BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
5. Sistem informasi akuntansi penjualan
PT.PP London Sumatra Indonesia Tbk, adalah perusahaan perkebunan yang
juga bergerak di bidang industri, hasil dan pendapatan utamanya berasal dari
penjualan komoditi perkebunan yang terlebih dahulu diproses dipabrik. Penjualan
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.
cokelat dan karet. Sumber penerimaan kas terbesar dari perusahaaan ini sama
halnya dengan perusahaan dagang lainnya, yakni berasal dari transaksi penjualan.
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai menghasilkan penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera
disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain
kasir untuk melakukan internal check.
Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan pada PT.PP
London Sumatra Indonesia Tbk adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Penjualan
Fungsi ini berada ditangan sales departement, dilaksanakan oleh sales local
staff, adapun yang dilakukan sebelum kontrak penjualan dilakukan adalah
sebagai berikut:
- Menghitung Estimasi Stock
Local sales manager menerima laporan produksi harian( daily production
report) untuk CPO dan Palm kernel dari pabrik kelapa sawit di Sumatra
Utara. Data diterima melalui hubungan radtel/email antara staf pabrik
dengan staf local sales. Setiap pertengahan bulan dan akhir bulan (2 x
dalam 1 bulan) estate planning &control (EPC) mengirimkan estimasi
hasil panen(cropadvice) ke local sales. Berdasarkan Informasi dari pabrik
dan EPC. Local sales manager menghitung estimasi stock yang dapat
dijual (laporan stock availibility for sale)
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.
Setiap hari jumat, Local Sales Manager menyiapkan ringkasan stock
tersedia dan mengirimkan ke export Sales via fax (sebagai dasar penentuan
komposisi penjualan ekspor) dengan tembusan dalam bentuk hard copy
kepada MDO (Setiap pertengahan dan akhir bulan)
- Mengirim Surat undangan tender mingguan
Tiap 2 minggu (atau tergantung banyaknya penjualan ekspor. Local sales
manager mengirimkan surat undangan untuk mengikuti tender penjualan
CPO dan atau palm kernel(baik produk Medan maupun Palembang)
Kepada calon pembeli yang terdaftar pada daftar pembeli. Jumlah untuk
tender lokal ditentukan berdasarkan perkiraan jumlah yang dapat dijual
secara ekspor. Tembusan ke Export sales dan sales. Contoh manager
berupa email informasi ringkas jumlah yang akan ditender.
Adapun tahapan penyelesaian kontrolel penjualan adalah sebagai berikut:
- Menyiapan Kontrak Penjualan
Berdasarkan hasil tender, local sales staff kontrak penjualan pada hari
yang sama. Kontrak ini diajukan kepada local sales manager untuk
diperiksa dan ditandatangani.
- Memeriksa kontrak penjualan
Local sales manager memeriksa kontrak penjualan dan membubuhkan
paraf, setelah itu diajukan kepada minimal 2 orang anggota tender
comitee(Direktur terkait) untuk ditandatangani.
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.
Minimal 2 orang anggota tender committee menandatangani kontrak
penjualan (terdiri dari 2 orang Direktur dan local Sales manager bila salah
satu berhalangan, Head of departemen atau GM yang akan
menandatangani).
Kontrak penjualan yang telah ditandatangani kemudian di-fax oleh Local
Sales Staff kepada pembeli sebagai informasi bahwa kontrak telah
ditandatangani(karena sesuai ketentuan yang berlaku di kontrak max 3hari
setelah kontrak ditandatangani lonsum, maka pembeli harus melakukan
pembayaran).
Kontrak asli dikirim ke pembeli, kopi kontrak dikirim kepada Financial
controller, Head of Engineering services, financial Accounting Manager,
Sales Operation Manager dan Sales Control Manager.
- Melakukan update daftar kontrak
Setelah menerima kopi kontrak, Local Sales staff meng-update daftar
kontrak. Daftar kontrak ini kemudian dikirim ke sales Conrol manager.
b. Fungsi Kas
Fungsi ini berada di tangan Treasury department, yakni dilaksanakan oleh
Cash Management and Payment Staff. Setelah menerima copy invoice,
Financial Accounting staff mencatat GLF 517 SL. Selain itu, Invoicing &
Collections Supervisor menerbitkan faktur pajak PPN keluaran atas penjualan.
Financial Accounting Manager akan menyetujuai jurnal GLF 517 SL.
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.
Fungsi ini berada di tangan pabrik, yakni dilaksanakan oleh Factory
Manager. Pihak pabrik akan mempersiapkan produk yang akan dijual sesuai
dengan kontrak penjualan yang akan mempersiapkan produk yang akan dijual
sesuai dengan kontrak penjualan yang dikirim oleh fungsi pejualan.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini berada di pihak transporter. Transporter ini bertanggung jawab
kepada pembeli. Segera setelah menerima bukti pembayaran, Sales operation
Cordinator menyiapkan Delivery Order (8 rangkap) yang akan dikirim ke
pembeli, pabrik, Financial Accounting, transfer (ditunjuk pembeli), Sales
Control dan arsip Sales operation sendiri.
Sales Operation Coordinator memanggil pembeli untuk mengambil
Delivery Order, sekaligus menanyakan nama transporter yang digunakan
(untuk dicantumkan ke dalam DO). Pembeli mengambil Delivery Order (DO)
dari sales Operation sebanyak 5 rangkap, kemudian meneruskannnya kepada
transporter untuk pengagkutan. Kadang transporter yang ditunjuk mengambil
langsung atas nama pembeli sesuai dengan kesepakatan kontrak. Pembeli
bertanggung jawab atas pengambilan produk dari pabrik lonsum.
e. Fungsi Penagihan
Invoicing & Collection Supervisor menyiapkan invoice sesuai dengan
jumlah tagihan. Sales Operation Manager memeriksa dan menandatangani
invoice. Setelah itu, dikirim ke pembeli oleh invoice & Collection Supervisor
dengan tembusan berupa copy invoice kepada Financial Accounting, local
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.
f. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini berada di tangan Accounting and Tax department, yakni
dilaksanakan oleh Financial Accounting Staff. Invoicing & Collections
Supervisor memeriksa bukti pembayaran untuk kemudian meneruskannya ke
Financial Accounting, dengan tembusan kepada Local Sales Manager dan
Sales Control Manager.Berdasarkan penerimaan, Kantor Pusat WTC
(Treasury Department) menerbitkan nota kredit yang ditujukan kepada
Financial Accounting. Financial Accounting kemudian mencatat nota kredit
dari kantor pusat. Financial Accounting Manager menandatangani jurnal
pengakuan nota kredit.
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan Tunai
pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Adalah sebagai berikut:
b. Kontrak Penjualan
c. Bukti Transfer/Pembayaran
d. Delivery Order
e. GLF 060 Product Received At Godown
f. GLF 085 Product Stock Reconsiliation Worksheet
g. Tagihan Penjualan atau Invoice
h. GLF 561 Product Shipped From Godown
Adapun jurnal-jurnal yang dibuat untuk mencatat kegiatan penjualan dapat
dibagi menjadi 2 jenis, yakni:
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.
2. Jurnal penjualan dimana pembayaran diterima dibelakang.
Jurnal penjualan dimana pembayaran diterima dimuka.
a. Fungsi Kas ketika menerima pembayaran panjar oleh pembeli (Treasury
Department)
Dr Bank xx -
Cr Intercompany to Medan - xx
b. Fungsi akuntansi ketika menerima bukti transfer pembayaran (financial
Recording).
Dr Intercompany From Jakarta xx -
Cr advance received - xx
Cr PPN Suspense - xx
c. Fungsi Gudang (pabrik) ketika menyerahkan produk penjualan kepada
transporter. Jurnal Statistik:
Dr Shipped Not Yet invoice xx -
Cr Product Stock Produce - xx
d. Fungsi Penjualan setelah menerima dokumen GLF 060 dari pabrik (sales
Department). Jurnal Statistik:
Dr Sales xx -
Cr Shipped Not Yet Invoice - xx
Jurnal Value:
Dr Account Receivable xx -
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.
e. Fungsi Akuntansi (Financial Recording) akan melakukan jurnal Offset.
Dr Advance Received xx -
Dr PPN Suspense xx -
Cr Account Receivable - xx
Cr Value Added Tax- Out - xx
Jurnal penjualan dimana pembayaran diterima dibelakang, a. Fungsi gudang ketika menyerahkan komoditi penjualan dari kepada
transporter. Dr Shipped Not Yet Invoice xx -
Cr Product Stock Produce - xx
b. Fungsi penjualan setelah menerima dokumen GLF 060 dari pabrik (Sales Departement). Jurnal Statistik: Dr Sales xx -
Cr Shipped Not Yet Invoice - xx
c. Fungsi Penagihan setelah menerima dokumen GLF 060 dari Fungsi Penjualan Dr Account Receivable xx -
Cr Sales - xx
d. Fungsi Kas ketika menerima pembayaran dari pembeli. Dr. Bank xx -
Elfany Hesfrida P. : Penerapan Pengendalian Intern Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.PP. London Sumatra Indonesia Tbk, 2010.