OBJEK DAN METODE PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1. Sejarah Perusahaan
Tahun Uraian
26-8-1746
Kantorpos pertama di Indonesia adalah di Batavia didirikan oleh Gubernur Jendral GW Baron
1906 Posts Telegraafend Telefoon Diensts
27-9-1945
Jawatan PTT Republik Indonesia ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari pemerintahan Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bakti Postel
1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.240 Tahun 1961 status Jawatan
PTT berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi
1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua menjadi : PN Pos dan Giro
berdasarkan Peraturan Pemerintah No 29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi berdasarkan Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 1965
1978 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1978, status PN Pos
Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi Perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11);
Anggaran Dasar PT Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta Notaris Sutjipto, SH Nomor117 tanggal 20 Juni 1995 tentang Pendirian Perusahaan Persero PT Pos Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor111 tanggal 28 Oktober 1998
• Visi :Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan
suratpos, paket, dan logistik yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya.
• Misi :Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang
selalu tepat waktu dan nilai terbaik Berkomitmen kepada karyawan
untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman dan menghargai kontribusi
Berkomitmen kepada pemegang saham
untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh
Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat Berkomitmen untuk berperilaku transparan
dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan
• Motto : Tepat Waktu Setiap Waktu
Sumber :Kantor Pos Indonesia (Persero) Cianjur
Gambar 4.1
untuk itu adalah pembagian tugas dan penyusunan uraian jabatan didalam organisasi. Adapun uraian jabatan yang mencakup tugas, wewenang dan tanggung jawab di lingkungan perusahaan adalah sebagai berikut :
1. KEPALA KANTOR
Mencapai sasaran pendapatan, laba, jumlah pelanggan, koorporat dan mitra, mutu layanan dan operasi, dan billing & collection kantor pos melalui pengelolaan kegiatan pemasaran, penjualan penagihan, dan pelayanan pelanggan., pemanfaatan sumberdaya pada kantor pos, dan pengendalian kinerja seluruh kantor pos cabang yang berada dalam lingkup kantor pos yang menjadi tanggungjawabnnya.
TUGAS POKOK DAN TANGGUNGJAWAB :
a. Mengkoordinir enyusunan RKA kantor pos untuk diusulkan kepada Divre, dan melakukan evaluasi terhadap realisasi RKA kantor pos.
b. Menetapkan target pendapatan dan laba serta alokasi anggaran kantor pos cabang serta unit pelayanan lainnya (Pos Keliling Desa, Pos Keliling Kota dan lain-lain)
c. Mengkoordinir penyusunan program pemasaran kantor pos untuk diusulkan kepada Divisi Regional guna mendukung pencapaian kinerja pendapatan serta melakukan evaluasi pelaksanaannya.
dan kegiatan administratif untuk meningkatkan kinerja UPT sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
e. Meminpin dan mengarahkan pengisian sistem manajemen kinerja individu karyawan (SMKI).
f. Mengajukan usulan pengembangan kapasitas kantor dan kantor pos cabang yang berada dalam lingkup tanggungjawabnya untuk disampaikan ke Divre.
g. Mengajukan usulan pengadaan, pengembangan dan perbaikan sarana dan
prasarana kantor pos dan kantor pos cabang yang berada dalam lingkup tanggung jawabnya kepada ka Divre.
h. Menjaga dan Memelihara aset perusahaan yang berada di UPT dalam lingkup
tanggungjawabnya.
i. Memastikan pelaksanaan seluruh ketentuan atau peraturan yang telah
ditetapkan kantor Pusat dan Divre berjalan sebagaimana mestinya sesuai dengan yang ditetapkan.
j. Mengadakan perjanjian dengan pihak lain dalam lingkup tanggungjawabnya sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
k. Mewakili perusahaan di dalam atau diluar pengadilan dalam lingkup
tanggungjawabnya sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan. l. Mengendalikan dan mengorganisasikan pengelolaan data statistik kantor pos.
n. Mengevaluasi pencapaian target pendapatan, laba kantor pos dan Kantor pos cabang yang berada dalam lingkup tanggung jawabnya.
o. Menyusun langkah-langkah dan upaya-upaya unutk pelanggan koorporat dan
mailing room .
p. Mengorganisir pelaksanaan pemeriksaan pereodik terhadap pelaksanaan
pekerjaan di kantor pos cabang dalam lingkup tanggung jawabnya berdasarkan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
q. Memimpin pengelolaan sumberdaya kantor pos dalam rangka pencapaiaan kinerja yang telah ditetapkan.
r. Mematuhi pagu kas yang telah ditetapkan perusahaan dalam pengelolaan liquiditas UPT.
s. Mengawasi penyelesaian tagihan dan piutang di UPT dalam lingkup
tanggungjawabnya.
t. Mengevaluasi secara berkala terhadap efektifitas pelaksanaan proses operasi meliputi pengelolaan jaringan tertier, pola tutupan dan antaran, serta pengaturan jam buka loket kantor.
u. Mengevaluasi penggunaan aplikasi I-pos atau aplikasi lainnya yang ditetapkan perusahaan untuk opersional dan layanan.
w. Melakukan pembinaan SDM, memberikan coaching, dan counseling kepada karyawannya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
x. Menyusun dan menyampaikan laporan kepada Ka Divre dan unit kerja terkait
di Perusahaan.
2. MANAJER PELAYANAN I/II
Pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan layanan surat pos, paketpos, PosPay (kemitraan di UPT dalam ingkup tanggungjawabnya untuk tertib pembukuan akuntansi sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Perusahaan.
TUGAS POKOK DAN TANGGUNGJAWAB :
a. Menyusun rencana kerja, dan anggaran biaya dibagianya.
b. Membuat uaraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku sebagai pedoman kerja.
c. Memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan layanan di loket sesuai dengan
SOP yang telah ditetapkan.
d. Mengusulkan rencana pengelolaan pelayanan kepada kepala kantor pos yang meliputi, rencna ruang pelayanan, jumlah loket, jenis loket,
pelayanan di loket sehingga tercipta pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan untuk mencapai sasaran perusahaan.
f. Melakukan verifikasi data transaksi keuangan dan produksi harian loket terhadap pekerjaan penerimaan layanan surat pos, paketpos, PosPay, keagenan, weselpos giro dan penyaluran dana, serta memastikan kebenaran data tersebut.
g. Melakukan rekonsiliasi dengan bagian keuangan, dan bagian
akuntansi di UPT tentang data transaksi keuangan , dan produksi harian loket penerimaan layanan surat pos, paketpos, PosPay, keagenan, weselpos giro dan penyaluran dana.
h. Mencocokan kebenaran data transaksi keuangan, dan produksi layanan
dibagiannya antara neraca loket dan dokumen sumbernya.
i. Memastikan bahwa uang penerimaan transaksi layanan diloket telah disetorkan ke kasir sesuai dengan data transaksi yang sebenarnya. j. Memelihara administrasi data dan laporan pelaksanaan kegiatan
pelayanan dibagiannya.
k. Menerima keluhan pelanggan terkait dengan layanan di loket dan memberikan solusi penyelesaiannya berkoordinasi dengan unit terkait lainnya di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya.
m. Melakukan pengawasan melekat terhadap pekerjaan layanan di bagiannya.
n. Mengelola sumberdaya dibagiannya untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.
o. Melakukan coarching, dan counseling kepada karyawan dilingkungan
kerjanya.
p. Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan dan
unit kerja terkait.
3. MANAJER AKUNTANSI
Mengorganisasikan dan Mengendaikan pelaksanaan pengelolaan akuntansi di UPT dalam ingkup tanggungjawabnya untuk tertib pembukuan akuntansi sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Perusahaan.
TUGAS POKOK DAN TANGGUNGJAWAB :
a. Menyusun Program kerja, dan anggaran biaya dibagianya.
b. Membuat uaraian tugas dibagiannya sesuai dengan SOP yang berlaku
sebagai pedoman kerja.
c. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan akuntansi sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan Perusahaan.
UPT meliputi kegiatan pencatatan data dokumen sumber ke dalam buku kas harian (BKH), Jurnal Mutasi (JM), Jurnal penyelesaian mutasi (JPM), jurnal transaksi antar kantor (JTAK) dan jurnal umum (JU), kegiatan posting data dari BKH, JM,JPM,JTAK, JU dan PJK, JK kedalam buku besar UPT (BB-UPT), pengecekan keseimbangan buku besar dan penentuan saldo akhir rekening, pembuatan penjelasan saldo akhir, (PSA) rekonsiliasi buku besar UPT dengan PSA dan daftar- daftar pendukung, serta kegiatan akunntansi lainnya sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan Persahaan.
f. Meyakinkan bahwa pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran
keuangan di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya sesuai dengn dokumen sunbernya.
g. Menyuun laporan kilat UPT dan laporan akuntansi, sesuai, dan mengirimkannya ke Divre dan Kantor Pusat sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan persahaan.
h. Menyimpan dokumen sumber dan pembukuan akuntansi di tempat
aman dan tertib.
i. Melakukan pemeriksaan terhadap saldo-saldo pada PSA dan akukan pencocokan dengan doumen sumberny, dan bukti pendukung lainnya.
kerjanya
l. Membuat dan menyampaikan laporan dibagiannya kepada atasan dan
unit kerja terkai.
4. KEPALA KANTOR POS CABANG
Melakukan transaksi pelayanan jasa Suratpos, Paketpos, Jasa Keuangan dan Keagenan Giro dan Penyaluran dana, pembayaran pensiun, proses tutupan pos dan antaran pos serta kegiatan pendukung dan administrasi lainnya sebagai infrastruktur bisnis, dan operasi dari kantor pos pemeriksa untuk mencapai pendapatan, dan mutu operasi perusahaan.
TUGAS POKOK DAN TANGGUNGJAWAB :
a. Membuat uraian tugas di kantor pos cabang sesuai dengan SOP yang
berlaku.
b. Memastikan bahwa pelaksanaan bahwa pelaksanaan pekerjaan di
kantorpos cabang telah sesuai dengan SOP dan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
c. Melakukan penerimaan transaksi penjualan bendapos, materai,
prangko dan benda filateli, pelayanan jasa surat pos, paketpos, jasa keuangan dan keagenan, tabungan, giro dan penyaluran dana,
yang terjadi di kantor pos cabang pada daftar pertanggungan N2. e. Melakukan permintaan bendapos, materai, prangko dan benda filateli,
serta benda fihak ketiga lainnya dengan menggunakan daftar permintaan N2a.
f. Melakukan tutupan surat pos dan paketpos yang akan dikirimkan ke kantor pos pemeriksa yang bertalian setiap hari sesuai dengan jadwal tutupan yang telah ditentukan olah kantor pemeriksa.
g. Mencocokan uang hasil penerimaan dari pembayaran transaksi
keuangan di kantor pos cabang dengan naskah dan dokumen sumber yang bertalian, sisa uang pembayaran pensiun dengan carik pensiun, serta mengirimkan uang remise dalam kantong remise ke kantor pos pemeriksa dalam kesempatan pertama dan angkutan yang aman.
h. Naskah pertasnggungan keuangan, dokumen sumber, resi-resi
pengiriman, bersamaan dengan kirimanpos didalam kantung pos dikirimkan ke kantor pos pemeriksa.
i. Membuka kantong pos yang diterima dari kantor pos pemeriksa. Dengan dihadapan saksi, dan melakukan pemeriksaan serta mencocokan uang, dan BPM yang diterima serta naskah-naskah yang bertalian.
k. Mengembalikan kiriman pos yang tak terantar atau kiriman buntu dan naskah-naskah terkait ke kantor pos pemeriksa.
l. Menindak lanjuti keluhan pelanggan terhadap pelayanan di kantor pos cabang berkoordinasi dengan kantor pos pemeriksa.
m. Melakukan penahanan uang tunai di kantor pos cabang sesuai dengan
surat pebayarannya, dan bila tidak diperlukan agar segera mengirimkan atau mentransper uang tersebut ke rekening kantor pos pemeriksa.
n. Menyimpan barang cetak berharga, uang tunai, naskah-naskah
berharga lainnya di tempat yang aman.
o. Memelihara aset perusahaan, dan menjaga keamanan serta ketertiban di kantor pos cabang.
p. Mencatat data produksi pos yang diterima, dan diantar untuk data statistik.
q. Melaksanakan tertib pelaksanaan administrasi pertanggungan
penerimaan dan pengeluaran keuangan di Kpc sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.
r. Membuat dan menyampaikan laporan terkait kepada kantor pos
lingkup tanggungjawabnya sesuai yang dengan ketentuan yang tetapkan perusahaan untuk mencapai target pendapatan yang telah ditetapkan.
TUGAS POKOK DAN TANGGUNGJAWAB :
a. Menyusun Program kerja, dan anggaran biaya dibagianya.
b. Menyusun target pendapatan di UPT dalam lingkup
tanggungjawabnya termasuk kantor pos cabang.
c. Menyusun data base pelanggan korporat, dan target pelanggan sasaran pemasaran.
d. Menyusun kegiatan pemasaran terhadap target pelanggan sasaran.
e. Melaksanakan semua kebijakan pemasaran yang telah ditetapkan
perusahaan.
f. Mengkoordinir kegiatan Acount executif di UPT dalam lingkup
tanggungjawabnya untuk mencapai target pendapatan yang telah ditetapkan.
g. Melakukan penawaran produk perusahaan dan promosi sesuai dengan
kebijakan yang ditetapkan perusahaan.
h. Mengorganisasikan dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan filateli meliputi, pameran filateli, penyuluhan filateli dan lain-lain.
j. Melakukan pemeriksaan terhadap tagihan dengan pelunasan piutang pendapatan dengan mencocokan surat tagihan, dokumen sumbernya, dan pembukuan akuntansi, untuk menghindasri terjadinya Fraud.
k. Membuat perjanjian kerjasama penggunaan layanan perusahaan
dengan pelanggan sesuai ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
l. Melaksakan evaluasi dan analisa terhadap kegiatan program
pemasaran yang telah dilaksanakan dan melakukan uapaya perbaikan untuk pencapaian target pendapatan.
6. MANAJER PENGAWASAN PELAYANAN LUAR DAN AGENPOS
pengorganisasikan dan pengendalikan pelaksanaan pekerjaan yang diklakukan kantor pos cabang, pos keliling desa dan kota, unit pelayanan bergerak lainnya, dan penglolaan agenpos di UPT untuk mencapai tertib administrasi dan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan perusahaan.
TUGAS POKOK DAN TANGGUNGJAWAB :
a. Menyusun rencana kerja, dan anggaran biaya dibagianya;
b. Membuat uraian tugas dibagianya sesuai dengan SOP yang berlaku
d. Mengkoordinir dan mengatur Pelaksanaan proses pekerjaan di bagian
Pengawasan Pelayanan Luar danAgenpos dalama lingkup
tanggungjawabnya.
e. Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kantor pos cabang, pos keliling desa dan kota, unit pelayanan bergerak lainnya meliputi kegiatan pencocokan transaksi penerimaaan dan pengeluaran uang antara daftar pertanggungan N2 dengan dokumen sumber dan bukti pendukung lainnya. Melakukan verifikasi terhadap kebenaran transaksi keuangan dengan ketentuan yang berlaku di perusahan antara lain bea semua jenis layanan dengan tarif yang berlaku.
f. Melakukan perhitungan kebutuhan uang kas yang ditahan untuk krbutuhan
liquiditas di kantor pos cabang, dan memenuhi kebutuhan uang tunai sesuai dengan surat pembayarannya. Serta melakukan pengosongan kas terhadap penahanan uang tunai yang tidak wajar, berkoordinasi dengan bagian keuangan dan Bpm.
g. Memenuhi permintaan Bpm, dan benda pihak ketiga lainnya, register berharga dan tidak berharga sesuai dengan kebutuhan dan peruntukannya.
i. Mengorganisasikan dan mengendalikan pengelolaan agenpos di UPT dalam lingkup tanggungjawabnya.
j. Menyimpan dan mengarsipkan dengan tertib dan teratur pertinggal resi, register, naskah berharga lainnyadi tempat yang aman.
k. Mencatat data produksi, pendapatan, dan pengeluaran Kpc/unit pos keliling kota/Desa/agenpos serta membuat laporan yang dibutuhkan. l. Mengelola sumberdaya di bagiannya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
m. Melakukan coarching, dan counseling kepada karyawan dilingkungan
kerjanya;
n. Membuat dan menyampaikan laporan dibagiannya kepada atasan dan unit
kerja terkait.
7. MANAJER PROSES DAN ANTARAN
pengorganisasian dan pengendalian dalam pengelolaan operasional pemerosesan, tutupan pos, distribusi kiriman pos, antaran suratpos, dan paket pos untuk mencapai kinerja operasional sesuai dengan sasaran Perusahaan