SKRIPSI
ANALISA PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PENAGIHAN PIUTANG PADA
PT. INDOJAYA AGRINUSA MEDAN
OLEH :
NAMA : RINNI ANDINY
NIM : 040522023
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
“Analisis Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang Pada PT. Indojaya Agrinusa Medan” adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi atau
diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S1
Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas,
benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya
bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.
Medan, 05 Mei 2008 Yang membuat pernyataan
Puji dan syukur ke hadirat Allah SWT, serta salawat dan salam kepada
junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW, karena berkat dan hidayah-Nyalah
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Adapun penulisan skripsi ini adalah
merupakan guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan skripsi ini masih
banyak kekurangan atau masih jauh dari kesempurnaan. Hal ini disebabkan
keterbatasan kemampuan yang penulis miliki. Oleh karena itu dengan segala
kerendahan hati penulis mengharapkan saran, kritik yang bersifat membangun
untuk penyempurnaan skripsi ini.
Pada kesempatan ini penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya pada berbagai pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis
selama mengikuti perkuliahan dan penyusunan skripsi ini :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, MSi, Ak. selaku Ketua Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan saran dan petunjuk bagi
memberikan bimbingan bagi penulis selama masa perkuliahan.
6. Bapak dan Ibu Dosen serta para pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Ibu Christine Lie, Bapak Junairi Sungkono, Bapak Zulham, Bapak Dino
dan Ibu Megawati Saragih dari PT. Indojaya Agrinusa yang telah bersedia
membantu penulis selama mengadakan penelitian di perusahaan tersebut.
8. Teristimewa penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada keluarga
besar penulis, Keluarga Yusbier Yusuf.
9. Terima kasih terutama kepada Teguh, yang selalu berusaha membuat
penulis percaya bahwa mustahil adalah kata yang tak masuk akal.
10.Buat teman-teman penulis yang banyak memberikan bantuan selama
mengikuti perkuliahan : Imel, Marini, Rufa, Rahmi, Mirza, Julita, Nova
dan Wina, Yuni, Sella, Kak Ipat, Ari Effendi dan Ferri, serta lainnya yang
tak dapat disebutkan satu per satu.
Wasalamu’alaikum Wr. Wb.
Medan, 05 Mei 2008
Penulis
Rinni Andiny
menjaga aktiva perusahaan, memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi, serta mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah PT. Indojaya Agrinusa, perusahaan industri yang bergerak di bidang pakan ternak. Pada skripsi ini penulis memfokuskan pada pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang pada PT. Indojaya Agrinusa. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana efektifitas pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang yang diterapkan perusahaan dapat mencegah atau memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan.
Metode penelitian yang digunakan penulis yaitu penelitian deskriptif dan data yang digunakan terdiri dari data primer dan data sekunder. Sedangkan teknik pengumpulan data yang dipergunakan yaitu teknik dokumentasi, teknik wawancara dan study kepustakaan.
Dari hasil penelitian, penulis menyimpulkan bahwa PT. Indojaya Agrinusa telah menerapkan pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit yang cukup memadai untuk mencegah dan memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan. Selain itu penulis memiliki beberapa saran bagi perusahaan, yaitu peninjauan ulang atas kebijakan perusahaan dalam pemberian persetujuan kredit, perlunya menambah bagian internal audit, dan penerapan sistem rotasi bagi karyawan.
organization to achieve their main goals, in examples : to keep the assets of organization, to ensure a high degree of accuracy in use accounting record and information, and to measure the suitability of policies and procedure applied by management. The object of this research is PT. Indojaya Agrinusa, an industrial company that operated in poultry feeds. In this thesis, the writer focuse to internal control on accounting system of credit sales and claim of account receivable at PT. Indojaya Agrinusa. The objective of this research is to study the effectivity of internal control on accounting system of credit sales and claim of account receivable applied by company to prevent and to minimize the discrepancy.
The research methode applied by the writer is a descriptive study and the applied data are primary and secondary data. While the data collecting are documentation, interview and library research.
Of the result of study, the writer coclude that PT. Indojaya Agrinusa applies internal control on accounting system of credit sales and claim of account receivable that suitable to prevent and to minimize the discrepancy. In addition, the writer have some suggestion for the company to review their policy in approvement of credit, the addition of audit internal department and application of turning system of employee.
PERNYATAAN... i
KATA PENGANTAR... ii
ABSTRAK... iv
ABSTRACT... v
DAFTAR ISI... vi
DAFTAR LAMPIRAN... viii
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang masalah... 1
B. Perumusan Masalah... 3
C. Tujuan Penelitian... 3
D. Manfaat Penelitian... 3
E. Kerangka Konseptual... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 5
A. Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Akuntansi... 5
B. Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Pengendalian Intern.. 11
C. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang.... 26
D. Pengendalian Intern Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 43
BAB III METODE PENELITIAN... 47
A. Jenis Penelitian... 47
A. Data Penelitian... 50
1. Sejarah Singkat Dan Struktur Organisasi Perusahaan... 50
2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 54
3. Pengendalian Intern Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 65 B. Analisis dan Evaluasi... 72
1. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang.. 72
2. Pengendalian Intern Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 74
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 77
A. Kesimpulan... 77
B. Saran... 78
DAFTAR PUSTAKA... 80
Lampiran 2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit
Lampiran 3 Flowchart Prosedur Penagihan Piutang
Lampiran 4 Flowchart Prosedur Penerimaan Agen Pada PT. Indojaya Agrinusa
Lampiran 5 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Indojaya Agrinusa
Lampiran 6 Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Pada PT. Indojaya Agrinusa
Lampiran 7 Laporan Kunjungan
Lampiran 8 Rekapitulasi Nama Pelanggan
Lampiran 9 Formulir Nota Pesan Barang
Lampiran 10 Rekapitulasi Nama Agen
Lampiran 11 Estimasi Penjualan dan Order Pakan Harian
Lampiran 12 Formulir Memo Persetujuan Pengeluaran barang
Lampiran 13 Formulir Delivery Order
Lampiran 14 Faktur
Lampiran 15 Formulir Konfirmasi Piutang
Lampiran 16 Formulir Tanda Terima Pembayaran
menjaga aktiva perusahaan, memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi, serta mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah PT. Indojaya Agrinusa, perusahaan industri yang bergerak di bidang pakan ternak. Pada skripsi ini penulis memfokuskan pada pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang pada PT. Indojaya Agrinusa. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana efektifitas pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang yang diterapkan perusahaan dapat mencegah atau memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan.
Metode penelitian yang digunakan penulis yaitu penelitian deskriptif dan data yang digunakan terdiri dari data primer dan data sekunder. Sedangkan teknik pengumpulan data yang dipergunakan yaitu teknik dokumentasi, teknik wawancara dan study kepustakaan.
Dari hasil penelitian, penulis menyimpulkan bahwa PT. Indojaya Agrinusa telah menerapkan pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit yang cukup memadai untuk mencegah dan memperkecil kemungkinan terjadinya penyelewengan. Selain itu penulis memiliki beberapa saran bagi perusahaan, yaitu peninjauan ulang atas kebijakan perusahaan dalam pemberian persetujuan kredit, perlunya menambah bagian internal audit, dan penerapan sistem rotasi bagi karyawan.
organization to achieve their main goals, in examples : to keep the assets of organization, to ensure a high degree of accuracy in use accounting record and information, and to measure the suitability of policies and procedure applied by management. The object of this research is PT. Indojaya Agrinusa, an industrial company that operated in poultry feeds. In this thesis, the writer focuse to internal control on accounting system of credit sales and claim of account receivable at PT. Indojaya Agrinusa. The objective of this research is to study the effectivity of internal control on accounting system of credit sales and claim of account receivable applied by company to prevent and to minimize the discrepancy.
The research methode applied by the writer is a descriptive study and the applied data are primary and secondary data. While the data collecting are documentation, interview and library research.
Of the result of study, the writer coclude that PT. Indojaya Agrinusa applies internal control on accounting system of credit sales and claim of account receivable that suitable to prevent and to minimize the discrepancy. In addition, the writer have some suggestion for the company to review their policy in approvement of credit, the addition of audit internal department and application of turning system of employee.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan tentu memiliki tujuan dalam menjalankan usaha. Tujuan
tersebut dapat direalisasikan dengan mengorganisir dan mengkoordinasikan
seluruh fungsi yang ada dalam perusahaan. Perusahaan yang berorientasi laba
pada umumnya memiliki tiga tujuan dasar yaitu untuk memperoleh laba dalam
jangka panjang, mencapai pertumbuhan, dan untuk mempertahankan
kelangsungan hidup perusahaan. Dari ketiga tujuan tersebut, profitabilitas ataupun
kemampuan untuk menghasilkan laba merupakan tujuan utama perusahaan dan
merupakan penentu atas tercapainya usaha tujuan lain.
Dalam perusahaan dagang maupun industri, laba yang diperoleh dari
pendapatan umumnya berasal dari penjualan. Pada perusahaan besar atau pada
perusahaan sedang berkembang, selain dalam bentuk tunai, penjualan juga
dilakukan dalam bentuk kredit. Perusahaan juga telah terbagi dalam
departemen-departemen ataupun bagian yang menjalankan fungsinya masing-masing dan telah
ada pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan
kepada bawahan atau kepada tiap departemen yang ada dalam perusahaan.
Untuk menghindari terjadinya penyelewengan maka sudah seharusnya
perusahaan melakukan pengendalian intern yang memadai terhadap sistem
penjualan kredit dan penagihan piutang. Dengan demikian perusahaan dapat
diuraikan di atas. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa dalam kenyataannya
selalu ada perusahaaan yang lalai dalam menerapkan pengendalian intern,
sehingga memungkinkan bagi pihak tertentu dalam mencari celah dari setiap
sistem yang ada untuk melakukan penyelewengan.
PT. Indojaya Agrinusa merupakan sebuah perusahaan industri yang
memproduksi pakan ternak, yang dalam operasinya melakukan penjualan secara
kredit yang menimbulkan piutang. PT. Indojaya Agrinusa menerapkan Standard
Operating Procedures (SOP) sebagai landasan setiap kegiatan manajemen dan
aktifitas perusahaan. Pengendalian intern juga merupakan salah satu sistem yang
dibahas dalam SOP. Semua kebijakan, prosedur, dan praktik yang terangkum
dalam pengendalian intern sudah diatur secara baku dalam SOP perusahaan.
Berdasarkan penelitian pendahuluan yang dilakukan, penulis menemukan bahwa
dalam kebijakan perusahaan dalam penerapan pengendalian intern atas sistem
akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang ada tugas fungsi kredit yang
dilakukan oleh fungsi penjualan yaitu dalam pemberian otorisasi kredit pelanggan
sehingga dikhawatirkan akan menimbulkan resiko tidak tertagihnya piutang.
Berdasarkan uraian tersebut dan mengingat pentingnya penerapan
pengendalian intern atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang
B. Perumusan Masalah
Berkenaan dengan identifikasi masalah di atas maka penulis mencoba
merumuskan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini yaitu apakah
pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Indojaya Agrinusa selama ini telah
cukup efektif dalam mencegah atau memperkecil terjadinya kesalahan atau
kecurangan dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengendalian intern
atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang yang
diterapkan PT. Indojaya Agrinusa Medan.
2. Untuk mengetahui sampai sejauh mana efektifitas pengendalian intern atas
sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang yang ada dalam
perusahaan tersebut dapat mencegah atau memperkecil kemungkinan
terjadinya penyelewengan.
D. Manfaat Penelitian
1. Untuk menambah pengetahuan penulis mengenai penerapan pengendalian
intern atas sistem akuntansi penjualan kredit dan penagihan piutang.
2. Sebagai sumbangan pemikiran yang mungkin berguna khususnya bagi
pihak manajemen dalam mengevaluasi penerapan pengendalian intern atas
3. Memberikan informasi bagi pihak yang ingin menggunakannya sebagai
bahan pembanding, pelengkap dan menambah kepustakaan.
E. Kerangka Konseptual
Pengawasan intern
Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem Akuntansi Penagihan Piutanh
Analisis
Menilai apakah pengawasan intern atas sistem akuntansi
penjualan kredit dan penagihan piutang telah
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Akuntansi
Suatu perusahaan memerlukan sistem akuntansi yang baik yang dapat
memberikan pengawasan yang dibutuhkan untuk menghindari kesalahan dan
ketidakjujuran. Dengan adanya sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik
maka pimpinan perusahaan dapat memperoleh informasi yang diperlukan guna
mengawasi kekayaan perusahaan dengan lebih tepat. Untuk mengetahui
bagaimana sistem akuntansi yang baik itu, terlebih dahulu perlu diketahui apa
pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri.
Mulyadi (2001: 2) menyatakan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Setiap sistem dirancang untuk
menangani sesuatu yang terjadi secara rutin atau yang terjadi berulang-ulang.
Menurut James A. hall (2001: 5), “sebuah sistem adalah sekelompok dua atau
lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau
subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).
Definisi akuntansi yang dimuat dalam Statement of Accounting Principles
Board No. 4 (1970) yang dikemukakan Suwardjono (2003: 6) adalah sebagai
berikut : “Accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative
information, primarily financial in nature, about economic entities that is intended
didefinisikan sebagai “sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak
yang berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan kondisi perusahaan” (C.
Rollin Niswonger et al., terjemahan Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan, 1999:
6).
Adapun definisi “sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan
prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, mengihtisarkan, dan melaporkan
informasi mengenai keuangan dan operasi usaha” (C. Rollin Niswonger et al.,
terjemahan Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan, 1999: 182). Mulyadi (2001: 3)
mengemukakan bahwa “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan
laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan”.
Maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah suatu sistem yang
terdiri dari prosedur-prosedur yang bertujuan untuk menghasilkan informasi
akuntansi dan alat pengawasan. Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa suatu
sistem terdiri dari jaringan prosedur sebagai “suatu urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departement atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang”
Menurut Hadibroto (1994: 123),
“Sistem akuntansi yang baik mempunyai tiga sasaran, yaitu :
1. Memperoleh informasi yang bermutu
3. memperoleh efisiensi dalam biaya administrasi”.
Sistem akuntansi tertentu tidak akan selalu menjadi sistem terbaik yang dapat
diterapkan pada organisasi manapun. Menurut Robert N. Anthony, Hawkins dan
Merchant (1999 : 104) :
The best system is the one that best achieves the following objectives :
1. To process the information efficiently, at low cost. 2. To obtain reports quickly.
3. To ensure a high degree of accuracy.
4. To minimize the possibility of theft or fraud.
Maka tujuan sistem akuntansi yang utama adalah memberikan informasi
yang akurat dengan tepat waktu dan efisien serta dapat memberikan pengawasan
intern yang efektif untuk menghindari terjadinya kesalahan dan ketidakjujuran.
Dari definisi sistem akuntansi yang telah diberikan, elemen-elemen atau
unsur-unsur suatu sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari
jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
1. Formulir
Formulir menurut Mulyadi (2001: 3) merupakan “dokumen yang digunakan
untuk merekam terjadinya transaksi”. Suatu formulir haruslah dirancang untuk
dapat memenuhi beberapa fungsi sekaligus sehingga dapat mengurangi pekerjaan
klerikal.
Mulyadi (2001: 78) mengemukakan manfaat formulir sebagai berikut :
a.Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan b.Merekam data transaksi bisnis perusahaan
c.Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
2. Jurnal
Data transaksi keuangan perusahaan yang telah direkam dalam formulir
kemudian dicatat di dalam jurnal. Dalam jurnal, transaksi mulai digolongkan
menurut klasifikasi yang dituju dalam perkiraan-perkiraan buku besar.
Pencatatan transaksi yang bersifat rutin dan frekuensinya sangat tinggi dapat
menggunakan jurnal khusus yang menyediakan format tertentu yang disesuaikan
untuk menampung jenis transaksi tersebut. Penggunaan jurnal khusus akan
menghemat waktu yang diperlukan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi
dan untuk memeriksa ketelitian pencatatan di dalam buku pembantu.
Jurnal khusus terdiri dari :
a. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
b. Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
c. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas
yang umumnya berasal dari penjualan tunai dan penerimaan barang.
d. Jurnal pengeluaran kas
Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
Transaksi-transaksi yang tidak dapat sesuai dengan penggolongan untuk
3. Buku Besar dan Buku pembantu
Setelah data transaksi keuangan perusahaan dicatat dalam jurnal selanjutnya
transaksi tersebut digolongkan menurut klasifikasinya untuk dicatat dalam buku
besar (general ledger). Buku besar adalah kumpulan dari perkiraan-perkiraan
yang saling berhubungan dan yang merupakan suatu kesatuan tersendiri. Apabila
suatu perkiraan dalam buku besar perlu dibuatkan perincian lebih lanjut maka
biasanya dapat dilakukan dengan membentuk buku pembantu (subsidiary ledger).
Setiap transaksi harus dikelompokkan dan dikodekan sebelum di-posting ke
buku besar. Menurut Mulyadi (2001: 127), “kode adalah suatu kerangka
(framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan
huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat”.
Untuk mempermudah posting, kode perkiraan dimuat dalam daftar yang disebut
bagan perkiraan (chart of account).
M. Nafarin (2004: 26) menyatakan :
Kode rekening (chart of ccount) adalah daftar yang memuat nama dan kode rekening beserta penjelasannya yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaan proses akuntansi. Syarat dalam membuat rencana (kode rekening), antara lain:
a. Fleksibel (tidak kaku),
b. Up to date (selalu sesuai dengan zaman), c. Relevan (cocok / sesuai dengan keperluan), d. Mudah dipahami.
Sebagian besar perusahaan mengklasifikasikan perkiraan dalam golongan
aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan modal. Klasifikasi ini dibagi lagi
menjadi beberapa golongan utama yang tergabung dalam satu blok khusus yang
tercakup dalam blok kode golongannya. Contoh bagan perkiraan yang
1-24 Aktiva Lancar 130-139 Modal
1 Kas Dan Bank 130 Modal Saham
2 Piutang 131 Laba Ditahan
25-39 Investasi Jangka Panjang 140-169 Pendapatan Penjualan 25 Investasi Saham
40-69 Aktiva Tetap Berwujud 170-199 Harga Pokok Penjualan
40 Tanah 200-299 Biaya Produksi
41 Gedung 200 Biaya Bahan Baku
42 Akumulasi Peny. Gedung 230 Biaya Tenaga Kerja 271 Biaya Overhead Pabrik
70-79 Aktiva Tidak Berwujud 300-349 Biaya Administrasi Dan Umum
80-99 Aktiva Lain-Lain 350-399 Biaya [Pemasaran
100-124 Utang Lancar 400-449 Penghasilan Di Luar Usaha 100 Utang Dagang
125-129 Utang Jangka Panjang 450-499 Biaya Diluar Usaha 125 Utang Bank
126 Utang Obligasi 500 Rugi-Laba
Gambar 2.1 Bagan Perkiraan
Buku pembantu dibentuk apabila diperlukan rincian perkiraan tertentu
dalam buku besar. “Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang
merupakan rincian tertentu dalam buku besar (general ledger), yang dibentuk
untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan”
(Mulyadi, 2001: 139).
Perkiraan yang ada dalam buku besar yang mempunyai rincian dalam buku
pembantu disebut perkiraan pengendali (controlling account), sedangkan
tertentu dalam buku besar disebut dengan perkiraan pembantu (subsidiary
account).
Buku pembantu yang umumnya digunakan adalah buku pembantu piutang,
buku pembantu persediaan, buku pembantu biaya, dan buku pembantu aktiva
tetap. Penggunaan buku pembantu ini tergantung pada perusahaan apakah
dianggap perlu atau tidak.
4. Laporan
Hasil akhir dari periode akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan rugi-laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan
harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan,
daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang
lambat penjualannya.
B. Pengertian, Tujuan dan Elemen Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern yang terstruktur dengan baik merupakan alat yang dapat
membantu manajemen perusahaan dalam melaksanakan tugas atau fungsinya,
sehingga mempunyai peranan yang sangat penting dalam organisasi perusahaan.
Melalui pengendalian intern yang efektif, manajemen dapat menilai apakah
kebijakan dan prosedur yang diterapkan telah dilaksanakan dengan baik, sehingga
tujuan perusahaan dapat dicapai.
Pengertian pengendalian intern pada mulanya menurut Comitte on Auditing
of Coordinate System and Its Importance to Management and the Independent
Public Accountant, berbunyi sebagai berikut :
Pengendalian intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinasi yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong agar kegiatan efisien, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan. (Harahap : 122)
Selanjutnya definisi tentang pengendalian intern tadi ditinjau kembali pada
tahun 1984 dengan keluarnya SAS No. 48. Setelah keluarnya SAS ini maka
definisi pengendalian intern menjadi sebagai berikut :
a. Kontrol Administrasi
Termasuk namun tidak hanya terbatas pada struktur organisasi, prosedur dan catatan yang melaksanakan transaksi yang diotorisasi manajemen. Otorisasi ini merupakan fungsi manajemen yang langsung menyangkut tanggung juawab untuk mencapai tujuan perusahaan dan hal ini merupakan awal dalam melaksanakan accounting control atas transaksi perusahaan.
b. Kontrol Akuntansi
Meliputi struktur organisasi, prosedur, dan catatan yang berhubungan dengan usaha untuk menjaga keamanan dan dipercayainya catatan keuangan perusahaan.
(Harahap : 123)
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang
hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik
dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin
pembukuan, maupun dengan komputer.
Menurut Mulyadi (2001 : 163) tujuan sistem pengendalian intern adalah
a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Ad. a. Menjaga kekayaan organisasi
Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur
karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengawasan
yang memadai. Kekayaan perusahaan yang tidak memiliki wujud fisik seperti
piutang dagang, akan rawan oleh kecurangan jika tidak dijaga dengan baik.
Ad. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk
menjalankan kegiatan perusahaan. Banyak informasi akuntansi yang digunakan
oleh manajemen sebsgai dasar pengambilan keputusan penting,.
Pengawasan intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan
data akuntansi akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat diandalkan.
Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka
ketelitian dan keakuratan data akuntansi mencerminkan pertanggungjawaban
penggunaan kekayaan perusahaan.
Ad. c. Mendorong efisiensi
Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi pekerjaan yang
tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk
mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.
Ad. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan
prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan agar
Dengan mengetahui pengertian dan tujuan pengendalian intern maka dapat
dipahami betapa pentingnya penerapan pengendalian intern dalam perusahaan.
Namun selain itu harus diketahui juga ciri-ciri sistem pengendalian intern yang
baik yaitu :
a. Struktur organisasi yang baik
Perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan tegas yang dapat
membedakan tugas dan tanggung jawab masing-masing personel.
b. Sistem otorisasi dan tanggung jawab yang jelas
Harus ada pemberian wewenang yang jelas dan tanggung jawab yang tegas
pula. Sistem yang baik ditandai oleh aturan yang menyatakan bahwa semua
transaksi harus diotorisasi, kemudian dicatat, setiap akses ke asset harus
mendapat otorisasi.
c. Sistem akuntansi yang baik
Perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang baik dan berguna untuk
mengolah data menjadi informasi yang dapat dimengerti dan dapat
mendukung kebijaksanaan manajemen.
d. Kebijakan personalia yang baik
Pedoman sistem pengendalian intern yang baik dalam bidang ini adalah
pemilihan pegawai yang objektif dan profesional, pelatihan terhadap karyawan
secara berkesinambungan, dan melakukan supervisi secara tepat serta
e. Badan atau staf internal audit
Dalam struktur organisasi biasanya ada unit yang berfungsi sebagai pelaksana
fungsi pengendalian intern. Sebaiknya harus ada unit ini dalam setiap
organisasi, kemudian posisinya dalam organisasi harus jelas dan kuat.
Semakin kuat posisinya dalam struktur organisasi itu semakin baik bagi
pelaksanaan pengendalian intern.
f. Dewan komisaris yang kompeten dan aktif
Dewan komisaris yang merupakan lembaga pengawasan tertinggi dalam
perusahaan harus benar-benar memiliki kemampuan dan keberanian untuk
melaksanakan fungsinya sebagai pengawas direksi. Dia harus aktif memantau
pelaksanaan manajemen perusahaan, bekerja sama dengan internal auditor.
Menurut Mulyadi (2001 : 164) unsur pokok pengendalian intern adalah :
1.Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2.Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3.Praktik sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4.Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
Dalam meneliti pengendalian intern, sebagian besar waktu biasanya habis
digunakan untuk menganalisa dan mengevaluasi pengendalian intern secara
terperinci. Dan mungkin ini merupakan cara yang seharusnya. Akan tetapi dengan
diketahuinya tanggung jawab dari Dewan Komisaris dan manajemen tertinggi,
maka tujuan terakhir dari sistem adalah untuk membantu dalam memenuhi tujuan
dan sasaran perusahaan. Oleh karena itu, sistem pengendalian intern yang akan
berhubungan. Ini dapat dibagi menjadi tiga golongan, seperti yang dikemukan
Heckert (1996: 130), yaitu sebagai berikut :
a. Strategis – Dewan Komisaris Dan Manajemen Tertinggi
Struktur organisasi
Tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran perusahaan
Prosedur-prosedur perencanaan jangka panjang
Pengambilan keputusan kebijaksanaan pemasaran
Pengambilan keputusan kebijakan manajemen
Pengambilan keputusan kebijakan finansial b. Taktis – Dewan Komisaris dan Manajemen Tertinggi
Rencana laba tahunan
Kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia eksekutif
Pengeluaran modal (capital expanditure) Rencana tahunan riset dan pengembangan c. Operasional
Praktek-praktek pemberian persetujuan kredit
Perlakuan terhadap piutang sangsi
Prosedur pembuatan/ penerbitan faktur
Prosedur pembelian
Otorisasi gaji dan upah
Pelaksanaan rencana pensiun
Sistem pengendalian intern dapat berfungsi sebagai sebuah perisai yang
melindungi aktiva perusahaan dari serangakaian peristiwa-peristiwa yang tidak
diinginkan yang menyerang organisasi. Termasuk dalam hal ini adalah akses yang
tidak otoratif ke aktiva perusahaan, kesalahan yang disebabkan ketidakmampuan
pegawai, kesalahan program komputer, dan input data yang dikorupsi, serta
tindakan-tindakan yang merugikan lainnya, seperti akses yang tidak diotorisasi
oleh pembajak komputer dan ancaman virus komputer yang menghancurkan
program dan database.
Kelemahan dan tidak adanya kontrol disebut eksposur. Eksposur,
meningkatkan resiko perusahaan akan kerugian keuangan atau kerusakkan dari
kelemahan dalam pengendalian intern dapat mengekspos perusahaan pada satu
atau lebih dari jenis-jenis resiko berikut ini :
a. Perusakkan aktiva (baik aktiva fisik maupun informasi)
b. Pencurian aktiva
c. Korupsi informasi atau sistem informasi
d. Kekacauan sistem informasi
Keterbatasan pengendalian intern
Penting untuk diketahui bahwa pengendalian intern itu tidak bisa
memberikan jaminan absolut sehingga dianggap semua akan berjalan lancar dann
tujuan organisasi tercapai dengan maksimal. Kemudian perlu diingat bahwa
perngendalian intern itu dilakukan di berbagai tingkat, unit organisasi dengan
berbagai tujuan yang berbeda. Sehingga tidak ada jaminan bahwa sistem ini akan
menjamin tujuan tercapai. Menurut Harahap (2001 : 134-135), ada beberapa
keterbatasan pengendalian intern, yaitu :
a. Pertimbangan manusia
Sistem itu dibuat dan dilaksanakan oleh manusia dengan segala keterbatasannya khususnya pengaruh ‘judgement’ yang dominan baik dalam penafsiran, peraturan maupun pelaksanaannya.
b. Sistem rusak (breakdown)
Sistem apapun yang dibuat manusia masih berpotensi untuk rusak yang disebabkan berbagai hal. Kesalahan informasi, penafsiran maupun implementasi yang tidak hati-hati. Bisa juga ketidakmampuan sistem dan manusia merespon perubahan lingkungan yang demikian cepat.
c. Pelanggaran oleh manajemen
Pengendalian intern hanya efektif jika manajer yang bertanggung jawab melaksanakan berfungsi sesuai yang diharapkan oleh sistem itu. Jika manajemen yang justru melanggar peraturan dan prosedur yang dibuatnya maka dapat dipastikan sistem itu gagal.
d. Kolusi
memberikan informasi yang tidak benar ataun tidak menjalankan komunikasi dengan koleganya.
e. Biaya dan keuntungan (cost vs benefit)
Untuk melaksanakan pengendalian intern kita memiliki keterbatasann khususnya dalam menerapkan sistem tersebut. Sistem pengendalian hanya tepat jika manfaat yang diperoleh dari sistem pengendalian itu lebih besar dari biaya yang dikeluarkan untuk menerapkannya. Keterbatasan kemampuan ini akan dapat mempengaruhi efektifitas sistem pengendalian intern.
Menurut Hall (2001: 155), pengendalian intern seperti yang didefinisikan
dalam SAS 78 terdiri atas lima komponen, yaitu :
a. Lingkungan Kontrol b. Penilaian Resiko
c. Informasi Dan Komunikasi d. Pengawasan
e. Kegiatan Kontrol
a. Lingkungan Kontrol
Lingkungan kontrol merupakan pondasi dari keempat komponen
pengendalian lainnya. Lingkungan kontrol menetapkan suasana organisasi dan
mempengaruhi kesadaran kontrol dari para manajemen dan pegawainya.
Elemen-elemen yang penting dari lingkungan kontrol adalah :
1) Integritas dan nilai etika manajemen 2) Struktur organisasi
3) Partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit 4) Filosofi manajemen dan gaya operasi
5) Prosedur pemberian tanggung jawab dan otoritas 6) Metode manajemen dalam menilai kinerja
7) Pengaruh eksternal seperti penilaian dari agen penentu undang-undang 8) Kebijakan dan praktek organisasi dalam manajemen sumber daya
manusia (Hall: 155)
1) Integritas dan nilai etika manajemen
Reputasi dan integritas manajer perusahaan merupakan faktor kritikal dalam
2) Struktur organisasi
Struktur organisasi yang tepat akan tergantung pada jenis, besar, daerah
operasi, jumlah cabang perusahaan dan faktor penting lainnya. Struktur
organisasi perusahaan menentukan garis tanggung jawab dan wewenang yang
ada. Dengan adanya pemisahan fungsi, maka efektifitas pengawasan intern
akan dapat dicapai, hal ini karena masing-masing fungsi dipegang oleh
orang-orang yang berbeda. Struktur organisasi membatasi garis tanggung jawab dan
wewenang yang ada serta menciptakan garis komunikasi yang baik.
3) Partisipasi dewan direktur organisasi dan komite audit
Suatu komite audit adalah sejumlah anggota puncak perusahaan yang
bertanggung jawab untuk mempertahankan kebebasan manajemen. Komite
audit ini membantu manajemen dalam menjamin bahwa pengawasan tehadap
operasional perusahaan, khususnya prosedur penjualan kredit dan penagihan
piutang telah dijalankan sebagaimana mestinya.
4) Filosofi manajemen dan gaya operasi
Manajemen melalui tindakannya memberikan pertanda yang jelas kepada
pegawai mengenai pentingnya pengawasan intern dan menetapkan
kebijakan-kebijakan dalam operasional perusahaan.
5) Prosedur pemberian tanggung jawab dan otoritas
Metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab serta
hal-hal serupa dan berhubungan dengan pengawasan intern adalah penting
bagi perusahaan. Metode yang dapat mencakup serta memorandum dari
berhubungan dengan pengawasan tersebut, rencana organisasi dan operasi
yang formal dan urutan tugas karyawan dan kebijakan yang berhubungan
dengannya, dokumen kebijakan yang mencakup perilaku karyawan seperti
pertentangan kepentingan dan petunjuk resmi mengenai perilaku.
6) Metode manajemen dalam menilai kinerja
Metode yang digunakan manajemen untuk memantau kegiatan anggota lain
akan mempertinggi efektifitas struktur pengendalian intern karena dapat
membantu manajemen dalam menentukan kesalahan yang mungkin telah
terjadi, contohnya kesalahan pencatatan piutang.
7) Pengaruh eksternal
Pengaruh eksternal adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak
luar perusahaan yang mempengaruhi operasi perusahaan, khususnya terhadap
penjualan kredit dan penagihan piutang.
8) Kebijakan dan praktek organisasi dalam manajemen sumber daya manusia
Aspek yang paling penting dalam pengendalian intern adalah personalia, jika
personalia dapat dipercaya maka akan dihasilkan laporan keuangan yang dapat
diandalkan. Oleh sebab itu dibutuhkan metode penerimaan dalam penerimaan
pegawai, evaluasinya dan pembayaran balas jasa merupakan bagian yang
penting dari struktur organisasi.
b. Penilaian resiko
Penetapan resiko oleh manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan sama
dengan resiko bawaan yang merupakan pusat perhatian dari eksternal auditor.
laporan keuangan pada umumnya, dan khususnya untuk kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan proses pencatatan, penjumlahan, pemprosesan, dan
pelaporan data-data yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang.
Mengingat tujuan manajemen adalah untuk mempertimbangkan bagaimana
mengidentifikasi resiko yang timbul, dalam hal ini tugas auditor adalah
mengevaluasi kemungkinan timbulnya kesalahan yang bersifat materiil dalam
laporan keuangan.
c. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi berhubungan erat dengan tujuan pelaporan
keuangan yang dalam hal ini termasuk sistem akuntansi, mengandung
metode-metode dan pencatatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi, menjumlahkan,
menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi yang terjadi
dalam perusahaan dan memelihara tanggung jawab atas harta dan hutang
perusahaan. Sedangkan komunikasi berhubungan dengan pemahaman yang baik
atas peranan dan tanggung jawab seseorang dalam menjalankan struktur
pengendalian intern untuk pelaporan keuangan.
Menurut Hall (2001: 157) sistem informasi akuntansi yang baik akan :
Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi keuangan yang sah
Menyediakan informasi yang tepat waktu tentang transaksi dengan rincian yang rumit untuk memungkinkan klasifikasi dan pelaporan keuangan yang benar.
Mengukur nilai transaksi keuangan dengan akurat sehingga efek mereka dapat dicatat dalam laporan keuangan.
d. Pengawasan
Pihak manajemen harus menentukan bahwa pengendalian intern berfungsi
dengan benar. Pengawasan adalah proses dimana kualitas desain pengendalian
intern dan operasinya dapat dinilai. Hal ini dapat dicapai dengan prosedur yang
terpisah atau dengan kegiatan yang berkelanjutan.
Seorang auditor internal dapat mengawasi kegiatan entitas dalam prosedur
terpisah. Mereka mengumpulkan bukti kecukupan kontrol dengan menguji
kontrol, kemudian mengkomunikasikan kekuatan dan kelemahan kontrol kepada
manajemen. Sebagai bagian dari proses ini, auditor internal memberikan
rekomendasi spesifik untuk perbaikan kontrol.
Teknik lain untuk mencapai pengawasan yang berkelanjutan adalah
penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Laporan yang tepat waktu
memungkinkan para manajer di wilayah-wilayah fungsional seperti : penjualan,
pembelian, produksi dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengontrol
kegiatan organisasi mereka. Dengan merangkumkan kegiatan, menyoroti trend
dan mengidentifikasi pengecualian dari kinerja normal, laporan manajemen yang
didisain dengan baik akan memberikan bukti tentang berfungsi atau tidaknya
pengendalian intern.
e. Kegiatan Kontrol
Menurut Hall (2001: 158), kegiatan kontrol adalah : “kebijakan dan prosedur
yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang benar diambil untuk
menghadapi resiko organisasi yang diidentifikasi. Kegiatan-kegiatan kontrol dapat
1) Kontrol komputer kontrol komputer secara khusus berkaitan dengan lingkungan teknologi informasi (TI) dan auditing TI, dikelompokkan dalam dua
kelompok besar, yaitu kontrol umum dan kontrol aplikasi. Kontrol umum
berkaitan dengan keseluruhan entitas, seperti kontrol atas pusat data, database
organisasi, pengembangan sistem dan pemeliharaan program. Kontrol aplikasi
memastikan integritas sistem spesifik seperti pemprosesan pesanan penjualan,
piutang dagang dan lainnya.
2) Kontrol fisik Jenis kegiatan ini terutama berkaitan dengan sistem akuntansi tradisional yang menerapkan prosedur manual. Menurut Hall (2001 :
158), ada enam kategori tradisional dalam kegiatan kontrol fisik, yaitu :
a) Otorisasi transaksi b) Pemisahan tugas c) Supervisi
d) Catatan Akuntansi e) Kontrol akses
f) Verifikasi independen
a) Otorisasi transaksi
Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua materi
transaksi yang diproses oleh sistem informasi tersebut valid dan sesuai dengan
tujuan manajemen. Dapat bersifat umum atau spesifik. Otoritas umum diberikan
oleh personel operasi untuk melaksanakan operasi sehari-hari. Misalnya prosedur
untuk mengotorisasi pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk hanya
ketika tingkat persediaan mencapai tingkat pemesanan yang telah ditetapkan. Hal
ini disebut prosedur yang telah diprogramkan. Aturan keputusan ditetapkan
dimuka, dan tidak diperlukan persetujuan tambahan. Disisi lain, otorisasi spesifik
adalah memperluas batas kredit pelanggan melebihi jumlah normal. Otoritas
spesifik merupakan tanggung jawab manajemen.
b) Pemisahan Tugas
Salah satu kegiatan kontrol paling penting adalah pemisahan tugas pegawai untuk
meminimalkan fungsi yang saling bertentangan. Pemisahan tugas dapat
mengambil banyak bentuk, tergantung pada tugas spesifik yang dikontrol. Namun
demikian, ketiga tujuan berikut ini memberikan petunjuk umum yang dapat
diterapkan pada kebanyakan organisasi, seperti yang dikemukakan oleh Hall
(2001 : 159) :
Tujuan 1. Pemisahan tugas harus sedemikian rupa sehingga otorisasi untuk suatu transaksi terpisah dari pemprosesan transaksi tersebut. Misalnya, pembelian tidak boleh dilakukan oleh departemen pembelian sampai diotorisasi oleh departemen kontrol persediaan. Pemisahan tugas ini merupakan kontrol untuk mencegah pembelian persediaan yang tidak perlu oleh individu.
Tujuan 2. tanggung jawab untuk mengawasi aktiva harus dipisahkan dari tanggung jawab pembukuan. Misalnya departemen yang memiliki pengawasan fisik terhadap persediaan barang jadi (gudang) tidak boleh melakukan tugas pembukuan persediaan. Akuntansi untuk persediaan barang jadi dilakukan oleh kontrol persediaan yang merupakan fungsi akuntansi. Ketika seorang individu atau suatu departemen bertanggung jjawab baik untuk pengawasan aktiva ataupun pembukuannya, potensi
fraud timbul. Aktiva dapat dicuri atau hilang, dan pembukuan dipalsukan untuk menutupi peristiwa tersebut.
dipekerjaan adalah justifikasi untuk membentuk peraturan yang melarang nepotisme.
c) Supervisi
Penerapan pemisahan tugas secukupnya mensyaratkan suatu perusahaan
menerapkan sejumlah besar pegawai. Mencapai pemisahan tugas yang memadai
sering kali sulit bagi organisasi kecil. Jelas bahwa tidak mungkin memisahkkan
lima tugas yang bertentangan diantara tiga pegawai. Oleh karena itu, dalam
organisasi kecil atau wilayah fungsional yang kecil yang kekurangan personel,
manajemen harus mengkompensasi ketiadaan kontrol pemisahan ini dengan
supervisi yang ketat. Asumsi yang mendasari adalah bahwa perusahaan
mempekerjakan personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Asumsi pegawai
kompeten dan dapat dipercaya mempromosikan efisiensi pelaksanaan supervisi.
Karenanya perusahaan dapat membangun suatu jangkauan kontrol dimana satu
orang manajer dapat mensupervisi beberapa pegawai.
d) Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi tradisional dalam satu organisasi terdiri atas dokumen sumber,
jurnal, dan buku besar. Catatant tersebut menangkap esensi ekonomi dari transaksi
dan menyediakan jejak audit bagi peristiwa ekonomi. Jejak audit memungkinkan
auditor menelusuri setiap transaksi melalui semua fase pemprosesan dari awal
sampai pembentukan laporan keuangan. Organisasi harus mempertahankan jejak
audit untuk dua alasan. Pertam, informasi ini diperlukan untuk melakukan operasi
setiap hari. Kedua, jejak audit memainkan peranan esensial dalam audit keuangan
perusahaan sehingga memungkinkan auditor eksternal (dan internal) untuk
akun buku besar, ke jurnal, ke dokumen sumber dan kembali ke dokumen
awalnya. Untuk alasan praktis dan kewajiban hukum, organisasi bisnis harus
mempertahankan catatan akuntansi yang cukup untuk menjaga jejak audit.
e) Kontrol akses
Tujuan dari kontrol akses adalah untuk memastikan hanya personel yang
diotorisasi memiliki akses ke aktiva perusahaan. Kontrol akses yang diperlukan
untuk melindungi catatan akuntansi akan bergantung pada karakter teknologi dari
sistem akuntansi. Kontrol akses dilakukan denan mengontrol dokumen dan
catatan dan dengan memisahkan tugas antara mereka yang harus mengakses dan
memproses catatan tersebut.
f) Verifikasi independent
Prosedur verifikasi adalah pengecekan independen terhadap sistem akuntansi
untuk mengidentifikasikan kesalahan dan alah penafsiran. Verifikasi berbeda
dengan supervisi karena ia dilakukan setelah terjadi kegiatan, oleh individu yang
tidak secara langsung terlibat dalam transaksi atau tugas yang sedang diverifikasi.
C. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang 1. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001 : 219)
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur order penjualan b. Prosedur persetujuan kredit c. Prosedur pengiriman d. Prosedur penagihan
e. Prosedur pencatatan piutang f. Prosedur distribusi penjualan
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan yang
dapat dilakukan melalui surat, telepon, di toko, melalui wiraniaga di lapangan
ataupun melalui website. Order pelanggan ini dapat berupa purchase order dari
pelanggan ataupun sales order yang di buat oleh wiraniaga perusahaan. Kemudian
bagian order penjualan membuat shipping order (surat order pengiriman) dan
mengirimkannya ke berbagai fungsi lain.
b. Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini bagian penjualan meminta persetujuan penjualan kredit
dari bagian kredit dengan mengirimkan tembusan kredit dari surat oder
pengiriman. Penentuan pemberian kredit dapat dilakukan dengan melihat status
kredit pelanggan, jangka waktu pembayaran dan batas kredit. Setelah pemberian
kredit mendapat persetujuan, maka diperiksa apakah persediaan yang ada
mencukupi untuk memenuhi pesanan. Tembusan kredit akan ditambahkan pada
arsip order pelanggan.
c. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, bagian pengiriman akan mengirimkan barang pada
pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman
yang diterima dari bagian order penjualan. Bagian gudang akan mengidentifikasi
produk dan jumlah yang harus diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga
memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang.
petugas kemudian menyesuaikan data catatan untuk menggambarkan penurunan
persediaan.
Sebelum menerima barang dan surat order pengiriman dari bagian gudang,
bagian pengiriman menerima empat tembusan surat order pengiriman dari bagian
order penjualan berupa surat order pengiriman asli, packing slip, dan surat muat
beserta salinannya. Bagian pengiriman melakukan perhitungan fisik barang untuk
disesuaikan dengan yang tercantum di dokumen yang diterimannya. Rekonsiliasi
barang yang diterima dari dari gudang dengan informasi penjualan yang sudah
diterima terlebih dahulu sangat penting untuk mendeteksi terjadinya kesalahan
sebelum pengiriman barang.
Petugas pengiriman kemudian menempelkan packing slip pada pembungkus
barang dan menyerahkannya pada perusahaan jasa pengiriman beserta surat muat.
Surat order pengiriman asli dan surat muat diserahkan kepada bagian order
penjualan untuk menunjukkan bahwa barang telah dikirimkan.
Bagian order penjualan kemudian mencatat tanggal pengiriman pada sales
order follow-up copy dan memindahkannya ke arsip pengiriman yang telah
dipenuhi. Surat order pengiriman dan surat muat diteruskan ke bagian penagihan.
d. Prosedur penagihan
Bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada
pembeli. Bagian penagihan menerima surat order pengiriman dan surat muat dari
bagian order penjualan kemudian menyiapkan faktur penjualan yang berisi data
yang diperlukan untuk penagihan kepada konsumen. Faktur asli dikirimkan
surat order pengiriman dan surat muat. Salinan ketiga dan keempat dikirim kepada
bagian kartu persediaan dan bagian jurnal. Salinan kelima merupakan tembusan
bagi wiraniaga.
e. Prosedur pencatatan piutang
Dalam prosedur ini bagian piutang akan memutakhirkan buku besar
pembantu piutang berdasarkan surat order pengiriman, surat muat dan faktur yang
duterima serta menyimpan dokumen tersebut sesuai urutan nomornya, Tembusan
faktur yang diterima oleh bagian kartu persediaan digunakan untuk
memutakhirkan buku besar pembantu persediaan. Bagian jurnal yang menerima
tembusan faktur dari bagian penagihan mencatat transaksi dalam jurnal penjualan
dan mengarsipkan faktur.
f. Prosedur distribusi penjualan
Bagian jurnal juga bertugas membuat laporan penjualan yamg akan
mempengaruhi prosedur distribusi penjualan. Definisi distribusi menurut Mulyadi
(2001 : 278):
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media (faktur penjualan misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam penjualan, distribusi penjualan adalah prosedur ringkasan yang tercantum dalam penjualan (misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran) dan pengumpulan total ringkasan pejualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran.
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dari buku besar tambahan persediaan, secara periodik bagian kartu
persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan dan membuat bukti
rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut, bagian jurnal
mencatat harga pokok penjualan dalam jurnal umum serta mengarsipkan
rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut.
Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang telah dijabarkan di atas
dapat dilihat pada lampiran.
Menurut Mulyadi (2001 : 211 ) :
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah : 1. Fungsi penjualan
2. Fungsi kredit 3. Fungsi gudang 4. Fungsi pengiriman 5. Fungsi penagihan 6. Fungsi akuntansi
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli,
mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada
pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman dan dari gudang mana barang dikirim, dan mengisi surat order
pengiriman. Fungsi ini berada di tangan bagian order penjualan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit pada pelanggan. Tembusan kredit dari
surat order pengiriman harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untyuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan pelanggan, serta menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman. Fungsi ini berada di tangan bagian gudang.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan dan menjamin bahwa
tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang
berwenang. Fungsi ini berada di tangan bagian pengiriman.
5. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan
pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. Fungsi ini berada di tangan
bagian penagihan.
6. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi akuntansi bertanggung jawab
untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat
serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat
laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Fungsi
ini berada di tangan bagian piutang (sebagai penyelenggara kartu piutang), bagian
jurnal (sebagai penyelenggara jurnal penjualan dan pembuatan laporan penjualan),
Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah :
a. Surat order pengiriman dan tembusannya
b. Faktur dan tembusannya
c. Rekapitulasi harga pokok penjualan
d. Bukti Memorial
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses
penjualan kredit. Berbagai tembusan surst order pengiriman terdiri dari :
a. Surat order pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar perrtama surat order pengiriman yang
mengotorisasi fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan
jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di dokumen tersebut.
b. Tembusan Kredit (credit copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan
untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dan fungsi kredit.
c. Surat pengakuan (acknowledgement copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk
memberi tahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses
pengiriman.
d. Surat muat (bill of landing)
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai
bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan
angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman
setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan pengangkutan tersebut.
e. Slip pembungkus (packing slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan
fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi
barang-barang yang diterimanya.
f. Tembusan gudang (warehouse copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke
fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang
tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
g. Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow up copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan
fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Dokumen
ini juga merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai
pesanan yang belum dipenuhi.
h. Arsip index silang (cross index file copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang diarsipkan secara alfabetik
menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab
pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk
mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari :
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi
penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang
dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan.
b. Tembusan piutang (account receivable copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh
fungsi penagihan ke fungi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang
dalam kartu piutang.
c. Tembusan jurnal penjualan (sales journal copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan ke fungsi akuntansi
sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
d. Tembusan analisis (analysis copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke
fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan
yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan dan untuk
perhitungan komisi wiraniaga (salesperson).
e. Tembusan wiraniaga (salesperson copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan ke pada wiraniaga untuk
memberitahu bahwa order pelanggan yang lewat di tangannya telah
dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang
menjadi haknya.
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang
digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode
secara periodik dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial
untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber
untuk dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu ke dalam jurnal umum.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah ;
a.Jurnal piutang
b.Kartu piutang
c.Kartu persediaan
d. Kartu gudang
e.Jurnal umum
2. Penagihan Piutang
Sumber penerimaan kas perusahaan yang melakukan penjualan kredit adalah
berasal dari pelunasan piutang para debiturnya. Mulyadi (2001 : 482) menyatakan
bahwa “penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melelui berbagai cara : (1)
melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, dan (3) melalui lock-box-collection
plan”.
Prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan :
1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada
bagian penagihan.
2. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan
3. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari
debitur.
4. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa
5. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang
untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
6. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur
7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh pejabat yang berwenang.
8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
Flowchart prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan seperti
yang telah dijabarkan di atas disajikan pada lampiran.
Prosedur penagihan piutang melalui pos :
1. Bagian penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada
saat transaksi penjualan kredit terjadi
2. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui
pos.
3. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari
debitur
4. Bagian sekretariat menyerahkan cek pada bagian kasa.
5. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang
untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang
6. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima
7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan
endorsement oleh pihak yang berwenang.
8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
Lock box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat
pemberitahuannya. Lock-box-collection plan dapat mengatasi masalah perusahaan
yang debitur tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan pembuatan
post-office box (PO-Box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahan kemudian
membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO-Box
tersebut.
Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan :
1. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat
transaksi penjualan kredit terjadi.
2. Debitur melaksanakan pembayaran utang pada saat faktur jatuh tempo dengan
mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO Box di kota terdekat.
3. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan
yang diterima oleh perusahaan
4. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan
surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.
5. Bank mengurus check-clearing.
6. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang
untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut.
8. Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk
dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.
Kebanyakan pelanggan akan melunasi saldo utang mereka ataupun
melakukan pembayaran angsuran setelah menerima pernyataan piutang yang
biasanya dikirimkan oleh perusahaan setiap bulan atau yang disebut dengan
monthly statement.
Pernyataan piutang menurut Mulyadi (2001: 270) adalah “formulir yang
menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan (dalam
pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya”. Bentuk
pernyataan piutang perusahaan tergantung pada cara perusahaan memutakhirkan
catatan piutangnya. Penyesuaian saldo piutang dapat dilakukan dengan metode
open invoice dan metode balance forward. Perbedaannya terletak pada kapan
pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran diaplikasikan untuk
memutakhirkan catatan piutang, dan format dari pernyataan piutang yang dikirim
pada pelanggan.
Dengan metode open invoice, pelanggan membayar per faktur. Dua salinan
faktur dikirim pada pelanggan dan satu salinan yang disebut dengan surat
pemberitahuan akan dikirim kembali saat pembayaran. Pernyataan piutang dalam
metode ini berisi daftar faktur yang belum dilunasi oleh debitur pada tanggal
tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya.
Dengan metode balance forward, pelanggan membayar berdasarkan jumlah
yang tertera pada pernyataan piutang. Pernyataan piutang berisi daftar penjualan
Pernyataan piutang biasanya memuat bagian yang bisa dirobek yang berisi nama
informasi mengenai pelanggan, nomor rekening, dan saldo piutang. Pada saat
pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi
sebagai surat pemberitahuan.
Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward
perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus (cycle billing) untuk
mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika
semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan
memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akam
menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan
tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus pekerjaan posting ke
dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata dalam hari kerja
selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal
hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam
jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan.
Bagi pelanggan yang lambat membayar, umumnya akan diberi peringatan
kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir
(deliquency notice) mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum diterima,
perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anjak piutang
(factoring), atau akhirnya menghapus saldo tersebut.
Menurut Mulyadi (2001 : 487) :
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : a. fungsi sekretariat
d. fungsi akuntansi
e. fungsi pemeriksa intern
a. fungsi sekretariat
Fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat
pemberitahuan (remittance advice) melalui pos dari para debitur perusahaan jika
penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos dari para perusahaan jika
penerimaan kas dilakukan melalui lock-box-collection plan, fungsi sekretariat
bertanggung jawab dalam penerimaan daftar surat pemberitahuan dan surat
pemberitahuan yang dikirim oleh bank. Fungsi sekretariat bertugas untuk
membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima
bersama cek dari para debitur. Fungsi sekretariat ini berada di tangan bagian
sekretariat.
b. Fungsi penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur,
fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para
debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
Fungsi penagihan berada di tangan bagian penagihan.
c. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat
(jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos) atau dari fungsi
penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih
perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima
dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi kas ini
