UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN
SKRIPSI
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PELAYANAN RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT UMUM VINA
ESTETICA MEDAN
OLEH
NAMA : AULIA ZESENTA
NIM : 070522117
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan adalah benar hasil karya sendiri dan judul dimaksud diatas belum pernah dimuat, dipublikasi atau diteliti mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber dan data informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas benar apa adanya. Apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang diterapkan oleh Universitas Sumatera Utara.
Medan, 09 Juni 2010 Yang membuat peryataan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi dari Program Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Judul Skripsi ini adalah Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan pikiran penulis, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak guna untuk pengembangan skripsi ini.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Departemen Akuntansi, dan Ibu Dra.Mutia Ismail, MM.Ak , selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Dosen Penguji I dan Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
4. Direktur Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan beserta seluruh Staff yang telah membantu dan berkenan memberikan keterangan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.
5. Seluruh Dosen dan Civitas Akademik di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang telah memberikan bekal pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan dan penulisan skripsi ini dengan baik.
6. Seluruh Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam hal penyelesaian administrasi selama masa pendidikan dan penyelesaian skripsi ini.
7. Keluargaku tercinta : Ayahanda Mhd.Sapian, Ibunda Tima Sebayang, Abangku Danny Juanda, Adikku Khaira Pauza.
8. Sahabat-sahabatku : Sri Novarianti Sembiring, SE., Nelly Afriani Harahap SE., Maslinawati Tamba, Elmitha Oktarina Tarigan, SE., Berliana Saragih, SE., Marisa Theresia Sinaga, SE., dan seluruh teman-teman lainnya di akuntansi ekstensi 2007, terima kasih buat bantuan, motivasi, semangat, dukungan kepada penulis.
10. Semua pihak, rekan, sahabat yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungannya selama ini.
Medan, 09 Juni 2010 Penulis
ABSTRAK
Dewasa ini perkembangan bisnis suatu perusahaan tergantung dari kecanggihan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan kecakapan sumber daya manusia dalam menggunakan teknologi tersebut. Rumah sakit adalah suatu lembaga pelayanan kesehatan sekaligus suatu unit usaha baik usaha pemerintah maupun swasta yang mempunyai dua peranan yaitu sebagai lembaga sosial dan sebagai suatu unit badan usaha. Sistem informasi akuntansi memberikan kemudahan bagi rumah sakit untuk menjalankan kegiatannya dengan efisien dan efektif dan pada akhirnya akan meningkatkan pengendalian intern pada pelayanan rawat inap dirumah sakit tersebut.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, yaitu dengan mengumpulkan data-data yang diperoleh kemudian menguraikan dan menganalisa sehingga dapat menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah. Untuk memperoleh data yang diperlukan penulis menggunakan metode deskriptif dan metode komperatif. Jenis data yang digunakan adalah jenis data primer yaitu data yang belum diolah oleh pihak rumah sakit dan data sekunder yang diperoleh dari data laporan rumah sakit.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa struktur organisasi rumah sakit yang telah diterapkan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur rumah sakit maka dapat mencerminkan dan membantu pelaksanaan pengendalian intern pada pelayanan rawat inap dan dalam memberikan pelayanan yang baik pada pasien rawat inap.
ABSTRACT
Nowdays, the business development of company depend on the advanced information technology awned by company and the skill of human resources in apply the technology. Hospital is a health care institution in addition state or private owned business unit with two role, i.e as social agent and as business unit. Accounting information system provide the hospital with easiness to do any activities efficiently and will increase the internal controlling on the inpatient health service on the hospital.
Research method applied in this research is a descriptive method, i.e by collecting the data and the data is processes and analyzed to have any information used in problem solving. In order to collect the required data, the writer apply the descriptive and comparative methode. The required data is a primary data, i.e data has not yet processed by hospital and secondary from the hospital report.
The result or research show that organization structure of hospital had be applied accurately based on the hospital procedure that depict and support the implementation of internal control on the inpatient health service and in provide the inpatient with qualified health care.
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN... i
KATA PENGANTAR... ii
ABSTRAK ... v
ABSTRACT... vi
DAFTAR ISI... vii
DAFTAR GAMBAR... x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian... 4
E. Kerangka Konseptual .. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi... 6
B. Sistem Pengolahan Data Elektronik... 17
C. Struktur Pengendalian intern... 22
D. Penelitian Terdahulu... 29
C. Metode Analisis Data... 31
D. Tempat dan Waktu Penelitian... 31
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian... 32
1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 32
2. Ruang Lingkup Kegiatan Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan... 34
3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas... 35
4. Sistem Pengolahan Data Elektonik... 42
5. Sistem Informasi Akuntansi Pada Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan... 45
6. Pengendalian Intern Pada pelayanan Rawat Inap... 56
B. Analisis Hasil Penelitian... 58
1. Struktur Organisasi... 58
2. Sistem Pengolahan Data Elektronik... 60
3. Sistem Informasi Akuntansi Pada Prosedur Pelayanan Rawat Inap ... 60
4. Pengendalian Intern Pada Pelayanan Rawat Inap... 67
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 72
B. Saran ... 73
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
ABSTRAK
Dewasa ini perkembangan bisnis suatu perusahaan tergantung dari kecanggihan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan kecakapan sumber daya manusia dalam menggunakan teknologi tersebut. Rumah sakit adalah suatu lembaga pelayanan kesehatan sekaligus suatu unit usaha baik usaha pemerintah maupun swasta yang mempunyai dua peranan yaitu sebagai lembaga sosial dan sebagai suatu unit badan usaha. Sistem informasi akuntansi memberikan kemudahan bagi rumah sakit untuk menjalankan kegiatannya dengan efisien dan efektif dan pada akhirnya akan meningkatkan pengendalian intern pada pelayanan rawat inap dirumah sakit tersebut.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, yaitu dengan mengumpulkan data-data yang diperoleh kemudian menguraikan dan menganalisa sehingga dapat menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah. Untuk memperoleh data yang diperlukan penulis menggunakan metode deskriptif dan metode komperatif. Jenis data yang digunakan adalah jenis data primer yaitu data yang belum diolah oleh pihak rumah sakit dan data sekunder yang diperoleh dari data laporan rumah sakit.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa struktur organisasi rumah sakit yang telah diterapkan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur rumah sakit maka dapat mencerminkan dan membantu pelaksanaan pengendalian intern pada pelayanan rawat inap dan dalam memberikan pelayanan yang baik pada pasien rawat inap.
ABSTRACT
Nowdays, the business development of company depend on the advanced information technology awned by company and the skill of human resources in apply the technology. Hospital is a health care institution in addition state or private owned business unit with two role, i.e as social agent and as business unit. Accounting information system provide the hospital with easiness to do any activities efficiently and will increase the internal controlling on the inpatient health service on the hospital.
Research method applied in this research is a descriptive method, i.e by collecting the data and the data is processes and analyzed to have any information used in problem solving. In order to collect the required data, the writer apply the descriptive and comparative methode. The required data is a primary data, i.e data has not yet processed by hospital and secondary from the hospital report.
The result or research show that organization structure of hospital had be applied accurately based on the hospital procedure that depict and support the implementation of internal control on the inpatient health service and in provide the inpatient with qualified health care.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pelayanan Rumah Sakit di era sekarang tidak terlepas dari perkembangan ekonomi masyarakat . Hal ini tercermin pada perubahan fungsi klasik Rumah Sakit yang pada awalnya hanya memberi pelayanan yang bersifat penyembuhan saja terhadap pasien melalui rawat inap dan rawat jalan bergeser ke pelayanan yang lebihkomprehensif.Rumah Sakit adalah suatu lembaga pelayanan kesehatan dan sekaligus sebagai suatu unit usaha (baik pemerintah maupun swasta), dimana lembaga kesehatan ini dari waktu ke waktu semakin lama akan semakin berkembang, baik dari segi kuantitas maupun dari segi kualitas dan dilihat dari berbagai macam bentuk Rumah Sakit kecil maupun besar yang ada di seluruh penjuru tanah air.
seseorang kepada orang lain atau suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik). Misalnya rumah sakit, kantor pangacara, perusahaan teknik, perusahaan arsitektur.
Rumah Sakit merupakan suatu lembaga yang padat karya, padat modal dan teknologi maupun padat waktu. Disebut padat karya karena Rumah Sakit bergerak dibidang jasa yang melibatkan relatif banyak tenaga kerja, yaitu di bidang medis, paramedis perawatan, paramedis non perawatan dan tenaga non medis. Padat modal dan teknologi karena Rumah Sakit yang baik haruslah didukung dengan investasi yang besar untuk mencakup pengadaan fasilitas pelayanan seperti gedung, peralatan kedokteran yang canggih, obat-obatan yang cukup dan memadai, tenaga dokter umum dan dokter ahli serta fasilitas penunjang lainnya (kendaraan, peralatan rumah sakit dan lain-lain) sedangkan padat waktu dikarenakan rumah sakit dalam memberikan pelayanannya kepada masyarakat berlangsung selama 24 jam sehari dan tidak mengenal adanya hari libur.
pemasukan dan pencatatan data pasien dalam kegiatan prosedur dan sistem pelayanan rawat inap. Dengan sistem informasi yang memadai diharapkan data yang masuk maupun keluar dapat diproses dengan baik terutama pada kegiatan rawat inap rumah sakit tersebut. Dimana dalam pelayanan rawat inap sistem dan prosedur harus disusun sedemikian rupa sehingga terlihat langkah-langkah yang jelas dari segenap aktivitas mulai dari prosedur pendaftaran pasien, prosedur tindakan perawatan rawat inap sampai prosedur pasien pulang. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membuat suatu karya ilmiah yang berjudul Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Pada Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan .
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Sejauh mana pengaruh sistem informasi akuntansi dapat membantu manajemen dalam mengendalikan pelayanan rawat inap?
2. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi pada pelayanan rawat inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan?
C. Tujuan Penelitian
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis
Untuk memperoleh pengetahuan mengenai sistem informasi akuntansi yang diterapkan secara nyata di perusahaan.
2. Bagi Perusahaan
Memberikan masukan dan saran bagi perusahaan untuk penyempurnaan sistem informasi dalam meningkatkan pelayanan rawat inap.
3. Bagi Pihak Civitas Akademik
E. Kerangka Konseptual
Dalam pelayanan rawat inap dimulai dari pasien mendaftar, bagian rumah sakit mencatat semua data pasien yang bertujuan untuk memudahkan mengetahui keluarga pasien dan penagihan biaya perawatan pasien. Data-data tersebut direkam atau dicatat sesuai dengan ketentuan termasuk catatan-catatan pelayanan penerimaan pasien agar sesuai dengan sistem pencatatan yang telah ditentukan dan semua laporan yang masuk dari bagaian-bagian di rumah sakit menjadi laporan keuangan yang diperlukan oleh pihak manajemen rumah sakit maupun pihak luar rumah sakit yang berkepentingan.
Rumah Sakit memberikan pelayanan perawatan sampai pasien sembuh, pembayaran administrasi dan penyiapan faktur penagihan di buat pada saat pasien pulang untuk merincikan biaya-biaya rawat inap pasien.
Rumah Sakit Umum Vina Estetica
Pendaftaran Pasien
Sistem Informasi Akuntansi
Rawat Inap
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi dan sistem informasi sangat berkaitan erat dimana kaitan yang erat ini tercermin dalam pengunaan istilah informasi akuntansi yang menyangkut semua kegiatan dan semua pihak yang terlibat dalam perusahaan. Akuntansi sebagai sistem informasi ekonomi dan keuangan mampu memberikan manfaat bagi pemakai, agar informasi akuntansi dapat diolah secara baik, diperlukan suatu mekanisme atau kegiatan yang baik pula. Sistem pengolahan yang baik terdiri dari prosedur, metode atau cara dan teknik yang memungkinkan data ini akan melibatkan manusia sebagai penunjang pencapaian tujuan.
Dapat dilihat pada gambar 2.1 dibawah ini :
TUJUAN
Mekanisme Pengendalian
Masuk Transformasi Keluaran
[image:19.595.189.481.167.354.2]Input Proses Output
Gambar 2.1 Proses Sistem Sumber : Hall : 2003
Sumberdaya input diubah menjadi sumberdaya output, dimana sumberdaya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk menyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumberdaya dangan memakai suatu lingkaran umpan balik
Menurut Hall ( 2003 : 8 ), ada sembilan karakteristik sistem adalah : 1). Sasaran
Semua sistem pasti mempunyai sasaran atau yang biasa disebut sebagai tujuan dan biasanya sasaran suatu sistem berjumlah lebih dari satu, sehingga sasaran menjadi alat untuk memotivasi yang mengarahkan suatu sistem agar tidak melenceng ke sasaran/ tujuan yang lain.
2). Masukan Proses Keluaran
Suatu sistem memerlukan input atau masukan untuk diproses yang akan menghasilkan output atau keluaran yang dibutuhkan para pengguna sistem tersebut.
3). Lingkungan.
Dalam suatu lingkungan sistem mempunyai keterbatasan-keterbatasan yang memisahkan sistem dengan lingkungannya. Terkadang batasan-batasan tersebut sukar ditetapkan secara pasti atau sukar dilihat.
4). Jaringan Kerja Sistem
Jaringan kerja atau network akan terbentuk apabila suatu sistem bergabung dengan sistem lainnya dengan kesamaan tingkat hirarki.
5). Subsistem
Semua sistem mengandung beberapa subsistem. Didalam sistem tersebut subsistem menjalankan tugas-tugas tertentu yang mengadung semua karakteristik dari satu sistem kompleks.
6). Saling Ketergantungan.
Suatu sistem karena memiliki subsistem-subsistem akan mengakibatkan ketergantungan dan saling berkaitan sebagai suatu bagian yang terintegral. 7). Pengendalian
Dalam mencapai sasarannya suatu sistem diharapkan mampu mengendalikan semua subsistemnya, pengendalian itu sendiri merupakan suatu proses regulasi atau pengaturan oleh sistem untuk mengoreksi setiap penyelewengan dari serangkaian langkah ke arah sasaran yang telah ditetapkan.
8). Para Pengguna
Semua sistem pasti memiliki users atau para pengguna sistem yang membutuhkan sistem tersebut.
9). Kendala.
Kendala-kendala suatu sistem dapat berupa batasan-batasan intern ataupun ekstern yang akan menentukan kemampuan dari sistem tersebut.
dan tersedia untuk mempermudah laporan ke pihak luar dan mengkomunikasikan serta meningkatkan pengaturan atas pengambilan keputusan dan mengontrol perusahaan.
Bahan dasar dalam pengambilan keputusan adalah informasi. Menurut Bodnar (2000 : 5), ada beberapa karakteristik dari informasi, yaitu :
a). Relevan(relevan)
Informasi yang relevan adalah informasi yang memberikan nilai tambah bagi pembuat keputusan berupa pengurangan tingkat ketidakpastian atau penambahan pengetahuan atau nilai pembuat keputusa.
b). Akurat
Ketepatan informasi dan dapat diandalkan atau informasi yang bebas dari kesalahan dan menggambarkan aktifitas atau kejadian perusahaan.
c). Lengkap(complete)
Informasi yang lengkap adalah informasi yang mencantumkan seluruh informasi penting yang diperlukan oleh pembuat keputusan,
d). Tepat Waktu(real time)
Informasi telah tersedia saat dibutuhkan, e). Dapat Dimengerti(understandable)
Informasi yang dapat dimengerti adalah informasi yang tidak membingungkan penggunanya dan ditampilkan secara sederhana sesuai dengan kebutuhan pembuat keputusan,
f). Dapat Diperiksa(verifiable)
Dari defenisi diatas dapat diketahui bahwa tujuan akuntansi adalah menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak- pihak perusahaan baik itu pihak dari dalam perusahaan (manajemen) maupun dari luar perusahaan (pemengang saham, investor, pemeriksa pajak, kreditur). Menurut Mulyadi (2001 : 3) unsur-unsur suatu akuntansi dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. formulir atau dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas kertas.
2. catatan merupakan buku-buku yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi yang terdiri dari :
a. jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya
b. buku besar
Buku besar merupakan induk dari rekening-rekening yang terkait, yang tercatat dalam jurnal
c. buku pembantu
Buku pembantu merupakan bagian dari buku besar yang terdiri atas rekening-rekening tertentu secara terperinci atau khusus
3. laporan adalah hasil akhir proses akuntansi yang berupa laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi/ laba, perubahan modal, laporan arus kas dan laporan harga pokok produksi.
Bagi pihak intern, antara lain setiap tingkat manajemen, informasi yang dihasilkan akan digunakan dalam perencanaan, pengendalian operasi perusahaan dan proses pengambilan keputusan. Sedangkan bagi pihak ekstern yaitu pemerintah, investor, kreditur dan pihak lainnya, informasi keuangan yang berupa laporan keuangan tersebut dapat digunakan sebagai bahan analisis penetapan pajak bagi pemerintah, keputusan investasi oleh investor dan lain-lain.
mengakibatkan adanya perubahaan beberapa istilah dan teknik yang digunakan. Jika pemrosesan data akuntansi menjadi informasi dengan sistem akuntansi, maka dewasa ini relevan dengan sebutan sistem informasi akuntansi yang disebabkan oleh perkembangan ilmu akuntansi dengan penerapan teknologi yang dapat merubah data menjadi informasi yang dibutuhkan setiap perusahaan. Pengertian akuntansi menurut Hansen & Mowen dalam Fitriasari 2000 : 32-33, sistem akuntansi dijelaskan dengan pola umum yang sama (1) bagian-bagian yang saling berhubungan, (2) proses, (3) tujuan . Bagian yang saling berhubungan terdiri dari hal-hal seperti pemasaran dan penjualan, piutang yang ditagih dan penerimaan tunai, persediaan, buku besar umum dan akuntansi biaya. Proses terdiri dari hal-hal seperti pengumpulan, pencatatan, pengikhtisaran dan pengolahan data.
Menurut Hansen & Mowen (2000 : 35 ) jenis-jenis sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Sistem Pemrosesan Data electronic data processing (EDP)
Adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi. EDP adalah aplikasi sistem informasi akuntansi paling dasar dalam setiap organisasi.
b. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Menguraikan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan para manager. SIM menyediakan beragam informasi menyadari bahwa para manajer dalam organisasi menggunakan dan membutuhkan informasi dalam pengambilan keputusan sehingga sistem informasi berbasis komputer dapat menyediakan informasi yang bersangkutan kepada para manajer.
c. Sistem Penunjang Keputusan decision support system (DSS)
d. Sistem Ahli export system (ES)
Export system adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang memanfaatkan pengetahuan tentang bidang aplikasi tertentu untuk bertindak seperti seorang konsultan ahli bagi para pemakainya.
e. Sistem Informasi Eksekutif -executive information system (EIS)
Sistem informasi eksekutif dibuat bagi kebutuhan informasi strategik manajemen tingkat puncak.
f. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.
Sistem informasi akuntansi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (Informal) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood dalam Amir Abadi Yusuf 2000 : 1 dapat diartikan sebagai kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi yang dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan . Menurut Romney dan Steinbart dalam Fitriasari 2004 : 3 menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu rangkaian yang terdiri dari beberapa komponen yaitu orang orang, prosedur-prosedur data software dan infrastruktur teknologi yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mancapai suatu tujuan .
Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari :
1). orang orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
2). prosedur prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
4). intrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : a). Kegunaan
Sistem harus menghasilkan catatan yang tepat waktu dan relevan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.
b). Ekonomis
Semua komponen sistem akuntansi harus menyumbang nilai manfaat minimal bagi pengadaan sistem.
c). Kehandalan
Output atau laporan yang dihasilkan harus mempunyai tingkat ketelitian tinggi dalam sistem, harus mampu bersaing secara efektif.
d). Pelayanan Pelanggan
Sistem harus memberikan pelayanan yang baik dan efisien kepada para pelanggan.
e). Kapasitas
Kapasitas atau kemampuan harus memadai, untuk menangani prosedur-prosedur operasi perusahaan.
f). Kesederhanaan
g). Fleksibilitas
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan kepentingan yang cukup beralasan dalam kondisi apapun pada saat sistem beroperasi.
Menurut Hall (2001 : 18) ada tiga tujuan utama bagi sistem informasi akuntansi, yaitu :
a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. Pengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke para pemakai informasi melalui laporan keuangan yang dibutuhkan.
b. Untuk mengambil keputusan manajemen. Sistem informasi akuntansi ini akan memberikan informasi kepada para manajer yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan tersebut. c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem
informasi menyediakan informasi bagi personil operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari secara efisien dan efektif. Kebutuhan informasi yang semakin besar memerlukan perhatian yang cukup besar dalam penggunaannya. Hal ini disebabkan untuk para pemakai informasi baik pihak intern maupun ekstern selalu dihadapakan pada situasi ketidakpastian yaitu keadaan yang dipengaruhi oleh faktor-faktor dan kondisi yang selalu berubah. Berdasarkan tiga tujuan sistem informasi akuntansi tersebut diatas dapat ditarik suatu kesimpulan mengenai karakteristik dari suatu sistem informasi akuntansi, yaitu :
2. melakukan kegiatan mulai dari mengumpulkan data, mencatat, mengklasifikasi, memproses, menganalisa hingga menjadi informasi keuangan yang relevan dan mengkomunikasikan kepada pihak yang berkepentingan. 3. informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasional dan
manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai.
Dalam sistem informasi akuntansi terdiri atas elemen-elemen yang terintegrasi dan terorganisasi dimana ada saling ketergantungan antara elemen tersebut, oleh karena itu sistem informasi akuntansi akan berjalan dengan baik apabila elemen-elemen bekerja sebagaimana mestinya. Elemen-elemen-elemen sistem informasi akuntansi terdiri atas :
a. Pemakai Akhir(end user)
Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok umum eksternal dan internal. Pemakai eksternal meliputi para kreditur, pemengang saham, investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otorisasi pajak, para pemasok dan pelanggan. Para pemakai internal adalah pihak manajemen disetiap tingkat organisasi juga personel operasi. Berlawanan dengan pelaporan eksternal, organisasi memiliki cukup kebebasan dalam memenuhi kebutuhan pemakai internal.
b. Sumber Data
c. Pengumpulan Data
Merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem itu sah(valid).
d. Pemrosesan Data
Setelah data-data terkumpul maka perlu diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks.
e. ManajemenDatabase
Databaseorganisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Database dapat berupa filling cabinet atau sebuah disket komputer. Tanpa memperhatikan bentuk fisik, dapat ditampilkan isinya dalam hierarki logis. Tingkat-tingkat hierarki data :atribut, recorddanfile.
f. Penghasil Informasi
Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat dan menyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur atau pesan di layar komputer.
g. Umpan Balik
B. Sistem Pengolahan Data Elektronik
Sebagian besar perusahaan menggunakan komputer atau sarana elektronik dalam pemrosesan data. Pemrosesan data elektronik adalah serangkaian kegiatan secara elektronik yang terdiri dari proses pemasukan data (inputting), proses penyimpanan data (storing), proses pengolahan data menjadi informasi
(Processing), proses pengeluaran (outputting), serta proses pengendalian atas keempat proses sebelumnya (controlling). Dalam penerapan sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer dibutuhkan beberapa perangkat yang sangat berhubungan dalam rangka pengolahan data sehingga dapat menjadi suatu informasi dalam pengambilan keputusan. Sistem komputer adalah sebuah kombinasi terintegrsi dari perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan prosedur pemrosesan.
Adapun perangkat-perangkat dalam komputer adalah : 1. Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi timbul jika suatu komputer berkomunikasi dengan komputer yang lain. Wide Area Network (WAN) biasanya mencakup lebih dari satu wilayah metropolitan. Local Area Network (LAN) mencakup wilayah kecil seperti sebuah gedung atau kelompok gedung yang berdekatan satu sama lain. 2. Hardware(perangkat keras)
a. Central Processing Unit (CPU)
CPU merupakan pusat dari komputer, mempunyai fungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan aritmatika dan logika mengawasi seluruh sistem
Electronic Data Processing (EDP). CPU terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu :
- unit control, yang terdiri dari instruction interpreter (perintah menterjemah), location control (lokasi perhitungan) dan arithmetic register(salinan perintah yang sedang dijalankan).
- unit logika aritmatika (arithmetic logical unit), yang berfungsi untuk melakukan kegiatan perhitungan dan logika seperti penambahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.
- memory, unit yang berfungsi untuk menyimpan data yang akan diproses dan instruksi-instruksi untuk bagian lain dari CPU.
b. Input Equipment adalah alat untuk membaca data input dari sumber data. Peralatan input mengubah data asal ke bentuk yang dapat dipahami oleh komputer dan untuk diproses lebih lanjut.
Input equipmentdapat berupa : - keyboard
- mouse
c. Output Equipment adalah alat-alat menerima dari komputer (CPU) dan mengubahnya kedalam bentuk yang dapat dibaca. Output ini dapat dihasilkan dengan menggunakan :
- visual display unit (monitor)
d. Computer Communication Equipment
Perangkat ini merupakan alat yang menghubungkan secara langsung dengan CPU ataucomputer filesecara online. Peralatan ini juga berfungsi untuk mengirimkan data dari suatu lokasi ke lokasi lain, yang biasanya digunakan dalam suatu lingkungan perusahaan yang menggunakan sistem jaringan terbatas atau dikenal dengan namaLocal Area Network(LAN).
e. Secondary Storage Devices
Merupakan kombinasi antara output atau disebut dengan Secondary strorage divices adalah alat-alat yang digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Kemampuan dari CPU biasanya tidak mampu untuk menampung semua data yang diterima maupun yang sudah diolahnya, sehingga perlu disimpan pada secondary strorage, seperti
magnetic disks, floopy disks.
3. Software(perangkat lunak)
Software ini biasanya terdiri dari program yang berfungsi untuk memberikan instruksi pada komputer untuk melaksanakan kegiatan yang ada dalam program itu sendiri dan dokumentasi yang merupakan catatan serta penjelasan atas program yang sudah dibuat, agar program tersebut dipahami oleh pengguna dan pembaca program. Perangkat lunak mempunyai 3 (tiga) kategori besar, yaitu :
4. Brainware(perangkat pelaksana)
Peranan manusia pemakaian sistem komputerisasi sangat diperlukan karena komputer adalah suatu alat yang dapat menghasilkan sebuah informasi. Individu sebagai pengolah data akuntansi menjadi informasi memiliki peranan sebagai analisis dan perancang sistem, programmer, operator komputer dan data pustaka serta informasi.
Secara umum tipe pengolahan data pada sistem informasi akuntansi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu :
a. Batch Processing System
Pada sistem ini semua transaksi dikumpulkan dalam suatu tumpukan tertentu yang dilakukan dari transaksi sehari, seminggu atau tergantung pada volume transaksi atau pertimbangan-pertimbangan lainnya. Dengan pengolahan data secara program batch ini efisien dapat ditingkatkan terutama dalam hal berkaitan dengan penyiapan data dan pengolahan data transaksi, terutama apabila pengolahan data yang menggunakan model pengorganisasian sequential file, selain itu pengawasan terhadap pengolahan data lebih terjamin. Dalam pengoperasian data pada sistem batch dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1). local batch processing
2).remote batch processing
Dalamremote batch processing, sistem komunikasi data dipakai untuk memproses data yang terjadi pada masing-masing yang jauh dari pusat komputernya.
b. Real Time Processing
Transaksi atau data yang tersedia langsung diproses oleh komputer. Transaksi yang merupakan alat masukan (input unit)juga dipakai sebagai alat keluaran (output unit), dengan demikian data yang diproses akan selaluup to date. Sebelum data diproses biasanya terlebih dahulu diadakan pengecekan validitas, hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan-kesalahan. Apabila transaksi tidak sah (invalid) maka pesan terhadap kesalahan akan muncul di layar dan kesalahan akan dipakai langsung olehuser.
Seperti halnya pada sistem manual, siklus pengolahan data akuntansi dengan sistem komputerisasi dapat dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu :
1). Data Collection
2). Data Classification
Transaksi yang timbul dalam suatu waktu tertentu mungkin bervariasi menurut kegiatan perusahaan, dimana transaksi tersebut dapat terjadi berulang kali dan karenanya data tersebut perlu diklasifikasikan dengan baik agar kesalahan yang timbul dapat dihindari guna mempersiapkan data untuk diproses lebih lanjut.
3). Data Maintenance and Summarization
Setelah data selesai di klasifikasi dengan tepat dan benar, maka data tersebut telah siap untuk dimasukkan kedalam sistem komputer untuk diproses lebih lanjut.
4). Report Generation
Report generatian ini merupakan hasil transformasi data yang sudah diproses ke dalam bentuk yang mudah digunakan dan dapat memberikan informasi bagi pemakainya. Bentuk media yang sering digunakan dalam report generation seperti laporan menurut langganan dan laporan salesman yang merupakan dokumen perusahaan serta laporan laba rugi yang dipakai untuk menganalisa dan sebagai dasar bagi manajemen untuk membuat keputusan. C. Struktur Pengendalian Intern
kontrol secara internal, antara lain sistem informasi akuntansi memberikan dukungan atas pengamanan aktiva perusahaan melalui pencatatan aktiva (misalnya persediaan obat-obatan) tersebut secara memadai sehingga sewaktu-waktu dapat diperbandingkan dengan informasi yang diperoleh dari hasil inventarisasi fisik (stock opname) rumah sakit. Dukungan juga dapat diberikan melalui rekonsiliasi bank (bank reconcilition) yang akan mendeteksi kesalahan karena jumlah uang kas di bank akan dibandingkan dengan jumlah kas di perusahaan serta pemakaian sistem tata buku berpasangan (double entry method) yang mengharuskan bahwa jumlah antara kolom debet dan kredit harus sama. Penyusunan ini sangat membutuhkan kecermatan agar tidak menimbulkan kesalahan yang menyebabkan perbedaan jumlah.
Menurut Mulyadi (2002 : 189) Pengendalian atas sistem biasanya ditentukan berdasarkan ruang lingkup yang dipengaruhi oleh sistem tersebut. Oleh karena itu pengendalian dibagi menjadi dua macam yaitu Pengendalian Umum (General Controls)dan Pengendalian Aplikasi (Application Controls).Pengendalian umum
(general control)merupakan pengendalian atas sistem yang mempengaruhi semua aplikasi komputer yang berada diperusahaan. Misalnya kebijakan, prosedur-prosedur, prektek-praktek yang mencegah atau mendeteksi kesalahan atas semua sistem akuntansi sedangkan pengendalian aplikasi (application control)
1. Pengendalian Umum(General Control):
Pengendalian umum sering melibatkan pengawasan terhadap pengembangan modifikasi dan perawatan program-program komputer. Pengawasan ini terdiri dari:
a. organizational and operation control, yang terbagi lagi menjadi pemisahan tugas dan fungsi atas analisa sistem dan program, pemakaian struktur organisasi, pengoperasian pusat data dan pengendalian atas data dan perpustakaan,
b. aplication system development and maintenance controls,pengendalian ini menjamin bahwa sistem dikembangkan dan dipelihara menurut kebijakan perusahaan yang membutuhkan otorisasi formal dan persetujuan. Untuk itu diperlukan dukungan dari para pemakai, sistem, bagian akuntansi serta bagian auditor internal perusahaan, adanya formal review dan otorisasi serta pengujian yang memadai atas berbagai sistem baru sebelum dijalankan oleh pihak-pihak yang berwenang dan dokumentasi yang memadai dari manual keprogram files,
c. hardware controls, pengendalian ini disediakan oleh pabrik pembuat komputer untuk mendeteksi dan mencegah kesalahan yang akan mengakibatkan kekeliruan dalam pemrosesan data,
e. data centre operations controls, pengendalian ini antara lain menetapkan duplikat file dari prosedur-prosedur penting, menyediakan asuransi atas kerugian akibat bencana yang dapat merusak pusat data dan mendesain alternatif-alternatif lokasi pemrosesan data.
2. Pengendalian Aplikasi(Application Control)
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan tugas-tugas khusus yang dilakukan oleh EDP dimana fungsi dari pengawasan aplikasi ini adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, pemrosesan dan pelaporan data sudah dilaksanakan dengan benar.
Pengendalian aplikasi ini sering dikelompokkan menjadi :
a. pengawasan masukan (input control), yang merupakan pendesainan pengendalian agar tercapai kecermatan, kelengkapan dan validitas data yang diterima dengan menggunakan teknik-teknik control totals yaitu rangkuman yang diambil dari semua transaksi didalam suatu batch, pass word, check digitsyaitu sebuah digit yang ditambahkan ke sebuahaccount number, data validation yang mendeteksi kesalahan data ketika data tersebut dimasukkan kesistem dan mencegah sistem memposting data yang salah ke master file, serta prosedur memasukkan data secara langsung dari sumbernya. Pengendalian masukan ini terdiri dari :
1). pengawasan dokumen sumber
Dokumen-urut untuk setiap dokumen. Nomor dokumen sumber memungkinkan perhitungan-perhitungan dokumen secara lebih akurat dan sekaligus menjadi jejak audit untuk menelusuri transaksi melalui catatan-catatan akuntansi. Dokumen sumber harus didistribusikan ke pemakai dan digunakan secara berurutan. Hal ini memerlukan pengamanan fisik yang memadai terhadap persediaan dokumen sumber.,
2). otorisasi yaitu pembatasan pengenalan transaksi atau kinerja proses untuk individu-individu tertentu,
3). persetujuan transaksi untuk diproses setelah diidintifikasi,
4). penandaan yaitu pemberian tanda pada formulir atau dokumen untuk menyetujui atau tidak menyetujui pemrosesan lanjutan,
5) pembatalan yaitu mengidentifikasikan dokumen-dokumen sumber dan transaksi untuk mencegah penggunaan ulang setelah digunakan sesuai fungsinya,
6). pemberian password yaitu otorisasi untuk memungkinkan akses ke data atau pemrosesan dengan cara memberikan kode-kode yang hanya diketahui oleh orang yaitu otorisasi untuk memungkinkan akses ke data atau pemrosesan dengan cara memberikan kode-kode yang hanya diketahui oleh orang yang diberi hak untuk mengotorisasi.
pemrosesan data sehingga data dapat diproses secara teratur. Pengendalian pemrosesan mencakup hal-hal sebagai berikut :
1). control run-to-run yaitu mengunakan angka-angka batch untuk mengawasi batch seakan-akan ia bergerak dari satu prosedur yang terprogram (run) ke prosedur program lainnya. Run-to-Run adalah pemanfaatan pengendali total keluaran yang berasal dari suatu proses sebagai pengendali total masukan bagi proses selanjutnya. Pengendali total digunakan sebagai penghubung dalam rantai untuk mengaitkan satu proses dengan lainnya dalam urutan proses selama satu periode usaha,
2). penyajian saldo, yaitu pengujian kesamaan antara nilai-nilai dari dua pos yang ekuivalen atau satu pos dengan total pengendalian,
3). pemadanan yaitu memadankan pos-pos dengan pos-pos yang lain yang diterima dari sumber yang independen untuk mengendalikan pemrosesan transaksi,
4). koreksi kekeliruan secara otomatis yaitu koreksi kesalahan otomatis atau transaksi atau catatan yang melanggar pengendalian efektif. c. pengendalian keluaran (output controls), pengawasan keluaran
untuk menjamin bahwa keluaran itu hanya diterima oleh pihak yang berhak, keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam bentuk laporan yang dicetak dengan alat cetak
D. Penelitian Terdahulu
No Nama Penelitian Judul Hasil Penelitian
1 2 Roswitha Bukit (2004) Redha Fajar Sulaiman (2003)
Evaluasi Atas Penerapan Sistem Informasi
Akuntansi Dalam Meningkatkan Efesiensi Pada Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Bina Kasih Medan
Penerapan Komputerisasi (EDP) dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Inalum Kuala Tanjung
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi pada Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Bina Kasih Medan di laksanakan dengan cara manual dan komputerisasi. Penerapan
komputerisasi cukup efesien dan efektif dalam sistem informasi akuntansi, penerapan komputerisasi telah mendorong
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Data
Jenis data yang digunakan penulis dalam penulisan penelitian ini adalah : a. data primer, yaitu data yang belum diolah perusahaan, seperti hasil
wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan orang yang berhubungan langsung dengan perusahaan tersebut.
b. data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari laporan dan data perusahaan, seperti struktur organisasi, sejarah ringkas perusahaan, dan data lain yang terkait dengan penelitian.
B. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara, yaitu dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan khususnya pada bagian yang berkaitan dengan penelitian.
C. Metode Analisis Data
Dalam penelitian ini penulis menganalisa data yang diperoleh dengan menggunakan dua cara, yaitu
a. Metode Deskriptif, yaitu metode penganalisan data dimana data dikumpulkan, disusun, diintepretasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan bagi perumusan masalah yang di hadapi.
b. Metode Komperatif, yaitu metode dengan menggunakan data data yang diperoleh dari objek penelitian dengan teori yang diperoleh dari perkuliahaan sehingga dapat diketahui gambaran penyimpangan dan membuat kesimpulan yang sebenarnya dari masalah yang telah diteliti. D. Tempat dan Waktu Penelitian
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Sejarah Singkat Perusahaan
Rumah Sakit Umum Vina Estetica terletak di Jl. Iskandar Muda 119, Medan. Rumah Sakit ini dikelola oleh yayasan Rumah Sakit Cory Medan. Sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang selalu bertambah maka dirasakan ada kekurangan sarana pelayanan kesehatan di kota Medan pada umumnya. Kebutuhan pelayanan tersebut terutama kebutuhan pelayanan bedah plastik ( untuk kecantikan baik akibat cacat bawaan atau karena kecelakaan ) yang oleh sebahagian masyarakat Sumatera Utara/Medan dicari bahkan sampai ke luar negeri seperti penang dan singapura.
Berdasarkan keadaan ini maka pada tanggal 21 April 1993 didirikan sebuah yayasan yang diberi nama Rumah Sakit Cory. Yayasan ini kemudian menjadi induk dari Rumah Sakit khusus kulit dan bedah plastik Vina Estetica. Seperti diterangkan di atas bahwa lokasi dimana Rumah Sakit Umum Vina Estetica terletak di suatu lokasi yang bernilai strategis karena mudah dicapai dari segala penjuru kota. Sebagai landasan hukum beroperasinya rumah sakit ini adalah surat izin dari Kepala Dinas Kesehatan propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara No. 440/10373/xi/1995.
gedung, peralatan kesehatan secara umum dan peralatan khusus bedah plastik dll. Pada tanggal 17 Maret 1996 diresmikan oleh Bapak Walikotamadya Medan dengan penanda tanganan prasasti di rumah sakit ini. Pada awalnya ketika rumah sakit ini diresmikan fasilitas yang tersedia antara lain : (a) Poliklinik Bedah Plastik, (b) Kamar bedah untuk operasi kecil, (c) kamar bedah untuk operasi besar, (d) ruang perawatan untuk rawat inap ( VIP, Kelas I, II dan III ) serta (e). Ruang penunjang untuk 9 staff, laboratorium, EKG dan lain-lain.
Di dalam perkembangannya sampai dengan 1997 ditemukan bahwa pihak rumah sakit memerlukan pengembangan strategis ke arah pelayanan kesehatan rumah sakit umum. Pengembangan ini memerlukan penambahan fasilitas peralatan kesehatan khusus dan alat-alat bedah umum lainnya. pengembangan ini ditandai dengan penonjolan kegiatan pelayanan khusus lainnya yaitu khusus bedah tumor dan THT. Pada tahun 1998 diadakan penambahan/peningkatan sarana dan prasarana khusus bedah dengan : (a) penambahan poliklinik, (b) penambahan kamar bedah , (c) penambahan ruangan penunjang seperti kamar bersalin, ruang rontgen, ruang laboratorium, apotik, ruangan pimpinan dan staff dan fasilitas-fasilitas penunjang lain.
Sumatera Utara di Medan. Surat izin ini juga diikuti oleh terjadinya perbaikan akte notaris Andreas Ngikut Meliala SH tanggal 24 Oktober 2002 yang merubah Rumah Sakit Umum Vina Estetica sebagai Rumah Sakit Umum.
Peningkatan kegiatan pelayanan terus berlangsung meliputi bidang-bidang pelayanan lain yang terkait seperti pelayanan apotik, pelayanan parkir dan pelayanan administratif rumah sakit umum secara umum. Penambahan personel dengan sendirinya tetap dilaksanakan baik secara kuantitas maupun kualitas. Semua peningkatan tersebut ditujukan untuk memberikan kepuasan pada pasien dengan pelayanan yang efektif dan efesien.
2. Ruang Lingkup Kegiatan Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan Rumah Sakit Vina Estetica memberikan berbagai macam pelayanan kesehatan antara lain :
a. rawat jalan
Bagian rawat jalan ini memberikan berbagai jenis pelayanan antara lain Gawat Darurat, Poliklinik Umum, Poliklinik Gigi, Poliklinik Spesialis yaitu Poliklinik kebidanan dan penyakit kandungan, Poliklinik Penyakit Dalam, Poliklinik Anak, Poliklinik Penyakit Paru, Poliklinik Syaraf, Poliklinik Bedah, Poliklinik THT, Poliklinik Mata, Poliklinik Kulit dan Kelamin.
b. rawat inap
ruangan antara pasien laki-laki dan perempuan dan pengelompokan khusus bedah dan non bedah dan ruang isolasi untuk penyakit menular.
c. pelayanan gawat darurat.
d. pelayanan penunjang yang mencakup laboratorium lengkap, radiologi, farmasi dan apotik, rehabilitas serta nutrisi.
e. pelayanan imunisasi untuk BCG, DPT, Polio, MMR dan hepatitis A dan B.
f. pelayanan ambulance selama 24 jam. g. klinik gizi.
3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Semua organisasi ataupun perusahaan yang didirikan mempunyai misi dan visi dalam mencapai tujuannya, dimana dalam pencapaian visi dan misi tersebut tercermin dari sturktur organisasi dan uraian tugas. Struktur organisasi tersebut haruslah disusun dengan baik beserta dengan uraian tugas-tugasnya, hal ini menghindari adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab di setiap bagian. Struktur organisasi dapat menggambarkan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan serta koordinasi antar bagian dan pembagian tugas masing-masing sehingga tiap anggota dapat bekerja sama antara satu dengan yang lainnya secara efektif dan efisien.
aktivitas kerja dan menunjukkan bagaimana berbagai tingkatan aktivitas berkaitan satu sama lain sampai tingkat tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja.
Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan, terdiri dari : a. Direktur
b. Wakil Direktur Pelayanan Medis
c. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran d. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
e. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional a. Direktur
Direktur merupakan pimpinan puncak dalam suatu perusahaan, dimana seorang direktur mempunyai tugas memimpin, merumuskan kebijaksanaan pelaksanaan, membina pelaksanaan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas rumah sakit sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Direktur ini dibantu oleh 4 Wakil Direktur yaitu Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian, Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pendidikan, Wakil Direktur Umum dan Keuangan, Komite Medis dan Staff Medis Fungsional.
b. Wakil Direktur Pelayanan Medis
Nonbedah, Rehabilitas Medis, serta kegiatan penelitian dan pengembangan pada instalasi penelitian dan pengembangan.
Bidang Pelayanan Medis mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan Instalasi Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat Intensif, Diagnostik Noninvasif dan pencitraan, Diagnostik Invasif dan intervensi nonbedah serta Rehabilitasi Medis. Bidang Keperawatan mempunyai tugas melakukan bimbingan pelaksanaan asuhan dan pelayanan keperawatan, logistik keperawatan serta etika dan mutu keperawatan. Bidang Penelitian dan Pengembangan mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan fasilitas dan kegiatan penelitian dan pengembangan dibidang pelayanan medis, pelayanan penunjang dan keperawatan. Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian membawahi :
1). bidang pelayanan medis, terdiri dari :
a). seksi ketenagaan dan mutu pelayanan medis
b). seksi bangunan dan pemeliharaan fasilitas pelayanan medis
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian dalam bidang pelayanan medis, yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, pengaturan pelaksanaan dan pengaturan norma-norma serta pengawasan dibidang pelayanan medis.
2). bidang keperawatan, terdiri dari :
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian dibidang pelayanan dan merencanakan, mengkoordinir, melaksanakan, membina dan mengawasi segala kegiatan yang berkaitan dengan perawatan baik rawat inap maupun rawat jalan.
c. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran
Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran, membawahi 6 instalasi, 2 bidang yang terdiri dari Bidang Penunjang Medis dan Pemasaran. Masing masing bidang membawahi sebanyak banyaknya 2 seksi. Tugas Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pendidikan adalah membina dan mengelola pelayanan penunjang medis pada Instalasi Radiologi, Patologi Klinik dan Bank Darah, Farmasi dan Sterilisasi Sentral serta Gizi, Kardiologi Sosial serta kegiatan pendidikan dan pelatihan pada Instalasi Pendidikan dan Pelatihan.
Bidang Penunjang Medis mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan pelayanan penunjang medis pada Instalasi Radiologi, Patologi Klinik dan Bank Darah, Farmasi dan Sterilisasi Sentral serta Gizi. Bidang Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas mengkoordinasikan seluruh kebutuhan fasilitas dan kegiatan pendidikan dan pelatihan tenaga serta organisasi masyarakat. Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran, membawahi :
1). Kepala Pemasaran
2). Kepala Instalasi Farmasi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan keperluan baik untuk operasional pelayanan rumah sakit maupun untuk kebutuhan pasien.
3). Kepala Instalasi Radiologi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan alat-alat dan sumber daya untuk menunjang dan mendukung terapi yang dilakukan oleh Dokter-dokter melalui bidang Radiologi.
4). Kepala Instalasi Laboratorium
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan alat-alat dan sumber daya untuk menunjang dan mendukung terapi yang dilakukan oleh Dokter-dokter malalui bidang Laboratorium.
5). Kepala Instalasi Gizi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Penunjang Medis dan Pemasaran dalam mempersiapkan, mengatur, menyediakan kebutuhan konsumsi Pasien baik makanan utama maupun makanan tambahan yang diperlukan oleh pasien, Dokter dan perawat.
d. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
Keuangan dan 2 Instalasi yang terdiri dari Pengelolaan Data Elektronik dan Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Wakil Direktur Umum dan Keuangan mempunyai tugas mengelola kegiatan kesekretariatan dan Personalia, perencanaan dan rekam medis, informasi keuangan, pengelolaan data elektronik dan pemeliharaan sarana rumah sakit.
Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan kegiatan ketatausahaan, kepegawaian, kerumahtanggaan dan perlengkapan. Bagian Perencanaan dan Rekam Medis mempunyai tugas melaksanakan koordinasi kegiatan perencanaan, rekam medis, pengumpulan dan pengolahan data, penyusunan laporan, publikasi dan pelayanan informasi. Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan keuangan rumah sakit.
Dalam pelaksanaan tugasnya Wakil Direktur Umum dan keuangan, membawahi :
1). Bagian Sekretariat dan Personalia, terdiri dari : a). Sub Bagian Tata Usaha
b). Sub Bagian Kepegawaian
c). Sub Bagian Pengelolahan Data Elektronik d). Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.
administrasi kepegawaian, pembinaan, pelatihan dan pengembangan personil serta program dan pelaporan.
2). Bagian Perencanaan dan Rekam Medis, terdiri dari : a). Sub Bagian Perencanaan
b). Sub Bagian Penyusunan dan Pengelolaan Rekam Medis c). Sub Bagian Laporan dan Pelayanan Informasi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum dan Keuangan dalam bidang perencanaan, pelaksanaan, koordinasi dan pengawasan dibidang administrasi pasien dan rekam medis maupun dalam kegiatan pemasukan data.
3). Bagian Keuangan, terdiri dari :
a). Sub Bagian Penyusunan Anggaran dan verifikasi. b). Sub Bagian Pembendaharaan.
c). Sub Bagian Akuntansi dan Tata Rekening.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu atau mewakili Wakil Direktur Umum dan Keuangan, dimana bidang keuangan berfungsi merencanakan, mengatur, melaksanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan keuangan yang meliputi penganggaran, pembendaharaan, pembukuan dan akuntansi keuangan.
e. Komite Medis dan Staff Medis Fungsional
2). Pembentukan Komite Medis ditetapkan oleh Direktur Jenderal Pelayanan Medik atas usulan Direktur dan mempunyai masa kerja 3 tahun.
3). Komite Medis mempunyai tugas membantu Direktur menyusun standard pelayanan dan memantau pelaksanaanya serta melaksanakan pembinaan etika profesi, mengatur kewenangan profesi anggota Staff Medis Fungsional serta menggembangkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan.
4). Membuat standart terapi dan standard pelayanan di rumah sakit sesuai dengan bidang keilmuan .
5). Komite Medis dan Staff Medis Fungsional ini beranggotakan Dokter-dokter Spesialis dari berbagai disiplin ilmu.
4. Sistem Pengolahan Data Elektronik
Program aplikasi yang digunakan saat ini antara lain :
a. outpatient management, yaitu suatu aplikasi rawat jalan yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan kegiatan yang ada pada instalasi rawat jalan, meliputi perjanjian pasien, pendaftaran pasien, pencatatan tindakan atau pelayanan rumah sakit yag diberikan pada pasien sampai dengan pencatatan pembayaran biaya pemeriksaan dari pasien.
b. inpatient management,yaitu suatu aplikasi rawat inap yang merupakan perluasan dari aplikasi outpatient management dengan penambahan fasilitas pencatatan penerimaan, pemulangan dan perpindahan pasien. c. appoinment record tracking, yaitu aplikasi yang menangani proses
perjanjian perawatan atau konsultasi antara pasien dengan pihak rumah sakit, baik pasien baru maupun pasien lama.
d. medical recordtTracking, yaitu suatu aplikasi yang digunakan untuk mencatat administratif penyimpanan dokumen status pasien berikut dengan pergerakannya.
e. pharmacy management, yaitu suatu aplikasi manajemen farmasi yang digunakan untuk menangani pencatatan seluruh transaksi yang ada dibidang farmasi.
g. general managemnet, yaitu suatu aplikasi manajemen seluruh pembukuan keuangan yang digunakan untuk menangani seluruh kegiatan pembukuan keuangan yang mana datanya mencakup seluruh kegiatan dari bagian-bagian yang ada di rumah sakit. Kegiatan pembukuan tersebut termasuk pula dalam membuat anggaran.
h. payroll dan personel, yaitu suatu aplikasi pengajian dan kepegawaian yang disediakan untuk menangani masalah administrasi yang ada dibidang kepegawaian.
i. counter collections, yaitu suatu modul pengumpulan pembayaran yang disediakan untuk kebutuhan pengaturan pengumpulan hasil pembayaran pasien yang terjadi pada beberapa terminal pembayaran dari lokasi/ departemen yang berbeda dan harus sudah didaftarkan sebelumnya.
j. user report writer, yaitu suatu aplikasi program laporan untuk penggunaan yang digunakan dalam memberikan keleluasaan bagi pengguna aplikasi membuat laporan-laporan yang berdasarkan data yang ada dalam komputer dengan bentuk dan isi laporan sesuai dengan yang digunakan.
Data yang ada didalam tempat penyimpanan data komputer didapat dari hasil transaksi atau kegiatan yang dicatat pada aplikasi-aplikasi yang digunakan, misalnya :
Outpatient Management/ Rawat Jalan
Appoinment Scheduling/ Perjanjian
Medical Record Tracking/ Rekan Medis Pharmacy Management/ Farmasi
Inventory Management/ Inventory
General Ledger/ Buku Besar Pembukuan Payroll dan Personal/ Kepegawaian
5. Sistem Informasi Akuntansi Pada Pelayanan Rawat inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan
Pasien yang mendapat pelayanan rawat inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan dapat dikelompokkan dalam :
a. pasien umum, yaitu pasien pribadi dan pasien perusahaan non pelanggan atau jaminan.
b. pasien JPKMM ( Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat Miskin ), yaitu pasien yang biaya perawatannya ditanggung oleh Pemerintah.
c. pasien perusahaan, yaitu pasien yang biaya perawatannya sampai dengan jumlah tertentu ditanggung oleh perusahaan yang telah mengikat perjanjian dengan PT. Jamsostek dimana PT. Jamsostek mengadakan kerjasama dengan Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan.
d. pasien Askes, yaitu pasien yang biaya perawatannya sampai jumlah tertentu di tanggung oleh PT. Askes.
1). melalui poliklinik umum
Pasien datang ke loket pendaftaran unit rawat jalan yang terletak dilantai I, selanjutnya pasien menuju poli yang telah didaftarkan untuk diperiksa. Setelah diperiksa oleh dokter yang bersangkutan dan hasil pemeriksaan tersebut menunjukan pasien tersebut perlu dirawat inap maka dokter yang bersangkutan akan membuat surat pengantar rawat inap untuk pasien. Dengan membawa surat pengantar rawat inap tersebut pasien mendaftarkan diri melalui bagian pendaftaran pasien,
2). melalui Unit Gawat Darurat
Pasien yang masuk ke unit gawat darurat adalah pasien yang membutuhkan pertolongan/ penanganan pengobatan. Jika pasien harus dirawat inap maka dokter jaga akan membuat surat pengantar rawat inap, 3). pasien rujukan dari puskesmas atau rumah sakit lain
Pasien yang termasuk dalam kategori ini dapat segera mendaftarkan diri pada penerimaan pasien rawat inap dengan membawa surat pengatar rawat inap atau surat rujukan dari puskesmas atau dari rumah sakit lainnya. Sebelum pendaftaran diterima, petugas bagian penerimaan pasien atau bagian penerimaan pasien meminta pasien atau keluarga yang mewakili pasien untuk melengkapi syarat-syarat dengan kategori :
a). pasien umum
Pasien umum diharuskan membayar panjar uang perawatan pada waktu masuk.
c). pasien perusahaan jaminan
Pasien diwajibkan membawa surat jaminan dari perusahaan. Surat jaminan perusahaan harus diserahkan pada saat pasien dirawat inap.
e). pasien Askes
Salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh pasien askes untuk dirawat inap adalah menyertakan surat keterangan peserta Askes serta surat Rujukan dari Puskesmas. Pasien Askes berhak mendapatkan perawatan sesuai dengan kategori pasien.
Pada umumnya Sistem Informasi Akuntansi pada unit rawat inap di Rumah Sakit Umum Vina Estetica mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
A. Prosedur Pendaftaran/Registrasi
Proses pendaftaran pasien pada Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan dimulai melalui pendaftaran yang terletak dilantai I. Pasien yang akan dirawat di Rumah Sakit Umum Vina Estetica Medan ini berasal dari beberapa alternatif, yaitu :
1). pasien datang sendiri, yaitu pasien ini datang sendiri ke bagian pendaftaran rawat inap. Pasien terlebih dahulu mengambil nomor urut pelayanan pada tempat/ loket yang telah disediakan,
2). pasien dari Unit Gawat Darurat, pasien yang berasal dari unit rawat jalan/ poliklinik dan masuk sebagai pasien rawat inap atas perintah dokter, 3). pasien rujukan dari rumah sakit lain, yaitu pasien yang mendaftarkan diri
Saat pendaftaran, bagi pasien baru diwajibkan mengisi formulir pendaftaran. Dalam formulir tersebut pasien akan mengisi data diri pasien yang merupakan informasi awal yang dibutuhkan oleh pihak rumah sakit, yaitu :
- nama pasien, alamat tempat tinggal dan identitas lain yang berhubungan dengan pasien,
- umur, jenis kelamin, dan tempat tanggal lahir, - pekerjaan.
- informasi penanggung, kepada siapa biaya perawatan pasien ditagih, - nama dan alamat keluarga, sahabat dekat atau alamat lain yang dapat
dihubungi apabila pasien dalam keadaan darurat.
Pasien atau anggota keluarga dapat melakukan pemesanan tempat tidur melalui telepon dan hanya berlaku 1 x 24 jam, apabila pada hari atau jam yang telah disepakati pasien tersebut tidak datang maka pemesanan dibatalkan. Pemesanan juga dapat dilakukan langsung datang ke loket admisi di lantai dasar.
Untuk selanjutnya unit-unit yang terkait dalam pelaksanaan prosedur ini adalah :
a). bagian admisi
yang telah mendapat jasa pelayanan namun belum melunasi tagihannya. Jika pasien itu belum melunasinya maka ia tidak akan mendapat pelayanan kesehatan sebelum tagihan dibayar. Untuk pasien rujukan petugas akan mencatat nama dokter dan rumah sakit, puskesmas atau klinik yang mengirimnya.
Apabila pasien tersebut bukan pasien umum melainkan dari karyawan perusahaan langganan, maka pasien tersebut wajib membawa kartu pengenal pagawai, surat pengantar dari perusahaan serta surat jaminan dari perusahaan tersebut. Jika pasien adalah peserta asuransi wajib membawa kartu peserta asuransi dan surat jaminan dari perusahaan asuransi tersebut. Selanjutnya petugas akan memeriksa surat-surat yang diperlukan dan menentukan jenis-jenis pelayanan yang berhak didapatkan oleh pasien tersebut seperti besarnya tarif kelas, dokter-dokter yang bersangkutan, jumlah uang jaminan yang harus dibayar dan lain-lain. Uang jaminan wajib dibayarkan pada saat pendaftaran oleh pasien umum. Petugas admisi kemudian memasukkan data pasien kedalam komputer, memberikan nomor pendaftaran dan pemesanan ruangan. Petugas admisi juga mencatat pemesanan ruang dan memberitahukan ruang perawatan untuk menyiapkan ruang inap dan membuatkan label pasien (untuk pasien baru) di komputer yang berisikan nama pasien, nomor pendaftaran pasien, jenis kelamin dan tanggal lahirnya.
b). kasir
untuk pasien yang berasal dari unit rawat jalan dan pasien rujukan) dikumpulkan bersama-sama dengan jumlah biaya perawatan lainnya dan dibayarkan pada saat keluar dari rumah sakit atau langsung dibayar bersamaan dengan pembayaran uang jaminan. Uang jaminan dari pasien tersebut tidak harus berupa uang cash namun dapat juga berupa surat-surat berharga ataupun barang-barang berharga lainnya.
c). bagian rekam medis
Menerima dan menandatangani lembar penerimaan pasien untuk dimasukkan kedalam Map Status Pasien/ Rekam Medis (RM). Untuk pasien baru dibuatkan kartu identias pasien. Kemudian CM beserta kartu identitas pasien tersebut diserahkan ke perawat yang mendampingi pasien.
B. Prosedur Pelayanan dan Pembebanan
Setelah mendapat informasi pemesanan ruangan dari bagian admisi perawat menyiapkan ruangan yang telah dipesan tersebut. Ketika pasien datang, perawat akan memeriksa RM dan membantu dokter dalam melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan. Pasien dikenakan pembebanan atas dasar pelayanan medis dan penunjang medis, antara lain biaya ruangan perawatan, biaya tindakan dokter, biaya perlengkapan, biaya dokter visit/ konsul bersama, biaya obat-obatan, unit laboratorium, unit rodiologi, elektrobiomedical, dan lain-lain.
Pembebanan biaya ruangan perawatan, biaya tindakan dokter dan biaya perlengkapan dilakukan pada saat pasien pulang. Setelah ada pemberitahuan dari bagian perawatan bahwa Dokter sudah mengizinkan pasien berobat jalan, bagian
billing akan memasukkan tanggal pasien pulang ke dalam komputer. Komputer yang menyimpan file pasien tersebut secara otomatis akan menghitung lamanya pasien menginap dan total biaya sewa ruangan berdasarkan kode ruangan dan tanggal masuk yang dimasukkan oleh bagian billing. Batas waktu perhitungan satu hari menginap adalah setiap jam 12.00, sehingga pasien harus segera mengkonfirmasikan kepulangannya sebelum jam tersebut karena bila lewat walau sedetik akan dihitung satu hari berikutnya oleh komputer.
lembar II untuk arsip map Rekam Medis. Perawat membawa pasien ke unit pelayanan medik ataupun penunjang medis, contohnya ke Radiologi untuk mendapatkan foto Rontgen. Petugas order entry akan menerima formulir permintaan pelayanan dan memasukkan nomor RM pasien dan semua tindakan yang diberikan kedata pasien di komputer setelah pasien mendapat tindakan. Perawat juga mencatat semua tindakan medis atas pasien ke RM dan biaya-biaya atas tindakan tersebut dicatat kedebtor voucheratau slip kredit rawat inap.
Pertugas yang mengorder entry ini dapat melakukan tugasnya pada masing-masing terminal antara lain terminal ruang administrasi laboratorium dan terminal ruang administrasi radiologi serta terminal apotik/ minishop. Sedangkan order entry pasien gawat darurat dilakukan di terminal unit gawat darurat. Selain itu juga ditempatkan di seluruh lantai ruang perawatan yaitu lt. II, III dan Poliklinik. Hasil laboratorium, Radiologi dan obat-obatan dari apotik dan lain-lainya akan diantarkan oleh petugas yang berfungsi sebagai transporter, jadi perawat tidak perlu naik-turun lantai perawatan untuk mengambil hasil tersebut. Dengan kata lain perawat tersebut dapat lebih terkonsentrasi pada pasien yang menjadi tanggung jawabnya.
memberitahukan petugas admisi sehingga data pasien di komputer seperti kelas ruang perawatan dan hak-hak lainnya akan disesuaikan menurut keinginan pasien. C. Prosedur Penagihan dan Pembayaran
Pasien rawat inap yang sudah diizinkan untuk berobat jalan artinya sudah boleh pulang maka perawat akan menginformasikan kepulangan pasien tersebut ke bagian admisi. Bagian admisi menyi
