Setelah seluruh kegiatan baik pelatihan, pendampingan teknis hingga pembangunan madrasah melalui bantuan block grant dilaksanakan maka pihak madrasah melakukan evaluasi akhir (end line survey). Evaluasi akhir dilakukan untuk melihat perkembangan dan perubahan yang terjadi pada madrasah setelah seluruh paket bantuan program diberikan. Evaluasi akhir ini bersifat simulasi dari pelaksanaan akreditasi oleh BAN S/M. Oleh karena itu, instrumen akreditasi yang digunakan juga bersumber dari BAN S/M sebagaimana yang digunakan pada saat kegiatan need assessment (baseline survey). Sebagaimana kegiatan sebelumnya, dalam proses pengisian instrumen akreditasi, madrasah akan didampingi oleh tim pendamping (ILP) di masing-masing wilayah untuk memastikan bahwa apa yang dilakukan oleh madrasah adalah benar sebagaimana yang telah diatur.
Hasil evaluasi akhir ini akan bermanfaat untuk melihat dampak program terhadap madrasah peserta program. Selain itu, hasil evaluasi akhir juga dapat menjadi acuan terhadap kesiapan madrasah untuk diakreditasi oleh BAN S/M. Pada saat yang sama, di pihak lain, pengelola program juga melakukan self evaluation study atau impact assessment terhadap program yang dilaksanakan. Hasil evaluasi tsb dapat menjadi bahan rujukan untuk perbaikan pelaksanaan program pada periode selanjutnya.
P
er
ce
pa
tan Akr
editasi Madr
asah
Langkah 10: Pelaksanaan Akreditasi Madrasah
Sesuai dengan tujuan program, yaitu untuk mempersiapkan madrasah di lingkungan Pendidikan Islam untuk diakreditasi oleh BAN S/M maka pada tahap akhir pelaksanaan program masing-masing madrasah akan mempersiapkan dirinya untuk diakreditasi.
Gambar 5 menampilkan alur mekanisme pelaksanaan akreditasi sekolah/madrasah yang perlu diketahui oleh madrasah maupun pengelola program berdasarkan ketentuan BAN S/M.
Beberapa persyaratan yang harus dipersiapkan oleh madrasah untuk pengajuan akreditasi adalah sebagai berikut:
1. Memiliki Surat Keputusan Pendirian/Operasional Madrasah, 2. Memiliki peserta didik pada semua tingkatan kelas,
3. Memiliki sarana dan prasarana pendidikan, 4. Memiliki pendidik dan tenaga kependidikan, 5. Melaksanakan kurikulum yang berlaku, 6. Telah menamatkan peserta didik,
7. Memiliki NSM (Nomor Statistik Madrasah),
8. Mengisi Instrumen Akreditasi dan Instrumen Pengumpulan Data dan Informasi Pendukung,
Instrumen Akreditasi SD/MI dan SMP/MTs masing-masing dapat dilihat secara rinci pada Lampiran 6 dan Lampiran 7. Selain itu, Instrumen Pengumpulan Data dan Informasi Pendukung Akreditasi bagi SD/MI dan SMP/MTs masing-masing dapat dilihat pada Lampiran 14 dan Lampiran 15. Sedangkan Petunjuk Teknis Pengisian seluruh instrumen tsb dapat dilihat secara rinci pada Lampiran 8 (Juknis Instrumen Akreditasi SD/MI), Lampiran 9 (Juknis Instrumen Akreditasi SD/MI), Lampiran 16 (Juknis Instrumen Pengumpulan Data SD/MI), dan Lampiran 17 (Juknis Instrumen Pengumpulan Data SMP/ MTs).
9. Mengirimkan Surat Pernyataan dari Kepala Madrasah mengenai keabsahan data yang dikirimkan.
Terlampir adalah format surat penyataan kepala madrasah (Lampiran 18).
Pada proses pengajuan akreditasi, madrasah dapat menghubungi UPA atau BAP secara langsung di wilayahnya masing-masing. Daftar alamat dan nomor telepon/fax BAP S/M se-Indonesia dapat dilihat pada Lampiran 19.
P
er
ce
pa
tan Akr
editasi Madr
asah
BAP-S/M menetapkan strategi dan sasaran sekolah/madrasah yang diakreditasi dan BAP-S/M menyusun rencana jumlah dan alokasi sekolah/madrasah yang akan diakreditasikan dengan kondisi Disdik Provinsi dan Kanwil Kemenag
BAP-S/M mengumumkan kepada sekolah/madrasah untuk menyampaikan usul untuk akreditasi
Disdik Provinsi/Kab/Kota dan Kanwil/Kemenag mengusulkan daftar nama dan alamat sekolah/madrasah yang akan diakreditasi
BAP-S/M mengirimkan Perangkat Akreditasi sekolah/madrasah
Sekolah/madrasah mengisi Instrumen Akreditasi dan Instrumen Pengumpulan Data dan Informasi Pendukung
Sekolah/madrasah mengirimkan hasil isian Instrumen Akreditasi dan Instrumen Pengumpulan Data dan Informasi Pendukung ke BAP-S/M
BAP-S/M menentukan kelayakan sekolah/madrasah yang akan divisitasi
LAYAK?
Ya Tidak
BAP-S/M menetapkan dan menugaskan tim asesor untuk melaksanakan visitasi
Asesor melaksanakan visitasi ke sekolah/madrasah dan melaporkan ke BAP-S/M
BAP-S/M melakukan veriikasi hasil visitasi
BAP-S/M menetapkan hasil akreditasi sekolah/madrasah
BAP-S/M mengirimkan surat pemberitahuan kepada sekolah/ madrasah untuk saran dan perbaikan
Terakreditasi?
BAP-S/M menerbitkan sertiikat hasil akreditasi
Ya Tidak
BAP-S/M mengirimkan surat pemberitahuan kepada sekolah/ madrasah untuk saran dan perbaikan 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
P
er
ce
pa
tan Akr
editasi Madr
asah
BAGIAN 4
SISTEM MONITORING, EVALUASI DAN PELAPORAN
4.1. Tujuan Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi merupakan kegiatan yang terintegrasi dengan program. Dimana penilaian pelaksanaan kegiatan dalam suatu program perlu dilakukan secara terus menerus berkaitan dengan pencapaian maksud yang telah direncanakan untuk sasaran program. Secara khusus, tujuan dilakukannya monitoring dan evaluasi adalah:
a. Untuk melihat perkembangan pelaksanaan program di seluruh wilayah
b. Untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pelaksana program dalam mengimplementasikan program, baik di tingkat nasional hingga di madrasah
c. Untuk mengidentifikasi hal-hal apa saja yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan program
4.2. Indikator dan Objek Monitoring dan Evaluasi
Komponen monitoring dan evaluasi program ini mengacu pada indikator standar akreditasi BAN S/M. Fokus outcome yang ditinjau pada pelaksanaan program ini adalah pada:
a. Output 1: Peningkatan Kurikulum dan Metode Pembelajaran
Fokus kontribusi pada standar akreditasi BSNP:
• Standar Isi
• Standar Proses
• Standar Penilaian
b. Output 2: Peningkatan Manajemen Madrasah
Fokus kontribusi pada standar akreditasi BSNP:
• Standar Manajemen/Pengelolaan
• Standar Pembiayaan
c. Output 3: Peningkatan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan
Fokus kontribusi pada standar akreditasi BSNP:
P
er
ce
pa
tan Akr
editasi Madr
asah
d. Output 4: Peningkatan fasilitas dan infrastruktur madrasah
Fokus kontribusi pada standar akreditasi BSNP:
• Standar Sarana & Prasarana
Objek monitoring dan evaluasi akan ditujukan secara khusus bagi penerima manfaat program secara langsung, yaitu madrasah. Target evaluasi program yang dimaksud diantaranya adalah:
a. Murid b. Guru
c. Kepala Madrasah
d. Staf Madrasah (seperti Tata Usaha, Bendahara)
e. Masyarakat (seperti Komite Madrasah, Tokoh Masyarakat, Orang Tua/Wali Murid)
f. Mitra pendukung lainnya (Yayasan, Pelatih/Fasilitator, Local Partner, Kanwil Kementerian Agama, Dinas Pendidikan, dsb)
Metode evaluasi yang digunakan adalah kombinasi dari penggunaan kuesioner, wawancara dan FGD (Focus Group Discussion). Instrumen Self Essessment Study
(Studi Evaluasi Diri) atau Integration Evaluability Assessment yang digunakan terlampir
(Lampiran 20). Sedangkan Laporan Hasil SES Program Integrasi LAPIS (2010) secara lengkap dapat dibaca pada Lampiran 21.
4.3. Pelaporan Pelaksanaan Kegiatan
Sebagai gambaran untuk mekanisme pelaporan dalam pelaksanaan Program Percepatan Akreditasi maka berikut ini adalah contoh bentuk pelaporan yang dilakukan pada Program Integrasi LAPIS:
LAPIS bertanggung jawab untuk:
• Menjamin Laporan Perkembangan dan Akhir Program serta Laporan Keuangan dari mitra LAPIS (ILP dan Sectoral Trainer) diterima tepat waktu.
• Melakukan review terhadap Laporan Perkembangan dan Akhir Program yang dikirim oleh ILP dan Sectoral Trainer serta mengecek pencapaian kegiatan sesuai dengan desain program.
• Koordinator Program Integrasi mengkompilasi seluruh laporan perkembangan/ bulanan dari mitra LAPIS (ILP dan Sectoral Trainer). Format Laporan Perkembangan yang disusun oleh koordinator terlampir pada Lampiran 22.
P
er
ce
pa
tan Akr
editasi Madr
asah
• Melakukan Studi Evaluasi Diri atau Integration Evaluability Assessment di akhir periode program.
Integration Local Partner:
• Membuat Laporan Akademik Kegiatan/Pendampingan atau kunjungan ke madrasah program dalam setiap kegiatan supervisi. Format Laporan Akademik terlampir pada Lampiran 23.
• Membuat Laporan Perkembangan dan Laporan Akhir Program sesuai dengan
Milestone activity sebagaimana yang tertera di dalam Perjanjian Kerja. Format Laporan Perkembangan dan Akhir Program terlampir pada Lampiran 24.
• Mengajukan Laporan Keuangan kepada LAPIS. Format Laporan Keuangan terlampir pada Lampiran 25.
Sectoral Trainer:
• Membuat Laporan Pelatihan yang berisi evaluasi pelaksanaan pelatihan serta evaluasi pengetahuan peserta pelatihan (pre-test dan post-test). Terlampir contoh Form Evaluasi Pelatihan/Workshop (Lampiran 12).
• Membuat Laporan Kegiatan Pendampingan Teknis ke madrasah program.
• Membuat Laporan Perkembangan dan Laporan Akhir Program. Format laporan terlampir pada Lampiran 24.
• Mengajukan Laporan Keuangan kepada LAPIS. Format Laporan Keuangan terlampir pada Lampiran 25.
4.4. Proses dan Pelaporan Keuangan
a. Prinsip pengelolaan keuangan program dilakukan secara transparan dan akuntabel.
b. Semua klaim pembayaran harus dibuat berdasarkan biaya yang sebenarnya (actual cost basis).
c. Semua pengeluaran harus didukung dengan dokumen pendukung yang asli dan dapat diterima agar memenuhi syarat untuk dibayarkan kembali atas pengeluaran tersebut. Jenis informasi dan dokumen pendukung minimal yang harus dikumpulkan dan disimpan oleh mitra dijelaskan selengkapnya pada Panduan Keuangan Mitra (Lampiran 26).
d. Dokumen-dokumen pendukung yang kelihatannya telah mengalami perubahan atau manipulasi tidak akan dapat diterima. Apabila auditor menemukan adanya dokumen pendukung yang telah mengalami pemalsuan untuk alasan apapun, berarti pengeluaran tersebut tidak memenuhi syarat untuk dibayarkan kembali (reimburse).
P
er
ce
pa
tan Akr
editasi Madr
asah
e. Dalam konteks program yang didanai melalui bantuan luar (donor) seperti halnya LAPIS pada Program Integrasi, laporan keuangan dan dokumen pendukung mitra lokal harus dikirim ke LAPIS paling lambat hingga tanggal jatuh tempo-nya sebagaimana disebutkan dalam Perjanjian Kerja (MoU). Sedangkan untuk laporan keuangan block grant madrasah, ILP bertanggung jawab untuk mengirimkan laporan keuangan madrasah target kepada LAPIS tepat waktu. Untuk melaporkan seluruh pengeluaran program, madrasah maupun mitra lokal harus menggunakan Form Financial Reporting spreadsheet
sebagai format laporan keuangannya dan juga mengirimkan soft copy laporan pada saat yang bersamaan (Lampiran 25). Penjelasan cara pengisian
budget dapat dilihat lebih rinci pada Lampiran 27. Pembayaran tahap berikutnya (apabila ada) hanya akan dibayarkan apabila laporan keuangan beserta dokumen pendukungnya telah diterima dan disetujui oleh National Accountant – LAPIS. Selain itu, LAPIS juga akan berkonsultasi dengan ILP dalam melakukan pembayaran block grant untuk madrasah sasaran program. f. Apabila program ini akan didanai oleh APBN maka proses pelaporan keuangan
KEMENTERIAN AGAMA