Editor Bagian atau Section Editor (SE) bertugas mengelola proses review dan editing pada artikel yang telah didelegasikan oleh Editor. Ketika artikel diterima untuk diproses, Editor Bagian akan memantau proses penyuntingan lebih sering dibandingkan dengan Editor. Untuk memulai tugasnya, Editor Bagian harus login ke OJS sesuai dengan kewenangannya sehingga muncul halaman utama Editor Bagian.
Submission in Review
Setelah login, Editor Bagian dapat melihat status artikel yang sudah didelegasikan oleh Editor untuk diproses lebih lanjut. Status tersebut adalah In Review (sedang direview), In Editing (sedang diedit) dan Archives (arsip).
92 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Submission summary
Tahap pertama yang dilakukan SE adalah mengklik judul artikel. Secara otomatis, halaman pertama yang ditampilkan adalah halaman Review. Namun sebelum lebih jauh, SE diharapkan memeriksa halaman summary untuk memastikan apakah naskah sudah layak diproses review.
Memeriksa submission file apakah sudah layak untuk proses review
Memeriksa supplementary file (jika perlu) apakah sesuai dengan permintaan dewan editor Memeriksa metadata naskah apakah seluruh author telah diinput serta memeriksa apakah
93 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Ensuring A Blind Review
Pada jurnal yang menerapkan kebijakan “Blind Review,” SE bertanggung jawab untuk memastikan bahwa naskah telah “blind” sebelum dikirimkan ke review. Hal-hal yang perlu diperiksa ketika ensuring blind review antara lain
Memastikan tidak ada nama atau instansi penulis didalam naskah. Biasanya identitas penulis muncul di halaman pertama dibawah judul, footer, badan naskah, atau di ucapan terima kasih (acknowedgement).
Penghapusan identitas penulis dapat diganti dengan kata “dihapus untuk tujuan review” atau “deleted for review purpose”.
SE juga harus memeriksa File properties untuk memastikan tidak ada identitas penulis pada metadata file.
Setelah melakukan blind review, SE menggunggah kembali file yang telah di-blind di bagian “revised Review Version”.
Working with Peer Reviewer
Proses peer review pada setiap artikel dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut. Mengklik SELECT REVIEWER untuk menampilkan halaman Reviewers.
94 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah diklik, akan dikirimkan email notifikasi kepada reviewer yang ditugaskan dan nama reviewer akan muncul di halaman review.
Pada tahap ini, jika SE menyadari bahwa terjadi kesalahan pemilihan reviewer dan ingin memilih ulang reviewer lainnya, SE dapat mengklik CLEAR REVIEWER untuk menghilangkan reviewer tersebut dan memilih reviewer lain yang sesuai.
95 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
SE memilih review form yang telah dibuat oleh Journal Manager dengan mengklik SELECT REVIEW FORM.
Jika terjadi kesalahan pemilihan, SE dapat mengklik SELECT REVIEW FORM lagi atau mengosongkannya dengan mengklik CLEAR REVIEW FORM.
96 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Due date (batas akhir review) akan otomatis diset oleh OJS sesuai dengan setup journal. Apabila SE ingin mengubahnya, SE dapat mengklik tanggal tersebut dan akan muncul pilihan perubahan tanggal berdasar hari atau berdasar minggu.
Setelah review form dan due date telah dipastikan, SE dapat mengirimkan permintaan mereview kepada reviewer dengan mengklik icon REQUEST.
97 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
SE dapat melihat bahwa reviewer telah direquest dengan melihat bahwa tombol request yang awalnya tidak mempunyai tanggal, sekarang sudah menampilkan tanggal dimana SE me-request Reviewer.
98 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah request dilayangkan, SE menunggu respon kesediaan dari Reviewer. Apabila reviewer menolak, SE akan memperoleh notifikasi penolakan dan reviewer otomatis hilang dari bagian peer reviewer ini. Apabila reviewer bersedia, SE akan memperoleh notifikasi kesediaan dan kolom UNDERWAY yang awalnya kosong akan berubah menampilkan tanggal mulainya reviewer bekerja.
Pada tahap ini, setelah request dilayangkan, SE dapat membatalkan permintaan review dengan mengkilk CANCEL REQUEST
Note: Reviewer yang sudah pernah di-cancel request tidak akan dapat di-request lagi pada
submission yang sama. Mohon SE dapat mempertimbangkan baik-baik sebelum cancel request. OJS akan otomatis mengingatkan reviewer apabila reviewer tidak merespon sampai due date
tercapai. Setting pengingat otomatis dapat ditemukan di setup jurnal oleh Journal Manager. Terlepas dari otomatis reminder oleh OJS, SE dapat mengingatkan reviewer secara manual dengan menggunakan SEND REMINDER.
99 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah reviewer menyelesaikan tugasnya, SE akan memperoleh email notifikasi dan SE dapat mengetahui rekomendasi dari reviewer, membaca komentar reviewer melalui review form, serta mengakses file yang diunggah oleh reviewer.
File yang diunggah oleh reviewer dapat ditampilkan di user inteface penulis dengan memilih ‘Let author view file’ dan mengkilik RECORD.
Setelah proses review selesai, SE diharapkan mengirimkan ucapan terima kasih kepada reviewer dengan mengirimkan email acknowledge.
Working as peer reviewer
Dalam beberapa kasus, SE perlu membantu reviewer dalam menyelesaikan proses review melalui baris ’Editor to Enter’.
Setelah melayangkan request, SE dapat mengeksekusi kesediaan atau penolakan reviewer dengan mengklik “WILL DO THE REVIEW” atau “UNABLE TO DO”.
SE dapat membantu reviewer untuk mengunggah file review dari reviewer melalui bagian “Upload Review”.
SE dapat membantu reviewer dalam memberikan rekomendasi dengan mengklik “RECOMMENDATION”
Editor Decision
Setelah rekomendasi para reviewer telah diterima, SE diharapkan memberikan keputusan (Editor Decision) untuk menentukan proses selanjutnya. Pilihan yang akan muncul antara lain:
o Accept Submission: memenerima artikel untuk dipublikasikan. Selanjutnya, naskah akan dikirimkan ke proses ke tahap Editing.
o Revision Required: artikel perlu direvisi. Selanjutnya SE menunggu revisi penulis dan menentukan apakah sudah dapat diterima dan dikirim ke proses Editing.
o Resubmit for Review: artikel perlu direvisi dan direview kembali di Ronde 2. Selanjutnya SE menunggu revisi penulis dan kemudian mengirimkannya ke Ronde 2.
o Decline Submission: menolak artikel. Selanjutnya submission akan hilang dari active list dan disimpan di bagian archieve.
Setelah memilih keputusan, Editor Bagian dapat menyimpan keputusan dengan cara mengklik
100 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i SE memilih keputusan sesuai rekomendasi reviewer
SE menyimpan keputusan dengan mengklik record decision. SE memberi tahukan kepada penulis terkait keputusan editor ini.
Ketika SE notify author, SE diharuskan mengimport komentar reviewer dengan mengklik import peer review
SE tidak perlu mengattach file yang diunggah oleh reviewer karena file tersebut akan otomatis muncul di halaman penulis apabila ‘Let author view file’ telah direcord.
SE harus memastikan bahwa keputusan editor, apakah itu accept, revisison required, resubmit for review ataupun decline harus disebutkan di badan email atau di subject email.
Sending the submission to Round 2
Ketika keputusan editor adalah ‘resubmit to review’, maka SE menunggu revisi dari penulis dan kemudian mengirimkannya ke proses review ronde 2.
Setelah penulis mengunggah revisi, maka di baris author version akan muncul satu atau lebih file revisi dari penulis.
SE harus memilih salah satu file yang paling update dari ronde 1 untuk dikirimkan ke ronde 2. File yang terpilih di ronde 1 akan menjadi file review version di ronde 2.
101 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Untuk menginisiasi ronde 2, SE dapat mengklik ‘resubmit’. Halaman review kemudian akan otomatis menampilkan proses review ronde 2.
Pada proses ini, reviewer yang telah bekerja di ronde 1 akan otomatis muncul namun tidak semua reviewer perlu direquest ulang tergantung kebijakan pengelola jurnal.
Untuk mengetahui proses yang telah terjadi di ronde sebelumnya, SE dapat mengklik VIEW REGRETS, CANCELS, PREVIOUS ROUNDS.
102 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i Proses review yang harus dilakukan di ronde 2 adalah serupa dengan proses di ronde 1.
Sending the submission to Copyedit
Setelah proses review selesai, SE akan mengirimkan submission tersebut ke proses editing. Tahap pertama dari tiga tahapan editing adalah copyedit.
Naskah dengan editor decision Aceppted dapat langsung dikirim ke copyedit
Naskah dengan editor decision Revision reqquired perlu menunggu revisi dari penulis terlebih dahulu. Setelah revisi author sudah sesuai dengan permintaan reviewer, maka SE harus memberikan editor decision baru yaitu accepted kemudian mengklik record decision dan memberitahu penulis melalui icon notify author.
Setelah sebuah submission tercatat accepted, maka akan muncul tombol send to copyediting dan serangkaian radio button untuk memilih file mana yang kan dikirim ke proses copyedit. Pada jurnal yang menerapkan proses blind review, SE diharapkan mengembalikan
bagian-bagian yang telah dihapus kemudian mengunggah file tersebut di editor version. File ini akan menjadi file yang dipilih untuk dikirim ke copyedit.
Note: setiap proses review harus diakhiri dengan keputusan editor accepted. Tanpa keputusan
accepted, submission akan tetap berada di proses review dan tombol send to copyediting tidak akan
muncul.
Note: SE diharuskan memilih radio button dari file yang akan dikirim sebelum mengklik send to
copyediting. Jika terlupa, maka file initial copyedit akan kosong dan proses initial copyedit tidak
103 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i Submission in Editing
Proses editing terdiri dari tiga tahap utama yaitu copyedit, layout edit, serta proofread. SE bertugas mendelegasikan dan mengawal ketiga tahap tersebut kepada copyeditor, layouteditor, serta proofreader.
Gambar 0.2 tiga tahap editing naskah
Penyuntingan Tata Bahasa (Copyediting)
Pada tahap copyediting, SE menugaskan copyeditor (CE) untuk melakukan penelaahan tata bahasa terhadap naskah yang telah lolos review. Tahapannya adalah sebagai berikut:
SE memilih CE untuk melakukan telaah tata bahasa dengan mengklik ASSIGN COPYEDITOR Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Copyeditor dimana SE harus memilih CE dengan cara
mengklik ASSIGN.
Setelah nama CE muncul di halaman editing, SE memulai proses copyediting dengan mengklik ikon request. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan ke CE.
Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai CE menyelesaikan Final Copyedit.
Note: SE harus memastikan bahwa file Final Copyedit sudah diunggah oleh CE. Jika CE sudah meng-complete final copyedit tanpa mengunggah file Final Copyedit, maka tugas SE adalah mengunggah file final copyedit di fitur upload file dengan memilih radio button step 3. Kemudian SE mengunggah file yang sama di bagian layout pada fitur fitur upload file dengan memilih radio button Layout
version. Hal ini untuk memastikan layout editor dapat memulai proses layout.
Penyunting Tata Letak (Layout)
Pada tahap layout, SE menugaskan Layout Editor (LE) untuk melakukan penelaahan tata letak terhadap naskah yang telah lolos copyediting. Tahapannya adalah sebagai berikut:
SE memilih LE untuk melakukan telaah tata letak dengan mengklik ASSIGN LAYOUT EDITOR Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Layout Editor dimana SE harus memilih LE dengan
cara mengklik ASSIGN.
Setelah nama LE muncul di halaman editing, SE memulai proses layout dengan mengklik ikon request. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan ke LE.
Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai LE selesai mengupload Initial Galley.
Note: SE harus memastikan bahwa file Initial Galley sudah diunggah oleh LE. Jika LE sudah meng-complete initial layout tanpa mengunggah file Initial Galley, maka tugas SE adalah mengunggah file Initial Galley di fitur upload file dengan memilih radio button Galley. Hal ini untuk memastikan proses proofread dapat dimulai.
Copyediting •Initial Copyedit •Author Copyedit •Final Copyedit Layout •Layout version •Galley version •Supplementary file Proofread •Author •Proofreader •Layout Editor
104 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Dummy Check / Cetak Coba (Proofread)
Pada tahap proofread, SE menugaskan Proofreader (PR) untuk melakukan dummy check atau cetak coba terhadap galley yang diupload LE. Tahapannya adalah sebagai berikut:
SE memilih PR untuk melakukan dummy check atau cetak coba dengan mengklik ASSIGN PROOFREADER
Berikutnya akan masuk ke halaman Assign Proofreader dimana SE harus memilih PR dengan cara mengklik ASSIGN.
Setelah nama LE muncul di halaman editing, SE memulai proses layout dengan mengklik ikon request pada baris author copyedit. Berikutnya, email notifikasi akan dikirimkan kepada penulis. Setelah mengirimkan email request, SE menunggu sampai LE selesai mengupload Final Galley.
Note: SE harus memastikan bahwa file Final Galley sudah diunggah oleh LE. Jika LE sudah meng-complete Final layout tanpa mengunggah file Final Galley, maka tugas SE adalah mengunggah file Final Galley di fitur upload file di bagian layout dengan memilih radio button Galley. Setelah final galley selesai diunggah, initial galley harus dihapus. Cara lain untuk mengunggah final galley adalah dengan mengklik EDIT pada baris galley. Pada halaman Edit a Layout Galley, SE dapat mengunggah final galley.
Submission Scheduling
Setelah Final Galley terunggah, tahap terakhir adalah menjadwal submission tersebut pada issue yang telah disepakati dengan dewan editor. Tahapannya adalah sebagai berikut:
Pada bagian scheduling, pilih issue (mis: current issue, back issue, atau future issue) yang telah disepakati dewan editor.
105 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah dipilih issue yang disepakati, klik Record untuk memasukkan naskah tersebut ke daftar isi (Table of Content).
Setelah menjadwalkan submission tersebut di issue yang disepakati, maka tugas SE dalam mengawal sebuah naskah telah selesai. Pengaturan table of content (ToC) selanjutkan akan menjadi tanggung jawab Editor.
Reviewer
Reviewer dipilih oleh Editor Bagian untuk mereview artikel yang dikirim oleh penulis. Reviewer diminta untuk mengirimkan hasil review melalui OJS dan Reviewer dapat mengunggah file review untuk Editor dan Penulis.
Untuk memulai proses review, reviewer login terlebih dahulu di OJS sehingga muncul halaman utama. Selanjutnya Review dapat melakukan proses berikut ini.
Pada halaman utama, Reviewer dapat mengakses dua halaman submission yaitu active submission dan archive. Halaman Active Submissions adalah untuk melihat artikel yang harus direview, sedangkan halaman archive adalah untuk meliha submission-submission sebelumnya yang pernah direview.
106 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Untuk melakukan review pada active submission, klik judul artikel yang akan diproses sehingga muncul halaman Review.
Halaman Review berisi judul dan abstract diikuti dengan informasi metadata submission dan jadwal review termasuk batas akhir pengiriman hasil review.
Pada beberapa jurnal, Reviewer dibatasi untuk dapat membaca abstract saja. Akses ke full text hanya muncul apabila reviewer telah mengirimkan email kesediaan untuk mereview.
Reviewer diharap mengkonfirmasi kesediaan mereview dengan mengklik ikon Will do the
review atau konfirmasi penolkan dengan mengklik unable to do. setelah itu, Email balasan akan
107 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah mengkonfirmasi kesediaan, full text dari naskah yang akan direview dapat diunduh dengan mengklik nama file artikel (termasuk file tambahan jika ada).
Review dapat dilakukan dengan dua pilihan cara: mengisi review form atau mengunggah file review.
Review form telah disediakan oleh editor dengan mengklik icon review form. komentar di dalam review form dapat diimport ke email penulis.
Reviewer dapat menggunggah file review baik dalam bentuk word atau pdf apada fasilitas
upload. File ini dapat diatur oleh Editor untuk muncul di antarmuka penulis tanpa harus diattach
108 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Note: Reviewer diperbolehkan melakukan review menggunakan salah satu cara saja atau juga melakukan dua-duanya. Tanpa melakukan salah satu dari dua cara tersebut, reviewer tidak akan dapat memberikan rekomendasi final.
Langkah terakhir untuk Reviewer adalah memilih rekomendasi berdasarkan hasil review yang terdiri atas pilihan sebagai berikut.
o Accept Submission: naskah dapat diterima tanpa syarat o Revision Required: naskah harus direvisi oleh penulis
o Resubmit for Review: naskah harus direvisi oleh penulis kemudian dikembalikan lagi untuk direview di ronde berikutnya.
o Resubmit Elsewhere: naskah disarankan untuk disubmit ke jurnal lain. o Decline Submission: naskah ditolak.
109 | P a n d u a n P e n g e l o l a a n J u r n a l E l e k t r o n i k S t a n d a r i s a s i
Setelah memberikan rekomendasi, reviewer mengakhiri proses review dengan mengklik submit
review to editor.
Note: sebelum mengklik submit review to editor, diaharapkan reviewer memastikan kelengkapan review. Apabila pengiriman sudah dikonfirmasi, reviewer tidak dapat lagi mengunggah file tambahan atau hasil review tambahan.
Note: reviewer tidak diperbolehkan melakukan kontak dengan penulis tanpa perantara editor, begitu juga sebaliknya. Rekomendasi apapun yang diberikan oleh reviewer (mis: accept atau decline) tidak akan dapat diketahui oleh penulis. Penulis hanya akan memperoleh informasi tentang
keputusan editor (editor decision).