2. Utang jangka panjang
2.5 Sistem Akuntansi Dengan Komputer
Dewasa ini pengolahan data akuntansi dengan komputer semakin banyak digunakan pada berbagai perusahaan. Hal ini disebabkan karena peralatan komputer semakin murah harganya dan perangkat lunaknya dapat diperoleh dengan mudah.
Pemakaian komputer dalam bidang akuntansi memberikan manfaat yang sangat besar, baik dalam ketelitian maupun volume pekerjaan yang dapat ditangani. Hal ini mudah dimengerti karena bidang akuntansi berhubungan dengan pekerjaan hitung-menghitung yang berulang-ulang.
2.5.1 Keuntungan Sistem Komputer
Dibandingkan dengan sistem manual (tulis tangan), sistem komputer memberikan banyak keuntungan :
a. Sistem komputer dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat karena komputer dapat melaksanakn pekerjaannya pada saat yang bersamaan dengan kecepatan tinggi.
b. Sebagai akibat proses pengerjaan yang cepat, volume transaksi dapat diolah menjadi jauh lebih banyak dan volume hasilnya pun semakin banyak.
c. Tingkat ketelitian komputer jauh lebih tinggi dari pada ketelitian manusia. Karena komputer dilengkapi dengan berbagai cara untuk mencegah terjadinya kekeliruan.
d. Posting yang dilakukan di dalam komputer dapat dilakukan secara otomatis dimana pemakaian komputer menjamin posting dilakukan secara tepat, dapat mencegah terjadinya pembukuan ganda, pembukuan ke dalam rekening yang salah, pendebetan yang dibutuhkan menjadi perkreditan (atau sebaliknya), dan pembukuan dengan jumlah yang salah.
e. Penyusunan laporan keuangan, proses penjurnalan, posting dan laporan-laporan khusus untuk manajemen dapat dilakukan secara otomatis.
f. Pencetakan dokumen dapat dilakukan secara otomatis seperti faktur, laporan piutang bulanan, cek gaji dan laporan pendapatan karyawan. Berikut tahapan kegiatan dalam proses akuntansi yang diperbandingkan antara sistem terkomputerisasi dengan sistem manual :
Tabel 2.2
Perbandingan Siklus Akuntansi Pada Sistem Manual dan Sistem Komputerisasi Siklus Akuntansi Pada Sistem
Manual Siklus Akuntansi Pada Sistem Komputerisasi
1. Diawali dengan saldo-saldo rekening buku besar pada awal periode.
2. Menganalisa dan menjurnal transaksi pada saat transaksi terjadi.
1. Sama
2. Menganalisa transaksi dan
memasukkannya ke dalam
komputer yang secara otomatis akan membuat jurnalnya.
3. Membukukan (posting) ayat-ayat jurnal ke rekening-rekening di buku besar.
4. Menghitung saldo rekening sebelum disesuaikan untuk setiap rekening.
5. Memasukkan neraca saldo ke
dalam neraca lajur dan
menyelesaikan neraca lajur. 6. Menggunakan neraca lajur
sebagai pedoman untuk : a. Menyusun laporan
keuangan.
b. Menjurnal dan membukukan penyesuaian.
c. Menjurnal dan membukukan penutupan buku.
7. Menyusun neraca saldo setelah penutupan buku.
3. Komputer secara otomatis membukukan ayat-ayat jurnal ke buku besar.
4. Komputer secara otomatis menghitung saldo tiap rekening. 5. Komputer secara otomatis
menyusun neraca saldo dan tidak memerlukan neraca lajur. 6. Komputer secara otomatis
menyusun laporan keuangan dan membukukan ayat-ayat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup.
7. Komputer secara otomatis telah menyusun neraca saldo setelah penutupan buku.
2.5.2 Perangkat Lunak Program Akuntansi
Paket-paket akuntansi biasanya dijual dalam bentuk modul. Tiap modul berisi bidang pencatatan akuntansi tertentu, diantaranya :
a. Modul Piutang Dagang
Modul ini digunakan untuk menyelenggarakan buku pembantu piutang dagang dan menyediakan jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang mempengaruhi rekening aktiva ini. Didalamnya terdapat menu-menu yang dibutuhkan untuk proses pengelolaan piutang dagang.
Pada beberapa program yang lain kita juga dapat mencatat penjualan dalam bentuk faktur penjualan. Biasanya program ini akan membuat ayat jurnal untuk jurnal penjualan dan juga hasil pencetakan berupa faktur yang akan dikirimkan kepada pembeli, sehingga tidak diperlukan lagi penulisan faktur secara manual.
Prosesnya setelah data penjualan harian dimasukkan, maka jurnal penjualan dapat dicaetak. Hard copy dicek kebenarannya dan diarsipkan sebagai catatan permanen sehingga jurnal ini dapat dibukukan ke buku besar. Sama halnya
dengan sistem manual jurnal penjualan harus dibukukan ke dalam buku pembantu piutang dan buku besar umum dalam modul buku besar.
Jurnal lainnya ialah jurnal penerimaan kas, sebagai tempat untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas. Biasanya transaksi ini dimasukkan ke dalam komputer seperti pencatatan secara manual. Pada beberapa program, saldo piutang pada masing-masing debitur dalam buku pembantu piutang ditetapkan secara terus-menerus dan komputer juga dapat mencetak laporan piutang yang siap untuk dikirimkan kepada para debitur. Selain itu komputer dapat menyediakan data umur piutang dagang yang diperlukan perusahaan untuk menaksir kerugian piutang.
Sumber : Dasar-dasar Keuangan, 2008
Gambar 2.9 Aliran informasi dalam modul piutang dagang b. Modul Hutang Dagang
Program dalam modul hutang dagang dapat digunakan perusahaan untuk menyelanggarakan buku pembantu utang dagang, menerbitkan cek untuk membayar utang, dan menyelenggarakan jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.
Apabila perusahaan menerima faktur dari penjual, maka faktur tersebut dicatat melalui modul utang dagang. Untuk setiap batch faktur pembelian,
Penjualan secara kredit Faktur penjualan
Jurnal penjualan
Penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas
Ayat jurnal dibukukan ke modul buku besar Ayat jurnal umum yang
mempengaruhi piutang dagang dilakukan ke buku pembantu piutang
Buku pembantu piutang dagang dimutakhirkan
Hasil cetakan dari buku pembantu piutang
dagang
Laporan piutang akhir bulan
Laporan umum piutang dagang
program akan mencatatnya dalam jurnal pembelian. Jurnal tersebut dapat dibukukan ke dalam buku pembantu utang dagang dan buku besar.
Sebelum faktur jatuh tempo, program akan membuat suatu daftar yang berisi faktur-faktur yang akan jatuh tempo pada tanggal-tanggal tertentu. Sehingga perusahaan dapat membuat daftar faktur yang harus dilunasi beserta jumlah rupiahnya serta komputer juga dapat mencetak cek.
Setiap cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dimana jurnal ini dapat dibukukan ke dalam buku pembantu utang dagang dan juga ke buku besar. Sehingga faktur yang telah dibayar dapat diketahui, demikian pula tanggal pembayarannya. Biasanya perusahaan selalu menghendaki untuk mencetak faktur yang telah dibayar dan menghapuskannya dari arsip komputer dengan tujuan untuk menghindari terjadinya pembayaran dua kali, membayar dengan jumlah yang salah atau membayar pada tanggal yang tidak tepat sehingga perusahaan rugi karena tidak memperoleh potongan.
c. Modul Posting (Pembukuan)
Pembukuan (posting) dalam suatu sistem komputerisasi dapat dilaksanakan dengan mudah. Program akan membukukan dan menuliskan posting
reference-nya secara otomatis. Dengan cara pengoperasian yang sederhana ini,
sekali lagi nampak bahwa pemakaian komputer akan sangat menghemat waktu bila dibandingkan dengan sistem manual. Selain itu, pekerjaan posting dengan komputer sangan teliti, karena komputer akan menolak posting yang salah. Dalam kolom ref (referensi) terlihat bahwa pembukuan ke dalam rekening tersebut selain berasal dari jurnal umum, juga berasal dari jurnal-jurnal khusus.
Pada akhir periode akuntansi, program akan membuat neraca saldo yang diperlukan sebagai dasar untuk membuat penyesuaian. Jurnal penyesuaian dicatat dengan menggunakan pilihan “enter transaction”. Jurnal-jurnal ini dibukukan dengan menggunakan pilihan posting pada menu.
