganggu stabilitas iklim kerja.
5. Niat baik dan kerjasama
Atasan perlu menunjukkan niat baik dan kerjasama. Umpan balik yang hanya bertujuan menjatuhkan atau mempermalukan pegawai tak akan mampu menciptakan kondisi kerja yang sehat.
3.6 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja dan Pengukuran Kinerja
Kinerja karyawan dipengaruhi oleh sejumlah faktor antara lain : Menurut Sutermeister (1999) terdiri dari motivasi, kemampuan, pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, pelatihan, minat, sikap kepribadian kondisi-kondisi fisik dan kebutuhan fisiologis, kebutuhan sosial dan kebutuhan egoistik.
Kelompok variabel organisasi menurut Gibson (1987) terdiri dari variabel sumber daya, kepemimpinan, imbalan, struktur dan desain pekerjaan. Menurut Kopelman (1986), variabel imbalan akan berpengaruh terhadap variabel motivasi, yang pada akhirnya secara langsung mempengaruhi kinerja individu. Penelitian Robinson dan Larsen (1990) terhadap para pegawai penyuluh kesehatan pedesaan di Columbia menunjukkan bahwa pemberian imbalan mempunyai pengaruh yang lebih besar terhadap kinerja pegawai dibanding pada kelompok pegawai yang tidak diberi. Menurut Mitchell dalam Timpe (1999), motivasi bersifat individual, dalam arti bahwa setiap orang termotivasi oleh berbagai pengaruh hingga berbagai tingkat. Mengingat sifatnya ini, untuk peningkatan kinerja individu dalam organisasi, menuntut para manajer untuk mengambil pendekatan tidak langsung, menciptakan motivasi melalui suasana organisasi yang mendorong para pegawai untuk lebih propduktif. Suasana ini tercipta melalui pengelolaan faktor-faktor organisasi dalam bentuk pengaturan sistem imbalan, struktur, desain
pekerjaan serta pemeliharaan komunikasi melalui praktek kepemimpinan yang mendorong rasa saling percaya.
3.7 Pengaruh Job Discription Terhadap Kinerja Pegawai
Yang pertama kali ketika seseorang diterima bekerja di suatu instansi maka pastilah yang paling utama yang dia inginkan adalah job description atau apakah tugas dan tanggung jawab yang harus dia pegang sebagai seorang pegawai. Hal ini terjadi supaya pegawai tersebut tahu apa yang menjadi tujuan dan fokus dia bekerja di instansi tersebut sehingga hasil kerjanya menjadi baik dan terarah.
Hal ini sangat penting sekali perlu dipahami sebagai seorang pegawai sebab dengan job description yang jelas maka pekerjaan-pekerjaan yang dilakukanpun akan jelas dan akan menjadi lebih efisien dan efektif apa yang dilakukan. Di dalam job description kita bukan hanya menjadi mengetahui tentang tugas dan tanggung jawab kita sesuai dengan posisi atau jabatan yang kita pegang namun kita juga menjadi tahu siapa atasan kita dan siapa bawahan kita.
Pastinya memang akan ada beberapa kendala yang dihadapi juga kalau seorang pegawai hanya menguasai job descriptionnya saja sehingga pegawai tersebut tidak boleh dimintakan tolong oleh departemen yang lain jika ada pekerjaan yang perlu bantuan dari departemen lainnya. Memang ini merupakan suatu keuntungan untuk departemen yang lain namun di satu sisi memang sumber daya manusia di dalam unit departemen
tersebutlah yang harus benar-benar mengefisienkan pekerjaan yang ada dan bagaimana cara atasan tersebut mengaturnya bisa dengan cara kerja team sehingga pekerjaanpun dapat terselesaikan dengan baik.
Dengan demikian sekalipun seseorang sudah memiliki job description masing-masing namun jika rekan kerja di satu departemen yang sama membutuhkan bantuan sekalipun berbeda job description maka hal ini masih boleh-boleh saja dibantu dikarenakan masih dianggap sejalan dan berhubungan. Oleh sebab itu Job Description yang kita miliki bisa menjadi lebih efektif dan efisien bila kita bekerja dalam satu team
3.8 Struktur Organisasi Bagian Keuangan
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2013 Anggota Muliadi Anggota Kasnawati Anggota Santuso Kepala Bagian Keuangan Eka Yuliani Ketua Bagian Keuangan Arifin Lubis
3.9 Kegiatan Bagian Keuangan Secara Keseluruhan
3.4Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
3.5Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
3.6Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. 3.7Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. 3.8Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
3.9Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
3.10 Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
3.11 Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
3.12 Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. 3.13 Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan
penyusunan laporan Bagian.
1. Tugas Ketua Bagian Keuangan
a. Mengkordinir pekerjaan yang dilakukan oleh Kepala Bagian Keuangan dan Anggota Bagian Keuangan
2. Tugas Kepala Bagian Keuangan
a. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya b. Melaksanakan kegiatan pengambilan uang dari Bendahara
Pengeluaran Pembantu Universitas Dana PNBP, menyimpan dan membayar uang atas perintah dan Persetujuan Pimpinan
c. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan d. Tugas-Tugas Anggota Bagian Keuangan
e. Melaksanakan kegiatan pengambilan uang dari Bendahara Pengeluaran Pembantu Universitas Dana PNBP, menyimpan dan membayar uang atas perintah dan Persetujuan Pimpinan
f. Menyelenggarakan pembukuan sesuai Keputusan Menteri
Keuangan No. 332/M/V/9/1968 dan peraturan tata usaha keuangan yang berlaku
g. Menyusun pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku
h. Menyusun laporan bulanan dan berkala yang berkaitan dengan keuangan
i. Membantu mengurus penyelenggaraan pengadaan barang dan inventaris serta bekerja sama dengan staf Pelaksana/Panitia Pengadaan Barang
j. Memungut dan membukukan pajak-pajak serta menyetorkan
melalui Bendahara Pengeluaran Pembantu Universitas Dana PNBP (Rektorat)
k. Membantu Bendahara Pengeluaran Pembantu Dana PNBP dalam menyusun Anggaran Dana PNBP tahun berikutnya
3.10 Pengukuran Kinerja Pegawai
Kinerja pegawai akan maksimal jika pegawai tersebut mengetahui apa perkerjaan yang harus di lakukan dan apa pekejaan yang tidak harus ia lakukan. Berdasarkan pantauan, kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya di Bagian Keuangan sudah berjalan sebagaimana mestinya. Artinya, fungsi Job Description disini sudah berjalan dengan baik. Terbukti dengan hasil yangdi peroleh oleh pegawai-pegawai di bagian keuangan. Pegawai melakukan pekerjaanyang menjadi kewajibannya saja dan tidak mengambil pekerjaan pegawai lain. Sehinggahasil pekerjaannya sesuai dengan yang di inginkan.
3.11 Penilaian Terhadap Kinerja Pegawai
Penilaian terhadap kinerja pegawai sangat penting di lakukan oleh atasan. Penilaian penting di lakukan karena agar atasan mengetahui seberapa besar sumbangsih pegawai pada pekerjaannya. Penilaian kinerja juga penting di lakukan agar kinerja pegawai semakin meningkat. Jika atasan terus menerus mengawasi kinerja pegawai, maka pegawai tersebut akan selalu berusaha melakukan yang terbaik dalam setiap pekerjaannya.
Sehingga kinerja pegawai akan meningkat dan akan memberikan hasil yang maksimal.
3.12 Ukuran Kinerja Pegawai Yang Berhasil
Kinerja pegawai dikatakan berhasil jika hasil dari pekerjaan pegawai tersebut sesuai dengan apa yang di harapkan. Artinya, dalam hasil pekerjannya pegawai tidak melakukan kesalahan yang justru akan menambah perkerjaan pegawai itu sendiri. Dengan adanya penilaian terhadap kinerja pegawai, atasan bisa mengukur seberapa jauh keberhasilan pegawainya. Pengukuran terhadap kinerja pegawai harus di lakukan untuk mengetahui hasil dari setiap pekerjaan para pegawai.
Pada Tabel 2 dapat diketahui kinerja pegawai pada bagian Keuangan Universitas Sumatera Utara :
Tabel 2
Daftar Penilaian Prestasi Pegawai Bagian Keuangan Pada Tahun
20011 dan 2012 Fakultas Ekonomi USU
No Penilaian Tahun 2011 (Org) Tahun 2012 (Org) 1 Sangat Baik 3 4 2 Baik 1 - 3 Kurang Baik - -
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2013
Dari Tabel 1 dapat di lihat bahwa kinerja pegawai pada bagian Keuangn pada tahun 2011 relatifbaik. Dari 4 pegawai hanya ada 1 pegawai yang mendapat predikat kurang baik. Pada tahun 2012, kinerja pegawai mengalami peningkatan. Semua pegawai pada bagian Keuangan tersebut mendapat predikat sangat baik.
3.13 Apakah Kinerja Pegawai Sesuai Dengan Yang di Inginkan?
Dalam menentukan apakah kinerja pegawai sesuai dengan yang di Inginkan atau tidak, atasan harus melakukan penilaian dan pengukuran kinerja. Dari penilaian ini akan dapat ketahui sejauh mana keberhasilan pegawadalam menjalankan pekerjaannya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU, apabila pekerjaan pegawai selesai, mulai daripencatatan, pembukuan sampai berkas dikirim ke biro rektor, pekerjaantersebut sudah dikatakan baik. Proses pencatatan, pembukuan sampai berkas di kirim ke biro rektor harus sudah selesai minimal 3 hari maksimal 1 minggu.
Oleh sebab itu karyawan harus memahami pekerjaanyang harus ia lakukan dan hasil dari pekerjaan tersebut sesuai dengan yang di targetkan dalam job description.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut :
1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para
pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.
2. Perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Keuangan direncanakan dan ditetapkan sesuai keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan.
3. Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja pegawai pada Bagian Keuangan denganJob Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada pegawai dapat di laksanakan.
4.2 Saran
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:
1. Pegawai hendaknya mempertahankan kinerja yang sudah bagus agar pekerjaan yang di hasilkan sesuai dengan yang di inginkan.
2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat untuk tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu sendiri dapat tercapai dengan lebihbaik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Cantika Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Muhamadiyah, Jakarta
Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Penerbit Victory Jaya Abadi PPM, Jakarta Pusat
Moekijat, 2000, Analisis jabatan, Penerbit Mandar Maju, Bandung Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Malang Sunarto, 2005,Manajemen Karyawan, Penerbit Amus, Yogyakarta