i
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERHADAP KAS PADA PT PLN (PERSERO) CABANG MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh:
DIANA 112101043
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2014
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : DIANA
NIM : 112101043
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERHADAP KAS PADA PT PLN (Persero) CABANG MEDAN
Tanggal 2014 DOSEN PEMBIMBING
Iskandar Muda, SE, MSi, Ak NIP. 19760705 200212 1 002
Tanggal 2014 KETUA PROGRAM STUDI
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP. 19741123 200012 2 001
Tanggal 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirahim,
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas
limpahan rahmat, rejeki dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Kas Pada
PT PLN (Persero) Cabang Medan”. Dimana tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan kelulusan
pendidikan program Diploma pada fakultas Ekonomi dan Bisnis USU. Pada
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebanyak-banyaknya
kepada :
1. Bapak Prof. Dr.Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM),Sp.A(K) selaku
Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE., M.Si, selaku sekretaris Program
Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
5. Bapak Iskandar Muda SE, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing penulis
yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dan
sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
membimbing dan mengajarkan beragam mata kuliah yang sangat
bermanfaat.
7. Kepada Bapak Pimpinan berserta Staf Pegawai Perusahaan PT PLN
(Persero) Cabang Medan yang telah memberikan izin kepada penulis
untuk magang dan mengadakan riset dalam rangka penyelesaian tugas
akhir.
8. Teristimewa buat Ayahanda dan Ibunda yang sangat penulis hormati dan
sayangi yang telah membesarkan, mendidik dan yang tak henti-hentinya
banyak memberikan dukungan atas penulis baik moril maupun materil,
serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan yang ada. Semoga
tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda tercinta bangga dan
bahagia terhadap penulis.
9. Teman-teman seperjuangan Yola, Sasi, Ananda, Deni Sijabat (@dydas)
dan dwiria, buat semua terima kasih atas canda tawanya.
Akhir kata penulis berharap semoga karya ilmiah ini dapat bermanfaat
bagi pembaca.
Amin yaa Rabbal Alamin ...
Medan, juni 2014 Penulis
iii ABSTRAK
Kas merupakan salah satu harta benda yang dimiliki perusahaan dengan
tujuan untuk melancarkan pekerjaan rutin dan sebagai modal kerja usaha untuk
menghasilkan suatu laba. Penelitian ini bertujuan untuk melihat apakah sistem
informasi akuntansi kas yang diterapkan di PT PLN (Persero) Cabang Medan
telah efektif dan bagaimana prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang
dilakukan PT PLN (Persero) Cabang Medan.
Berdasarkan hasil pembahasan diketahui bahwa sistem informasi
akuntansi terhadap kas pada PT PLN (Persero) Cabang Medan sudah efektif
dengan membuat suatu kebijakan tersendiri dalam melakukan pencatatan dan
membuat fungsi yang terpisah sehubungan dengan transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas. Setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dalam
suatu buku yang disebut buku kas. Penerimaan kas pada perusahaan ini dilakukan
melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam
pencatatan transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas dilakukan melalui suatu
dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
ABSTRAK ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Sitematika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas Perusahaan ... 7
B. Struktur Organisasi Dan Personalia ... 12
C. Job Description ... 14
D. Kinerja Usaha Terkini ... 26
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 25
B. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 28
C. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi ... 29
D. Ruang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi ... 31
v
F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada
PT PLN (Persero) Cabang Medan ... 35
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
Nomor Judul Halaman
iii ABSTRAK
Kas merupakan salah satu harta benda yang dimiliki perusahaan dengan
tujuan untuk melancarkan pekerjaan rutin dan sebagai modal kerja usaha untuk
menghasilkan suatu laba. Penelitian ini bertujuan untuk melihat apakah sistem
informasi akuntansi kas yang diterapkan di PT PLN (Persero) Cabang Medan
telah efektif dan bagaimana prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang
dilakukan PT PLN (Persero) Cabang Medan.
Berdasarkan hasil pembahasan diketahui bahwa sistem informasi
akuntansi terhadap kas pada PT PLN (Persero) Cabang Medan sudah efektif
dengan membuat suatu kebijakan tersendiri dalam melakukan pencatatan dan
membuat fungsi yang terpisah sehubungan dengan transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas. Setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dalam
suatu buku yang disebut buku kas. Penerimaan kas pada perusahaan ini dilakukan
melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam
pencatatan transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas dilakukan melalui suatu
dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam dunia
usaha bagi seluruh perusahaan, terutama bagi perusahaan yang sudah besar.
Pertumbuhan usaha perusahaan yang semakin luas saat ini menuntut adanya
kebutuhan pengembangan sistem informasi akuntansi baru untuk memenuhi
kebutuhan informasi yang lebih baik. Oleh karena itu suatu perusahaan
sebaiknya mempunyai sistem informasi akuntansi kas yang baik, karena
apabila perusahaan tersebut tidak memiliki suatu sistem informasi kas yang
baik, maka akan menyebabkan terjadinya penyelewengan atau penyimpangan
di dalam melaksanakan tanggung jawab masing - masing. Pengelolaan yang
baik didukung dengan sistem yang mengaturnya baik dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalian yang menyangkut dengan segala aktivitas dan
kegiatan perusahaan sehingga pengawasan terhadap pengendalian intern akan
lebih efektif jauh dari tindak kecurangan maupun penyelewengan.
Pada dasarnya tujuan perusahaan adalah memperoleh laba yang
semaksimal mungkin, karena adanya laba yang diperoleh maka
kelangsungan hidup perusahaan dapat dijamin serta dapat memperluas
usahanya. Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut dengan
melaksanakan kegiatan operasional perusahaan secara efektif dan efisien.
Dalam melaksanakan kegiatan operasional tersebut, suatu perusahaan
selalu membutuhkan kas untuk kegiatan operasi sehari-hari maupun
2
Kas merupakan salah satu harta benda yang dimiliki perusahaan
dengan tujuan untuk melancarkan pekerjaan rutin dan sebagai modal kerja
usaha untuk menghasilkan suatu laba. Oleh karena itu, uang kas adalah
harta yang paling likuid. Berdasarkan sifatnya tersebut, kas juga
merupakan harta perusahaan yang paling mudah diselewengkan sehingga
memerlukan suatu sistem informasi akuntansi yang memadai untuk
pengawasan dan pengamanannya.
Untuk memperoleh infomasi yang tepat, diperlukan suatu
perancangan yang baik. perancangan yang baik memberikan keefisienan
dalam proses pelaksanaan administrasi dan pengolahan data sekaligus
membantu penyelenggaraan pengendalian intern berbagai sektor kegiatan
dalam perusahaan.
PT PLN (Persero) Cabang Medan merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang kelistrikan, yang kegiatannya adalah membangkitkan,
menyalurkan dan mendistribusikan tenaga listrik untuk penerangan
kehidupan masyarakat. Sebagai suatu perusahaan yang besar,
membutuhkan kas yang besar juga sebagai sumber utama pendanaan
modal kerjanya. Dengan menerapkan sistem informasi akuntansi yang
baik, akan dapat membantu pihak manajemen dalam hal memperoleh
infomasi yang akurat dan tepat waktu. Pihak manajemen akan dapat
mengambil keputusan dengan menerapkan langkah-langkah yang perlu
dilakukan selanjutnya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Atas dasar inilah penulis merasa tertarik untuk membahas masalah
ini dengan judul : “Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Kas Pada
PT PLN (Persero) Cabang Medan”
B. Rumusan Masalah
Setiap perusahaan pada umumnya selalu menghadapi masalah
dalam menjalankan kegiatannya. Masalah merupakan faktor yang dapat
menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam
mencapai tujuan sehingga perlu dicari penyebab dan cara penyelesaiannya.
Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini di PT
PLN (Persero) Cabang Medan adalah sebagai berikut: “ Apakah Sistem
Informasi Akuntansi Kas yang diterapkan di PT PLN (Persero) Cabang
Medan telah efektif ? dan Bagaimana Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran
Kas yang dilakukan PT PLN (Persero) Cabang Medan ?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Sistem
Informasi Akuntansi Kas yang ditetapkan perusahaan telah efektif dan
Bagaimana Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang dilakukan PT
PLN (Persero) Cabang Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan
penulis adalah :
a. Bagi perusahaan, diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan
masukan untuk menyempurnakan sistem informasi akuntansi terhadap
kas pada perusahaan ini.
b. Bagi penulis, penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan
4
mengaplikasikan teori-teori yang didapat diperkuliahan kedalam suatu
organisasi atau perusahaan
c. Bagi pembaca, diharapkan hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan
dalam menambah wawasan dan pengetahuan.
E. Sistematika Penulisan
Agar penulisan tugas akhir ini lebih terarah dan mempermudah
penulis dalam pengerjaan hal-hal yang akan dibahas, penulis membuat
beberapa bab sesuai dengan kebutuhan pembahasan antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab permulaan yang menguraikan
mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan
dan manfaat serta sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini membahas uraian tentang sejarah ringkas PT PLN
(Persero) Cabang Medan, struktur organisasi dan personalia
perusahaan, job description, dan kinerja usaha terkini.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan pengertian sistem
informasi akuntansi, tujuan sistem informasi akuntansi,
unsur-unsur sistem informasi akuntansi, ruang lingkup
sistem informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi
penerimaan dan pengeluaran kas dan Prosedur Penerimaan
dan Pengeluaran Kas pada PT PLN (Persero) Cabang
Medan.
BAB IV : PENUTUP
Bab ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah ditulis
dalam tugas akhir ini dan juga meliputi saran yang mungkin
dapat bermanfaat bagi perusahaan PT PLN (Persero)
6 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
1. Listrik sebelum Kemerdekaan dan di awal Kemerdekaan sampai tahun 1965
Sejarah Kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik
mulai ada di Wilayah Indonesia tahun 1893 didaerah Batavia (Jakarta
sekarang), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan.
Sentralnya dibangun ditanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang
sekarang di JL.Listrik No.12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM/OGEM
perusahaan swasta di Belanda, kemudian menyusul pembangunan
kelistrikan di Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi
(1927), Sibolga (NV ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung
Balai tahun 1931 (milik Gameenta Kotapraja), Labuhan Bilik (1936) dan
Tanjung Tiram (1937).
Masa penjajahan Jepang, Jepang hanya mengambil alih
pengelolaan Perusahaan Listrik milik swasta Belanda tanpa mengadakan
penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerjanya dibagi
menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan
seterusnya sesuai struktur organisasi pemerintahan tentara Jepang waktu
itu.
Setelah Proklamasi Kemerdekaan RI 17 Agustus 1945,
dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik
diseluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih Perusahaan Listrik bekas
milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah
diambil alih itu diserahkan kepada Pemerintah RI dalam hal ini
Departemen Pekerjaan Umum. Untuk mengenang peristiwa ambil alih itu,
maka dengan penetapan Pemerintah No.1 SD/45 ditetapkan tanggal 27
Oktober sebagai hari Listrik.
Sejarah memang membuktikan kemudian bahwa dalam suasana
yang makin memburuk dalam hubungan Indonesia-Belanda, tanggal 3
Oktober 1953 keluar Surat Keputusan Presiden No.163 yang membuat
ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai
bagian dari perwujudan pasal 33 ayat (2) 1945.
Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri
Perusahaan Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara (Sumatera
Timur dan Tapanuli) yang mula-mula dikepalai R.Sukarno (merangkap
Kepala di Aceh), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah
BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PUT No.16/1/20 tanggal Mei 1961,
maka organisasi kelistrikan dirubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumatera
Barat dan Riau menjadi PLN Eksploitasi I.
Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT
No.9/PRT/64 dan dengan Peraturan Menteri No.1/PRT/65 ditetapkan
pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan Daerah Eksploitasi I.
Sumatera Utara tetap menjadi Eksploitasi I, maka dengan Keputusan
Direksi PLN No.Kpts 009/DIRPLN/66 TANGGAL 14 April 1966, PLN
Eksploitasi I dibagi menjadi 4 cabang dan 1 sektor, yaitu Cabang Medan,
8
tahun 19972 mempertegas kedudukan PLN sebagai perusahaan umum
Listrik Negara dengan hak, wewenang dan tanggung jawab
membangkitkan, menyalurkan dan mendistribisikan tenaga listrik
keseluruh Wilayah Negara RI.
Dalam SK Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera
Utara diubah menjadi PLN Elsploitasi II Sumatera Utara. Kemudian
menyusul Peraturan Menteri PUTL No. 013/PRT/75 yang merubah PLN
Eksploitasi menjadi PLM Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi PLN
Wilayah II Sumatera Utara. Sesuai Keputusan Menteri Pertambangan dan
energi No. 4564.K/702/M.PE/1993, Tanggal 17 Desember 1993 telah
dibentuk Tim Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum Listrik Negara
menjadi PT PLN (Persero) Listrik Negara.
2. Dari Eksploitasi I menjadi Elsploitasi II
Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Eksploitasi I
Sumatera Utara tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. Kpts
009/DIRPLN/66 tanggal 14 April 1996,PLN Eksploitasi I dibagi menjadi
4 cabang dan satu sektor, yaitu :
a. Cabang Medan
b. Cabang Binjai
c. Cabang Sibolga
d. Cabang Pematang Siantar
Peraturan Perundang-undangan PP No.18 tahun 1972 mempertegas
kedudukan PLN sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dengan hak,
wewenang dan tanggung jawab membangkitkan, menyalurkan dan
mendistribisikan tenaga listrik keseluruh Wilayah Negara RI. Dalam SK
Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara diubah menjadi PLN
Eksploitasi I Sumatera Utara.
3. Dari Eksploitasi II menjadi Elsploitasi II
Kemudian menyusul peraturan Menteri Perusahaan Umum Tenaga
Listrik (PUTL) No. 013/PRT/75 yang merubah PLN Eksploitasi menjadi
PLN Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi PLN Wilayah II Sumatera
Utara.
4. Dari PERUM Menjadi PERSERO
Dengan keluarnya Peraturan Pemerintah No. 231/1994 tanggal 16
Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagai Persero. Adapun yang
membelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi
kebutuhan listrik yang terus meningkat dewasa ini. Dimana pada abad 21
nanti, PLN tidak dapat tidak, harus mampu menghadapi tantanganyang
ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur internasional , dan harus
mampu berswada tinggi, dengan manajemen yang berani transparan,
terbuka, disentralisasi, profit centre dan cost centre.
Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan
masyarakat dan mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang
tangungjawabnya cukup besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang
harmonis dengan instansi dan lembaga yang terkait, perlu dibina dan
10
5. Pemisahan PT PLN (Persero) Wilayah II dan PT PLN (Persero) Pembangkitan dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara
Perkembangan kelistrikan di Sumatera Utara terus mengalami
pertumbuhan dan perkembangan yang begitu pesat, hal ini ditandai dengan
semakin bertanbahnya jumlah pelanggan, perkembangan fasilitas
kelistrikan, kemampuan pasokan listrik dan ndikasi-indikasi pertumbuhan
lainnya. Untuk mengantisipasi pertumbuhan dan perkembangan kelistrikan
Sumatera Utara di masa-masa mendatang serta sebagai upaya untuk
meningkatkan kualitas palayanan jasa kelistrikan.
Maka berdasarkan syarat keputusan Nomor. 078.K/023.DIR/1996
Tanggal 9 Agustus 1996 ibentuk organisasi beru dibidang jasa pelayanan
kelistrikan yaitu PY PLN Persero) Penbangkitan dan Penyaluran Sumatera
Bagian Utara. Dengan pembentukan organisasi baru PLN Pembangkitan
dan Penyaluran Sumatera Bagian Utara yang terpisah dari PLN Wilayah
II, maka fungsi-fungsi Penbangkitan dan Penyaluran yang sebelumnya
dikelola PLN Wilayah II berpindah tanggungjawab pengelolaannya ke
PLN Pembangkitan dan Penyaluran Sumbagut. Sementara itu PLN
Wilayah II berkonsentrasi pada distribusi dan penjualan tenaga listrik.
B. Struktur Organisasi dan Personalia
Setiap perusahaan baik perusahaan pemerintah maupun swasta
mempunyai struktur organisasi, karena perusahaan juga merupakan
organisasi. Organisasi adalah suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang
terorganisasi, yang dilaksanakan oleh sejumlah orang untuk mencapai
tujuan bersama.
Dalam struktur organisasi ditetapkan tugas- tugas, wewenang dan
tanggung jawab setiap orang dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
serta bagaimana hubungan satu dengan yang lain.
Dalam menjalankan tugas-tugasnya, PT PLN memiliki struktur
organisasi yang tertata menurut fungsi dan golongannya. Tujuan adanya
struktur organisasi adalah untuk pencapaian kerja/ pendelegasian dalam
organisasi yang berdasarkan pada pola hubungan kerja serta lalu lintas
wewenang dan tanggung jawab.
Adapun struktur organisasi PT PLN (Persero) Cabang Medan dapat
12
GAMBAR 1.1
STRUKTUR ORGANISASI
PT PLN (PERSERO) CABANG MEDAN
Sumber : PT PLN (Persero) Cabang Medan
MANAJER
FUNGSIONAL
AHLI
ASMAN JARINGAN ASMAN
ADMINISTRASI &
DISTRIBUSI KEUANGAN & SPV.
C. Job Description
Uraian job description dan tugas pokok pada PT.PLN (Persero)
Cabang Medan,yaitu :
1. Manajer Cabang
Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha melalui optimalisasi
seluruh sumber daya secara efisien, efektif dan sinergis. Pengelolaan
perusahaan pembangkit, pendistribusian dan penjualan tenaga listrik dalam
jumlah dan mutu yang memadai secara efisien, meningkatkan mutu dan
keandalan serta pelayanan pelanggan, dan memastikan terlaksananya
Good Corporate Governance (GCG) di PT.PLN (Persero) Cabang Medan.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Melakukan kegiatan pengusahaan pembangkit (skala kecil) secara
efisien, hemat energi, handal dan ramah lingkungan.
b. Mengusulkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP)
Wilayah Sumatera Utara.
c. Memastikan program Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
(RKAP) Wilayah Sumatera Utara, dilaksanakan sesuai penetapan
direksi.
2. Fungsional Ahli
Bertanggung jawab atas evaluasi pencapaian target kinerja dan
memberikan masukan pada manajemen untuk meningkatkan hasil kinerja.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Mengevaluasi data perusahaan yang berhubungan dengan target
14
b. Merancang langkah-langkah strategis untuk mencapai target kerja.
c. Mengawasi baca meter.
d. Mengawasi penjualan rekening.
3. Asman Jaringan
Bertanggung jawab atas rencana dan pelaksanaan Operasi dan
Pemeliharaan Jaringan Distribusi, Pekerjaan Dalam Keadaan Bertegangan
(PDKB) dan Pembangkitan Tenaga Listrik Mikro Hidro (PLTMH) untuk
menjamin mutu dan keandalan jaringan distribusi. Hasil/Output
pendistribusian energi listrik yang kontiniu dan andal.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Menyusun program rencana kerja (PRK) untuk kegiatan Operasi
dan Pemeliharaan Jaringan Distribusi.
b. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Operasi dan
Pemeliharaan Jaringan Distribusi, PDKB, serta PLTMH.
c. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan anggaran Operasi
dan Pemeliharaan Jaringan Distribusi.
d. Melakukan analisa dan evaluasi kinerja operasi dan pemeliharaan
jaringan distribusi termasuk PDKB.
e. Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja proteksi distribusi dan
pelayanan teknik.
f. Melakukan verifikas dan validasi asset distribusi secara periodik.
g. Mengkoordinasikan penyusunan dan mengendalikan pelaksanaan
SOP untuk setiap jenis pekerjaan Distribusi guna tercapainya zero
accident.
h. Melakukan koordinasi dalam rangka operasi dan pemeliharaan
Jaringan Distribusi dengan Rayon/instansi terkait termasuk PFK.
i. Menyusun pola operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi yang
efisien.
4. Asman Transaksi dan Energi Listrik
Bertanggung jawab dalam kegiatan transaksi energi pelanggan dan
Area/Rayon/Unit terkait, pengendalian susut dan pemeliharaan meter
transaksi untuk memenuhi standar operasional yang berlaku. Hasil/Output
laporan transaksi energi listrik, susut, dan pemeliharaan meter transaksi.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan dan mengevaluasi Pelaksanaan manajemen
billing.
b. Mengkoordinasikan dengan AP2T (Aplikasi Pelayanan Pelanggan
Terpusat) terkait dengan proses billing.
c. Menyusun biaya operasi dan investasi serta data pendukung
RKAP.
d. Memonitoring dan mengendalikan realisasi penggunaan anggaran
SKKI/SKKO.
e. Mengkoordinasikan kegiatan operasional di bagian transaksi
energi.
f. Mengevaluasi dan mengendalikan susut, PJU, P2TL, AMR,
pemeliharaan APP, pemeliharaan meter transaksi dan hasil ukur
meter transaksi.
16
h. Melaksanakan settlemen antar unit pelaksana dan P3B dalam
pengelolaan transfer price energi.
i. Mengkoordinasikan dan mengevaluasi pemasangan dan
pemeliharaan AMR.
j. Merencanakan dan mengevaluasi pekerjaan pemeliharaan APP dan
hasil penerapan metrologi secara berkala.
k. Memonitoring dan mengevaluasi manajemen APP.
l. Mengkoordinasikan kegiatan Wiring dan Setting APP.
m. Mengkoordinasikan dengan bagian dan instansi yang berwenang
untuk kegiatan P2TL.
5. Asman Administrasi dan Niaga
Bertanggung jawab atas kelancaran pengelolaan dan pengendalian
kegiatan bidang administrasi dan keuangan yang meliputi sumber daya
manusia, kesekretariatan, anggaran, keuangan dan akuntansi untuk
mendukung laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu serta mencapai
target kinerja sesuai tujuan perusahaan.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Mengelola peningkatan Intergritas Layanan Publik (ILP).
b. Mengkoordinasikan dan mengevaluasi pengelolaan Tenaga kerja.
c. Mengkoordinasikan pengelolaan kegiatan administrasi umum,
SDM dan pelanggan.
d. Memonitor data pelanggan.
e. Memverifikasi dan validasi terhadap kelengkapan transaksi
pembayaran.
f. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pencatatan transaksi
keuangan.
g. Mengkoordinir dan mengelola Anggaran Investasi, Anggaran
Operasi dan Cash Budget.
h. Mengevaluasi kontrak perjanjian dengan Pihak ketiga.
i. Menyusun kebutuhan rencana diklat dan evaluasi hasil diklat.
j. Melakukan monitoring operasional kendaraan dinas, fasilitas
kantor dan pemeliharaan Gedung.
k. Mengkoordinasikan proses pelanggaran disiplin pegawai.
l. Mengevaluasi fasilitas / sarana kerja, permintaan perlengkapan K3/
APK, tunjangan kecelakaan kerja dan permohonan SPPD.
m. Memonitor realisasi anggaran.
6. Sub. Bagian Spv. Operasi Distribusi
Bertanggung jawab dalam merencanakan dan melaksanakan
pengoperasian jaringan distribusi sesuai SOP untuk menjamin keandalan,
keamanan, mutu dan efisiensi penyaluran tenaga listrik.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Menyusun Program Rencana Kerja (PRK) Operasi.
b. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan Operasi Jaringan
Distribusi sesuai SOP.
c. Melaksanakan pemutakhiran data asset distribusi secara berkala.
d. Melakukan pengendalian pengoperasian jaringan distribusi.
e. Mengendalikan dan monitoring pelaksanaan operasional pelayanan
18
f. Mengkoordinasikan dengan Area, Rayon dan Instansi terkait dalam
rangka operasi jaringan distribusi.
g. Mengevaluasi kinerja operasi.
7. Sub. Bagian Spv. Pemeliharaan Distribusi
Bertanggung jawab dalam merencanakan dan melaksanakan
pemeliharaan jaringan distribusi untuk meningkatkan keandalan,
keamanan, mutu dan efisiensi jaringan distribusi.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Merencanakan penyusunan Program Rencana Kerja (PRK).
b. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan pemeliharaan jaringan
distribusi sesuai SOP dan anggaran yang ditetapkan.
c. Merencanakan kebutuhan meterial operasi dan pemeliharaan untuk
meningkatkan keandalan dan keamanan jaringan distribusi
termasuk PRK.
d. Melaksanakan koordinasi dengan rayon dan bagian terkait dalam
pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan jaringan distribusi.
e. Menyiapkan peralatan kerja untuk operasi dan pemeliharan
jaringan distribusi.
8. Sub. Bagian Spv. PDKB
Bertanggung jawab dalam mengelola pekerjaan PDKB untuk
meningkatkan keandalan, keamanan, mutu dan efisiensi jaringan
distribusi.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi pekerjaan PDKB.
b. Mengendalikan pelaksanaan pekerjaan PDKB sesuai dengan SOP.
c. Mengusulkan Surat Perintah Pekerjaan Dalam Keadaan
Bertegangan (SP2B) dan Surat Penunjukan Pengawas Pekerjaan
Dalam Keadaan Bertegangan (SP3B) kepada Kepala Operasi.
d. Melaksanakan inventarisasi dan mengusulkan peremajaan
peralatan PDKB.
e. Memonitor masa berlaku dan mengusulkan sertifikat kompetensi/
brevet personil PDKB.
f. Mengusulkan revisi SOP atau mengajukan SOP baru ke komisi
PDKB.
g. Melaporkan penyelesaian pekerjaan kepada kepala Operasi.
9. Sub. Bagian Spv. Transaksi dan Energi
Bertanggung jawab atas kegiatan pemeliharaan meter transaksi
untuk akurasi pengukuran pemakaian energi listrik.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Memonitor program pemeliharaan meter transaksi yang disebabkan
oleh meter rusak, buram, macet dan tua.
b. Memonitor pelaksanaan pemasangan dan pemeliharaan AMR.
c. Merencanakan kebutuhan Kwh meter untuk pemeliharaan.
d. Memonitor pelaksanaan hasil penerapan metrologi secara berkala.
e. Menyiapkan data pendukung RKAP untuk kebutuhan
pemeliharaan meter transaksi.
f. Memonitor pekerjaan pemeliharaan dan tera ulang APP serta Meter
20
g. Melaksanakan pengujian alat ukur, pembatas dan kelengkapannya
untuk material baru atau bekas andal.
h. Memastikan hasil sampling penerapan APP-baru hasil Metrologi
dan rekondisi pihak ketiga.
i. Memonitor manajemen segel APP.
10. Sub Bagian Spv. Pengendalian Sumut
Bertanggung jawab atas kegiatan pengendalian susut jaringan,
menertibkan PJU / reklame liar dan pelaksanaan P2TL
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Memonitor pelaksanaan penekanan susut dan berkoordinasi dengan
bagian atau rayon terkait.
b. Memetakan dan melaporkan perkembangan susut Area dan Rayon
secara berkala.
c. Melakukan updating data PJU secara berkala.
d. Melakukan koordinasi dan pengawasan hasil P2TL yang telah
dilakukan dengan bagian atau Rayon terkait.
e. Melakukan evaluasi kinerja pihak ketiga berdasarkan SLA.
f. Membuat target operasi serta memonitor pelaksanaan P2TL secara
rutin.
g. Memastikan kelengkapan P2TL sesuai aturan.
h. Melaksanakan komunikasi dengan bagian terkait dan Instansi
berwenang untuk pelaksanaan P2TL.
i. Melakukan analisa dan evaluasi (ANEV) atas hasil pelaksanaan
P2TL.
11. Sub. Bagian Spv. Pemeliharaan APP
Bertanggung jawab atas kegiatan pengendalian dan keakuratan
APP.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Memastikan antara data pelanggan dan APP terpasang.
b. Membuat laporan hasil berita acara pemeriksaan.
c. Berkoodinasi dengan bagian terkait tentang kelainan APP.
d. Memvalidasi data kelainan APP.
e. Memeriksa pemakaian energi listrik pelanggan prabayar secara
berkala.
f. Memeriksa dan mengecek pemakaian energi listrik pelanggan
prabayar secara berkala.
12. Sub. Bagian Spv. Pelayanan Pelanggan
Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan fungsi Pelayanan
pelanggan, administrasi pelanggan, dan pengelolaan pendapatan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dan pengamanan pendapatan.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Melaksanakan dan mensupervisi fungsi Pelayanan Pelanggan
sesuai proses bisnis.
b. Melaksanakan kunjungan pelanggan potensial (TM/TT).
c. Menyiapkan rencana Tingkat Mutu Pelayanan secara periodik dan
d. Menindak lanjuti pencapaian TMP.
e. Melaksanakan kegiatan Riset Pasar dan Menyusun Data Potensi
22
f. Mengolah peta Segmentasi Pelanggan.
g. Melaksanakan supervisi untuk penyempurnaan layanan PB/PD di
Rayon.
h. Memastikan proses PB / PD dan SPJBTL pelanggan Potensial
sesuai kewenangannya.
i. Memonitor Penerbitan SIP / SPJBTL.
j. Memonitor Mutasi Data Induk Langganan dan memelihara Arsip
Induk Langganan.
k. Memonitor Laporan penagihan lain-lain (multi guna, P2TL, BP).
l. Memonitor dan mensupervisi pengendalian piutang pelanggan.
m. Memonitor proses pemutusan sementara, bongkar rampung,
piutang ragu-ragu dan usulan penghapusan piutang.
13. Sub. Bagian Spv. Keuangan Dan Admnistrasi
Bertanggung jawab atas proses administrasi SDM, kegiatan
kesekretariatan, proses Akuntansi dan Keuangan untuk menjamin
terpenuhinya tertib administrasi yang sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
Rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Melaksanakan pengelolaan Tenaga Kerja.
b. Melaksanakan pengelolaan K3.
c. Melaksanakan investigasi kejadian kecelakaan kerja, kebakaran,
kebanjiran dan musibah lain terkait dengan K3.
d. Melaksanakan pengelolaan sarana kerja dan administrasi
perkantoran.
e. Melaksanakan pengelolaan fungsi keuangan dan akuntansi.
f. Melaksanakan fungsi bagian keuangan.
g. Menyiapkan data pendukung RKAP untuk bagian Keuangan dan
Administrasi.
h. Melaksanakan rekonsiliasi data dengan fungsi terkait atas
pendapatan, bank, Hutang-Piutang, Persekot Dinas dan
PUMP-KPR/BPRP.
i. Menyiapkan rincian biaya di Rayon untuk rencana alokasi dana
operasional.
Rayon Belawan : JL.Medan-Belawan km 20,5 Telp (061) 6940847
KANTOR PLN TERDEKAT
Rayon Labuhan : JL.Medan-Belawan Telp (061) 6857934
Rayon Medan Timur : JL.Pasar III No.54 Krakatau Telp (061) 6618120
Rayon Medan Kota : JL.Listrik No.8 Medan Telp (061) 4144205
Rayon Medan Selatan : JL.Sakti Lubis No.20 Medan Telp (061) 7861911
Rayon Medan Baru : JL.Sei Batu Gingging No.9 Telp (061) 8213885
Rayon Johor : JL.Karya Wisata Telp (061) 7871778
Rayon Helvetia : JL.Kemuning Raya Helvetia Telp (061) 8453039
Rayon Sunggal : JL.Bunga Raya Sunggal Telp (061) 8456064
Visi PT PLN (Persero) Cabang Medan
Visi perusahaan adalah : “Diakui sebagai perusahaan kelas dunia
yang bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada
24
Misi PT PLN (Persero) Cabang Medan
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait,
berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan
pemegang saham.
2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan
kualitas kehidupan masyarakat.
3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan
ekonomi.
4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
Motto PT PLN (Persero) Cabang Medan
Motto perusahaan adalah : “Listrik untuk kehidupan yang lebih
baik (Electricity for a Better Life)”.
D. Kinerja Usaha Terkini
Kinerja usaha yang dilakukan pada PT PLN (Persero) Cabang
Medan adalah sebagai berikut :
1. Pelanggan.
2. Produk dan layanan.
3. Proses bisnis internal.
4. Sumber Daya Manusia (SDM).
5. Keuangan dan pasar.
6. Kepimpinan.
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Dalam mengemukakan pengertian Sistem Informasi Akuntansi,
secara rinci penulis mengemukakan pengertian setiap kata yang terdapat
dalam peristilah tersebut, yaitu sebagai berikut :
1. Sistem
Istilah sistem paling sering digunakan untuk menunjukkan
pengertian metode atau cara dan sesuatu himpunan unsur atau komponen
yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan yang utuh.
Jadi, dengan kata lain sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan
organisasi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja
menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik
atau manajemen.
Menurut Widjajanto (2001:1) sistem adalah: “ Sesuatu yang
memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu melalaui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Sistem menurut Mulyadi (2001:5) mendefinisikan sistem sebagai
berikut: “ Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
26
Sistem menurut Hall (2007:6) adalah: “ kelompok dari dua atau
lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi
dengan tujuan yang sama ”.
Dari beberapa pendapat tersebut diatas, maka dapat diikhtisarkan
bahwa pada dasarnya sistem terdiri dari tiga unsur, yaitu: masukan (input),
proses (procces) merupakan suatu aktivitas yang dapat
mentransformasikan input menjadi output, sedangkan output (keluaran) hal
yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem.
2. Informasi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:5) informasi adalah data
yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk
pengambilan keputusan yang tepat.
Informasi menurut Davis (2001:24), bahwa: “ informasi adalah
kata yang telah diubah menjadi suatu bentuk yang penting bagi
sipenerimanya dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan
manfaatnya didalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun pada
saat yang akan datang”.
Definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan
sekumpulan data yang diolah sehingga menghasilkan sebuah infomasi,
sampai pada manfaat informasi dalam mengambil keputusan. Agar
informasi itu berguna harus disampaikan kepada seseorang pada waktu
yang tepat dalam bentuk yang tepat pula.
3. Akuntansi
Akuntansi menurut soemarso (2004:3) akuntansi adalah proses
mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi, untuk
memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi
mereka yang menggunakan informasi tersebut.
Akuntansi menurut Nafarin (2004:5) adalah sebagai berikut :
akuntansi merupakan informasi yang relevan serta dapat dipergunakan
oleh seluruh pihak – pihak yang berkepentingan yakni akuntansi adalah
istilah yang menunjukkan teori tertentu asumsi mengenai cara bertindak
peraturan – peraturan mengenai cara dan prosedur untuk mengumpulkan
dan melaporkan informasi informasi yang berguna tentang kegiatan dan
tujuan organisasi.
Jadi, akuntansi itu merupakan suatu proses yang dimulai dari
transaksi, pencatatan, pengikhtisaran laporan akuntansi. Dengan demikian
informasi yang dihasilkan berguna dalam penilaian dan pengambilan
keputusan mengenai perusahaan yang bersangkutan.
4. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi menurut bodnar dan Hopwood
(2001:1) mengemukakan bahwa :
Sistem Informasi Akuntnasi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, informasi ini dikomunikasikan kepada bagian beragam pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut Baridwan (2004:4)
menyatakan bahwa :
28
dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen ).
Sistem Informasi Akuntansi menurut Widjajanto ( 2001:4)
menyatakan bahwa :
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.
B. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi dalam bukunya “Sistem Akuntansi”
menyebutkan bahwa tujuan umum pengembangan sistem akuntansi atau
sistem informasi akuntansi adalah:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal (biaya yang berhubungan dengan
kegiatan administrasi) dalam penyelenggaraan catatan akuntansi”.
(2001:19)
C. Unsur- unsur Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:4-5), bahwa Sistem Informasi Akuntansi
terdiri dari :
1. “ Formulir
2. Jurnal
3. Buku Besar
4. Buku Pembantu
5. Laporan”.
Adapun penjelasan dari kelima unsur di atas adalah sebagai berikut :
1) Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi, sehingga data yang bersangkutan dengan transaksi
direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
2) Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam
laporan keuangan.
3) Buku Besar (general ledger), terdiri dari akun-akun yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam
jurnal. Akun-akun dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan
unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
4) Buku Pembantu, jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku
pembantu (subsidiary ledger) . Buku pembantu ini terdiri dari
30
tercantum dalam akun tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku
pembantu disebut sebagai catatan akuntansi terakhir karena setelah
data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses
akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan
pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
5) Laporan, hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang
ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran,
laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang
akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Romney dan
Steinbart (2005:3) yaitu :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi,yang
dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data
tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan
pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi
jaringan”.
D.Ruang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi
Ruang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi yaitu serangkain
kegiatan administratif untuk menangani transaksi perusahaan, dilengkapi
dengan prosedur,dokumen dan jurnal serta Laporan Keuangan sebagai
output.
Pimpinan perusahaan berkepentingan untuk mengetahui keadaan
perusahaan yang dipimpinnya. Dalam perusahaan kecil, pimpinan dapat
langsung turun tangan dengan mengurusi pekerjaan setiap bagian,
sehingga dapat melihat keadaan dalam perusahaannya. Apabila
perusahaan sudah berkembang menjadi perusahaan besar , pimpinan
perusahaan membutuhkan alat untuk mengadakan pengawasan dan
mengetahui kemajuan yang dicapai. Kebutuhan ini dapat dipenuhi
dengan adanya sistem akuntansi.
Sistem akuntansi dirancang oleh manajemen untuk menyajikan
informasi keuangan baik bagi pihak luar atau pihak dalam perusahaan
seperti manajemen, investor, kreditur, kantor pelayanan, masyarakat dan
lain – lain. Karena ruang lingkup sistem akuntansi sangat luas maka
penulis hanya membatasinya pada sistem akuntansi penerimaan dan
pengeluaran kas. Kas merupakan perkiraan yang paling lancar dan aktif
sehingga hampir semua kegiatan yang dilakukan berkaitan dengan kas.
Ini disebabkan sifat kegiatan usaha yang meliputi suatu harga dan
keadaan – keadaan yang berkaitan dengan penetapan suatu alat tukar.
Kas memberikan dasar pengukuran dan pencatatan untuk semua
32
Perlu dinyatakan atau digolongkan bahwa sebagai kas, aktiva
tersebut harus siap atau tersedia dan bebas digunakan dengan kata lain
bahwa kas merupakan aktiva yang setiap saat dapat digunakan untuk
melakukan pembayaran baik untuk membiayai operasi sehari-hari
maupun untuk mengadakan investasi.
Ruang Lingkup terdiri dari:
1. Ruang Lingkup Implementasi aplikasi sikompak pada bagian
akuntansi/ pembukuan meliputi pencatatan dan pengolahan data atas
transaksi keuangan yang meliputi penjurnalan, posting sehingga
menghasilkan laporan keuangan perusahaan (General Ledger
System).
2. Ruang Lingkup Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan terdiri
dari mutasi penambahan dan pengurangan pada aktiva tetap dan
persediaan serta perhitungan penyusutan dan nilai buku aktiva tetap.
3. Ruang Lingkup Implementasi Billing System yang telah
terkomputerisasi terdiri dari beberapa sistem antara lain
sistem penyambungan baru, sistem administrasi rekening,
sub-sistem pelayanan pelanggan, dan sub-sub-sistem penagihan dan
penerimaan kas.
E. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas
Seiring dengan berkembangnya dunia bisnis di zaman era
perusahaan dituntut untuk memperoleh keuntungan yang maksimal.
Semakin berkembangnya suatu perusahaan menyebabkan transaksi
keuangan pada perusahaan tersebut semakin banyak dan kompleks.
Transaksi yang terus bertambah mendorong pihak menajemen untuk lebih
mengontrol dan mengawasi kegiatan transaksi yang terjadi sehari-hari
secara seksama sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat diketahui
dan diawasi dengan lebih baik. Oleh karena itu dibutuhkan suatu
pengelolaan untuk mengawasi setiap alur kas yang terjadi didalam
perusahaan agar perusahaannya dapat terhindar dari kerugian.
1. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan
yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan
tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan
umum perusahaan, Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas adalah
proses aliran kas yang terjadi diperusahaan adalah terus-menerus
sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Aliran
Kas terdiri dari Aliran kas masuk dan Aliran kas keluar.
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas melibatkan beberapa
bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat
pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat membagi menjadi beberapa
departemen mengenai arus dokumen yang melukiskan penerimaan kas,
yaitu:
a. Departemen ruang penerimaan dokumen.
b. Departemen penerimaan tunai atau kas.
c. Departemen piutang.
d. Departemen buku besar.
34
Penerimaan kas adalah transaksi yang sering terjadi. Penerimaan
kas berasal dari pendapatan jasa, penagihan piutang, penerimaan bunga
investasi, penjualan aktiva, dan berbagai sumber pendapatan lainnya.
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang bejudul Sistem Akuntansi
bahwa berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem
penerimaan kas, dari penjualan tunai mengharuskan :
a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank
dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain untuk
melakukan internal check.
b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi
kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam
pencatatan transaksi penerimaan kas.
2. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas suatu catatan yang
dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun
dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum peusahaan.
Menurut DEPDIKNAS Sistem Informasi Pengeluaran Kas adalah satu
proses, cara, perbuatan mengeluarkan alat pertukaran yang diterima untuk
pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan
jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat
lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu.
Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas menggunakan buku
pengeluaran kas (cash payment journal). Sistem pengeluaran kas ada 2
metode yang digunakan yaitu:
a. Metode pengeluaran kas dengan cek.
b. Dana kas kecil.
Menurut James. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf
dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyatakan
Pengeluaran Kas adalah memproses pembayaran kewajiban yang
dihasilkan oleh sistem pembelian.
Dokumen yang digunakan yaitu:
a. Bukti kas keluar.
b. Cek.
c. Permintaan Cek.
Penerimaan dan Pengeluaran Kas dari perusahaan akan
berlangsung secara terus menerus selama perusahaan masih hidup.
Sebagian yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas
terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan,
menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan
transaksi yang berhubungan dengan kas selama satu periode akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi Kas dirancang untuk menangani penerimaan
dan pengeluaran kas.
F. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PT PLN (Persero)
Cabang Medan
Pada umumnya suatu sistem pengawasan intern terhadap kas akan
memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksana dan pencatatan. Tanpa
adanya fungsi seperti diatas, akan mudah menggelapkan uang kas.
Karena bentuk dan jenis perusahaan ada bermacam-macam, maka
36
lain . Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai pedoman
untuk mengadakan pengawasan terhadap kas.
1. Penerimaan Kas
Penerimaan uang dalam suatu perusahaan bisa berasal dari beberapa
sumber antara lain dari penjualan tunai, pelunasan piutang, atau dari
pinjaman. Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara
lain :
a. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas
dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.
b. Diadakan pemisahaan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi
pencatatan kas.
c. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan
pencatatan kas. Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.
2. Pengeluaran kas
Pengeluaran kas dalam suatu perusahaan itu adalah untuk membayar
bermacam-macam transaksi. Apabila pengawasan tidak dijalankan dengan
ketat, sering kali jumlah pengeluaran diperbesar dan selisihnya
digelapkan. Beberapa prosedur pengawasan yang penting sebagai berikut:
a. Semua Pengeluaran uang menggunakan cek, kecuali untuk
pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
b. Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat.
c. Penulisan cek hanya apabila didukung bukti-bukti (dokumen) yang
lengkap atau digunakan sistem voucher.
d. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang
mencatat pengeluaran kas.
e. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tentu.
f. Diharuskan membuat laporan kas harian.
g. Dengan diterapkan prinsip-prinsip pengawasan intern terhadap kas
seperti yang telah disebutkan diatas, timbul beberapa masalah, yaitu
mengenai pembentukan kas kecil dan adanya rekening giro bank
yang memerlukan dilakukannya rekonsiliasi bank.
h. Dengan diterapkan prinsip-prinsip pengawasan intern terhadap kas
seperti yang telah disebutkan diatas, timbul beberapa masalah, yaitu
mengenai pembentukan kas kecil dan adanya rekening giro bank
yang memerlukan dilakukannya rekonsiliasi bank.
Pada PT PLN(Persero) Cabang Medan, berbagai macam transaksi
penerimaan dan pengeluaran kas dicatat dalam suatu buku yang disebut
buku kas. Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris)
adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan
masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang
kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan
penerimaan yang dilakukannya. Dalam Pengeluaran kas tidak semua dapat
dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan
menggunakan cek. Untuk itu perusahaan PT PLN (Persero) Cabang
Medan membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil
38
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
“ sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin
dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu
menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan
menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa
dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua
pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan
dana kas kecil. PT PLN (Persero) sebagai suatu perusahaan yang sudah
besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang
kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang
relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek
disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi
dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan
dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil
itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan
dana kas kecil adalah biaya-biaya:
1. Biaya makan minum
2. Biaya perlengkapan
3. Biaya keperluan kantor, dan
4. biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan
yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan
kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak
efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh
perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang
harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tetapi kalau perusahaan
tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap
melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan
cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana
kas kecil.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh
terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang
menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan
adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas
40 BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan analisis serta evaluasi yang telah
diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba menarik
kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi terhadap kas yang dimiliki oleh PT PLN
(Persero) Cabang Medan sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari:
a. PT PLN (Persero) Cabang Medan telah membuat kebijakan
untuk mendukung aktivitas perusahaan.
b. Struktur organisasi yang digunakan oleh PT PLN (Persero)
Cabang Medan adalah sistem garis lurus staff (staff line) yaitu,
aliran perintah dan pengawasan datang dari pemimpin tertinggi
yaitu general manager dan selanjutnya mengalir ke bawah yaitu
deputi manajer masing-masing bagian yang masing-masing
membawahi beberapa orang staff yang berfungsi sebagai ahli
dalam bidang tertentu dan dapat memberi pendapat kepada
kepala cabang.
2. Kas merupakan aktiva lancar dan memegang peranan penting dalam
menjalankan operasi perusahaan dan oleh karena itu perusahaan telah
membuat suatu sistem pengawasan intern atas penerimaan dan
pengeluaran kas.
3. Dalam hal penerimaan maupun pengeluaran kas pada PT PLN
(Persero) Cabang Medan harus didasarkan pada bukti-bukti dan
diotorisasi oleh manajer keuangan. Dengan demikian perusahaan
mampu mewujudkan pengawasan terhadap kas.
4. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas mempunyai bukti-bukti yang
ditanda tangani oleh pejabat-pejabat yang berwenang.
5. Segala bentuk pengeluaran dilakukan dengan menggunakan bukti kas /
bank, cek, dan dana kas kecil untuk pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil.
6. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
a. Prosedur penerimaan kas dilakukan melalui transaksi kartu kredit,
yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan
transaksi penerimaan kas.
b. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas yaitu:
bagian perbendaharaan, bagian penagihan, bagian kasir, sub bagian
umum/tata usaha, dan bagian akuntansi.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas,
yaitu: kwintansi, surat perintah tagih, bukti penerimaan kas/bank,
rekening koran, bukti transfer bank, dan surat pemberitahuan dari
bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
penerimaan kas, yaitu : buku kas.
7. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
a. Prosedur pengeluaran kas dilakukan melalui suatu dana khusus
42
b. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran yaitu
bagian akuntansi, bagian kasir, dan bagian pengawas intern yaitu
kepala bagian keuangan dan kepala cabang.
B. Saran
Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, maka penulis
mencoba memberikan saran yang mungkin berguna untuk diterapkan bagi
pemimpin perusahaan dalam mengambil keputusan dan sebagai bahan
pertimbangan di masa yang akan datang. Adapun saran yang diberikan
penulis, yaitu :
1. Sistem Informasi Akuntansi terhadap kas pada PT PLN (Persero) dapat
mempertahankan dan lebih meningkatkan sistem akuntansi pada kas
mengingat perkembangan zaman dan teknologi yang semakin pesat
yang memicu kebutuhan pribadi yang semakin meningkat pula
sehingga dapat mendorong seseorang untuk berbuat kecurangan.
2. Sistem Informasi Akuntansi terhadap kas yang telah diterapkan pada
perusahaan ini hendaknya lebih dipantau secara teratur guna
mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada, sehingga dapat ditemukan
solusi untuk segera diadakan perbaikan.
3. Perusahaan juga sebaiknya melakukan rapat-rapat koordinasi antara
bagian yang berhubungan dengan aktivitas penerimaan dan
pengeluaran kas. Sehingga dapat diketahui masalah-masalah yang
dihadapi oleh masing-masing bagian untuk selanjutnya dilakukan
pemecahan masalah sehingga dapat meningkatkan kinerja dari
perusahaan dalam melayani masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi I, Salemba Empat, Jakarta.
Bodnar, H. George, dan William S. Hopwood, 2000, Sistem Informasi
Akuntansi, Buku I, Edisi Ke-6, Penerjemah Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Cetakan ke-3, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi ke-6, Jilid I, Salemba Empat, Jakarta.
Widjajanto, Nugraha, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta.
Gondodiyoto, Santoso, Mkom, dkk, 2007, Audit Sistem Informasi, Mitra Wacana Media, Jakarta.
Sarosa, samiaji, 2009, Sistem Informasi Akuntansi , Grasindo, Jakarta.
Lilis, Setiana, dan Anastasia Diana, 2012, Sistem Informasi Akuntansi, Andi publisher, Jakarta.
