4 PEMBAHASAN
4.3 Satelit Farmasi Pusat
Satelit Farmasi Pusat melaksanakan pelayanan kefarmasian selama 24 jam pada hari Senin hingga Minggu yang masing-masing terbagi ke dalam tiga shift kerja. Shift pertama dilakukan pada pukul 08.00 – 14.30 WIB, shift kedua dilakukan pada pukul 14.00 – 21.00 WIB dan shift ketiga dilakukan pada pukul 21.00 – 08.00 WIB. Sumber daya manusia di Satelit Farmasi Pusat terdiri dari 1 Apoteker, 9 Asisten Apoteker, dan 2 juru resep dengan pembagian dalam satu shift adalah 2 Asisten Apoteker dan 1 juru resep untuk shift pagi dan sore. Sementara untuk shift malam, terdapat 2 Asisten Apoteker yang bertugas.
53
Satelit ini melayani pasien kredit / jaminan berupa pasien Jamkesmas, Jamkesda, KJS Dinkes DKI Jakarta, Jampeltas, Jampersal dan jaminan perusahaan dan pasien cash. Resep yang dilayani meliputi pasien rawat inap yang tidak memiliki satelit farmasi ataupun satelit farmasi yang tidak buka 24 jam dan juga resep pasien rawat jalan dari beberapa poliklinik. Resep rawat inap yang dilayani berasal dari rawat inap Bedah Anak (BCH), Paviliun Tumbuh Kembang (PTK), Perinatalogi (PICU dan NICU), Unit Luka Bakar (ULB), Psikiatri (PKL, PKW, PKA) dan Pelayanan Jantung Terpadu (pada shift kedua dan ketiga). Resep pasien rawat jalan yang dilayani berasal dari Poliklinik Hemodialisa (pasien HD yang menggunakan cairan dianeal), poliklinik bedah (bedah tumor, bedah toraks, dan bedah digestif), poliklinik hematologi-onkologi (anak dan dewasa) dan poliklinik thalasemia.
Pengelolaan perbekalan farmasi di Satelit Farmasi Pusat dilakukan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, serta pendistribusian. Perencanaan perbekalan farmasi Satelit Farmasi Pusat ke Gudang Pusat dilakukan dua kali dalam satu tahun dan dilihat berdasarkan pemeriksaan pada kartu stok dan banyaknya kebutuhan perbekalan farmasi dan resep di Satelit Farmasi Pusat. Pada proses pengadaan, dilakukan defekta secara online 2 kali dalam seminggu, yaitu pada hari Senin dan Kamis. Petugas akan melakukan defekta ke Gudang Pusat secara online. Selanjutnya, petugas gudang memeriksa ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan permintaan. Petugas Satelit Farmasi Pusat akan datang ke Gudang Pusat untuk melakukan penerimaan perbekalan farmasi. Setelah melakukan pengecekan terhadap kesesuaian jenis dan jumlah barang yang diminta dengan yang diberikan pihak gudang, petugas Satelit Farmasi Pusat akan menandatangani fomulir defekta barang. Selanjutnya, petugas Satelit Farmasi akan mencatat jumlah barang yang diterima pada kartu stok barang di satelit dan menyusun perbekalan farmasi di tempat yang telah disediakan. Beberapa jenis perbekalan farmasi disimpan di lemari terpisah sebagai buffer stock.
Selain melaksanakan defekta secara rutin, Satelit Farmasi Pusat juga melaksanakan defekta cito saat stok kosong atau terdapat permintaan perbekalan farmasi yang tidak terduga. Petugas tetap melakukan defekta secara online dan
akan datang langsung ke gudang mengambil obat atau alat kesehatan yang dibutuhkan.
Penyimpanan perbekalan farmasi di satelit pusat disusun secara alfabetis dengan sistem First Expired First Out (FEFO) atau First In First Out (FIFO) dengan pemantauan suhu ruang penyimpanan adalah 15-25oC dilakukan satu kali sehari. Perbekalan farmasi disusun menurut jenisnya, yaitu obat, alat kesehatan dan B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun).
Penyimpanan obat disusun sesuai dengan bentuk sediaan, obat generik ataupun obat nama dagang. Bentuk sediaan yang ada di Satelit Farmasi Pusat antara lain oral, injeksi, cairan infus, sirup/drop serta obat luar. Di Satelit Farmasi Pusat terdapat obat-obat dengan penyimpanan khusus meliputi :
1) Termolabil, disimpan dalam lemari pendingin dengan suhu 2°-8° C. Kualitas perbekalan farmasi yang disimpan harus selalu dijaga melalui pengecekan lemari pendingin sebanyak tiga kali sehari
2) Obat sitostatika, ditempel stiker ungu untuk obat kanker
3) High Alert, di lemari berbeda yang dibatasi dengan lakban merah dan ditempeli stiker High Alert hingga kemasan primer obat
4) Narkotika, di dalam lemari kayu khusus terdiri dari 2 sekat dengan kunci ganda
5) Psikotropika, di dalam lemari kayu khusus 6) Sediaan nutrisi
7) Obat ASKES
Berbeda dengan obat, penyimpanan alat kesehatan dilakukan berdasarkan jenis dan fungsinya. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan proses penyiapan alat kesehatan. Penyimpanan B3 dilakukan dalam lemari tahan api. Selain itu, terdapat pelabelan khusus untuk perbekalan farmasi di Satelit Farmasi Pusat antara lain pelabelan obat-obat LASA dan obat yang mendekati tanggal kadarluasa. Obat-obat LASA (Look Alike Sound Alike) disimpan dengan ketentuan yang berlaku yakni dengan tidak meletakkan dua jenis obat yang tergolong LASA secara berdampingan dan terdapat stiker LASA berwarna hijau yang ditempelkan pada wadah penyimpanan obat. Untuk obat-obat yang
55
mendekati tanggal kadaluarsa dimasukkan ke dalam plastik obat berwarna kuning dan diberi label warna kuning dengan mencantumkan bulan dan tahun kadaluarsa obat tersebut.
Pendistribusian perbekalan farmasi yang dilakukan di Satelit Farmasi Pusat menggunakan sistem distribusi peresepan individual. Resep yang diterima oleh Satelit Farmasi Pusat terdiri dari resep manual dan resep online. Resep online diperoleh dari rawat inap Bedah Anak (BCH), Unit Luka Bakar (ULB) dan Psikiatri (PKL, PKW, PKA). Resep manual diperoleh dari Paviliun Tumbuh Kembang (PTK), Perinatalogi (PICU dan NICU) dan Pelayanan Jantung Terpadu (pada shift kedua dan ketiga). Perbekalan farmasi yang telah disiapkan akan diambil oleh petugas dari masing-masing unit kerja.
Berikut jadwal pengambilan perbekalan farmasi yang diterima oleh Satelit Farmasi Pusat :
Tabel 4.2 Jadwal Pengambilan Perbekalan Farmasi di Satelit Farmasi Pusat Jam Resep Datang Perbekalan FarmasiJam Pengambilan
≤ 09.00 11.00
15.00 (untuk Psikiatri dan Unit Luka Bakar)
> 09.00 19.00
19.00 09.00
Resep Cito < 15 menit
Khusus obat kemoterapi, pasien akan menerima bon penitipan obat dan pasien akan mendapatkan obat pada hari dilakukannya kemoterapi. Obat kemoterapi akan disiapkan dan dikirim oleh petugas Satelit Farmasi Pusat ke unit produksi tempat dilakukannya dispensing obat kemoterapi, sebelum tindakan kemoterapi yang telah dijadwalkan.
Pada pasien rawat jalan diharuskan menggunakan resep dari dokter dan hanya berlaku untuk 1 hari sesuai dengan tanggal SJP (Surat Jaminan Pelayanan) yang berlaku. Apabila resep tidak sesuai dengan tanggal yang berlaku, maka resep tersebut tidak akan dilayani. Resep yang datang, terutama untuk pasien jaminan, akan diverifikasi terlebih dahulu. Verifikasi resep meliputi verifikasi administratif, farmasetik, dan kelengkapan lainnya, seperti syarat jaminan khusus untuk pasien
jaminan pemerintah, kuitansi untuk semua pasien, protokol dan jadwal terapi khusus untuk pasien kemoterapi, dan hasil lab khusus untuk pasien pengguna obat mahal dan antibiotik lini 2 dan 3. Pada pasien tunai, setelah verifikasi jumlah obat dan jenis obat dimasukkan melalui sistem IT sedangkan untuk pasien jaminan, input ke dalam sistem IT tidak langsung dilakukan dan perbekalan farmasi langsung di-dispense. Setelah dimasukkan dan diberi harga pada pasien tunai, resep diberikan kepada petugas satelit lainnya untuk di-dispense. Bagi pasien yang membayar secara tunai, dapat langsung membayar kepada petugas satelit, sedangkan pasien jaminan wajib menyerahkan resep asli dan kelengkapan jaminan lainnya kepada petugas satelit.
Petugas satelit yang melakukan dispensing mengambil obat dengan jenis dan jumlah yang sesuai dan mencatatnya pada kartu stok. Selain dispensing obat, Satelit Farmasi Pusat juga menerima resep racikan. Obat racikan diracik di ruang racik secara manual dengan kertas perkamen khusus. Obat diberi label dan dikemas. Kemudian obat diberikan oleh petugas setelah dilakukan pengecekan terhadap kesesuaian jenis dan jumlah obat terhadap resep. Obat diberikan kepada pasien disertai pemberian informasi tentang penggunaan obat.
Pendistribusian obat pada pasien rawat inap diberikan untuk pemakaian per hari, pengecualian untuk psikiatri yakni untuk pemakaian selama 3 hari (untuk obat oral) dan pemakaian per hari (untuk injeksi). Untuk pasien yang akan pulang, diberikan untuk pemakaian selama 1 minggu, pengecualian untuk pasien ASKES diberikan untuk pemakaian selama 3 hari. Pada pasien rawat jalan, jumlah obat yang diberikan sesuai dengan jumlah yang tertulis pada resep. Pasien hemodialisa yang menggunakan cairan dianeal, diberikan injeksi untuk kebutuhan satu bulan, sedangkan pasien yang tidak menggunakan cairan dianeal, cukup diberikan obat untuk keperluan satu minggu dan tergantung pada keperluan pemakaian.
Obat pasien dapat diretur jika obat tidak digunakan, kondisinya masih layak pakai, dan berasal dari Satelit Farmasi Pusat. Prosedur retur obat tidak dilaksanakan sepenuhnya sesuai dengan standar prosedur operasional yang telah ditetapkan. Prosedur retur obat yang dilakukan di Satelit Farmasi Pusat yaitu perawat mengecek perbekalan farmasi yang diretur lalu menuliskan di form retur dan menyerahkan ke satelit, petugas satelit mengecek kembali baik jenis maupun
57
jumlah perbekalan farmasi tanpa didampingi dengan perawat dan selanjutnya petugas satelit mengembalikan perbekalan pada tempatnya dan menulis di kartu stok.
Kendala-kendala yang dihadapi di Satelit Farmasi Pusat antara lain :
a. Resep-resep yang diterima di Satelit Farmasi Pusat berasal dari banyak unit, baik resep pasien rawat inap maupun pasien rawat jalan dengan rata-rata 250 lembar resep per harinya. Untuk mengatasinya, dapat dilakukan dengan memfokuskan pelayanan yang dilakukan hanya untuk unit-unit yang belum memiliki satelit sehingga pelayanan dapat dilakukan secara optimal.
b. Resep-resep yang diterima di Satelit Farmasi Pusat setelah diverifikasi tidak langsung diinput ke dalam sistem IT menyebabkan data respon time tidak valid. Oleh karena itu, diharapkan petugas langsung melakukan input ke dalam sistem IT setelah melakukan verifikasi agar tertib administrasi dan data respon time yang diperoleh akurat
c. Resep-resep manual yang diterima di Satelit Farmasi Pusat terkadang tidak memenuhi kelengkapan syarat penulisan resep sehingga berpotensi menyebabkan terjadinya medication error. Untuk mengatasinya, dapat dilakukan penggunaan sistem peresepan online untuk layanan yang belum menjalankan sehingga mencegah terjadinya medication error, mempercepat pelayanan dan data administratif pasien pada resep terisi dengan lengkap. d. Petugas harus menuliskan etiket manual dengan jumlah yang sangat banyak
dari setiap resep dan pengerjaanya terburu-buru sehingga beberapa etiket kurang begitu jelas dan tidak terisi dengan lengkap. Oleh karena itu, pengadaan printer etiket dapat membantu mempercepat pelayanan dan etiket dapat terbaca dan terisi dengan lengkap.
e. Ada beberapa obat lepasan (tidak pada kemasan aslinya) yang tidak dicantumkan tanggal kadarluasa di etiket (untuk pemakaian obat lebih dari 3 hari). Untuk mengatasinya, perlu dilakukan sosialisasi kembali pada petugas agar sesuai dengan prosedur.
f. Pada saat retur obat, Asisten apoteker tidak langsung memeriksa jumlah atau jenis obat yang telah diretur oleh perawat. Oleh karena itu, sebaiknya asisten apoteker memeriksa jumlah dan jenis obat langsung dihadapan perawat saat
melakukan retur sehingga apabila terdapat hal yang tidak sesuai dapat langsung dikonfirmasi kepada perawat tersebut.
g. Terdapat selisih antara jumlah pada kartu stok dengan jumlah fisik. Untuk mengatasinya, dilakukan pengadaan fasilitas kalkulator yang ditempel di antara rak-rak obat untuk mempermudah dalam perhitungan stok dan memastikan kalkulator tersebut tidak berpindah tempat dan mudah dicari.
h. Pengisian kartu stok masih ada yang sampai melewati batas bawah kartu stok dan penulisannya kurang rapi. Untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan pengadaan buku stok sehingga penulisan stok lebih teratur, rapi dan tidak ditulis bertumpuk-tumpuk hingga batas bawah yang telah ada dan mensosialisasikan kepada seluruh petugas di Satelit Farmasi Pusat untuk menuliskan data di kartu stok dengan rapi sehingga mempermudah pada saat penelusuran.
i. Frekuensi untuk mengambil barang atau defekta ke Gudang lebih sering dikarenakan pemenuhan kebutuhan yang tidak terpenuhi. Oleh karena itu, diperlukan koordinasi lebih lanjut dan komunikasi dengan petugas Gudang tentang pemenuhan kebutuhan perbekalan farmasi.
j. Penyimpanan obat termolabil di lemari pendingin masih kurang rapi dan beberapa obat LASA tercampur. Untuk mengatasi hal tersebut, perlu dikomunikasikan kepada seluruh petugas mengenai kerapihan dalam penyimpanan dan penempatan obat-obat LASA. Penyimpanan obat termolabil sebaiknya dialasi dengan wadah terlebih dahulu.
k. Briefing yang dilakukan setiap pagi tidak begitu fokus karena disertai dengan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh asisten apoteker. Oleh karena itu, sosialisasikan kepada seluruh petugas untuk fokus pada saat briefing sehingga informasi-informasi dapat diperoleh dengan tepat dan jelas.
l. Pasien berulangkali bertanya kepada petugas mengenai kelengkapan administrasi yang harus dilengkapi sehingga mengganggu pelayanan yang dilakukan. Untuk mengatasi hal tersebut, sebaiknya dibuat daftar administrasi yang harus dilengkapi oleh pasien dan ditempelkan di dekat loket penerimaan atau dinding ruang tunggu di Satelit Farmasi Pusat.
59