BAB III HASIL KEGIATAN
B. Narasi Kegiatan KKN
6. Sekretaris
6 Sekretaris a. Membuat Proposal Penanggung Jawab Rendi Redona Tujuan Kegiatan
Untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan jenis proposal.
Indikator Keberhasilan
Proposal disetujui sesuai maksud dalam proposal
Deskripsi/ Narasi Kegiatan
Hasil Keterangan
Proposal Permohonan Bibit Tanaman (Program Bidang Lingkungan) dengan tujuan sebagai berikut:
1) Dinas Perumahan dan Pekerjaan Umum 2) Balai DAS Opak
Serayu Progo D.I Yogyakarta
3) Dinas Kehutanan Sleman
4) Dinas Pertamanaan 5) Instansi dan perusahaan
swasta
1) Dikabulkannya
permohonan bibit tanaman ke Dinas Perumahan Pekerjaan Umum bibit pohon Mahoni 100 bibit dan Pohon Tanjung sebanyak 25 bibit, dengan tinggi bibit rata – rata mencapai 1,5 meter
2) Dikabulkannya
permohonan bibit tanaman ke Balai DAS Opak Serayu Progo D.I Yogyakarta bibit pohon Mahoni 50 bibit dan Pohon trembesi sebanyak 150 bibit, dengan tinggi bibit sepanjang 50 cm atau kurang dari 1 meter.
3) Tidak dikabulkannya permohonan bibit tanaman
hias di dinas Perumahan dan Pekerjaan Umum Kab. Sleman maupun ke Dinas Pertamanan Kab Sleman. 4) Tidak dikabulkannya semua
bentuk sponsorship permohonan dana berkaitan dengan proposal ini ke instansi atau perusahaan swasta.
Proposal Permohonan Bantuan Sarana Angkutan Sampah ke Dinas Perumahan dan Pekerjaan Umum Kabupaten Sleman
Belum terkabul
Proposal Sponsorship Pengadaan Bak Sampah dan Papan Himbauan Warga dengan tujuan:
1) Instansi Pemerintah atau perusahaan BUMN atau PNPM Mandiri Kabupaten
Proposal ini menghasilkan pemberi dana dari donatur atas dari Keluraga Vicky Donny Vernando guna pengadaan Bak Sampah Organik dan Non Organik warna hitam putih Sebanyak 10 Unit
Sleman
2) Lembaga STP AMPTA 3) Perusahaan Swasta 4) Pribadi/ Donatur
1.500.000,00 dan dikabulkannya Bak sampah dari PNPM Mandiri sebanyak 25 unit bak sampah Organik Non Organik dengan 3 bak berwarna Hijau, Kuning, Biru Proposal Sponsorship/
Permohonan Nara Sumber Sosialisasi Pengelolaan Sampah Organik dan Non Organik denga tujuan :
1) Perusahaan – Perusahaan swasta 2) Narasumber dari Dinas
Perumahan dan Pekerjaan Umum Kabupaten Sleman
Dikabulkannya Nara Sumber Sosialisasi Pengelolaan Sampah Organik dan Non Organik dari Dinas Perumahan dan Pekerjaan Umum Kabupaten Sleman oleh Bapak Krisdiyanto.
Proposal Sponsorship Malam Pertunjukan Rakyat Pagelaran Seni Nusantara tanggal 24 Desember 2014
NIHIL
Metode Pelaksanaan/ Cara
Langkah awal:
Ketua KKN bersama Ketua Bidang menyiapkan konsep yang telah di rangkum dalam kebijakan rapat.
Langkah Utama :
Sekretaris KKN menyusun konsep proposal bersama bendahara dan membuat estimasi biaya.
Langkah Akhir :
Proposal di distribusikan sekretaris menugaskan humas atau kormades mengirm ke tujuan
Waktu 29 Oktober 2014 s/d berakhirnya tugas Ketua KKN (laporan kelompok tekumpul) Tempat -
Peserta Sekretaris, Ketua KKN, dan Ketua Bidang
b. Pembuatan Surat Undangan/ Surat Keluar Penanggung
Jawab
Rendi Redona
Tujuan Kegiatan
Komunikasi atau birokrasi kepada masyarakat, tokoh masyarakat, instansi, perusahaan swasta dan lembaga sekolah tinggi pariwisata AMPTA, maupun nara sumber Indikator Terjalin birokrasi berjalan dengan baik dan lancar
Keberhasilan
Deskripsi/ Narasi Kegiatan
Bentuk Surat resmi KKN Kelompok 1 Metode
Pelaksanaan/ Cara
Langkah Awal:
Sekretaris KKN membuat format surat resmi dengan Kop Surat Kesekretariatan KKN Kelompok 1,
Langkah Utama:
Sekretaris menyiapkan bahan penyusunan konsep surat dan menyerahkan Ketua KKN yang kemudian didistribusikan ke tujuan atau Sekretaris langsung menugaskan Humas (Kormadus atau Kormades untuk di sahkan sesuai kebutuhan yang mengetahui dan bertanggung jawab atas maksud surat kemudian mendistribusikan.
Langkah akhir :
Sekretaris mendokumentasikan surat keluar dalam bentuk arsip.
Waktu 29 Oktober 2014 s/d berakhirnya tugas Ketua KKN (laporan kelompok tekumpul) Tempat -
c. Pengadaan Barang Kesekretariatan Penanggung Jawab Rendi Redona Tujuan Kegiatan
Kelancaran Peralatan dan Perlengkapan Kesekretariatan
Indikator Keberhasilan
Administrasi berjalan lancar
Deskripsi/ Narasi Kegiatan
Bentuk Pengadaan Peralatan dan perlengkapan Metode
Pelaksanaan/ Cara
Pengadaan langsung dengan dana anggaran program dan donatur
Waktu 29 Oktober 2014 s/d berakhirnya tugas Ketua KKN (laporan kelompok tekumpul) Tempat -
Peserta Sekretaris Biaya Rp. 892.000,00
d. Pembuatan Laporan Kelompok Penanggung
Jawab
Rendi Redona dan Thomas Edy Rahardjo
Tujuan Kegiatan
Untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait.
Keberhasilan buku pedoman dari LP2M Sekolah Tinggi Pariwisata AMPTA Yogyakarta.
Deskripsi/ Narasi Kegiatan
Bentuk Penyusunan Laporan Kelompok Metode
Pelaksanaan/ Cara
1)Setiap Kormabid diwajibkan membuat laporan pertanggungjkawaban kegiatan yang kemudian dilaporkan kepada Ketua KKN,
2)Monitoring dan Evaluasi yang dilaksanakan Ketua KKN lewat rapat evaluasi menghasilkan hasil laporan kegiatan dan evaluasi
3)Sekretaris mencatat segala sesuatu yang dilaporkan dan dijadikan hasil bahan laporan kelompok
4)Pembahasan , Kesimpulan dan penyususnan dilakukan dengan panduan buku pedoma KKN .
Waktu 29 Oktober 2014 s/d berakhirnya tugas Ketua KKN (laporan kelompok tekumpul) Tempat -
Peserta 11 peserta
Penanggung Jawab
Rendi Redona
Tujuan Kegiatan
Untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait bahwa telah terjadi atau terlakana suatu peristiwa/ kegiatan tertentu adalah benar – benar sesuai pada saat itu.
Indikator Keberhasilan
Suatu kegiatan / pekerjaan dapat dibuktikan dengan uraian berita acara yang disahkan oleh pengawas kegiatan atau pihak atau saksi yang berhubungan langsung dengan acara.
Deskripsi/ Narasi Kegiatan
Bentuk Penulisan dan penyusunan Metode
Pelaksanaan/ Cara
Langkah – langkah atau cara sebagai berikut:
1) Sekretaris membuat kop surat resmi. Kemudian menyiapkan format Daftar Hadir untuk kegiatan yang terdapat pesertanya. lalu membuat surat berita acara dengan, Bagian-bagian yang umum terdapat pada berita acara, Surat berita acara dibuat setelah terjadi suatu peristiwa, oleh sebab itu isinya harus berdasarkan fakta yang sesungguhnya dan telah ada kesepakatan antara pihak–pihak yang terkait dengan peristiwa tersebut. isi laporan yang dibuat
dalam berita acara adalah mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa. 2) Melaporkan berita acara kepada pihak yang bersangkutan dan melampirkan surat berita acara sebagai bahan lampiran laporan kegiatan/ laporan pertanggungjawaban (LPJ), mendokumentasikan atau mengarsipkan surat berita acara.
Waktu 29 Oktober 2014 s/d berakhirnya tugas Ketua KKN (laporan kelompok tekumpul) Tempat -
Peserta -
