BNP Keseluruhan Kriteria
4.4. Analisis Sistem Informasi 1. The Task
4.4.1.2. Sistem Definition
4.4.1.3.1. Sistem Berjalan
Proses pengadaan bahan baku pada PT. Baria saat ini didukung oleh beberapa bagian fungsi bisnis antara lain bagian purchasing, bagian PPIC, bagian gudang, dan finance. Proses pengadaan bahan baku juga masih berjalan secara semi manual dimana dibantu dengan beberapa perangkat
komputer, telepon, fax dan email sebagai sarana komunikasi antara bagian. Komunikasi dan koordinasi semakin terhambat karena perbedaan lokasi. Dimana bagian purchasing dan finance berada di kantor pusat (Jakarta) sedangkan bagian gudang dan produksi berada di pabrik (Cikarang). Komunikasi antara bagian – bagian tersebut menggunkan telepon, fax dan
email.
Penggunaan komputer hanya sebatas pada penggunaan program-program yang sifatnya berdiri sendiri, seperti M icrosoft Word dan M icrosoft Excel, yang dikombinasi dengan beberapa pencatatan secara manual menggunakan kertas.
Peran dari setiap bagian secara detil adalah sebagai berikut :
• Bagian gudang akan melakukan pengecekan dan pencatatan onhand bahan baku atau stok yang terdapat di gudang bahan baku tanpa menggunakan sistem yang baku (standar), hanya berbasis pada penggunaan M icrosoft Excel yang diubah secara terus-menerus dan dikombinasikan dengan menggunakan database produk maupun bahan baku menggunakan M icrosoft Access.
• Bagian PPIC melakukan penghitungan, pembuatan dan mencatat rencana pengadaan bahan baku atau material resource planning (M RP) yang dibutuhkan pada kegiatan produksi dengan menggunakan M icrosoft Excel.
• Bagian finance berperan pada pembayaran ke supplier. Pembayaran ini akan dilakukan apabila bahan baku telah diterima. Pengecekan bahan
baku telah diterima atau belum berdasarkan arsip M RF yang dikirim oleh bagian gudang.
• Untuk bagian purchasing dalam mendapatkan penawaran (quotation) dari
supplier - supplier menggunakan telepon dan menerima print out
penawaran dari fax. Kemudian penawaran supplier - supplier tersebut akan diteruskan ke manajer purchasing. Setelah itu manajer purchasing yang akan menilai dan memilih supplier yang akan digunakan yang kemudian akan dikonfirmasi ke Staff purchasing. Selain itu bagian
purchasing juga melakukan pencatatan data – data purchase order (PO),
outstanding PO (PO yang bahan bakunya belum diterima) dan supplier
seperti lead time, kapasitas supplier, harga terakhir, dan lain – lain kedalam M icrosoft Excel.
Gambar 4.20 Rich picture sistem berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada perusahaan digambarkan Rich picture sistem bejalan. Secara secara lebih mendetil dijelaskan dibawah ini :
1. Bagian gudang akan selalu melakukan pengecekan onhand bahan baku yang tersedia di gudang untuk setiap minggunya. Data – data ini dicatat pada M icrosoft Excel. Yang kemudian data – data tersebut akan dilaporkan ke bagian PPIC.
2. Data onhand stok bahan baku yang diterima bagian PPIC akan digunakan dalam perhitungan rencana pengadaan bahan baku.
3. Apabila jumlah stok bahan baku yang tersedia tidak mencukupi untuk produksi, maka bagian PPIC akan melakukan permintaan pengadaan
bahan baku pada bagian purchasing dengan menyerahkan purchase
requisition (PR). Purchase requisition berisi data – data bahan baku yang
ingin dilakukan pemesanan kembali, jumlah pemesanan dan kapan bahan baku itu harus diterima. Purchase requisition harus disetujui oleh manajer PPIC sebelum dikirim ke bagian purchasing.
4. Dari PR yang diterima, maka bagian purchasing akan melakukan pencarian data – data supplier. Data – data supplier ini hanya dicatat pada M icrosoft Excel dan sering kali data – data supplier tidak tercatat dengan baik dan rapi. Apabila pembelian bahan baku akan dilakukan pada
supplier baru maka pencarian dilakukan menggunakan media komunikasi
seperti yellow pages, surat kabar, search engine internet atau referensi – referensi lain. Oleh karena itu pencarian data supplier memakan waktu yang cukup lama yang akan memperpanjang lead time dan menghambat produksi. Setelah mendapatkan data – data dari supplier – supplier yang diinginkan, maka bagian purchasing akan melakukan negosiasi dan meminta penawaran ke supplier – supplier via telepon dan fax.
5. Supplier – supplier akan memberikan penawaran atau quotation via fax. Pada quotation bisaanya berisikan informasi mengenai spesifikasi bahan baku, harga, jumlah yang bisa dipenuhi dan informasi – informasi lainnya.
6. Dari quotation – quotation yang terkumpul, bagian purchasing akan merangkum menjadi lebih sederhana. Hasil rangkuman quotation akan diteruskan ke manajer purchasing sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan supplier.
7. Hasil pemilihan supplier kemudian akan dikonfirmasi oleh manajer
purchasing ke Staff purchasing. Konfirmasi yang dilakukan hanya secara
lisan.
8. Dari konfirmasi pemilihan supplier, bagian purchasing akan membuat
purchase order (PO). PO akan dibuat sebanyak tiga rangkap, rangkap
pertama akan diserahkan ke supplier, rangkap kedua akan diteruskan ke bagian gudang dan rangkap ketiga akan diarsipkan. PO akan berisikan data – data bahan baku yang ingin dilakukan pemesanannya.
9. PO yang diterima oleh bagian gudang akan diarsipkan dan digunakan untuk pengecekan pada saat penerimaan bahan baku.
10. Supplier akan mengirimkan bahan baku yang telah dipesan beserta surat jalan sebagai bukti pengiriman.
11. Pada saat bahan baku telah sampai, bagian gudang akan melakukan pengecekan bahan baku tersebut yang dibantu bagian lab sebagai quality
control. Pengecekan yang dilakukan yaitu pengecekan jumlah, spesifikasi
dan kualitas bahan baku. Apabila ketidak sesuaian dalam jumlah yang banyak maka bahan baku tidak akan diterima dan dikembalikan ke
supplier. Sebaliknya jika jumlah yang tidak sesuai masih dalam batas
tolerasi maka bahan baku tetap diterima dan sisa bahan baku yang tidak sesuai akan diretur.
12. Apabila terdapat cacat atau ketidak sesuaian pada bahan baku yang telah diterima, maka akan dilakukan retur ke supplier.
13. Setiap dilakukan retur, bagian gudang akan membuat retur form sebanyak dua rangkap, rangkap pertama akan diteruskan ke bagian
finance dan rangkap kedua akan diarsipkan.
14. Setelah bahan baku diterima, bagian gudang harus melakukan konfirmasi bahan baku yang dipesan telah diterima ke bagian PPIC. Konfirmasi yang dilakukan bisaanya secara lisan.
15. Dengan dilakukannya penerimaan bahan baku yang dikirim supplier, bagian gudang akan membuat material recieve form (M RF) sebanyak dua rangkap sebagai tanda telah diterimanya bahan baku yang dipesan. Rangkap pertama akan diteruskan ke bagian finance dan rangkap kedua akan diarsipkan.
16. Supplier akan melakukan penagihan dengan mengirimkan invoice.
17. Berdasarkan M RF dan RF yang diterima, bagian finance akan melakukan pembayaran pada saat dilakukan penagihan oleh supplier. M RF digunakan sebagi bukti bahan baku telah diterima. RF sebagai bukti telah dilakukannya retur ke supplier. Setiap retur yang dilakukan akan diuangkan dan langsung mengurangi jumlah pembayaran.
Bedasarkan penjelasan sistem berjalan, terdapat berbagai kekurangan yang berdampak pada perusahaan yaitu sebagai berikut:
• Sistem pencatatan dan perhitungan yang hanya menggunakan Microsoft Excel memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan (human error) sangat tinggi karena tiap-tiap bagian harus melakukan pengecekan terus-menerus mengingat tidak ada suatu pesan kesalahan yang menunjukkan apabila terjadi perubahan yang harus diwaspadai oleh tiap bagian.
• Komunikasi menggunakan telepon ataupun fax dirasa sangat mengganggu, karena terjadi alur informasi secara terus-menerus. Dalam satu hari bagian PPIC dapat menelepon bagian gudang secara berkali-kali.
• Pertukaran informasi dan data yang masig manual menyebabkan informasi yang diberikan pun bersifat verbal, tidak tercatat dalam bentuk yang terdokumentasi, sehingga sangat mengandalkan daya ingat dari individu. Dan juga sering terjadi kesalahan karena individu yang menerima informasi melupakan suatu detil yang penting.
• Penggunaan program komputer yang tidak terintegrasi pun dirasa menimbulkan masalah. Karena tidak adanya suatu standar format data, maka tiap-tiap bagian dalam menerima informasi akan memperoleh data yang harus diubah terlebih dahulu sesuai dengan standar divisi mereka, sehingga proses ini memakan banyak waktu yang sebenarnya tidak perlu. • Proses evaluasi dan seleksi supplier yang secara garis besar hanya
mempehitungkan harga, membuat supplier yang terpilih tidak dapat memenuhi semua aspek yang diharapkan perusahaan. Hal ini menyebabkan service level dari supplier semakin menurun dari waktu ke waktu.
• Tidak pernah dilakukannya evaluasi peforma dan kinerja supplier baik itu mencatat atau mengontrol kinerja, menyebabkan penurunan performa
• Penilaian pada pemilihan supplier hanya dilakukan oleh satu orang yaitu manajer purchasing, hal ini mengindikasikan proses penilaian sangat subjektif karena sangat bergantung pada satu orang. Hal ini menyebabkan hasil pemilihan supplier masih terdapat kesalahan dan subjektivitas. 4.4.1.3.2. Sistem Usulan
Dari kelemahan dan kekurangan yang dimiliki sistem berjalan maka dikembangkan sistem usulan yang dapat mengakomodasi kelemahan dan kekurangan pada sistem berjalan. Sistem yang diusulkan, merupakan suatu sistem informasi yang dapat mendukung dan mengintegrasikan kegiatan – kegiatan utama bagian – bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan baku. Proses pengandaan bahan baku ini dilakukan dengan cara tender yang berbasiskan web (E-Procurement). Pada sistem ini proses pengadaan bahan baku tidak terfokus pada satu supplier saja. Dan sistem informasi ini juga harus dapat mendukung dalam pengambilan keputusan pemilihan supplier. Dengan sistem ini diharapkan proses pengadaan bahan baku dapat dilakukan dengan lebih cepat, pertukaran data yang lebih baik dan hasil pemilihan
supplier yang lebih baik. Pada gambar Rich picture sistem usulan
Gambar 4.21 Rich picture sistem usulan
Rich picture sistem secara lebih mendetil dijelaskan dibawah ini :
1. Bagian gudang akan selalu melakukan pengecekan onhand bahan baku yang tersedia di gudang untuk setiap minggunya. Hasil pengecekan tersebut akan dicatat ke dalam sebuah file M icrosoft Excel.
2. Hasil pengecekan dan pencatatan onhand bahan baku akan diinput ke sistem informasi dalam bentuk file.
3. Onhand bahan baku yang diinput oleh bagian gudang dapat dilihat oleh bagian PPIC dapat digunakan dalam perhitungan rencana pengadaan bahan baku.
4. Apabila jumlah stok bahan baku yang tersedia tidak mencukupi untuk produksi, maka bagian PPIC akan melakukan permintaan pengadaan bahan baku pada bagian purchasing dengan membuat purchase
requisition (PR) melalui sistem informasi.
5. Dari PR yang telah dibuat oleh Staff PPIC dapat dilihat dan disetujui oleh manajer PPIC melalui fungsi approval dari sistem informasi.
6. Bagian PPIC dapat melihat sampai sejauh mana status PR yang dikirimkan telah diproses, dari PR diterima hingga bahan baku diterima oleh bagian gudang dan siap digunakan untuk produksi.
7. PR yang telah dibuat dan disetujui oleh manajer PPIC dapat dilihat oleh bagian purchasing. Dari PR yang diperoleh tersebut, bagian purchasing akan melakukan pengecekan supplier quotation yang active untuk bahan baku yang dipesan. M aksud dari SQ active adalah SQ yang berlaku dan akan digunakan untuk pemenuhan satu bahan baku untuk masa satu periode. Status active pada SQ ini hanya akan berlaku selama satu periode saja. Apabila tidak terdapat SQ active untuk bahan baku tersebut, maka akan dibuat RFQ (dilanjutkan ke langkah ke-8). Dan apabila sudah terdapat SQ active untuk bahan baku tersebut, RFQ tidak akan dibuat lagi tetapi langsung dilakukan pembuatan PO (dilanjutkan ke langkah ke-16).
8. Dari PR tersebut bagian purchasing akan membuat request of quotation (RFQ) melalui sistem. RFQ ini berisikan pemintaan penawaran dari
supplier mengenai bahan baku yang ingin dipesan.
9. M anajer purchasing dapat melakukan kontrol RFQ yang telah dibuat apakah sesuai dengan PR. Selain itu manajer purchasing juga dapat melakukan approval RFQ apabila RFQ telah sesuai.
10. Dari RFQ yang telah disetujui atau di –approve oleh manajer purchasing,
Staff purchasing akan membuka tender degan membuat berita dan
informasi mengenai tender dan RFQ.
11. Berita mengenai tender dan RFQ akan dikirim secara otomatis ke alamat
email dari supplier – supplier yang telah terdaftar pada sistem. Berita
tersebut juga akan ditampilkan pada halaman depan dari web
E-Procurement yang dapat di dapat diakses tanpa harus login terlebih
dahulu. Hal ini bertujuan agar calon supplier yang belum pernah mendaftar dapat menjadi anggota dan berpartisipasi dalam kegiatan tender perusahaan. Untuk bisa mengikuti kegiatan tender, supplier harus
login terlebih dahulu pada web perusahaan atau register terlebih dahulu
jika supplier tersebut belum terdaftar.
12. Dari RFQ yang telah diterima, supplier dapat mengirimkan Supplier
Quotation (SQ) ke perusahaan. Isi dari SQ adalah informasi mengenai
penawaran supplier, seperti jumlah yang dapat dipenuhi, harga, waktu pengiriman dan informasi – informasi lainnya.
13. Dalam proses evaluasi dan pemilihan supplier, manajer purchasing dibantu dengan decision support sistem (DSS) yang terdapat pada sistem
informasi. Dalam proses evaluasi dan pemilihan supplier ini, Staff
purchasing mendesain kriteria dan polling penilaian yang akan digunakan
dalam evaluasi dan pemilihan supplier terlebih dahulu. Staff purchasing juga dapat menentukan siapa saja yang akan menjadi evaluator yang akan memberikan penilaian pada polling penilaian yang telah dibuat. Evaluator diambil dari karyawan yang dinilai berkompeten untuk memberikan penilaian.
14. Karyawan yang telah diberi akses sebagai evaluator, akan mendapatkan tampilan polling yang harus diisi.
15. Setelah dilakukan penilaian, maka sistem informasi akan melakukan perhitungan dengan metode Fuzzy AHP untuk menentukan supplier terbaik. Hasil perhitungan yang dapat dilihat manajer purchasing adalah grafik yang menunjukan nilai dari setiap supplier. Hasil perhitungan tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan manajer purchasing dalam menentukan supplier yang akan digunakan untuk pengadaan bahan baku. Setelah itu manajer purchasing melakukan konfirmasi supplier yang digunakan kepada Staff purchasing dengan menyetujui atau approval
supplier quotation yang dipilih.
16. Supplier quotation yang telah di setujui manajer purchasing akan diterima oleh Staff purchasing. Berdasarkan konfirmasi tersebut Staff
purchasing akan membuat purchase order.
17. Sebelum PO dikirim ke supplier, PO tersebut harus di-approve oleh manajer purchasing terlebih dahulu.
18. Bagian purchasing juga akan memuat pemberitaan supplier terpilih yang menandakan berakhirnya tender.
19. Supplier terpilih akan menerima pemberitaan melalui email atau melalui pesan dari sistem mengenai terpilihnya supplier tersebut dan PO yang harus dipenuhi.
20. Supplier akan mengirimkan bahan baku yang telah dipesan beserta surat jalan sebagai bukti pengiriman.
21. Bagian gudang akan melakukan pengecekan kesesuaian bahan baku yang dikirim. Pengecekan yang dilakukan mulai dari pengecekan kesesuaian spesifikasi, kesesuaian jumlah, kecatatan dan hal – hal lain yang bersangkutan. Bagian gudang akan dibantu bagian lab sebagai quality
control dalam pengecekan ini. Bila sesuai bahan baku tersebut akan
diterima.
22. Bila terdapat cacat bahan baku yang diterima maka bahan baku tersebut akan diretur.
23. Bagian gudang akan melakukan konfirmasi barang yang diterima dan barang yang diretur melalui material receiveform (M RF) untuk barang yang diterima. Dan retur form (RF) untuk barang yang diretur ke
supplier.
24. Supplier akan menerima pemeberitaan mengenai retur yang dilakukan. 25. Bagian finance akan menerima informasi dari bagian gudang mengenai
penerimaan barang melalui M RF dan retur melalui RF.
27. Berdasarkan PO, M RF dan RF yang diterima, bagian finance akan melakukan pembayaran pada saat dilakukan penagihan oleh supplier. PO digunakan untuk mengecek kesesuaian harga. Sedangkan M RF digunakan sebagi bukti bahan baku telah diterima. Dan RF sebagai bukti telah dilakukannya retur ke supplier. Setiap retur yang dilakukan akan diuangkan dan langsung mengurangi jumlah pembayaran.