Pembelajaran yang diterima selama di seksi kas dan verifikasi SPJ adalah Pengumpulan dan Perekaman Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP)
SSBP di Taspen maksudnya adalah iuran wajib pegawai yang disetorkan tiap bulannya oleh pemerintah pusat, pemerintah daerah maupun pns perbantuan. Bagian kepesertaan akan memberikan data-data mengenai pegawai negeri yang masih aktif. Data tersebut akan menjadi dasar untuk penagihan SSBP ke masing-masing instansi. Sebelum melakukan perekemana, kita harus mengetahui siapa yang menyetor, mata anggrana penampung, jumlah dana yang disetorkan dan data validasi dari Bank. Perekamana SSBP sesuai dengan tanggal lapor. Perekaman dilakukan di sistem ACB dan harus diisi tanggal setor, Satker, nomor NTPN (Nomor transaksi penerimaan negara). Batas untuk pelaporan SSBP adalah setiap tanggal 5. Setelah
dilakukan perekaman, dana yang terkumpul akan dilimpahkan ke pusat sehingga dana tersebut dapat diputarkan dalam bentuk inventasi sebagai bentuk pendapatan PT Taspen (Persero).
Rekonsiliasi iuran dengan SKPD
Setiap bulan akan ada rekon antara bagian adm keuangan dan kepesertaan. Setelah SSBP direkam akan direkonsiliasi kembali dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Hal ini dilakukan agar data yang ada di Taspen sesuai dengan data dengan SKPD dan dijadikan sebagai dasar penagih ke setiap instansi.
Laporan keuangan program THT dan Pensiun
Laporan keuangan untuk program THT dan Pensiun dilakukan setiap bulannya. Laporan bulanan pensiun berisikan tentang Pelaporan Saldo Uang Pensiun antara di ACB harus sama dengan yang ada di SAP. Selain itu juga ada lampiran saldo piutang daerah, pusat, perbantuan, rekap dapem dn non dapem di bulan berjalan, daftar penyaluran DAPEM bulan depan dan lampiran tutup kas dari Bank dan kantor pos.
Pengelolaan Anggrana KCU/KC (RKAP/POA)
RKAP (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) harus disiapkan oleh masing bidang, namun bagian adm keuangan akan melakukan kontrol terhadap masing-masing bidang. Masing-masing-masing seksi akan mempersiapkan rencana kerja dalam kertas kerja dan jumlah biaya yang akan dikeluarkan sepanjang tahun berikutnya. Berdasarkan PD nomor 54 tahun 2014 tujuan penyusunan RKAP adalah:
a. Sebagai acuan penyusunan, penyampaian, pelaksanaan pelaporan dan evaluasi RKAP. b. Standarisasi format dan formulir penyusunan usulan RKAP.
c. Memperjelas tugas dan tanggung jawab dalam penyusunan, penyampaian, pelaksanaan pelaporan dan evaluasi RKAP.
d. Sebagai bagian dari prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). Dalam rencana kerja atau plan of Action ada beberapa point penting dalam penyampainnnya yaitu:
1. Ada lima macam perspektif sebagai acuan yaitu: - Perspektif Keuangan dan pasar
- Fokus pada pelanggan
- Efektifitas Produk dan proses - Fokus tenaga kerja
- Kepemimpinan
2. Saaran yang ingin dicapai 3. Program kerja secara detail
4. Kemudian waktu pelaksaan dari program kerja tersebut
Setelah disusun mksimal disampaikan yaiut tanggal 15 Juli tahun berjalan namuan alokasi anggrannya akan keluar bulan Januari tahun berikutnya.
Penatakelolaan dan verifikasi dokumen atau arsip keuangan
Setiap berkas-berkas yang telah di proses akan dikirmkan kembali kebagian adm keuangan untuk dilakukan pengarsipan dan penataan dokumen di dosir keuangan. Untuk verifikasi dokumen dilakukan setiap harinya tergantung LPT ataupun UMK yang telah selesai dari bidang umum maupun sdm. Saat melakukan verifikasi dokumen yang diteliti adalah nama penerima, kode akun, jumlah, kwitansi, nota dinas, surat perjalanan dinas.
Pelaksanaan reprograming anggaran (Redistribusi, Realokasi dan ABT)
Reprogramming anggaran dilakukan jika terjadi perubahan dalam jumlah anggaran yang telah ditetapkan dalam penyusunan RKAP pada tahun sebelumnya. Reprogrammin juga dapat terjadi jika adanya kegiatan baru yang akan dilakukan namun belum ada di dalam RKAP. Redistribusi dilakukan apabila adanya kekurangan dana sehingga dana diambil dari satu beban yang sama. Realokasi adalah penggeseran anggaran antara kelompok beban yang berbeda. Sedangkan Anggaran Belanja Tambahan (ABT) adalah tambahan anggaran yang diberikan kepada kantor cabang ketika kekurangan anggran belanja modal, beban manajemen, beban operasional, beban pegawai, dan beban umum.
3.2.4 LAPORAN PENGAMATAN OJT KCU JAKARTA SEKSI ADM KEUANGAN N
O
PERMASALAHAN USULAN PENYELESAIAN BIDANG TERKAIT
1 Administrasi voucher-voucher klim atau umum yang masih belum tertata dengan rapi
Sebaiknya menggunakan sistem computer untuk pengarsipan dokumen sehingga dokumen-dokumen lebih tertata dengan rapi dan mudah untuk ditemukan
Bidang Keuangan Bidang IT
2 Adanya voucher-voucher yang tidak ditemukan kembali karena adanya proses peminjaman pada saat terdahulu
Diperlukannya logbook peminjaman agar dapat meminimalisir kehilangan dokumen saat peminjaman
Bidang ADM keuangan
3 Masih ada beberapa instansi yang tidak tepat waktu dalam melaporkan SSBP
Sebaiknya ada peraturan yang lebih konkret mengenai batas waktu pengiriman SSBP agar tidak terjadi potential loss
BIdang Keuangan
4 Pengihan iuran PNS DP masih dilakukan secara manual melalui
Seharusnya sudah menggunakan sistem computer untuk mempercepat proses penagihan
Bidang Keuangan Bidang IT
5 Masih adanya perbedaan data antara data yang ada di TAspen dan data yang dikirmkan oleh instansi
Pentingnya data yang terupdate untuk memudahkan dalam penagihan terhadap instansi terkait.
Bidang Kepesertaan Instansi Terkait
6 Lamanya loading sistem ACB saat proses posting voucher
DIperlukan adanya update sistem ACB agar proses efektif dan efisien
Bidang IT
7 Rekonsialisasi dengan Pemda masih belum berjalan secara optimal sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
Melakukan koordinasi secara intens dengan pemda agar rekonsiliasi dapa dilakukan sesaui dengan waktu yang telah ditetapkan
Bidang Layanan dan Manfaat
3.2.5 SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ N
O
PERMASALAHAN USULAN PENYELESAIAN BIDANG TERKAIT
1 Peserta mengeluh karena pembayaran di kasir menunggu lama
Diberikan layar interaktif diruang tunggu mengenai proses pengurusan
Bidang Keuangan Bidang IT
2 Berkas yang telah di proses di bagian layanan terkadang lama tiba di bagian kasir
Perlunya penerapan standarisasi waktu pada setiap bagian-bagian petugas yang jelas agar tidak menyebabkan keterlambatan pembayaran di kasir
Bidang Layanan dan Manfaat
BIdang Keuangan
3 Berkas-berkas di bagian keuangan tidak tertata rapi
Meningkatkan kesadaran pegawai untuk menyimpan semua arsip dengan rapi
Bidang Keuangan
4 Penuhnya peserta di ruang tunggu terutama di awal bulan saat peserta veteran datang
Diperlukan petugas khusus dan nomor antrian khusus bagi pensiunan veteran agar tidak terjadi penumpukan peserta
Bidang Keuangan Bidang Layanan dan Manfaat
5 Masih ada mitra bayar yang telat untuk mengirimkan berita acara rekonsiliasi yang akan
dilaporkan untuk laporan bulanan
DIbutuhkan evaluasi tambahan kepada mitra bayar
3.3 STRUKTUR ORGANISASI BIDANG UMUM DAN SDM PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA JAKARTA
Kepala Cabang Kristiyanto Pelaksana Hasni RIbut Margono Wiwin Agustini Kepala Seksi SDM M. Syakhirial Yuda Pelaksana Etty Sudewanti Mukadi Johan Hamid Sumali Ahmad Fauzi Kepala Seksi Umum
Yoka Krisma Wijaya
Kepala Bidang Umum dan SDM
Ibram Jaya Putra
Wakil Kepala Cabang
3.3.1 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) BIDANG UMUM DAN SDM