BAB III :SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN DAN PEMBELIAN
C. Sistem Akuntansi Penjualan dan Pembelian pada KPRI
Secara langsung dan tidak langsung, koperasi mempunyai peran yang positif dan besar dalam pelaksanaan pembangunan nasional di Indonesia. Koperasi merupakan sarana peningkatan kemajuan ekonomi, yaitu bagi anggota koperasi dan juga bagi masyarakat. Hal ini sesuai dengan tujuan koperasi yaitu memajukan kesejahteraan anggota pada dan masyarakat. Oleh karena itu, koperasi harus dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan visi dan misinya yaitu mensejahterakan anggota dan masyarakat dalam pemenuhan kebutuhan sehari-hari dan kebutuhan penting lainnya.
Koperasi dalam mencapai tujuannya harus selalu memperhatikan pengelolaan dalam sistem akuntansi yang menyangkut tentang segala macam kegiatannya.Walaupun kemampuan manajerial sudah baik, tetapi bila tidak ditunjang oleh adanya sistem akuntansi yang memadai, maka sulit untuk mengukur keberhasilan usaha koperasi yang telah dicapai.
Berikut akan dijelaskan sistem penjualan dan pembelian pada KPRI INSKO Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Sumatera Utara.
1. Sistem Penjualan Barang Dagangan
Sistem akuntansi penjualan barang berfungsi sebagai pengatur proses penjualan, dengan adanya sistem yang mengatur akan memberi dampak yang positif pada setiap kegiatan yang ada.
Secara garis besarnya, sistem penjualan yang digunakan pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara dibagi menjadi 2 bagian, yaitu :
a. Sistem Penjualan Tunai
Sistem Penjualan Tunai merupakan sebuah sistem yang mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Artinya pembayaran atas barang dilakukan secara langsung pada saat transaksi.
Pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara sistem penjualan tunai diberlakukan bagi seluruh pengurus koperasi, anggota, pegawai dan masyarakat pada umumnya. Artinya pembelian barang dapat dilakukan oleh anggota maupun non anggota. Pembelian secara pribadi, mengharuskan mereka melakukan pembayaran langsung pada saat transaksi pembelian dan kemudian koperasi memberikan barang sesuai dengan pesanan dan kesepakatan.
Sistem penjualan tunai pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara merupakan prosedur yang mengorganisasi formulir, catatan, laporan dan transaksi yang berhubungan dengan kegiatan penjualan koperasi yang berasal dari transaksi penjualan tunai atau transaksi lain yang dapat menambah kas koperasi dengan menggunakan media informasi dalam mendukung proses transaksi penjualan tunai dan hasil pelaporan yang dibutuhkan pengurus koperasi.
Pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara jenis jenis barang atau jasa yang dijual, seperti :
a) Alat Tulis Kantor (ATK)
b) Cetakan (Formulir, Brosur, Buku, dll) c) Fotocopy
d) Kantin
Namun secara khusus, pembelian barang dagangan seperti perlengkapan kantor, fotocopy partai besar, serta keperluan Kantor Dinas Koperasi, pegawai membeli barang dagangan dengan menggunakan APBD yang tersedia. Semua hasil penjualan tunai akan dicatat oleh pengurus dan dimasukkan ke dalam penerimaan kas koperasi.
b. Sistem Penjualan Kredit
Penjualan kredit merupakan jenis penjualan yang dilakukan secara non-tunai, dalam hal ini laba yang diharapkan menjadi lebih besar dibandingkan penjualan tunai.
Pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara penjualan kredit dapat berupa pembelian barang dagangan koperasi dan pinjaman. Yang dimagsud disini adalah anggota maupun non anggota dapat melakukan pembelian barang dagangan koperasi dengan cara kredit atau non-tunai, biasanya hal ini dilakukan untuk pembelian barang berskala besar. Sebagai contoh seorang anggota ingin membeli alat tulis serta perlengkapannya dalam jumlah besar secara pribadi, namun tidak sanggup membeli barang secara tunai. Pada kasus seperti ini KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera
Utara dapat memberi kredit kepada anggota, namun dengan ketentuan tertentu, seperti jangka waktu dan bunga pembayaran.
Pembayaran penjualan kredit barang dapat dilakukan sesuai kesepakatan antara pelanggan dengan koperasi. Sebagai contoh, syarat penjualan kredit adalah 10 net/30, yang dapat diartikan pembayaran dapat dilakukan dalam jangka 10 hari sesudah penyerahan barang, dan pembayaran selambat-lambatnya dilakukan dalam kurun waktu 30 hari sesudah penyerahan barang. Bila dalam kurun waktu 30 hari belum dilakukan pembayaran oleh pelanggan berarti makin besar investasi koperasi dalam piutang. Pembayaran kredit sendiri nantinya dapat dilakukan secara tunai setelah batas maksimum, ataupun pemotongan gaji anggota.
Dibidang jasa, penjualan kredit pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara dapat berupa pinjaman. Anggota koperasi yang membutuhkan dana dapat mendapatkan pinjaman dengan mudah dan tidak rumit. Pada dasarnya sistem ini adalah untuk menghimpun dan menyalurkan dana dalam bentuk sebuah pinjaman dari anggota ke anggota lainnya, namun dengan prosedur atau dengan mekanisme yang disepakati bersama.
Syarat-syarat seperti ketentuan bunga dibahas sepenuhnya pada rapat anggota, juga sistem pembayaran atas pinjaman, proses peminjaman dana oleh anggota ke koperasi juga sudah ditentukan secara menyeluruh. Keuntungan anggota yang meminjam pada koperasi adalah tidak perlu menggunakan jaminan apapun atas pinjamannya. Segala jenis pinjaman
anggota akan dicatat pengurus koperasi dan dicatat segala transaksi yang ada ke dalam buku utang pengurus.
2. Sistem Pembelian Barang Dagangan
Dalam hal ini, bagian pembelian harus dapat mencari penjual atau pemasok yang handal. Untuk mengetahui kehandalan pemasok yang perlu diperhatikan adalah dengan melihat harga yang ditawarkan, tampilan (styling) dan citra (image) produk yang ditawarkan dan juga kualitas barang. Selain mencari pemasok yang handal, bagian pembelian harus membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai dengan tujuan koperasi. Maksudnya adalah barang yang dibeli harus sesuai dengan barang yang dipesan sebelumnya dan juga barang dagangan yang dibeli adalah yang sesuai dengan kebutuhan sehari-hari para anggota koperasi dan masyarakat sekitarnya.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam koperasi untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh koperasi, dengan tujuan memenuhi kebutuhan bersama. Secara garis besarnya, sistem pembelian yang digunakan pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara dibagi menjadi 2 bagian yaitu tunai dan kredit, sebagai berikut :
a. Sistem Pembelian Tunai
Pada KPRI INSKO Dinas Koperasi Provinsi Sumatera Utara sistem pembelian tunai merupakan salah satu bagian dalam proses pengadaan barang. Sistem pembelian tunai berarti petugas koperasi bagian pembelian datang dan membeli secara lansung barang barang yang dibutuhkan oleh koperasi ke toko-toko atau pemasok barang, serta transaksi pembayarannya
dilakukan secara tunai. Karena petugas yang datang lansung ke toko atau pemasok, disinilah seorang bagian pembelian dituntut kejeliannya dalam pemilihan barang, karena pembelian barang haruslah tepat dan juga harus efektif dan efisien.
Selain itu pembelian barang dagangan juga dapat bersifat order, artinya bagian pembelian memesan barang ke pemasok, setelah barang sampai bagian penerima akan memeriksa kelayakan barang, setelah sesuai dengan kebutuhan lalu dilakukan transaksi pembayaran (cash and carry).
Keuntungan dari sistem pembelian tunai ini adalah petugas pembelian dapat memeriksa keseluruhan barang dagangan yang akan dibeli, tentu akan menjadi lebih efektif dan efisien karena barang pasti terjamin kualitasnya. b. Sistem Pembelian Kredit
Pada KPRI INSKO Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Sumatera Utara pembelian barang dagangan juga dilakukan secara kredit. Pembelian ini biasanya akan memperoleh syarat / termin pembayaran, sehingga pembayaran ini dilakukan setelah jatuh tempo. Dalam hal ini, pemasok akan mengirim karyawannya untuk menagih dengan membawa nota/faktur asli sebagi pendukung dalam pencarian uang di kasir. Secara umum pembelian barang dagangan secara kredit dibagi menjadi 3 (tiga) jenis yaitu :
a) Order Toko
Dalam hal ini, bagian pembelian menghubungi pemasok/ toko melalui telepon untuk memesan barang dagangan yang dibutuhkan. Keuntungan dari cara ini yaitu bagian pembelian tidak perlu untuk repot-repot datang ke toko
tersebut. Dalam hal ini biaya perjalanan ke toko dapat ditekan sehemat mungkin. Sedangkan kelemahannya, bagian pembelian tidak dapat memeriksa terlebih dahulu keadaan barang dagangan yang dipesannya. Kemungkinan yang dapat terjadi yaitu kerusakan, kehilangan, susut dan juga usangnya barang dagangan tersebut.
Dalam cara ini, secara garis besar bagian yang terkait ada 3 (tiga) bagian yang melaksanakan fungsinya masing-masing yaitu Bagian Pembelian (Pelaksana 1), Bagian Penerimaan (Pelaksana 2) dan Bagian Akuntansi (Manajer Koperasi).
b) Sales
Dalam hal ini, sales toko datang sendiri ke koperasi dengan maksud untuk menawarkan barang dagangannya kepada koperasi. Sales toko menawarkan barang dagangannya dengan menampilkan brosur-brosur atau surat penawaran produk yang berisi informasi mengenai harga, citra dan kualitas barang.
Kemudian Bagian pembelian membaca dan mempelajari kebenaran dari brosur yang diberikan. Bagian pembelian juga membandingkan kualitas, harga dan mutu barang yang ada di koperasi itu sendiri dengan barang yang ditawarkan oleh petugas sales tersebut. Apabila Bagian Pembelian menyetujui tawaran tersebut, maka kedua belah pihak membuat suatu perjanjian mengenai berapa harga yang akan dijual dan berapa keuntungan yang didapat dari kedua belah pihak.
c) Konsinyasi
Pembelian ini dilakukan dengan menerima barang dagangan yang dititipkan oleh pemasok. Menurut Utoyo Widayat (1993: 66) konsinyasi adalah pengiriman atau penitipan barang dari pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjualan. Hak milik daripada barang tetap masih berada pada pemilik.
Dalam cara ini, tidak jauh berbeda dengan pembelian melalui sales. Hanya saja dalam sales, yang menawarkan barang adalah petugas sales dari perusahaan / toko yang bersangkutan, sedangkan dalam sistem pembelian secara konsinyasi yang menawarkan barang dagangan adalah anggota koperasi itu sendiri dan masyarakat disekitarnya.
D. Prosedur Penjualan dan Pembelian pada KPRI INSKO Dinas Koperasi