BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Gaji dan Upah
3. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut:
1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.
2. Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah
3. Penggajian dan pengupahan serta pajak dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.
Mulyadi (2001: 12) mendefinisikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut: “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”.
Mulyadi (2000:285) menyinggung tentang sistem informasi akuntansi penggajian dan sistem akuntansi pengupahan seperti di bawah ini:
“Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan”.
Data-data dari setiap karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-waktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem penggajian dan pengupahan harus dirancang untuk membayar gaji dan upah karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.
Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda di setiap perusahaan, namun unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem ini adalah:
1. Register gaji dan upah
Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian.
2. Catatan pendapatan karyawan
Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan.
3. Cek gaji dan upah
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks) disiapkan.setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji.
1. Dokumen yang digunakan
Seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa dokumen/formulir jika ditinjau dari segi pengolahan data akuntansi dibagi menjadi dua macam yaitu dokumen sumber dan dokumen pendukung. Menurut Mulyadi kedua dokumen yang digunakan dalam siklus jasa personel terlihat seperti Tabel 2 berikut:
Tabel 2 : Dokumen dalam Siklus Jasa Pesonel
Dokumen Transaksi Dokumen Sumber Pendukung 1. Pencatatan biaya gaji dan
upah
2. Pencatatan pembayaran gaji dan upah
Bukti kas keluar Bukti kas keluar
Rekap daftar gaji dan upah
Daftar gaji dan upah Sumber : Mulyadi, 1996. Auditing: Pendekatan Terpadu, Terjemahan Amir
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Dokumen lengkap yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Dokumen – dokumen di atas dijelaskan sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya perubahan tarif, kenaikan pangkat, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan. Ini bisa berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu jam kerja
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen diisi mandor dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah, lalu dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Ini dibuat sebagai catatan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi pembuat bukti kas keluar kepada fungsi pengeluaran kas, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Arens dan Loebbecke menjelaskan bahwa dokumen-dokumen dari setiap fungsi usaha pada siklus penggajian dan kepegawaian terlihat seperti dibawah ini:
1. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, dokumennya terdiri dari catatan kepegawaian (personnel record), formulir otoritasi pengurangan
(deduction authorization form), formulir otorisasi tariff (rate authorization form).
2. Fungsi pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji, dokumennya terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket), laporamn ikhtisar penggajian (summary payroll report), jurnal penggajian
(journal payroll), berkas induk penggajian (payroll master file)
3. Fungsi pembayaran gaji, dokumennya adalah cek gaji (payroll check)
4. Fungsi penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak dokumennya adalah surat pemberitahuan pajak.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
1. Jurnal umum 2. Kartu kos produk 3. Buku pembantu biaya 4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan-catatan tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Jurnal umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan yang memakai jasa tenaga kerja. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap:
Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar:
Gaji dan Upah Rp. 100.000,-
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp. 100.000,- Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat
distribusi biaya gaji ke dalam jurnal:
Biaya Administrasi dan Umum Rp. 25.000,-
Biaya Pemasaran Rp. 10.000,-
Gaji dan Upah Rp. 15.000,-
Tahap ketiga, Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp. 50.000,-
Kas Rp. 50.000,-
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu
Jumlah untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap:
Tahap Pertama, Berdasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar
Gaji dan Upah Rp. 50.000,-
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.50.000,- Tahap Kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat
distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum:
Biaya Administrasi dan Umum Rp. 10.000,- Biaya Pemasaran Rp. 40.000,-
Gaji dan Upah Rp. 50.000,-
Tahap Ketiga. Berdasar dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp. 50.000,-
Kas Rp. 50.000,-
Tahap Keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri rekap daftar upah, bagian kartu mencatat biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga pokok produk dan kartu biaya.
2. Kartu kos produk
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah
Sukry Ghozali Pohan : Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Sebagai Alat Pendukung Pengambilan Keputusan Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan, 2009.
USU Repository © 2009
3. Buku pembantu biaya
Ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.