Laporan On The Job Training PT TASPEN (Persero) KCU JAKART BAB I PENDAHULUAN

Taspen dituntut untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh peserta. Hal ini selaras dengan visi Taspen yaitu melayani melebihi harapan peserta. Untuk mendukung visi tersebut agar berjalan dengan lancer juga dibutuhkan sumber daya manuasia yang professional dengan tingkat intelektualitas yang baik. Program Management Trainee (MT) merupakan salah satu langkah yang dilakukan PT Taspen (Persero) untuk menghasilkan karyawan yang sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.

Dalam kegiatan ini disiapkan serangkaian training in class yang memberikan pengetahuan teori terhadap calon MT, selain itu untuk mengaplikasikannya diadakan on the job training (OJT) sebagai proses learning by doing untuk lebih mengetahui kegiatan operasional PT Taspen (Persero). Hal ini dilakukan sesuai dengan surat Keputuan Direksi nomor 60 tahun 2009 yang menjelaskan bahwa untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan yang memadai bagi bakal calon karyawan dalam bidang operasional, maka calon karyawan akan diberikan pendidikan dan pelatihan di tempat kerja (on the job training). Berdasarkan Peraturan Direksi nomor 2 tahun 2014 pelatihan dilaksanakan di kantorcabang utama atau kantor cabang tipe A selama tiga bulan. Untuk pelaksanaan OJT tahap satu, penulis ditempatkan di kantor cabang utama Jakarta selama 3 bulan.

1.2 Tujuan

Pelaksanaan On The Jo Training bagi peserta Management Trainee bertujuan untuk:

1. Memahami job description dari semua unit kerja di Taspen Kantor Cabang Utama Jakarta sesuai dengan standard operating procedure (SOP).

(2)

3. Memahami produk-produk serta layanan yang diberikan dan dikelola oleh Taspen KCU Jakarta

4. Memberikan masukan dan saran bagi Taspen KCU Jakarta agar menjadi lebih baik kedepannya.

1.3 Manfaat

Adapun manfaat yang diperoleh dari kegiatan On The Job Training adalah:

1. Bagi peserta Management Trainee – memahami proses operasional PT Taspen secara lebih jelas setelah mendapatkan pembekala teori terlebih dahulu

2. Bagi Cabang – mendapatkan saran serta masukan dari peserta OJT untuk meningkatkan kinerja cabang kedepannya

3. Bagi PT Taspen – meningkatkan kualitas bagi seluruh peserta Management Trainee sebelum memulai bekerja secara nyata di PT Taspen (Persero)

1.4 Ruang Lingkup Pembahasan

Ruang Lingkup pelaksnaan On The Job Training (OJT) ini adalah:

1. Kegiatan On The Job Training dilakukan di kantor PT Taspen Kantor Cabang Utama Jakarta selama 3 bulan dimulai dari tanggal 2 November 2015 - 5 Februari 2016.

(3)

BAB II PEMBAHASAN 2.1 GAMBARAN UMUM

2.1.1 SEJARAH TASPEN KCU JAKARTA

PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Jakarta secara resmi berdiri 1 Juli 1958. Pendirian Kantor Cabang Utama Jakarta dilatarbelakangi hal yang sama dengan pendirian Kantor Cabang lainnya yang berada di wilayah Pulau jawa yakni adanya pengalihan pembayaran pensiun dan Direktorat Jendral Anggaran Departmen Keuangan kepada PT Taspen (Persero). Dalam operasionalnya, KCU Jakarta saat ini menempati gedung baru yang berlokasi di Lantai 1, 2 dan 3 Blok C, yang beralamat di Jalan Letjen. Suprapto Cempaka Putih, Jakarta Pusat.

2.1.2 VISI DAN MISI Visi

Menjadi pengelola Dana pensiun dan Tabungan hari tua serta Jaminan Sosial lainnya yang terpercaya.

Misi

Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi para peserta dan stakeholder lainnya secara professional dan akuntabel berlandaskan integritas dan etika yang tinggi.

2.1.3 NILAI-NILAI TASPEN  INTEGRITAS

Satunya perkataan dan perbuatan senantiasa konsisten dalam memegang amanah dan tanggung jawab.

 PROFESIONAL

Senantiasa bekerja dengan menggunakan kompetensi terbaik yang dimiliki untuk memberikan hasil dan manfaat yang semakin meningkat bagi perusahaan

 INOVATIF

Kreatif dalam menciptakan dan menerapkan ide-ide baru untuk mendukung kemajuan perusahaan.

(4)

Mempunyai daya saing yang tinggi dengan memiliki keunggulan karakter dan kompetensi guna memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan.

 TUMBUH

Berkembang selaras dengan tuntutan perubahan baik eksternal maupun internal.

2.1.4 PROGRAM a. Program Pensiun

Program pensiun merupakan jaminan hari tua berupa pemberian uang setiap bulan kepada Pegawai Negeri Sipil. Tujuan program pensiun adalah untuk memberikan jaminan hari tua bagi pegawai negri atau peserta Taspen pada saat mencapai usia pensiun. Selain itu program ini sebagai bentuk penghargaan atas jasa-jasa pegawai negeri setelah yang bersangkutan memberikan pengabdian kepada negara.

b. Program Tabungan Hari Tua (THT)

Program tabungan hari tua merupakan program asuransi yang terdiri dari asuransi dwiguna yang dikaitkan dengan asuransi kematian.

Asuransi dwiguna adalah jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan kepada peserta pada saat mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila meninggal pada sat usia pensiun.

Asuransi kematian (Askem) adalah jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta apabila istri/ suami/anak meninggal dunia atau bagi ahli warisnya apabila meninggal dunia. Tujuan program ini adalah meningkat kesejahteraan pegawa negeri sipil (PNS) dan keluarganya degan memberikan jaminan keuangan pada waktu mencapai usia pensiun bagi ahli warisnya (suami/istri/anak/orangtua) pada waktu peserta meninggal dunia sebelum usia pensiun.

c. Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)

Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) adalah perlindungan atas resiko kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja berupa perawatan, santunan, dan tunjangan cacat.

d. Program Jaminan Kematian (JKM)

Jaminan Kematian (JKM) adalah perlindungan atas resiko kematian bukan akibat kecelakaan kerja berupa santunan kematian.

(5)

STRUKTUR ORGANISASI PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA JAKARTA

(6)

BAB III

LAPORAN PENGAMATAN

3.1 STRUKTUR ORGANISASI BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT

STRUKTUR ORGANISASI BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA JAKARTA

Kepala Cabang Kristiyanto

Kepala Bidang Layanan dan Manfaat

Parmisuri

Wakil Kepala Cabang Ibram Jaya Putra

Pelaksana  Adawiyah  Rosmida  Bintang Dahlia  Sri Sundari  Mulyani  RIfki Zuhri  Pinil Siahaan  E. Supena  Irka Oktavini  Emmy Widya  Evi Elita  Sri Rejeki  Partini  Endang Lestari  Marice Sitorus  Magdalena L. Gaol  Rosmida  Mukhlas Pelaksana

 Dimas Adi NUgroho

 Arietiana

 Ichlas Widhi Arso

 Mashud  M. Wali Alkhalidi  Nuraini  Bambang Djatisuroso  Harlen Murtha  Basir

Kepala Seksi Layanan Manfaat

Siti Nureka Kepala Seksi

Kepesertaan Lina Febriani

(7)

3.1.1 KEY PERFROMANCE INDICATOR (KPI) BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT

A. SEKSI KEPESERTAAN

Penilain KPI di Seksi Kepesertaan yaitu:

NO ASPEK/ INDIKATOR FORMULA SATUAN

1. Kualitas dan Akurasi Data Peserta

a. Kualitas/Validitas

b. Akurasi

Jumlah Data Valid x 100% Data DBI

Jumlah Data Berdasarkan daftar gaji – Data DBI Data DBI

% % Deviasi

B. SEKSI LAYANAN DAN MANFAAT

1. Tingkat Kecepatan Layanan Langsung

Persentasi penyelesaian SPP Klim Langsung mulai dari berkas memenuhi syarat samapi closing (Pengesahan Pembayaran) < 45 menit

%

2. Layanan Pro AKtif (Mobil Layanan Taspen + Mitra Layanan Taspen + Klim Otomatis)

Jumlah Klim Layanan Pro Aktif x 100%

Jumlah Klim

%

3. Tingkat kepuasan a. Peserta Aktif

b. Peserta Pensiun Skor CSI KC sesuai Hasil Survey Skor CSI KC sesuai Hasil Survey

% %

(8)

A. KEPALA BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT 1. IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Bidang Layanan dan Manfaat

Nama : Parmisuri

Direktorat :

-Atasan Langsung : Kepala Kantor Cabang Utama KC/Unit Kerja : Kantor Cabang Utama

Bawahan Langsung : Kepala Seksi Kepesertaan

Kepala Seksi Layanan dan Manfaat

2. FUNGSI JABATAN

Mengelola, mengendalikan dan menjamin upaya peningkatan pelayanan melalui kegiatan proses penyelesaian Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dengan cepat dan tidak mengabaikan keakuratan serta keabsahan pembayaran kepada yang berhak, sehingga tepat tujuan 5 TEPAT dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.

3. TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Perencanaan dan kordinasi pelaksanaan kegiatan Bidang Layanan dan Manfaat 2. Pengumpulan, pengolahan, analisa dan penyajian data peserta

3. Penyajian data untuk kebutuhan penagihan iuran 4. Pencetakan kartu kepesertaan

5. Pemutakhiran dan rekonsiliasi data kepesertaan 6. Pengelolaan arsip data kepesertaan (Dosir) 7. Pengelolaan kegiatan alih media dokumen 8. Pengelolaan kegiatan layanan dan manfaat 9. Peningkatan kualitas layanan dan manfaat 10. Tindak Lanjut penyelesaian keluhan peserta

11. Monitoring dan pencapaian kinerja Bidang Layanan dan Manfaat 12. Pembuatan laporan bulanan Bidang Layanan dan Manfaat

13. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Bidang Layanan dan Manfaat

14. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal Bidang Layanan dan Manfaat

15. Pembinaan dan peningkatan mutu Karyawan di Lingkungan Bidang Layanan dan Manfaat

B. KEPALA SEKSI KEPESERTAAN 1. IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Seksi Kepesertaan

Nama : Lina Febriani

Direktorat :

-Atasan Langsung : Kepala Bidang Layanan dan Manfaat KC/Unit Kerja : Kantor Cabang Utama

(9)

Bawahan Langsung : Pelaksana

Mengelola dan menjamin tersajinya data peserta akif dan pensiun dengan baik dan benar sehingga dapat memberikan pelayanan kepada peserta secara prima dan dapat mengurangi keluhan Pelanggan atau Peserta

1. Pengadministrasian, Pemeliharaan dan Mutasi Data Kepesertaan 2. Pengolahan Arsip Data Kepesertaan

3. Penyelenggaraan Kegiatan Alih Media Dokumen

4. Penyajian Data Iuran Kepesertaan untuk Kebutuhan Penagihan Iuran 5. Pengumpulan, ANalisa dan Penyajian Data Kepesertaan

6. Pengelolaan Surat Pengesahaan Tanda Bukti Diri (SPTB)

7. Rekonsiliasi Data Iuran Secara Internal dan dengan Instansi Peserta 8. Pencetakan Pra-Dapem

9. Pencetakan Kartu Kepesertaan Taspen

10. Monitoring dan Pencapaian Kinerja Seksi Kepesertaan 11. Pembuatan Laporan Bulanan Seksi Kepesertaan

12. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) 13. Penyelesaian Tindak Lanjut Temuan Audit Internal dan EKsternal

14. Pembinaan dan Peningkatan Mutu Karyawan dilingkungannya

C. KEPALA SEKSI LAYANAN DAN MANFAAT 1. IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Seksi Layanan dan Manfaat

Nama : Siti Nureka

Direktorat :

-Atasan Langsung : Kepala Bidang Layanan dan Manfaat KC/Unit Kerja : Kantor Cabang Utama

Bawahan Langsung : Pelaksana

Memberikan layanan yang semakin baik kepada peserta dan menjamin perhitungan hak peserta telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan baik dan benar

1. Perhitungan Manfaat Klim

2. Perhiungan Rapel, Kekurangan Iuran dan Tindak Lanjut Bidang Klim 3. Monitoring Layanan yang dilakukan oleh Mitra Bayar

(10)

5. Verifikasi Besarnya Manfaat Klim 6. Penagihan Keterlanjuran Bayar

7. Peningkatan kualitas layanan dan manfaat kepada peserta 8. Tindak lanjut keluhan peserta

9. Monitoring pencapaian kinerja seksi layanan dan manfaat 10. Pembuatan Laporan bulanan Seksi Layanan dan Manfaat

11. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) seksi Layanan dan Manfaat

12. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal seksi Layanan dan Manfaat

13. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan seksi Penetapan Klim 14. Otorisasi pembayaran manfaat dan peserta

(11)

3.1.3 PEMBELAJARAN DI BIDANG LAYANAN DAN MANFAAT A. SEKSI KEPESERTAAN

Di bagian Seksi Kepesertaan, ada beberapa poin yang harus diketahui sebagai alur kerjanya.

 Proses Peremajaan data peserta ( Update, Mutasi, Analisa, Data Valid/Invalid) Peremajaan Data Peserta/ Update Data Aktif

Peremajaan data peserta aktif didapatkan Taspen dari instansi terkait. Instansi akan mengirimkan surat- surat maupun dokumen yang diperlukan Taspen untuk mengupdate data peserta. Beberapa dokumen yang dikirimkan ke Taspen yaitu:

1. KP4 ( Formulir Pendataan Peserta/ Laporan tentang data keluarga) 2. SK Capeg

3. Sumpah Jabatan

4. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) 5. Surat Pengangkatan Kembali

6. Surat Kenaikan Gaji berkala

Untuk KP4, setelah data di cek kebenarannya, kemudian akan dilakukan pemerajaan data dilakukan di system ACB dengan cara:

Keterangan:

Data peserta di diperoleh dari KP4A Ada yang diupdate:

- Nama - Gelar - Keluarga - Alamat - Pernikahan

Mutasi Data Peserta

Mutasi Tambah Mutasi Kurang Mutasi Ubah Ketentuan Mutasi  Pengangkatan CPNS  Pengangkatan  Peserta Pensiun  Peserta meninggal  Klaim Askem Keluarga Aktif  Penetapan PNS  Mutasi data didukung dengan Pemeliharaan Data Peserta Data Peserta Data Peserta Data Penunjang Keluarga

(12)

Pejabata Negara  Penetapan Peserta baru berdasarkan UU Peserta Aktif Pindah dan Wilayah Kerja cab. Lain  Pengajuan KPT bagi peserta TAR

 Peserta keluar  Peserta Aktif pindah ke wilayah kerja Cab. Lain  Perubahan kode peserta aktif karena PMK/ Peralihan Diperbantuan  Perubahan Gapok  Perubahan Pangkat atau Golongan  Perubahan Susunan Keluarga  Perubahan instansi dan lokasi dokumen  Mutasi menggunaka n program aplikasi Mutasi Peserta

Ada bebrapa macam mutasi:

a. Mutasi pindah cabang / mutasi pindah kantor bayar

Mutasi jenis ini dilakukan apabila peserta pindah tempat tinggal beda lokasi dengan kantor Taspen saat ini. Sedangkan maksud dari mutasi kantor bayar adalah apabila peserta ingin pindah tempat bayar dari kantor bayar lama ke kantor bayar baru. Contohnya pesera ingin pindah dari Bank Mandiri ke Bank BRI. Syarat untuk pengurusan mutasi ini adalah:

 Formulir mutasi  Fotokopi SK Pensiun  Fotokopi KTP

 Pas Foto Terbaru  Karip

Tahapannya adalah:

Data Peserta  Mutas Pensiun Interaktif  Mutasi non peserta dahor  Dapem Induk

 Notas  Jenis Mutasi  Mutasi Stop Dapem/ Stop pindh cabang  kode stop 

kode 10  Pilih lokasi sesuai permintaan  tulis alamat baru  cari lokasi  luar provinsi  simpan data SKPP  Surat Pengantar  Cetak SKPP  create nomor SPR

Apabila data di ACB sudah dimutasikan, kemudian kirim dokumen yang diperlukan seperti dosir, SKPP, surat pengantar dan syarat-syarat mutasi ke kantor cabang tujuan.

(13)

 Data Valid/Invalid

Untuk pengukuran data peserta, kita harus mengetahui tingkat tingkat validitas dan tingkat akurasi data.

a. Tingkat validitas  menjelaskan tentang kelengkapan, kebenaran, kewajaran item-item data sesuai dengan karakteristik data

b. Tingkat akurasi  ketepatan data jika dibandingkan dengan sumber data (contohny dari data gaji atau data Surat Setoran Bukan Pajak / SSBP)

Untuk mengetahui data peserta yang valid atau tidak valid: - KPPN  data langsung dari DJPBN

- Pemda  melalui sistem SIMGaji

 Pengumpulan data peserta dari SKPP via Simgaji

Untuk pengumpulan data peserta dari SKPP ( Surat Keterangan Penghentian Pembayaran) melaui sim gaji untuk wilayah kantor cabang utama Jakarta masih belum bisa diterapkan. Hal ini dikarenakan Pemda DKI mempunyai aplikasi sistem sendiri. Pemda mempunyai 4 aplikasi yang saling terhubung antara Dinas Kominfo, BPKP, BKP dan Bank DKI. SItem yang dimilik oleh Pemda ini terkendali dan berbeda dengan sistem yang ada di Taspen.

Dikarenakan Pemda dan KPPN yang berada di wilayah Jakarta belum menerapkan sistem SimGaji, jadi data gaji akan dikirimkan setiap bulannya ke email bagian kepesertaan. Data yang dikirimkan melalui exel. Kemudian bagian data akan mensotir seluruh data yang hanya di perlukan untuk melakukan rekonsiliasi. Data exel yang masuk akan di sortir menjadi 9 sheets yaitu data mengenai :

- NIP - Nama - Tanggal Lahir - Gaji Pokok - Jumlah Istri - Tunjangan Anak - Golongan - Kode satker - Jenis Kelamin

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Gaji (Sim Gaji)

 Merupakan aplikasi pengajian yang dibuat oleh PT Taspen yang terdiri dari adminitrasi penggajian, pembuatan daftar gaji (induk, susulan, rapel da pensiun ke-13) sampai dengan pencetakan daftar gaji berikut lampiran-lampirannya yang biasa digunakan oleh Pemda, Pemkot dan pemerintah provinsi.

(14)

1. Daftar gaji yang dibuat manual

2. Penulisan NIP dalam daftar gaji yang tidak sesuia dengan data BKN/ NIP double 3. Gaji pokok yang tidak ada di table Gapok

4. Terlambat dalam membayarkan Rapel ( Gapok/Beras)

 Keuntungan dalam penerapan sistem Sim Gaji: 1. Aplikasi bersifat gratis

2. Kelangsungan aplikasi terjamin 3. Rekonsiliasi data lebih mudah

4. Dapat dipergunakan secara bersama-sama (multi user) 5. Proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah

 Rekonsiliasi data dan iuran dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)

Saat sekarang ini, Taspen sudah tidak melakukan rekonsiliasi dengan SKPD karena semua data yang ada di pemda sudah terpusat di BKD (Badan Kepegaiwan Daerah), sehingga data yang ada di BKD menjadi dasar bagi BPKAD membayarkan IWP ke KPPN. Taspen bersama pemda sebagai pihak pemegang data pegawai akan melakukan rekon dengan BK, sedangkan kalua dari iuran IWP, Taspen akan melakukan rekon dengan BPKAD.

Rekonsiliasi  bertujuan untuk mencocokan data perhitungan iuran berdasarkan perekaman SSBP dengan database.

-Rekon internal  dilakukan setiap bulan antara bagian kepesertaan dan adm keuangan -Rekon eksternal  dilakukan minimal 1x setahun (Taspen dengan Pemda)

 Penyajian data peserta sebagai pembanding dengan basis tagihan iuran

Dalam penyajian data peserta, bagian kepesertaan akan melakukan pra rekonsiliasi antra data yang ada di TASPEN (DBI/ Database Induk) dengan data gaji. Proses ini dilakukan pada sistem ACB.

Data Peserta  Proses data Gaji Elektronik  Upload Gaji Induk (Gajido)  Pasca Rekon dari DBI dan Data Gaji  kemudian akan muncul table-tabel selisih eperti dibawah ini:

Pra Rekonsiliasi Data DBI dengan data Gaji setelah Proses Matching Data Gaji Dilakukan

Penyebab Selisih

Database Taspen Data Gaji Selisih

Pegawai IWP Pegawai IWP Pegawa

i

IWP 1. TAR Taspen

2. TAR Gaji 3. Data Nisanala

(15)

4. Gapok Gaji < Gapok DBI

5. Data pindah cabang 6. Data yang sudah

PMK 7. Data Stapeg 20, 21,22, 31 8. Gajido Doble/ SSBP beda 9. Data belum terupdate

10. Salah rekon antara 11. Satker Pemda tidak

ada di tabel

12. Gaji Pokok Pemda invalid

Keterangan:

TAR Taspen  Tidak ada record di Taspen namun di data Gaji ada TAR Gaji  Data Taspen ada, namun di data Gaji tidak ada Nisanala  NIP sama namun nama lain

Data Stapeg :

- 20 : sudah mengalami kejadia tetapi belum klaim - 22 : data yang harus dikonfirmasi

- 31 : peserta yang sedang vacuum iuran

Setelah data yang ada di Taspen di rekon dengan data Gaji oleh bagian kepesertaan, selanjutnya yaitu proses rekon dengan adm keuangan.yang direkon yaitu jumlah:

- tunjangan istri  10 % x Gapok x Jumlah istri - tunjangan anak  2% x Gapok x Jumlah anak

- IWP  10% x THP

- THP  Gapok + Tunjangan istri + Tunjangan anak

Kemudian bagian adm keuangan akan membuat surat piutang ke kantor pusat sesuai dengan laporan bulanan karena Pemda membayar iuran ke kantor pusat.

 Administrasi dosir peserta

3 hal penting dalam dosir peserta: 1. Proses Scan

2. Proses Import File 3. Upload ke ELO

(16)

Voucher yang telah diproses dibagian Layanan dan Manfaat dan yang telah dibayarkan oleh Kas akan di proses ke bagian dosir di bagian kepesertaan. Data yang telah diproses akan di scan kemudian dimasukan ke program ELO. Di sistem ELO akan dicatat tanggal diproses, data NOPEN dan kode produk. Setalah di simpan di ELO data dosir akan dikirimkan ke MMI (Taspen bekerja sama dengan MMI untuk penyimpana dosir dikarenakan data yang ada di KCU Jakarta sangta banyak dan tidak ada tempat yang memadai)

 Penyusunan laporan bulanan

Dalam penyusunan laporan bulan di seksi kepesertaan, ada beberapa lampiran yang disampaikan.

1. Rekap Verifikasi Laporan per KDstapeg

NO KDStapeg Bulan Lalu Bulan Ini Selisih Keterangan 1 (3) Calon Pegawai

2 (4) Pegawai Tetap

3 (5) Pegawai Tugas Belajar

4 (6) Pegawai Cuti diluar tanggungan negara 5 (9) Pegawai Skorsing 6 (20) Sdh mengalami kejadian, bln Klaim 7 (22) Data yg harus di konfirmasi ke instansi 8 (30) Pegawai pensiun,

masih melanjutkan iuran 9 (31) Peserta yang sedang

vacuum iuran

2. Rekap perbandingan Data Base Induk (DBI) dan Gaji

(17)

KPPN Pegawai Iuran Pegawai Iuran Pegawai Iuran Pemda DKI Jakarta I Jakarta II Jakarta III Jakarta IV Jakarta V Jakarta VI

3. Rekap Verifikasi Laporan Perkelompok Nama

Kelompok

Jumlah Peserta

Bulan Lalu PMK Baru Hapus Bulan Kini

1. PNS 2. Pejabat

Negara 3. Hakim

4. Rekonsiliasi Hasil Perhitungan Iuran PNS Daerah (8%) dengan Perekaman SSBP N

o.

Nama

Pemda Pegawai

Database Cabang Perekaman SSBP Iuran 3.25 % Iuran 4.75% Iuran 3.25% Iuran 4.75% Pemda DKI

5. Rekonsiliasi Data DBI dengan data Gaji

Uraian DBI IWP DBI DB Gaji IWP DB Gaji Selisih Selisih IWP Pemda

DKI DBI PMK Data Seharusnya

(18)

B. SEKSI LAYANAN DAN MANFAAT

Secara garis besar alur kerja di bagian Layanan dan Manfaat Kantor Cabang:

KEUANGAN

Di bagian Seksi Layanan dan Manfaat ada beberapa poin yang harus diketahui sebagai alur kerjanya.

 Penerimaan berkas dan persyaratan SPP klim di loket informasi

Peserta yang ingin mengurus klaim akan datang ke loket informasi untuk menyampaikan tujuan, meminta informasi dan menanyakan persyaratan. Pada saat berada di bagian informasi, kita dituntut untuk menggali lebih dalam tujuan peserta datang, peserta aktif atau peserta pensiun, melihat SK pensiun ( otomatis atau tidak otomatis) dan Karip peserta. Hal ini bertujuan agar kita tidak melakukan kesalahan dalam memberikan persyaratan.

Persyaratan-persyaratan SPP klim:

AKT 1 ( PNS keluar / Berhenti) AKT 2/3 ( PNS Aktif meninggal dunia) 1. SPP

2. SKEP Pemberhentian 3. Fotokopi daftar gaji kolektif 4. Fotokopi SK terakhir 5. Fotokopi Karpeg 6. Fotokopi Kartu Taspen 7. Fotokopi KTP

8. Fotokopi Buku tabungan 9. SPMT > untuk TMT 2006

1. SPP

2. KPPG / Rincian Gaji Bulan berkenaan

3. Surat Keterangan Kuasa Ahli Waris dari Instansi

4. Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah 5. Fotokopi surat nikah dilegalisir lurah / KUA 6. Fotokopi KTP

7. Fotokopi buku tabungan 8. Model AKT 3

AKT 4 (Istri/ Suami/ Anak PNS meninggal) AKT 5 (Istri/ Suami/Penerima Pensiun Meninggal

CS KLIM VERIFIKATOR

INFORMASI

(19)

1. SPP

2. KPPG / Rincian Gaji Bulan berkenaan 3. Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah 4. Fotokopi surat nikah dilegalisir lurah /

KUA

5. Fotokopi KTP

6. Fotokopi buku tabungan 7. Reakpitulasi gaji

8. Telp. Kantor

1. SPP

2. Fotokopi SKEP Pensiun

3. Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah 4. Fotokopi surat nikah dilegalisir lurah / KUA 5. Fotokopi KTP pemohon

6. Fotokopi Karip

Uang Duka Wafat Pensiun Pertama (SP4A)

1. SPP

2. Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah 3. Fotokopi KTP pemohon

4. Surat nikah dilegalisir

5. Fotokopi SKEP pensiun Almarhum 6. Fotokopi Piagam (bagi TNI/ Polri)

7. Form surat kuasa ahli waris dilegalisir lurah (Jika tidak ada istri atau suami) 8. Surat pernyataan yang merawat alm dari

sakit hingga penguburan 9. Fotokopi karip

10. Fotokopi KK pemohon

11. Foto pemohon 3x4 = 1 lembar *Poin 7-11 untuk UDW Punah

1. SPP

2. Mengisi form SP3R ( bila melalui rekening) 3. Tembusan SKEP Pensiun dan SK asli dibawa 4. Lembar asli SKPP dari KPPN/ Pemda

5. Fotokopi Karpeg 6. Fotokopi kartu Taspen 7. Fotokopi buku tabungan 8. Pas foto 3x4 = 3 lembar

9. Pas foto istri/ suami 3x4 = 2 lembar 10. Fotokopi NPWP

11. Fotokopi KTP

Pensiun Janda ( SP4B) Pensiun Lanjutan (SP3L) 1. SPP

2. Mengisi form SP3R ( bila melalui rekening)

3. Tembusan SKEP Pensiun dan SK asli dibawa

4. Form surat pengesahan tanda bukti diri (SPTB) dilegalisir lurah

5. Pas foto 3x4 = 2 lembar 6. KTP pemohon

7. Fotokopi NPWP bila ada 8. Fotokopi karip

9. Fotokopi rekening bank

1. SPP 2. SPTB

3. Form keterangan janda dilegalisir lurah 4. Fotokopi SKEP pension

5. Pas foto 3x4 = 2 lembar 6. Fotokopi buku abungan 7. Fotokopi NPWP bila ada 8. Foto kopi KTP

Pensiun Yatim Pertama (SP2YP) Mengurus SK Pensiun Janda 1. Mengisi Form SP3R (bila melalui 1.Formulir C1/C2

(20)

Peserta Datang Ambil No Antrian Loket Klim (Loket B)

rekening)

2. Tembusan SKEP Pensiun 3. SPTB dilegalisir

4. Surat keterangan belum pernah menikah dan belum bekerja dari keluhan

5. Fotokopi surat kematian dilegalisir lurah 6. Keterangan masih kuliah 21 -25 tahun

(khusus pensiun TNI/Polri) 7. Pas fot 3x4 = 2 lembar 8. Fotokopi KTP pemohonon 9. Fotokopi Karp

10. Penetapan pengadilan

2. SPP 3. SPTB

4. Surat keterangan Janda

 Penerimaan dan penelitian SPP klim (CS)

Setelah peserta mengisi formulir dan membawa syarat-syarat yang dibutuhkan, peserta datang dan mengantri di loket 2 atau loker CS klim. Sebelum melakukan perhitungan, CS akan mengecek kembali persyaratan dibawa peserta, melakukan penelitian terhadap berkas dan mengurutkan berkasnya agar mudah di cek dan di proses.

 Perhitungan, Verifikasi & Otorisasi Klim (Verifikator)

Setelah berkas-berkas dinyatak lengkap, maka proses perhitungan pun bisa dilakukan.. Proses perhitungan dilakukan dengan sistem ACB. Perhitungan akan dilakukan sesuai dengan klim yang akan diajukan peserta.

Verifikasi bertugas untuk melakukan proses verifikasi terhadap klim yang telah diproses oleh CS 2. Beberapa hal yang di cek kembali oleh verifikator adalah tipe voucher, kode kejadian, nama penerima, pangkat, gaji pokok, kode jiwa, jumlah yang dibayarkan, tanggal, nomor rekening, TMT kerja dan TMT Pensiun. Setelah di verif, berkas-berkas tersebut akan di lakukan otorisasi oleh Kepala Seksi Layanan dan Manfaat.

(21)

1. Kantor Cabang 2. Klim Otomatis

3. Mitra Layanan Taspen 4. Service Point

5. Mobil Layanan Cabang

Kelompok Kejadian:

1. A2 : Askem istri peserta aktif 2. A3 : Askem anak peserta aktif 3. B1 : Peserta pensiun

4. B2 : Askem istri setelah peserta pensiun 5. B3 : Askem anak setelah peserta pensiun 6. C1 : Peserta Aktif meninggal dunia

7. C2 : Askem istri setelah peserta meninggal 8. C3 : Askem anak setelah peserta meninggal 9. D1 : Peserta keluar

10. E1 : Askem sendiri (setelah pensiun)

11. E2 : Askem istri setelah pensiunan meninggal 12. E3 : Askem setelah pensiunan meninggal

 Layanan Klim Otomatis, Layanan Mobil Taspen, Kerjasama layanan klim dengan mitra PEMDA, BKD (Service Point)

Layanan klim otomatis merupakan salah satu layanan pro aktif yang diberikan kepada peserta dengan memberikan kemudahan kepada peserta dan dapat menerima pensiun tepat waktu. Layanan klim otomatis yang dilakukan di KCU Jakarta yaitu terhadap pejabat negara dan Pemda DKI. Proses klim otomatis di Pemda yaitu kantor akan memberikan form permintaan pembayaran dan persyaratan-persyaratan untuk mengurus pensiun pertama (SP4A). Kemudian BKN akan meminta data PNS yang akan memasuki Batas Usia Pensiun ( ke masing-masing instansi untuk menerbitkan SK Pensiun. Setelah SK Pensiun selesai dan persyaratan lengkap, Taspen akan menjemput berkas-berkas tersebut ke Pemda untuk diproses langsung.

Layanan Mobil Taspen merupakan mobil yang dipergunakan memperluas jangkauan pelayanan terhadap peserta dan beroperasi di wilayah kerja kantor cabang utama Jakarta. Mobil layanan ini akan beroperasi sesuai permintaan instansi-instansi terkait atau organisasi pensiunan. Sedangkan service point merupakan bentuk kerja sama antara Taspen dan instansi pemerintah seperti Badan Kepegawaian Daerah, Pemerintah Daerah dengan cara Taspen yang datang instansi terkait dan melayani proses klim dan non klim di instasni tesebut.

 Proses pembentukan daftar pembayaran (e-dapem)

(22)

1. Tahap Pertama

Pembentukan dapem dilakukan di sistem ACB pada menu Pengolahan Dapem  klik pembentukan dapem. Pengisian tanggal dapem yaitu untuk bulan depan.

2. Tahap Kedua

Dalam tahap kedua melakukan :

Pencetakan  Rekapitulasi II  Dapem Susulan (Per juru bayar) Pencetekan  Rekapitulasi III  Dapem Susulan ( cetak semua ) Pencetakan  Rekapitulasi IV  untuk pendanaan

Rekapitulasi III dan IV  akan diberikan ke bagian keuangan Rekapitiulasi II dna III  akan diberikan ke juru bayar 3. Tahap ketiga yaitu Closing

 Sosialisasi, pembinaan, evaluasi mitra bayar dan office channeling

Office channeling (mitra layanan taspen) adalah layanan kepada peserta Taspen yang dilakukan kantor cabang mitra bayar dalam rangka memperluas jangkauan pelayanan terhadap peserta. Dengan tujuan untuk mempermudah, mempercepat dan memberikan pelayanan melebihi harapan peserta.

Office channeling bertugas sebagai: 1. Meneliti kelengkapan berkas 2. Meneliti keabsahan persyaratan 3. Memberikan informasi ketaspenan 4. Memberikan estimasi hak/ perhitungan 5. Layanan kunjungan nasabah

6. Layanan pro aktif terhadap calon pensiunan

Taspen akan mengadakan pelatihan dan pembinaan kepada mitra bayar mengenai materi-materi ketaspenan. Setelah dilakukan pelatihan, akan diberikan post test mengenai materi ketaspenan untuk mendapatkan sertifikasi. Setiap office channelling wajib memasang logo atau tanda tentang Taspen. Sedangkan untuk perjanjian dengan mitra bayar dilakukan setiap 2 tahun sekali dan akan dilaksanakan pemantau dan evaluasi pelaksanaan perjanjian.  Pemahaman fungsi Account Officer di kantor cabang sebagai dasar pelaksanaan klim

JKK dan JKM

Account officer adalah petugas khusus yang akan mengurusi klim Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian. Tugas dan fungsi AO adalah:

1. Penerima Klim JKK dan JKM 2. Sosialisasi JKK dan JKM

3. Membina hubungan baik dengan Pemda untuk membayar premi 4. Melakukan kerjasama dengan rumah sakit

(23)

 Pengukuran kinerja kantor cabang indikator layanan dan manfaat

Untuk penilaian kinerja kantor cabang di bagian layanan dan manfaat ada beberapa poin yang dijadikan sebagai acuan.

- Pertama yaitu kecepatan layanan klim.

 Persentasi penyelesaian SPP Klim langsung dan tidak langsung, mulai saat berkas memmenuhi syarat sampai closing <45 menit

- Kedua, mengenai tingkat kepuasan peserta

 Score customer statsifction index peserta aktif dan peserta pensiun ≤ 92% - Layanan klim otomatis

 Persentasi jumlah klim proaktif (Mobil layanan Taspen, mitra layanan Taspen, Layanan Klim otomatis dan service point) dibandingkan dengan jumlah SPP klim  Penyusunan Laporan bulanan

Beberapa laporan bulanan di seksi layanana dan manfaat yang diketahui yaitu: 1. Persentasi waktu Penyelesaian SPP klim

TOTAL KLIM < 1 JAM >1 JAM

LANGSUNG 1. Asuransi 2. Pensiun TIDAK LANGSUNG 1. Asuransi 2. Pensiun

JUMLAH KLIM WAKTU RATA-RATA 1. Perhitunga

n

2. Verifikasi 3. Otorisator 4. Closing

(24)

3.1.4 Laporan Hasil Pengamatan OJT di Seksi Kepesertaan N

O

PERMASALAHAN USULAN BIDANG

TERKAIT 1 -Ketidaklengkapan

informasi yang disajikan dalam formulir yang diberikan (EX: Formulir Pendataan Peserta dan Mutasi)

Perbaikan dalam beberapa jenis formulir dengan menambahkan: - Formulir pendataan  jenis

kelamin bagi keluarga peserta - Formulir mutasi  memperjelas

kolom alamat dan Kantor Bayar agar meminimalisir salah lokasi mutasi dan untuk kelengkapan data peserta

Bidang Kepesertaan

2 Tidak konsistennya

penerapan prosedur persyaratan bagi peserta yang mengurus mutasi

- Menerapkan prosedur equal treatment bagi semua kalangan peserta agar tidak menjadi

permasalahan dimasa mendatang BIdang Kepesertaan Bidang Layanan dan Manfaat

3 Data peserta yang belum

terupdate secara

maksimal

- Menggiatkan sosialisasi tentang kewajiban peserta untuk memberikan data terbaru

- Diperlukan upaya untuk

penjadwalan khusus dan menerapkan batas waktu untuk megupdate data peserta bagi bidang kepesertaan BIdang Kepesertaan Bidang Layanan dan Manfaat 4 Jumlah SPTB yang kembali tidak sesuai dengan jumlah yang dicetak

- Penjelasan secara lebih detail tentang kegunaan SPTB

- Optimalisasi peraturan yang telah ditetapkan agar dipatuhi

- Membangun kerjasama yang baik dengan mitra untuk proses

BIdang Kepesertaan Bidang Layanan dan Manfaat

(25)

informasi dan pengumpulan SPB 5 SIM GAJI belom

teroptimalisasi dengan baik

- Meningkatkan pemahaman

tentang aplikasi progam

- Memperkuat koordinasi dengan seluruh instansi

- Menggiatkan proses sosialisasi secara aktif

- Melakukan evaluasi secara berkala

Bidang Kepesertaan IT TASPEN Pusat

6 Adanya kesalahan dalam proses mutasi peserta

- Semua dokumen yang telah dikumpulkan harus diverifikasi kelengkapan isiannya

- Diperlukan keaktifan untuk menggali informasi secara akurat dari peserta pensiunan

Bidang Kepesertaan

7 Minimnya pengetahuan peserta tentang

pentingnya SKS

- Dibutuhkan peranan dari INSAN TASPEN terutama bagi pegawai yang berhadapan dengan peserta untuk mengingatkan mengumpulkan SKS Bidang Kepesertaan Bidang Layanan dan Manfaat 8 Penataan arsip SPTB yang telah di rekam belum maksimal

- Menyediakan tempat dan perlengkapan yang memadai untuk penyimpanan SPTB

Bidang Kepesertaan Bidang Umum 9 Butuhnya waktu jika

melakukan permintaan data ke kantor cabang lain

- Membuat notifikasi otomatis pada system ACB jika ada

permintaan data untuk menyingkat waktu Bidang Kepesertaan IT 1 0

Adanya perbedaan dosir MMI dari segi nomor dosir dan data yang ada di dalamnya

- Melakukan prinsip kehati-hatian saat memberi no dosir

- Melakukan evaluasi secara berkala terhadap mitra MMI

Bidang Kepesertaan

(26)

(27)

3.1.5 Laporan Hasil Pengamatan OJT di Seksi Layanan dan Manfaat N

O

PERMASALAHAN USULAN PENYELESAIAN BIDANG TERKAIT

1 Masih banyak peserta yang datang ke TASPEN untuk meminta formulir

Meningkatkan sosialiasi mengenai e-form yang tersedia di website TASPEN untuk memberikan manfaat yang maksimal kepada peserta

Bidang Layanan dan Manfaat

Bidang IT 2 Kurangnya pemahaman

peserta mengenai alur pengurusan klim di TASPEN dan cara pengisian formulir Peserta datang dengan

berkas-berkas yang

berantakan

Diperlukannya petugas khusus yang mengecek kelengkapan peserta saat awal datang dan membantu peserta saat pengisisan formulir on the spot Meningkatkan pelayan dan brand image TASPEN dengan memberikan map dan goodie bag terhadap peserta

BIdang SDM

3 Banyak peserta datang hanya untuk menanyakan

mengenai pembagIan

dividen

Diperlukannnya sms blast kepada peserta mengenai penipuan dari TASPEN dalam bentuk apapun

Bidang IT 4 Sistem ACB saat proses

layanan klim memakan waktu yang lebih lama

Diperlukan improvement dalam hal system ACB

Bidang IT

5 Masih banyaknya jumlah tembusan SK Pensiun

Diperlukan layanan pro aktif TASPEN terhadap peserta yang belum mengurus pensiun pertamanya

6 Terdapat perbedaan cara penyelesaian klim terhadap peserta dari CS Klim

(terutama dalam hal pencetakan karip, surat pencairan)

Meningkatkan penerapan SOP yang jelas dan terarah bagi petugas CS Klim

Bidang Kepesertaan

(28)

3.2 STRUKTUR ORGANISASI BIDANG KEUANGAN

Kepala Cabang Kristiyanto

Kepala Seksi ADM Keuangan Sondang Siregar

Pelaksana

 Nova Elya Putri

 Maidil Ulfah  Firdaus  Elly Rosita  Parlin Siahaan  M. Rizki Pahlevi Pelaksana  Triana Sudrajat  Rasmiyati  Sobirin

 Pandiwi Siti Masita Kepala Seksi Kas dan

Verifikasi SPJ Bambang Rudi Susanto Kepala Bidang Keuangan Herlan

Wakil Kepala Cabang Ibram Jaya Putra

(29)

3.2.1 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) BIDANG KEUANGAN

A. KEPALA BIDANG KEUANGAN

1.

2.

Pengendalian biaya umum dan administrasi

Tindak Lanjut temuan auditor internal dan eksternal

Realisasi Biaya Operasional + Biaya Umum x 100% Penetapan Alokasi Anggaran

Jumlah Temuan yang ditindaklanjuti x 100% Jumlah seluruh temuan

%

B. SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ

Penilain KPI di Seksi Kas dan Verifikasi SPJ yaitu:

1.

2.

3.

LRPP dan LSUP:

a. Rekonsiliasi LRPP dan LSUP dengan mitra 100% (NIHIL)

b. Penyampaian laporan LRPP dan LSUP

Tagihan Uang Pensiun 100% (NIHIL) Akurasi Proyeksi SPB (Cashflow) ±10% Jumlah Rekon x 100% Jumlah Mitra ≤ tanggal 5

Realisasi Penerimaan TUP x 100% Jumlah TUP

Deviasi realisasi disbanding proyksi (Hari H)

%

(30)

C. SEKSI ADM KEUANGAN N

O

ASPEK/ INDIKATOR FORMULA SATUAN

1. Penyampaian RKAP Waktu penyelesaian RKAP unit kerja Waktu 2. Penyampaian POA Revisi Waktu penyampaian POA dihitung

dalam hari kerja

Durasi 3. Penyampaian Laporan

Keuangan

Waktu penyampaian laporan keuangan bulanan

(31)

3.2.2 TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB BIDANG KEUANGAN A. KEPALA KEUANGAN

1. IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Bidang Keuangan

Nama : Herlan

Direktorat : -Golongan : IX

Atasan : Wakil Kepala Cabang Kantor Cabang Utama Jakarta Bawahan : Kepala Seksi Kas dan Verifikasi SPJ

Kepala Seksi Administrasi Keuangan

Menjamin ketersediaan dana yang cukup untuk membayar manfaat peserta dan meningkatkan Time Value of Money perusahaan, terpenuhinya kolektibilitas iuran peserta dan menjamin tersajinya laporan keuangan dengan baik dan benar sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) dan LSUP atau LRPP sesuai peraturan perundangan yang berlaku untuk kepentingan Stakeholder.

1. Perencanaan dan pengendalian fungsi-fungsi keuangan 2. Perencanaan pengendalian anggaran Kantor Cabang Utama 3. Pengelolaan, pemantauan, realisasi dan proyeksi arus kas 4. Pengendallian utang dan piutang Kantor Cabang Utama

5. Pengesahan transaksi penerimaan dan pengeluaran Kantor Cabang Utama 6. Pengelolaan kegiatan perpajakan

7. Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Pembayaran Pensiun LRPP dan LSUP dari Mitra Bayar.

8. Penyelenggaran rekonsiliasi atas laporan LRPP dan LSUP dari aplikasi e-dapem Mitra Bayar dengan Kantor Cabang Utama dan dari aplikasi e-Dapem dengan aplikasi ACB di Kantor Cabang Utama

(32)

10. Rekonsiliasi bank dan pos giro

11. Monitoring penerimaan Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) 12. Rekonsiliasi antara data SSBP dengan data peserta

13. Penyelenggaran manajemen kas Kantor Cabang Utama

14. Penagihan keterlanjuran bayar dan Saldo Uang Pensiun (SUP) ke Mitra Bayar 15. Perekaman dan verifikasi setoran SUP dari Mitra Bayar

16. Verifikasi transaksi keuangan di KCU 17. Verifikasi LSUP/LRPP

18. Monitoring dan penagihan iuran 19. Penyusunan Neraca Saldo

20. Rekonsiliasi iuran dengan Pemda dan KPPN

21. Penyelenggaran administrassi aktivasi tetap Kantor Cabang 22. Pelaksanaan Rapat Komite Anggaran

23. Monitoring dan pencapaian kinerja bidang keuangan 24. Pembuatan laporan bulanan bidang keuangan

25. Pemyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Bidang Keuangan dan Kantor Cabang Utama

26. Penyelesaian tindaklanjut temuan audit internal dan eksternal Bidang Keuangan 27. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan Bidang Keuangan 28. Evaluasi Layanan dan Manfaat oleh mitra kantor bayar

B. KEPALA SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ 1. IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Seksi Kas dan Verifikasi SPJ Nama : Bambang Rudi Susanro

Direktorat :

-Atasan Langsung : Kepala Bidang Keuangan Golongan : XII

Bawahan : Pelaksana di Seksi Kas dan Verifikasi SPJ

(33)

Mengelola dana untuk pembayaran manfaat kepada peserta sehingga manfaat dapat dibayarkan secara tepat waktu dan meningkatkan time value of money perusahaan.

3. TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Pelaksanaan dan pengendalian penerimaan dan pengeluaran (cash flow) 2. Pelaksanaan transaksi keuangan

3. Penyelenggaran kegiatan perpajakan 4. Pengesahaan pembayaran klim 5. Pembuatan Laporan LRPP dan LSUP

6. Verifikasi dan monitoring Laporan Pertanggungjawaban Pembayaran Pensiun LRPP dan LSUP dari Mitra Bayar

7. Penyajian materi rekonsiliasi atas laporan LRPP dan LSUP dari aplikasi e-dapem Mitra Bayar dengan Kantor Cabang dan dari aplikasi e-dapem dengan aplikasi ACB di Kantor Cabang Utama

8. Penyajian data rekonsiliasi rekening pasif antara data Mitra Bayar dengan Kantor Cabang Utama

9. Rekonsiliasi bank dan pos giro

10. Penyelenggaran kegiatan manajemen kas

11. Pengelolaan keterlanjuran bayar dan penagihan Saldo Uang Pensiun (SUP) ke Mitra Bayar

12. Verifikasi dan perekaman atas setoran SUP dari Mitra Bayar 13. Verifikasi LRPP dan LSUP

14. Penyimpanan dokumen LRPP dan LSUP 15. Penyelenggaran buku harian kas/bank

16. Monitoring dan pencapaian kinerja Seksi Kas dan Verifikasi SPJ 17. Pembuatan laporan bulanan seksi kas dan verifikasi SPJ

18. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Seksi Kas dan Verifikasi SPJ

19. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal Seksi Kas dan Verifikasi SPJ

(34)

C. KEPALA SEKSI ADM KEUANGAN 1. IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Seksi ADM Keuangan

Nama : Sondang Siregar

Golongan : IX

Atasan : Kepala Bidang Keuangan Kantor Cabang Utama Jakarta Bawahan Langsung : Pelaksana di Seksi ADM Keuangan

Menyelenggarakan kegiatan yang berkaitan dengan administrasi keuangan agar tersajinya Laporan Keuangan sesuai dengan standar kebijakan Akuntasi Perusahaan yang berpedoman pada Pedoman Standar Akuntansi (PSAK) sesuai peraturan perundangan yang berlaku untuk kepentingan Stakeholder.

3. TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Penagihan dan kolektabilitas iuran

2. Pengadministrasian dan monitoring penerimaan iuran 3. Penyelenggaraan kegiatan akuntansi

4. Penyusunan Neraca Saldo beserta lampirannya 5. Perekaman Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) 6. Rekonsiliasi antara data SSBP dengan data peserta

7. Penyajian data rekonsiliasi iuran dengan Pemda dan KPPN

8. Verifikasi kelengkapan dan pengendalian atas bukti-bukti dokumen transaksi keuangan 9. Penyelenggaraan administrasi aktiva tetap KCU

10. Penyimpanan arsip keuangan

11. Monitoring dan pencapaian kinerja seksi ADM Keuangan 12. Pembuatan laporan bulan seksi ADM Keuangan

13. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) seksi ADM Keuangan

(35)

(36)

3.2.3 PEMBELAJARAN DI BIDANG KEUANGAN A. SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ

Pembelajaran yang diterima selama di seksi kas dan verifikasi SPJ adalah  Bertugas sebagai kasir untuk proses closing SPP klim ( SPP Klim < 1 jam)

SPP klim yang telah di proses di bagian layanan dan manfaat akan berakhir di bagian kasir. SPP yang telah di verifikasi akan disahkan oleh kepala bidang kas dan verifikasi SPJ dan kemudian akan diteruskan ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran kepada peserta. Kemudian SPP tersebut akan di closing sesuai dengan jenis program pensiun, tht, jkk maupun jkm. Proses closing dilakukan pada sistem ACB. Untuk proses pembayaran, ada dua cara yaitu melalui pembayaran tunai atau transfer.

Untuk pembayaran tunai, berkas-berkas yang telah di proses akan diserahkan kepada kasir. Kemudian kasir akan memanggil peserta berdasarkan nomor pengurusan klim di CS klim. Peserta diwajibkan untuk menunjukkan KTP asli. Hal ini bertujuan agar pembayaran diberikan kepada orang yang tepat. Berkas-berkas yang ada dicocokan dengan KTP dan tanda tangan peserta. Kasir juga menanyakan kepada peserta mengenai hak apa yang sedang diurus, kapan meninngal, dan pensiun bulanannya sudah diambil atau sudah. Kemudian peserta akan diarahkan ke bank BRI untuk mengambil uangnya secara tunai. Sedangkan untuk pembayaran secara transfer, berkas-berkas yang ada di kasir akan dipisahkan. Pembayaran secara transfer prosesnya saat pemprosesan di CS klim. Peserta akan dibayarkan sesuai dengan rencana bayar yang ditetapkan.

Kemudian setelah semua pembayaran selesai dilakukan, petugas kasir melakukan proses posting pada ACB. Untuk pembayaran tunai, semua berkas yang telah dibayarkan akan di posting dan kemudian digabungkan kembali dengan voucher-voucher untuk diberikan kembali ke bagian adm keuangan sebagai penyimpanan arsip. Untuk pembayaran secara transfer, proses posting akan dilakukan sesuai tanggal rencana bayar.

 Laporan Harian Kasir

Ada 6 jenis pembayaran SPP klim yaitu: 1. Program Pensiun APBN

2. Program THT PNS

3. Program THT non PNS atau BUMN 4. Progra Pensiun KAI

(37)

6. Program JKM

Petugas kasir akan mencetak laporan harian kasir dari enam jenis pembyaran klim diatas. Mencetak laporan juga berdasarkan dua hal yaitu proses pembayaran secara langsung atau tunai. Hasil laporan kasir ini akan menjadi pedoman bagi bagian kas untuk membayarkan kepada bank BRI yang ada di kantor Taspen. Namun sebelum membayarkan akan dilakukan rekonsiliasi antara kas dan kasir BRI untuk mencocokan jumlah dana yang telah dikeluarkan setiap hariny.  Teknis Proyeksi Cash Flow, Penarikan SPB dan Pembuatan SPB

Untuk proyeksi cash flow dilakukan setiap bulannya berdasarkan cash flow bulan lalu. Namun cash flow masih bisa direvisi maksimal pada siang hari waktu berjalan. SPB merupakan Surat Permintaan Bayar. Setiap pagi pihak kas dan verifikasi SPJ akan mebuat SPB untuk mendebet uang dari rekening pusat yang akan dibayarkan kepada peserta setiap harinya. Pada sore hari, apabila dana tersebut berlebih, kantor cabang akan membuat KELSO yang akan dikirimkan kembali ke Pusat, namun kita berkurang akan dibuat kembali SPB. Deviasi toleransi dari proyeksi cashflow yaitu ±10%.

Untuk proses pembuatan SPB atau Kelso dilakukan di SAP. Namun kita harus mengecek ACB untuk mengetahui berapa jumlah dana yang dibutuhan untuk masing-masing program. Petugas akan menginput data yang dibutuhkan seperti jumlah uang dan mata anggaran. Kemudian SPB dicetak, mencetak voucher dan terakhir yaitu memposting voucher.

 Rekonsiliasi Pembayaran Klim dengan mitra

Melakukan rekonsilasi pembayaran klim dengan mitra dilakukan setiap harinya untuk pembayaran di kantor cabang dan setiap bulannya dengan mitra bayar yang tersebar di Jakarta sebagai mitra bayar Taspen KCU Jakarta. Rekonsiliasi maksudnya adalah mencocokan dana yang telah Taspen bayarkan kepada peserta melalui mitra bayar dengan data yang telah diproses oleh masing-masing mitra bayar.

Rekonsiliasi Klim dengan Mitra 

 Laporan Realisasi Pembayaran Pensiun (LRPP) dan Laporan Saldo Uang Pensiun (LSUP)

(38)

LRPP (laporan realisasi pembayaran pensiun) adalah realisasi pembayaran pensiun bulan berkenaan di masing-masing mitra bayar. Sedangkan LSUP (laporan saldo Uang Pensiun) adalah realisasi pembayaran pensiun di bulan berkenaan ditambah dengan saldo akhir di bulan sebelumnya pada masing-masing mitra bayar. Ada 3 hal penting dalam LRPP dan LSUP:

1. Dana yang akan dibayar 2. Dana yang telah dibayar 3. Jumlah sisa saldo

LRPP

N o

Kantor Bayar

Akan dibayar Sudah dibayar Sisa Pensiu n Nomina l Pensiu n Nomina l Pensiu n Nomina l 1 2 LSUP N o Kant or Baya r Saldo Bulan Lalu Pensiun yang tidak dibayarkan Retur Jlh Saldo Uang Pensiun Dibayarkan Bln Ini Disetor ke Taspen Pen e rim a Jumla h Bersi h Pen e rim a Jumla h Bersi h Pen e rim a Jumla h Bersi h Pen e rim a Jumla h Bersi h Pen e rim a Jumla h Bersi h Pen e rim a Jumla h Bersi h 1 2

Saldo Bulan Ini Penerima

Pensiun Jumlah Bersih

 Prosedur transaksi perbankan CMS

CMS atau Cash Management System adalah aplikasi yang diberikan BRI kepada mitranya untuk lebih memudahkan mitra melihat jumlah dana yang ada di rekening, sehingga dapat disimpulkan CMS Bri sama dengan rekening koran pada bank-bank. CMS memudahkan taspen untuk mengetahui UPL (utang pensiun lainnya). UPL adalah pengembalian uang pensiun yang dikembalikan oleh mitra bayar karena tidak diambil selama

(39)

3 bulan atau lebih dan uang pensiun yang sudah dibayar namun tidak berhak lagi pada bulan bersangkutan tersebut. N o Bulan Dapem Jenis

Dapem Notas Nama

Rupia h Kode e-dapem Kantor Bayar  Pembayaran pajak

PT Taspen (Persero) setiap bulan melakukan setoran pajak kepada Dirjen pajak. Ada beberapa macam pembayaran pajak oleh kantor Taspen yaitu:

1. PPH pasal 21 yaitu pajak tetap (gaji karyawan) 2. PPH pasal 23 yaitu pajak dari barang dan jasa 3. PPN yaitu pajak penambahan nilai barang

4. PPN BM yaitu pajak penambahan nilai mewah (di KCU Jakarta belum membayarkan PPN BM)

5. Evaluasi perjanjian kerjasama (PKS) dengan mitra bayar

Berdasarkan PD 35 tahun 2015, evaluasi mitra bayar dilakukan minimal 2 kali dalam setahun. Dalam proses evaluasi akan dilihat proses pelayanan yang dilakukan oleh mitra bayar, kepatuhan masing-masing mitra bayar mengenai isi dalam perjanjiankerjasama tersebut. DAlam proses evaluasi juga akan dilihat dari segi Laporan Realisasi Pembayaran Pensiun (LRPP), Laporan Saldo Uang Pensiun ( LSUP), dan rekening pasif. Selain itu evaluasi juga berdasarkan kepatuhan masing-masing mitra bayar terhadap pelaksanaan PKS.

B. SEKSI ADM KEUANGAN

Pembelajaran yang diterima selama di seksi kas dan verifikasi SPJ adalah  Pengumpulan dan Perekaman Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP)

SSBP di Taspen maksudnya adalah iuran wajib pegawai yang disetorkan tiap bulannya oleh pemerintah pusat, pemerintah daerah maupun pns perbantuan. Bagian kepesertaan akan memberikan data-data mengenai pegawai negeri yang masih aktif. Data tersebut akan menjadi dasar untuk penagihan SSBP ke masing-masing instansi. Sebelum melakukan perekemana, kita harus mengetahui siapa yang menyetor, mata anggrana penampung, jumlah dana yang disetorkan dan data validasi dari Bank. Perekamana SSBP sesuai dengan tanggal lapor. Perekaman dilakukan di sistem ACB dan harus diisi tanggal setor, Satker, nomor NTPN (Nomor transaksi penerimaan negara). Batas untuk pelaporan SSBP adalah setiap tanggal 5. Setelah

(40)

dilakukan perekaman, dana yang terkumpul akan dilimpahkan ke pusat sehingga dana tersebut dapat diputarkan dalam bentuk inventasi sebagai bentuk pendapatan PT Taspen (Persero).

 Rekonsiliasi iuran dengan SKPD

Setiap bulan akan ada rekon antara bagian adm keuangan dan kepesertaan. Setelah SSBP direkam akan direkonsiliasi kembali dengan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Hal ini dilakukan agar data yang ada di Taspen sesuai dengan data dengan SKPD dan dijadikan sebagai dasar penagih ke setiap instansi.

 Laporan keuangan program THT dan Pensiun

Laporan keuangan untuk program THT dan Pensiun dilakukan setiap bulannya. Laporan bulanan pensiun berisikan tentang Pelaporan Saldo Uang Pensiun antara di ACB harus sama dengan yang ada di SAP. Selain itu juga ada lampiran saldo piutang daerah, pusat, perbantuan, rekap dapem dn non dapem di bulan berjalan, daftar penyaluran DAPEM bulan depan dan lampiran tutup kas dari Bank dan kantor pos.

 Pengelolaan Anggrana KCU/KC (RKAP/POA)

RKAP (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) harus disiapkan oleh masing bidang, namun bagian adm keuangan akan melakukan kontrol terhadap masing-masing bidang. Masing-masing-masing seksi akan mempersiapkan rencana kerja dalam kertas kerja dan jumlah biaya yang akan dikeluarkan sepanjang tahun berikutnya. Berdasarkan PD nomor 54 tahun 2014 tujuan penyusunan RKAP adalah:

a. Sebagai acuan penyusunan, penyampaian, pelaksanaan pelaporan dan evaluasi RKAP. b. Standarisasi format dan formulir penyusunan usulan RKAP.

c. Memperjelas tugas dan tanggung jawab dalam penyusunan, penyampaian, pelaksanaan pelaporan dan evaluasi RKAP.

d. Sebagai bagian dari prinsip tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). Dalam rencana kerja atau plan of Action ada beberapa point penting dalam penyampainnnya yaitu:

1. Ada lima macam perspektif sebagai acuan yaitu:

- Perspektif Keuangan dan pasar

- Fokus pada pelanggan

- Efektifitas Produk dan proses

- Fokus tenaga kerja

- Kepemimpinan

2. Saaran yang ingin dicapai 3. Program kerja secara detail

(41)

4. Kemudian waktu pelaksaan dari program kerja tersebut

Setelah disusun mksimal disampaikan yaiut tanggal 15 Juli tahun berjalan namuan alokasi anggrannya akan keluar bulan Januari tahun berikutnya.

 Penatakelolaan dan verifikasi dokumen atau arsip keuangan

Setiap berkas-berkas yang telah di proses akan dikirmkan kembali kebagian adm keuangan untuk dilakukan pengarsipan dan penataan dokumen di dosir keuangan. Untuk verifikasi dokumen dilakukan setiap harinya tergantung LPT ataupun UMK yang telah selesai dari bidang umum maupun sdm. Saat melakukan verifikasi dokumen yang diteliti adalah nama penerima, kode akun, jumlah, kwitansi, nota dinas, surat perjalanan dinas.

 Pelaksanaan reprograming anggaran (Redistribusi, Realokasi dan ABT)

Reprogramming anggaran dilakukan jika terjadi perubahan dalam jumlah anggaran yang telah ditetapkan dalam penyusunan RKAP pada tahun sebelumnya. Reprogrammin juga dapat terjadi jika adanya kegiatan baru yang akan dilakukan namun belum ada di dalam RKAP. Redistribusi dilakukan apabila adanya kekurangan dana sehingga dana diambil dari satu beban yang sama. Realokasi adalah penggeseran anggaran antara kelompok beban yang berbeda. Sedangkan Anggaran Belanja Tambahan (ABT) adalah tambahan anggaran yang diberikan kepada kantor cabang ketika kekurangan anggran belanja modal, beban manajemen, beban operasional, beban pegawai, dan beban umum.

(42)

3.2.4 LAPORAN PENGAMATAN OJT KCU JAKARTA SEKSI ADM KEUANGAN N

O

1 Administrasi voucher-voucher klim atau umum yang masih belum tertata dengan rapi

Sebaiknya menggunakan sistem computer untuk pengarsipan dokumen sehingga dokumen-dokumen lebih tertata dengan rapi dan mudah untuk ditemukan

Bidang Keuangan Bidang IT

2 Adanya voucher-voucher yang tidak ditemukan kembali karena adanya proses peminjaman pada saat terdahulu

Diperlukannya logbook peminjaman agar dapat meminimalisir kehilangan dokumen saat peminjaman

Bidang ADM keuangan

3 Masih ada beberapa instansi yang tidak tepat waktu dalam melaporkan SSBP

Sebaiknya ada peraturan yang lebih konkret mengenai batas waktu pengiriman SSBP agar tidak terjadi potential loss

BIdang Keuangan

4 Pengihan iuran PNS DP masih dilakukan secara manual melalui

Seharusnya sudah menggunakan sistem computer untuk mempercepat proses penagihan

5 Masih adanya perbedaan data antara data yang ada di TAspen dan data yang dikirmkan oleh instansi

Pentingnya data yang terupdate untuk memudahkan dalam penagihan terhadap instansi terkait.

Bidang Kepesertaan Instansi Terkait

6 Lamanya loading sistem ACB saat proses posting voucher

DIperlukan adanya update sistem ACB agar proses efektif dan efisien

Bidang IT

7 Rekonsialisasi dengan Pemda masih belum berjalan secara optimal sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

Melakukan koordinasi secara intens dengan pemda agar rekonsiliasi dapa dilakukan sesaui dengan waktu yang telah ditetapkan

(43)

3.2.5 SEKSI KAS DAN VERIFIKASI SPJ N

O

1 Peserta mengeluh karena pembayaran di kasir menunggu lama

Diberikan layar interaktif diruang tunggu mengenai proses pengurusan

2 Berkas yang telah di proses di bagian layanan terkadang lama tiba di bagian kasir

Perlunya penerapan standarisasi waktu pada setiap bagian-bagian petugas yang jelas agar tidak menyebabkan keterlambatan pembayaran di kasir

BIdang Keuangan

3 Berkas-berkas di bagian keuangan tidak tertata rapi

Meningkatkan kesadaran pegawai untuk menyimpan semua arsip dengan rapi

Bidang Keuangan

4 Penuhnya peserta di ruang tunggu terutama di awal bulan saat peserta veteran datang

Diperlukan petugas khusus dan nomor antrian khusus bagi pensiunan veteran agar tidak terjadi penumpukan peserta

Bidang Keuangan Bidang Layanan dan Manfaat

5 Masih ada mitra bayar yang telat untuk mengirimkan berita acara rekonsiliasi yang akan

dilaporkan untuk laporan bulanan

DIbutuhkan evaluasi tambahan kepada mitra bayar

(44)

3.3 STRUKTUR ORGANISASI BIDANG UMUM DAN SDM PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA JAKARTA

Kepala Cabang Kristiyanto Pelaksana  Hasni  RIbut Margono  Wiwin Agustini Kepala Seksi SDM M. Syakhirial Yuda Pelaksana  Etty Sudewanti  Mukadi  Johan Hamid  Sumali  Ahmad Fauzi Kepala Seksi Umum Yoka Krisma Wijaya

Kepala Bidang Umum dan SDM

Ibram Jaya Putra Wakil Kepala Cabang

(45)

3.3.1 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) BIDANG UMUM DAN SDM A. SEKSI UMUM

Penilain KPI di Seksi Umum yaitu: N O ASPEK/ INDIKATOR FORMULA SATUAN 1. 2. 3. 4. 5. Pengendalian Biaya Umum dan Adminitrasi Penyerapan Belanja Modal Kecepatan Pengadaan Barang/ Jasa a. Pemilihan Langsung b. Penunjukan Langsung Akurasi Pengelollan Asset Sosialisasi Ketaspenan Kepada: a. Peserta Aktif b. Peserta Pensiun

Realisasi Biya Operasional + Biaya Umum x 100% Penetapan Alokasi Anggaran

Realisasi Unit Belanja Modal x 100% Unit Penetapan Alokasi Anggaran

DIhitung dari tanggal nota dinas disetuui kepala cabang sampai terbitnya SPK

Jumlah barang menurut asset repot x 100% Jumlah barang menurut fisik

Frekuensi Pelaksanaan Sosialisasi ( Tatap Muka)

% % Waktu Waktu % Frekuensi Frekuensi

(46)

6 6 Kinerja PKBL a. Kolektivitas penyaluran dana PKBL b. Kolektibilita s Pinjaman PKBL

Jumlah dan yang disalurkan x 100% Dana yang tersedia

Rata-rata tertimbang klektibilitas pinjaman x 100%

Jumlah pinjaman yang disalurkan

% %

B. SEKSI SDM N

O

ASPEK/ INDIKATOR FORMULA SATUAN

1. Pengembangan Kompetens Karyawan

Jumlah karyawan yg mendapatkan pendidikan 8 jam x 100%

Jumlah karyawan

(47)

3.3.2 TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB BIDANG UMUM DAN SDM A. KEPALA BIDANG UMUM DAN SDM

1. IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Bidang Umum dan SDM

Nama : Ucu Syamsudin

Direktorat :

-Atasan Langsung : Kepala Kantor Cabang Utama

Golongan : IX

KC/Unit Kerja :

Bawahan Langsung : Kepala Seksi Umum

Kepala Seksi SDM

Bertanggungjawab dalam mengelola SDM secara baik dan benar dengan mengutamakan prinsip efisien dan efektif sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta menjadi bagian pendukung utama kegiatan operasional Kantor Cabang.

1. Pengelolaan Adminitrasi SDM secara baik dan benar dengan mengutamakan prinsip efisien dan efektif sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Pelaksanaan adminitrasi aktiva dan inventrais kantor secara efisien dan efektif termasuk proses penghapusan barang serta pengdaan barang dan jasa berikut pendistribusiannya

3. Pengelolaan fungsi kehumasan, secretariat, arsip dan dokumentasi

4. Pengelolaan keluhan pelanggan

5. Pengelolaan PKBLMonitoring dan evaluasi

6. Monitoring pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras serta jaringan teknologi informasi

7. Monitoring dan evaluasi pencapaian kinerja bidang Umum dan SDM

8. Pembuatan laporan bulanan Bidang Umum dan SDM

9. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) bidang Umum dan SDM

10.Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal bidang Umum dan SDM

11. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan Bidang Umum dan SDM

12.Memberikan dukungan kepada bidang lain untuk suksesnya sasaran/tujuan kegiatan kantor cabang

B. KEPALA SEKSI UMUM 1. IDENTITAS JABATAN

(48)

Nama Jabatan : Kepala Seksi Umum

Nama : Yoka Krisma WIjaya

Direktorat :

-Atasan Langsung : Kepala Bidang Umum dan SDM

Golongan : VII

KC/Unit Kerja : Kantor Cabang Utama Bawahan Langsung : Pelaksana

Menyelenggarakan tertib administrasi aktiva dan penyelengaraan sosialiasasi kepada peserta sehingga citra pelayanan PT Taspen (Persero) dapat memberikan kepuasan pelanggan dan stakeholder

1. Pengelolaan, pelelangan, dan penghapusan aktiva dan inventaris kantor 2. Pengelolaan kegiatan Kesekretariatan, Kehumasan, Keamanan dan Kearsipan 3. Penyelenggaraan adminitrasi persedian, aktiva dan inventaris kantor

4. Monitoring dan pencapaian kinerja Seksi Umum

5. Pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras serta jaringan teknologi informasi 6. Pembuatan laporan bulanan Seksi Umum

7. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) Seksi Umum 8. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal Seksi Umum

9. Pembinaan dan peningkatan mutu karyawan di lingkungan Seksi Umum

B. KEPALA SEKSI SDM 1. IDENTITAS JABATAN

Nama : M. SYAKHIRIAL YUDA

Jabatan : Kepala Seksi SDM Direktorat :

-Atasan Langsung : Kepala Bidang Umum dan SDM Bawahan Langsung: Pelaksana Seksi SDM

Mengelola kegiatan tertib administrasi SDM Perusahaan dengan baik dan benar sesuai ketentuan perusahaan yang berlaku sesuai dengan kebijakan dan aturan direksi.

1. Penyelenggaraan kegiatan administrasi SDM 2. Pelaksanaan kegiatan hak-hak karyawan 3. Pengelolaan kegiatan pendidikan dan latihan 4. Penyimpanan dan pemeliharaan dosir karyawan 5. Pengelolaan arsip data kepegawaian

6. Monitoring dan pencapaian kinerja seksi SDM 7. Pembuatan laporan bulanan seksi SDM

(49)

8. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Rencana Kegiatan (POA) seksi SDM. 9. Penyelesaian tindak lanjut temuan audit internal dan eksternal seksi SDM

(50)

3.3.3 PEMBELAJARAN DI BIDANG UMUM DAN SDM A. SEKSI UMUM

Di bagian Seksi Umum, ada beberapa poin yang dipelajari selama On the Job di kantor cabang utama Jakarta.

Ada lima hal penting di seksi Umum:

1. Pengadaan barang dan jasa

Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa diatur dalam PD nomor 21 tahun 2015. Pengadaan barang atau jasa adalah suatu kegiatan atau pekerjaan mengadakan barang atau jasa yang dilakukan oleh PT Taspen (Persero) yang pembiayaannya tidak menggunakan dana dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Untuk proses pengadaan yang sering dilakukan di kantor cabang adalah:

a. Pengadaan Langsung

 Proses pengadaan barang dan jasa tanpa ada competitor/ langsung ditunjuk oleh Taspen (1 vendor). Pengadaan inimulai dari range 0-200 juta.

b. Pemilihan Langsung

 Pengadaan barang dan jasa yang syaratnya ada minimal dua perusahaan yang menawarkan barang dan jasa dan adanya proses tawar menawar.

c. Penunjukan Langsung

 Proses pengadaan barang dan jasa dengan menunjuk langsung vendor yang memnuhi kualifikasi yan dibutuhkan untuk menyediakan barang atau jasa terhadap perusahaan. d. Pelelangan

 Untuk proses pelelangan dilakukan dengan membandingkan minimal 3 vendor

 Pelelangan ada dua macam:

- Pelelangan umum  diumumkan melalui media elektronik

- Pelelangan terbatas  pemberitahuan diberitahuan melalui surat undangan/ website atau internet

2. Pengelolaan Aset dan gudang/inventaris (Pencatatan, Mutasi dan Lelang)

Pada seksi umum juga melakukan pengelolaan asset dan gudang. Aset-aset yang dimiliki perusahaan harus dilakukan pemeliharaan. Aset-aset yang dimiliki perusahaan adalah:

a. Tanah b. Bangunan c. Kendaraan

(51)

d. Komputer

e. Inventaris Kantor

Untuk inventaris dan asset dilakukan pemeliharaan dalam hal:

a. Melakukan pengecekan dan pengawasan secara rutin terhadap inventaris kantor b. Melakukan perbaikan terhadap kerusakan

c. Melakukan pencatatan asset

d. Melakukan usulan untuk pelelangan karena asset tersebut sudah mulai tidak produktif. Untuk hal ini akan dilakukan lelang penghapusan. Maksudnya ada asset yang ada dalam list asset akan dihapus karena sudah tidak sesuai dengan standarisasi Taspen.

Untuk pengelolaan gudang, petugas gudang aakn melakukan pencatatan terhadap semua barang yang masuk dan keluar dari gudang, melakukan pemenuhan terhadap barang-barang gudang yang akan habis dan juga pemenuhan kebutuhan untuk masing masing bidang

3. PKBL (Program Kemitraan Bina Lingkungan)

Program kemitraan bina lingkungan adalah program yang dijalankan Taspen sebagai bentuk dukungan perusahaan terhadap masyarat dalam proses pengembangan industri dengan memberikan pinjaman dana untuk memperluas jaringan usaha mereka. Ada beberapa hal yang dilakukan untuk pengelolaan PKBL:

a. Melakukan seleksi calon mitra binaan

b. Melakukan pembinaan terhadap mitra binaan c. Melakukan penyaluran dana PKBL

d. Melakukan penagihan dana e. Melakukan pelaporan bulanan

4. Humas atau Protokoler

Humas atau protokoler dilakukan terhadap pihak eksternal maupun pihak internal. Contoh hal yang dilakukan adalah apabila ada undangan dari pihak eksternal, bagian humas akan mempersiapkan pejabat yang mengikuti kegiatan tersebut. Selain itu yang dilakukan yaitu sebagai protokoler kepala cabang, melakukan updating website secara rutin dan melayani tamu kantor cabang.