BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT. JASA MARGA
(Persero) Tbk, CABANG BELMERA
A. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Perkembangan informasi mengakibatkan perubahan pada beberapa istilah dan teknik yang telah digunakan dalam akuntansi.Di era globalisasi yang serba canggih, relevan dengan sebutan sistem informasi akuntansi yang disebabkan oleh perkembangan ilmu akuntansi dengan penerapan teknologi pengolah data yang lebih efisien dan dapat mengolah informasi akuntansi yang lebih banyak.
Sistem informasi akuntansi pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang saling terkait satu dengan yang lainnya sehingga dapat memproses data transaksi yang dibutuhkan yang berfungsi bersama untuk mencapai suatu tujuan.Dalam ruang lingkup sistem informasi akuntansi secara keseluruhan akan dapat lebih mudah diatur dan dimengerti bila masing-masing bagian dari istilah tersebut di definisikan antara lain terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan akuntansi.
a. Sistem
Menurut Mulyadi (2001 : 5) Sistem adalah : “Suatu organisasi
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untukmenyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan menajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 1) Sistem adalah : “Sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output.”
Menurut James A.Hall (2007 : 6) Sistem adalah : “Kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”
Sistem terdiri dari subsistem atau bagian-bagian sistem, yang terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau modul-modul dan seterusnya sampai komponen terkecil.Subsistem adalah bagian dari sistem, dan interaksi yang berkaitan sehingga dicapai suatu kesatuan atau terintegasi.Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu unit usaha yang terdiri dari elemen-elemen yang saling ketergantungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
b. Informasi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 1) Informasi adalah : “Data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat.”
Informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan sebelumnya.Istilah sistem informasi menganjurkan pengguna teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada para pemakai.
Informasi memiliki karakteristik kualitatif agar dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan.Tanpa kualitas, informasi kehilangan fungsinya. Ada empat karakteristik informasi secara kualitatif, yaitu :
1) Accurancy (ketelitian)
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material.Kesalahan-kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.
2) Timeliness (ketepatan waktu)
Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukankegunaannya.Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktutindakan yang didukungnya.
3) Completeness (kelengakapan)
Informasi yang lengkap adalah informasi yang relevan dengan kebutuhan penggunanya
4) Conciseness (keringkasan)
Informasi yang bernilai untuk manajer adalah informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diprlukan.
5) Relevancy (kesesuaian)
Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman yang baru.Laporan yang hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan harus dihentikan pembuatannya.
c. Akuntansi
Menurut Soemarso (2002 : 3) Akuntansi adalah : “Proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi,untuk memungkinkan adanya
penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.”
Menurut Carl S.Warren,James M.Reeve, dan Philip E. Fess (2008:10) Akuntansi adalah : “Sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai ekonomi dan kondisi perusahaan.”
Jadi, akuntansi itu merupakan proses yang dimulai dari transaksi, pencatatan, pengikhtisaran dan laporan akuntansi. Dengan demikian, informasi yang dihasilkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan mengenai perusahaan yang bersangkutan.
d. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnnar Dan Hopwood (2003 : 1) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah : “Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, informasi ini dikomunukasikan kepada bagian beragam pengambil keputusan.”
Oleh karena itu, dapat disimpulkan sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentranformasikan data menjadi informasi.
2. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001 : 19), sistem informasi akuntansi memilikiempat tujuan dalam penyusunannya, yaitu :
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan
kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Sistem informasi akuntansi untuk setiap perusahaan akan berbeda namun umumnya memiliki manfaat dan tujuan yang sama, secara umum manfaat dan tujuan sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut :
a. Menyediakan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pihak intern dan ekstern, seperti perpajakan, bank atau kreditur, pemerintah, dan lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.
b. Menyempurnakan pengawasan melalui organisasi, prosedur-prosedur dan cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan.
c. Mengurangi biaya penyelenggaraan administrasi ke tingkat yang lebih rendah daripada nilai manfaatnya.
d. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan ke semua tingkat manajemen, pemilik, atau pemegang saham secara cepat dan tepat.
3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Romney dan Steinbart (2006 : 3), menjelaskan tiga fungsi suatu sisteminformasi akuntansi yaitu :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen,para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-asset organisasi,
termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa datatersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
memberikan gambaran kepada pihak eksternal dan internal mengenai informasi keuangan perusahaan serta seluruh aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
4. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Ali Masjono Mukhtar (1999 : 9) karakteristik dari sistem informasi akuntansi yaitu:
1. Merupakan suatu proses yang terorganisir dalam suatu perusahaan.
2. Melakukan kegiatan mulai dari mengumpulkan data, mencatat, mengklasifikasi, memproses, menganalisis hingga menjadi informasi keuangan yang relevan dan mengkomunikasikannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan baik intern maupun ekstern.
3. Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasional dan manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai.
4. Merupakan salah satu alat untuk pengawasan.
B. Pengertian Kas
Hampir setiap transaksi dalam perusahaan melibatkan perkiraan kas.Bagi perusahaan, kas menjadi alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan operasi perusahaan sehari-hari serta untuk investasi aktiva tetap.
Kas merupakan alat pertukaran yang baku serta menjadi dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua perkiraan.
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2002 : 276)“ Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan ”.
Menurut Warren, Reeve, dan Fees, dalam buku Pengantar Akuntansi, (2008:320) pengertian kas adalah : “Kas (cash) meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui uang pos yang lazim berbentuk draft bank ata cek bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan wesel), dan uang yang disimpan dibank yang dapat ditarik
tanpa pembatasan dari bank bersangkutan.”
Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt dalam buku Akuntansi Intermedite, (2008 : 342) yang menyebutkan bahwa kas adalah sebagai berikut :
“Kas yaitu aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standard dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos-pos lainnya.Pada umumnya kas diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Kas terdiri dari uang logam, uang kertas dan dana yang tersedia pada deposito bank. Instrumen yang sapat dinegosiasikan seperti pos wesel (money order), cek yang disahkan (certifield check), cek kasir (chasier check), cek pribadi dan wesel bank (bank draft) juga dipandang sebagai kas.”
Menurut Soemarso dalam buku Akuntansi Suatu Pengantar, (2002:296)kas didefinisikan sebagai berikut : “Kas adalah segala sesuatu (baik berbentuk uang atau logam) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.”
Dari defenisi-defenisi kas diatas dapat disimpulkan bahwa kas adalah segala sesuatu yang dapat segera dikeluarkan untuk membiayai kegiatan sehari-hari perusahaan.Yang termasuk kas adalah uang logam yang ada diperusahaan dan rekening giro yang ada di bank.
Kas adalah aktiva lancar yang sifatnya sangat likuid dibandingkan aktiva lancar lainnya.Likuiditas merupakan salah satu indikasi kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban pada saat jatuh tempo.Penting bagi perusahaan untuk mempertahankan posisi likuiditas yang memadai, perusahaan yang memiliki tingkat likuiditas yang tidak memadai cenderung memiliki resiko kegagalan, sedangkan perusahaan yang memiliki tingkat likuiditas yang memadai umumnya memiliki fleksibilitas keuangan yang lebih besar untuk menerima peluang investasi baru yang tidak terduga. Selain itu, kas merupakan aktiva yang tidak produktif, karena kas tidak dapat dikembangkan atau ditambah kecuali diubah menjadi aktiva lainnya.
pengeluaran kas, Kas juga mudah untuk diselewengkan oleh siapa saja.
Oleh karena itu, perusahaan harus merancang sistem informasi akuntansi kas yang didalamnya terdapat prosedur-prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dapat digunakan sebagai sarana untuk pengendalian terhadap kas.
C. Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA
Sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas adalah suatu sistem pengolahan data akuntansi yang digunakan untuk mengelola kas, yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi secara harmonis untuk menghasilkan informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas sehingga dapat mengatur likuiditas kasnya.Sistem informasi akuntansi terbagi menjadi dua yaitu sistem informasi akuntansi manual dan sistem informasi akuntansi komputerisasi.Sistem informasi akuntansi manual yaitu sistem informasi akuntansi yang dimulai dari pencatatan transaksi keuangan hingga pengikhtisaran untuk menghasilkan laporan keuangan yang dilakukan secara manual.Sedangkan sistem informasi akuntansi komputerisasi adalah sistem informasi akuntansi yang menggunakan teknologi komputer dalam mengelola data atau transaksi perusahaan menjadi suatu informasi yang tepat, akurat dan relevan dalampengambilan keputusan.
Seiring dengan perkembangan usaha yang dijalankan oleh PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA menuntut sistem informasi akuntansi yang meningkatkan pola peranan sistem pencatatan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan untuk menjalankan operasi sangatlah penting.PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERAsebagai
perusahaan pengelola jalan dan jembatan juga memiliki sistem informasi akuntansi dalam kegiatan operasionalnya. Sistem informasi yang digunakan oleh PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANGBELMERA adalah sistem aplikasi Oracle’s. Sistem aplikasi Oracle’s dirancang untuk memudahkan pengguna akhir dalam mengoperasikannya.
Sistem aplikasi Oracle’s sudah menyediakan parameter sebagai patokan atau dasar yang memberikan kemudahan dan fasilitas yang seluas-luasnya kepada user sebagai pengguna sistem untuk membantu penerimaan dan pengeluaran kas itu sendiri.Setiap pengguna sistem Oracle’s harus memiliki user ID dan Password.
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA
Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas diperlukan untuk mempermudah aliran transaksi keuangan.PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan Standar Operasional Prosedur (SOP). Sistem prosedur SOP ini juga dilengkapi dengan sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA
Adapun prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yangditerapkan oleh PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penerimaan Kas
Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan yang berasal dari transaksi perusahaan maupun pendapatan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.Dalam penyusunan prosedur penerimaan kas perlu dipertimbangkan pentingnya dan frekuensi masing–masing transaksi.Sesudah
itu baru merencanakan organisasi dan metode pengelolaan dan pengawasan fisik atau membuat catatan pengelolaan dan pengawasan.
Ruang Penerimaan Bagian Kasir Kepala Shift
Dokumen Pengumpul Tol
Gambar 3.1
Diagram Alir Penerimaan Kas PT. JASA MARGA (Persero) Tbk CABANG BELMERA
Sumber : PT. JASA MARGA (Persero) Tbk CABANG BELMERA
Mulai Menerima KTM Pengendara Memberikan KTM Faktur& KTM Gardu Masuk Gardu Keluar 1 Pelanggan 1 1 Faktur2 Menghitung Jumlah Dropping KTM Menghitung & Menyetor Uang dari Gardu 1 Faktur2 2 Kepala Bagian Kasir 2 Faktur2 Menerima SPT (Uang Tunai) Megisi Bukti Setor Ke Bank Pembuatan Laporan Hasil Selesai
KTM = Kartu Tanda Masuk SPT = Setoran Pengumpul Tol
a. Ruang Penerimaan Dokumen
1. Setelah akhir tugas digardu, pengumpul tol membawa hasil pendapatan tol dari gardu ke ruang Tata Usaha Gerbang Tol.
2. Mengeluarkan uang dari kotak uang (cash box).
3. Menghitung dan menuangkan rincian uang berdasarkan nominal pada Setoran Pengumpulan Tol (SPT)
4. Menandatangani formulir (SPT) Setoran Pengumpulan Tol dan menyerahan SPT dan uang kepada Tata Usaha Gerbang Tol.
b. Bagian Kasir
1. Menerima dan memeriksa kesesuaian uang dengan Setoran Pengumpulan Tol (SPT).
2. Memaraf Setoran Pengumpulan Tol (SPT) bila laporan tersebut sesuai dengan yang disetorkan atau meminta pengumpul tol memperbaiki bila ternyata terdapat ketidaksesuaian.
3. Menyerahkan Setoran Pengumpulan Tol (SPT) yang telah diparaf kepada pengumpul tol.
4. Menerima dan menyerahkan Setoran Pengumpulan Tol (SPT)kepada Kepala Shift Pengumpul Tol (KSPT)
c. Kepala Shift Pengumpul Tol
1. Menerima dan membandingkan Setoran Pengumpulan Tol (SPT) dengan ATT-2/ATB-2 yang telah dikoreksi
2. Menandatangani SPT yang telah diperiksa kemudian menncatat pertanggungjawaban minus bila ada.
3. Menyerahkan SPT kepada pengumpul tol dan memerintahkan pembayaran pertanggungjawaban minus (bila ada).
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas milik perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.Prosedur Pengeluaran Kas adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk melakukan sebuah transaksi atau pembayaran biaya.Untuk mempermudah pengelolaan penerimaan dan pengeluaran kas diperlukan sebuah prosedur.
Pada umumnya sumber penerimaan kas pada perusahaan berasal dari pendapatan penggguna tol, penerimaan royalti, sewa, penjualan aktiva maupun penjualan saham, sedangkan pengeluaran kas digunakan untuk pembayaran gaji, sewa, pajak, hutang, biaya operasi lainnya, pembelian peralatan maupun investasi lainnya. Jadi hubungan antara penerimaan kas dan pengeluaran kas itu sangat kuat.Kalau tidak ada penerimaan kas maka kita tidak bisa melakukan pengeluaran kas.
Sistem pengeluaran kas PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA memiliki pemisahan fungsi yang mengumpulkan bukti pengeluaran kas dengan mencatat kas, semua pengeluaran kas menggunakan voucher, penulisan cek hanya dilakukan apabila bukti pendukung lengkap dan disetujui oleh pejabat yang berwenang.
Pemakai Dana Pemegang Dana Bagian Kas Kas Jurnal
Gambar 3.2
Diagram Alir Pengeluaran Kas PT. JASA MARGA (Persero) Tbk CABANG BELMERA
Sumber : PT. JASA MARGA (Persero) Tbk CABANG BELMERA
Mulai Pembuatan Permintaan & pengeluaran Kas 1 Faktur2 1 Pemakai Kas 1 Faktur2 Faktur2 Faktur2 Faktur Memeriksa Pertanggungjawaban Pemakai Kas Membuat Bukti Pengeluaran Kas Menyerahkan Uang Kepada Peminta dan Pengumpul Bukti Pendukung 3 2 2 Faktur2 Membuat Jurnal Pengeluaran Kas N Selesai
a. Pemakai Dana Kas
Pemakai dana kas mengajukan pengeluaran kas dengan membuat surat permintaan pengeluaran kas dan satu faktur untuk pemegang kas.
b. Pemegang Dana Kas
Pemegang dana kas menandatangani formulir permintaan dan menyerahkan uang kepada pemohon dengan mengumpulkan bukti pendukung atas permintaan pengeluaran kas.
c. Bagian Jurnal
Bagian pemegang kas membuat bukti pengeluaran kas serta memeriksa pertanggungjawaban pemakai kas. Setelah semua selesai bukti tersebut dibubuhi cap sebagai bukti kemudian bagian jurnal menjurnal pengeluaran kas yang terjadi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha jasa penyediaan jalan tol maupun jembatan.
2. Struktur Organisasi PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA menunjukan adanya pemisahan tugas dan fungsi yang :jelas untuk melaksanakan segala kegiatan perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan.
3. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang digunakan oleh PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA adalah sistem Standar Operasional Prosedur (SOP). Sistem ini sangat baik karena sudah sesuai standar prosedur yang digunakan perusahaan.
4. Sistem informasi akuntansi dan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA sudah berjalan efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dari sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA sudah menggunakan proses On-Line dalam proses pengelolaan transaksi keuangannya.
5. Sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA adalah sistem aplikasi Oracle’s. Dimana PT. JASA MARGA
(Persero) Tbk, CABANG BELMERA merupakan salah satu perusahaan yang mencerminkan sistem perusahaan modern yang ditinjau dari sistem informasi akuntansi.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang telah dilakukan pada PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA, maka penulis disini mencoba memberikan saran yang mungkin dapat membantu bagi kemajuan PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA, sebagai berikut :
1. PT. JASA MARGA (Persero) Tbk, CABANG BELMERA perlu melakukan rotasi jabatan atau pengambilan cuti wajib bagi petugas yang melakukan pembayaran kas, dan mewajibkan penggunaan alat-alat mekanis dalam penulisan cek, voucher maupun bukti pengeluaran kas kecil agar tidak terjadi ketidaksesuaian atau kekurangan kas.
Sebaiknya sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas harus terus dikontrol agar sistem aplikasi yang digunakan dapat berjalan efektif dan tidak mengalami hambatan.
