SECTION 2 - ISTILAH DAN DEFINISI
6.2. Sasaran Mutu serta Rencana Pencapaian
6.2.1. Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkatan dan proses yang relevan di organisasi. Memastikan sasaran mutu diperlukan untuk memenuhi persyaratan mutu kompetensi lulusan, Penetapan Sasaran Mutu harus:
a. Konsisten dengan kebijakan mutu b. Terukur
c. Memperhitungkan persyaratan yang berlaku d. Dipantau
e. Dikomunikasikan
f. Diperbaharui bila diperlukan
6.2.2. Ketika merencanakan bagaimana mencapai tujuan mutu, organisasi harus menetapkan. Dalam merencanakan pencapaian mutu, Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) harus menetapkan:
1. Tindakan apa yang harus dilakukan 2. Sumber daya yang diperlukan 3. Siapa yang bertanggung jawab 4. Kapan akan selesai
5. Bagaimana hasil akan dievaluasi
Penetapan dan pecapaian Sasaran Mutu dilaksanakan berdasarkan prosedur terdokumentasi
Form Penetapan dan Pencapaian Sasaran Mutu MP-05-MR: Penetapan dan Pencapaian Sasaran Mutu 6.3. Perencanaan Perubahan
Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) menetapkan kebutuhan perubahan pada Sistim Manajemen Mutu, perubahan harus dilakukan secara terencana dan Organisasi harus mempertimbangkan:
a) Tujuan dari perubahan dan potensi konsekuensinya b) Integritas Sistim Manajemen Mutu
c) Ketersediaan sumber daya
d) Alokasi atau realokasi tanggung jawab dan kewenangan
Pemenuhan persyaratan perencanaan perubahan sistim manajemen mutu sebagai implementasi dari persyaratan manejemen mutu ISO 9001:2015 pada klausul ini merujuk pada Rencana Strategi Akedemi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) tahun 2017- 2022
37
SECTION 7 – DUKUNGAN 7.1. Sumber Daya
7.1.1. Umum
Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk pembentukan, pelaksanaan, pemeliharaan dan secara berkesinambungan memelihara keefektifannya. Komitmen tersebut secara keseluruhan dijabarkan dalam pedoman sistim ini. Penglolaan sumber daya mencakup pengelolaan sumber daya manusia, sarana prasarana serta pengelolaan anggaran yang ada.
7.1.2. Sumber Daya Manusia
Direktur Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) menetapkan persyaratan penyedian SDM yang berperan dalam penerapan Sistim Manajemen Mutu. Persyaratan tersebut mencakup persyaratan kompetensi berdasarkan: pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman.
Untuk memenuhi persyaratan yang dibutuhkan dan upaya meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam melakukan pekerjaaanya dan kepedulian atas pelaksanaan Sistim Manajemen Mutu, manajemen menetapkan program pelatihan yang dilaksanakan secara internal training dan atau eksternal
training (Pelatihan Internal/Eksternal), serta program pendidikan dalam
meningkatkan kompetensi karyawan.
Pemenuhan persyaratan penyediaan sumber daya manusia yang berkompeten, merujuk pada Prosedur Mutu Form prosedur pelatihan dan kesadaran MP-27-PUDII dan MP-18-MP-27-PUDII Prosedur Pelatihan dan kesadaran
7.1.3. Sarana Prasarana
Untuk mendukung penerapan Sistim Manajemen Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) menetapkan, menyediakan dan memelihara sarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan layanan. Penyediaan sarana mencakup:
a. Sarana fisik (ruang kantor, ruang rapat, ruang laboratorium/praktek dan sarana kelengkapan administrasi perkantoran (komputer, printer, faximile dan lain lain)
b. Sarana non fisik (perangkat lunak “software” sistim kerja dan teknologi Informasi (IT))
c. Sarana pendukung penerapan sistim (kantin, perpustakaan, alat transportasi, dan lain lain).
Pengelolaan Sarana dan Prasarana di jabarkan di Manual Prosedur (MP-25-PUDII IT dan MP-29-(MP-25-PUDII Sarana Prasarana)
7.1.4. Lingkungan Untuk Pengoperasian
Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) mempunyai mekanisme untuk pengelolaan lingkungan untuk pengoperasian yang diperlukan untuk kesesuaian persyaratan jasa pelayanan pendidikan serta untuk menjamin kondisi yang peduli terhadap lingkungan yang mengutamakan pelayanan mutu. Penetapan mekanisme pengelolaan lingkungan untuk operasional, mencakup kondisi kerja yang nyaman, sarana kenyamanan ruang kerja yang cukup, pendingin ruangan, penerangan dan lain lain seperti dijelaskan di Prosedur Manual Lingkungan kerja yaitu pada MP-24-PUDII Lingkungan Kerja
7.1.5. Sumber Daya Pemantauan dan Pengukuran
Akademi Maritim Nasional Jakata Raya (AMANJAYA) mempunyai mekanisme untuk pemantauan dan pengukuran yang diperlukan untuk kesesuaian persyaratan jasa pelayanan .
38
Penetapan mekanisme pengelolaan sumber daya pemantauan dan pengkuran,mencakup pekerjaan pengukuran kepuasan pelanggan dan penggunaan alat ukur yang terkalibrasi. Hal ini dijelaskan di Prosedur Kalibrasi Alat Ukur dan Prosedur Kepuasan pelanggan yang kesemuanya dapat diolihat pada form MP-37-PUDII Kalibrasi alat ukur dan MP-10-QMR Pengukuran Kepuasan Pelanggan
7.1.6. Pengetahuan Organisasi
Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) telah menetapkan pengetahuan yang dibutuhkan dan telah dilaksanakan serta di dokumentasikan, dimana setiap pengetahuan dari hasil pelatihan, monitoring internal Sistim Manajemen Mutu dan akreditasi di setiap Prodi dijadikan sebagai pengetahuan untuk mengembangkan kualitas pendidikan di masa yang akan datang. Materi Pelatihan dan laporan hasil analisis dan evaluasi data dari hasil kegiatan penjaminan mutu di simpan dan di kendalikan di setiap bagian di dalam organisasi.
7.2. Kompetensi
Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) memastikan penempatan sumber daya manusia di organisasi sesuai dengan pendidikan, pengalaman, keterampilan dan pelatihan yang sesuai dengan bidang pekerjaan. Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) memastikan untuk:
a. Menyelenggarakan pelatihan untuk memenuhi kebutuhan di atas atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut
b. Mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil organisasi harus:
a) Menentukan kompetensi yang diperlukan dari orang untuk melakukan pekerjaan di bawah kendalinya yang mempengaruhi kinerja dan efektivitas Sistim Manajemen Mutu
b) Memastikan bahwa orang-orang ini kompeten atas dasar pendidikan, pelatihan atau pengalaman
Sesuai dengan prosedur terdokumentasi: MP-18-PUDII Pelatihan, Kesadaran dan Kompetensi dan MP-27-PUDII Penerimaan Istruktur dan Karyawan
7.3. Kesadaran
Untuk memastikan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) secara aktif mensosialisasikan program peningkatan pelayanan pendidikan kepada seluruh stakeholder dilingkungan organisasi, baik melalui: Rapat Kordinasi bulanan, pelatihan awareness persyaratan ISO 9001:2015, bulletin board dan media sosial. AMANJAYA memastikan setiap karyawan/dosen/pimpinan memahami:
a
Kebijakan Mutub
Sasaran Mutuc
Kontribusi mereka terhadap implementasi Sistim Manajemen Mutud
Implikasi dari ketidaksesuaian dalam penerapan Sisitim Manajemen Mutu. 7.4. KomunikasiOrganisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan Sistim Manajemen Mutu, termasuk:
a) Permasalahan yang akan dikomunikasikan b) Kapan berkomunikasi
c) Dengan siapa berkomunikasi d) Bagaimana berkomunikasi e) Siapa yang berkomunikasi
39
Pimpinan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) harus memastikan bahwa saluran komunikasi ke seluruh civitas academica ditetapkan dan diterapkan dalam organisasi yang berkatian dengan efektifitas Sistem Manajemen Mutu. Kegiatan komunikasi tersebut berupa:
• Rapat kordinasi antar bagian dengan mengevaluasi aktifitas Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) sebelum dan yang akan datang.
• Rapat bulanan untuk menilai pencapain target sasaran QHSE masing-masing bagian yang hasilnya disampa kan ke seluruh bagian yang terkait.
• Informasi dan wakil karyawan yang ditunjuk untuk memantau mutu.
• Komunikasi dengan pihak terkait di luar Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) tentang masalah mutu pelayanan pendidikan, seperti: Mitra/supplier, dan lainnya.
• Menerima dan mendokumentasi dan menanggapi komunikasi yang relevan dan pihak-pihak luar terkait peningkatan mutu pendidikan.
7.5. Informasi Terdokumentasi