BAB III PEMBAHASAN
E. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran
Seiring dengan berkembangnya dunia bisnis di zaman era perusahaan dituntut untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Semakin berkembangnya suatu perusahaan menyebabkan transaksi keuangan pada perusahaan tersebut semakin banyak dan kompleks.
Transaksi yang terus bertambah mendorong pihak menajemen untuk lebih mengontrol dan mengawasi kegiatan transaksi yang terjadi sehari-hari secara seksama sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat diketahui dan diawasi dengan lebih baik. Oleh karena itu dibutuhkan suatu pengelolaan untuk mengawasi setiap alur kas yang terjadi didalam perusahaan agar perusahaannya dapat terhindar dari kerugian.
1. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan, Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas adalah proses aliran kas yang terjadi diperusahaan adalah terus-menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran Kas terdiri dari Aliran kas masuk dan Aliran kas keluar.
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat membagi menjadi beberapa departemen mengenai arus dokumen yang melukiskan penerimaan kas, yaitu:
a. Departemen ruang penerimaan dokumen.
b. Departemen penerimaan tunai atau kas.
c. Departemen piutang.
d. Departemen buku besar.
34
Penerimaan kas adalah transaksi yang sering terjadi. Penerimaan kas berasal dari pendapatan jasa, penagihan piutang, penerimaan bunga investasi, penjualan aktiva, dan berbagai sumber pendapatan lainnya.
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang bejudul Sistem Akuntansi bahwa berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas, dari penjualan tunai mengharuskan :
a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank
dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain untuk melakukan internal check.
b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi
kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
2. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum peusahaan. Menurut DEPDIKNAS Sistem Informasi Pengeluaran Kas adalah satu proses, cara, perbuatan mengeluarkan alat pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu.
Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas menggunakan buku pengeluaran kas (cash payment journal). Sistem pengeluaran kas ada 2 metode yang digunakan yaitu:
a. Metode pengeluaran kas dengan cek. b. Dana kas kecil.
Menurut James. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyatakan Pengeluaran Kas adalah memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian.
Dokumen yang digunakan yaitu: a. Bukti kas keluar.
b. Cek.
c. Permintaan Cek.
Penerimaan dan Pengeluaran Kas dari perusahaan akan berlangsung secara terus menerus selama perusahaan masih hidup. Sebagian yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi yang berhubungan dengan kas selama satu periode akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi Kas dirancang untuk menangani penerimaan dan pengeluaran kas.
F. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT PLN (Persero) Cabang Medan
Pada umumnya suatu sistem pengawasan intern terhadap kas akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksana dan pencatatan. Tanpa adanya fungsi seperti diatas, akan mudah menggelapkan uang kas.
Karena bentuk dan jenis perusahaan ada bermacam-macam, maka sistem pengawasan intern suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan
36
lain . Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas.
1. Penerimaan Kas
Penerimaan uang dalam suatu perusahaan bisa berasal dari beberapa sumber antara lain dari penjualan tunai, pelunasan piutang, atau dari pinjaman. Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara lain :
a. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank. b. Diadakan pemisahaan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi
pencatatan kas.
c. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.
2. Pengeluaran kas
Pengeluaran kas dalam suatu perusahaan itu adalah untuk membayar bermacam-macam transaksi. Apabila pengawasan tidak dijalankan dengan ketat, sering kali jumlah pengeluaran diperbesar dan selisihnya digelapkan. Beberapa prosedur pengawasan yang penting sebagai berikut:
a. Semua Pengeluaran uang menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
b. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat.
c. Penulisan cek hanya apabila didukung bukti-bukti (dokumen) yang lengkap atau digunakan sistem voucher.
d. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.
e. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tentu. f. Diharuskan membuat laporan kas harian.
g. Dengan diterapkan prinsip-prinsip pengawasan intern terhadap kas seperti yang telah disebutkan diatas, timbul beberapa masalah, yaitu mengenai pembentukan kas kecil dan adanya rekening giro bank yang memerlukan dilakukannya rekonsiliasi bank.
h. Dengan diterapkan prinsip-prinsip pengawasan intern terhadap kas seperti yang telah disebutkan diatas, timbul beberapa masalah, yaitu mengenai pembentukan kas kecil dan adanya rekening giro bank yang memerlukan dilakukannya rekonsiliasi bank.
Pada PT PLN(Persero) Cabang Medan, berbagai macam transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas. Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya. Dalam Pengeluaran kas tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan PT PLN (Persero) Cabang Medan membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
38
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
“ sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. PT PLN (Persero) sebagai suatu perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
1. Biaya makan minum
2. Biaya perlengkapan
3. Biaya keperluan kantor, dan 4. biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tetapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
40 BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan analisis serta evaluasi yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi terhadap kas yang dimiliki oleh PT PLN
(Persero) Cabang Medan sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari:
a. PT PLN (Persero) Cabang Medan telah membuat kebijakan
untuk mendukung aktivitas perusahaan.
b. Struktur organisasi yang digunakan oleh PT PLN (Persero)
Cabang Medan adalah sistem garis lurus staff (staff line) yaitu, aliran perintah dan pengawasan datang dari pemimpin tertinggi yaitu general manager dan selanjutnya mengalir ke bawah yaitu deputi manajer masing-masing bagian yang masing-masing membawahi beberapa orang staff yang berfungsi sebagai ahli dalam bidang tertentu dan dapat memberi pendapat kepada kepala cabang.
2. Kas merupakan aktiva lancar dan memegang peranan penting dalam menjalankan operasi perusahaan dan oleh karena itu perusahaan telah membuat suatu sistem pengawasan intern atas penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Dalam hal penerimaan maupun pengeluaran kas pada PT PLN
(Persero) Cabang Medan harus didasarkan pada bukti-bukti dan
diotorisasi oleh manajer keuangan. Dengan demikian perusahaan mampu mewujudkan pengawasan terhadap kas.
4. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas mempunyai bukti-bukti yang
ditanda tangani oleh pejabat-pejabat yang berwenang.
5. Segala bentuk pengeluaran dilakukan dengan menggunakan bukti kas /
bank, cek, dan dana kas kecil untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
6. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
a. Prosedur penerimaan kas dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
b. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas yaitu:
bagian perbendaharaan, bagian penagihan, bagian kasir, sub bagian umum/tata usaha, dan bagian akuntansi.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas,
yaitu: kwintansi, surat perintah tagih, bukti penerimaan kas/bank, rekening koran, bukti transfer bank, dan surat pemberitahuan dari bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
penerimaan kas, yaitu : buku kas.
7. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
a. Prosedur pengeluaran kas dilakukan melalui suatu dana khusus
42
b. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran yaitu
bagian akuntansi, bagian kasir, dan bagian pengawas intern yaitu kepala bagian keuangan dan kepala cabang.
B. Saran
Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, maka penulis mencoba memberikan saran yang mungkin berguna untuk diterapkan bagi pemimpin perusahaan dalam mengambil keputusan dan sebagai bahan pertimbangan di masa yang akan datang. Adapun saran yang diberikan penulis, yaitu :
1. Sistem Informasi Akuntansi terhadap kas pada PT PLN (Persero) dapat
mempertahankan dan lebih meningkatkan sistem akuntansi pada kas mengingat perkembangan zaman dan teknologi yang semakin pesat yang memicu kebutuhan pribadi yang semakin meningkat pula sehingga dapat mendorong seseorang untuk berbuat kecurangan.
2. Sistem Informasi Akuntansi terhadap kas yang telah diterapkan pada
perusahaan ini hendaknya lebih dipantau secara teratur guna mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada, sehingga dapat ditemukan solusi untuk segera diadakan perbaikan.
3. Perusahaan juga sebaiknya melakukan rapat-rapat koordinasi antara
bagian yang berhubungan dengan aktivitas penerimaan dan pengeluaran kas. Sehingga dapat diketahui masalah-masalah yang dihadapi oleh masing-masing bagian untuk selanjutnya dilakukan pemecahan masalah sehingga dapat meningkatkan kinerja dari perusahaan dalam melayani masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi I, Salemba Empat, Jakarta.
Bodnar, H. George, dan William S. Hopwood, 2000, Sistem Informasi
Akuntansi, Buku I, Edisi Ke-6, Penerjemah Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Cetakan ke-3, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi ke-6, Jilid I, Salemba Empat, Jakarta.
Widjajanto, Nugraha, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. Gondodiyoto, Santoso, Mkom, dkk, 2007, Audit Sistem Informasi, Mitra
Wacana Media, Jakarta.
Sarosa, samiaji, 2009, Sistem Informasi Akuntansi , Grasindo, Jakarta. Lilis, Setiana, dan Anastasia Diana, 2012, Sistem Informasi Akuntansi,
Andi publisher, Jakarta.
http://muttaqinhasyim.wordpress.com/2009/05/14/dana-kas-kecil-petty-cash-fund/