1-6- Pengendalian Akuntansi Palau Pengolahan Data— Elektro nik
1. GAKBARAN UMUH
1.2. Se.iarah Berdirinya Perusahaan
K e b eradaan perusahaan tekstil "Pertenunan X ” di J a w a Timur pada tahun 1952 diawali sebagai industri rumah tangga yang memproduksi sarung dengan m e n g gunakan Alat Tenun Bukan Mesin (ATBM) didirikan oleh Bapak Abdurra'uf Bahasuan (pemilik dan juga pengelola) yang b e rlokasi di desa Pulopancikan XX nomer 33 Kecamatan Gresik.
P a d a awal u s a h a n y a home industri ini m e n g o p e r a s i k a n 4 set ATBM, dan produk yang d i hasilkan sarung fiber kembang dengan daerah pemasaran terbatas di w i l a y a h Jawa Timur saja.
Sejalan dengan kemajuan usahanya, pada tahun 1953 perusahaan menambah alat tenun menjadi 15 set dengan jenis produksi yang sama yaitu sarung fiber kembang.
Dengan tidak b e r lakunya lisensi perorangan p a d a tahun 1958, maka perusahaan ‘'Pertenunan X" m e n dirikan Koperasi Pertenunan Bakyat Nasional (ROPERAN), untuk m e m p e r o l e h lisensi kolektif, dimana pada saat itu p e r usahaan telah memiliki 23 set alat tenun ATBM.
Pada tahun 1963 perusahaan m e n g e m bangkan p r o d u k s i n y a yaitu tidak hanya menghasilkan sarung fiber kembang tetapi juga sarung : Cotton, Mercerized dan Sutera. Dengan diper- olehnya "Lisensi Perseorangan" pada tahun 1966 P e r usahaan
telah m e n a m b a h alat tenun menjadi SO set ATBM, sedang daerah p e m a s a r a n n y a tidak hanya di J a w a Timur saja tetapi d i seluruh pulau Jawa dan pemasaran di Luar Negeri yaitu dengan m e n gekspor ke Yaman dan Arab Saudi. Sehubungan dengan hal tersebut perusahaan pada tahun 1970 memperluas lokasinya dijalan K H . Agus Salim no 68-70 Gresik, dengan peralatan sejumlah 100 set A T B M .
Dengan semakin b e r k e m bangnya perusahaan, maka pada tahun 1973 Bapak A.B telah m enunjuk p u t r a n y a untuk ikut membantu dalam pengelolaan perusahaan yaitu Bapak F.A yang saat ini menjadi Presiden Direktur PT. "X".
Karena semakin cerahnya prospek perusahaan, maka pada tahun 1978 perusahaan mulai merintis pembelian tanah yang berlokasi di desa Segoromadu Kecamatan Kebomas Kabupaten Gresik. Lokasi seluas 11.020 m^ tersebut digunakan untuk perluasan usaha dengan menggunakan Alat Tenun Mesin (ATM) yang disebut - Perluasan Unit Produksi I, d i m a n a p a d a saat tersebut perusahaan telah mengoperasikan 150 set ATBM. Pembangunan dimulai tahun 1980, dan pada tahun 1981 telah dioperasikan 20 set ATM dengan tenaga kerja b e r j u m l a h 25 orang. Sejak saat itu pimpinan perusahaan d i j a b a t oleh Bapak F.A, dan nama "Pertenunan X ” diganti dengan "X TEXTILE INDUSTRY*', d i m a n a operasi p roduksi sarung dengan ATBM tetap berjalan dengan 150 set.
sebelah lokasi Unit Perluasan Produksi I, seluas 1,5 ha, u n t u k perluasan unit ATM Yang disebut Unit P roduksi II. Pada tahun 1985 lokasi tersebut telah mulai dibangun dan b e r operasi dengan 154 set ATM. Pada tahun 1988, dengan akte notaris Janita Poerbo, SH perusahaan "X TEXTILE INDUSTRY" telah berubah status menjadi perusahaan badan hukum Perseroan Terbatas dengan nama PT " X " . Pada tahun 1989 perusahaan mengadakan perluasan Unit Produksi III, yang secara keseluruhan mengoperasikan 374 set ATM dan 150 ATBM. Dengan jumlah karyawan + 1.900 p e r usahaan m e n ghasil- kan rata-rata 160.000 pcs sarung tiap bulan.
Dengan semakin m e n i n g k a t n y a d a e r a h p e masaran yang telah dicapai, pada tahun 1991 perusahaan mulai membangun Unit Produksi IV dan menambah peralatan s ebanyak 100 set ATM. Pada tahun 1992 perusahaan telah mengoper a s i k a n 512 set ATM dan 150 ATBM, dan saat ini telah b e r k e m b a n g m e n j a di 589 set ATM dengan produksi rata-rata sebesar 210.000 pcs per bulan, dengan d a e r a h pemasaran sudah b e r k e m b a n g ke seluruh nusantara dan ekspor telah d i lakukan ke negara* Singapura, Malaysia, Arab Saudi, Afrika Utara, Kuwait, Qatar dan Oman.
Karena perusahaan melihat prospek yang cerah terhadap pemasaran produknya, dimana saat ini perusahaan baru dapat memenuhi + 72% dari total permintaan pasar. Maka sejak tahun 1992 mulai dibangun p erluasan unit produksi V, merencanakan pembukaan Unit Pencelupan di daerah Pandaan
Malang untuk m e m p e r o l e h kemudahan proses pencelupan bahan baku b e n a n g menjadi benang warna yang sangat t e r g a n t u n g dari tersedianya air.
1.3. G a n b a r a n U n u p P e n g o l a h a n D a t a P T . ,,X"
PT. “X" merupakan perusahaan yang b e r g e r a k di i n d u s tri yang memproduksi berbagai jenis sarung. Proses p r o d u k si d i lakukan melalui tiga tahap u t a m a yaitu tahap persia- pan, tahap pencelupan dan tahap finishing. Ketiga tahap tersebut terdiri dari beberapa proses, dimulai dari proses w a r p i n g sampai proses lipat pres.
Seperti terlihat pada struktur organisasi PT."X" yaitu pada Gambar I I I . 6 , secara umum organisasi PT. "X" mempunyai lima bagian yaitu:
1. Bagian Produksi
2. Bagian Akuntansi dan Keuangan 3. Bagian Umum Dan Personalia
4. Bagian EDP (Entry Data Processing) 5. Bagian Riset dan Pengembangan
Dalam latar belakang masalah telah d i sebutkan bahwa dalam operasi u s a h a n y a P T . "X" telah m e n g gunakan komputer u n t u k pengolahan data a k u n t a n s i n y a . B e r d asarkan struktur organisasi yang ada dalam Gambar I I I . 6 menjadi dasar bagi penulis untuk meninjau p e n golahan d a t a dan arus dokumen
yang ada di PT. “X" yang akan dibagi sebagai berikut:
1. Subsistem pembelian, terdiri dari beberapa prosedur yaitu pembelian, pencatatan utang, dan pengeluaran u a n g .
2. Subsistem penjualan, terdiri dari b e b e r a p a prosedur penjualan, pencatatan piutang dan p e n erimaan uang.
3. Subsistem personalia, terdiri dari b e b e r a p a p rosedur yaitu pencatatan waktu dan penggajian.
4. Subsisten akuntansi biaya, terdiri dari b e b e r a p a p r o s e dur yaitu pencatatan bahan, tenaga kerja dan biaya overhead pabrik.
Keempat subsistem diatas merupakan d a t a bagi bagian a k u n tansi dalam menyusun laporan keuangan seperti neraca, laporan rugi-laba dan laporan lainnya.
PT."X*' menggunakan sistem Local Area Network (LAN) didalam sistem operasi komputernya, dimana terdapat satu komputer induk yang disebut file server yang tugasnya mengatur administrasi data dan program serta sebagai tempat penyimpanan data dan k o m puter-komputer workstation untuk mengakses program dan data.
Pada subsistem pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan bahan dimasukkan ke file transaksi pembelian dengan menggunakan terminal yang ada di bagian pembelian oleh operator bagian pembelian. Data utang yang timbul karena adanya pembelian dimasukkan ke file transaksi utang oleh operator EDP yang ada di bagian akuntansi.
ia b e r b e n t u k job time ticket atau daftar jam kerja. C a t a tan waktu kerja dicocokkan dengan catatan waktu hadir yang b e r b e n t u k clock card yang ada di ruang p encatat waktu. Ruang pencatat waktu ini berada di sebelah pintu masuk perusahaan berdekatan dengan ruang keamanan. Data catatan waktu hadir d i m asukkan lewat terminal ke file jam kerja di ruang personalia.
Pada subsistem penjualan, b a r a n g baru akan d i k i r i m ke di s t ributor setelah ada surat p erintah pengiriman barang. Adanya surat pengiriman barang ini merupakan dasar bagi o p e r a t o r .bagian EDP untuk memasukkan d a t a melalui terminal yang ada di bagian akuntansi ke file transaksi penjualan. J ika terjadi pembayaran atau penjualan secara tunai, bukti kas masuk yang telah dibuat oleh kasir d i s erahkan ke seksi p iutang di bagian akuntansi. Bukti kas masuk ini merupakan dasar bagi operator bagian EDP yang ada di bagian a k u n t a n si untuk melaksanakan key-in ke file transaksi uang masuk. P rosedur ini dapat dilihat pada Gambar I I I . 2 dan Gambar I I I .3.
Subsistem akuntansi biaya berkaitan erat dengan bagian produksi. Pengolahan data produksi pada P T . " X “ dilakukan di bagian EDP. Proses produksi p e mbuatan sarung yang terdiri dari b eberapa tahap memerlukan b a n y a k o p e r a
tor yang menangani m a s i n g -masing proses, mulai dari w a r p ing sampai proses lipat pres. Proses perhitungan harga p o k o k produksi dilakukan di bagian EDP, tetapi hasil perhitungan ini hanya boleh dipakai oleh bagian akuntansi. Prosedur perhitungan harga pokok produksi secara umum dapat dilihat pada Gambar I I I . 5.
Bagan alir arus dokumen sistem pembelian dan penge- luaran uang, arus dokumen pencatatan waktu serta pengga- jian dapat dilihat pada Gambar III.l dan Gambar III.4. Pada prosedur ini, sebelum cek diserahkan pihak yang berhak, ditandatangani terlebih dulu oleh direksi untuk m engotorisasi d i k e l u a r k a n n y a kas.
T i mbulnya utang karena adanya pembelian dan piutang yang disebabkan adanya transaksi penjualan dicatat oleh bagian akuntansi secara manual, d i samping dibuat secara komputer dalam proses pengolahan d a t a elektronik. Setiap akhir bulan kedua laporan ini d i b a n dingkan untuk tujuan cross check.
1.4. Gambaran Ub u p Pentfendalian Akuntansi PT^"X" 1 . 4 . l^_Pentfendalian U m u n 1.4.1.1. P e n g e n d a l i a n o r g a n i s a s i d a n o p e r a s i . D a l a m m e l a k s a n a k a n k e g i a t a n u s ah an ya , p e r u s a h a a n t e l a h m e n y u s u n s t r u k t u r o r g a n i s a s i y a n g m e m u n g k i n k a n a d a n y a p e n d e l e g a s i a n w e w e n a n g dan t a n g g u n g j a w a b , m a u p u n p e n g a t u r a n h u b u n g a n k e r j a a n t a r a b a g i a n y a n g satu d e n g a n b a g i a n lain b a i k s e c a r a h o r i s o n t a l m a u p u n v e r t i k a l . D a r i s t r u k t u r t e r s e b u t t e r l i h a t b a h w a p e r u s a h a a n meznpunyai s t r u k t u r o r g a n i s a s i f un g s i o n a l , d i m a n a ada p e l i m p a h a n w e w e n a n g d a r i p u c u k p i m p i n a n k e p a d a s a t u a n o r g a n i s a s i y a n g a d a d i b a w a h n y a d a l a m b i d a n g p e k e r j a a n terte n tu , s e h i n g g a s e t i a p b i d a n g m e m p e r o l e h m a n f a a t d a r i a d a n y a s p e s i a l i s a s i . D e n g a n d e m i -kian s e t i a p b i d a n g d a p a t m e n g e m b a n g k a n k e m a m p u a n d a n p e r e n c a n a a n s es ua i d e n g a n t u j u a n p e r u s a h a a n .
G
A
M
B
A
R
II
I.
*
S
T
R
U
K
T
U
R
O
R
G
A
N
I
S
A
S
I
P
T
T
B a g a n s t r u k t u r o r g a n i s a s i PT ’'X" d i s a j i k a n p a d a G a m b a r I I I . 6, d e s k r i p s i j a b a t a n t i d a k ada di p e r u s a h a a n ini. M e n g i n g a t s t r u k t u r o r g a n i s a s i ini akan d i g u n a k a n u n t u k m e n il a i p e n g e n d a l i a n b a g i an y a n g b e r h u b u n g a n d e n g a n p e n g o l a h a n d a t a e l e k t r o n i k d ar i h as il w a wa n c a r a , p e n u l i s m e n y i m p u l k a n b a h w a d a p a t d i j e l a s k a n f u n g s i - f u n g s i , tugas, w e w e n a n g d a n t a n g g u n g j a w a b m a s i n g - m a s i n g p o s i s i s e b a g a i berikut: a. D i r e k s i 1. M e l a k u k a n f u n g s i p e n g a w a s a n s e c a r a t e r u s - m e n e r u s t e r h a d a p hasil k e r j a d a n k e g i a t a n m a n a j e r - m a n a j e r p e r u s a h a a n . 2. M e l a p o r k a n hasil p e n g a w a s a n y a n g t e l a h d i l a k u k a n