BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
B. Sistem Akuntansi Penjualan
2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisa kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggaan. Berbagai tembusan surat order pengiriman antara lain: surat order pengiriman, tembusan kredit, surat pengakuan, surat muat, slip pembungkus, tembusan gudang, arsip pengendalian pengiriman, dan arsip index silang.
2. Faktur penjualan dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain: faktur penjualan, tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
4. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit antara lain:
1. Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya.
3. Kartu persediaan adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
4. Kartu gudang adalah catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan mengisi surat order
pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertangggung jawab untuk menyimpan barang dan meyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertangggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
4. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
5. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:219) adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam pelaksanan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberpa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut:
1. Bagian order penjualan
a. Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap-9 dan faktur rangkap-5, dengan distribusi:
Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim.
Lembar 2,3,4,5 : Untuk bagian pengiriman
Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.
Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.
b. Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad.
c. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut.
d. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian penagihan.
e. Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke-9. 2. Bagian kredit
a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan. b. Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian
kredit kepada pelanggan.
c. Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke-7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi.
3. Bagian gudang
a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut.
b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang.
c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke-1
4. Bagian pengiriman barang
a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian gudang
b. Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualaan yang didistribusikan kepada:
Lembar 1,2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan
Lembar 3 : Diserahkan perusahaan angkutan umum beserta barang Lembar 4 : Arsip bagian pengiriman menurut nomor
Lembar 5 : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
5. Bagian penagihan
a. Setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap lima yang didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan
Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2
Lembar 3 : Dikirim ke bagian kartu persediaan Lembar 4 : Dikirim kebagian akuntansi (jurnal) Lembar 5 : Dikirim kepada wiraniaga
6. Bagian piutang
a. Mencatat piutang yang timbul dari transasksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke-2.
b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 menurut nomor urut.
7. Bagian kartu persediaan
a. Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan.
b. Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke-3,
c. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur, d. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara peiodik selama
periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan.
e. Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal).
8. Bagian jurnal
a. Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan.
b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya. c. Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
d. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya.
Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit di atas disajikan pada gambar 2.2 berikut ini.
Dalam transaksi penjualan, tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pelanggan melakukan pengembalian barang yang telah dipesannya kepda perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan.
C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Menurut IAI dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004 SA Seksi 319 paragraf 06), “ Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro”. Kas merupakan alat pembayaran yang siap digunakan sebesar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat meliputi uang kertas dan logam, cek, wesel. Peneriaman kas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain peneriman dari piutang, penjualan tunai, ataupun penerimaan kas yang berasal dari penjualan aktiva tetap perusahaan. Pada bagian ini, penulis hanya akan menguraikan sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit atau piutang, karena sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya pada pembahasan sistem akuntansi penjualan tunai.
Sistem akuntansi penerimaan kas dimulai dari pesanaan pelanggan baik melalui telepon ataupun datang langsung ke perusahaan. Jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang maka untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang kepada pelanggannya. Pada tanggal jatuh tempo, perusahaan akan melakukan penagihan atas piutang tersebut. Fungsi penagihan
akan melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
1. Surat pemberitahuan merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan.
2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan.
3. Bukti setor bank merupaakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.
4. Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan kredit (putang) adalah:
1. Jurnal penerimaan kas 2. Kartu piutang
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Fungsi sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari para debitur
perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek atau uang tunai dari fungsi sekretariat (penagih perusahaan) dan segera menyetorkan kas yang diterima dalam jumlah yang penuh.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Fungsi ini juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut:
1. Bagian piutang
a. Membuat daftar piutang yang ditagih (DPD) rangkap tiga dan mendistribusikannya kepada:
Lembar 1 : Kepada bagian penagihan Lembar 2 : Kepada bagian kasir (kasa)
Lembar 3 : Arsip bagian piutang menurut nomor urut
b. Menerima daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 dan surat pemberitahuan (SP) dari bagian penagihan.
c. Mencatat mutasi (berkurangnya) piutang ke dalam kartu piutang menurut SP dan DSP lembar ke-2
d. Mengarsipkan DSP lembar ke-2 dan SP menurut nomor urut. 2. Bagian penagihan
a. Menerima daftar piutang yang ditagih lembar ke-2 dari bagian piutang. b. Melakukan penagihan ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih
tersebut.
d. Membuat daftar surat pemberitahuan rangkap dua dan mendistribusikannnya kepada:
Lembar 1 : Diserahkan kebagian kasa beserta cek atau uang tunai yang diterima.
Lembar 2 : Diserahkan ke bagian piutang beserta surat pemberitahuan e. Mengarsipkan daftar piutang yang ditagih (DPD) menurut nomor urutnya. 3. Bagian kasa (kasir)
a. Menerima DPD lembar ke-2 dari bagian piutang
b. Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari bagian penagihan
c. Membandingkan DPD lembar ke-2 dengan cek atau uang tunai dan SP apakah sesuai.
d. Membuat bukti setor
e. Menyetorkan cek atau uang tunai ke bank
f. Menyerahkan bukti setor, daftar piutang yangditagih (DPD) lembar ke-2 dan daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 ke bagian akuntansi (jurnal)
4. Bagian akuntansi (jurnal)
a. Menerima bukti setor bank, daftar piutang yang diatgih (DPD), dan daftar surat pemberitahuan (DSP) dari bagian kasa.
b. Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor, DPD, dan DSP dengan jurnal:
Kas ×××
Piutang usaha ×××
c. Mengarsipkan bukti setor bank, DPD, dan DSP menurut nomor urut. Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang di atas disajikan pada gambar 2.3 berikut ini.
D. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Pengendalian intern menurut Warren, Reeve, and Fees (2005:227) adalah, “Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan perusahaan telah diikuti”.
Menurut Mulyadi (2001:163), “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, megecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 paragraf 06) mendefenisikan pengendalian intern sebagai berikut,
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain dalam entitas yang didesain untuk memberi keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.
Dari defenisi pengendalian intern diatas, terdapat beberapa konsep dasar yang harus diperhatikan yaitu:
1. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.
2. Pengendalian intern dijalankan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain.
3. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.
4. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
Tujuan diterapkannya sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Menjaga kekayaan organisasi. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah hilang atau rusaknya kekayaan organisasi, serta untuk menemukan kekayaan yang hilang pada saat yang tepat.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan harus memiliki data akuntansi yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan dan operasional perusahaan. Sistem pengendalian intern bertujuan untuk menguji ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya melalui pencegahan dan penemuan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat.
3. Mendorong efisiensi. Pengendalian intern dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan serta mencegah penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik maka manajemen perusahan menyusun berbagai prosedur dan peraturan. Pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.
Selain untuk tujuan di atas, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dengan sedemikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur-unsur pengendalian intern menurut C. Rollin Niswonger (1999:184) terdiri dari:
1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian Risiko
3. Prosedur Pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring 5. Informasi dan komunikasi
Unsur-unsur pengendalian intern diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan.
2. Penilaian Resiko
Setiap organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan anlisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberi jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis dapat dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun yang termasuk dalam prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten,
perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.
4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dapat dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.
5. Informasi dan komunikasi
Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikannya terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
Menurut Mulyadi (2001:164) unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
3. Praktik sehat dalam melaksanaakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut disajikan pada gambar 2.4 berikut ini.
Gambar 2.4
Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Sumber : Mulyadi, 2001, Sistem Akuntasni, Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Salemba Empat, Jakarta, hal 165
Unsur-unsur tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Praktik yang sehat
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajarannya sesuai fungsinya. Uraian tugas tersebut tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur (procedure manual) dalam bentuk peraturan-peraturan pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Agar prosedur dan peraturan-peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagan alir prosedur dan didukung oleh formulir-formulir.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindunagn yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu