BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3 Desain Aplikasi
4.3.4 Simulasi Aplikasi
Proses simulasi aplikasi dilakukan sekaligus sebagai proses pengujian terhadap sistem pengendalian dokumen yang dibangun. Simulasi aplikasi mengacu pada proses yang terkait dengan pengendalian dokumen sebagaimana yang dimaksudkan dalam kalusul 4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman. Terkait dengan pengendalian
dokumen dan rekaman paling tidak ada tujuh proses pengendalian yang diperlukan dalam aplikasi yaitu :
- Adanya pemastian bahwa setiap dokumen yang akan digunakan harus diterbitkan, hal ini ditandai dengan adanya tanggal penerbitan.
- Adanya pemastian tentang perubahan status revisi, hal ini ditandai dengan adanya nomor revisi.
- Adanya pemastian bahwa setiap dokumen revisi terakhir selalu tersedia dalam database.
- Adanya pemastian bahwa setiap dokumen dan rekaman dengan mudah dapat ditelusuri dan muda dibaca.
- Adanya pemastian bahwa setiap dokumen mudah dikendalikan dan didistribusikan ke setiap unit terkait.
- Adanya pemastian bahwa setiap dokumen dapat dilindungi dan mencegah dari penggunaan yang tidak diharapkan.
- Adanya penetapan masa simpan rekaman, dan pemastian bahwa rekaman yang telah habis masa simpannya dapat diidentifikasi untuk pemusnahan. Untuk menjamin proses proses tersebut diatas dapat diakomodasi oleh aplikasi yang dibangun maka diperlukan simulasi dengan menetapkan pengaturan berupa sampel data seperti pada Tabel 9. Sampel data yang digunakan terdiri dari empat unit kerja, dengan masing masing jumlah formulir lima buah, setiap formulir memiliki lima buah rekaman. Tanggal input rekaman divariasikan untuk mendeteksi apakah masa simpan rekaman dapat diidentifikasi oleh aplikasi. Kegiatan proses simulasi dilakukan sesuai dengan hak akses administrator dan user . Ada tiga kegiatan yang dilakukan dalam proses simulasi ini yaitu, pertama kegiatan input data unit kerja dan data user yang dilakukan oleh administrator. Kedua, kegiatan yang berkaitan dengan pengendalian dokumen jenis formulir yang terdiri dari input data dan file citra formulir baru, dan pendistribusian formulir yang dilakukan oleh user. Ketiga, kegiatan yang berkaitan dengan pengendalian dokumen jenis rekaman yang terdiri dari input data dan file citra rekaman, pemusnahan rekaman dan pencarian rekaman, dilakukan oleh user.
Tabel 9 Data testing simulasi. No No. Formulir Tanggal Input Rekaman Jumlah Rekaman Unit Kerja Keterangan
1 F100004 01 Jan. 2007 5 lbr BAK Unit Bidang Akadmik 2 F100005 01 Jan. 2008 5 lbr BAK Unit Bidang Akadmik 3 F100006 04 Nop. 2010 5 lbr BAK Unit Bidang Akadmik 4 F100007 01 Jan. 2008 5 lbr BAK Unit Bidang Akadmik 5 F100008 01 Jan. 2008 5 lbr BAK Unit Bidang Akadmik 6 F103013 04 Nop. 2007 5 lbr ENG Unit Bidang Rekayasa 7 F103014 01 Jan. 2008 5 lbr ENG Unit Bidang Rekayasa 8 F103015 04 Nop. 2010 5 lbr ENG Unit Bidang Rekayasa 9 F103016 25 Mar. 2009 5 lbr ENG Unit Bidang Rekayasa 10 F103017 25 Mar. 2007 5 lbr ENG Unit Bidang Rekayasa 11 F303003 31 Feb. 2011 5 lbr PPF Peraw. & Perbaikan Fas 12 F303005 01 Jan. 2007 5 lbr PPF Peraw. & Perbaikan Fas 13 F303006 01 Jan. 2008 5 lbr PPF Peraw. & Perbaikan Fas 14 F303008 31 Feb. 2008 5 lbr PPF Peraw. & Perbaikan Fas 15 F303009 31 Feb. 2006 5 lbr PPF Peraw. & Perbaikan Fas 16 F302004 25 Mar. 2009 5 lbr LK3 Keselamatan Kerja 17 F302005 25 Mar. 2009 5 lbr LK3 Keselamatan Kerja 18 F302006 04 Nop. 2010 5 lbr LK3 Keselamatan Kerja 19 F302007 25 Mar. 2008 5 lbr LK3 Keselamatan Kerja 20 F302008 25 Mar. 2007 5 lbr LK3 Keselamatan Kerja
Kegiatan pertama dalam proses simulasi ini adalah melakukan login ke dalam aplikasi seperti pada Gambar 29. Karena proses pertama adalah input data user dan unit kerja maka harus login sebagai administrator.
Gambar 29 Antarmuka login ke aplikasi pengendalian dokumen
Selanjutnya Administrator melakukan input data unit kerja seperti Gambar 30. Data unit kerja yang digunakan seperti pada Tabel 9, yaitu data unit BAK, ENG,
PPF dan LK3. Adapun kegiatan yang dapat dilakukan pada antarmuka ini adalah proses penyimpanan dan penghapusan data unit kerja.
Gambar 30 Antarmuka input data tabel unit kerja.
Untuk input data user (administrator unit), administrator melakukan input data pada antarmuka seperti pada Gambar 31.
Gambar 31 Input data unit kerja
Kegiatan kedua adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengendalian dokumen jenis formulir yang dilakukan oleh administrator unit, ada dua roses yang dilakukan oleh administrator unit terkait dengan kegiatan ini. Proses pertama adalah melakukan input formulir baru melalui antarmuka seperti pada Gambar 32.
Gambar 32 Input formulir baru.
Pada gambar diatas terlihat hasil input formulir unit kerja BAK, ENG, PPF dan LK3. Pada antarmuka ini, selain data formulir yang diinput, file citra juga diinput melalui perangkat scanner. Apabila data dan file citra formulir sudah tersimpan dalam database, selanjutnya administrator unit melakukan proses yang kedua dengan mendistribusikan formulir tersebut kepada semua unit kerja yang terkait. Setelah proses pendistribusian dilakukan setiap unit kerja dapat mengetahui revisi terakhir dari formulir yang digunakan. Antarmuka proses pendistribusian formulir separti Gambar 33.
Kegiatan ketiga adalah kegiatan yang dilakukan berkaitan dengan pengendalian rekaman. Ada tiga proses yang dilakukan yang pertama adalah penyimpanan, kedua pemusnahan, dan ketiga pencarian rekaman. Proses Penyimpanan rekaman dapat dilihat pada Gambar 34. Pada proses penyimpanan rekaman dimulai dengan memilih tanggal rekam dan kemudian menekan tombol scan dokumen. Setelah proses pindai selesai secara otomatis aplikasi akan melakukan pengenalan terhadap nomor formulir. Sebelum melakukan penyimpanan rekaman ada dua aturan yang diharus diikuti sebagai bentuk validasi dari rekaman yang akan disimpan agar tidak mengalami kesalahan. Pertama aplikasi akan mengecek apakah file rekaman yang akan disimpan adalah milik unit kerja yang melakukan login. Jika benar maka file rekaman akan disimpan, dan jika salah file rekaman tidak akan disimpan. Kedua aplikasi akan mencocokan nomor dokumen hasil pindai, apabil nomor hasil pindai sesuai dengan nomor yang ada dalam database unit, maka rekaman akan langsung tersimpan, namun apabila tidak sesuai maka aplikasi akan meminta kepada user untuk memasukkan nomor yang ada pada rekaman tersebut.
Proses kedua adalah pemusnahan rekaman. Dalam pengendalian dokumen ditetapkan bahwa rekaman yang telah habis masa simpannya akan dimusnahkan. Proses pemusnahan rekaman dilakukan dengan menghapus data dan file citra rekaman dari database, proses ini dilakukan pada antarmuka seperti pada Gambar 35. Pada tersebut terlihat daftar rekaman yang sudah habis masa simpannya. Penghapusan data dan citra rekaman dilakukan dengan memilih rekaman dan menekan tombol hapus.
Gambar 35 Pemusnahan rekaman.
Kegiatan ketiga berkaitan dengan pengendalian rekaman adalah pencarian atau penelusuran rekaman. Gambar 36 adalah antarmuka pecarian rekaman. Pada kegiatan pencarian rekaman dapat di telusuri dengan metode penyaringan unit kerja, nomor formulir, dan tanggal rekam. Untuk melihat file citra rekaman dilakukan degan memilih nomor rekaman dan menekan tombol lihat rekaman.
Hasil pengujian aplikasi dilakukan dengan melihat error yang terjadi terhadap aplikasi yang dibangun. Dari kegiatan simulasi yang dilakukan dengan data pada Tabel 9 hasilnya dapat dilihat seperti pada Tabel 10.
Tabel 10 Pengujian aplikasi
No. Kegiatan Pengujian Status Keterangan
1.
Administrator melakukan pengisian, pembaharuan, dan penghapusan data user
Sukses -
2.
Administrator melakukan pengisian, pembaharuan, dan penghapusan data unit kerja
Sukses -
3.
User unit melakukan
pengisian, pembaharuan, dan penghapusan data formulir dan penyimpanan citra formulir
Sukses Administrator unit terdiri dari unit BAK, PPF, ENG dan LK3. Total jumlah formulir yang di input sebanyak 20 formulir.
4.
User melakukan
penyimpanan data dan citra rekaman.
Sukses = 90%
Dari total 100 sampel rekaman yang digunakan pada simulasi terdapat 10 lembar sampel rekaman yang satusnya tidak sesuai dalam database formulir.
5.
User dapat melihat laporan berupa print out daftar formulir dan daftar rekaman di unit masing-masing.
Sukses Semua rekaman yang masa simpannya habis terlihat di daftar rekaman kadaluarsa.
6.
Kepala unit dapat melihat laporan berupa print out daftar formulir dan daftar rekaman untuk semua unit.
Sukses Daftar formulir dan rekaman dapat di cetak .