FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PROGRAM S1 EKSTENSI
MEDAN
SKRIPSI
PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS DALAM MENDUKUNG PENGENDALIAN INTERN PADA
PT JASA HARAPAN BARAT
Oleh:
NAMA : YANI SARWITA M.
NIM : 060522093
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Eknomi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul:
“Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern pada PT Jasa Harapan Barat”
Adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atu diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Semua sumber data informasi yang diperloleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Bila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas.
Medan, 11 Juli 2008 Yang Membuat Pernyataan
KATA PENGANTAR
Segala hormat, puji dan syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, untuk setiap kasih dan kebaikanNya yang telah menyertai dan memampukan Penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun skripsi ini berjudul “Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern pada PT Jasa Harapan Barat”.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis menerima saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini.
Dalam penulsian skripsi ini penulis mendapatkan banyak bimbingan, bantuan, serta dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan banyak bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan serta penyelesaian skripsi ini.
4. Ibu Dra. Naleni Indra, MM, Ak., selaku Dosen Pembanding/Penguji I dan Bapak Drs. Syahelmi, Ak., selaku Dosen Pembanding/Penguji II yang telah memberikan banyak arahan dalam penyusunan skripsi ini.
5. Bapak Pimpinan serta seluruh staff PT Jasa Harapan Barat yang telah banyak membantu Penulis khususnya dalam penyediaan data.
6. Keluargaku tercinta yaitu kedua orang tuaku serta abang dan kedua adikku yang tak henti-hentinya selalu memberikan dukungan, semangat, dan doanya sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
7. Seluruh teman-temanku, Mega Tati, Endang, Vero, Joys, Kak Rosma untuk perhatian, pengertian dan dukungan doanya.
8. Seluruh rekan-rekan mahasiswa stambuk 2006 khususnya S1 Ekstensi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU, yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Demikianlah skripsi ini disusun dengan segala keterbatasan Penulis, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang memerlukannya.
Medan, 11 Juli 2008 Penulis
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yangditerapkan oleh PT Jasa Harapan Barat sudah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas.
Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan dat asekunder seperti struktur organisasi serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara, observasi, dan kepustakaan. Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif dan komparatif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan oleh PT Jasa Harapan Barat belum efektif dalam mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas. Hal ini disebabkan karena dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dan perimaan kas masih dijumpai adanya perangkapan tugas yang dilakukan oleh fungsi penjualan dan juga belum adanya bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan dalam sistem penjualan dan penerimaan kas ini. Perusahan juga belum menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai. Penulis menyarankan agar perusahaan membentuk bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan tersendiri. Perusahaan juga disarankan untuk menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai untuk mendukung aktivitas penjualan dan penerimaan kasnya.
ABSTRACT
The purpose of this research is to know how the accounting system of the sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat can be effective in backing the internal control of sale and cash receipts.
In this research was used descriptive research, where the primary data such as the interview results with the company’s personnel and the secondary data such as organization structure and the documents that related to sale system and cash receipts. The data were collected by the interview, observation, and library study. The analysis of data are both the descriptive and comparative methods.
The result of this research showed that the accounting system of sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat yetnot effective in doing internal control of the sale and cash receipts. That due to the accounting system of the sale and cash receipts in the company has double jobs at sale department and has no the department of accounting, credits, and collector in the system of sale and cash receipts. Furthermore the company still not construct the documents and accounting notes that reliable. The suggestion to company to formalize the accounting, credit, and collector department in a single part. Beside that my suggestion also the company to use the documents and accounting notes that reliable in backing the selling activity and cash receipt.
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN... i
KATA PENGANTAR...ii
ABSTRAK...iv
ABSTRACT...v
DAFTAR ISI………..vi
DAFTAR GAMBAR………...ix
DAFTAR LAMPIRAN………..x
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………...1
B. Perumusan Masalah……….4
C. Tujuan Penelitian……….4
D. Manfaat Penelitian………...4
E. Kerangka Konseptual………...5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Akuntansi……….6
1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi………..6
2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi………12
B. Sistem Akuntansi Penjualan………...16
1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai………..17
C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas………36
D. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas…….42
1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern...42
2. Keterbatasan Pengendalian Intern...50
3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas...51
E. Peranan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern...55
BAB III : METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian...58
B. Jenis Data ...58
C. Teknik Pengumpulan Data...59
D. Metode Analisis Data……….59
E. Lokasi dan Waktu Penelitian……….60
BAB IV : ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian ………..61
1. Gambaran Umum PT Jasa Harapan Barat………...61
a. Sejarah Singkat Perusahaan………...61
b. Struktur Organisasi Perusahaan……….63
2. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas…………...69
a. Sistem Akuntansi Penjualan ………..69
b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas...76
B. Analisis Hasil Penelitian...81
1. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas...81
a. Sistem Akuntansi Penjualan...82
b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas...86
2. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas...89
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan...92
B. Saran...94
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yangditerapkan oleh PT Jasa Harapan Barat sudah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas.
Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan dat asekunder seperti struktur organisasi serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara, observasi, dan kepustakaan. Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif dan komparatif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan oleh PT Jasa Harapan Barat belum efektif dalam mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas. Hal ini disebabkan karena dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dan perimaan kas masih dijumpai adanya perangkapan tugas yang dilakukan oleh fungsi penjualan dan juga belum adanya bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan dalam sistem penjualan dan penerimaan kas ini. Perusahan juga belum menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai. Penulis menyarankan agar perusahaan membentuk bagian akuntansi, bagian kredit, dan bagian penagihan tersendiri. Perusahaan juga disarankan untuk menggunakan dokumen dan catatan akuntansi yang memadai untuk mendukung aktivitas penjualan dan penerimaan kasnya.
ABSTRACT
The purpose of this research is to know how the accounting system of the sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat can be effective in backing the internal control of sale and cash receipts.
In this research was used descriptive research, where the primary data such as the interview results with the company’s personnel and the secondary data such as organization structure and the documents that related to sale system and cash receipts. The data were collected by the interview, observation, and library study. The analysis of data are both the descriptive and comparative methods.
The result of this research showed that the accounting system of sale and cash receipts that applied by PT Jasa Harapan Barat yetnot effective in doing internal control of the sale and cash receipts. That due to the accounting system of the sale and cash receipts in the company has double jobs at sale department and has no the department of accounting, credits, and collector in the system of sale and cash receipts. Furthermore the company still not construct the documents and accounting notes that reliable. The suggestion to company to formalize the accounting, credit, and collector department in a single part. Beside that my suggestion also the company to use the documents and accounting notes that reliable in backing the selling activity and cash receipt.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Penerapan sistem akuntansi yang sesuai dengan kondisi dan situasi yang dihadapi perusahaan dapat membantu perusahaan dalam menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan, melakukan pengawasan, dan mengoperasikan perusahaan secara efisien. Sejalan dengan perkembangan dunia usaha yang sangat kompetitif dewasa ini, maka penyediaan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola perusahaan dan juga sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem akuntansi yang dapat menghasilkan informasi akuntansi yang baik. Sistem akuntansi yang dirancang dan diimplementasikan sesuai dengan operasi perusahaan tentunya akan memperkuat sistem pengendalian intern atas harta, hutang, modal, pendapatan, dan beban perusahaan.
Bagi perusahaan dagang dan manufaktur, pendapatan utamanya berasal dari penjualan barang dagangan baik secara tunai maupun kredit. Sistem Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam sistem penjualan tunai, perusahaan mewajibkan pembeli melakuka n pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.
Dalam transaksi penerimaan kas dari piutang, fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. Apabila kedua fungsi tersebut digabungkan, maka akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan yang memegang tugas tersebut untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Pemisahan kedua fungsi ini dapat mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan lapping.
Setiap perusahaan harus dapat merancang suatu sistem akuntansi dan pengendalian intern yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Terdapat hubungan yang timbal balik antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern yaitu, pengendalian intern tidak mungkin berjalan tanpa adanya sarana (alat) yang menjalankannya, yaitu sistem akuntansi. Sedangkan sistem akuntansi dapat dikatakan efektif bila didalamnya terdapat unsur-unsur pengendalian intern
sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penjualan dan peneriman kas. Sehingga, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
PT Jasa Harapan Barat adalah suatu perusahaan industri yang memproduksi dan memasarkan minuman ringan cap Badak. PT Jasa Harapan Barat melakukan penjualan secara tunai maupun kredit. Perusahaan belum sepenuhnya menerapkan sistem dan prosedur yang tepat dalam kegiatan penjualan dan penerimaan kas untuk dapat menghasilkan pengendalian intern yang baik. Perusahaan tidak menggunakan catatan akuntansi yang memadai dalam melakukan setiap aktivitas penjualan dan penerimaan kas. Di dalam perusahaan ini juga terlihat adanya peran ganda yang dilakukan oleh bagian penjualan (salesaman), dimana salesman melaksanakan fungsi penjualan, penagihan, dan juga pencatatan transaksi sekaligus. Peran ganda ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya penyelewengan, kecurangan, dan manipulasi terhadap penjualan dan penerimaan kas yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: “Apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan pada PT Jasa Harapan Barat telah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas?”
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan dan menganalisa apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan oleh PT Jasa Harapan Barat sudah efektif sehingga dapat mendukung pengendalian intern penjualan dan peneriman kas.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan lebih luas mengenai sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.
2. Bagi perusahaan, penelitian ini dapat dijadikan sebagi masukan bagi perusahaan mengenai penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang baik.
E. Kerangka Konseptual
PT Jasa Harapan Barat dalam kegiatan sehari-hari melakukan penjualan tunai dan kredit untuk memperoleh pendapatan atau penerimaan kas. Dalam melaksanakan penjualan dan penerimaan kas dengan baik, perusahaan memerlukan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Perusahaan juga harus memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern dalam menyusun sistem akuntansi tersebut sehingga perusahaan dapat memperoleh informasi akuntansi yang akurat. Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara lebih efektif dan lebih efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
PT JASA HARAPAN BARAT
PENERIMAAN KAS PENJUALAN
SISTEM PENGENDALIAN
INTERN
INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS YANG AKURAT
SISTEM AKUNTANSI
TUJUAN PERUSAHAAN
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Akuntansi
1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi
Sebelum membahas mengenai sistem akuntansi maka terlebih dahulu akan diberikan pengertian mengenai sistem dan akuntansi. Menurut Widjajanto (2001:2), “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output”. Defenisi di atas bermakna bahwa dalam suatu sistem harus ada tiga tahapan penting yaitu: (1) input berupa masukan, penggerak, atau pemberi tenaga di mana sistem tersebut dioperasikan, (2) proses yang merupakan aktivitas yang mengubah input menjadi output, dan (3) output adalah hasil operasi yang berati tujuan, sasaran bagi suatu sistem.
Mulyadi (2001:2) mengatakan bahwa, “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari defenisi tersebut, dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Menurut Arens and Loebbecke (1997:3), “Akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambil keputusan”.
Agar data keuangan tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar perusahaan, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna. Jadi informasi yang datanya berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi akuntansi dan sistem yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dinamakan sistem informasi akuntansi atau sistem akuntansi.
Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya akan diuraikan pengertian dari sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan sarana yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola perusahaan dan menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditur, dan pihak lain yang berkepentingan. Sarana tersebut dapat berupa peraturan, kebijaksanaan, catatan, prosedur, dan hubungan keorganisasian yang didesain untuk mengendalikan kegiatan serta sumber-sumber yang dimiliki perusahaan.
Menurut Howard F. Stettler (19991:4), “Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi”.
Menurut IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 paragraf 34), “Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan“.
Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor penting. Menurut Baridwan (1998:7) faktor-faktor tersebut adalah:
1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai.
2. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip pengendalian intern.
3. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, yaitu berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relative tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan informasi.
Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (2001:189) adalah: 1. sah
2. telah diotorisasi 3. telah dicatat
4. telah dinilai secara wajar 5. telah digolongkan secara wajar
6. telah dicatat pada periode yang seharusnya
7. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas secara benar.
Sistem akuntansi dibuat untuk menagani sesuatu hal yang berulang kali atau rutin terjadi. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang diterapkan suatu perusahaan berbeda-beda, ini disebabkan karena perbedaan jenis, sifat, besar kecinya suatu perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan kebijakan perusahaan.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) adalah :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realiability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:3), “Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan”.
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti: papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara meyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain.
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
b. Catatan
Catatan yang digunakan terdiri atas jurnal, buku besar, dan buku pembantu.
1. Jurnal
multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai bagi perusahaan kecil. Jika usaha peruasahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Dalam hal ini, mulai diperlukan jurnal khusus (special journal) selain jurnal umum tersebut. Setiap jurnal khusus dirancang untuk
mencatat satu jenis transaksi yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Jurnal khusus yang biasanya digunakan oleh perusahaan berskala kecil dan menengah adalah:
a. Jurnal pendapatan (revenue journal) digunakan hanya untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Penjualan produk dicatat pada jurnal penjualan yang mirip dengan jurnal pendapatan.
b. Jurnal penerimaan kas (cash receipts journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan.
c. Jurnal pembelian (purchases journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian secara kredit (purchases on account). Dalam jurnal ini, akan terlihat perkiraan pembelian dan hutang.
Dalam jurnal terdapat peringkasan data yang hasil peringkasanya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
2. Buku besar
Buku besar utama (primary ledger) yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Buku besar umum terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
3. Buku besar pembantu
Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.
c. Laporan
Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan, yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, dan laporan arus kas digunakan untuk periode waktu tertentu. Sedangkan data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu.
B. Sistem Akuntansi Penjualan
Sistem akuntansi penjualan terdiri dari organisasi dokumen dan catatan yang digunakan, serta prosedur-prosedur yang membentuk sistem penjualan.
1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah:
a. Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
b. Pita register kas (cash register tape) merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita Register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang
dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
e. Bukti memorial merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga produk yang dijual selama periode akuntansi.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: a. Jurnal penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan
meringkas data penjualan.
b. Jurnal penerimaan kas, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
c. Jurnal umum, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d. Kartu persediaan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
e. Kartu gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:469) adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyerahan barang
4. Prosedur pencatatan penjualan tunai 5. Prosedur penyetoran kas ke bank 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas
Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai, melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1. Bagian order penjualan
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima order dari pembeli
b. Mengisi faktur penjualantunai rangkap tiga dengan distribusi:
Lembar 1 : Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian Kasa.
Lembar 2 : Dikirim ke gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli.
Lembar 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur tersebut.
2. Bagian Kasa (Kasir)
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan
b. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai
c. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas
e. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. f. Mengisi bukti setor bank rangkap tiga dan segera menyetorkan kas yang
diterima dari hasil penjualan tunai ke bank
g. Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut:
Lembar 1 : Diserahkan ke bank bersama dengan kas yang disetor Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal
Lembar 3 : Disimpan dalam arsip bagian kasir berdasarkan urutan tanggal setor
3. Bagian Gudang
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualn tunai
b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman barang ke dalam kartu gudang.
c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang, beserta dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2
4. Bagian Pengiriman Barang
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari bagian gudang.
c. Membandingkan kedua faktur tersebut dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah harga barang telah dibayar
d. Menyerahkan barang kepada pembeli.
e. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut:
Lembar 1 : Diserahkan ke bagian jurnal dilampiri dengan pita register kas
Lembar 2 : Diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahan barang (sebagai slip pembungkus)
5. Bagian Akuntansi (Jurnal)
a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman
b. Mencatat transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan berdasarkan faktur penjualan tunai lembar ke-1
c. Mengirimkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas ke bagian kartu persediaan.
d. Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir dan mencatatnya dalam jurnal penerimaan kas
e. Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor.
f. Menerima bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian persediaan dan mencatatnya ke dalam jurnal umum g. Mengarsipakan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga
6. Bagian Kartu Persediaan
a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal
b. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai
c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai
d. Secara periodik (misalnya dalam akhir bulan) membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan
e. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisa kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggaan. Berbagai tembusan surat order pengiriman antara lain: surat order pengiriman, tembusan kredit, surat pengakuan, surat muat, slip pembungkus, tembusan gudang, arsip pengendalian pengiriman, dan arsip index silang.
2. Faktur penjualan dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain: faktur penjualan, tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan
4. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit antara lain:
1. Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya.
3. Kartu persediaan adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
4. Kartu gudang adalah catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Fungsi Penjualan
pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertangggung jawab untuk menyimpan barang dan meyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertangggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
4. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
5. Fungsi Akuntansi
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:219) adalah sebagai berikut:
1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam pelaksanan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberpa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut:
1. Bagian order penjualan
a. Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap-9 dan faktur rangkap-5, dengan distribusi:
Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim.
Lembar 2,3,4,5 : Untuk bagian pengiriman
Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.
Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.
b. Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad.
c. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut.
d. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian penagihan.
e. Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke-9. 2. Bagian kredit
a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan. b. Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian
kredit kepada pelanggan.
c. Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke-7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi.
3. Bagian gudang
a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut.
b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang.
4. Bagian pengiriman barang
a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian gudang
b. Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualaan yang didistribusikan kepada:
Lembar 1,2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan
Lembar 3 : Diserahkan perusahaan angkutan umum beserta barang Lembar 4 : Arsip bagian pengiriman menurut nomor
Lembar 5 : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
5. Bagian penagihan
a. Setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap lima yang didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan
Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2
6. Bagian piutang
a. Mencatat piutang yang timbul dari transasksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke-2.
b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 menurut nomor urut.
7. Bagian kartu persediaan
a. Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan.
b. Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke-3,
c. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur, d. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara peiodik selama
periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan.
e. Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal).
8. Bagian jurnal
a. Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan.
b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya. c. Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
d. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya.
Dalam transaksi penjualan, tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pelanggan melakukan pengembalian barang yang telah dipesannya kepda perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan.
C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Menurut IAI dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004 SA Seksi 319 paragraf 06), “ Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro”. Kas merupakan alat pembayaran yang siap digunakan sebesar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat meliputi uang kertas dan logam, cek, wesel. Peneriaman kas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain peneriman dari piutang, penjualan tunai, ataupun penerimaan kas yang berasal dari penjualan aktiva tetap perusahaan. Pada bagian ini, penulis hanya akan menguraikan sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit atau piutang, karena sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya pada pembahasan sistem akuntansi penjualan tunai.
akan melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
1. Surat pemberitahuan merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan.
2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan.
3. Bukti setor bank merupaakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.
4. Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan kredit (putang) adalah:
1. Jurnal penerimaan kas 2. Kartu piutang
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Fungsi sekretariat
perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek atau uang tunai dari fungsi sekretariat (penagih perusahaan) dan segera menyetorkan kas yang diterima dalam jumlah yang penuh.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi pemeriksa intern
Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut:
1. Bagian piutang
a. Membuat daftar piutang yang ditagih (DPD) rangkap tiga dan mendistribusikannya kepada:
Lembar 1 : Kepada bagian penagihan Lembar 2 : Kepada bagian kasir (kasa)
Lembar 3 : Arsip bagian piutang menurut nomor urut
b. Menerima daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 dan surat pemberitahuan (SP) dari bagian penagihan.
c. Mencatat mutasi (berkurangnya) piutang ke dalam kartu piutang menurut SP dan DSP lembar ke-2
d. Mengarsipkan DSP lembar ke-2 dan SP menurut nomor urut. 2. Bagian penagihan
a. Menerima daftar piutang yang ditagih lembar ke-2 dari bagian piutang. b. Melakukan penagihan ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih
tersebut.
d. Membuat daftar surat pemberitahuan rangkap dua dan mendistribusikannnya kepada:
Lembar 1 : Diserahkan kebagian kasa beserta cek atau uang tunai yang diterima.
Lembar 2 : Diserahkan ke bagian piutang beserta surat pemberitahuan e. Mengarsipkan daftar piutang yang ditagih (DPD) menurut nomor urutnya. 3. Bagian kasa (kasir)
a. Menerima DPD lembar ke-2 dari bagian piutang
b. Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari bagian penagihan
c. Membandingkan DPD lembar ke-2 dengan cek atau uang tunai dan SP apakah sesuai.
d. Membuat bukti setor
e. Menyetorkan cek atau uang tunai ke bank
f. Menyerahkan bukti setor, daftar piutang yangditagih (DPD) lembar ke-2 dan daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 ke bagian akuntansi (jurnal)
4. Bagian akuntansi (jurnal)
b. Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor, DPD, dan DSP dengan jurnal:
Kas ×××
Piutang usaha ×××
D. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Pengendalian intern menurut Warren, Reeve, and Fees (2005:227) adalah, “Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan perusahaan telah diikuti”.
Menurut Mulyadi (2001:163), “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, megecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 paragraf 06) mendefenisikan pengendalian intern sebagai berikut,
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain dalam entitas yang didesain untuk memberi keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.
Dari defenisi pengendalian intern diatas, terdapat beberapa konsep dasar yang harus diperhatikan yaitu:
2. Pengendalian intern dijalankan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain.
3. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.
4. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
Tujuan diterapkannya sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Menjaga kekayaan organisasi. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah hilang atau rusaknya kekayaan organisasi, serta untuk menemukan kekayaan yang hilang pada saat yang tepat.
3. Mendorong efisiensi. Pengendalian intern dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan serta mencegah penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik maka manajemen perusahan menyusun berbagai prosedur dan peraturan. Pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.
Selain untuk tujuan di atas, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dengan sedemikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control).
Unsur-unsur pengendalian intern menurut C. Rollin Niswonger (1999:184) terdiri dari:
1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian Risiko
3. Prosedur Pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring 5. Informasi dan komunikasi
Unsur-unsur pengendalian intern diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan.
2. Penilaian Resiko
Setiap organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan anlisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3. Prosedur pengendalian
perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.
4. Pemantauan atau monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dapat dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.
5. Informasi dan komunikasi
Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikannya terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
Menurut Mulyadi (2001:164) unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
3. Praktik sehat dalam melaksanaakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut disajikan pada gambar 2.4 berikut ini.
Gambar 2.4
Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Sumber : Mulyadi, 2001, Sistem Akuntasni, Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Salemba Empat, Jakarta, hal 165
Unsur-unsur tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Praktik yang sehat
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajarannya sesuai fungsinya. Uraian tugas tersebut tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur (procedure manual) dalam bentuk peraturan-peraturan pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Agar prosedur dan peraturan-peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagan alir prosedur dan didukung oleh formulir-formulir.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalain intern yang lain
2. Keterbatasan Pengendalian Intern
Pengendalian intern setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Beberapa keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern antara lain:
a. Kesalahan dalam pertimbangan. Manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lainnya.
b. Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan.
c. Kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan tidak berjalannya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang telah dirancang.
e. Biaya lawan manfaat. Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalain intern tersebut. Manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.
3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas a. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Tunai
Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas (kasir) dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tuani dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.
d. Pencatatan ke dalam jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
3. Praktik yang sehat
a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
c. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
b. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah:
1. Struktur organisasi
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan kredit. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
c. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada ditangan Direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan), bukti kas masuk, dan memo kredit.
g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
3. Praktik yang sehat
a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian
catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
c. Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
1. Struktur organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama perusahaan atau dengan cara pemindahbukuan (giro bilyet)
b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3. Praktik yang sehat
b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan bagai kasa maupun ditangan penagih perusahaan harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance).
E. Peranan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas dalam Mendukung Pengendalian Intern
Sistem akuntansi mempunyai beberapa fungsi penting di dalam organisasi, begitu juga dengan pengendalian intern. Hubungan antara sistem akuntansi dan pengendalian intern dapat terlihat dari beberapa fungsi dan tujuan yang sama-sama hendak dicapai oleh keduanya. Pengendalian intern merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai berbagai tujuan, seperti menjaga aktivitas perusahaan, memberikan informasi yang akurat dan andal, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kepatuhan terhadap kebijakan yang telah ditetapkan.
Untuk mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, sistem akuntansi memberikan dukungan dengan memanfaatkan sistem tata buku berpasangan. Sistem pembukua n ini mengharuskan perbandingan antara jumlah debet dan jumlah kredit pada saat penyusunan neraca saldo, sehingga akan memberikan suatu pengawasan terhadap ketelitian proses pembukuan.
Dari segi efisiensi pelaksanaan operasi perusahaan, sistem akuntansi juga memberikan andil besar. Manajemen dapat menetapkan standar biaya produksi dalam aktivitas operasionalnya. Adanya informasi perbandingan antara biaya standar dengan biaya yang sesungguhnya terjadi dapat digunakan manajer untuk mengidentifikasi penyebab perbedaan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan sehingga efisiensi usaha akan lebih mudah dicapai.
Sistem akuntansi juga mempunyai peranan dalam rangka mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Sistem akuntanssi akan mengolah data transaksi menjadi informasi, informasi ini kemudian akan dikomunikasikan dalam bentuk laporan pelaksanaan. Sebagai contoh, manajemen membuat kebijakan pemberian kredit kepada langganan sampai pada batas tertentu atas persetujaun dari manajemen tertinggi. Dalam hal ini sistem akuntansi akan menghasilkan laporan dari analisa piutang. Dari laporan ini manajemen dapat melakukan penilaian apakah kebijakan pemberian kredit ini ditaati dan jika diperlukan akan mengambil tindakan perbaikan.
unsur pengendalian intern didalamnya. Dan juga untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik maka diperlukan sistem akuntansi sebagai acuannya.
Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang baik dan benar dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern hasil penjualan dan penerimaan kas. Artinya, melalui sistem akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penjualan dan peneriman kas. Sehingga, perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan berupa studi deskriptif yaitu suatu penelitian yang mendeskripsikan secara sistematis, aktual, dan akurat mengenai sifat- sifat dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian.
B. Jenis Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Data primer, yaitu data yang didapat dari penelitian langsung dari perusahaan yang memerlukan pengolahan lebih lanjut seperti hasil wawancara dengan bagian penjualan dan bagian kas pihak perusahaan dan hasil observasi perusahaan.
C. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:
a. Teknik wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak perusahaan, dalam hal ini pihak manajemen yang berhubungan dengan penjualan dan penerimaan kas
b. Teknik observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan langsung terhadap dokumen dan aktivitas yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.
c. Teknik kepustakaan, yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan informasi yang diperluakn melalui buku-buku, literatur-literatur, artikel-artikel, dan lain-lain yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.
D. Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan oleh penulis adalah:
b. Metode komparatif, yaitu metode menganalisis data yang dilakukan dengan membandingkan teori dengan praktik yang dilakukan dalam perusahaan dan kemudian mengambil kesimpulan, selanjutnya memberi saran dari hasil perbandingan tersebut.
E. Lokasi dan Waktu Penelitian
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum PT Jasa Harapan Barat a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Jasa Harapan Barat adalah suatu perusahaan yang bergerak dalam usaha perdagangan yang memasarkan minuman ringan (soft drink) yang terletak di Jalan Medan-Tanjung Morawa Km. 7,5 Medan. Perusahaan ini merupakan anak cabang dari PT. Pabrik Es Siantar yang berkedudukan di Pematang Siantar dan telah lama dikenal di tengah-tengah masyarakat Sumatera Utara. Pada mulanya PT. Pabrik Es Siantar didirikan di Pematang Siantar pada tahun 1916 oleh seorang bernama Swiss yang pada mulanya perusahaan in diberi nama “Ice Siantar N. V”.
Pada tahun 1967 pengusaha Nasional Indonesia membeli saham perusahaan tersebut dan sejak tahun tersebut nama perusahaan dirubah menjadi “PT. Pabrik Es Siantar”. Pada dasarnya PT. Pabrik Es Siantar bergerak di bidang industri, antara lain:
1. Pabrik es batangan
2. Pabrik minuman ringan (soft drink)
Seiring dengan perkembangan zaman yang demikian pesat dari segi kemajuan teknologi maupun pertumbuhan ekonomi, dirasakan adanya permintaan akan minuman ringan yang semakin besar dan meningkat. Hal ini menyebabkan PT Pabrik Es Siantar, sebagai pabrik langsung, merasakan kesulitan dengan sistem pemasarannya untuk menjangkau seluruh konsumen khususnya di daerah Sumatera Utara. Maka pada tanggal 18 November 1985, dibentuk beberapa perusahaan anak yang khusus menangani masalah pemasaran minuman ringan (soft drink) yang diberi nama “PT Jasa Harapan Barat”, yang berdomisisli di Medan dan khusus melayani pemasaran minuman ringan khususnya Kotamadya Medan dan sekitarnya.
Sampai saat ini jenis minuman ringan yang dipasarkan oleh perusahaan ini adalah sebagai berikut:
1. Badak Group a. Sarsaparilla b. Orange Pop c. Soda Water d. Badak Cola e. Raspberry f. Annanas 2. Mirinda Orange 3. Mirinda Strawberry 4. Seven Up
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dengan kata lain, struktur organisasi merupakan suatu struktur yang menggambarkan pola hubungan kerja antara sua badan atau lebih dalam suatu susunan hierarki serta pertanggungjawaban dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula.
Pada umumnya setiap organisasi memiliki struktur organisasi agar kegiatan usaha dapat dilakukan dengan baik, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efektif. Yang membedakan struktur organisasi pada perusahaan besar dan kecil adalah tingkat kerumitan masalah yang dihadapi dan disesuaikan dengan jenis dan kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan.
Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan diselesaikan dengan ketentuan yang berlaku. Struktur organisasi bukanlah merupakan suatu tujuan, tetapi merupakan alat untuk menempatkan personil sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing, sehingga memudahkan bagi pimpinan untuk mengadakan pengendalian terhadap tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
Struktur organisasi PT Jasa Harapan Barat merupakan struktur organisasi garis (Line Organization Structure) yang dipimpin oleh seorang General Manager yang memberikan tugas dan wewenang kepada masing-masing bagian untuk menangani unit kerjanya masing-masing.
