BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.4. Sistem dan Strategi Pelayanan yang Dijalankan
Indonesia (Persero) Medan
Dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, PT Pos Indonesia (Persero) Medan menggunakan pola pelaksanaan tugas sesuai dengan struktur organisasi yang ada, dengan tiap-tiap bagian yang terdiri dari Kepala Bagian, Staff-Staff serta karyawan bagian yang hanya melakukan tugas dan kewajiban sesuai dengan tanggung jawab yang telah diatur dalam Sruktur Ogansisasi. Masing-Masing bagian pekerja secara independen dan khusus pada bidangnya sebagai contoh bagian pengiriman diserahkan pada bagian pelayanan jasa pos. Spesialisasi ini dimaksudkan
Aisyah Nasution : Analisis Determinan Permintaan Masyarakat Kota Medan Terhadap Jasa Pengiriman Paket Pos Pada PT. Pos Indonesia (Persero) (Studi Kasus : Kantor Pos Besar Medan), 2009.
USU Repository © 2009
adalah untuk menghindari dan menekan sekecil mungkin hal-hal yang tidak diinginkan, seperti kesimpang siuran tugas dan tanggung jawab, kesalahan-kesalahan dalam hal-hal pelayanan pos, tumpang tindihnya tugas, serta penghematan biaya- biaya yang tidak perlu, dan masih banyak hal lainnya.
Dengan kata lain kebijaksanaan perusahaan dalam hal spesialisasi dalam pembagian kerja karyawannya dapat dikatakan sebagai upaya untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja perusahaan, yang diharapkan dengan itu bahwa perusahaan dapat meningkatkan kulaitas pelayanan jasa pos kepada para konsumen (masyarakat).
Berikut ini adalah contoh dari pembagian kerja oleh perusahaan terhadap karyawan yang dimaksudkan untuk dapat meningkatkan kualitas, efektifitas, efisiensi kerja perusahaan sebagai berikut:
1. Bagian Layanan Pengiriman Uang
Bagian ini mempunyai khusus melayani jasa-jasa pos sebagai berikut: a. Pengiriman wesel pos biasa
b. Pengiriman wesel pos kilat c. Pengiriman wesel pos khusus d. Pengiriman wesel pos berlangsung e. Pengiriman giro dan cek pos f. Pengiriman cek pos wisata g. Pelayanan dinas kwitansi pos.
Aisyah Nasution : Analisis Determinan Permintaan Masyarakat Kota Medan Terhadap Jasa Pengiriman Paket Pos Pada PT. Pos Indonesia (Persero) (Studi Kasus : Kantor Pos Besar Medan), 2009.
USU Repository © 2009
2. Bagian Bendaharawan atau Benda Pos dan Materai
Bagian ini khusus melayani atau bertugas dalam hal sebagai berikut:
a. Menyimpan persediaan BPM diempat yang disediakan (Khasanah) agar tidak rusak.
b. Menyimpan persediaan BPM agar mencukupi kebutuhan.
c. Melayani pembelian BPM dan benda berharga lainnya oleh petugas loket PKD, PKK, dan PKPP.
d. Membuat laporan khusus.
Dari contoh di atas dapat dilihat bahwa pembagian tugas karyawan telah diatur dan ditulis sangat jelas oleh perusahaan dan sesuai dengan fungsi dan jenis perusahaan, pembagian kerja pada PT. Pos Indonesia sangatlah jelas dan telah diatur dalam susunan organisasi perusahaan.
3. Pelayanan Bis Surat
Dalam pengeposan surat pos biasa dan kilat oleh masyarakat pemakai jasa pos maka disediakan bis surat yang dipasang di dinding dalam atau di luar bangunan pos dan juga di jalan-jalan sehingga masyarakat tidak harus ke kantor pos.
4. Pelayanan Tambahan Loket Terpadu (LT)
Jenis pelayanan ini digunakan untuk melayani masyarakat pada waktu tertentu seperti Hari Lebaran, Natal, Tahun Baru yang bertujuan untuk mengurangi antrian.
Aisyah Nasution : Analisis Determinan Permintaan Masyarakat Kota Medan Terhadap Jasa Pengiriman Paket Pos Pada PT. Pos Indonesia (Persero) (Studi Kasus : Kantor Pos Besar Medan), 2009.
USU Repository © 2009
Pelayanan yang dilakukan oleh pos untuk menjemput kiriman pos dari pelanggan yang mengirimklan dalam jumlah tertentu sekaligus. Manfaat bagi pelanggan adalah : Menghemat waktu, biaya transport, untuk memposkan kiriman pos ke kantor pos. sedangkan manfaat bagi pos adalah akan semakin banyak pelanggan yang menggunakan jasa pos (khusunya Big User) karena adanya pengingkatan pelayanan berupa jemputan.
6. Pelayanan Hari Ini Sampai (KHIS) dan Kiriman Esok Sampai (KES)
Dalam hal ini masyarakat sebagai pemakai jasa pos bebas memilih sesuai dengan tarif yang telah ditentukan.
7. Penagturan Jam dan Dinas Pegawai
Jenis pelayanan ini dilaksanakan untuk menghadapi permintaan yang melonjak di waktu tertentu seperti: Lebaran, Natal, Tahun Baru. Dalam hal ini diadakan pengaturan jam dinas pegawai (lembur) sampai malam untuk pemrosesan dan antaran.
8. Pemberian Discount
Jenis layanan ini diberikan bagi masyarakat yang menggunakan jasa pelayanan pos dalam jumlah besar tetapi tidak untuk surat biasa dan kilat.
Aisyah Nasution : Analisis Determinan Permintaan Masyarakat Kota Medan Terhadap Jasa Pengiriman Paket Pos Pada PT. Pos Indonesia (Persero) (Studi Kasus : Kantor Pos Besar Medan), 2009.
USU Repository © 2009
Dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat juga disediakan fasilitas kredit jika masyarakat bisa membayar biaya jasa pelayanan pos bulan depannya dengan tarif yang telah ditentukan.
10. Layanan Penyuluhan Filateli
Dalam memasyarakatkan dunia filateli maka diadakan penyuluhan penyuluhan ke sekolah-sekolah atau melalui media massa dan elektronik seperti: majalah, surat kabar, radio, dan televise.
11. Layanan Kotak Pos atau Tromolpos
Jenis layanan ini disediakan bagi masyarakat yang ingin rahasianya tidak ingin diketahui oleh orang lain, atau rahasia pelanggan terjamin karena diambil sendiri ke kantor kpos. Biaya dikenakan 24.000/tahun.
12. Perluasan Jangkauan Layanan
Untuk memperluas layanan kepada masyarakat dalam kota tetapi di luar kota maka diadakan perluasan jangkauan seperti:
a. Kantor Cabang
Sampai saat ini PT. Pos Indonesia (Persero) Medan memiliki kantor cabang sebanyak 40 buah.
Aisyah Nasution : Analisis Determinan Permintaan Masyarakat Kota Medan Terhadap Jasa Pengiriman Paket Pos Pada PT. Pos Indonesia (Persero) (Studi Kasus : Kantor Pos Besar Medan), 2009.
USU Repository © 2009
Yaitu: Jenis pelayanan yang biasanya menggunakan mobil untuk berkeliling kota untuk melayani masyarakat dalam pengeposan surat biasa, surat kilat atau lainnya sehingga masyarakat tidak harus ke kantor pos.
c. Pos Keliling Desa (PKD)
Yaitu: Sama seperti Pos keliling kota (PKK) tetapi daerah pelayanan kepada masyarakat yang bertempat tinggal di desa.
d. Penyediaan Customer Service
Yaitu: Fasilitas yang disediakan untuk menampung keluhan-keluhan masyarakat dan juga menjawab keluhan-keluhan tersebut. Masyarakat dapat menghubungi bagian customer service dengan menghubungi Pos Call 161.
e. Pengoptimalan Alat Transportasi
Yaitu: Dalam usaha meningkatkan pelayanan kepada masyarakat PT. Pos Indonesia (Persero) Medan terus mengoptimalkan alat-alat transportasi seperti: sepeda, motor, mobil untuk pengantaran ataupun penjemputan (untuk pick-up service) sehingga proses antaran dan jemputan semakin cepat.
