BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
3. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain (Undang-Undang No.23 Tahun 2006).
Sistem informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi Nasional yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan (PP Nomor 37 Tahun 2007), kemudian ditambahkan pula dalam PP tersebut bahwa pengelolaan informasi administrasi kependudukan adalah pengumpulan, perekaman, pengolahan dan pemuktakiran data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil untuk penerbitan dokumen penduduk, pertukaran data penduduk, dalam rangka menunjang pelayanan publik, serta penyajian informasi kependudukan guna perumusan kebijakan dan pembangunan.
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib
administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil (Sisfonas).
a. Tujuan SIAK Tujuan adanya SIAK, yaitu :
1. Database Kependudukan terpusat
2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain (Statistik, Pajak, Imigrasi, dll)
3. Sistem SIAK terintegrasi (RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Penduduk, Catatan Sipil, dll)
4. Standarisasi Nasional
a) No. Pengenal Tunggal (NIK)
b) Blangko Standar Nasional (KK, KTP, Buku, Register, Akta Capil) c) Formulir-formulir Standar Nasional (termasuk kodefikasinya),
Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) online, yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan, pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis. Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui/mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang
dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki insentif/benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk.
Tujuan dari adanya sistem informasi administrasi kependudukan ini untuk mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data dan informasi kependudukan yang akurat, sistem ini juga diharapkan dapat mewujudkan terciptanya tata pemerintahan yang baik. Juga dapat memberikan kemudahan pelayanan dari suatu instansi untuk melakukan proses yang berhubungan dengan masalah kependudukan dan memberikan kemudahan bagi masyarakat untuk melakukan proses pendaftaran penduduk.
Kemudian lebih formal dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 37 tahun 2007 bahwa Pengelolaan SIAK bertujuan:
1. Peningkatkan kualitas pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;
2. Menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang akurat, lengkap, mutakhir dan mudah diakses;
3. Mewujudkan pertukaran data secara sistemik melalui sistem pengenal tunggal, dengan tetap menjamin kerahasiaan.
b. Manfaat SIAK
Manfaat yang diambil dari rancangan sistem ini adalah untuk memberikan suatu kemudahan dalam segala proses yang berhubungan dengan kependudukan. Juga sebagai alat bagi instansi untuk membuat proses pendataan menjadi lebih efektif dan efisien dalam rangka memberikan pelayanan bagi masyarakat.
SIAK dalam hal ini diharapkan sebagai bentuk pelayanan yang berkualitas tinggi, karena merupakan sistem yang menggunakan teknologi yang memudahkan masyarakat dalam mengakses layanan tersebut. Menurut Boediono dalam Nugroho (2003 : 63) „pelayanan yang berkualitas tinggi adalah :
1. Meningkatkan mutu dan produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah dibidang pelayanan umum.
2. Mendorong upaya mengefektifkan sistem dan tata laksana pelayanan, sehingga pelayanan umum dapat diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil guna.
3. Mendorong tumbuhnya kreativitas, prakarsa dan peran serta masyarakat dalam pembangunan serta meningkatkan kesejahteraan masyarakat luas. Dalam rangka mencapai visi pembangunan dibidang administrasi kependudukan tersebut, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Nunukan, tentu menindaklanjuti kebijakan-kebijakan dari pusat melalui juklas dan juknis yang telah ditetapkan melalui strategi-strategi yang disesuaikan dengan kondisi dan keadaan wilayah. Sebagai daerah perbatasan, keterbatasan akses membutuhkan
komitmen dari stakeholder dalam memanajemeni dan mengawal pengimplementasian kebijakan melalui manajemen strategi.
4. Manajemen Strategik
Manajemen Strategik terdiri atas dua suku kata yang dipilah, yaitu kata Manajemen dan Strategik. Pengertian Manajemen menurut Hasibuan (2005 :2)
adalah “ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan
sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan
tertentu”. Selanjutnya Terry dalam Hasibuan (2005 : 3) menyatakan bahwa „suatu proses yang khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating) dan pengendalian (controlling) yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya’.
Sehingga dari pengertian tersebut manajemen mengandung tiga pengertian yaitu:
1) Manajemen sebagai suatu proses
2) Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen
3) Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Pengertian selanjutnya adalah Strategi. Istilah ini berasal dari kata Yunani
“strategos, atau strategus” yang berarti “perwira negara” dengan fungsi yang luas.
Namun secara umum merupakan alat untuk mencapai tujuan. Chandler dalam Rangkuti (2001 :3) berpendapat bahwa „strategi adalah alat untuk mencapai tujuan organisasi dalam kaitannya dengan jangka panjang, program tindak lanjut serta prioritas alokasi sumber daya’. Sedangkan menurut WF Glueck dan LR Jauch dalam Rangkuti (2001 : 3) mendefinisikan „strategi sebagai rencana yang disatukan, luas dan berintegrasi yang menghubungkan keunggulan strategis organisasi dengan tantangan lingkungan, yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan utama dapat dicapai melalui pelaksanaan yang tepat oleh organisasi’.
Menurut Wikipedia :
Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Di dalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema, mengidentifikasi faktor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif.
Lain halnya dengan George Steiner dalam Silih Agung (2005 : 27) lebih menekankan strategi jika dimasukkan dalam literature manajemen menganggapnya sebagai „suatu cara apa yang akan dilakukan seseorang untuk menghadapi daya saing dengan memprediksi gerakan-gerakannya, sehingga beliau memberi beberapa definisi yaitu :
1) Strategi adalah sesuatu yang dilakukan top manajemen yang sangat penting bagi organisasi
2) Strategi mengacu pada dasar arahan pengambilan keputusan, yaitu tujuan dan misi
3) Strategi mengandung langkah-langkah penting yang diperlukan untuk merealisasikan keputusan
4) Strategi menjawab pertanyaan apa yang seharusnya dilakukan organisasi 5) Strategi menjawab apa tujuan yang ingin dicapai dan bagaimana kita harus
mencapainya.
Hax dan Majluf dalam Salusu (2004 : 100) menawarkan rumusan yang lebih komperehensif tentang strategi yaitu :
1) Suatu pola keputusan yang konsisten, menyatu dan integral
2) Menentukan dan menampilkan tujuan organisasi dalam artian sasaran jangka panjang, program bertindak dan prioritas alokasi sumber daya
3) Menyeleksi bidang-bidang yang akan digeluti atau digeluti organisasi
4) Mencoba mendapatkan keuntungan yang mampu bertahan lama, dengan memberikan respon yang tepat terhadap peluang dan ancaman dai lingkungan eksternal dan kekuatan serta kelemahannya
5) Melibatkan semua tingkatan hirarki dari organisasi.
Dengan demikian tepatlah kiranya Salusu ( 2004 : 101) mengatakan bahwa
“strategi adalah suatu seni menggunakan kecakapan dan sumber daya organisasi
untuk mencapai sasarannya melalui hubungan yang efektif dengan lingkungan yang
Dari kedua pengertian tersebut maka relevan dengan pendapat Wahyudi dalam Winardi dan Karhi (1997 : 85) bahwa „manajemen strategi merupakan suatu seni dan ilmu dari perbuatan (formulating), penerapan (implementing) dan evaluasi (evaluating) keputusan-keputusan strategik antar fungsi-fungsi yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuan-tujuan masa datang’. Sedangkan menurut Lawrence R. Jauch dan W.F Glueck dalam Iwan Purwanto (2008 : 75) „manajemen strategi (strategic management) adalah seperangkat keputusan dan tindakan yang
digunakan untuk memformulasikan dan mengimplementasikan strategi-strategi yang berdaya saing tinggi dan sesuai bagi organisasi dan lingkungannya untuk mencapai sasaran organisasi’.
Menurut Bryson dalam Wahab (1991 : 12) pada organisasi sektor publik menekankan pada pentingnya proses Manajemen strategi, dimana manfaat yang diperoleh dengan penerapan manajemen strategis pada organisasi sektor publik diantaranya adalah:
1) Membantu organisasi publik berpikir secara strategis 2) Mengklarifikasi arah mendatang
3) Memecahkan masalah organisasi 4) Meningkatkan kinerja
5) Berhubungan secara efektif dengan lingkungan yang berubah 6) Membangun tim kerja dan keahlian, dan
7) Memudahkan interface administrasi politik melalui membangun hubungan kerjasama antara pejabat terpilih dan manajer publik.
Sedangkan menurut Toft dalam Wahab (1991 : 13) beberapa kendala yang perlu dipertimbangkan dalam penggunaan manajemen strategis pada sektor publik adalah:
1) Pemerintah berorientasi tindakan dan biasanya jangka pendek. 2) Strategi publik pada tingkat agensi dirancang oleh legislatif. 3) Perencanaan publik dilakukan dalam lingkup intern.
4) Analisis keandalan cukup rumit dan sulit.
5) Agensi publik kurang familier dengan proses kelompok informal untuk pemecahan masalah, membangun tim, dan lain-lain.
6) karena kendala anggaran dan orientasi jangka pendek, pekerjaan untuk perencana sektor publik sulit dijustifikasi.
7) strategi publik akan dicapai melalui desain organisasi, penganggaran dan pengendalian keuangan, dan sistem dan kebijakan personil.