BAB II KAJ IAN PUSTAKA
2.2. Landasan Teori
2.2.4 Sifat – Sifat Pengawasan
Menurut Siagian (2003 : 114) mengungkapkan ciri – ciri pengawasan dalam pelaksanaannya adalah sebagai berikut :
1. Pengawasan harus bersifat fact finding dalam arti bahwa pelaksanan fungsi pengawasan harus menemukan fakta – fakta bagaimana tugas – tugas dijalankan dalam organisasi. Terpaut dengan tugas tentunya ada faktor – faktor lain, seperti faktor biaya, tenaga kerja, sistem, dan prosedur kerja, struktur organisasi dan faktor – faktor psikologis seperti rasa dihormati, dihargai, kemajuan dalam karier, dan sebagainya.
2. Pengawasan harus bersifat preventif yang berarti bahwa proses pengawasan itu dilankan untuk mencegah timbulnya penyimpangan – penyimpangan dan penyelewengan – penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan .
3. Pengawasan diarahkan kepada masa sekarang yang berarti bahwa pengawasan hanya dapat ditujukan terhadap kegiatan – kegiatan yang kini sedang dilaksanakan.
4. Pengawasn hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efesiensi. Pengawasan tidak boleh dipandang sebagai tujuan
5. Karena pengawasan hanya sekedar alat administrasi dan manajemen maka pelaksanaan pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.
6. Proses pelaksanaan pengawasan harus efesiensi. Jangan sampai terjadi pengawasan malahan menghambat usaha peningkatan efesiensi.
7. Pengawasan tidak dimaksudkan untuk menentukan siapa yang salah jika ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menentukan apa yang tidak betul.
8. Pengawasan harus bersifat membimbimg agar para pelaksana meningkatkan kemampuannya untuk melakukan tugas yang ditentukan baginya.
Jelaslah kiranya bahwa pengawasan memainkan peran yang sangat menentukan dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofi dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak perlu karena manusia bersifat salah, paling sedikit bersifat khilaf. Manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya dan kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para pimpinan dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seseorang yang dengan ikhlas memberika kesempatan yang seluas –luasnya kepada para bawahannya untuk bertindak meskipun kebebasan itu mungkin berakibat pada kesalahan. Hanya saja setelah sesuatu kesalahan diperbuat adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya untuk menyebabkan dia tiadak lagi mengulangi berbuat kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk bertindak dengan resiko berbuat kesalahan yang lain.
Jika sesorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan maka bawahan yang demikian itu tidak akan
berkembang karean dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa, takut mengambil keputusan, dan akhirnya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.
Meskipun demikin perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus-menerus berbuat kesalahan yang sama. Hanya saja tindakan seperti itu bersifat objektif dan didasarkan pada kriteria yang rasional.
2.2.5 Macam Pengawasan
Untuk mengantisipasi setiap permasalahan dalam melaksanakan tugas pegawai pada unit kerja, diperlukan pengawasan yang tepat yakni berbagai macam pengawasan. Irmansyah (1987 : 98) kalau dilihat dari macamnya, maka pengawasan itu terdiri daripada :
1. Pengawasan intern :
Pengawasan ini kalau dalam instansi instansi atau lembaga – lembaga biasanya dilakukan oleh kepala bagian/seksi terhadap kolega – kolega yang ada di bawah pimpinannya.
2. Pengawsan ekstern ;
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar misalnya Kepala Urusan Pegawai melakukan pengawasan terhadap seorang pegawai disalah satu seksi pada lembaga atau instansi itu. Kalau dalam Administrasi Negara,
maka pengawsan terhadap setiap lembaga negara mengenal uang dan harta milik negara itu dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan.
3. Pengawasan formal :
Pengawasan formal dilakukan oleh instansi/pejabat yang berwenang dan dapat dilakukan secara intern ataupun ekstern.
4. Pengawasan informal :
Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat, baik secara langsung ataupin tidak langsung misalnya melalui surat kabar, majalah dan media masa lainnya.
Dalam masa pembangunan seperti sekarang ini masyarakat haruslah diberi kesempatan untuk turut mengawasi, terutama bagi negarakita yang menganut paham demokrasi
Pengawasan melalui/pleh masyarakat itu disebut “Social Control”, kalau ditinjau dari segi waktunya pengawasan sementara itu bisa dilakukan dengan dua jalan yaitu :
a. Secara Preventif :
Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum sesuatu tindakan, agar tidak terjadi hal – hal yang tidak diinginkan.
b. Secara Refresif :
Pengawasan ini dilakukan setelah terjadi sesuatu tindakan dan berusah untuk memperbaiki kekeliruan, kesalahan dan kegagalan agar tidak terulang lagi.
2.2.6 Pr oses Pengawasan
Proses pengawasan menurut Handoko (2003 : 362) Proses pengawasan biasanya terdiri dari paking sedikit lima tahap. Seperti ditunjukkan gambar 2.1 :
Gambar 2.1 Pr oses Pengawasan
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai “patokan” ubtuk penilaian hasil – hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share).
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar-standar Phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
Penetapan Standar pelaksanaan Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Pengukuran pelaksanaan kegiatan Pembanding an dengan standar; evaluasi Pengambilan tindakan koreksi, bila perlu = Tindakan Koreksi
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas wawktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.
Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting dalam proses Pengawasan. Memang, Pengawasan dengan standar kualitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap kerjasama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagainya.
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam Pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan : Berapa kali (how
often) pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan?
Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telephone ? Siapa (who) yang akan terlibat manajer, staf departemen? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran pelaksanaan Kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-berulangulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu 1) pengamatan (observasi), 2) laporan-laporan, baik lisan dan tertulis, 3) metoda-metoda otomatis dan 4) inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel. Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal auditor) sebagai pelaksana pengukuran
Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap kritis dari proses Pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai. Bab 7 menunjukkan bagaimana pentingnya hal ini
bagi pembuat keputusan untuk mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadi penyimpangan.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Seperti ditunjukkan oleh gambar 17.3, tindakan koreksi mungkin berupa : 1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah). 2. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau
kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri).
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.
2.2.7 Syar at-syarat Pengawasan
Untuk menciptakan kondisi dari pada Pengawasan, maka diperlukan syarat-syarat daripada Pengawasan :
1. Menentukan standar Pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.
2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang dapat menyebabkan penyimpanan dari tujuan Pengawasan itu sendiri.
3. Melakukan konveksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.