1
COVER MANUAL MUTU
( MM-003 )
ISO 9001:2015
MANAJEMEN MUTU PENDIDIKAN DAN
PELAYANAN AKADEMIK
AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA
(AMAN JAYA )
i DAFTAR ISI SECTION 1 – UMUM 1.1. Lembar Pengesahan 3 1.2 Status Revisi 3 1.3. Pendahuluan 4
1.4. Landasan Kebijakan Sistim Manajemen Mutu 4 1.5. Profile Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya 5 1.5.1 Sejarah dan layanan pendidikan 5 1.5.2. Visi, Misi, Tujuan dan Kebijakan Sasaran Mutu 6 1.5.3. Proses Bisnis Mapping Layanan Pendidikan 7
1.5.4. Struktur Organisasi 12
1.5.5. Lingkup sistim Manajemen Mutu dan Pengecualian 12 1.5.6. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 13
SECTION 2 – Istilah dan Definisi 30
SECTION 3 – Manajemen Berbasis Mutu 31
3.1. Persyaratan Umum 32
3.2. Persyaratan Informasi Terdokumentasi 32
SECTION 4 – Konteks Organisasi 32
4.1. Memahami Organisasi dan Konteksnya 32 4.2. Memahami Kebutuhan dan Pemangku Kepentingan 33 4.3. Menetapkan Lingkup Sistim Manajemen Mutu 33 4.4. Sistim Manajemen Mutu Serta Proses-Prosesnya. 34
SECTION 5 – Kepemimpinan 34
5.1. Kepemimpian dan Komitmen 34
5.1.1. Umum 34
5.1.2. Fokus Pelanggan 34
5.2. Kebijakan 35
5.2.1. Mengembangkan Kebijakan 35
5.2.2. Komunikasi Kebijakan Mutu 35
5.3. Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab 35
SECTION 6 – Perencanaan 35
6.1. Tindakan untuk Mengatasi Resiko dan Peluang 35 6.2. Sasaran Mutu Serta Rencana Pencapaian 36 6.3. Perencanaan Perubahan
36
SECTION 7 – Dukungan 37
7.1. Sumber Daya 37
7.1.1. Umum 37
7.1.2. Sumber Daya Manusia 37
7.1.3. Sarana Prasarana 37
7.1.4. Lingkungan Untuk Pengoperasian 37
7.1.5. Sumber Daya Pemantauan dan Pengukuran 38
7.1.6. Pengetahuan Organisasi 38 7.2. Kompetensi 38 7.3. Kesadaran 38 7.4. Komunikasi
39
7.5. Informasi Terdokumentasi 39 7.5.1. Umum 397.5.2. Membuat dan Memperbarui 39
ii
SECTION 8 – Operasi 40
8.1. Perencanaan dan Pengendalian Operasional 40 8.1.1. Perencanaan Pelayanan Pendidikan 40 8.1.2. Pengendalian Operasional Pendidikan 41
8.2. Persyaratan Pelayanan Pendidikan 41
8.2.1. Komunikasi Pelanggan 42
8.2.2. Menentukan Persyaratan Berkaitan dengan
Pelayanan Pendidikan 42
8.2.3. Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Pelayanan
Pendidikan 42
8.2.4. Perubahan Persyaratan pelayanan pendidikan 42
8.3. Design Pelayanan Pendidikan 42
8.3.1. Perencanaan Desain dan Pengembangan Prodi dan Kurikulum 42 8.3.2. Masukan Desain dan Pengembangan Prodi dan Kurikulum 43 8.3.3. Kendali Desain dan Pengembangan Prodi dan Kurikulum 43 8.3.4. Hasil Desain dan Pengembangan Prodi dan Kurikulum
43 8.3.5. Perubahan Desain dan Pengembangan Prodi dan Kurikulum 43 8.4. PengendalianProses untuk Produk dan Jasa dari Eksternal 44
8.4.1. Umum 44
8.4.2. Jenis dan Jangkauan Pengendalian 44 8.4.3. Informasi Untuk Penyedia Eksternal 44
8.5. Produksi dan Penyediaan Layanan 44
8.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan layanan
44
8.5.2. Identifikasi dan Mampu Telusur 44
8.5.3. Barang Milik Pelanggan 45
8.5.4. Preservasi
45 8.5.5. Kegiatan Pasca Pelatihan / Pengajaran 45
8.5.6. Pengendalian Perubahan
45
8.6. Rilis pelayanan pendidikan 45
8.7. Pengendalian Output proses dan layanan pendidikan yang tidak sesuai
46
SECTION 9 – Evaluasi Kinerja 46
9.1. Pemantauan, Pengukuruan, Analisis dan Evaluasi 46
9.1.2. Kepuasan Pelanggan 46
9.1.3. Analisis dan Evaluasi 46
9.2. Audit Internal 46 9.3. Tinjuan Manajemen 47 9.3.1. Tinjauan Umum 47 9.3.2. Tinjauan Masukan 47 9.3.3. Tinjauan Keluaran 48 SECTION 10 – Perbaikan 48 10.1. Umum 48
10.2. Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif 48
10.3. Perbaikan Berkelanjutan 48
SECTION 11 – Prosedur Terkait Manual 48
3
SECTION 1 : UMUM
1.1. Lembar Pengesahan
Pedoman Mutu ini telah dibahas dan disetujui untuk dijadikan sebagai pedoman Sistim Manajemen Mutu yang diterapkan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya pada seluruh aktifitas / kegiatan akademi yang sesuai dengan persyaratan standar
internasional ISO 9001 : 2015. Pedoman Mutu ini pertama ditetapkan di Jakarta, pada tanggal, 1 Februari 2018
Disiapkan
oleh
Nama / Jabatan
Tanda tangan
Askur Wahyudi, SE., MM
Ketua Badan Penjaminan Mutu
AMAN JAYA
Diperiksa
oleh
Sugiyo, S.sos., MM
Pembantu Direktur I AMAN JAYA
Disyahkan
oleh
Capt. Bangun Husodo, SE., M.Mar
Direktur AMAN JAYA
1.2.
Status Revisi
Tanggal Revisi Revisi halaman
Urian Revisi
Paraf
01 Februari 18 00 49 Penerbitan Pertama
17 Januari 2019 01 14 Perubahan struktur organisasi
02 6 No Akreditasi Prodi Teknika
03 ii Penggantian Logo Aman Jaya
4
1.3 Pendahuluan
Manual Mutu ini merupakan panduan implementasi Manajemen Mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya dan merupakan persyaratan Sistim Manajemen Mutu yang harus dipenuhi oleh semua program studi, badan urusan kerja, serta satuan kerja yang ada di lingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistim Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan Pemerintah RI dan persyaratan dari Internasional Maritim Organization (IMO)
Manual Mutu ini hendaknya dijadikan acuan oleh seluruh unit kerja di tingkat akademi, Program Studi, Lembaga, Biro dan unit pelaksana teknis dalam merancang, menyusun, melaksanakan, memonitoring, mengevaluasi atau mengendalikan serta mengaudit secara internal berbagai standar mutu yang telah ditetapkan.
Untuk itu pimpinan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya mengajak peran serta seluruh pihak di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya baik akademik maupun non akademik untuk berkomitmen melaksanakan Penjaminan Mutu sesuai dengan tugas, fungsi, peran dan tanggungjawabnya masing-masing. Manual Mutu ini adalah suatu komitmen Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya untuk melaksanakan SPMI secara terarah dalam rangka mencapai visi, namun perubahan kebijakan bisa dilakukan sesuai dengan perubahan visi, kebutuhan pemegang kepentingan atau adanya perubahan perundang-undangan yang berlaku.
Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menjelaskan kegiatan utama Organisasi yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2015 .
d. Mencerminkan komitmen Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
1.4. Landasan Kebijakan Sistim Manajemen Mutu
Landasan kebijakan Manajemen Mutu di lingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya didasarkan pada kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
1. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional 2. Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
3. Peraturan BAN PT No. 2 Tahun 2017 tentang Sistem Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi
4. Statuta Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya 5. Persyaratan SMM ISO 9001:2015
6. Visi dan Misi 7. Rencana Strategis 8. Rencana Operasional
5
1.5.
Profile Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya
1.5.1. Sejarah dan layanan Pendidikan
Sebelum ke Induknya yaitu ke Yayasan NALA Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA) di selenggarakan olehYayasan Pendidikan Bahariwan-45 salah satu yayasan dibawah naungan TNI-AL dengan pelindungnya Kepala Staf TNI-AL. Berdasarkan Akta Notaris Anasrul Jambi, SH. Nomor. 10 tanggal 02 September 1986 dapat diketahui ketentuan-ketentuan Yayasan Pendidikan Bahariwan 45 sebagai berikut :
1. Tentang Pengurusan, pada Pasal 9 dinyatakan bahwa : Pengangkatan, pemberhentian, pengurangan, penambahan, pengisian lowongan anggota dewan pengurus dan anggota dewan komisaris yang sewaktu-waktu terjadi ditetapkan oleh keputusan rapat dewan pendiri dengan persetujuan Kepala staf TNI AL
2. Tentang Penasehat dan Pelindung pada Pasal 13 dinyatakan bahwa: Pelindung Yayasan adalah Kepala Staf TNI AL
3. Tentang Perubahan Anggaran Dasar pada Pasal 16 dinyatakan bahwa : Anggaran Dasar Yayasan hanya dapat dirubah atau ditambah dengan keputusan dewan pengurus bersama-sama dewan komisaris dengan persetujuan dewan pendiri dan Kepala Staf TNI AL
4. Tentang Perubahan Yayasan pada Pasal 17 dinyatakan bahwa : Yayasan hanya dapat dibubarkan atas dasar keputusan dewan pengurus dewan komisaris dengan persetujuan dewan pendiri dan Kepala Staf TNI AL. Akte Notaris Anasrul Jambi, SH tahun 1986 yang merupakan Anggaran Dasar Yayasan yang termasuk didalamnya para Perwira Tinggi dan Perwira Menengah yang di tugaskan Kepala Staf TNI AL saat itu sesuai jabatannya dalam Akte Notaris adalah sebagai berikut : Bapak Laksda TNI (Pur) Adang Syafaat selaku pendiri, Bapak Kol Laut (Pur) Bachtiar Djabar selaku bendahara I, Bapak Kol Laut (Pur) FX. Sriharto selaku Ketua I dan Bapak Let Kol Laut (Pur) R. Soesanto selaku sekrearis I, menyampaikan permohonan kepada Kepala Staf TNI AL agar Yayasan Pendidikan Bahariwan-45 yang didalam nya menaungi AMAN JAYA untuk kembali ke induknya yang khusus menangani tentang pendidikan Perguruan Tinggi yaitu Yayasan NALA. Pada tahun 2009 hingga saat ini seiring dengan stabilitas keamanan negara kita membaik serta berkembangnya pertumbuhan ekonomi yang semakin membaik pula, maka juga sangat berdampak posiitif bagi AMAN JAYA, semakin berkembang setiap tahun semakin tambah mahasiswa yang berminat masuk AMAN JAYA. Namun dengan semakin berkembangnya AMAN JAYA tidak diikuti dengan penyerahan asset tetap seperti gedung yang seyogyanya juga penyerahan kepemilikan gedung tetap milik AMAN JAYA karena keabsahan kepemilikan gedung merupakan persyaratan mutlak bagi AMAN JAYA untuk mendapakan aspek legalitas baik untuk bisa APPROVAL dari Perhubungan Laut maupun terakreditasi Institusi dari AMAN JAYA. Penyelenggaraan ijin AMAN JAYA menginduk pada 2(dua) kementerian yaitu kementerian Perhubungan untuk mendapakan ijin sertifikat kompetensi profesinya dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk mendapatkan ijin tentang penyelenggaraan jenjang Diploma tiga (D-III). Adapun status AMAN JAYA saat ini tentang ijin / Akreditasi sebagai berikut :
6
a. Ijin pendirian / mendapat rekomendasi dari Perhubungan Laut.
NO BIDANG/PROGRAM STUDI IJIN PENYELENGGARAAN
1.
Nautika / Deck Officer Class III
Training Program
No. PK.303/3/3/DK-18
Tanggal Penerbitan : 05 Februari 2018 Tanggal Berakhir : 04 Februari 2023
2.
Teknika /
Engineer Officer Class III Training Program
No. PK.303/3/4/DK-18
Tanggal Penerbitan : 05 Februari 2018 Tanggal Berakhir : 04 Februari 2023 b. Mendapat Akreditasi Institusi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN
PT) sbb :
NO INSTITUSI NOMOR SK BAN PT GRADE BERLAKU
1.
Akademi Maritim Nasional
Jakarta Raya
4050/SK/BAN-PT/Akred
/PT/X/2017
C
31-10-2022c. Mendapat Akreditasi Program Studi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi(BAN PT) untuk masing-masing program studi sbb :
NO PRODI NOMOR BAN-PT GRADE BERLAKU
1. Nautika No.1700/BAN-PT/Akred/Dpl III/IV/2019
tanggal 22 Mei 2019 B 22 Mei 2024 2. Teknika
No.02119/SK/BAN-PT/Akred/Dipl-III/VII/2018 tanggal 17 Juli 2018 B 16 Jan 2023 3. KPNK No.758/BAN-PT/Akred/Dpl III/IV/2024
7
1.5.2. Visi, Misi, Tujuan dan Kebijakan, Sasaran Mutu
a. Visi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya
Bertekad untuk Menjadi Perguruan Tinggi Maritim Swasta yang Unggul dan Terkemuka pada Tahun 2030
b.
Misi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya
1. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan dibidang Nautika, Teknika, dan Manajemen Pelayaran dan Kepelabuhanan pada Jenjang Diploma III (D3)
2. Menyelenggarakan Ujian Kompetensi Kepelautan untuk Sertifikasi Kepelautan Ahli Nautika Tingkat III (ANT-III) dan Ahli Teknika Tingkat III (ATT-III)
3. Meningkatkan mutu Dosen dan Tenaga Kependidikan lainnya, secara berkelanjutan untuk meningkatkan pemenuhan pelanggan atau stakeholders dari pengguna lulusan
4. Mengimplementasikan secara penuh persyaratan mutu sesuai dengan peraturan Nasional dan peraturan Internasional tentang STCW‘78 dan Amandemen-nya
5. Menyelenggarakan penelitian terapan di bidang kemaritiman, khususnya teknologi perkapalan dan pelayaran serta kepelabuhanan
6. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat maritim
7. Melaksanakan, mempertahankan, dan secara terus-menerus meningkatkan Sistem Manajemen Mutu dalam upaya meningkatkan kepuasan pelanggan.
c.
Tujuan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya
Menghasilkan perwira laut yang mempunyai kemampuan serta memenuhi syarat nasional dan internasional cq STCW Amandemen 2010
d.
KEBIJAKAN MUTU
Untuk mewujudkan visi misi dan tujuan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya bertekad untuk menjadi Perguruan Tinggi dengan Kebijakan Mutu sebagai berikut :
8
berbasis ISO 9001:2015 dan secara berkelanjutan meningkatkan efektifitasnya.
1. Melakukan Tinjauan Manajemen untuk memastikan Sistim Manajemen Mutu dilaksanakan secara efektif untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan
2. Melakukan Dokumentasi dari Seluruh proses Sistim Manajemen Mutu sebagai bukti bahwa proses berjalan sesuai sistim yang ditetapkan.
3. Mensosialisasikan secara terus menerus dari Sistim Manajeman Mutu kepada semua personil
e.
SASARAN MUTU
1. Secara berkelanjutan meningkatkan kepuasan masyarakat dalam menerima Diklat minimal 80%
2. Meningkatkan kualitas Instruktur/Dosen minimal bersertifikat Kepelautan ANT-II/ATT-II dan Memiliki Sertifikat TOT 609 dan 312 bagi Nautika dan Teknika, dan minimal berijasah S2 bagi dosen KPN/PORT
MANAGEMENT.
3. Meningkatkan partisipasi kehadiran peserta Diklat minimal 90%
4. Menetapkan Standar Kompetensi Lulusan peserta Diklat minimal sesuai persyaratan Nasional /Internasional
Direktur
(
Capt. Bagun Husodo, SE.M.Mar)
1.
5.3. Proses Bisnis Mapping Layanan PendidikanProses bisnis yang melibatkan mahasiswa sebagai pelanggan, pihak pengguna lulusan dan pihak Jurusan/Prodi sebagai penyelenggara Proses Belajar Mengajar (PBM). Taruna/i yang lolos dalam seleksi masuk perguruan tinggi. Selanjutnya didata. Hasil pengumpulan data ini dijadikan informasi oleh unsur-unsur penyelenggara pendidikan baik pada bagian tata usaha maupun pelaksana akademik, untuk ditentukan menyusun acuan pelaksanaan program pendidikan, misalnya jumlah kelas, dosen pembimbing./ akademik dan penyediaan fasilitas PBM lainnya. Setelah Taruna/i sebagai pelanggan mendapatkan fasilitas belajar. selanjutnya pihak Jakarta Raya melakukan monitoring pelaksanaan PBM. Hasil monitoring PBM ini digunakan untuk melakukan perbaikan Mutu kurikulum yang
9
telah ada. Diadakan pula seminar untuk melihat perbaikan apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun kegiatan PBM hingga nantinya dihasilkan lulusan sesuai harapan stakeholder (masyarakat dan pengguna lulusan).
a. Pengertian
Bisnis proses adalah rangkaian aktifitas yang ada dalam organisasi/institusi, yang merupakan aliran input dan output yang terkait dari departemen satu kepada departemen lain atau dari pelanggan kepada organisasi.
Untuk dapat mengetahui proses-proses apa yang dilakukan pada organisasi maka diperlukan analisis pemetaan bisnis proses (business process mapping).
Sebagai contoh : AMANJAYA melakukan proses pendidikan dan pelatihan. Untuk dapat menentukan bisnis proses di AMAN JAYA maka kita harus mampu menganalisa dan menjabarkan rangkaian aktivitas yang ada di AMAN JAYA tersebut.
b. Analisa bisnis proses
Untuk dapat melakukan analisa bisnis proses maka harus menjabarkan peran, tugas dan tanggung jawab yang ada pada :
a. Struktur organisasi
b. Mekanisme dan koordinasi dalam struktur organisasi
c. Menjabarkan aktivitas yang ada pada struktur meliputi tugas, tanggung jawab dan wewenang
Untuk menjamin bahwa setiap personel di AMAN JAYA memahami tugas, tanggung jawab dan wewenang maka AMAN JAYA harus menjabarkan bahwa struktur organisasi diuraikan dan dijabarkan menjadi tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
Dari struktur organisasi tersebut, harus dianalisis, apakah mampu mendukung visi dan misi Aman Jaya dan mampu mendukung proses “Peningkatan Mutu” (Quality Improvement).
Aman Jaya harus mampu mengukur keefektifan sistem organisasinya, apakah mampu memenuhi tuntutan/kebutuhan pelanggannya, untuk itu apakah struktur yang ada mampu memberikan pelayanan kepada pelanggan secara prima atau tidak mampu memenuhi tuntutan pelanggan maka perlu dilakukan proses perbaikan bahkan kalau perlu dilakukan reorganisasi atau re-engineering/pembaharuan kembali.
c. Keterkaitan proses
Keterkaitan proses di AMAN JAYA dengan bisnis proses / lainnya yang di persyaratkan oleh SMM ISO 9001:2015 untuk melakukan analisis proses yang ada di AMANJAYA maka perlu diuraikan proses di AMANJAYA dari mulaiPenerimaan Mahasiswa Baru (PMB), pelaksanaan KBM, sampai ke proses penelusuran tamatan/alumni.
Untuk hal tersebut sebagai contoh : proses-proses atau aktivitas yang ada di AMANJAYA antara lain:
a. Penerimaan mahasiswa baru (PMB) b. Promosi Aman Jaya
d. Pengembangan kurikulum dan penerapannya e. Proses Belajar Mengajar (PBM)
f. Ujian Tengah Smester g. Ujian Semester
h. Ujian Keahlian Pelaut bagi Nautika dan Teknika Praktek Laut (Pra Prala) Prala
i. Ujian Keahlian Pelaut bagi Nautika dan Teknika Pasca Prala j. Ujian Sertifikasi Kompetensi bagi KPN/Port Man.
10
k. Penelusuran Lulusan l. Pengelolaan fasilitas
m. Pemberdayaan SDM Aman Jaya
n. Bimbingan karir (Dosen dan mahasiswa/taruna) o. Penyusunan bahan ajar (modul) dan RPS p. Kegiatan extra kurikuler
q. Pengadaan Dosen tamu/out sourcing r. Kerjasama antar lembaga
s. Pembinaan Disiplin Mahasiswa / taruna t. Penyusunan program Aman Jaya u. Kegiatan kreatifitas mahasiswa / taruna v. Pengelolaan Administrasi Aman Jaya w. Pengelolaan Keuangan Aman Jaya x. Pendidikan Lingkungan Hidup y. Audit Internal
z. Tinjauan Manajemen Mutu
Dari proses-proses tersebut diatas dijadikan kerangka proses yang menyatu sehingga menjadi alur yang mengalir dari hulu sampai hilir, yaitu dari mulai penerimaan mahasiswa baru taruna baru sampai menamatkan mahasiswa / taruna dan melakukan penelusuran tamatan.
Untuk dapat membuat kerangka bisnis proses maka perlu menyusun matrik analisis antara proses yang ada di AMAN JAYA dipadankan dengan pasal-pasal SMM ISO 9001:2015 dijelaskan dalam uraian dan tugas itu menjadi tanggung jawab siapa.
Untuk melakukan proses analisis penyusunan bisnis plan dapat menggunakan contoh matrik di Manual Prosedur (Cross Reference).
Dari data matrik dalam Cross Reference dipergunakan untuk menyusun pemetaan alur bisnis proses AMAN JAYA.
AMANJAYA dalam penerapan SMM ISO 9001:2015 lingkup yang ditetapkan adalah di bidang pendidikan. Untuk itu pemetaan bisnis prosesnya adalah yang mendukung kegiatan di bidang pendidikan.
Untuk menyusun pemetaan tersebut, proses analisis jabatan dan penyusunan uraian jabatan serta matrik keterkaitan telah selesai. Dari data tersebut merupakan masukan dalam penyusunan bisnis proses.
11
KETERANGAN BISNIS MAPPING AKADEMI MARITIM NASIONAL
JAKARTA RAYA
NO AKTIFITAS BAGIAN
1. SPMB memberikan informasi Penerimaan Mahasiswa baru SPMB a. Referensi Lulusan
SPMB b. Internet/Web
c. Brosur kampus d. Dan lain lain
2. Tim SPMB melaporkan informasi Penerimaan Mahasiswa baru ke
Pudir 1,2,3 SPMB
3. Pudir 1,2,3 melaporkan informasi PMB ke Direktur dan laporan penyelesaian complain pelanggan/Mahasiswa
PUDIR 1,2,3 4. Direktur memberikan disposisi kepada Pudir 1,2,3 Direktur 5.
Pudir 1,2,3 memerintahkan kepada SPMB untuk mempersiapkan semua persyaratan Penerimaan mahasiswa/taruna baru dan penyelesaian complain keKa.Prodi dan Ka.bagian terkait
PUDIR 1,2,3 6. SPMB memberikan semua informasi pendaftaran kepada calon
mahasiswa/taruna
SPMB 1. Calon mahasiswa/taruna memberikan berkas isian ke panitia
SMPB
2. SPMB melaporkan berkas isian ke Pudir 1,2,3
3. SPMB melaksanakan Ujian Masuk Calon mahasiswa baru
4. Melaporkan hasil PMB ke Pudir 1,2,3 PUDIR 1,2,3 5. Pudir 1,2,3 melaporkan PMB ke Direktur Direktur 7.
SPMB mengumumkan hasil Penerimaan mahasiswa/taruna baru ke calon mahasiswa/taruna peserta ujian masuk mahasiswa baru Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA)
12
8. Pudir 1,2,3 memerintahkan seluruh bagian layanan pendidikan untuk mempersiapkan proses pembelajaran
PUDIR 1,2,3 9. Bagian Proses Pelayanan pendidikan menyiapkan pekerjaan
Semua Prodi dan
Bagian 10. Melaporkan Persiapan Pekerjaan Prosen Pembelajaran Semua Prodi 11. Prodi/bagian meminta alat/bahan untuk pelaksanaan pekerjaan BAU dan
BAAK 12. Bagian logistik/sarpras membeli barang dan menyimpan di gudang
(tidak semua barang di letakkan di gudang)
Logistik/ Sarpras 13. Bagian penyimpanan barang mengeluarkan barang untuk
keperluan logistik Logistik/
Sarpras 14. Logistik mengeluarkan barang untuk keperluan proses pendidikan
15 Logistik melakukan evaluasi terhadap supplier /mitra terpilih Logistik/ Sarpras 16 Mitra mengirimkan semua informasi yang diperlukan oleh logistik
17. Mitra mengirimkan barang untuk keperluan Prodi Sarpras 18. Proses pembelajaran mahasiswa selesai Semua
Prodi
19. Setiap prodi menghasilkan lulusan Semua
Prodi 20. Mahasiswa/taruna mengirimkan komplain kepada Pudir 1,2,3, Taruna/
Pelanggan 21. Komplain tertulis disampaikan kepada Pudir 1,2,3 -
1. Pudir 1.2.3. memerintahkan satker/ bagian/Prodi untuk
menyelesaikan komplain Pudir 1,2,3
2. Prodi/bagian/satker menyelesaikan komplain dan meyerahkan copy penyelesaian ke Pudir dan QMR
Pudir dan QMR 3. Hasil Penyelesaian komplain diserahkan kepada QMR QMR 22
Alumni, user melakukan komunikasi dengan pihak kampus tentang informasi yang berhubungan dg validasi ijazah atau ketersediaan lapangan kerja
Pudir 3
23
Pihak Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA) memberikan jawaban atas ketersedian lapangan pekerjaan bagi lulusan dan mengenai ijasah termasuk validasi/legalisir ijazah
BAU/ PUDIR 3 24 Taruna membayar biaya kuliah ke bagian keuangan /administrasi BAU/
Keuangan 25 Bagian Keuangan memberikan bukti pembayaran mahasiswa Bagian
Keuangan 26. Mahasiswa/taruna membayaruang perkulihan
Kabag Akunting
dan Keuangan 27. Aman Jaya melaksanakan Survey Kepuasan Pelanggan PRODI dan
QMR Ket : (garis /panah lurus) = hubungan langsung
13
1.5.4. Struktur Organisasi
1. Struktur Organisasi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMANJAYA)
2. Struktur Organisasi Badan Penjaminan Mutu (QMR)
DIREKTUR
Capt. Bangun Husodo, SE., M.Mar
BIDANG
PENGEMBANGAN MUTU & PENGEMBANGAN STANDAR
MUTU
BIDANG ADMINISTRASI DAN INFORMASI
TIM AUDITOR MUTU INTERNAL
Askur Wahyudi,SE.,MM14
1.5.5. Lingkup Sistim Manajemen Mutu dan Pengecualian
Ruang Lingkup sistim manajemen mutu Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya adalah manajemen pendidikan tinggi dan pelayanan akademik dengan memenuhi seluruh persyaratan standar ISO 9001:2015, yang mencakup kegiatan Manajemen Pendidikan Tinggi dan Pelayanan Akademik di semua program studi (Nautika, Teknika dan KPN) juga termasuk semua lembaga biro dan unit pendukungnya, seperti: SDM, Biro Administrasi Akademik, Biro administrasi Umum dan bidang ketarunaan, dengan alamat kampus di Jalan Gading Raya I Komplek TNI AL Kelapa Gading Barat, Jakarta 14240, Indonesia. Pengecualian ruang lingkup Sistim Managemen mutu ini ada di satuan kerja Keuangan dan Akunting karena sesuai dengan Peraturan Standard Akunting Indonesia, satuan tersebut harus di audit oleh lembaga yang berkompeten seperti: Kantor Akunting Publik serta ruang 313 Radar ARPA dan ruang 314 GMDSS yang dikarenakan bukan termasuk untuk proses pembelajaran kompetensi akademik.
1.5.6. Tugas, Tanggungjawab dan Wewenang
UNIT KERJA
:
AKADEMI MARITIM NASIONAL JAKARTA RAYA
NAMA JABATAN :
DIREKTUR
BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
D I R E K T U R
Fungsi
Penanggung jawab umum terselenggaranya manajemen pengelolaan Lembaga Pendidikan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (Aman Jaya
).
Wewenang
1. Menetapkan kebijakan dalam pengelolaan Lembaga Pendidikan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (Aman Jaya) berdasarkan ketentuan dan peraturan perundangan yang berlaku.
2. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Ketua Yayasan Nala dalam Mutasi (Pengangkatan/Pemberhentian) Jabatan Pembantu Direktur (Pudir)/Assisten Direktur Bidang Mutu (Quality Management Representative/Badan Penjaminan Mutu).
3. Menandatangani Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan dan Mutasi Pegawai sampai dengan level Kepala Bagian setelah mempertimbangkan kriteria tertentu.
4. Menandatangani Surat Perjanjian Kerjasama dengan Instansi terkait (pihak ketiga) setelah mendapat persetujuan tertulis dari Ketua Yayasan Nala.
Tanggungjawab
1. Memimpin pelaksanaan pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta pembinaan terhadap Civitas Academica dilingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (Aman Jaya) dan hubungannya dengan lingkungan.
2. Mengelola dan membina Lembaga Pendidikan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (Aman Jaya) baik bidang manajemen maupun operasional dapat terselenggara dengan baik dan berkembang.
3. Menjalankan mutu sesuai dengan QSS SKB 3 Menteri No. KM 41 Tahun 2003, Nomor 5/V/KB/2003, Nomor Kep.208A/MMEN/2003 Tanggal 11 September 2003, tentang Sistem Standar Mutu Kepelautan Indonesia.
15
Tugas Pokok
1. Melaksanakan tugas-tugas dibidang pendidikan tinggi termasuk perencanaan maupun perumusan kebijakan umum.
2. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan semua kegiatan akademi.
3. Melaksanakan kebijaksanaan yayasan yang telah ditetapkan, memberikan informasi, saran dan pertimbangan mengenai situasi serta pengembangan akademik kepada yayasan.
4. Menetapkan keputusan dibidang kepegawaian berdasarkan ketentuan dan peraturan yang berlaku.
5. Membina tenaga pendidik (dosen), tenaga kependidikan, taruna serta hubungan dengan lingkungan.
6. Menetapkan program kerja dan tata tertib pendidikan.
7. Mengadakan hubungan kerjasama dengan semua Instansi baik pemerintah maupun swasta untuk kepentingan pelaksanaan tugasnya.
8. Setiap akhir tahun pengajaran dan akhir masa jabatan, menyampaikan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas-tugas yang telah dilaksanakannya kepada yayasan Nala, setelah mendapat persetujuan Senat Akademik.
9. Dalam menjalankan tugasnya, Direktur dibantu oleh : a. Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)/QMR.
b. Pembantu Direktur I Bidang Akademik / Tri Dharma Perguruan Tinggi (Pudir I). c. Pembantu Direktur II Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan SDM (Pudir II). d. Pembantu Direktur III Bidang Ketarunaan, Lulusan dan Kerjasama (Pudir III).
NAMA JABATAN : BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM) / QMR BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM) / QMR Fungsi
1. Membantu direktur dalam menjalankan program kerja.
2. Menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang ditetapkan Kemenristekdikti dan BAN PT untuk memperoleh Akreditasi Institusi dan Akreditasi Program Studi.
Wewenang
1. Membuat program kerja dan menjadwalkan minimal 1(satu) tahun sekali melaksanakan Audit Internal secara menyeluruh mulai dari :
a. Bidang Pendidikan dan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
b. Bidang Keuangan, Administrasi Umum dan Sarpras, dan SDM. c. Bidang Ketarunaan, Lulusan dan Kerjasama.
2. Membuat Laporan Tinjauan Manajemen (Management Review).
3. Merumuskan dan menyusun Quality Standar System (QSS) berstandar IMO dengan STCW 78 Amandemen 2010.
4. Merumuskan dan menyusun Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001:2015.
5. Merumuskan, menyusun dan mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berdasarkan UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.
6. Merumuskan dan menyusun Standar Nasional Perguruan Tinggi (SNPT) dan Standar Perguruan Tinggi (SPT) berdasarkan Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang SNPT dan SPT.
Tanggungjawab
1. Terlaksananya dengan baik program kegiatan Audit Internal, Tinjauan Manajemen Mutu (Management Review), Quality Standar Sistem (QSS), Sistim Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015, Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistim Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), Standar Nasional Perguruan Tinggi (SNPT) dan Standar Perguruan Tinggi (SPT).
16
2. Penanggungjawab penerapan Sistim Manajemen Mutu yang ditetapkan Direktur Jenderal Perhubungan Laut untuk memperoleh pengesahan / APPROVAL.
3. Penanggungjawab penerapan Standar Nasional Perguruan Tinggi (SNPT) dan Standar Perguruan Tinggi (SPT) yang ditetapkan Kemenristekdikti untuk memperoleh Predikat Perguruan Tinggi yang bermutu.
4. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
Tugas Pokok
1. Bersama dengan para Auditor lainnya menjalankan tugas untuk melaksanakan Internal Audit.
2. Membuat Laporan Tinjauan Manajemen (Management Review) dan melaporkan kepada Direktur.
3. Bersama dengan unit kerja terkait (para Pembantu Direktur dan para Ketua Program Studi) untuk menyusun dan mengimplementasikan serta merevisi berdasarkan perkembangan regulasi dan perkembangan lainnya :
a. Pedoman Mutu (Manual Mutu/Quality Manual) b. Prosedur Mutu (Quality Procedure)
c. Instruksi Kerja (Work Instruction) d. Formulir-formulir Mutu (Quality Forms)
4. Mensosialisasikan Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001:2015 secara terus menerus dan berkesinambungan dalam penerapan Sistim Manajemen Mutu (SMM) kepada para Pejabat Struktural, Staf dan Tenaga Pendidik, sehingga Sistim Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 dapat dimengerti dan dipahami serta dilaksanakan dengan baik dan benar.
5. Mensosialisasikan Sistim Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berdasarkan UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistim Penjaminan Mutu (SPMI) secara terus menerus dan berkesinambungan dalam melaksanakan Penjaminan Mutu kepada pada pejabat struktural, staf dan tenaga pendidik, sehingga SPMI dapat dilaksanakan sesuai dengan SNPT dan SPT yang telah ditetapkan.
6. Bertindak sebagai koordinator dan fasilitator dalam penyampaian dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Standar Nasional Perguruan Tinggi (SNPT) dan Standar Perguruan Tinggi (SPT).
7. Memberikan pelatihan dan bimbingan kepada para pejabat struktural, staf dan tenaga pendidik tentang penerapan dan mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu (SMM) berdasarkan ISO 9001:2015, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).
8. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh direktur.
9. Dalam melaksanakan tugasnya, assisten direktur bidang utu (Quality Management Representative/Badan Penjaminan Mutu) dibantu oleh 3 (tiga) orang Staff inti, yaitu : 9.1 Bidang Manajemen Informasi Teknologi / Pelaporan PD DIKTI, EWS, SAPTO,
SIDIK, SIVIL, PIN dan Khusus.
9.2 Bidang Administrasi Dokumentasi dan Pengendalian Mutu. 9.3 Bidang IT berkaitan dengan kesiapan Hardware.
NAMA JABATAN : BIDANG MANAJEMEN INFORMASI DAN TEKNOLOGI Fungsi
1. Membantu Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)/ QMR dalam melaksanakan Program Kerja.
2. Membantu Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM) / QMR untuk melaksanakan pelaporan PD DIKTI, BKD DOSEN, EWS, SIDIK, SAPTO, SIVIL, PIN dan Tugas Khusus.
17
Wewenang
Berkoordinasi mengenai permintaan data-data berkaitan dengan PD DIKTI, BKD DOSEN, EWS, SIDIK, SAPTO, SIVIL, PIN dan Tugas Khusus kepada unit-unit satuan pendidikan terkait.
Tanggung jawab
1. Melaporkan secara rutin dan terus menerus sesuai ketentuan yang telah ditetapkan oleh Kemenristekdikti, L2Dikti dan Instansi lainya berkaitan dengan PD DIKTI, BKD DOSEN, EWS, SIDIK, SAPTO, SIVIL, PIN dan Tugas Khusus.
2. Dalam melaksanakan tugas bertanggungjawab kepada Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)/QMR.
Tugas Pokok
1. Menginput data berkaitan dengan PD DIKTI (data Mahasiswa, data Dosen, data Tenaga Kependidikan, data Mata Kuliah, Data Kurikulum, Data Nilai Mahasiswa, dll ). 2. Menginput data berkaitan dengan EWS dan meng-uploadnya
3. Menginput data berkaitan dengan BKD DOSEN dan melaporkan ke Kopertis III. 4. Menginput data berkaitan dengan SIDIK dan meng-uploadnya.
5. Menginput data berkaitan dengan SAPTO dan meng-uploadnya ke BAN PT. 6. Menginput data berkaitan dengan SIVIL dan PIN dan meng-uploadnya.
7. Memproses Ijasah Diploma Tiga (DIII), setelah dinyatakan lulus di PD DIKTI dan menyerahkan Ijasah Diploma III (D-III) kepada taruna yang telah lulus dengan syarat menyerahkan tanda bukti telah meyelesaikan administrasi keuangan dengan melakukan transfer ke Rekening Yayasan Nala dan memberikan buktinya (copy).
NAMA JABATAN : BIDANG ADMINISTRASI DAN DOKUMENTASI PENGENDALIAN MUTU
Fungsi
1. Membantu Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)/ QMR dalam melaksanakan Program Kerja.
2. Membantu Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)/ QMR dalam mengarsipkan Dokumen Mutu berkaitan dengan QSS, SMM ISO 9001:2015, SPMI dan SPME, SNPT dan SPT.
Wewenang
Berkoordinasi berkaitan dengan penyampaian copy dokumen QSS, SMM ISO 9001:2015, SPMI, SPME, SNPT dan SPT.
Tanggungjawab
1. Mengendalikan Dokumen Mutu secara terus menerus sesuai dengan perkembangan dan ketentuan yang ada.
2. Dalam melaksanakan tugas bertanggungjawab kepada Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)/ QMR.
Tugas Pokok
1. Melakukan pengetikan dan penyusunan dokumen yang berkaitan dengan QSS, SMM, SPMI, SPME, SNPT dan SPT.
2. Memberikan pengkodean pada dokumen yang diarsipkan berdasarkan kode yang telah ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)/ QMR.
18
NAMA JABATAN : PEMBANTU DIREKTUR I
BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Fungsi
1. Membantu direktur dalam melaksanakan program kerja.
2. Penanggungjawab terselenggaranya Program Pendidikan dan Penelitian ketentuan dan peraturan yang berlaku.
3. Bertindak sebagai pelaksana harian direktur apabila direktur berhalangan tidak tetap.
Wewenang
1. Menyusun dan melaksanakan program pendidikan baik jadwal perkuliahan maupun kalender akademik dan dosen serta mengkoordinasikan kegiatan proses perkuliahan dilingkungan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya (AMAN JAYA).
2. Menyusun dan melaksanakan program penelitian dan pengembangan.
Tugas Pokok
1. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan.
2. Membina tenaga pengajar dan peneliti.
3. Mempersiapkan program pendidikan untuk berbagai tingkat dan bidang. 4. Menyusun program bagi usaha pengembangan daya nalar taruna.
5. Menyusun dan melaksanakan Akreditasi Status setiap Program Studi/Jurusan.
6. Merencanakan dan melaksanakan kerjasama dibidang pendidikan, pelatihan dan penelitian dengan lembaga lain atas persetujuan direktur.
7. Mengelola data yang menyangkut bidang pendidikan, pelatihan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarkat
8. Mengadakan hubungan kerjasama dengan panitia ujian negara profesi kepelautan 9. Menyiapkan bahan laporan akademi dibidang pendidikan, pengajaran dan penelitian
untuk bahan laporan kepada yayasan dan Departemen Pendidikan Nasional melalui Kopertis Wilayah III Jakarta serta Departemen Perhubungan melalui Pusdiklat Perla.
10.
Menyusun dan melaksanakan Program Penerimaan Calon Taruna dan Wisuda.
11. Melaksanakan kegiatan dibidang aplikasi akademik dalam rangka turut membantu memecahkan masalah yang dihadapi masyarakat dan pembangunan khususnya dibidang kemaritiman.
12. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh direktur.
13. Dalam melaksanakan tugasnya, Pudir I dibantu oleh 4 (empat) orang staf inti, yaitu : 13.1 Kepala Bagian Administrasi Akademi dan Kependidikan (BAAK).
13.2 Kepala Program Studi/Jurusan (Nautika, Teknika dan KPN).
NAMA JABATAN : KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMI DAN KEPENDIDIKAN (BAAK)
Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur I dalam melaksanakan program kerja.
2. Penanggungjawab terselenggaranya sistem Akademik dan Pengarsipan bidang Akademik.
Wewenang
1. Menyiapkan program tahunan/kalender akademik
2. Menyelenggarakan sistem administrasi dan ketatausahaan akademik.
Tanggungjawab
1. Terselenggaranya administrasi dan tugas-tugas ketatausahaan akademik dengan baik, tertib dan terpelihara.
2. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur Bidang Akademik (Pudir I).
19
Tugas Pokok
1. Menyusun, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi Program Tahunan/Kalender Akademik.
2. Menyusun program penerimaan Taruna Baru dan Wisuda.
3. Mempersiapkan konsep, jadwal perkuliahan atas usulan Kepala Program Studi/Kepala Jurusan.
4. Mempersiapkan kelengkapan administrasi Akademik, antara lain meliputi: Daftar Hadir Dosen/Instruktur, Daftar Absensi Taruna, KRS, KKS, Daftar Nilai dan Administrasi Nilai. 5. Memberi pelayanan informasi kepada Taruna yang berhubungan dengan administrasi
akademik.
6. Melaksanakan pembuatan Transkip Akademik dan Ijazah/Sertifikat. 7. Mempersiapkan kartu peserta ujian (UTS dan UAS).
8. Menyusun Laporan Kegiatan Bidang Pudir I yang meliputi: Bagian Administrasi Akademik dan Ketarunaan serta para Kepala Program Studi/Jurusan.
9. Melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan oleh Pudir I.
10. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala BAAK dibantu oleh staff Bagian Administrasi Akademik dan Kependidikan.
NAMA JABATAN : KETUA PROGRAM STUDI TEKNIKA / NAUTIKA / KETATALAKSANAAN PELAYARAN NIAGA (KPN)
Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur I dalam melaksanakan Program Kerja.
2. Penanggungjawab dalam pelaksanaan proses belajar mengajar (PBM) sesuai dengan bidang Program Studi/Jurusannya masing-masing.
Wewenang
1. Menyusun jadwal kuliah setiap Semester. 2. Mengevaluasi kehadiran Taruna dan Dosen
Tanggungjawab
1. Proses belajar-mengajar berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan jadwal. 2. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur Bidang
Akademik (Pudir I).
Tugas Pokok
1. Melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran sesuai dengan Program Studi /Jurusan masing-masing (Nautika, Teknika dan Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga).
2. Memantau pelaksanaan Program Penelitian Bidang Kemaritiman.
3. Melaksanakan pembinaan profesi kualitas Civitas Academica terutama Tenaga Pengajar.
4. Menyiapkan rencana jadwal kuliah setiap awal semester disampaikan kepada Kepala BAAK untuk disahkan Direktur melalui Pembantu Direktur I.
5. Menyiapkan daftar dan mengevaluasi kehadiran Taruna dan Dosen dalam Proses Belajar Mengajar (PBM).
6. Melaksanakan pendataan, pengarsipan data PBM Taruna dan Dosen/Instruktur. 7. Menyiapkan peralatan/perlengkapan untuk Proses Belajar Mengajar(PBM). 8. Menyiapkan dan melaksanakan pengajuan Kartu Rencana Studi (KRS) Taruna. 9. Menyiapkan Kartu Ujian Tengah Semester (UTS) dan (UAS).
10. Mengurus penyelenggaraan kegiatan Seminar, Loka karya, Stadium General dan yang sejenisnya.
11. Menyiapkan soal-soal ujian UTS dan UAS.
12. Mendistribusikan lembar jawaban UTS dan UAS kepada Dosen. 13. Menerima Daftar Nilai dari Dosen untuk diteruskan kepada BAAK. 14. Membuat Kartu Hasil Studi (KHS) atau Transkip Nilai Semester.
20
16. Membuat laporan kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM) setiap akhir Semester. 17. Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan oleh Pembantu Direktur I.
18. Dalam menjalankan tugasnya Ka.Prodi/Jurusan dibantu oleh sekertaris Ka. Prodi/Jurusan.
NAMA JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN UJIAN KEAHLIAN PELAUT (UKP) Fungsi
1. Membantu Kepala BAAK dalam melaksanakan tugas pekerjaan Ujian Keahlian Pelaut (UKP) Pra dan Pasca.
2. Membantu Kepala BAAK dalam melaksanakan tugas terselenggaranya Administrasi dan Kelengkapan semua persyaratan UKP.
Wewenang
--
Tanggungjawab
1. Tugas pokok pelaksanaan UKP terselenggara dengan baik, tepat waktu dan lancar sesuai jadwal.
2. Kelengkapan administrasi dan persyaratan UKP terselenggara dengan baik dan lengkap.
3. Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada kepala BAAK
Tugas Pokok
1. Melaksanakan tugas pekerjaan menyiapkan persyaratan UKP.
2. Melaksanakan tugas pekerjaan menyusun jadwal UKP disesuaikan dengan program DPKP PPSDM Dirjenla.
3. Menyiapkan daftar nama Taruna yang telah memenuhi syarat dan berhak mengikuti UKP.
4. Menyiapkan daftar Taruna untuk diusulkan mengikuti UKP. 5. Membuat laporan Taruna yang telah mengikuti UKP.
6. Melaksanakan tugas-tugas pekerjaan yang diberikan oleh Kepala BAAK.
NAMA JABATAN : KEPALA LABORATORIUM NAVIGASI DAN BAHARI Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur I dalam melaksanakan Program Kerja.
2. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan Praktek & Bahari serta pemeliharaan peralatan yang ada di Laboratorium Navigasi & Bahari.
Wewenang
1. Mengatur dan melaksanakan kegiatan praktek Laboratorium Navigasi & Bahari.
2. Memelihara dan mengusulkan kelengkapan peralatan Praktek Laboratorium Navigasi & Bahari.
Tanggungjawab
1. Kegiatan praktek di Laboratorium Navigasi & Bahari terselenggara dengan baik dan peralatan terpelihara.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada Ka. Prodi Nautika.
Tugas Pokok
1. Mempersiapkan jadwal praktek, meliputi: Waktu, Peserta Materi, Tempat dan Pembimbing.
2. Menyiapkan materi pelatihan praktek.
3. Merawat dan mengawasi keamanan peralatan yang ada di laboratorium Navigasi & Bahari.
21
4. Melaksanakan pelatihan praktek.
5. Melaksanakan pengujian dan penilaian praktek.
6. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Laboratorium Navigasi & Bahari secara berkala (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan)
7. Melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan oleh Kepala Program Studi Nautika.
NAMA JABATAN : KEPALA LABORATORIUM BENGKEL Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur I dalam melaksanakan Program Kerja.
2. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan Praktek Perbengkelan dan Pemeliharaan Peralatan yang ada di Laboratorium Bengkel
Wewenang
1. Mengatur dan melaksanakan kegiatan praktek Laboratorium Bengkel. 2. Memelihara dan mengusulkan kelengkapan peralatan Praktek Bengkel.
Tanggungjawab
1. Kegiatan praktek di Laboratorium Bengkel terselenggara dengan baik dan peralatan terpelihara.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada Ka. Prodi Teknika.
Tugas Pokok
1. Mempersiapkan jadwal praktek, meliputi: Waktu, Peserta Materi, Tempat dan Pembimbing.
2. Menyiapkan materi pelatihan praktek.
3. Merawat dan mengawasi keamanan peralatan yang ada di laboratorium Bengkel. 4. Melaksanakan pelatihan praktek.
5. Melaksanakan pengujian dan penilaian praktek.
6. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Laboratorium Bengkel secara berkala (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan)
7. Melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan oleh Kepala Program Studi Teknika. 8. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Laboratorium Bengkel dibantu oleh para
Instruktur Perbengkelan.
NAMA JABATAN : STAFF BAGIAN ADMINISTRASI PROGRAM DAN EVALUASI Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur I dalam melaksanakan Program Kerja.
2. Pembantu pelaksana tugas-tugas pekerjaan Administrasi pada Bagian Administrasi Akademik.
Wewenang Tanggungjawab
1. Tugas pekerjaan Administarsi pada Bagian Administrasi Akademik terlaksana dengan baik, tertib, rapih dan lancar.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik & Kependidikan masing-masing dilingkungan BAAK.
Tugas Pokok
1. Melaksanakan tugas pekerjaan ketatausahaan, antara lain meliputi: agendaris, expedisi dan arsiparis dilingkungan BAAK.
2. Melaksanakan tugas pengetikan dilingkungan Bagian Administrasi Akademik dan Kependidikan.
22
3. Membantu pelaksanaan tugas pelayanan dilingkungan Bagian Administrasi Akademik dan Kependidikan (BAAK) kepada Taruna maupun Alumni yang memerlukan pelayanan dari bagian Administrasi Akademik dan Ketarunaan.
4. Melaksanakan tugas-tugas pekerjaan lainnya yang diberikan oleh atasan dilingkungan BAAK.
NAMA JABATAN : KEPALA LEMBAGA PENELITIAN dan PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LPPM)
BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Fungsi
Penanggungjawab terselenggaranya Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dalam Ilmu Pengetahuan dan Kemasyarakatan serta Pengembangan Kelembagaan.
Wewenang
1. Menyusun dan melaksanakan program perencanaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dalam Ilmu Pengetahuan serta Pengembangan Kelembagaan serta mempersiapkan tenaga ahli penelitian sesuai dengan Bidang yang ditelitinya.
2. Mengadakan hubungan kerjasama dengan pihak-pihak terkait baik Instansi maupun Asosiasi Profesi untuk pelaksanaan program penelitian.
Tanggungjawab
1. Terlaksananya Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dalam Ilmu Pengetahuan serta Pengembangan Kelembagaan.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur I.
Tugas Pokok
1. Menyusun dan melaksanakan Program/Rencana Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dalam ilmu pengetahuan serta pengembangan kelembagaan.
2. Mempersiapkan dan membina Tenaga Peneliti & Pengabdi kepada Masyarakat.
3. Memberikan saran-saran kepada Direktur, diminta atau tidak untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan kelembagaan.
4. Membuat laporan secara berkala (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan) tentang pelaksanaan tugas Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dan pengembangan kelembagaan sebagai bahan laporan Direktur.
5. Melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan oleh Pembantu Direktur I.
6. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dibantu oleh Sekretaris LPPM dan tenaga-tenaga peneliti.
NAMA JABATAN : KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Fungsi
Penanggungjawab pelaksanaan tugas kegiatan Laboratorium dan Perpustakaan.
Wewenang
1. Mengkoordinasikan kegiatan pemanfaatan fasilitas Laboratorium dan Perpustakaan. 2. Mengupayakan kelengkapan dan kesempurnaan fasilitas Laboratorium dan Perpustakaan.
Tanggungjawab
1. Terlaksananya penggunaan Laboratorium dan pelayanan perpustakaan secara maksimal.
23
Tugas Pokok
1. Menyiapkan fasilitas peralatan laboratorium dan perpustakaan. 2. Merencanakan lay out ruangan laboratorium dan perpustakaan.
3. Melaksanakan perawatan dan pemeliharaan fasilitas Laboratorium dan Perpustakaan. 4. Menyusun laporan secara berkala (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan)
kegiatan laboratorium dan perpustakaan sebagai bahan laporan umum kegiatan Direktur.
5. Melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan oleh Pembantu Direktur I. 6. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh 3 (tiga) orang staff, yaitu :
6.1 Kepala Perpustakaan
6.2 Kepala Laboratorium Bahasa 6.3 Kepala Laboratorium Komputer.
NAMA JABATAN : KEPALA PERPUSTAKAAN Fungsi
1. Membantu Kepala UPT dalam melaksanakan program kerja.
2. Penyelenggara, pembina perpustakaan dan pustaka ilmiah guna menunjang program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta pembinaan Civitas Academica.
Wewenang
Menyusun dan melaksanakan program pembinaan dan pengembangan perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tanggungjawab
1. Pengelolaan Perpustakaan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Perpustakaan bertanggungjawab kepada Kepala Unit Pelaksanaan Teknis (UPT).
Tugas Pokok
1. Menyusun, menyiapkan dan mengkoordinasikan rencana peningkatan mutu akademik ditinjau dari segi mutu
2. Mengadakan penilaian dan pengawasan terhadap pelaksanaan teknis perpustakaan serta memberikan bantuan dan bimbingan teknis pencarian dan pemanfaatan referensi. 3. Menyiapkan dan mengolah jumlah dan mutu judul referensi.
4. Melaksanakan pencatatan sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku. 5. Melaksanakan pengolahan dan pendataan buku perpustakaan.
6. Melaksanakan pencatatan buku baru baik dari hasil pembelian, sumbangan dari pihak lain maupun taruna.
7. Menyiapkan dan mengolah jumlah dan mutu judul referensi.
8. Menyusun laporan secara berkala (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan) tentang perkembangan perpustakaan, sebagai bahan Laporan ke Direktur.
9. Melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan oleh Kepala UPT.
10. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang staff dan bertugas untuk membantu Kepala Perpustakaan dalam urusan Umum, Pengelolaan Perpustakaan, Sirkulasi dan Pengajuan Pengadaan Inventaris Perpustakaan
NAMA JABATAN : KEPALA LABORATORIUM BAHASA Fungsi
1. Membantu Kepala UPT dalam melaksanakan program kerja.
2. Penanggungjawab terselenggaranya proses belajar mengajar dibidang laboratorium bahasa.
24
Wewenang
1. Menyusun program pembinaan dan pengembangan laboratorium bahasa. 2. Menjaga serta memelihara perlengkapan yang ada di laboratorium bahasa.
Tanggungjawab
1. Terlaksananya program pembinaan dan pengembangan laboratorium bahasa dengan baik.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Laboratorium Bahasa bertanggungjawab kepada Kepala Unit Pelaksanaan Teknis (UPT).
Tugas Pokok
1. Mempersiapkan materi teori dan praktek bahasa.
2. Mempersiapkan peralatan kegiatan praktek laboratorium bahasa.
3. Melaksanakan dan mengawasi perlengkapan yang ada di laboratorium bahasa. 4. Merawat dan mengawasi perlengkapan yang ada di laboratorium bahasa. 5. Melaksanakan proses belajar mengajar di laboratorium bahasa.
6. Melaksanakan pengujian baik teori maupun praktek serta menilai hasilnya. 7. Melaksanakan administrasi laboratorium bahasa.
8. Menyusun laporan secara berkala (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan) hasil kegiatan laboratorium bahasa sebagai bahan Laporan Direktur.
9. Melaksanakan tugas pekerjaan yang diberikan oleh Kepala UPT
NAMA JABATAN : KEPALA LABORATORIUM KOMPUTER Fungsi
1. Membantu Kepala UPT dalam melaksanakan program kerja.
2. Penanggungjawab terselenggaranya proses belajar mengajar dibidang laboratorium komputer.
Wewenang
1. Menyusun program pembinaan dan pengembangan laboratorium komputer. 2. Menjaga serta memelihara perlengkapan yang ada di laboratorium komputer.
Tanggungjawab
1. Terlaksananya program pembinaan dan pengembangan laboratorium komputer dengan baik.
2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Laboratorium Komputer bertanggungjawab kepada Kepala Unit Pelaksanaan Teknis (UPT).
Tugas Pokok
1. Mempersiapkan materi teori dan praktek komputer.
2. Mempersiapkan peralatan kegiatan praktek laboratorium komputer.
3. Melaksanakan dan mengawasi tata tertib kegiatan praktek laboratorium komputer. 4. Merawat dan mengawasi perlengkapan yang ada di laboratorium komputer. 5. Melaksanakan proses belajar mengajar di laboratorium komputer.
6. Melaksanakan pengujian baik teori maupun praktek serta menilai hasilnya. 7. Melaksanakan administrasi laboratorium komputer.
8. Menyusun laporan secara berkala (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan) hasil kegiatan Laboratorium Komputer sebagai bahan Laporan Direktur.
25
NAMA JABATAN : PEMBANTU DIREKTUR II
BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI PEMBANTU DIREKTUR II
(Bidang Administrasi Umum, Personalia, Keuangan dan Sarana Prasarana) Fungsi
1. Membantu Direktur dalam melaksanakan program kerja.
2. Penanggungjawab pelaksanaan tugas-tugas Bidang Administrasi Umum, Kepegawaian, Kerumahtanggaan, Keuangan dan Sarana Prasarana.
Wewenang
Menyusun dan mengawasi pelaksanaan program-program dalam pengelolaan Administrasi Umum, Pembinaan Kepegawaian, Penerapan Sistem Kerumahtanggaan, Keuangan dan Sarana Prasarana.
Tanggungjawab
1. TerlaksananyapengelolaanAdministrasiUmum, Pembinaan Kepegawaian, Penerapan Sistem Kerumahtanggaan, Keuangan dan Sarana Prasarana dengan baik, tertib dan aman sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku.
2. Dalam mejalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Direktur.
Tugas Pokok
1. Merencanakan dan mengelola Anggaran Pendapatan dan Belanja Akademi.
2. Menyiapkan, mengevaluasi, menyempurnakan secara terus menerus Job Description sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan.
3. Membina pegawai dan kesejahteraannya.
4. Mengurus kerumahtanggaan dan fasilitas alat-alat kantor. 5. Mengelola Administrasi Umum dan Keuangan.
6. Menyusun laporan keuangan setiap periode (bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan) untuk laporan Pertanggungjawaban Direktur Kepada Yayasan Nala.
7. Membimbing dan membina Staff dan Pegawai di Lingkungan Pudir II. 8. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh 4 (empat) orang staff, yaitu :
a. Kabag. Keuangan/ Bendahara b. Ka. BAU
c. Ka. Personalia
d. Ka. Sarana Prasarana
NAMA JABATAN : KA. BAGIAN ADMINISTRASI UMUM Fungsi
Membantu Pembantu Direktur II dalam melaksanakan Tugas Pekerjaan Administrasi Umum.
Wewenang Tanggungjawab
1. Tugas pekerjaan Administrasi Umum terlaksana dengan tertib, rapih dan teratur. 2. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur II.
Tugas Pokok
1. Melaksanakan tugas pekerjaan ketatausahaan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya, antara lain meliputi: agendaris, expedisi dan arsiparis.
2. Melaksanakan tugas penyelia format surat dinas sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sebelum ke Direktur untuk ditandatangani.
3. Mengadakan dan menyediakan kebutuhan sarana dan prasarana kampus dan perkuliahan.
4. Merawat dan menginventarisir sarana dan prasarana.
5. Mengadakan barang-barang kebutuhan kantor dan kelas sesuai dengan permohonan dan permintaan.
26
6. Memperbaiki/servis barang-barang sarana dan prasarana (AC, mesin fotokopi, dll.).
7. Membuat inventarisasi barang-barang sarana dan prasarana.
NAMA JABATAN : STAF ADMINISTRASI UMUM Fungsi
Membantu Ka. Bagian Administrasi Umum dalam melaksanakan Tugas Pekerjaan Administrasi Umum.
Wewenang Tanggungjawab
1. Tugas pekerjaan Administrasi Umum terlaksana dengan tertib, rapih dan teratur. 2. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur II.
Tugas Pokok
1. Membuat dan mendokumentasikan pekerjaan ketatausahaan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya, antara lain meliputi: agendaris, expedisi dan arsiparis.
2. Membuat dan mendokumentasikan surat dinas sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sebelum ke Direktur untuk ditandatangani.
3. Membuat dan mendokumentasikan kebutuhan sarana dan prasarana kampus dan perkuliahan.
NAMA JABATAN : KEPALA BAGIAN KEUANGAN / BENDAHARA Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur II dalam melaksanakan Program Kerja. 2. Pembantu pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan pada Bagian Keuangan.
Wewenang Tanggungjawab
1. Tugas pekerjaan pada Sub Bagian Keuangan terlaksana dengan tertib, rapih dan teratur.
2. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada PUDIR II.
Tugas Pokok
1. Menyajikan Laporan berdasarkan Program Kerja dan Rencana Anggaran (Prokera) Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.
2. Melaksanakan Kewajiban Perpajakan Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya. 3. Melakukan pembayaran.
4. Membuat laporan keuangan setiap bulan dan dilaporkan ke Yayasan Nala. 5. Mengajukan dukungan anggaran setiap bulan berjalan ke Yayasan Nala. 6. Membuat laporan pelaksanaan, realisasi penggunaan anggaran.
7. Melaksanakan tugas-tugas pekerjaan lainnya yang diberikan oleh PUDIR II.
NAMA JABATAN : STAF BAGIAN KEUANGAN Fungsi
1. Membantu bendahara melakukan pembayaran tunai.
2. Membantu bendahara melakukan pencatatan dalam buku kas. 3. Membantu bendahara melakukan penerimaan tunai.
Wewenang Tanggungjawab
1. Tugas pekerjaan pada Sub Bagian Keuangan terlaksana dengan tertib, rapih dan teratur.
2. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Keuangan/Bendahara.
27
Tugas Pokok
1. Melaksanakan tugas pekerjaan administrasi Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya, antara lain meliputi: agendaris, expedisi dan arsiparis.
2. Melaksanakan tugas pengetikan pada Sub Keuangan.
3. Membantu pelaksanaan tugas-tugas pelayanan kepada Taruna, Pegawai dan Dosen yang memerlukan pelayanan bidang Keuangan.
4. Melaksanakan tugas-tugas pekerjaan lainnya yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian Keuangan.
5. Membuat laporan keuangan penggunaan keuangan sesuai dengan permintaan/ pembelian.
6. Membuat laporan piutang taruna.
NAMA JABATAN : KEPALA BAGIAN PERSONALIA Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur II dalam melaksanakan Program Kerja
2. Membantu pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan pada Bagian Administrasi dan Pembinaan Kepegawaian.
Wewenang Tanggungjawab
1. Tugas pekerjaan pada bagian administrasi kepegawaian terlaksana dengan tertib, rapih dan teratur.
2. Tugas Pekerjaan Pembinaan Kepegawaian mencapai Kualitas dan Kinerja Maksimal. 3. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Pudir II.
Tugas Pokok
1. Melaksanakan rekrutmen pegawai dan dosen;
2. Melaksanakan tugas pengetikan pada Bagian Administrasi Kepegawaian; 3. Melaksanakan Pembinaan Pegawai, antara lain :
a. Evaluasi dan analisa formasi pegawai.
b. Evaluasi dan pengawasan Persediaan Pegawai (Bezeting) pegawai. c. Perencanaan peningkatan kualitas pegawai.
d. Evaluasi dan pengawasan kinerja pegawai.
e. Mengawasi, mengevalusi dan menganalisa disiplin pegawai. 4. Melaksanakan administrasi bidang kepegawaian, meliputi :
a. Mengarsipkan dokumen pegawai. b. Menyusun daftar pegawai.
c. Menghitung gaji pegawai / dosen.
5. Melaksanakan dan mengajukan permohonan untuk kenaikan pangkat/ golongan pegawai dan dosen.
NAMA JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN SARANA DAN PRASARANA Fungsi
1. Membantu Kepala Bagian Administrasi Umum dalam melaksanakan Program Kerja. 2. Pembantu pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan pada Sub Bagian Sarana dan prasarana
(Sarpras).
Wewenang Tanggungjawab
1. Tugas pekerjaan pada Sub Bagian Sarpras terlaksana dengan tertib, rapih dan teratur. 2. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur II.
Tugas Pokok
1. Melaksanakan tugas pekerjaan administrasi antara lain meliputi: agendaris, expedisi dan arsiparis pada Sub Bagian Rumah Tangga.
28
2. Melaksanakan tugas menginvetarisir semua barang-barang yang ada di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.
3. Membantu pelaksanaan tugas-tugas pelayanan pada Sub Bagian Sarpras kepada Taruna, Pegawai dan Dosen yang memerlukan pelayanan bidang Sarpras.
4. Mengajukan permohonan permintaan barang-barang kebutuhan kantor, kelas dan laboratorium yang diajukan dari departemen kerja yang membutuhkan.
5. Mengadakan permintaan barang-barang kebutuhan kantor, kelas dan laboratorium yang diajukan dari departemen kerja yang membutuhkan dan sudah disetujui oleh Direktur.
6. Melaksanakan tugas-tugas pekerjaan lainnya yang diberikan oleh Pudir II.
NAMA JABATAN : STAF BAGIAN SARANA DAN PRASARANA Fungsi
1. Membantu Kepala Bagian Administrasi Umum dalam melaksanakan Program Kerja. 2. Pembantu pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan pada Sub Bagian Sarpras.
Wewenang Tanggungjawab
1. Membantu pekerjaan pada Staf Bagian Sarpras terlaksana dengan tertib, rapih dan teratur.
2. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Sarpras.
Tugas Pokok
1. Membantu melaksanakan tugas pekerjaan administrasi antara lain meliputi: agendaris, expedisi dan arsiparis pada Sub Bagian Rumah Tangga.
2. Membantu melaksanakan tugas menginvetarisir semua barang-barang yang ada di Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.
3. Membantu pelaksanaan tugas-tugas pelayanan pada Sub Bagian Sarpras kepada Taruna, Pegawai dan Dosen yang memerlukan pelayanan bidang Sarpras.
4. Memelihara semua sarana prasarana yang ada di kelas, kantor dan laboratorium. 5. Melaksanakan tugas-tugas pekerjaan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian
Sarpras.
NAMA JABATAN : OFFICE BOY
Fungsi
Membantu Sub Bagian Sarpras dalam melaksanakan program kerja dibidang Kebersihan.
Wewenang Tanggungjawab
1. Dalam menjalankan tugas sehari-hari harus sesuai dengan jadwal.
2. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur II.
Tugas Pokok
1. Melaksanakan kebersihan lingkungan Kampus Akademi Maritim Nasional Jakarta Raya.
2. Membersihkan semua ruangan yang berada dilingkungan kampus.
3. Memberikan laporan pekerjaan yang tertulis dan dicatat dalam buku harian. 4. Membantu pelaksanaan tugas sehari-hari Sub Bagian Sarpras.
NAMA JABATAN : PEMBANTU DIREKTUR III
BAGAN KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI PEMBANTU DIREKTUR III Fungsi
29
2. Penanggungjawab pelaksana tugas bidang Pembinaan Taruna baik Fisik maupun Mental Spiritual melalui kegiatan Extra Kurikuler serta pengabdian kepada masyarakat
Wewenang
1. Menyusun program-program pembinaan Taruna, antara lain: Kegiatan Fisik dan Mental Spiritual.
2. Menyusun rencana kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Tanggungjawab
1. Terlaksananya dengan baik pelaksanaan tugas-tugas : a. Pembinaan kepada Taruna.
b. Penyaluran praktek kerja lapangan bagi Taruna. c. Penyaluran tenaga kerja para lulusan/alumni. d. Pengabdian kepada masyarakat
2. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada Direktur.
Tugas Pokok
1. Merencanakan pelaksanaan pembinaan kepada taruna.
2. Menyelenggarakan usaha kesejahteraan Taruna serta usaha bimbingan dan penyuluhan bagi Taruna.
3. Membina dan mengelola sarana ketarunaan.
4. Menciptakan iklim pendidikan yang baik didalam kampus dan membantu pelaksanaan program pembinaan, pemeliharaan, kesatuan dan persatuan.
5. Menciptakan kerjasama dengan semua pihak, khususnya dengan Perguruan Tinggi Negeri sebagai Mitra Perguruan Tinggi Swasta sebagaimana Mitra dalam usaha Ketarunaan.
6. Membina dan mengembangkan potensi alumni.
7. Melaksanakan kegiatan dibidang pengabdian kepada masyarakat.
NAMA JABATAN : SEKRETARIS PUDIR III Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur III dalam melaksanakan program kerja.
2. Pembantu pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan pada Bidang Administrasi dan Pembinaan Ketarunaan.
Wewenang
1. Mewakili Pudir III jika diminta untuk menghadiri rapat
2. Memberikan nasehat kepada taruna tentang aturan ketarunaan.
Tanggungjawab
1. Tugas-tugas pekerjaan Administrasi dan Pembinaan Ketarunaan terlaksana dengan baik, tertib, rapih teratur dan aman.
2. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada Pimpinan dilingkungan Pudir III (Sekretaris Administrasi Ketaruaan dan PPMMD Ketarunaan).
Tugas Pokok
1. Melaksanakan tugas pekerjaan administrasi antara lain meliputi : agendaris, arsiparis pada Bidang Administrasi dan Pembinaan Ketarunaan di Pudir III.
2. Melaksanakan tugas pengetikan pada Bidang Administrasi dan Pembinaan Ketarunaan. 3. Membantu pelaksanaan tugas-tugas pelayanan Administrasi dan Informasi kepada
Taruna, Lulusan dan Pembinaan Ketarunaan.
4. Melaksanakan tugas-tugas pekerjaan yang diberikan oleh Pimpinan dilingkungan Pembinaan Ketarunaan (Pudir III)
30
NAMA JABATAN : KABAG PRADA/PRALA Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur III dalam melaksanakan program Prada/Prala bagi Taruna Tingkat III atau Semester 5 dan 6.
2. Penanggungjawab terselenggaranya penyaluran Prada/Prala bagi Taruna Tingkat III atau Semester 5 dan 6 yang akan melaksanakan Prada/Prala.
Wewenang
1. Menyusun penyaluran program Prada/Prala kepada Instansi/Perusahaan terkait.
2. Membimbing dan mengawasi para Taruna yang sedang melaksanakan Prada/Prala dan penyusunan laporan.
Tanggungjawab
1. Terlaksananya program Prada/Prala dengan baik dan tepat waktu. 2. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada Pudir III
Tugas Pokok
1. Menjalin hubungan kerjasama dengan Instansi/Perusahaan secara terus menerus dan berkesinambungan untuk mendapatkan informasi khususnya mengenai informasi pekerjaan, kesempatan praktek kerja baik dikapal maupun dikantor.
2. Menerima Data Taruna yang akan melaksanakan Prada/Prala. 3. Menyusun Data taruna untuk alokasi penempatan Prada/Prala.
4. Memeriksa dan meneliti persyaratan kelengkapan Prada/Prala baik dokumen maupun keuangan.
5. Memberi pengarahan sebagai pembekalan kepada Taruna sebelum melaksanakan Prada/Prala.
6. Menyalurkan Taruna yang akan melaksanakan Prada/Prala kepada Instansi/Perusahaan yang bersedia menerimanya sesuai dengan kebutuhan.
7. Mendata keberadaan Taruna yang sedang melaksanakan Prada/Prala.
8. Memeriksa Taruna yang sedang melaksanakan Prada/Prala hubungannya dengan jadwal waktu naik dan turun kapal.
9. Membimbing dan memeriksa penyusunan laporan pelaksanaan Prada/Prala. 10. Membuat laporan setiap angkatan pelaksanaan Prada/Prala.
NAMA JABATAN : PASUHTAR Fungsi
1. Membantu Pembantu Direktur III dalam melaksanakan program kerja.
2. Penanggungjawab pelaksana dalam bidang Pembinaan Mental, Moral dan Disiplin Taruna.
Wewenang
Membuat rencana kerja dalam bidang pembinaan mental, moral dan disiplin taruna
Tanggungjawab
1. Bertanggungjawab terlaksananya pembinaan mental, moral dan disiplin taruna. 2. Bertanggungjawab kepada Pembantu Direktur III dibawah Koordinasi Sekretaris
Administrasi Ketarunaan.
Tugas Pokok
1. Melaksanakan pembinaan mental, moral dan disiplin taruna. 2. Melaksanakan pengawasan penerapan disiplin taruna. 3. Menyelenggarakan kegiatan pelatihan.
4. Membantu tugas lain yang ditugaskan oleh dan bertanggungjawab kepada Sekretaris Adminstrasi Ketarunaan.
Jakarta, 17 Januari 2019 Akademi Maritim Nasional
Jakarta Raya Direktur,
