BAB III : PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM
E. Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal
Akuntansi merupakan alat penting bagi pihak perusahaan untuk melaksanakan beberapa tahapan dari mekanisme sistem informasi. Informasi sangat penting bagi manajemen baik dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun pengendalian. Sementara Sistem Informasi Akuntansi memiliki pengertian masing-masing yang terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan
akuntansi. Dimana setiap kata memiliki arti sendiri, dan apabila digabungkan akan menghasilkan sebuah definisi yang baru. Ketiga elemen tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
Suatu sistem dapat dijelaskan yaitu kumpulan elemen-eleman atau sumberdaya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu
Menurut Hall(2001 : 5)“Sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).”
Sistem terdiri dari sub-subsistem, yang terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau modul-modul dan seterusnya sampai komponen terkecil. Sistem akuntansi misalnya yang terdiri dari subsistem akuntansi penjualan,
subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi biaya, subsistem akuntansi penggajian dan sebagainya. Selanjutnya sistem penjualan terdiri dari subsistem
pelayanan pesanan, subsistem penagihan, dan subsistem penerimaan kas dari piutang. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak berdiri lepas sendiri-sendiri, melainkan saling berinteraksi serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan terpadu sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Pada sistem akuntansi tujuan tersebut antara lain adalah menyajikan laporan akuntansi keuangan dan laporan akuntansi manajemen. Subsistem adalah bagian dari sistem, dan interaksi yang berkaitan sehingga dicapai suatu kesatuan atau terintegrasi.
Hal diatas menjelaskan bahwa sistem itu sendiri bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang saling mengisi satu sama lainnya. Dan sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan sebagai berikut :
1. Masukan atau Input.
2. Pengolahan atau Processing. 3. Hasil dari pengolahan atau Output.
Informasi berasal dari data. Data adalah fakta tentang peristiwa atau kenyataan lain yang mendukung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan si penerima.
Menurut MC.Leod (2000 : 12) “ Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya”.
Informasi sangat berguna bagi pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan, maka dari informasi yang berguna harus memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:
1. Akurat, Informasi harus terbebas dari adanya kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan para penggunanya.
2. Relevan, Informasi yang relevan harus memberikan arti dan mempunyai manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi ketidakpastian.
3. Tepat Waktu ( Timely ), Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan .
4. Lengkap ( Complete ), Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan.
5. Dimengerti ( Understandable ), Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.
6. Verifiable, Informasi yang dihasilkan tidak bias, menyebabkan perbedaan dalam memahaminya.
7. Accessible, Informasi dikatakan accessible bila tersedia pada saat diperlukan dalam format yang sesuai dengan kepentingannya.
Dalam hal ini sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sebagai kumpulan eleman-elemen/ sumberdaya dan jaringan prosedur yang saling
berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi.
Unsur-unsur sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Peralatan antara lain adalah komputer dan komunikasi maupun peralatan kantor lainnya ( hardware )
b. Prosedur, tata kerja ketentuan-ketentuan peraturan, termasuk sistem operasi
(operating system/ system software) dan aplikasi komputerisasi
program-program komputer ( application software )
c. Tenaga Kerja, pelaksana operasional ( operator ), pimpinan pada bidang tugasnya masing-masing staf yang merupakan pengguna sistem ( Knowledge Based Professional Staff ), termasuk teknisi komputer dan analisis informal.
Menurut Soemarso SR, (2003 : 3) “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang penting sehingga memungkinkan adanya
pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien. Akuntansi juga dapat didefenisikan sebagai proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut “.
Dari uraian diatas maka pengertian Sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna atau pemakainya.
Pada PT PLN ( Persero ) Wilayah Sumatera Utara Area Medan bentuk sistem informasi akuntansi yang digunakan adalah sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Data-data dan informasi yang dibutuhkan perusahaan
diperoleh dengan mudah dan disimpan dengan aman yang merupakan fasilitas dari software-software komputer yang mendukung pengoperasian sistem informasi akuntansi.
2. Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2006 : 229) edisi 9, pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Struktur pengendalian interanal (internal control structure) terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi. Pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu : pengendalian untuk pencegahan (preventive control), pengendalian untuk pemeriksaan (detective control), dan pengendalian kolektif (corrective control).
Unsur-unsur pengendalian intern aktiva tetap yaitu organisasi dan sistem otorisasi.
1. Organisasi, struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur pengendalian intern antara lain :
a. Fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aktiva tetap, untuk mengawasi aktiva tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat
semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisah dari fungsi pemakai aktiva tetap,
b. Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen, untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi yang mengubah aktiva tetap,unit organisasi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah
