BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
5. Sistem Informasi Akuntansi Pada Pelayanan Rawat
Pasien yang mendapat pelayanan rawat inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan dapat dikelompokkan dalam :
a. pasien umum, yaitu pasien pribadi dan pasien perusahaan non pelanggan atau jaminan.
b. pasien JPKMM ( Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat Miskin ), yaitu pasien yang biaya perawatannya ditanggung oleh Pemerintah.
c. pasien perusahaan, yaitu pasien yang biaya perawatannya sampai dengan jumlah tertentu ditanggung oleh perusahaan yang telah mengikat perjanjian dengan PT. Jamsostek dimana PT. Jamsostek mengadakan kerjasama dengan Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan.
d. pasien Askes, yaitu pasien yang biaya perawatannya sampai jumlah tertentu di tanggung oleh PT. Askes.
1). melalui poliklinik umum
Pasien datang ke loket pendaftaran unit rawat jalan yang terletak dilantai I, selanjutnya pasien menuju poli yang telah didaftarkan untuk diperiksa. Setelah diperiksa oleh dokter yang bersangkutan dan hasil pemeriksaan tersebut menunjukan pasien tersebut perlu dirawat inap maka dokter yang bersangkutan akan membuat surat pengantar rawat inap untuk pasien. Dengan membawa surat pengantar rawat inap tersebut pasien mendaftarkan diri melalui bagian pendaftaran pasien,
2). melalui Unit Gawat Darurat
Pasien yang masuk ke unit gawat darurat adalah pasien yang membutuhkan pertolongan/ penanganan pengobatan. Jika pasien harus dirawat inap maka dokter jaga akan membuat surat pengantar rawat inap, 3). pasien rujukan dari puskesmas atau rumah sakit lain
Pasien yang termasuk dalam kategori ini dapat segera mendaftarkan diri pada penerimaan pasien rawat inap dengan membawa surat pengatar rawat inap atau surat rujukan dari puskesmas atau dari rumah sakit lainnya. Sebelum pendaftaran diterima, petugas bagian penerimaan pasien atau bagian penerimaan pasien meminta pasien atau keluarga yang mewakili pasien untuk melengkapi syarat-syarat dengan kategori :
a). pasien umum
Pasien umum diharuskan membayar panjar uang perawatan pada waktu masuk.
c). pasien perusahaan jaminan
Pasien diwajibkan membawa surat jaminan dari perusahaan. Surat jaminan perusahaan harus diserahkan pada saat pasien dirawat inap.
e). pasien Askes
Salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh pasien askes untuk dirawat inap adalah menyertakan surat keterangan peserta Askes serta surat Rujukan dari Puskesmas. Pasien Askes berhak mendapatkan perawatan sesuai dengan kategori pasien.
Pada umumnya Sistem Informasi Akuntansi pada unit rawat inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
A. Prosedur Pendaftaran/Registrasi
Proses pendaftaran pasien pada Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan dimulai melalui pendaftaran yang terletak dilantai I. Pasien yang akan dirawat di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan ini berasal dari beberapa alternatif, yaitu :
1). pasien datang sendiri, yaitu pasien ini datang sendiri ke bagian pendaftaran rawat inap. Pasien terlebih dahulu mengambil nomor urut pelayanan pada tempat/ loket yang telah disediakan,
2). pasien dari Unit Gawat Darurat, pasien yang berasal dari unit rawat jalan/ poliklinik dan masuk sebagai pasien rawat inap atas perintah dokter, 3). pasien rujukan dari rumah sakit lain, yaitu pasien yang mendaftarkan diri
Saat pendaftaran, bagi pasien baru diwajibkan mengisi formulir pendaftaran. Dalam formulir tersebut pasien akan mengisi data diri pasien yang merupakan informasi awal yang dibutuhkan oleh pihak rumah sakit, yaitu :
- nama pasien, alamat tempat tinggal dan identitas lain yang berhubungan dengan pasien,
- umur, jenis kelamin, dan tempat tanggal lahir, - pekerjaan.
- informasi penanggung, kepada siapa biaya perawatan pasien ditagih, - nama dan alamat keluarga, sahabat dekat atau alamat lain yang dapat
dihubungi apabila pasien dalam keadaan darurat.
Pasien atau anggota keluarga dapat melakukan pemesanan tempat tidur melalui telepon dan hanya berlaku 1 x 24 jam, apabila pada hari atau jam yang telah disepakati pasien tersebut tidak datang maka pemesanan dibatalkan. Pemesanan juga dapat dilakukan langsung datang ke loket admisi di lantai dasar.
Untuk selanjutnya unit-unit yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah :
a). bagian admisi
Pertama-tama memberikan lembar identitas untuk diisi oleh pasien. Mengisi dan mengirimkan lembar penerimaan pasien ke bagian medical record. Khusus untuk pasien lama yaitu pasien yang sudah pernah diregistrasi cukup memberikan kartu identitas pasien sehingga petugas dapat memanggil data yang sudah ada dikomputer dan memeriksa apakah pasien tersebut masuk kedalam daftar outstanding visit amount, yaitu daftar pasien
yang telah mendapat jasa pelayanan namun belum melunasi tagihannya. Jika pasien itu belum melunasinya maka ia tidak akan mendapat pelayanan kesehatan sebelum tagihan dibayar. Untuk pasien rujukan petugas akan mencatat nama dokter dan rumah sakit, puskesmas atau klinik yang mengirimnya.
Apabila pasien tersebut bukan pasien umum melainkan dari karyawan perusahaan langganan, maka pasien tersebut wajib membawa kartu pengenal pagawai, surat pengantar dari perusahaan serta surat jaminan dari perusahaan tersebut. Jika pasien adalah peserta asuransi wajib membawa kartu peserta asuransi dan surat jaminan dari perusahaan asuransi tersebut. Selanjutnya petugas akan memeriksa surat-surat yang diperlukan dan menentukan jenis-jenis pelayanan yang berhak didapatkan oleh pasien tersebut seperti besarnya tarif kelas, dokter-dokter yang bersangkutan, jumlah uang jaminan yang harus dibayar dan lain-lain. Uang jaminan wajib dibayarkan pada saat pendaftaran oleh pasien umum. Petugas admisi kemudian memasukkan data pasien kedalam komputer, memberikan nomor pendaftaran dan pemesanan ruangan. Petugas admisi juga mencatat pemesanan ruang dan memberitahukan ruang perawatan untuk menyiapkan ruang inap dan membuatkan label pasien (untuk pasien baru) di komputer yang berisikan nama pasien, nomor pendaftaran pasien, jenis kelamin dan tanggal lahirnya.
b). kasir
untuk pasien yang berasal dari unit rawat jalan dan pasien rujukan) dikumpulkan bersama-sama dengan jumlah biaya perawatan lainnya dan dibayarkan pada saat keluar dari rumah sakit atau langsung dibayar bersamaan dengan pembayaran uang jaminan. Uang jaminan dari pasien tersebut tidak harus berupa uang cash namun dapat juga berupa surat-surat berharga ataupun barang-barang berharga lainnya.
c). bagian rekam medis
Menerima dan menandatangani lembar penerimaan pasien untuk dimasukkan kedalam Map Status Pasien/ Rekam Medis (RM). Untuk pasien baru dibuatkan kartu identias pasien. Kemudian CM beserta kartu identitas pasien tersebut diserahkan ke perawat yang mendampingi pasien.
Untuk pasien yang langsung membutuhkan tindakan (treadment) atau yang datang ke rumah sakit melalui unit gawat darurat maka anggota keluarga dapat melakukan registrasi dibagian UGD kemudian apabila pasien diharuskan menjalani operasi yang berarti pasien tersebut harus mendapat pelayanan rawat inap maka petugas admisi akan merubahnya menjadi rawat inap dan prosedur lainnya dilakukan seperti yang diatas. Bagian UGD akan mencatat pembebanan jasa yang telah diberikan ke debtor voucer atau slip kredit rawat inap. Perawat mencatat semua pelayanan yang telah diberikan ke lembar pelayanan dalam map CM pasien. Selanjutnya pasien dibawa ke ruang rawat inap untuk beristirahat atau mendapat pelayanan kesehatan lainnya.
B. Prosedur Pelayanan dan Pembebanan
Setelah mendapat informasi pemesanan ruangan dari bagian admisi perawat menyiapkan ruangan yang telah dipesan tersebut. Ketika pasien datang, perawat akan memeriksa RM dan membantu dokter dalam melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan. Pasien dikenakan pembebanan atas dasar pelayanan medis dan penunjang medis, antara lain biaya ruangan perawatan, biaya tindakan dokter, biaya perlengkapan, biaya dokter visit/ konsul bersama, biaya obat-obatan, unit laboratorium, unit rodiologi, elektrobiomedical, dan lain-lain.
Pembebanan biaya ruangan perawatan, biaya tindakan dokter dan biaya perlengkapan dilakukan pada saat pasien pulang. Setelah ada pemberitahuan dari bagian perawatan bahwa Dokter sudah mengizinkan pasien berobat jalan, bagian
billing akan memasukkan tanggal pasien pulang ke dalam komputer. Komputer yang menyimpan file pasien tersebut secara otomatis akan menghitung lamanya pasien menginap dan total biaya sewa ruangan berdasarkan kode ruangan dan tanggal masuk yang dimasukkan oleh bagian billing. Batas waktu perhitungan satu hari menginap adalah setiap jam 12.00, sehingga pasien harus segera mengkonfirmasikan kepulangannya sebelum jam tersebut karena bila lewat walau sedetik akan dihitung satu hari berikutnya oleh komputer.
Atas permintaan dokter, perawat juga menyiapkan formulir permintaan unit-unit penunjang medis antara lain laboratorium, farmasi/ slip resep dari dokter untuk mendapatkan obat-obatan dari apotik dan pelayanan medis yang mencakup pembedahan dan non bedah. Masing masing rangkap 2, yang kegunaanya
lembar II untuk arsip map Rekam Medis. Perawat membawa pasien ke unit pelayanan medik ataupun penunjang medis, contohnya ke Radiologi untuk mendapatkan foto Rontgen. Petugas order entry akan menerima formulir permintaan pelayanan dan memasukkan nomor RM pasien dan semua tindakan yang diberikan kedata pasien di komputer setelah pasien mendapat tindakan. Perawat juga mencatat semua tindakan medis atas pasien ke RM dan biaya-biaya atas tindakan tersebut dicatat kedebtor voucheratau slip kredit rawat inap.
Pertugas yang mengorder entry ini dapat melakukan tugasnya pada masing-masing terminal antara lain terminal ruang administrasi laboratorium dan terminal ruang administrasi radiologi serta terminal apotik/ minishop. Sedangkan order entry pasien gawat darurat dilakukan di terminal unit gawat darurat. Selain itu juga ditempatkan di seluruh lantai ruang perawatan yaitu lt. II, III dan Poliklinik. Hasil laboratorium, Radiologi dan obat-obatan dari apotik dan lain-lainya akan diantarkan oleh petugas yang berfungsi sebagai transporter, jadi perawat tidak perlu naik-turun lantai perawatan untuk mengambil hasil tersebut. Dengan kata lain perawat tersebut dapat lebih terkonsentrasi pada pasien yang menjadi tanggung jawabnya.
Setiap hari semua slip pembebanan (debtor voucher) yang berisi daftar pelayanan yang telah diterima pasien tersebut dikumpulkan di bagian billing dan dipisahkan menurut nama pasien kemudian di input ke komputer oleh petugas secara batch sehingga diketahui berapa jumlah tagihan untuk pasien tersebut. Apabila ada pasien yang ingin pindah ruangan/ kelas, perawat akan
memberitahukan petugas admisi sehingga data pasien di komputer seperti kelas ruang perawatan dan hak-hak lainnya akan disesuaikan menurut keinginan pasien. C. Prosedur Penagihan dan Pembayaran
Pasien rawat inap yang sudah diizinkan untuk berobat jalan artinya sudah boleh pulang maka perawat akan menginformasikan kepulangan pasien tersebut ke bagian admisi. Bagian admisi menyiapkan surat pemulangan pasien (rangkap 3) dengan pendistrubusian sebagai berikut, lembar pertama untuk pasien, lembar kedua untuk billing dan lembar ke tiga untuk Rekam Medis. Bagian billing
memeriksa file di debtor voucher. Apabila ada kesalahan/ kekurangan maka dilakukan perbaikan/ penambahan setelah menelepon unit yang bersangkut. Kemudian dikeluarkanInpatient Billsebanyak tiga rangkap dan nama pasien akan dipindahkan ke layar kasir kedalam daftar outstanding visit. Inpantient Bill
merupakan daftar yang memuat semua tindakan dan biaya yang harus dibayar oleh pasien.
Berdasarkan nomor RM atau dengan menuliskan nama passien pada Enter Visit Payment, kasir akan mendapatkan data dan jumlah tagihan pasien tersebut. Kasir memeriksa jumlah biaya keseluruhan menurut slip dari pasien dan menocokkan dengan data di komputer, menurut pembayaran lalu menyerahkan
Inpantient Billdan kwitansi pada pasien tersebut. Untuk pasien umum atau pasien cash maka pasien tersebut akan mendapat lembar pertama dariInpantient Bill dan kwitansi, lalu lembar kedua dari masing-masing slip tersebut dipegang oleh kasir dan lembar ketiganya untuk arsip bagian keuangan.
Pasien diperbolehkan pulang/ keluar dari rumah sakit oleh perawat setelah menunjukkan bukti pembayaran yang telah dicap oleh kasir dan telah mendapat persetujuan pulang dari bagian admisi. Untuk pasien tidak bayar tunai dapat langsung pulang tanpa membayar ke kasir karena bagian billing akan mengirim bukti tagihan yaitu lembar pertama dari Inpantient Bill dan kwitansi ke perusahaan atau asuransi yang menanggung pasien tersebut. Kemudian setelah bagian billing menerima bukti transfer pembayaran dari perusahaan penanggung atau perusahaan asuransi maka bukti tersebut diserahkan ke kasir.
Setelah semua biaya perawatan dibayarkan maka komputer akan menghapus nama pasien dari daftar outstanding visit. Namun apabila pasien belum membayar atau sudah pulang namun belum melunasi tagihannya maka nama pasien tersebut akan tetap ada dalam nama daftar di layar outstanding visit sehingga sewaktu-waktu dapat ditagih pada kunjungan berikutnya atau tidak dibayar oleh perusahaan penanggung maka kasir akan meminta bagian admisi untuk memasukkan pasien ke dalam black list sehingga pasien tersebut akan ditolak pada kunjungan selanjutnya sampai pasien atau perusahaan penanggung menyelesaikan pembayarannya.
Rumah Sakit Umum Vina Estetica menetapkan kebijakan penagihan dalam tiga bentuk penagihan, yaitu :
1). penagihan pada saat pasien masih dirawat
Penagihan dilakukan baik kepada pasien maupun pada perusahaan penanggung apabila biaya perawatan hampir mencapai jumlah jaminan yang telah dibayar. Hal ini biasanya terjadi selama tiga hari sekali sampai dengan
sebulan sekali. Bagian billing akan membuat Intern Bill yang memuat jumlah tagihan sampai dengan saat dibuatnya tagihan tersbut lalu proses selanjutnya sama seperti prosedur penagihan dan pembayaran diatas.
2). penagihan saat pasien akan pulang dari rumah sakit
Prosedur yang dipakai juga sama dengan yang telah dijelaskan pada prosedur penagihan dan pembayaran, hanya saja bagian billing akan membuat final bill
yang memuat secara terperinci semua biaya pelayanan kesehatan yang telah diterima pasien mulai dari pasien mendaftar sampai dengan keluar dari rumah sakit,
3). penagihan setelah pasien pulang dari rumah sakit
Terkadang ada pasien yang tidak mampu melunasi tagihannya oleh karena alasan-alasan tertentu, maka dibuatkan surat perjanjian antara kasir dengan pasien atau perusahaan penanggung diatas materai dengan dua lampiran untuk didistribusikan kepada pasien dan bagian billing. Surat perjanjian tersebut berisi jaminan baik berupa surat sertifikat tanah dan lain-lain yang memperbolehkan pasien tersebut pulang dan pelunasan tagihannya dapat dilakukan sesuai dengan tanggal batas waktu yang telah ditentukan. Apabila pada tanggal jatuh tempo tersebut pasien atau perusahaan penanggung belum melunasi, maka petugasbillingakan mendatangi pasien atau langsung menyita jaminan yang tertera pada surat perjanjian.