BAB III METODE PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Sejarah Singkat Dan Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Indojaya Agrinusa adalah perusahaan industri yang bergerak di bidang usaha produksi makanan ternak ayam, yang berlokasi di Jalan Medan – Tj. Morawa Km. 12, 8 Desa Bangun Sari Kecamatan Tanjung Morawa Kabupaten Deli Serdang. Berdasarkan Surat Akte Notaris Nomor 131 oleh Notaris Ishara Wisnuwardhani, SH, tanggal 26 Oktober 1995 dan Akte Perubahan Notaris Rahmat Santoso Nomor 135 tanggal 26 Oktober 2003 dengan nama PT. Indojaya Agrinusa dan tercantum dalam Tambahan Berita Negara RI No. 19 tertanggal 5 Maret 1996 serta pengesahan dari Departemen Kehakiman dan HAM No. c2-17.183.HT.01.01.TH.1995 tertanggal 27 Desember 1995 serta Tambahan Perubahan Saham No. C-01939.HT.01.04.TH.2003 tertanggal 29 Januari 2003.
Lokasi keseluruhan perusahaan merupakan sebidang lahan tanah seluas 79.359 M2 atau 8 HA dengan luas bangunan 16.161 M2. sementara surat akte lainnya adalah Surat Persetujuan Penanaman Modal Dalam Negeri SK BKPM No. 67/I/PMDN/1995 tertanggal 07 Desember 1999 serta Ijin Usaha Industri (IUI) dari BKPM Pusat No. 212/T/Industri/2000 tertanggal 12 April 2000.
PT. Indojaya Agrinusa Adalah merupakan joint venture antara PT. Japfa Comfeed Indonesia Group dengan Salim Group dan tahap pembangunan proyek
dimulai Januari 1996 serta beroperasi secara komersial pada tanggal 09 Maret 1997 dengan kapasitas produksi awal 4000 ton/bulan.
Struktur organisasi perusahaan pada suatu perusahaan sangat penting mengingat pembentukan struktur organisasi yang baik akan mendorong dan membantu pelaksanaan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara satu bagian dengan bagian lainnya, baik pada manajemen tingkat atas, menengah, maupun bawah. Struktur organisasi yang telah ada merupakan dasar penyusunan prosedur kegiatan. Struktur organisasi akan terus dikembangkan sesuai dengan perkembangan kegiatan serta dengan pengawasan yang lebih efektif.
Suatu pengendalian intern yang baik adalah adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara bebas dan tepat. Struktur organisasi yang dapat diandalkan harus sederhana dan fleksibel, artinya bila ada perluasan tidak akan mengganggu secara serius susunan dan bagian-bagian yang ada dan pekerjaan semua bagian-bagian harus terintegrasi, terkoordinasi dan adanya kerjasama yang baik.
Untuk lebih jelasnya bagan struktur organisasi perusahaan PT. Indojaya agrinusa dapat dilihat pada lampiran.
Sesuai dengan struktur organisasi, setiap posisi atau jabatan tentunya mempunyai tugas dan wewenang masing-masing. Hal tersebut dapat diperhatikan dalam penjelasan berikut :
a. Head of Unit :
Mengawasi, mengendalikan operasional perusahaan dan sebagai penanggung jawab pencapaian laba dan pertumbuhan bidang usaha dalam lingkup perusahaan sesuai dengan kebijakkan yang ditetapkan.
Menyelenggarakan penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB)
Menandatangani dokumen resmi berkaitan dengan transaksi dan pencapaian sasaran perusahaan.
Memutuskan penerimaan, pengangkatan, promosi dan mutasi serta pemberhentian karyawan dalam lingkup perusahaan.
b. Personalia and General Affairs (P&GA) manager :
Menyelenggarakan dan mengatur rekruitmen atau penerimaan terhadap karyawan baru
Mengatur sistem penggajian terhadap karyawan perusahaan
Mengurus fasilitas dan logistik untuk keperluan karyawan perusahaan
Mengurus dan mengatur masalah hukum dan perijinan yang menyangkut kepentingan perusahaan.
c. Procurement Manager :
Melakukan pembelian bahan baku sesuai dengan permintaan bagian persediaan yang telah disetujui oleh Head of Unit
Mengetahui jumlah persediaan bahan baku di gudang
d. Marketing Manager :
Memantau dan memprediksi harga pasar untuk disesuaikan dalam penentuan harga jual produk perusahaan
Bertanggung jawab dalam aktifitas penjualan perusahaan
Melakukan promosi dan pemasaran atas produksi perusahaan
Mengkoordinasi distribusi hasil produksi yang akan dijual. e. Poultry Technology Development (PTD) Manager :
Melakukan penelitian dan pengembangan yang berhubungan dengan produk perusahaan.
f. Financial And Accounting Manager :
Penyajian laporan keuangan
Pelaporan dan pembayaran pajak perusahaan yang terutang
Penyiapan, pemakaian dan penyimpanan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan bidang keuangan dan akuntansi
Mengatur dana dan dokumen yang menyangkut proses penerimaan data dari pihak ketiga
g. Plant Manager :
Mengurus perawatan dan teknis pabrik
Mengurus dan mengatur penyimpanan bahan baku dan bahan jadi di Gudang
h. Quality Controll Manager :
Mengawasi kualitas produksi baik dalam in process maupun dalam bentuk produk akhir
Menyesuaikan kualitas produk perusahaan dengan standard pemerintah maupun internasional
2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang a. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Adapun prosedur penjualan kredit pada PT. Indojaya agrinusa Medan yaitu sebagai berikut :
1). Prosedur Penerimaan Agen Atau Pelanggan baru
a) Technical Sales (TS) melakukan kunjungan calon agen/ pelanggan untuk memperkenalkan produk pakan yang ditawarkan.
b) TS berusaha mendapatkan data pelanggan berupa identitas, jenis pakan yang diinginkan, kapasitas pemakaian per bulan dan informasi kredibilitas calon pelanggan tersebut lalu dituangkan dalam bentuk laporan kunjungan, yang lalu diserahkan pada marketing Supervisor untuk dipelajari.
c) Marketing supervisor akan menganalisa dan memberikan informasi pada marketing manager/ sales manager, jika layak maka marketing manager akan mengadakan pertemuan dengan calon agen untuk bernegoisasi masalah harga, jangka waktu pembayaran, dan plafon kredit yang akan diberikan. Setelah itu marketing manager akan memberikan memo intern pada marketing supervisor
yang berisikan kondisi/ syarat yang yang akan diberikam pada pelanggan tersebut.
d) Berdasarkan memo intern marketing supervisor/ yang mewakili menginput data calaon pelanggan dalam program Account Receivable (AR),agar dapat dicetak customer profiles (CPF), credit proposal (CPP) dan customer’s condition (CC). CPF, CPP, CC tersebut sah apabila sudah ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :
Jika plafon kredit yang diberikan lebih kecil atau sama dengan seratus juta rupiah maka CPP tersebut dapat ditandatangani oleh marketing manager (MM)
Jika plafon kredit yang diberikan lebih kecil atau sama dengan tiga ratus juta rupiah maka CPP, CC, dan CPF tersebut untuk ditandatangani oleh Head of Unit (HoU)
Jika plafon kredit yang diberikan lebih kecil atau sama dengan lima ratus juta rupiah maka CPP, CC dan CPF tersebut untuk ditandatangani oleh Head of Sales (HoS)..
Jika plafon kredit yang diberikan lebih besar dari lima ratus juta rupiah maka CPP, CC dan CPF tersebut untuk ditandatangani oleh Kepala Divisi. e) Setelah CPF, CC dan CPP tersebut disahkan dan diproses okleh marketing
supervisor/ yang mewakili maka pelanggan dapat melakukan transaki pembelian pakan sesuai prosedur.
f) Staf administrasi penjualan akan membuat satu set copy dokumen tersebut untuk diarsipkan dan dokumen yang asli diserahkan pada staf credit control.
Flowchart prosedur penerimaan agen pada PT. Indojaya Agrinusa Medan dapat dilihat pada lampiran 4.
2). Prosedur penjualan kredit
a) Staf administrasi marketing menerima order dari pelanggan melalui telepon atau surat pesanan yang dititipkan melalui supir truk yang akan mengangkut pakan.
b) Apabila order diterima melalui telepon, maka staf administrasi marketing akan mencatat pesanan tersebut dalam Nota Pesanan Barang.
c) Staf administrasi marketing memeriksa Delivery Order (DO) yang dibawa pelanggan untuk menginput data yang diperlukan pada penerimaan Order Pakan Ternak (POPT) dan DO intern. Nama agen dapat diinput berdasarkan rekapitulasi nama agen. Staf administrasi marketing akan memeriksa stok barang dan mengkonfirmasi saldo piutang pada staf credit control. Apabila persediaan tidak mencukupi maka staf administrasi marketing akan mencetak form estimasi penjualan dan order pakan harian untuk dikirimkan pada staf Plant Production Inventory Control (PPIC).
d) Staf administrasi marketing memproses pencetakan DO Intern (3 copy) untuk pengeluaran barang. DO intern dapat dicetak jika plafon kredit agen tidak melewati batas plafon dan Term of Payment (TOP).
e) Jika plafon agen tersebut melewati batas maka staf administrasi marketing tidak bisa mencetak DO intern. Jika hal ini terjadi maka staf administrasi marketing akan mengkonfirmasikan ke staf credit control untuk melakukan
kemungkinan bahwa pelanggan sudah membayar tagihan namun datanya belum masuk dalam komputer.
f) Staf credit control akan menerbitkan Memo Persetujuan Pengeluaran Barang (MPPB) dan menyerahkan ke bagian penjualan untuk diperiksa kembali dan meminta persetujuan authorized person. Persetujuan ini dilakukan bertingkat sesuai kebijakan perusahaan misalnya sesuai tingkat nilai kredit yang over plafon. Bila MPPB ini tidak disetujui MPPB akan ditolak dan diinformasikan pada pelanggan. Bila disetujui MPPB ini akan direalese pada program agar staf administrasi marketing dapat memproses pencetakan DO intern (3 copy) untuk pengeluaran barang.
g) Staf administrasi marketing menyerahkan DO intern yang telah dicetak pada supir untuk dibawa pada operor komputer pos II untuk diinput data kendaran seperti : plat, kode pelanggan, No. DO intern, jenis ekspedisi, umlah karung dan kilogram sesuai DO intern, berdasar data tersebut operator komputer pos II akan mencetak Kartu Izin Masuk (KIM) dan diserahkan ke supir beserta DO intern untuk dibawa ke staf kamar timbang.
h) Staf kamar timbang menerima DO intern dan KIM dan mencocokkan dengan data yang online dari operator komputer pos II. Apabila sudah benar maka akan dicetak Surat Perintah Muat (SPM). SPM, DO intern dan KIM diserahkan kembali ke supir untuk doserahkan pada staf gudang pakan jadi. i) Staf gudang pakan jadi menerima DO intern, KIM dan SPM dan
memerintahkan pada petugas muat untuk memuat pakan sesuai jenis dan jumlah yang tercantum dalam DO intern. Setelah selesai muat staf gudang
pakan jadi mengisi jumlah karung yang dimuat pada form SPM dan menandatangani DO intern. Distribusi dokumen yaitu: DO intern (3) diarsipkan oleh bagian gudang, Do intern (1 dan 2), SPM dan KIM dibawa oleh supir ke kamar timbang.
j) Supir menyerahkan DO intern, KIM dan SPM pada staf kamar timbang untuk menimbang truk dan mencetak struk timbang (ST), Surat Jalan (SJ) dan Kartu ijin Keluar (KIK). Surat jalan tersebut ditandatangani oleh staf kamar timbang dan supir sebagai bukti bahwa barang yang diterima sudah benar dan truk langsung menuju pos I dan menyerahkan KIK ke pos I agar truk diijinkan keluar. Ditribusi Dokumen : KIM dan KIK dibawa supir truk ke pos I, SJ (5 & 6) untuk pelanggan, ST (3) & DO (3) untuk gudang pakan jadi, DO (1), SJ (1,3 & 4), ST (1) untuk administrasi marketing, DO (2), SJ (2), ST (2) untuk bagian accounting.
Flowchart prosedur penjualan kredit pada PT. Indojaya Agrinusa Medan dapat dilihat pada lampiran 5.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Indojaya Agrinusa adalah sebagai berikut :
a. Fungsi penjualan b. Fungsi kredit c. Fungsi gudang d. Fungsi pengiriman e. Fungsi penagihan f. Fungsi akuntansi
a. Fungsi penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mensurvey calon pelanggan, membuat laporan kunjungan dan laporan penjualan bulanan yang diinput setiap hari, menerima pesanan, menentukan syarat-syarat penjualan dan waktu pengiriman, dan memberikan otorisasi atas kredit pelanggan (baik dalam proses penerimaan agen maupun dalam penerbitan MPPB) serta mengawasi pengiriman barang. Fungsi ini berada ditangan bagian penjualan/ marketing.
b. Fungsi kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengawasi kredit pelanggan. Fungsi ini berada di tangan bagian credit control dalam departemen finance and accounting. Sedangkan tanggung jawab dalam pemberian otorisasi kredit berada di tangan bagian penjualan/ marketing.
c. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang, mengeluarkan barang, membuat kartu persediaan barang, melakukan pengepakan barang dan menyerahkan barang kepada supir/ ekspedisi. Fungsi ini berada di tangan bagian Gudang Pakan Jadi.
d. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan dan perhitungan ulang atas barang yang siap dikirimkan, serta menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi ini melibatkan bagian timbangan, operator komputer Pos I dan Pos II.
e. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta membuat salinan faktur untuk kepentingan pencatatan transaksi penjualan. Fungsi ini berada di tangan bagian penjualan/ marketing.
f. Fungsi akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, serta melakukan perhitungan harga pokok penjualan setiap bulan. Fungsi ini berada di tangan bagian accounting.
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit PT. Indojaya Agrinusa adalah :
a. Laporan Kunjungan (lampiran 7)
b. Rekapitulasi Nama Pelanggan. (lampiran 8) c. Nota Pesan Barang (lampiran 9)
d. Rekapitulasi Nama Agen (lampiran 10)
e. Penerimaan Ordetr Pakan Ternak/ POPT (lampiran 11) f. Estimasi Penjualan dan Order Pakan Harian. (lampiran 12) g. Memo Persetujuan Pengeluaran Barang/ MPPB (lampiran 13) h. Delivery Order/ DO (lampiran 14)
i. Surat Jalan/ SJ (lampiran 14)
j. Kartu Ijin masuk/ KIM (lampiran 15) k. Kartu Ijin Keluar/ KIK (lampiran 15)
l. Struk Timbang/ ST atau Bukti Timbang (lampiran 16) m. Surat Perintah Muat/ SPM
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : a. Jurnal Penjualan
b. Kartu piutang c. Kartu persediaan d. Jurnal Umum
b. Penagihan Piutang
Adapun prosedur penagihan piutang pada PT. Indojaya Agrinusa Medan yaitu:
1) Staf administrasi marketing mengambil data SJ yang secara online diinput dari bagian timbangan dan mencetak faktur, setelah diperiksa dan diberi paraf akan diserahkan ke marketing/ sales manager untuk ditandatangani.
Disribusi dokumen : - fakur (1), SJ (3) = berkas untuk pelanggan
- faktur (2) = administrasi marketing
- faktur (3) = bagian accounting
- faktur (4), SJ (1), DO = berkas untuk penagihan
Faktur (1) dan SJ (3) serta faktur (4), SJ (1) dan DO untuk penagihan diserahkan ke bagian credit control dengan menggunakan buku expedisi sebagai tanda terima.
2) Sistem penagihan dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu tagih langsung dan transfer. Transfer pada umumnya dilakukan oleh pelanggan luar kota walaupun ada beberapa pelanggan dalam kota melakukan pembayaran dengan
transfer. Untuk pelanggan luar kota staf administrasi marketing akan merekap faktur setiap satu minggu sekali dan akan di fax pada pelanggan. Rekap faktur tersebut juga merupakan nota penagihan sehingga pelanggan dapat mengetahui jumlah yang akan ditransfer. Pelanggan akan menginformasikan melalui telepon atau fax bila uang tersebut sudah ditransfer.
3) Berdasar info dari pelanggan staf administrasi marketing akan mengkonfirmasi via telepon dengan kasir dan staf credit control untuk memastikan uang tersebut sudah diterima atau belum, jika sudah staf administrasi marketing akan membuat Bukti Penerimaan (BP) sebagai bukti faktur telah lunas dan faktur asli akan dikirim pada pelanggan.
4) Untuk penagihan dalam kota staf administrasi marketing meminta berkas penagihan (faktur (4), SJ (1) dan DO) pada staf accounting dengan mengisi buku ekspedisi faktur.
5) Staf administrasi marketing menerima berkas penagihan dan menandatangani nota serah terima faktur (3 copy) yaitu untuk bagian accounting, staf administrasi marketing dan pelanggan.
6) Berkas penagihan lalu akan disampaikan pada pelanggan melalui technical sales (TS). Jika pelanggan telah menerima berkas maka pelanggan akan menandatangani nota serah terima, memeriksa kesesuaian berkas dengan catatan pelanggan, dan bila sesuai pelanggan dapat melunasi tagihan tersebut. 7) TS akan mengisi tanda terima tagihan (TTT) sesuai pembayaran pelanggan
berdasar tagihan. TTT tersebut akan didistribusikan pada pelanggan, kasir, administrasi marketing dan bagian accounting.
8) Hasil penagihan ini diserahkan TS kepada staf administrasi marketing untuk diperiksa dan disetorkan kepada kasir. Jika jumlah setoran sesuai dengan TTT maka staf administrasi akan membuat BP sebagai bukti faktur tersebut telah lunas dan faktur asli akan dikirim kepada pelanggan bersangkutan melalui TS dan pelanggan menandatangani kembali nota serah terima faktur.
9) Staf administrasi marketing menerbitkan konfirmasi piutang setiap bulannya ke pelanggan berdasar laporan piutang per pelanggan dari staf accounting. Konfirmasi piutang beserta rincian faktur belum lunas akan dikirim ke pelanggan via truk atau pos setelah disahkan oleh finance manager. Konfirmasi piutang tersebut akan dikembalikan pelanggan via TS atau pos setelah diperiksa dan ditandatangani. Staf administrasi marketing menyerahkan konfirmasi piutang yang telah ditandatangani pelanggan pada bagian accounting.
10)Staf administrasi marketing membuat laporan penjualan bulanan yang diinput setiap hari yang akan diserahkan pada sales/ marketing manager setiap hari.
Flowchart prosedur penagihan piutang PT. Indojaya Agrinusa Medan tampak pada lampiran.
Fungsi yang terkait dalam penagihan piutang PT. Indojaya Agrinusa adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Penagihan b. Fungsi Kas c. Fungsi Akuntansi d. Fungsi Pemeriksa Intern
a. Fungi penagihan
Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan langsung kepada debitur yang piutangnya sudah jatuh tempo dan membuat konfirmasi piutang. Dalam perusahaan ini fungsi penagihan dilaksanakan oleh bagian penjualan melalui Technical sales (TS).
b. Fungsi kas
Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi kas bertanggung jawab untuk menerima dan menyetorkan tagihan baik berupa uang, giro ataupun cek ke bank. Fungsi ini berada di tangan bagian kasa (kasir).
c. Fungsi Akuntansi
Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang serta membuat laporan piutang per pelanggan. Fungsi ini berada di tangan bagian accounting.
d. Fungsi pemeriksa intern
Dalam penagihan piutang perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik Fungsi ini sendiri berada di tangan bagian pemeriksa intern (komite audit) dari perusahaan induk.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang pada PT. Indojaya Agrinusa yaitu :
a. Faktur (lampiran 16)
c. Konfirmasi Piutang (lampiran 17) d. Nota Serah Terima Faktur
e. Bukti Pembayaran / Tanda Terima Pembayaran (lampiran 18) f. Laporan Penjualan Bulanan (lampiran 19)
Dokumen dalam penjualan kredit dan penagihan piutang beserta jenis formulir yang digunakan disajikan dalam lampiran
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a. Jurnal penjualan
b. Jurnal umum
c. Jurnal penerimaan kas d. Kartu piutang