BAB V BIDANG PENGEMBANGAN, KERJASAMA DAN SISTEM INFORMAS
5.3. Sistem Informas
Fakultas Teknik UNDIP memiliki Sistem Informasi dengan nama Sistem Informasi Fakultas Teknik (SIFT) sejak bulan April 2005 dengan membangun jaringan serat optik yang menghubungkan seluruh jurusan/program studi di Fakultas Teknik dengan server yang berada di Dekanat yang dilengkapi dengan akses internet berkecepatan 5 Mbps. Pembuatan sistem ini dilakukan untuk mengantisipasi kebutuhan terhadap data yang akurat dan cepat guna
menunjang program-program yang bersifat akademis. Bersamaan dengan pembangunan perangkat keras, juga dibangun sendiri perangkat lunak yang pada awalnya adalah SIA (Sistem Informasi Akademis) di mana, melalui SIA mahasiswa dapat mengisi KRS secara online, selanjutnya semua proses hingga pengumuman nilai dilakukan secara
online. Selain itu, dengan sms gateway yang dibangun, mahasiswa dapat mengetahui nilai dan transkrip melalui sms (Short Message Services). Dengan adanya Sistem Informasi
Akademik ini, maka mahasiswa akan mendapatkan banyak keuntungan, selain dapat melakukan registrasi secara
online, juga dapat mengetahui jadual kuliah, jadual ujian, mengetahui nilai dan lain sebagainya. Selain itu melalui internet dan intranet, dosen wali mendapatkan banyak manfaat dalam memonitor mahasiswa bimbingannya, demikian juga bagi para eksekutif baik ditingkat jurusan maupun fakultas yaitu Ketua Jurusan, Pembantu Dekan dan Dekan bisa mendapat informasi melalui SIE (Sistem Informasi Eksekutif) yang berupa rekapitulasi SIA, misalnya IPK rata-rata tiap jurusan, lama masa studi, jumlah mahasiwa aktif, efektifitas jalur masuk, pengawasan melekat dosen, sebaran nilai dan sebagainya. Banyak informasi yang bisa diperoleh secara cepat yang sangat penting bagi pengambilan keputusan para pimpinan.
Agar Fakultas Teknik dapat dikenal secara internasional dan juga dalam rangka menuju World Class University maka dibangun WEB Fakultas Teknik serta Jurusan/ Program Studi dilingkungannya dalam dua bahasa, yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris (http://www.ft.undip.ac.id). Dengan mengakses WEB tersebut yang berisi data-data yang bersifat statis, atau jarang berubah, misalnya peraturan akademik, jadual kuliah atau ujian, selain itu dapat juga diakses data yang bersifat dinamik, misalnya info tentang lowongan pekerjaan dan info beasiswa, serta informasi dan pengumuman.
Fakultas juga menyediakan Cyberinfo dan fasilitas Web Hosting, terutama bagi civitas akademika di lingkungan Fakultas Teknik, sehingga dapat dibangun blog mahasiswa, dosen, karyawan di server Fakultas Teknik. Sistem Informasi Perpustakaan juga telah dibangun dan dapat dimanfaatkan oleh siapa saja yang ingin mengetahui informasi mengenai buku, tugas akhir, thesis, disertasi, laporan kerja praktek yang ada di Fakultas Teknik dan Jurusan/ Program Studi di lingkungannya. Selain itu, Fakultas Teknik juga mempunyai Sistem Informasi Kepegawaian atau disingkat dengan SIK yaitu sebagai bahan informasi tentang pejabat, dosen dan karyawan di Fakultas Teknik. Fasilitas ini sebagai salah satu fasilitas yang membantu Bidang II untuk mengetahui secara cepat data tentang dosen yang sedang tugas belajar S2 atau S3, selain itu juga membantu pimpinan dalam mendorong dosen dalam meningkatkan pangkat dan golongannya.
Beberapa program utilitas baru yang diperlukan untuk membantu Fakultas dan Jurusan, juga telah dikembangkan, misalnya program untuk membantu sistem pelaporan EPSBED, program untuk menyebarkan informasi melalui sms (sms broadcast), dll.
Sejak tahun 2009, semua Sistem Informasi di Fakultas Teknik diadopsi oleh Universitas untuk dapat digunakan di semua fakultas yang ada di Universitas Diponegoro. Sejalan dengan hal tersebut, server utama dan internet (saat ini kecepatannya 100 Mbps) diambil alih oleh Universitas dan beberapa program aplikasi dikembangkan di Universitas, seperti misalnya Sistem Evaluasi Proses Belajar Mengajar, yaitu penilaian dosen yang dilakukan oleh mahasiswa peserta kuliahnya (www.undip.ac.id/eva_pbm), kuliah online
(www.kulon.undip.ac.id), yaitu metode modern dalam pelaksanaan perkuliahan.
Sistem Informasi Keuangan baru dikembangkan pada tahun 2010, dengan menjalin kerjasama dengan pihak bank yang digunakan untuk pembayaran oleh mahasiswa, dilakukan tukar menukar data secara host to host. Bidang II (keuangan dan kepegawaian) dapat mengetahui jumlah dana yang disetor mahasiwa secara online begitu mahasiswa membayar SPP atau biaya yang lain melalui ATM.
Penyebaran informasi di Fakultas Teknik menggunakan berbagai metoda baik secara manual seperti media cetak surat, fax, telepon, voip. Selain itu penyebaran juga menggunakan teknologi IT yang sudah tersedia seperti
email, sms, web, blog dosen, aplikasi sistem informasi,
cyberinfo, kulian On-Line Undip, serta sms Broadcast System (dengan dibangunnya sms gateway sendiri).
Dalam upaya untuk meningkatkan penggunaan Teknologi Informasi maka Fakultas Teknik secara rutin memberikan pelatihan-pelatihan tentang membangun blog dosen, kuliah online dan sistem-sistem informasi yang lain. Seperti misalnya beberapa kali training telah dilakukan dalam hal cara mengupload karya mahasiswa baik untuk Strata 1, Strata 2 dan Strata 3 di eprint Undip. Hal tersebut merupakan suatu usaha agar makin banyak publikasi yang dilakukan Undip sebagai bentuk usaha Undip menuju WCU (World Class University), di mana hasil tersebut dapat dilihat di eprint Undip dengan alamat www.eprint.undip.ac.id, sebagai bentuk publikasi karya siswa Undip.
Kebijakan Diseminasi Informasi dari Universitas dan Fakultas dilakukan melalui forum-forum resmi baik Rapat Kerja Fakultas Terbatas, Rapat Kerja Fakultas lengkap dan Rapat Senat Fakultas. Untuk masa yang akan datang sedang dirancang diseminasi informasi agar lebih memanfaatkan Sistem Informasi Fakultas Teknik. Hal ini untuk mewujudkan ”Budaya Informasi” dalam artian semua civitas akademik memanfaatkan Sistem Informasi dalam mengakses informasi, melakukan monitoring dan evaluasi serta pengambilan keputusan, dimana diperlukan usaha dan upaya yang berkesinambungan. Penyebaran informasi/kebijakan sudah sangat memadai dalam
memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini diperlihatkan melalui website www.ft.undip.ac.id yang bisa diakses oleh dosen, karyawan, dan mahasiswa. Upaya pengembangan sistem informasi di atas sangat jelas untuk membentuk
kapabilitas dosen, karyawan, dan mahasiswa sebagai civitas akademika menuju visi misi dan tujuan Fakultas Teknik UNDIP.
P E N U T U P
Perlu saya sampaikan bahwa sampai dengan Memorandum Akhir Jabatan ini disusun, masih ada beberapa masalah yang perlu ditindak lanjuti belum terselesaikan dan harus diperjuangkan/ditingkatkan secara berkelanjutan, diantaranya :
1. Sesuai dengan aturan yang berlaku, untuk memberi kuliah Program Studi D3 dan Program Studi S1 seorang dosen harus mempunyai kualifikasi S2, sedangkan untuk memberi kuliah Program Pasca Sarjana, dosen harus mempunyai kualifikasi S3, di mana aturan tersebut akan direalisasikan pada tahun 2012. Sehubungan dengan hal tsb, untuk meng-encourage para dosen agar melanjutkan studi terutama ke Program S3, ada beberapa upaya yang dilakukan Fakultas Teknik dan sudah disetujui pada Rapat Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan), terutama untuk bantuan studi lanjut ke S3 yaitu : - Bantuan studi lanjut ke Program S3 yang diberikan oleh Fakultas Teknik sejak tahun 2005 sebesar 5 juta rupiah per
semester, mulai tahun 2011 akan dinaikkan menjadi 10 juta rupiah per semester (sudah tercantum pada RBA-FT 2011 sebesar 1,45 milyar, jadi dua kali lipat dibanding tahun 2010).
- Dosen yang sedang studi lanjut S3 dan masa studinya sudah melampaui 6 semester, bantuan akan diperpanjang
maksimum 2 semester, karena sesuai dengan SK Dekan, bantuan studi maksimum 6 semester. Kemudian bagi mereka
yang membutuhkan Dana Penelitian maka akan diberi bantuan dana penelitian pada tahun 2011, case by case, dengan jumlah bantuan maksimum 20 juta rupiah.
- Bantuan tersebut di atas berlaku bagi mereka yang studi lanjut S3, baik di dalam maupun di luar negeri.
- Sedang diupayakan agar dosen yang studi lanjut di Program Pasca Sarjana Universitas Diponegoro akan mendapatkan
keringanan biaya pendidikan, di mana hal tersebut sudah disetujui oleh Rapat Senat Universitas, yang akan ditindak
lanjuti dengan rapat antara Dekan dengan Ketua Program Studi S2 dan Program Studi S3 (sebagian Program studi sudah melaksanakan hal tersebut).
Disamping bantuan dari DIPA Fakultas Teknik tersebut, masih ditambah lagi adanya bantuan dari alokasi DIPA Jurusan/Program Studi, sehingga diharapkan dapat meringankan biaya yang harus ditanggung oleh para dosen dan lebih mendorong mereka untuk melanjutkan studi ke Program S3 .
2. Dengan ditambahnya bantuan studi lanjut S3, maka sudah pada tempatnya apabila bantuan studi lanjut ke S2 (bantuan Thesis) dan ke S1 juga perlu ditinjau kembali.
3. Mengingat VISI Fakultas Teknik, pada tahun 2020 menjadi Fakultas Riset Yang Unggul, maka dana Penelitian Kompetitif dari DIPA Fakultas Teknik yang selama ini selalu meningkat dari tahun ke tahun harus tetap dipertahankan, kalau bisa ditingkatkan apabila DIPA Fakultas Teknik memungkinkan.
4. Sehubungan dengan jumlah Guru Besar di Fakultas Teknik yang sangat minim, maka untuk mempercepat proses pengajuan